Integrarea datelor din foile de calcul in si din alte aplicatii Office

Integrarea datelor din foile de calcul in si din alte aplicatii Office

Legarea datelor intre aplicatiile Office
Pentru a partaja informatia Excel cu alte aplicatii Office, folositi memoria Clipboard asa cum a fost descris anterior. Orice ati copia din Excel in memoria Clipboard va aparea si in memoria Clipboard din alte aplicatii. Executarea comenzilor Copy si Paste/Paste special atunci cand destinatia este un document Word sau PowerPoint nu difera cu nimic fata de cazul in care destinatia este o foaie de calcul Excel.

In imaginea de mai sus puteti vedea tabel Excel incorporat intr-o prezentare PowerPoint. Cand lipiti date Excel in format de tabel intr-un document Word sau diapozitiv PowerPoint, aplicatia destinatie le transforma intr-un format propriu Puteti sa stabiliti o legatura intre o foaie de calcul si un fisier Word sau PowerPoint care va permite sa actualizati datele Excel si sa obtineti reflectarea actualizarilor in fisierele destinatie Word sau PowerPoint.

Pentru aceasta utilizati comanda Paste special in fisierele destinatie.

Inglobarea datelor Excel in alte aplicatii
Ca si la legare, inglobarea plaseaza date dintr-o sursa intr-un document destinatie. Spre deosebire delegare, inglobarea realizeaza si conectarea aplicatiei sursa la documentul destinatie. De exemplu, puteti ingloba o foaie de calcul Excel intr-un diapozitiv PowerPoint asigurandu-va accesul la instrumentele Excel de creare a unei foi de calcul. Datorita faptului ca instrumentele Excel pentru foi de calcul le depasesc pe cele din PowerPoint, aceasta este o buna metoda de imbunatatire a productivitatii in prezentarile PowerPoint.

Folositi inglobarea in loc de legare atunci cand doriti ca datele sursa sa devina componenta permanenta a documentului destinatie sau cand documentul sursa nu va fi disponibil (de exemplu documentul sursa se gaseste pe serverul facultatii si dvs. plecati in vacanta).

Realizarea operatiei de inglobare se face astfel:

1. In documentul Word sau in diapozitivul PowerPoint alegeti Insert-Object.
2. Caseta de dialog care apare difera in functie de aplicatie, dar conceptele sunt aceleasi. Veti preciza daca doriti sa creati un obiect nou sau sa introduceti un obiect existent dintr-un fisier. Daca indicati ca doriti sa utilizati un fisier, introduceti sau parcurgeti calea si numele de fisier.
3. Executati clic pe OK pentru a introduce obiectul si a inchide caseta de dialog.

Observatie. Atunci cand introduceti un obiect, aveti si optiunea de a-l plasa ca o pictograma. Folosirea unei pictograme va permite sa economisiti spatiu vizual in fisierul destinatie si ofera utilizatorului fisierului posibilitatea de a alege intre a afisa sau nu continutul respectiv. Aceasta optiune este potrivita atunci cand introduceti un obiect in scopul asigurarii unor date de fundal si sustinere pe care utilizatorul in mod normal, nu are nevoie sa le vada.

Dupa ce ati facut aceasta insertie, foaia de calcul Excel se deschide ca obiect in documentul Word sau diapozitivul PowerPoint. Obiectul are puncte de manevrare, ca si cand ar fi un desen.

De indata ce ati executat dublu clic pe obiect, meniurile si barele de instrumente ale aplicatiei destinatie se transforma in cele ale programului Excel. Cu exceptia barei de titlu care continua sa arate ca va gasiti in Word sau in PowerPoint, fereastra aplicatie pare sa fie o fereastra Excel.

Puteti incepe introducerea continutului in noua foaie de calcul Excel sau editarea continutului existent imediat ce obiectul a fost introdus. Poate fi realizata orice sarcina Excel - construirea de formule, formatarea textului sau a continutului numeric. Cand ati terminat aceasta etapa, este suficient sa executati clic in afara obiectului pentru a-l deselecta. Instrumentele Word sau PowerPoint isi reiau locul in fereastra.