Listele

Listele

O lista este o forma de organizare a informatiilor intr-o structura tabelara (cu randuri si coloane). Fiecare rand al tabelului este numita inregistrare si fiecare element de informatie dintr-o inregistrare  reprezinta valoarea unui anumit camp al inregistrarii. Toate inregistrarile contin acelasi numar de campuri, de acelasi tip si asezate in aceeasi ordine. Fiecare coloana va memora aceeasi categorie de informatii. Pentru fiecare coloana se precizeaza o eticheta, care va fi numele campului. Structura bazei de date este descrisa prin totalitatea campurilor din baza de date.

O lista Excel va fi conceputa sub forma unui tabel, procedandu-se astfel:

• in primul rand se introduc numele campurilor;
• in randurile urmatoare se introduc datele inregistrarilor.

Astfel, fiecare rand al tabelului va reprezenta o inregistrare si fiecare coloana va reprezenta un camp al listei. Structurarea unei liste este cea mai importanta parte a procesului de creatie, deoarece, in ultima instanta, acest lucru determina ce veti putea extrage din lista si cat de eficient veti putea gestiona lista dupa ce ati creat-o. In construirea unei liste, consecventa este extrem de importanta: ortografia si tipul de litera devin importante. Iata cateva reguli care trebuie luate in considerare:    

• Se creeaza, de obicei, o singura lista intr-o foaie de lucru.
• Pentru evitarea confuziilor, numele campurilor (primul rand) se formateaza diferit de restul randurilor (inregistrarile listei).
• Nu se introduc randuri goale intre randul cu numele campurilor (primul rand) si randurile cu inregistrarile listei. Daca trebuie sa adaugati spatii intre linii, folositi caracteristica de inaltime a liniei pentru a ajusta dimensiunea pe verticala a fiecarei linii.
• Nu se recomanda folosirea spatiilor la inceputul celulelor.
• Folositi titluri scurte, dar clare pentru a denumi o lista.
• Stabiliti nume de camp care sa corespunda categoriilor de date introduse.

Referirea la o baza de date Excel se poate face:

• folosind referinta domeniului (de exemplu A1:E17);
• folosind numele atribuit listei.

Exemplu: Presupunem ca ati fost contactat de un mare producator de masini unelte din industria prelucrarilor metalice pentru realizarea unui studiu de piata in zona de vest a Romaniei in acest domeniu. Inainte de a realiza o ancheta va construiti o baza de date cu firmele existente pe piata romaneasca. In figura urmatoare este prezentata o lista simplificata continand date privind firmele din domeniul confectiilor metalice din judetul Timis.

Gestionarea unei liste
Gestionarea datelor dintr-o lista Excel se poate realiza folosind comenzile speciale pentru lucrul cu baze de date, grupate in meniul Date.

Principalele operatii care se pot executa asupra unei liste sunt:

1. Intretinerea listei:
• Adaugarea de noi inregistrari;
• Cautarea unei inregistrari;
• Modificarea unei inregistrari;
• Stergerea unei inregistrari;
2. Filtrarea (selectarea anumitor inregistrari);
3. Sortarea listei (ordonarea dupa anumite criterii);
4. Sintetizarea datelor din baza de date prin tehnici speciale (de exemplu consolidare, subtotaluri, tabele pivot etc.);

Cea mai buna metoda de gestionare a inregistrarilor dintr-o lista este folosirea formularului pentru date. Afisarea acestui formular o realizati astfel:

1. Alegeti optiunea Form din meniul Data.

2. Apare o caseta speciala (numele este cel identic cu eticheta de foaie in care se gaseste lista) in care se regasesc numele campurilor, iar in dreptul acestora sunt afisate informatiile din prima inregistrare. De asemenea este vizibil un indicator de inregistrari ce precizeaza atat inregistrarea curenta cat si numarul total de inregistrari al listei.

Adaugarea de noi inregistrari
Pentru a adauga o noua intrare urmati pasii:

1. In formularul de date apasati butonul New.
2. Apare un formular gol in care introduceti datele pentru o noua inregistrare.
3. La terminare apasati tasta Enter. Noua inregistrare va fi introdusa la sfarsitul listei.

Indicatorul de inregistrare din coltul din dreapta-sus al casetei de dialog se modifica afisand cuvintele New Record.

Formularul de date functioneaza ca un formular cu mai multe scopuri: introducerea datelor, cautarea unor elemente si vizualizarea listei; mesajul din coltul din dreapta-sus indica modul in care este utilizat formularul. Utilizati tasta TAB, SIHFT+TAB, tastele corespunzatoare literelor subliniate sau mouse-ul pentru a trece de la o caset de text la alta.

Cu toate ca formularul de date simplifica procesul de introducere a datelor in lista, el nu ofera avantajul introducerii automate a informatiilor introduse deja.

Modificarea unei inregistrari existente
Pentru a modifica datele din campurile unei inregistrari procedati astfel:

1. Selectati inregistrarea supusa modificarii (folosind bara de defilare sau butoanele Find Prev, Find Next).
2. Pozitionati cursorul la campul supus modificarii cu ajutorul tastei Tab.
3. Modificati campul.
4. Pentru aplicarea modificarilor apasati tasta Enter.

Renuntarea la modificarile facute se face cu butonul Restore inainte de a trece la alta inregistrare.

Stergerea unei inregistrari din lista
Aceasta operatie se realizeaza parcurgand urmatorii pasi:

1. Selectati inregistrarea vizata.
2. Apasati butonul Delete.
3. Apare o fereastra de avertizare in care se cere confirmarea, putandu-se opta pentru una din variantele:
• clic pe butonul OK pentru confirmarea stergerii;
• clic pe butonul Cancel pentru abandonarea stergerii.

Inregistrarile odata sterse nu pot fi recuperate.

Cautarea unei inregistrari
Pentru cautarea inregistrarilor care contin anumite informatii procedati astfel:

1. Apasati butonul Criteria. Apare un formular gol in care se pot introduce informatiile cautate in casetele de campuri aferente. Acestea vor constitui conditiile de cautare (in cadrul expresiilor pot sa apara operatori relationali).
2. Apasati Enter, dupa care Excel va afisa prima inregistrare care satisface conditiile impuse.
3. Se poate continua cautarea pentru alte inregistrari care indeplinesc conditiile specificate actionand butonul Find Next.

Exemplu: Pentru cautarea in lista cu firme pe cele care au domeniul de activitate Comert vom scrie in campul Domeniu cuvantul comert.

Observatie: Daca nu se gaseste nici o inregistrare care sa satisfaca conditia (conditiile) de cautare Excel va emite un mesaj de avertizare sonor.

Afisarea listelor
Deoarece listele cresc si doar o anumita parte din informatii trebuie afisata la un moment dat, Excel va permite sa creati moduri de vizualizare personalizate care sa prezinte doar datele relevante, definite de utilizator. Puteti chiar sa denumiti aceste moduri de vizualizare in functie de situatie.

Vizualizarile personalizate stocheaza urmatoarele informatii:

• dimensiunea/pozitia ferestrei, inclusiv impartirile in mai multe panouri si panourile blocate;
• coloanele, liniile si foile ascunse din registrul de calcul;
• latimile coloanelor;
• optiunile de afisare;
• celulele selectate, daca exista;
• criteriile de filtrare a listei;
• parametrii de configuratie a paginii.

Pentru a crea o vizualizare personalizata urmati pasii:

1. Stabiliti vizualizarea pe care vreti sa o salvati ca personalizata. In exemplul urmator lasam vizibile numai denumirea firmelor si adresa cu numarul de telefon.
2. Alegeti din meniul View, optiunea Custom View pentru a deschide caseta de dialog Custom View.
3. Alegeti Add pentru a deschide caseta de dialog Add.

4. Introduceti un nume nou pentru vizualizarea personalizata.
5. Apasati OK.

Exemplu: Am ascuns o parte di coloane, ramanand vizibile doar coloanele cu denumirile firmelor, localitatea si numarul de telefon. Rezultatul vizualizarii personalizate este prezentat in figurile urmatoare.

Vizualizarile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul. Pentru a vedea o vizualizare personalizata, deschideti registrul de calcul si selectati View-Custom Views. Se va deschide caseta de dialog Custom Views. Selectati vizualizarea dorita si executati clic pe Show. Pentru a sterge o vizualizare personalizata, deschideti caseta de dialog Custom Views, selectati numele vizualizarii si executati clic pe Delete. Cand vi se cere selectati Yes pentru a confirma ca doriti sa stergeti vizualizarea respectiva.

Observatie: Vizualizarile personalizate sunt utile in registrele de calcul folosite de mai multi utilizatori. Fiecare dintre acestia iti poate stoca parametrii preferati de afisare si tiparire.

Sortarea inregistrarilor dintr-o lista
Sortarea este operatia de rearanjare a inregistrarilor dintr-o lista, dupa valorile unuia sau a mai multor campuri specificate de utilizator. Sortarea se poate face: crescator (ascendent) sau descrescator (descendent).

Modul de ordonare este dependent de tipul campului:

• ordonare numerica pentru campuri numerice;
• ordonare alfabetica pentru campuri de text;
• ordonare cronologica (pentru date calendaristice).

Excel permite sortarea intregii liste sau numai a unei portiuni din ea. In acest sens, se selecteaza numai inregistrarile sau campurile de interes.

Pentru realizarea operatiei de sortare urmati pasii:

1. Selectati orice celula din lista sau portiunea pe care se aplica sortarea.
2. Alegeti optiunea Sort din meniul Data.
3. Apare caseta de dialog Sort in care specificati campurile care impun ordonarea si detalii legate de modul de sortare (Options). Excel permite sortarea dupa maximum trei campuri simultan. Pentru depasirea acestei limitari se repeta operatia de sortare de mai multe ori. In caseta de sortare se mai poate specifica daca lista de sortat are cap de tabel (Header row) sau nu (No header row), daca sortarea are loc de la stanga la dreapta, in loc de directia prestabilita de sus in jos sau daca este sensibila la tipul literei (Options).
4. Apasati butonul OK.

Rezultatul sortarii este prezentat in figura urmatoare.

O modalitate rapida de realizare si ordonare a inregistrarilor dintr-o lista Excel este data de folosirea butoanelor de sortare ascendenta si descendenta.

Observatii:

• Puteti sorta datele din orice coloana sau linie, nu trebuie neaparat sa fie o lista.
• Excel utilizeaza urmatoarea secventa de sortare: 0-9 (spa_iu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ~ + < = > A-Z.
• Celule si liniile goale vor fi plasate la sfarsitul listei, indiferent de ordinea de sortare. Cand sortati valori logice retineti ca False vine inaintea lui True, iar valorile de eroare sunt toate egale (insa vor fi plasate in ordinea in care au fost gasite).

Selectarea unor inregistrari din lista
Selectarea sau filtrarea este operatia de alegere dintr-o lista a acelor inregistrari care satisfac anumite conditii. In urma filtrarii lista ramane neschimbata, dvs. utilizati filtrul pentru a preciza ce date doriti sa vedeti in acel moment si pentru a ascunde restul inregistrarilor. Filtrul poate fi schimbat in orice moment pentru a afisa un alt set de inregistrari. Inregistrarile filtrate pot fi formatate, editate si chiar reprezentate grafic.Filtrul activ este salvat cu registrul de calcul.

Exista mai multe modalitati de selectare (filtrare):

• folosind formularul de date (Criteria);
• folosind optiunile de Filtrare automata si Filtrare complexa.

Filtrarea automata
Este o metoda foarte simpla in care criteriile de filtrare se specifica in mod interactiv folosind meniurile derulante ale butoanelor de extensie atasate campurilor bazei de date.

Pentru a folosi filtrarea automata urmati pasii :

1. Alegeti optiunea AutoFilter a comenzii Filter din meniul Data.

2. Excel-ul ataseaza butoane de extensie (butoane cu sageata) in dreapta numelui fiecarui camp din lista. Aceste butoane activeaza meniuri derulante care va permit sa stabiliti ce inregistrari doriti sa vedeti la un moment dat.
3. Actionand butoanele de extindere ale campurilor de interes, pot fi specificare criteriile de selectie din lista de valori unice ale fiecarui camp. Rezultatul filtrarii consta in ascunderea automata a inregistrarilor (randurilor) care nu contin valorile selectate.

Inlaturarea filtrului impus unui camp se face alegand din lista cu valori unice ale campului respectiv elementul All.

Tot cu AutoFilter se pot selecta primele valori (superioare sau inferioare) ale unei liste. Se alege in acest caz elementul (Top 10) din lista derulanta a campului dupa care se face filtrarea. Folosind comanda AutoFilter exista si posibilitatea de precizarea unor conditii de selectare definite de utilizator (Custom). Optiunea Custom AutoFilter se foloseste pentru filtrarea inregistrarilor care contin una dintre valorile indicate sau valori dintr-un domeniu.

Va aparea fereastra de dialog Custom AutoFilter in care se definesc criteriile de filtrare:

De asemenea, pentru coloane care contin numere sau date calendaristice mai sunt disponibile doua optiuni in meniul derulant al butonului de extensie, si anume: Blanks (Necompletate) pentru a afisa inregistrarile ce contin celule goale intr-un anumit camp si NonBlanks (Completate) pentru a afisa toate inregistrarile care nu sunt goale.

Filtrarea avansata
Metoda aceasta se aplica cand se doreste filtrarea dupa conditii mai complexe. Un filtru avansat este similar unui filtru automat personalizat. Particularitatea acestei metode consta in faptul ca se scriu in prealabil criteriile de filtrare pe foaia de calcul.

Pentru filtrarea avansata urmati pasii:

1. Definiti domeniul conditiilor intr-o zona libera a foii in care se afla lista de sortat.

2. Selectati orice celula din lista.
3. Alegeti optiunea Advanced filter din submeniul optiunii Filter aflata in meniul Data.
4. Apare o caseta de dialog.

5. Dupa precizarea locului de filtrare si a domeniilor pentru lista si pentru conditiile de selectie apasati OK.

Exemplu: Zona conditiilor de filtrare avansata este domeniul G5:G7. Lista cu rezultatele filtrarii apare incepand cu celula H1.

Cea mai rapida metoda de filtrare a unei liste este utilizarea butonului AutoFilter.

Puteti adauga acest buton la orice bara de instrumente.

Centralizarea datelor prin consolidare
Daca ati construit mai multe liste sau tabele cu configuratii similare veti dori probabil sa combinati anumite seturi de date din acestea intr-o singura lista sau tabel centralizator. Programul Excel va permite sa centralizati tabelele cu ajutorul comenzii Consolidate din meniul Data. Centralizarea va permite analiza tabelelor sau a listelor cu functii oferite in caseta de dialog Sintetizare.

Cea mai buna cale de centralizare a unui tabel sau a unei liste este sa configurati un tabel care sa aiba formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitata la o singura foaie sau un singur registru de calcul; puteti centraliza date pe aceeasi foaie de calcul, de pe o alta foaie din acelasi registru de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din alte fisiere create cu alte aplicatii.

Datele pot fi centralizate in doua variante:

• dupa categorii;
• dupa pozitie, caz in care datele trebuie sa fie identice cu destinatia.

Prezentam in cele ce urmeaza un exemplu simplu de realizare a consolidarii dupa pozitie.

Presupunem ca dorim sa avem o imagine de ansamblu vanzarilor din ultimii trei aniintr-o baza de date cu cu vanzarile calculate pe ani si luni. Pentru aceasta trebuie ca datele din fiecare foaie de calcul creata pentru fiecare an sa fie puse intr-una singura.

Procedam astfel: pentru a putea vizualiza cele patru foi de calcul in acelasi timp trebuie sa le aranjam pe ecran alegand optiunea Arrange din meniul Window. In caseta de dialog care se deschide alegeti optiunea Tiled. Veti obtine o imagine ca cea din figura urmatoare:

Pentru a copia cele trei foi de calcul in noul registru in vederea consolidarii datelor intr-un sumar pe totate judetele, parcurgeti urmatorii pasi:

1. Activati una din cele trei ferestre care contin foi de calcul.
2. tineti apasata tasta CTRL si prin glisarea mouse-ului trageti foaia de calcul in noul registru, plasand eticheta foii ori in dreapta ultimei foi ori in stanga primei foi din registrul de calcul.
3. Repetati pentru fiecare foaie de calcul in parte.
4. Alegeti optiunea Consolidate din meniul Data.

5. Sa presupunem ca doriti sa calculati totalul vanzarilor pe perioada celor trei ani. Asigurati-va ca in caseta Function apare optiunea Sum.
6. Dati clic pe caseta Reference, pentru a introduce domeniile pentru care se face consolidarea datelor. Selectati pe rand foile de calcul nou inserate si marcati domeniul dorit, dupa care executati clic pe optiunea Add. Adresa domeniului este adaugata in caseta All References.
7. Selectati casetele de validare Top Rows Left column din zona Use labels in pentru a va aparea pe ecran capul de tabel si lunile, dupa care apasati pe OK. Daca se doreste pastrarea legaturii cu datele sursa se valideaza caseta Create links to source data. Veti obtine o foaie de calcul ca in figura urmatoare. Pentru a calcula totalul vanzarilor pe cei trei ani nu va ramane decat sa introduceti formula "=SUM(E2:E13)" in celula E14.

Centralizarea datelor prin subtotaluri
Pentru a rezuma rapid datele aflate in liste se poate folosi facilitatea de "insumare" automata, partiala sau generala a datelor aflate in anumite campuri.

Procedeul de rezumare a datelor este urmatorul:

1. Se ordoneaza inregistrarile care trebuie luate in evidenta (comanda Sort din meniul Data).
2. Din meniul Data se alege comanda Subtotals.
3. In caseta de dialog Subtotals se precizeaza:

• criteriul dupa care se doreste gruparea - in caseta At each change in (pentru fiecare grup de valori identice din campul specificat vor fi generate subtotaluri);
• functia folosita la sintetizare (caseta Use function);
• campurile pentru care se vor utiliza subtotalurile (se valideaza casetele dorite din lista Add subtotals to).

4. Apasati butonul OK.

Rezultatul unei totalizari poate fi observat in figura urmatoare. Datele au fost sintetizate cu functia Sum.

Observatii:

• Pot fi create subtotaluri imbricate, specificand alte chei de sortare, dar avand grija sa fie deselectata caseta Replace current subtotals (in caz contrar, subtotalurile anterioare sunt inlocuite cu cele noi).
• Daca se doreste ca fiecare grup de date sintetizat sa apara pe o pagina separata, se valideaza caseta Page break between groups.
• Daca se doreste ca informatiile de sinteza sa apara sub date (nu deasupra lor, cum apar in mod implicit), trebuie activata optiunea Summary below data.

Se pot controla usor gradele de detaliere a datelor sintetizate prin actionarea urmatoarelor butoane:

• butoanele + sau - din dreptul unui subtotal, pentru a extinde/restrange lista randurilor aferente unui anumit rezultat (asemenea extinderii/restrangerii unui folder in Windows Explorer);
• butoanele cu cifre indicand nivelele de totalizare, situate in partea stanga-sus, sub caseta de nume.

Pentru eliminarea subtotalurilor se afiseaza din nou caseta de dialog Subtotals dupa care se actioneaza butonul Remove All.