Baze de date in excel

Baze de date in excel

Pe langa functia de calcul tabelar si reprezentari grafice, procesorul de tabele Excel ofera utilizatorilor sai multiple facilitati de exploatare si interogare si validare a bazelor de date.

O baza de date poate fi definita ca o colectie de date elementare sau structurate ce raspunde unui ansamblu coerent de subiecte, datele fiind organizate intr-o modalitate utila, care ofera o baza sau un fundament pentru procedurile de regasire a informatiilor, de apreciere si de luare a deciziilor.

Un tabel este un ansamblu de date organizate in linii - numite inregistrari - si coloane - numite rubrici sau campuri, deci, se poate afirma ca structura foii de calcul se preteaza foarte bine la crearea si stocarea bazelor de date.

Din punct de vedere structural, un tabel este definit ca un camp dreptunghiular, fiind compus din coloane care contin rubricile bazei de date. Prima linie contine titlurile rubricilor, iar celelalte linii care compun tabelul cuprind inregistrarile bazei de date. Este de preferat ca tabelul sa nu contina linii sau coloane goale care pot ingreuna la un moment dat manipularea datelor din tabela.

Cele mai importante elemente de terminologie pentru o baza de date sunt:

O linie antet in partea superioara foii de calcul contine numele campurilor din tabela; aceasta cerinta nu este obligatorie, insa multe caracteristici ale tabelelor nu vor functiona corect daca tabelul nu este configurat in acest fel;

Numele de camp descrie fiecare categorie de date. De regula, acestea sunt plasate ca anteturi de coloana, dar pot lua forma anteturilor de linie in tabelele in care datele sunt stocate pe orizontala, si nu pe verticala;

Fiecare celula ce contine date este denumita valoare de camp;

Valorile campurilor ce compun o singura linie de date poarta numele de inregistrare;

Ansamblul valorilor ce compun o singura coloana de date poarta numele de domeniu.

Ansamblul inregistrarilor dintr-o baza de date formeaza corpul tabelului.

In alta ordine de idei, formatarea corpului tabelului (datele reale) reprezinta cea mai importanta parte a procesului de standardizare. Datele trebuie sa aiba o formatare consecventa si tipuri de font identice, ceea ce imbunatateste posibilitatile de gestionare a acestora.

Functionalitatile de baza de date ale procesorului de tabele Excel folosesc tabelele, nu numai pentru stocarea de informatii (campuri de date), dar si pentru a putea prezenta rezultatele interogarilor (campuri de rezultate) sau pentru a putea formula conditii de cautare sau selectie prin introducerea unor restrictii asupra bazei (campuri de criterii).

Capacitatile de gestionare a bazelor de date permit o exploatare aprofundata a informatiilor continute in tabelele bazelor de date. Astfel, un tabel interpretat ca fiind o baza de date are toate proprietatile care decurg din aceasta ipostaza: permite operatiuni de actualizare a bazei (adaugare, modificare, stergere de informatii); ordonarea crescatoare sau descrescatoare a datelor dupa unul sau mai multe campuri, cautari si extrageri de informatii din baza pornind de la anumite criterii de selectie, imprimari de date structurate.

Pentru a realiza o baza de date este necesar, ca pentru inceput, sa se defineasca structura bazei de date, ceea ce presupune selectarea informatiilor care vor figura in cadrul ei. Acest demers este foarte important deoarece el reprezinta procesul de creare a bazei de date, astfel incat sa se permita regasirea rapida a tuturor informatiilor de care utilizatorul are nevoie.

Introducerea datelor se poate face direct pe foaia de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitata inserarea de spatii suplimentare la inceputul unei celule, deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operatiilor de sortare si cautare a informatiilor.

Odata ce datele au fost introduse in baza de date, aceasta poate fi supusa unor operatiuni de actualizare, adica adaugare, modificare sau stergere de inregistrari. Acest lucru se poate realiza in doua moduri: direct in tabela sau prin intermediul unui formular.

In prima varianta utilizatorul are ca posibilitati:

adaugarea unei inregistrari presupune tastarea continutului acesteia dupa ultima linie a tabelei;

modificarea unei inregistrari presupune in primul rand regasirea informatiei respective in baza de date. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit), caz in care apare o fereastra de dialog in care utilizatorul trebuie sa precizeze informatia care sa permita pozitionarea pe inregistrarea dorita. Dupa ce informatia respectiva a fost localizata, operatia de modificare se realizeaza prin comanda Replace (meniul Edit);

stergerea unei inregistrari se face prin selectarea liniei in care este editata inregistrarea si selectarea comenzii Delete din meniul Edit.

In ceea ce priveste consultarea bazelor de date, procesorul de tabele Excel prezinta urmatoarele facilitati generale in exploatarea bazelor de date:

1. multiple posibilitati de interogare a bazelor de date prin localizari si extrageri de informatii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operatiuni se pot realiza prin trei metode:

metoda formularului (Form);

metoda filtrului automat (Filter - AutoFilter);

metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter - Advanced Filter).

2. posibilitati de construire a campurilor de criterii in care sunt fixate restrictiile impuse modelului de analiza la care baza de date trebuie sa reactioneze (criterii simple, criterii multiple, criterii calculate);
3. posibilitatea sortarii bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 campuri de regrupare), ceea ce asigura interpretarea mai facila a datelor care au fost introduse in baza sau a datelor care au fost extrase in urma unei interogari;

posibilitatea validarii datelor continute de baza de date in scopul verificarii si parametrarii informatiilor ce sunt introduse de utilizator in modelele sale de analiza.