Sistem Informatic Integrat - SIVECO Applications

Componenta ACHIZITII

Realizarea unor economii maxime in bugetul unei intreprinderi reprezinta un deziderat managerial dar este in acelasi timp si o conditie necesara pentru supravietuirea in cadrul economic impus de economia de piata. Se poate spune ca nu exista intreprindere in care sa nu existe incercari in directia atingerii acestui scop, iar metoda cea mai buna si cu rezultatele cele mai sigure este achizitionarea unui produs informatic care sa optimizeze activitatile din compania respectiva.

Un astfel de produs destinat optimizarii activitatii de aprovizionare este componenta ACHIZITII din cadrul Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications

Gestiunea procesului de achizitie componenta ACHIZITII

Componenta ACHIZITII este o componenta importanta a Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications specializata in:

gestiunea furnizorilor;

gestiunea procesului de achizitie prin evidenta automata a cererilor de achizitie, a cererilor de oferta, a ofertelor de la furnizori si a comenzilor de achizitie;

gestiunea facturilor de achizitie.

Gestiunea procesului de achizitie optimizeaza activitatea de aprovizionare si permite societatii comerciale realizarea de economii maxime in conditiile unei aprovizionari la timp si de calitate superioara.

Procesul de parametrizare a componentei permite definirea regulilor si conventiilor de baza specifice modului in care societatea comerciala beneficiara gestioneaza procesul de achizitie. Astfel:

se pot defini prefixele cererilor de achizitie, ale cererilor de oferta, ale comenzilor si facturilor, pentru numerotarea lor automata;

se pot defini valorile de validare si autorizare ale cererilor de achizitie si ale comenzilor precum si obligativitatea validarii si autorizarii acestora;

se pot defini codurile devizelor si ratele de schimb precum si modul de exprimare a valorilor intr-un anumit deviz;

se poate parametriza istoricul livrarilor fiecarui furnizor, pentru controlul prestatilor furnizorilor.

Interfata cu utilizatorul si optiuni de meniu

Selectarea unei optiuni din meniul componentei conduce la deschiderea unor ferestre de introducere, vizualizare sau actualizare a datelor sau la lansarea unor comenzi de prelucrare a datelor. Descrierea detaliata a acestor optiuni se va face in continuare.

Definirea furnizorilor

Gestiunea informatiilor privind furnizorii produselor sau serviciilor este extrem de importanta pentru achizitionarea in timp util a acestora. Componenta ACHIZITII optimizeaza procesul de achizitii prin corelarea momentului de realizare a comenzii de achizitie cu perioada de timp necesara furnizorului pentru livrarea produselor.

Modulul de gestiune a furnizorilor pune la dispozitia utilizatorului informatii detaliate privind:

adresele furnizorilor, numerele lor de telefon si fax precum si persoanele de contact;

produsele sau serviciile furnizate cu informatii privind reducerile de pret in functie de cantitatea achizitionata si platile in avans;

perioadele de livrare;

descrieri detaliate ale produselor sau serviciilor furnizate;

date si referinte pentru ultimele comenzi si facturi ale furnizorului, volumul tranzactiilor cu furnizorul, situatia livrarilor etc;

informatii cu privire la furnizorii preferentiali ai produselor si serviciilor;

istoricul relatiei beneficiar-furnizor;

comenzile de achizitie catre furnizor si facturile inregistrate  de beneficiar pentru comenzile emise la furnizor impreuna cu diverse informatii asociate: data emiterii, valuta folosita, valoarea, numarul dispozitiei de livrare corespunzatoare, etc.

Informatiile gestionate in modulul de furnizori al componentei ACHIZITII sunt folosite de componenta STOCURI. Astfel termenul (maxim, minim si mediu) de livrare al unui articol de stoc se extrage din datele de livrare si comenzile de achizitie pentru furnizorul implicit al articolului.

Cereri de achizitie

Gestiunea cererilor de achizitie reprezinta o etapa intermediara in realizarea comenzii de achizitie. Cererile de achizitie realizeaza regruparea si trierea necesarului de produse si servicii si sunt disponibile in momentul lansarii comenzilor de achizitie.

Cereri de achizitie pot fi lansate de diversele servicii ale societatii comerciale beneficiare in urma inspectarii stocurilor. Ele specifica codurile produselor si cantitatile cerute. Sistemul actualizeaza automat furnizorul implicit pentru fiecare produs sau serviciu in parte precum si valoarea estimata a cererii.

Cererile de achizitie pot necesita aprobarea responsabilului cu aprovizionarea in momentul depasirii valorii stabilite la configurarea componentei. Un sistem de urmarire permite atat responsabilului cu aprovizionarea cat si solicitantului achizitiei cunoasterea in orice moment a stadiului comenzii de achizitie corespunzatoare solicitarii facute.

Cereri de oferta

Componenta ACHIZITII ofera un mecanism de generare automata a cererilor de oferta catre diversi furnizori pentru unul sau mai multe produse si/sau servicii. Raspunsurile furnizorilor sunt inregistrate si comparate pentru alegerea furnizorului optim fiecarui produs sau articol din cererea de oferta.

Dupa stabilirea furnizorilor optimi sistemul poate genera automat comenzi de achizitie catre acestia.

Comenzi de achizitie

Comanda de achizitie este documentul prin care se solicita furnizorului unul sau mai multe produse sau servicii diferite. Comanda de achizitie poate fi generata pe baza cererilor de achizitie aprobate sau de sine statator.

Un caz special de comanda de achizitii este comanda generica ea reprezentand un acord incheiat cu furnizorul pentru un anumit volum de tranzactii pe o durata determinata. Comanda generica poate contine o lista de produse si servicii comandate care va servi ca referinta pentru comenzile standard emise dupa incheierea unei comenzi generale.

Gestiunea comenzilor de achizitie permite alegerea celui mai bun pret, a cantitatii optime si a celor mai favorabile conditii de aprovizionare pentru fiecare produs sau serviciu achizitionat.

Dintre facilitatile oferite de modulul de gestiune a comenzilor de achizitie, amintim:

situatia comenzilor in curs si stadiul livrarilor unui furnizor;

posibilitatea de atribuire a conturilor de cheltuieli global pentru toate produsele si serviciile comandate sau individual pentru fiecare produs sau serviciu;

posibilitatea de definire a reducerilor de preturi si a taxelor de transport global pentru toate produsele si serviciile comandate sau individual pentru fiecare produs sau serviciu;

posibilitatea efectuarii de livrari multiple sau partiale pentru un produs sau serviciu comandat;

preturile comenzilor pot fi exprimate in oricare din devizele gestionate de catre componenta ACHIZITII;

posibilitatea definirii de catre sistem a comenzilor globale pentru un furnizor pe baza unei estimari pentru o perioada data;

multiple formate predefinite pentru tiparirea comenzilor;

vizualizarea corelatiei cererilor de achizitie cu produsele comandate.

Emiterea sau modificarea unei comenzi de achizitie presupune stabilirea:

numarului de comanda, a tipului, datei, adresei, cererii de achizitie si a contului de cheltuieli;

furnizorului articolelor comandate;

datei la care produsele comandate trebuie sa intre in stoc sau trebuie executate;

adresa de livrare a produselor si adresa de facturare;

detaliilor unuia sau mai multor articole (cantitati, conturi de cheltuieli, reduceri)

Sistemul actualizeaza valoare totala a produselor comandate si valoarea produselor receptionate la zi. In plus, se monitorizeaza in permanenta starea comenzii de achizitie, cu consecinte asupra operatiilor care pot fi facute asupra comenzii. Starile in care se poate afla o comanda sunt:

comanda nu a fost prelucrata;

produsele comandate au fost livrate partial;

produsele comandate au fost livrate complet;

comanda a fost facturata in intregime;

comanda a fost inchisa;

comanda a fost anulata;

comanda nu este autorizata;

Sistemul permite anularea unei comenzi daca in cadrul ei nu a fost facuta inca nici o livrare. Dupa anulare, sistemul va refuza orice livrare sau facturare care se refera la comanda anulata. Totodata, sistemul permite inchiderea unei comenzi chiar daca nu toate articolele ei au fost livrate. Dupa inchidere, sistemul nu va primi livrari pentru comanda inchisa, dar va accepta una sau mai multe facturi pentru articolele livrate.

Facturi

Sistemul permite inregistrarea facturilor emise de furnizori pentru produsele si serviciile comandate/livrate. Inregistrarea poate fi efectuata in corelatie cu comenzile de achizitie emise de componenta ACHIZITII sau cu bonurile de livrare introduse in componenta STOCURI.

Sistemul permite inregistrarea mai multor facturi pentru aceeasi comanda sau bon de livrare informand asupra cantitatii ramase de facturat pentru fiecare produs sau serviciu, in respectiva comanda sau bon de livrare.

Sistemul ofera informatii cumulate despre produsele si serviciile facturate. Totodata facturarea produselor si serviciilor poate fi distribuita pe conturi de cheltuieli diferite. Diferentele intre valoarea sau cantitatea facturata a produselor sau serviciilor si valoarea sau cantitatea alocata conturilor de cheltuieli actualizeaza automat conturile in suspensie, dupa confirmarea explicita a utilizatorului.

Pretul unui produs sau serviciu poate fi influentat de:

reduceri

cheltuieli de transport

taxa 1 (care poate fi considerata TVA)

taxa 2 (o alta taxa care greveaza asupra costului)

alte cheltuieli

Aceste cheltuieli si taxe pot fi specificate atat in valoare absoluta, cat si in procent, fiind aplicabile pentru fiecare articol al facturii sau global, pentru intreaga factura.

Sistemul actualizeaza automat factura cu factorii care influenteaza costurile comenzii de achizitie (reduceri si taxe). Totodata reducerile, cheltuielile de transport, diversele taxe, pentru articolele facturate pot fi redefinite de catre utilizator. In acest caz, sistemul va actualiza automat valorile individuale ale produselor luand in considerare reducerile, cheltuielile de transport si taxele definite precum si valoarea totala facturata.

SIVECO ROMANIA SA

Bd. Maresal Averescu 8-10, Corp B, Sector 1, 71316 Bucuresti, ROMANIA

Tel: +40 (21) 224 25 31; +40 (21) 224 25 77
Tel/Fax: +40 (21) 224 41 08

www.siveco.ro