Introducerea datelor si tipuri de date

Introducerea datelor si tipuri de date

In foile de lucru datele se introduc usor si intr-o varietate de moduri. Ele pot fi doar tastate sau pot fi decupate si lipite dintr-o celula in alta, pot fi glisate sau se pot insera tot felul de date si obiecte din alte programe. Exista mai multe tipuri de date recunoscute de Excel: text, numere, date calendaristice, ore, valori logice, formule, functii.

Excel-ul recunoaste de fapt in foaia de calcul doua tipuri de informatii: valori si formule. Preluarea acestora se va face in felul urmator:

• Indiferent ce tip de informatie se introduce in celula, aceasta poate fi vizualizata instantaneu pe bara speciala de formule.
• Valorile vor fi afisate si in cadrul celulei, pe cand formulele de calcul nu se vad in celule, ci doar rezultatul acestora.

Observatie La cerere exista si posibilitatea de a vedea si formule in celulele foii. Pentru aceasta se activeaza optiunea Formule (zona Optiuni fereastra) din caseta de dialog Optiuni afisata la activarea comenzii Optiuni din meniul Instrumente.

Inainte de a introduce formule in foaia de calcul se incepe, evident, cu introducerea valorilor de prelucrat. In acest capitol ne vom ocupa numai de valorile introduse in foaie, formulele fiind prezentate intr-un capitol aparte. Vom incepe prezentarea cu o diferentiere intre tipurile de date recunoscute de Excel.

Tipuri de date

1. Date text - o combinatie de litere, cifre si caractere tiparibile;
2. Date numerice - sunt alcatuite din cifre si caractere speciale:

• + sau - pentru semnul numarului;
• () pentru a indica un numar negativ;
• . este separatorul implicit pentru despartirea in clase;
• , este marca zecimala implicita;
• / ca simbol pentru fractie;
• lei ca simbol monetar;
• % ca simbol procentual.

Numerele pot fi afisate in trei formate predefinite:

• format intreg (iii);
• format de fractie zecimala (iii.zzz);
• format stiintific (n.mmmE+/-ee).

3. Date calendaristice si marca de timp. Datele calendaristice si orele pot fi introduse intr-o serie de formate (01/01/2004, ianuarie-2004, 16:50, 7:45 AM etc.).

Observatii:

• Majusculele nu au importanta (IANUARIE-92 are acelasi rezultat cu ianuarie-92).
• In datele calendaristice se poate folosi caracterul "-" in loc de "/".
• Atat datele cat si orele sunt considerate numere. Ele pot fi folosite in operatii aritmetice. De exemplu 1 ianuarie 1900 este considerat numarul serial 1, 2 ianuarie 1900 e considerat numarul serial 2 etc.
• Similar, fiecare ora pe care o introduceti este inregistrata intern ca valoare zecimala reprezentand partea din zi care s-a scurs intre ora respectiva si ora de referinta 0:00 (miezul noptii).

4. Tipul logic are valorile adevarat (TRUE) si fals (FALSE) si rezulta din formulele care contin functii logice sau inecuatii.
5. Tipul eroare apare in cazul imposibilitatii Excel-ului de a evalua o formula:

• ######## - afisare imposibila;
• #DIV/0 - impartire la 0;
• #N/A - valoare lipsa;
• #REF! - valoare invalida;
• #VALUE - valoare incorecta etc.

Reguli privind introducerea si afisarea datelor

Introducerea datelor prin tastare se face direct in celula, dupa care apasati tasta Enter sau executati clic pe butonul Enter de pe bara de formule. Daca in locul numarului apare ##### inseamna ca numarul introdus este prea lung si deci trebuie largita coloana pentru ca el sa poata fi afisat. Implicit textile sunt aliniate la stanga. Cat timp intrarea in celula nu este finalizata (lucru subliniat de un cursor intermitent in interiorul celulei sau in bara de formule), multe din comenzile Excel nu pot fi executate.

Daca va razganditi in privinta unei intrari inainte de a o finaliza apasati tasta ESC sau apasati butonul Revocare (X-ul de culoare rosie de pe bara de formule) ca sa anulati intrarea si sa o luati de la capat.

Introducerea textului
Indiferent de lungimea intrarilor in text, Excel aplica urmatoarele reguli asupra textului:

• textul este automat aliniat la stanga;
• textul prestabilit are fontul Arial de 10 puncte (parametri ce pot fi configurati dupa necesitati);
• daca ati scris gresit un cuvant uzual, veti observa ca programul vi-l corecteaza, deoarece cuprinde un set extins de intrari AutoCorectie, partajate cu alte programe Office. Se corecteaza greselile obitnuite de tastare, utilizarea majusculelor (de exemplu doua litere mari la inceput de nume ) etc.

In cazul textelor lungi:

• daca celula din dreapta este libera, textul este afisat peste ea;
• daca celula din dreapta este ocupata, textul va fi trunchiat.

Introducerea numerelor

• Programul Excel stocheaza un numar cu o precizie de 15 cifre. Cifrele suplimentare (mai mari de 16) sunt rotunjite la 0.
• Numerele negative trebuie precedate de semnul (-) sau sa fie puse in paranteze ().
• Implicit separatorul miilor, sutelor de mii este punctul (.).
• Implicit marca zecimala este virgula (,).
• La introducerea fractiilor se foloseste notatia 0 1/2, deoarece daca se tasteaza ½ Excel o va interpreta ca data calendaristica.
• Daca se doreste ca numarul introdus sa fie interpretat ca text, se tasteaza un apostrof (') in fata acestuia (exemplu '1234).
• In celule numerele sunt aliniate implicit la dreapta.
• Spre deosebire de text, numerele trebuie sa incapa intre marginile celulei; ele nu trec in urmatoarea celula din dreapta (pana la 11 cifre; ce depaseste va fi afisat in notatie stiintifica).

Pentru formatarea rapida a numerelor puteti folosi butoanele din bara cu instrumente Format (Formatare): puteti ajusta numarul de cifre zecimale afisate de program, puteti aplica procente sau simboluri monetare etc. Despre toate acestea in lectia urmatoare.

Introducerea datelor calendaristice si a marcilor de timp

• In aceeasi celula se poate introduce o data si o ora separate prin spatiu.
• Separatorii acceptati pentru data calendaristica sunt - (minusul) si / (slash-ul).

Adaptarea celulei la datele introduse

Pentru a ajusta latimea coloanei deplasati cursorul mouse-ului peste linia de demarcatie dintre coloane. Forma cursorului se modifica. Daca executati un dublu clic pe marginea din dreapta a capului unei coloane aceasta se largeste automat, in asa fel incat sa incapa in celule toate datele introduse.

Daca intr-un rand aveti date de inaltime mai mare decat a celulei executati dublu clic pe marginea de jos a capului de rand. In acest mod, inaltimea randului este modificata automat pentru a face sa incapa datele cu inalaimea cea mai mare.

Pentru a ajusta in acelasi timp latimea si inaltimea mai multor randuri si coloane utilizati meniul Format. Selectati un rand, apoi executati clic pe Format-Row (Rand AutoFit (Potrivire automata) (similar pentru coloane).