Evidentieri, comentarii, urmariri

Evidentieri, comentarii, urmariri

Evidenta modificarilor efectuate de mai multi utilizatori
Daca lucrati impreuna cu o echipa la realizarea, editarea si intretinerea unui registru de calcul sau daca registrul de calcul trece prin mai multe maini in drumul sau spre finalizare, v-ar fi util sa stiti cine ce modificari a facut in continutul registrului. Sau, daca lucrati singur la editarea unui registru puteti tine evidenta propriilor dumneavoastra modificari.

Utilizand caracteristica Track Changes puteti vedea ce persoana a adaugat anumite informatii, la ce data si la ce ora. De asemenea, puteti revedea modificarile facute de alte persoane si puteti pastra doar modificarile pe care le doriti.

Functia Track Changes trebuie activata inainte de a incepe sa tineti evidenta evolutiei foii de calcul. Daca aceasta functie nu este apelata, modificarile facute de altii se vor integra in continutul foii dumneavoastra de calcul.

Pentru a activa si utiliza aceasta caracteristica parcurgeti urmatorii pasi:

1. In foaia de calcul pentru care doriti sa tineti evidenta eforturilor mai multor utilizatori, alegeti din meniul Tools-Track Changes-Highlight changes.
2. Se va deschide caseta de dialog Highlight changes.

3. Dati clic pe caseta de validare Track changes while editing.
4. Selectati cantitatea si tipul de evidenta pe care doriti sa o pastrati, dand clic in casetele de validare When (Cand), Who (Cine) sau Where (Unde). De exemplu dati clic pe caseta When pentru a determina punctul de plecare al evidentei, cum ar fi Since I last Saved (De la ultima salvare) sau Since Date (De la data) pentru a introduce o anumita data de la care se incepe tinerea evidentei.
5. Optiunea List changes on a new sheet (Listare modificari pe o foaie noua) va permite sa stocati pe o foaie separata ce a fost adaugat sau modificat in registrul de calcul, astfel incat toate modificarile sa poata fi vazute intr-un singur loc. Daca nu activati aceasta optiune va trebui sa derulati intreg registrul pentru a gasi modificarile efectuate de echipa cu care lucrati.
6. Pastrati optiunea Highlight changes on screen (Evidentiere modificari pe ecran activa) astfel incat celulele ce cuprind continut nou sau editat sa fie marcate corespunzator pe ecran.
7. Apasati pe OK pentru a inchide caseta de dialog si a incepe tinerea evidentei modificarilor.

Figura urmatoare prezinta o foaie de calcul care a fost editata de mai multi utilizatori. Celula care are modificat continutul are un mic indicator de modificare de forma triunghiulara in coltul din stanga-sus. Sugestia de ecran indica persoana care a efectuat modificarile si ofera statistici referitoare la editare. Atunci cand o celula editata devine activa bordura sa devine galbena.

Acceptarea si revizuirea modificarilor
Dupa ce alte persoane au facut modificari in registrul de calcul, dumneavoastra puteti revedea aceste modificari pastrandu-le pe cele dorite si renuntand la celelalte.

1. Selectati din meniul Tools (Instrumente) optiunea Track changes-Accept or reject changes. Va aparea caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject (este posibil ca Excel sa va ceara, mai intai, sa va salvati registrul de calcul; in acest caz apasati OK).

2. Stabiliti ce doriti sa revedeti:
• in zona When alegeti sa revedeti fie modificarile necercetate inca, fie cele efectuate dupa o anumita ora;
• in zona Who alegeti sa revedeti modificarile efectuate de toti corectorii, de toti in afara de dvs. sau de un anumit corector;
• in zona Where alegeti domeniul de celule pe care sa-l cercetati (daca nu introduceti nimic in acest camp veti revedea intreaga foaie de calcul).
3. Apasati OK pentru a incepe sa revedeti modificarile. Atunci cand programul Excel descopera prima modificare, o va descrie in caseta de dialog Accept or Reject Changes. Daca au fost efectuate mai multe modificari sunt prezentate toate. Executati clic pe cea pe care doriti sa pastrati.
4. Executati clic pe butonul Accept pentru a pastra modificarea sau pe butonul Reject pentru a pastra valoarea originala a celulei.
5. Excel cauta urmatoarea modificare. Veti continua sa acceptati sau sa refuzati fiecare modificare pe rand. De asemenea puteti executa clic pe butonul Accept all ca sa acceptati toate modificarile ramase in registrul de calcul sau pe butonul Reject all pentru a pastra valorile originale ale restului de celule modificate.

Utilizarea comentariilor pentru explicarea continutului celulelor
Inserarea de comentariu se face pentru a adauga text unei celule dintr-o foaie de lucru. Celulele care contin comentarii sunt marcate cu un mic triunghi rosu in coltul din dreapta sus. Comentariile sunt marcate cu numele utilizatorului care a facut comentariul. Este posibila formatarea fontului si a culorii fontului, a culorii fundalului si a pozitiei comentariilor.

Pentru a insera un comentariu:

1. Selectati celula la care doriti sa atasati un comentariu.
2. Din meniul Insert alegeti optiunea Comment.
3. Scrieti textul comentariului in caseta de text de culoare galbena care se deschide si afiseaza numele dumneavoastra.
4. dati clic in alta celula pentru a inchide caseta de text.

Pentru a vizualiza un comentariu treceti cursorul peste celula iar pentru a-l sterge executati clic dreapta cu mouse-ul si alegeti optiunea stergere comentariu din meniul contextual.