Lucru cu machete

Lucru cu machete[M1] 

Pentru introducerea datelor, Excel pune la dispozitie o macheta asemanatoare formularelor din aplicatiile cu baze de date.

De exemplu, selectam o celula din lista deja existenta si derulam meniul Date (Data). Activam comanda Macheta (Form). Fiecarea eticheta de coloana apare pe macheta ca nume de camp. In dreptul acestor etichete se afla casete de text in care utilizatorul va introduce datele corespunzatoare. Imediat dupa deschiderea machetei valorile din prima linie a listei sunt deja afisate. Cu alte cuvinte prima inregistrare este copiata in macheta. In cadrul acestui exemplu, ultimele doua campuri contin valori calculate pe baza unor formule care folosesc valori din celelalte celule de pe rand. De aceea aceste doua campuri (TVA, Pret cu TVA) nu sunt editabile in macheta, avand alt aspect grafic. In partea din dreapta sus este afisat numarul inregistrarii curente si numirul total de randuri din lista (1 of 7). Aceasta este inregistrarea nr. 1 dintr-un total de 7.

Pentru a insera o noua linie in lista, deci o noua inregistrare, apasam butonul Nou (New) . Este adaugata o inregistrare goala care devine inregistrarea curenta. Textul din dreapta sus precizeaza ca este vorba de o inregistrare noua (New Record).

Scriem pe rand valori pentru fiecare camp al inregistrarii. Dupa introducerea unei valori intr-un camp care are dependenti, de exemplu pret fara TVA, formulele bazate pe acests sunt automat calculate, insa valorile nu sunt afisate imediat in macheta.

Apasarea tastei Enter incheie introducerea inregistrarii curente si suntem invitati sa completam o noua inregistrare care este goala in acest moment.

Se poate observa ca deja noua linie a aparut deja in lista.

Daca apasam butonul Anteriorul gasit (Find Prev) va afi afisata inregistrarea anterioara. Aceasta este a 8-a inregistare dintr-un total de 8. Obesrvam ca formulele pentru TVA si Pret cu TVA au fost citite din foaia de calcul.

Butonul Inchidere (Close) ascunde macheta si readuce in prim plan foaia de calcul.

Ce se intampla daca incercam utilizarea unei machete fara a introduce prima linie de date a unei liste. In aceasta foaie de calcul exista doar etichetele listei. In terminologia specifica bazelor de date, avem de-a face cu o tabela goala, dar a carei structura a fost definita partial prin numele cimpurilor. Efectuam clic pe una dintre etichete si din meniul Date (Data) lansam comanda Macheta (Form) . Deoarece nu exista minim doua linii in acesta lista, Excel nu stie cum sa interpreteze singura linie existenta, ca etichete sau ca date. Citim cu atentie mesajul informativ afisat. Daca am selectat o linie de date dar lipseste linia de etichete, apasam Revocare (Cancel), introducem etichetele si apoi reincercam utilizarea machetei. Daca am selectat o linie de etichete apasam OK. Macheta nu va contine nici un fel de valori, ci numai campurile si casetele de introducere care sunt goale. Neexistand formule in celule, toate campurile sunt independente, fapt indicat de existenta casetelor albe in dreptul fiecarui camp.

Putem introduce date in lista folosind macheta, numai ca nu vom putea defini campuri calculate. Daca avem nevoie de formule, se recomanda introducerea unei prime linii in foaia de calcul cu formulele aferente si abia dupa aceea utilizarea machetei.

Daca se inceraca utilizarea machetei atunci cand nu exista nici macar etichete, Excel va semnala o eroare.

Din aceste exemple deducem ca introducerea datelor intr-o lista se poate face utilizand o macheta atunci cand exista cel putin o linie completata, si anume linia cu etichete. Daca sunt necesare formule, atunci trebuie completate cel putin doua linii, una pentru etichete si una pentru valori si formule.