MICROSOFT EXCEL - GHID

MICROSOFT EXCEL

Este un program de calcul tabelar care face parte din pachetul de programe Office XP.

Fisierele create cu acest program sunt recunoscute dupa extensia .xls.

Este un instrument excelent pentru urmarirea datelor si lucrul cu numere.

Cu Excel putem crea mai multe tipuri de foi ce calcul si anume:

     -foi de calcul care sa insumeze vanzarile departamentului in care lucram

     -calcularea salariilor angajatilor unei firme

     -putem urmari cheltuielile personale

     -putem sa stabilim un buget

     -putem crea o factura.

     -orice fel de calcule matematice - de la cele mai simple, la cele mai complexe, si multe altele.

Cu Excel putem organiza datele astfel incat acestea:

     -sa capete inteles si

     -sa devina utile.

Numele dosarului apare in bara de titlu, iar numele foilor de calcul apare in partea de jos, pe etichete mici. Eticheta activa (adica foaia de calcul in care se lucreaza) este cea alba.

O foaie de calcul este organizata in randuri si coloane.

     -Coloanele sunt marcate cu litere si sunt in numar de 256 (deci intr-o foaie de lucru avem 256 de coloane);

     -Randurile sunt numerotate cu cifre arabe si sunt in numar de 65.536 .

Daca dorim sa ne deplasam dintr-un capat in altul al foii de lucru vom folosi tasta Ctrl + una din sagetile directionale.

De exemplu:

     -daca doresc sa vad ultima coloana voi da comanda Ctrl+

     -daca doresc sa revin la coloaba A (prima coloana) dau comanda Ctrl+←;

     -daca doresc sa vad ultimul rand (cel cu numarul 35536) voi da comanda Ctrl+↓;

     -daca doresc sa ma reintorc la primul rand dau comanda Ctrl+↑;

     -daca doresc sa vad ultima coloana a ultimului rand voi proceda in felul urmator: dau comanda Ctrl+↓ si am ajuns in ultimul rand iar acum mai dau comanda Ctrl+→ pentru a ajunge in ultima coloana a ultimului rand.

     -ca sa revin in prima celula voi da comanda Ctrl+Home

CELULA = intersectia unei coloane cu un rand

Fiecare celula este definita printr-o adresa, formata din litera pentru coloana si numarul pentru rand.

Exemplu: -celula aflata la intersectia coloanei D cu randul 2 are adresa D2;

-celula aflata la intersectia randului XW cu randul 24358 va avea adresa XW24358.

Celula activa este cea care are chenarul diferit de celelalte celule (liniile chenarului sunt mai groase).

Datele care se introduc in celula activa pot fi:

     -date numerice;

     -texte;

     -formule.

MUTAREA SELECTIEI = SCHIMBAREA CELULEI SELECTATE se face:

        -dand clic (stanga) cu mouse-ul pe mijlocul celulei pe care dorim sa o selectam

sau

        -cu sagetile directionale.

SELECTAREA MAI MULTOR CELULE, CU MOUSE-UL - se face punand cursorul de mouse pe mijlocul primei celule care se va selecta si tragand pana la ultima celula care va face parte din sectorul selectat, tinand apasat in permanenta apasat butonul stang al muose-ului.

De exemplu, in acest mod putem selecta celulele de la A3 pana la E3, sau de la B1 pana la B6.

SELECTAREA INCEPE IN STANGA SI SE TERMINA IN DREAPTA

SELECTAREA CU AJUTORUL TASTATURII

Tinem apasata tasta SHIFT si mergem cu sagetile directoare.

Daca dorim sa deselectam, dam clic pe una din sageti.

Obs:-cand avem de selectat mai multe celule (cand domeniul selectat este foarte mare) este chiar indicata aceasta metoda de selectare, deoarece nu exista riscul de a scapa butonul muose-ului, fiind nevoiti astfel sa reluam operatia de selectare.

     Daca dorim sa selectam rapid toata coloana / tot randul, punem cursorul pe litera coloanei pe care dorim sa o selectam pana apare , respectiv pe cifra care indica numarul randului pana apare (exact ca la selectarea coloanelor / randurilor la tabelele din Word), dupa care dam clic scurt. Se ve selecta toata coloana / tot randul.

     Daca dorim sa selectam toata foaia,

     -vom da clic pe patratelul neocupat din stanga-sus (casuta neocupata de la intersectia randului pe care sunt scrise literele coloanelor cu prima coloana pe care sunt scrise numerele randurilor),

sau

     -dam comanda Ctrl+A

ELEMENTELE ECRANULUI

Bara de titlu - cu numele programului si numele fisierului;

Grupul de 3 butoane - minimize, restore, close;

Bara de meniuri - cu meniurile File, Edit, View, Insert, Format, Data, Tools, Window, Help;

Bara de instrumente standard - contine butoane care inlocuiesc comenzile cele mai folosite din meniuri;

Bara de formatare

EXCEL porneste cu Arial 10 (nu cu Times New Roman, 12 ca Word-ul)

CURRENCY = SCHIMB MONETAR

(prescurtari: ROL pentru Lei; USD pentru $)

CASETA DE NUME - contine adresa celulei selectate

De exemplu, daca in aceasta caseta scrie D4 daca dam clic peste D4 scriem AX 257 dam Enter selectia merge la celula care se afla la intersectia randului 257 cu coloana AX.

Bara de formule -cea care are in capat fx - afiseaza formulele cuprinse in celula selectata sau continutul celulei selectate; Daca dam clic in spatele continutului barei de formule, va apare un x - care sterge si un V - care valideaza.

Spatiul de lucru

Etichetele foilor de calcul - cu sagetile putem rasfoi foile de calcul in felul urmator: I◄ -merg la prima foaie; ◄ - merg la foaia / foile anterioare; ► -merg la foaia / foile urmatoare; ►I -merg la ultima foaie.

Bare de derulare - avem doua bare de derulare: 1 orizontala si una verticala;

Bara de stare

Am vazut ca pentru a face modificari in celule se utilizeaza bara de formule. Dar aceasta este o varianta greoaie, care necesita ceva mai mult timp. Mai simplu si mai rapid putem proceda in felul urmator:

-Selectam celula se apasa tasta F2 va apare cursorul de text acum putem modifica datele in celula validam cu Enter

sau

-Dam dublu clic in celula apare cursorul de text putem scrie ce dorim validam cu Enter.

Ca sa stergem, se selecteaza celulele si dam DELETE.

Ca sa stergem culoarea unei celule selectam celula mergem la cutia cu vopsea   selectam No Fill / Fara umplere.

PREZENTAREA MENIURILOR

Multe din meniurile programului Microsoft Excel contin optiuni care se regasesc si in Microsoft Word, rolul lor pastrandu-se. Pentru a nu repeta unele notiuni, se vor enumera doar optiunile si meniurile necunoscute din acest program ( cele specifice Excel -ului).

Meniul FILE:

Page Setup / Initializare pagina - Configureaza dimensiunea foii de lucru, orientarea ei, marginile netiparibile, centrarea tabelului in pagina si alte caracteristici ale foii;

Header and Footer / Antete si subsol - introduce antete sau subsoluri in zona centrala, stanga sau dreapta, aici putandu-se introduce data curenta, ora curenta, numarul paginii, numele fisierului, numele foii de calcul.

Meniul Edit:

Fill - copiaza continutul celulelor selectate in partea dreapta (Fill Right), in partea stanga (Fill Left), in partea de jos a domeniului selectat (Fill Down) sau in partea de sus (Fill Up);

Clear - sterge: -continutul celulelor selectate, inclusiv formatul lor (All);

-formatul celulelor selectate (Formats);

-numai continutul celulelor selectate (Contents);

-comentarii daca acestea exista (Comments)

Delete Sheet - sterge foaia curenta;

Move or Copy Sheet - muta sau copiaza o foaie de calcul in alt dosar de lucru;

Meniul view:

Normal - seteaza formatul de afisare a paginii;

Page Break Prewiew - seteaza formatul de afisare a paginii;

Toolbars - se utilizeaza la afisarea / ascunderea diferitelor bare de instrumente;

Formula Bar - afiseaza / ascunde bara de formule;

Status Bar - afiseaza / ascunde bara se stare.

Meniul insert:

Cells - insereaza celule goale in pozitia selectata, deplasand continutul celulelor selectate;

Rows - insereaza randuri goale DEASUPRA celor selectate;

Columns - insereaza coloane goale IN STANGA celor selectate;

Worksheet - insereaza o noua foaie de calcul IN STANGA celei curente;

Chart -insereaza o diagrama (grafic);

Page Break - stabileste pozitia curenta a cursorului la sfarsit de pagina, coloana sau sectiune;

Function - deschide o fereastra cu biblioteca de functii din Excel, care sunt organizate pe domenii: financiar, statistica, matematica, trigonometrie, etc.

Meniul format:

Cell - seteaza caracteristicile celulelor selectate (formatul numerelor din celule, alinierea datelor din celule, formatul fonturilor folosite, chenare, umbre, blocarea celulelor protejate);

Row - stabileste caracteristicile randurilor selectate (inaltime, ascundere);

Column - stabileste caracteristicile coloanelor selectate (latime, ascundere);

Sheet - seteaza caracteristicile sheet-ului curent (nume, ascundere);

Autoformat - stabileste formatul tabelului dintr-o lista de formate prestabilite;

Conditional Formating - formateaza celulele tabelului dupa o conditie impusa de utilizator;

Style - stabileste sau modifica stilul celulelor selectate;

Background - stabileste culoarea si efectele fondului.

Meniul Tools:

Merge Work Books - permite utilizarea unor date stocate intr-un alt fisier, acestea fiind actualizate la fiecare deschidere a fisierului;

Protection - permite protejarea sheet-ului sau workbook-ului la modificari, acestea efectuandu-se prin parole;

Goal Seek - rezolva problemele de echilibru. Avand data o formula de calcul si un rezultat numeric al acestei formule, incearca sa foloseasca numere diferite pentru a ajunge la rezultatul numeric dorit;

Macro - este utilizat in lucrul cu macrocomenzi;

Customize - permite stabilirea componentei meniurilor si a barelor de instrumente;

Options - permite stabilirea optiunilor de lucru ale MS Excel, imprimare, vizualizare, editare, corectare.

Meniul Data:

SORT - sorteaza o lista dupa criteriul specificat, ASCENDENT sau DESCENDENT;

FILTER - filtreaza datele tabelului (extrage din liste anumite seturi de date, in functie de anumite caracteristici). Se poate pune un filtru automat AutoFilter sau un filtru descris de utilizator;

Subtotals - da posibilitatea creerii subtotalurilor (prezinta datele pe scurt);

Pivot table - creaza un tabel pivot

In momentul creerii se stabilesc:

     -filtrele plasate in sectiunea Page,

     -etichetele de rand in sectiunea Row,

     -etichetele de coloana in sectiunea Column,

     -subtotalurile in sectiunea Data.

Toate acestea se fac prin deplasarea campurilor din partea dreapta a ferestrei de dialog, prin tragere, in zonele respective.

Orice tabel pivot poate fi modificat ulterior

     -din BARA DE INSTRUMENTE "Query and Pivot"

sau,

     -prin activarea Wizard-ului.

Meniul Window:

New Window - deschide o fereastra noua avand acelasi continut cu cea activa;

Arrange - aranjeaza ferestrele deschise (in cazul lucrului cu mai multe fisiere);

Hide / Unhide - ascunde / afiseaza fereastra fisierului specificat;

Split - imparte fereastra activa in doua zone;

Freeze Panes - ingheata o zona din tabel (OPRESTE DERULAREA PE ECRAN A ZONEI SPECIFICATE).

Meniul help:

Furnizeaza informatii despre MS Excel si ofera explicatii pentru optiunile disponibile.

MODIFICAREA DIMENSIUNILOR RANDURILOR SI COLOANELOR

CU MUOSE-UL

Se mentine apasat butonul stang al mouse-ului, la limita dintre doua randuri / coloane (linia despartitoare dintre ele, acolo unde sunt scrise literele coloanelorsau cifrele randurilor) si se deplaseaza mouse-ul in directia dorita.

Redimensionarea uniforma si simultana a mai multor coloane alaturate:

Selectam toate coloanele pe care dorim sa le redimensionam tragand cursorul mouse-ului deasupra titlurilor acestora ajustam latimea uneia din coloane in timp ce toate celelalte sunt selectate toate coloanele selectate vor fi redimansionate la aceeasi latime.

Daca dorim sa redimensionam in acest fel coloane nealaturate, procedam in mod similar, doar ca dupa selectarea primei coloane tinem apasata tasta Ctrl si selectam celelalte coloane.

CU OPTIUNILE DIN MENIUL FORMAT

A- Modificarea inaltimii randurilor

Meniul Format selectam optiunea Row / Rand din submeniul care se deschide alegem Height / Inaltime se va deschide fereastra Row height / Inaltime rand, care contine o caseta in care este trecuta inaltimea standard pe care o da calculatorul = stergem aceasta dimensiune scriem dimensiunea pe care o dorim dam Enter sau OK.

B- Modificarea latimii coloanelor

Meniul Format selectam optiunea Column / Coloana din submeniul care se deschide alegem Width. / Latime se va deschide fereastra Column Width. / Latime coloana, care contine o caseta in care este trecuta latimea standard pe care o da calculatorul = stergem aceasta valoare scriem dimensiunea pe care o dorim validam cu Enter sau OK.

Vom vedea ca celulele selectate au acum dimensiunea ceruta.

FUNCTIA AutoFILL

AutoFill = operatie de copiere a unor serii de date, care se mai numeste MARCAJ DE UMPLERE.

Copierea se face atat pe verticala, cat si pe orizontala

Cu ajutorul functiei AutoFill putem creea rapid o lista care sa contina zilele saptamanii, lunile anului, o serie de numere sau o lista de intrari de text identice. Numele de zile, de luni si abrevierile lor standard cu trei litere sunt liste predefinite in Excel.Aceasta este explicatia faptului ca AutoFill stie ce sa introduca. Putem sa creem si noi liste (care sa contina nume de persoane sau de produse, de exemplu) si AutoFill o sa le completeze si pe acestea.

Introducand prima valoare a unei serii de date, AutoFill termina de introdus seria respectiva de date (numere sau text).

Fiind pozitionati intr-o celula, aceasta are un chenar ingrosat (este selectata).Pe coltul din dreapta jos al chenarului se afla un patratel numit MARCAJ DE UMPLERE.

Pentru a umple o coloana sau un rand cu o serie de date se pune cursorul pe acest marcaj forma cursorului devine semnul + tinand apasat butonul stang al mouse-ului se trage in directia dorita (in jos pentru a completa o coloana, in dreapta pentru a completa un rand).

Dupa acelasi mod de lucru se poate face copierea sintaxei unei formule.

CUM SA INCEPEM O SERIE DE NUMERE

Pentru a crea o serie de numere tastam primele doua numere in celule adiacente (alaturate) selectam cele doua celule si tragem manerul de umplere pentru a completa seria.

Functia AutoFill completeaza in mod automat restul seriei, bazandu-se pe intrarile din primele doua celule.

De exemplu, daca tastam numarul 5 intr-o celula si in cealalta celula tastam numarul 10, vom crea o serie care creste cu 5 la fiecare calula noua (seria va fi 5, 10, 15, 20, 25, etc.).

CUM FACEM O LISTA NOUA (PARTICULARIZATA)

Meniul Tools / Instrumente selectam Options / Optiuni se va deschide fereastra Options / Optiuni, care are mai multe etichete selectam eticheta Custom Lists / Liste Particularizate dam clic pe Add / Intrari lista (in partea dreapta-sus) scriem lista cu virgula dupa fiecare intrare si spatiu dupa virgula dam clic pe Add / Adaugare validam cu OK.

INTRODUCEREA FORMULELOR SIMPLE

Pentru introducerea unei formule simple ne deplasam in celula in care dorim sa apara rezultatul tastam semnul introducem adresa unei celule operatorul matematic dorit adresa celeilalte celule tastam Enter

Operatorii matematici utilizati in formulele simple sunt:

     -adunare;

     -scadere;

     T -inmultire;

     -impartire;

     -ridicare la putere.

Exemple de scriere formule simple:

= A2 + B2 Enter -A2 pls B2;

= A2 - B2 Enter - A2 minus B2;

= A2 * B2 Enter - A2 inmultit cu B2;

= A2 / B2 Enter - A2 impartit la B2;

= A2 ^ 2 Enter - A2 la puterea a 2-a;

= A2 ^ 3 Enter - A2 la puterea 3.

CONFIGURAREA FOILOR DE CALCUL

Configurarea foilor de calcul se face din Meniul File / Fisier se selecteaza optiunea Page setup / Initializare Pagina se va deschide fereastra Page Setup cu patru etichete:

     Eticheta Page / Pagina - aici configuram dimensiunea si orientarea foii de lucru (orientarea va fi Landscapa / Vedere , iar ajustarea va ramane standard, la 100);

     Eticheta Margins / Margini - permite configurarea marginilor netiparibile, a antetului si subsolului, precum si centrarea tabelului in pagina (atat pa orizontala, cat si pe verticala);

     Eticheta Header and Footer / Antet si Subsol - permite introducerea antetelor si a subsolurilor in zona centrala, stanga sau dreapta. Putem introduce aici data curenta, ora curenta, numarul paginii, numele fisierului, numele foii de calcul;

     Eticheta Sheet / Foaie de calcul - aici putem configura cum sa se realizeze imprimarea.