ORGANIZAREA INFORMATICA CU AJUTORUL TABELELOR DE CALCUL

Nu se poate concepe cultura infomatica fara unul dintre cele mai interesante elemente ale ei: calculul tabelar, acela care ingemaneaza perfect performanta cu accesibilitatea.

1 Generalitati

Programul de calcul tabelar este o aplicatie care pune la dispozitia utilizatorului o suprafata virtuala, care, din perspectiva fizica poate fi urmarita bidimensional pe ecranul calculatorului si din punct de vedere logic este organizata intr-un tabel compus din randuri si coloane. In cadrul tabelului, fiecare intersectie a unui rand cu o coloana desemneaza o celula, aceasta constituind entitatea minima ce poate contine date semnificative.

Facilitatile generale pe care programele de calcul tabelar le pun la dispozitie sunt:

controlul aspectului informatiilor din celule;

posibilitatea de corelare a datelor din celule diferite (definirea de legaturi, relatii sau interconditionari);

controlul continutului datelor din celule;

posibilitatea de generare a unor reprezentari grafice deosebite asociate datelor inregistrate in tabel ( tipuri diferite de histograme );

facilitatile de sortare si interogare a datelor structurate in foaie. Programele de calcul tabelar si aplicatiile acestora pot fi intalnite si sub alte denumiri: spreadsheet, foaie de calcul tabelar, tabele electronice etc., nefiind intotdeauna clara delimitarea dintre document si programul sub care acesta editat /creat. Sarcina principala a programelor de calcul tabelar este organizarea si prelucrarea informatiilor si este indeplinita si prin intermediul comenzilor si functiilor care permit: prelucrari statistice, financiare si stiintifice, interogari de baze de date, decizii logice, prelucrari de siruri de caractere etc. Vom completa imaginea acestui instrument de lucru spunand ca flexibilitatea documentelor, aplicatiilor create de utilizator (documentul este cel care contine cel putin un tabel cu informatii si care poate fi salvat ca fisier distinct pe disc) este intarita de existenta fie a unui limbaj de macrocomenzi, fie a unor mecanisme de programare standard prin care se pot construi facilitati si functii noi ( OLE).

Programele de calcul tabelar permit realizarea tabelelor de tipul entitati- caracteristici, unde pentru fiecare entitate se pot reprezenta si calcula mai multe caracteristici (structura echivalenta cu un vector cu atatea elemente cate caracteristici se urmaresc sau, prin extensie, cu matrice matematice).

Deoarece modelele matematice folosite in analiza statistica impun volume mari de date si de calcule este evident avantajul folosirii foilor de calcul tabelar.

In domeniul contabil-financiar exista foarte multe situatii in care se urmaresc dependentele unor marimi fata de altele intr-o forma tabelara: balante sintetice, evidente de incasari, urmariri de facturi, sahuri contabile, state de plata etc.. Documentele dezvoltate pot folosi pentru a evalua si gestiona investitii, amortizari, recuperari, previziuni, rate si termene de plata

Facilitatile de legare intre ele a valorilor inregistrate in celule si existenta unor comenzi efective de construire a unor scenarii what-if fac posibile simularile anumitor situatii care, folosind si reprezentarile grafice puse la dispozitie, devin extrem de sugestive, cu utilitate deosebita in marketing si management (calcule alternative de variante, previziuni, studii de piata, studii de arondare etc.)

Atunci cand se doreste folosirea calculatorului la inmagazinarea si exploatarea unor volume mici de date structurate sunt frecvente situatiile in care avem la dispozitie atat un program de calcul tabelar, cat si un sistem de gestiune a bazelor de date, iar utilizatorii se confrunta cu dilema ‘’ care-i totusi mai potrivit pentru ce am de rezolvat? ‘’.

Intr-adevar, cu exceptia cazului (destul de frecvent de altfel) cand datele s-ar preta la o organizare relationara (mai multe tabele legate intre ele pentru minimizarea redundantei datelor), foaia de calcul tabelar ofera multe avantaje fata de sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD). Astfel, SGBD-ul nu dispune de o interfata completa si facila pentru exploatarea directa a datelor de catre utilizatorul final, de obicei aplicatia (cumparata sau programata local) intermediind intre utilizator si date, pe cand speadsheet-ul ofera posibilitati destul de generoase. Mai mult, o aplicatie legata de un SGBD va face doar ce stie ea (conform specificatiilor sub care a fost proiectata), modificarea sau dezvoltarea insemnand ceva destul de laborios sau chiar imposibil (presupune reproiectare, comandarea update-urilor etc.), pe cand flexibilitatea foii de calcul tabelar este limitata doar de abilitatea utilizatorului.

Ca o concluzie generalizatoare voi observa ca speadsheet-ul se recomanda pentru situatiile rapide, cand sunt mai importante rezultatele imediate dupa criterii nelimitate, asupra unor colectii relativ mici de date.

Deoarece lucreaza in mod grafic cu reprezentare WYSIWYG (What You See Is What You Get) –ceea ce se vede pe ecran se obtine la imprimanta, se pot aplica oricarui text (din foaia de calcul) arhitecturi si marimi de scris diferite (fonturi).

Versiunile moderne permit atat inserarea in foaie a graficelor asociate intern, cat si a imaginilor din afara programului.

Programele de calcul tabelar actuale folosesc tehnica menu-urilor atat sub DOS – unde menu-ul se activeaza fie folosind tasta ALT (eventual plus litera semnificativa), fie folosind tasta ‘’/ ‘’ (slash) –cat si sub WINDOWS, unde interactiunea este cea familiara. Ca istoric, punctam cateva mici deosebiri generale intre versiunile de sub DOS si cele de sub WINDOWS:

-sub DOS putem lucra cu Lotus 1-2-3 chiar si pe XT-uri ( 8086 sau 8088 ), iar QuattroPro merge destul de bine pe 286 sau 386;

-lucrul sub WINDOWS aduce cerinte mult mai pretentioase calculatorului (cel putin 486 cu minim 8-16 Mbytes de memorie interna), insa compenseaza prin avantajele generale ale aplicatiilor sub Windows: sugestivitatea lucrului, existenta barelor configurabile de instrumente (toolbar) cu butoane simbolizate reprezentand comenzi si instrumente de lucru, lucrul cu ferestrele si casetele de dialog, interactiunea prin menu-ul contextual (activabil cu un clic dreapta), copieri, mutari, inserari, formatari prin tehnici Windows (drag-and-drop, OLE, clipboard), interschimbarea datelor cu alte aplicatii.

Documentul sau aplicatia de calcul tabelar se stocheaza in memoria disc sau fisier. In functie de programul de calcul tabelar si de versiunea acestuia, fisierele de aplicatie contin foaia de calcul tabelar cu sau fara eventualele imagini grafice asociate (insa cel mai frecvent se salveaza intr-un singur fisier datele, graficele si macro-urile).

In mod firesc, la incheierea sesiunii de lucru cu un program de calcul tabelar vom fi interogati despre salvarea fisierelor aplicatiei curente. De asemenea, va trebui sa facem salvari explicite atunci cand dorim sa obtinem un document nou pornind de la altul deja existent.

Extensiile uzuale ale fisierelor de calcul tabelar (pentru programele Excel, Lotus 1-2-3, QuattroPro, Works) se regasesc printre urmatoarele: 123, WK1, WK2, WK3, WK4, WKQ, WQ1, WR1, WRK, WKS, WKT, XLS.

Versiunile mai noi ale programelor de calcul tabelar sustin si lucrul in grup (in retea de calculatoare), completand gama de facilitati cu functii referitoare la consolidarea documentelor, managementul versiunilor, controlul accesului si al drepturilor, profile utilizator, distribuire in nodurile retelei, lucrul concurent, facilit[ti OLAP, etc..

2 Organizarea foii de calcul

Foile de calcul tabelar lucreaza cu datele stucturate in tabele. Coloanele acesteia se identifica prin litere majuscule A, B, C, …, sau prin grupuri de litere AA, AB,  …, iar randurile sunt numerotate de la 1 la un numar maxim permis efectiv de program (mii – zeci de mii ).

In cadrul aceleiasi foi de calcul se pot defini mai multe tabele (intre care sunt permise relatii). Mai mult, documentul curent al programului de calcul tabelar poate avea, daca nu este un program prea vechi, mai multe foi de calcul (precum filele unui registru), fiecare foaie fiind identificata printr-o eticheta (selectorul acesta de foi este situat fie in partea superioara, fie in cea inferioara a suprafetei de lucru), in acest caz documentul numindu-se multisheet sau workbook.

Deplasarea cursorului in cadrul foii de calcul, echivalent cu stabilirea pozitiei celulei curente, poate fi facuta cu tastele TAB, sageti, HOME, END, PageUp, PageDown, F5 (salt la celula specificata) cu ajutorul mouse-ului sau prin combinatii de taste (de genul Ctrl-V…). Cursorul principal din cadrul foii de calcul propriu-zise este de tip high-light sau chenar si puncteaza intotdeauna o singura celula a tabelului. Cursorul de editare de text este cel traditional intalnit la editarea de texte.

O multime contigua de celule (bloc de celule invecinate) pot constitui multime de selectie asupra caruia se opereaza sau se stabilesc caracteristici in mod global. Aceasta multime, numita bloc, domeniu sau regiune se obtine printr-una din caile:

-actiune drag-and-drop’ cu mouse-ul (selectie rectangulara

-mentinerea apasata a tastei Shift in timpul deplasarilor traditionale conduse de la tastatura

-furnizarea explicita, ca raspuns la un dialog sau ca operand pentru anumite functii (in cadrul unei operatiuni ceva mai complexe) a adreselor celulelor din colturile opuse ale blocului.

Unui domeniu de celule selectate i se poate asocia un nume cu ajutorul caruia grupul va putea fi referit ulterior ca o entitate distincta. Manevrele permise cu domenii de celule sunt: copiere, mutare, stergere, referire la argumente de functii, cautari si inlocuire de date, transpunerea randurilor in coloane, alte operatii matriciale etc..

Celula este identificata prin numele coloanei, urmat imediat de numarul liniei din cadrul tabelului (ex: C5).

Oricare dintre celule poate contine informatii cu una dintre semnificatiile: valoare numerica sir de caractere (‘’text’’ sau ‘’eticheta’’), ora, data calendaristica, expresie de prelucrare (formula). Tipul efectiv al informatiei din celula este recunoscut automat de programul de calcul tabelar in functie de continut:

-cifrele 0,…,9 – valoare numerica

-operatorii ‡,-, *, /, =, #, $, - expresii numerice;

-(, @, ± ‡ -expresie sau functie;

-orice alt caracter – sir de caractere.

Datele de tip numeric (valori numerice, ore si date calendaristice) pot fi afisate in tabel folosind anumite formate standard: fixat (controleaza numarul de zecimale), stiintific (notatia cu mantisa si exponent), moneda (formatul monetar national, cu evidentiere a grupelor de mii si, eventual, a subunitatilor), general (formatul standard, fara zerouri nesemnificative), procentual, data calendaristica, timp etc..

Latimea coloanelor (precum si inaltimea randurilor) din tabel se poate controla direct prin actiune drag-and-drop cu mouse-ul asupra marginilor din antetul coloanei (randului).

Nu toate celulele foii de calcul tabelar contin date propriu-zise. In cazul macrocomenzilor trebuie definite zone cu celule in care se completeaza expresii specifice.

Daca primul atu al programelor de calcul tabelar il constituie accesibilitatea si naturaletea organizarii tabelare a datelor, atunci cu siguranta cel de-al doilea este dat de posibilitatea de a defini relatii intre celule. Este vorba de legaturi logice ce se pot constitui intre date, legaturi ce folosesc adresele de celule pentru a functiona ca operanzi in diverse relatii sau ca argumente pentru functiile utilizate. Astfel, daca vom dori ca pe ultima linie a unui tabel coloana de venituri (sa zicem D) sa prezinte un total, ii vom cere acest lucru prin introducerea in celula respectiva (D20) a unei formule de genul ‡ SUM(D3…D19) sau @ SUM(D3 :D19), adica o expresie prin care ordonam calcularea sumei valorilor numerice din coloana specificata si pe care o dorim afisata in acea celula. Iar daca vom dori alaturi calcularea TVA-ului aferent acestei sume, vom introduce o relatie de forma: ‡0,22*D20 sau ˆ0,22*D20.

3 Grafice

Cel de-al treilea atu formidabil al speadsheet-urilor este facilitatea de generare automata de reprezentari grafice (histograme, cartograme) pe baza datelor din foaia de calcul. Si in aceasta directie programele moderne ofera un mod de lucru intuitiv pentru utilizatorul care este pus frecvent in fata unor problematici sintetice in care aspectul calitativ, (figurat) are valente deosebite. Sunt permise in mod firesc, fara eforturi suplimentare, generarea histogramelor pentru studii simultane si comparative de date din mai multe serii.

Pentru a obtine un grafic asociat datelor din tabel sunt necesare cateva specificatii (care, de obicei, sunt facute prin intermediul unor optiuni de menu foarte sugestive sau chiar sunt asumate global de catre program):

- selectarea celulelor cu valorile efective ce se doresc reprezentate (fiecare linie sau coloana va defini o serie de reprezentare) ;

- stabilirea /selectarea sirului de celule (rand sau coloana) pentru completarea coordonatelor graficului (x, y) ;

- stabilirea grupului de celule (rand sau coloana) cu legendele asociate seriilor de reprezentare ;

- stabilirea tipului dorit de grafic (cu cat versiunea de program este mai noua, cu atat vom avea la dispozitie mai multe tipuri si facilitati de imbogatire a aspectului) ;

- titluri, subtitluri, adnotari.

Tipurile de grafice cele mai frecvent folosite la reprezentarea valorilor sunt: linie, bara, 2D, bara 3D, diagrama circulara 2D, diagrama circulara 3D.

4 Macrocomenzi

In cadrul foii de calcul tabelar, o macrocomanda este un subprogram care combina, in secvete stocabile si reexecutabile, mnemonicile echivalente actiunilor generate de apasarea succesiva a mai multor taste (sau combinatii de taste) cu mnemonici specifice controlului unui flux de algoritmizare.

Programele de calcul tabelar pot dispune de biblioteci respectabile de mnemonici (comenzi macro) si macro-uri complexe. Vom putea intalni comenzi macro referitoare la celule, fluxul de programare, lucrul cu fisiere, interfata cu utilizatorul, ecran etc..

Dezvoltarea si folosirea propriilor macro-uri imbunatatesc automatizarea si puterea (flexibilitatea) prelucrarilor (limbajul de macrocomenzi se constituie intr-un veritabil instrument de programare. O macrocomanda se introduce intr-o celula (sau intr-un domeniu de celule) ca eticheta ( trebuie sa aiba un prefix de eticheta : ‘, ‘’, ^ ). Celula sau domeniul vor trebui apoi denumite cu un nume continand, obligatoriu, un backslash prefixand o litera. Macrocomanda astfel creata va putea fi executata ulterior prin apasarea combinatiei ALT‡litera.

In mod normal, executia unei macrocomenzi intinzandu-se pe mai multe celule, se face, de la stanga la dreapta si apoi de sus in jos. Macro-urile pot fi create si sub forma unui menu (prin specificarea in cadrul macro-urilor a unor celule continand etichete cu denumiri de optiuni). Lucrand cu versiunile mai noi, utilizatorul dispune de facilitati suplimentare;

- crearea de butoane pentru activarea macro-urilor;

- asociere de programe in bara de simboluri pentru propriile macro-uri;

- asociere de casete de dialog aplicatiilor.

5 Microsoft Office Excel

Cu ajutorul pachetului de programe Microsoft Office se pot crea documente de afaceri impresionante, prezentari si baze de date, se poate intocmi o agenda de adrese si un program pentru activitatile curente.

Cele cinci programe cele mai folosite ]n activitatea de birou, din pachetul Microsoft Office sunt Word pentru Windows, Excel, PowerPoint, Outlook si Access.

Excel este un program de calcul tabelar puternic, insa usor de utilizat. Excel poate fi folosit pentru realizarea de analize financiare, diagrame si grafice impresionante, pentru baze de date si pentru partajarea informatiilor cu alte programe.

Foile de calcul va ofera un numar limitat de linii si coloane in interiorul carora puteti lucra. Cu toate ca puteti extinde aceste limite prin cuplarea in mod creator a mai multor foi de calcul, exista situatii in care doriti pur si simplu sa inmagazinati mai multe informatii intr-o singura foaie. In ziua de azi, cand memoria calculatoarelor devine din ce in ce mai mare, nu mai exista o limita reala impusa de hardware care sa va impiedice sa dispuneti de numarul de linii de informatii dorit.

Versiunile anterioare ale programului Excel va limitau la utilizarea a16.384 linii de date. Cu toate ca numarul este foarte mare conform oricarui standard, Excel 97 ridica aceasta limita la 65.535 de linii. Puteti, de asemenea, sa inregistrati pana la 32.767 de caractere in interiorul unei singure celule Excel, in timp ce versiunile anterioare ale programului va limitau la 255 de caractere intr-o celula

O alta limitare modificata in aceasta versiune este numarul de valori care pot fi incluse intr-un grafic Excel 97 mareste acest numar de la 4 000 la 32 000.

O caracteristica ce-i necajea demult pe cei ce utilizeaza acest program este comanda Undo (anulare) cu un singur nivel. Cu toate ca in Word exista de mai mult timp posibilitatea de a reveni asupra mai multor actiuni succesive, in cazul programului Excel, pana la aparitia acestei versiuni era posibila anularea numai a celei mai recente actiuni dintr-o sesiune de lucru in foaia de calcul tabelar. Daca dadeati o comanda gresita si apoi efectuati o alta operatiune, nu aveati posibilitatea de a reveni si de a corecta greseala de la pasul anterior. Excel 97 include o functie deosebit de valoroasa numita ‘’multiple level undo’’ (anularea pe mai multe niveluri a comenzilor) care va permite sa reveniti asupra ultimilor 16 comenzi date de dumneavoastra. In cazul cazul in care faceti o greseala si apoi executati o alta operatiune, aveti acum posibilitatea de a reveni si de a introduce corectura dorita

Autocorectarea formulelor

Verificarile facute de Microsoft in legatura cu utilizarea versiunilor anterioare ale programelui au aratat cat de frecvente sunt greselile simple ce apar la scrierea formulelor. De exemplu, unii utilizatori uita sa puna paranteza a doua sau scriu din greseala doua semne de operatie succesive. In cazul versiunilor anterioare, daca faceati o asemenea greseala, aparea un mesaj de eroare si trebuia sa depistati si sa remediati singuri greseala respectiva. In Excel 97, insa, sunt corectate automat 15 dintre cele mai frecvente greseli  de scriere a formulelor.

Daca greseala facuta de dumneavoastra nu se numara printre cele corectate automat, Excel 97 afiseaza o caseta de dialog in care va propune sa faca el corectura pentru dumneavoastra, sugerandu-va o versiune corectata a formulei.

Registre de calcul utilizate in comun

Multi utilizatori se bazeaza pe programul Excel pentru a-si imbunatati capacitatea de lucru in echipa. De exemplu majoritatea serviciilor de contabilitate nu se pot descurca fara Excel. In cazul unei astfel de echipe care utilizeaza Excel in mod constant, este normal sa se doreasca utilizarea in comun a unor fisiere si colaborarea mai multor persoane la elaborarea unor proiecte. In acest sens, in Excel 95 s-a introdus o functie, numita shared list (liste utilizate in comun), care permite mai multor persoane sa introduca date intr-o foaie de calcul, simultan. Excel 97 contine imbunatatiri ale acestei proprietati numite acum registre de calcul utilizate in comun (shared workbooks), care usureaza lucrul mai multor persoane in acelasi registru de calcul, simultan. Modificarile facute de fiecare utilizator in parte sunt acum centralizate automat, pastrandu-se totodata modul de vizualizare a foii de calcul si configurarile de tiparire stabilite de fiecare persoana

Formule scrise in limbaj natural

Sa presupunem ca lucrati in foaia de calcul din figura 1. Se observa ca in bara cu formule, pentru celula C21 este afisata formula ˆC14‡C19. Cat de repede puteti verifica daca in formula respectiva au fost inscrise corect adresele celulelor? Sunt sigur ca va va lua ceva timp.

Fig. 1

Noua versiune a programului Excel recunoaste asa -numitele natural language formulas (formule scrise in limbaj natural). Prin folosirea etichetelor asociate celulelor, puteti introduce formule utilizand limba engleza uzuala

In cazul versiunilor anterioare de Excel este posibila scrierea formulelor utilizand acest mod de a face trimiteri la celule, dar numai dupa ce se alocau explicit nume celulelor respective. In cazul in care doriti sa atribuiti nume celulelor manual, desigur ca puteti face si acest lucru.

Validarea datelor

Este foarte important ca datele introduse de dumneavoastra si de celelalte persoane care lucreaza cu un registru de calcul utilizat in comun, sa fie corecte. O cale de prevenire a erorilor este dezvoltarea unei metode de control a continutului anumitor celule, care sa atraga atentia utilizatorului in cazul unor erori evidente la introducerea datelor.

Excel 97 usureaza mult acest program de validare, cu ajutorul unei casete de dialog, Data Validation (validarea datelor), care va permite sa stabiliti reguli pentru introducerea datelor in celule. Se poate astfel specifica pentru fiecare celula, un mesaj care sa amintesca utilizatorului ce tip de date trebuie sa introduca in celula respectiva. In situatia in care datele introduse nu respecta regula stabilita, se afiseaza un mesaj de eroare. In figura 2 este prezentata caseta de dialog Data Validation ce contine un exemplu de mesaj de eroare, stabilit de utilizator, afisat la introducerea incorecta a datelor.

Fig. 2

Depistarea modificarilor.

Exista in Word, de cateva vreme, posibilitatea de a depista modificarile facute de diverse persoane in procesul de editare a unui document. Fiecare modificare este evidentiata si la ea se ataseaza numele persoanei care a efectuat-o, in asa fel incat ceilalti au posibilitatea sa vada foarte usor ce s-a schimbat in document. In Excel 97 au fost introduse facilitati similare. Noua comanda Track Changes permite efectuarea unor modificari succesive ale unui document de catre mai multe persoane, memorandu-se cine si ce a modificat.

Autoccorect si verificarea ortografiei

O noua facilitate introdusa la Excel 97, existenta de mai mult timp la Word, este Autocorrect. Excel 97 corecteaza automat greselile de ortografie cele mai des intalnite la introducerea datelor in celule. Exista si posibilitatea de a efectua verificarea ortografiei in intreaga foaie de calcul, ceea ce face mai usoara ca oricand realizarea de lucrari personale.

Casete de dialog care se pot micsora/mari

Daca ati utilizat pana acum Excel 95, probabil ca ati apreciat posibilitatea de a selecta celule dupa ce ati deschis casete de dialog. Este suficient sa executati clic pe un camp in caseta de dialog, apoi clic pe o celula sau grup de celule din foaia de calcul si celule respective sunt in mod automat introduse in expresia din caseta de dialog. Cu toate acestea, in unele cazuri era imposibil sa selectati celule dorite, deoarece caseta de dialog era asezata in calea dumneavoastra. In Excel 97, fiecare caseta de dialog care permite  selectarea directa a celulelor contine un buton Collapse / Expand (micsoreaza/ mareste) la extremitatea campului, asa cum se vede in figura 3 :

Fig. 3

Cautatorul de domenii

Un obiectiv major pentru Microsoft atunci cand a proiectat Excel 97 a fost sa faca aceasta versiune mult mai usor de utilizat decat cele anterioare. Una din noile sale caracteristici, care va ajuta, este Range Finder (cautatorul de domenii). Atunci cand scrieti o formula intr-o celula, partile formulei in care se face trimitere la alte celule sunt marcate cu diferite culori si aceleasi culori sunt folosite pentru a evidentia celule la cae s-a facut trimitere in formula

CellTips

Atunci cand atasati note la diferite celule trebuie sa activati o caseta de dialog pentru a vedea ulterior continutul notei. Acum cu Excel 97, puteti revedea mult mai repede continutul adnotarilor. Este suficient sa plasati pentru un moment indicatorul mouse-ului peste o celula care contine un comentariu, si aceasta va aparea imediat.

Autocalculate

Daca ati utilizat Excel inainte v-ati aflat probabil in situatia de a avea rapid nevoie de o suma a unei serii de numere sau de o estimare a cat de multe valori se afla in domeniu. In trecut, trebuia sa scrieti o formula intr-o celula goala pentru a obtine raspunsul dorit, cum ar fi ˆCOUNT (B2 :B255 ). Acum, cu ajutorul proprietatii AutoCalculate, puteti obtine un raspuns mult mai rapid. Selectati pur si simplu un domeniu de celule si suma apare in bara de stare. Puteti de asemenea, sa executati clic-dreapta pe caseta ce contine suma pentru a face sa apara o fereastra ce va permite sa alegeti dintre alte cateva formule de calcul uzuale.

Posibilitati imbunatatite de utilizare a saltului la pagina noua

Lucrul cu saltul la pagina noua este de multa vreme un subiect dureros pentru utilizatori. Cu ajutorul Excel 97, puteti prevedea cu exactitate locul in care vor aparea salturile la pagina noua si puteti sa le trageti si sa le plasati cu usurinta pentru a obtine efectul dorit.

Formatare conditionata

Prin formatarea conditionata putem stabili reguli conform carora, de exemplu, daca valoarea inscrisa intr-o celula este mai mica decat un numar din alta celula, atunci celula respectiva sa fie afisata intr-un anume format.

’’Paleta’’ formulelor

Introducerea formulelor in foile de calcul este acum mai facila cu ajutorul instrumentului Formula Palette. La introducerea valorilor pentru fiecare argument al acestei functii, puteti vedea un rezultat partial afisat in dreapta argumentului si un rezultat al aplicarii formulei, ce apare in partea de jos a casetei Formula Palette, care va conduce usor prin procesul de utilizare a functiilor.

Interogari imbunatatite ale bazelor de date

In cadrul colectivelor ce folosesc in comun Excel, acest program este deseori utilizat pentru a realiza interogari ale bazelor de date si a aduce rezultatele intr-o foaie de calcul pe baza careia intocmesc analize si rapoarte. In cazul programului Excel 97, aceasta functie este mult imbunatatita din diverse puncte de vedere. In primul rand, un nou Query Wizard ( magician al interogarilor ) usureaza producerea interogarilor in comparatie cu programul de sine statator Microsoft Query ( care este disponibil si in noua versiune ). In al doilea rand, interogarile ocupa mai putina memorie in cadrul sistemului (depasirea capacitatii de memorie in timpul prelucrarii interogarilor era o mare problema inainte ). In sfarsit, interogarile pot fi executate in ‘’fundal’’, astfel incat puteti continua lucrul in foaia de calcul in timp ce asteptati sa fie returnate datele interogarii.

Tabele pivot imbunatatite

Tabelele pivot au fost introduse in Excel 95 si au devenit rapid una din facilitatile favorite ale utilizatorilor. Ele va permit sa analizati cu usurinta liste de date si sa extrageti informatiile dorite in moduri diferite. In cazul programului Excel 97, aceasta caracteristica a fost foarte mult imbunatatita, incluzand urmatoarele :

- Persistent Formatting (formatare permanenta ) va permite sa formatati tabele pivot cu mentinerea acestei formatari atunci cand datele sunt improspatate sau tabelele rearanjate.

- Automatic Sorting (sortare automata ) mentine sortarea datelor stabilita de dumneavoastra chiar si dupa modificarea datelor din tabelul pivot.

- Reduced Memory Requirements (cerinte de memorie reduse ) permite sa se realizeze mai multe operatii cu tabele pivot inainte sa fie epuizate resurse de memorie ale calculatorului.

- Smart Page Fields ( campuri de pagina inteligente ) va permite sa obtineti date dintr-o baza de date relationata cu un anumit camp de pagina. Alegand un camp de pagina diferit se obtin date noi. Aceasta permite ca tabelele pivot sa fie foarte utile si in cazul bazelor de date externe foarte mari.

- Special Pivot Table Selection (selectare speciala a tabelului pivot ) va permite sa selectati parti ale tabelului pivot pentru formatare sau pentru a fi utilizate si in alte formule.

Diagrame imbunatatite

Microsoft a reusit nu numai sa perfectioneze capacitatile de creare a diagramelor programului Excel, ci sa le faca mult mai usor de utilizat. Iata care sunt noile facilitati din Excel 97 in producerea diagramelor .

Un Chart Wizard imbunatatit permite alegere rapida si cu usurinta a optiunilor dorite pentru diagramele dumneavoastra

Noi tipuri de diagrame sunt disponibile in Excel 97 : amanunte despre: Pie of Pie, Bar of Pie, Bubble si alte noi diagrame 3-D.

Puteti avea pana la 32.000 de valori in diagramele 2-D disponibile.

Tabele de date in interiorul diagramelor va permit sa afisati datele care stau la baza diagramei chiar in interiorul acesteia. In versiunile anterioare trebuia sa creati manual tabelul cu pricina, dupa inserarea diagramei in foaia de calcul.

Axele scalei de timp din diagrame afiseaza automat valorile pe o axa in ordine cronologica, chiar daca datele extrase din domeniul selectat din foaia de calcul nu sunt ordonate astfel. Time Scale Axes va permite, de asemenea, sa modificati cu usurinta unitatea de baza afisata a timpului, astfel incat puteti trece rapid de la zile la saptamani, la luni si asa mai departe.

Sugestiile in legatura cu diagramele va ajuta sa stabiliti rapid ce serii de date corespund domeniilor selectate in foaia de calcul.

Office Assistant

O unealta noua, de ajutor, introdusa in toate aplicatiile este Office Assistant. Acesta este un asistent animat care, ‘’va supravegheaza peste umar’’ in timp ce utilizati programul Excel si care va permite sa introduceti intrebari scrise in limba engleza atunci cand aveti nevoie de ajutor. Puteti alege dintr-o colectie de personaje animate Office Assistant, fiecare cu personalitatea sa si cu un anumit nivel de animatie. Daca n-o sa va placa atat de mult incat sa-l lasati tot timpul pe ecran, veti descoperi ca puteti sa-l apelati foarte usor de cate ori aveti nevoie si veti obtine rapid raspunsuri la nelamuririle dumneavoastra in legatura cu Excel.

Lansarea in executie si iesirea din Excel

Pentru o lansare directa in executie, executati clic pe butonul Start din bara de instrumente Windows 95 si selectati Programs, Microsoft Excel.

Daca doriti o lansare mai rapida in executie, atunci adaugati pe suprafata de lucru din Windows 95 o pictograma de apelare rapida pentru Excel. Executati clic-dreapta intr-o zona libera de pe suprafata de lucru si selectati New, Shortcut. In interiorul casetei Create Shortcut care apare, introduceti calea catre programul Excel sau utilizati butonul Browse, pentru a localiza executabil Excel. Executati clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog, in care puteti introduce un nume nou pentru scurtatura, sau utilizati numele prestabilit, Microsoft Excel. Executati clic pe butonul Finish si pictograma este adaugata pe suprafata de lucru. Pentru a lansa programul in executie, este suficient sa executati clic dublu pe pictograma

Puteti lansa in executie Excel executand clic pe fisierele Excel din fereastra Explorer sau My Computer.

Pentru a parasi programul Excel, utilizati una din metodele :

- Deschideti meniul File si selectati Exit.

- Executati clic pe butonul Close (x) ce se afla la extremitatea din dreapta a barei de titlu Excel.

- Apasati tastele ALT‡F4.

- Executati dublu clic pe pictograma meniului Control.

Elementele ecranului Excel

In cazul programul Excel, fiecare foaie in parte se numeste worksheet (foaie de lucru ). Foaia de lucru este o retea de linii si coloane care se intersecteaza pentru a forma mici casute numite celule (cells ). In interiorul fiecarei pagini din foaia de lucru din Excel, puteti introduce si efectua calcule, ordona informatiile si multe altele.

In cadrul ferestrei Excel sunt afisate elementele de baza ce se regasesc si in celelalte programe pentru Windows, o bara de titlu, o bara de meniuri, o bara de stare si o bara de derulare , plus butoane pentru modificarea ferestrei.

Bara de titlu este bara din partea de sus a ferestrei programului Excel, in care se afiseaza numele fisierului in lucru.

Bara de meniuri. Executati clic pe oricare dintre meniuri pentru a se afisa o lista de comenzi Excel. La selectarea anumitor comenzi, se afiseaza meniuri aditionale (submeniuri) sau o caseta de dialog. Pentru activarea unei comenzi cuprinse in aceste meniuri, executati un clic pe ea.

Bara cu instrumente standard. Barele de instrumente ale programului Excel contin butoane de comanda rapida pentru activarea celor mai folosite comenzi. Bara de instrumente standard contine o serie de butoane folosite pentru controlul fisierelor si manipularea datelor. Executati clic pe un buton din aceasta bara pentru a activa comanda.

Bara cu instrumente de formatare. Contine butoane folosite la modificarea aspectului foii de calcul.

Bara de formule. Utilizati  aceasta zona a ferestrei pentru a introduce formule si functii Excel in foaia de calcul au pentru a revizui si corecta continutul celulelor.

Barele de derulare pe verticala si orizontala va permit sa vedeti diferite portiuni ale intregii foi de calcul.

Butoanele Minimize (de minimizare), Maximize/Restore (maximizare/revenire) si Close (inchidere). Executati clic pe butonul Minimize pentru a reduce fereastra Excel, si Maximize pentru a mari fereastra Excel. Apasand butonul Close, inchideti programul Excel.

Fig. 4.

Bara de stare este bara dispusa in partea de jos a ferestrei Excel va informeaza in permanenta despre starea programului. De exemplu, daca salvati un fisier, bara de stare va indica acest lucru.

Deplasarea in interiorul foilor de calcul cu ajutorul mouse-ului sau al tastaturii

Va puteti deplasa in interiorul foilor de calcul  cu ajutorul mouse-ului sau al tastaturii.

Pentru a va deplasa dintr-o celula in alta, executati pur si simplu clic pe celula in care doriti sa va mutati. Celula pe care ati executat clic este evidentiata, sau selectata (este inconjurata de o linie groasa, numita selector ). Atunci cand selectati o celula, aceasta devine activa, gata sa primeasca numerele sau textul pe care le introduceti.

Puteti selecta mai multe celule, executand clic pe prima celula pe care doriti sa o selectati si apasand butonul din stanga al mouse-ului, deplasati indicatorul peste celelalte celule pe care doriti sa le selectati.

Un singur clic executat pe bara de derulare, direct deasupra casetei de derulare, va deplasa imaginea de pe ecran in sus cu o pagina. Un clic executat sub caseta de derulare va deplasa imaginea cu o pagina in jos.

Puteti utiliza si tastatura pentru a va deplasa in interiorul ferestrei de calcul.

Despre foile de calcul

Reteaua de coloane si de linii care se vede pe ecran este o foaie de calcul. Excel va ofera trei foi de calcul, pe care le inregistreaza impreuna intr-un fisier numit registru de calcul.

Pentru a selecta o anumita foaie de calcul executati clic pe eticheta foii (pe care scrie Sheet 1, Sheet 2 etc.) si aceasta devine activa si este afisata. Pentru a selecta o foaie de calcul ce nu este afisata pe ecran, puteti folosi butoanele de derulare cu sageti ale foilor de calcul ce se afla la marginea din stanga a barei de derulare orizontale.

Puteti redenumi oricand foile de calcul pentru a descrie mai bine informatiile pe care le contin. Desi se pot folosi pana la 31 de caractere pentru a denumi o foaie, este bine sa utilizati nume cat mai scurte, pentru ca etichetele sa nu ocupe mult spatiu.

Pentru a redenumi foaia de calcul :

1. - Executati clic pe eticheta foii pe care doriti sa o redenumiti.

2. - Pe ecran apare un meniu de context. Selectati comanda Rename.

Eticheta cu numele foii de calcul este evidentiata. Scrieti un nume nou si apasati Enter.

4. – In eticheta foii de calcul apare noul nume al acesteia, sau executati dublu clic pe eticheta si scrieti noul nume, apoi apasati Enter.

Puteti  adauga cu usurinta noi foi de calcul la registru dumneavoastra

- Executati clic pe eticheta foii inaintea careia doriti sa introduceti noua foaie de calcul.

- Deschideti meniul Insert si selectati Worksheet.

- Este inserata o noua foaie, care primeste un nume prestabilit, sau pentru a insera rapid, apasati Shift‡F11.

- Pentru a sterge o foaie din registrul de calcul :

- Selectati foaia pe care doriti sa o stergeti.

- Deschideti meniul Edit si selectati comanda Delete Sheet.

Sunteti invitati sa confirmati stergerea. Executati clic pe OK. Foaia de calcul este stearsa si o data cu ea toate datele ce le contine. Numele foilor ramase nu sunt renumerotate in mod automat.

Vizualizarea barelor cu instrumente Excel

Pentru a trece din fereastra unui registru de calcul deschis in alta fereastra, afisati meniul Window si selectati numele registrului, unde apar numele tuturor registrelor de calcul deschise. (sau puteti trece de la un registru la altul apasand Ctrl‡F6).

In cazul in care lucrati cu o foaie de calcul foarte mare, puteti vedea diferite parti ale foii in acelasi timp. Selectati Window, New Window. Aceasta actiune are ca rezultat deschiderea unei noi ferestre ale aceleiasi foi de calcul.

Selectati Window, Arrange pentru a deschide caseta de dialog Arrange. Aici puteti alege diverse optiuni pentru a vedea mai multe ferestre in acelasi timp.

Selectati Window, Hide pentru a face sa dispara fereastra registrului de calcul activ. Selectati Window, Unhide pentru a face sa apara din nou.

Selectati Window, Split pentru a imparti fereastra activa in mai multe panouri si Remove Split pentru a reveni la situatia initiala

Utilizarea barelor cu instrumente din Excel

Barele de instrumente ale programelor Excel contin comenzi rapide ce realizeaza operatii uzuale :

Butoanele din bara cu instrumente de formatare sunt :

Selectarea, mutarea si personalizarea barelor cu instrumente

In timpul lucrului cu Excel puteti modifica barele cu instrumente in asa fel incat sa aveti acces la pictogramele butoanelor care va sunt cu adevarat necesare. Pentru a schimba barele cu instrumente care apar pe ecran, deplasati indicatorului mouse-ului peste oricare din barele cu instrumente afisate si executati clic-dreapta. Va aparea un meniu de comenzi rapide care contine barele cu instrumente disponibile, avand marcata fiecare bara care este afisata pe ecran la momentul respectiv. Pentru a schimba barele afisate, Executati clic pe cea dorita din lista si noua bara cu instrumente este afisata. Puteti schimba barele cu instrumente si selectand View, Toolbars si apoi alegand una din barele din subdomeniu. Daca doriti sa fie afisate mai multe bare in acelasi timp, selectati View, Toolbars, Customize si selectati barele cu instrumente dorite alegand pagina Toolbars.

Microsoft a incercat sa ofere toate combinatiile posibile de instrumente de care a-ti putea avea nevoie, dar a lasat posibilitatea de a va crea propriile bare cu instrumente potrivit nevoilor dumneavoastra. Puteti forma aceste bare cu ajutorul casetei de dialog Customize :

Selectati View, Toolbars, Costomize. Se va deschide caseta de dialog Customize, prezentata in figura 5.

Alegand pagina Commands, utilizati caseta lista Categories pentru a afisa diferite butoane in caseta lista Commands.

Pentru a alege un buton si a-l introduce in bara cu instrumente, executati clic pe butonul respectiv in caseta lista Commands si apoi deplasati-l pana la bara cu instrumente, in pozitia in care doriti sa apara. Eliberati butonul mouse-ului si butonul ales este inserat in bara cu instrumente.

Pentru a indeparta un buton din bara cu instrumente, deplasati-l pur si simplu afara din bara cu instrumente.

Ca sa adaugati un buton la o bara cu instrumente care nu este afisata in momentul respectiv pe ecran, executati clic pe pagina Toolbars si evidentiati bara cu instrumente pe care o vedeti, apoi reveniti la pagina Commands si adaugati sau indepartati butoane din noua bara cu instrumente.

Cand a-ti incheiat personalizarea barelor cu instrumente, executati clic pe butonul Close pentru a iesi din caseta de dialog Customize.

Fig. 5

Utilizarea functiilor Help ale programului Excel

Datorita multitudinii de caracteristici disponibile in acest program si a multimii de elemente afisate, nu este intotdeauna usor de tinut minte ce rol are fiecare element si ce procedura trebuie urmata pentru a indeplini o anumita sarcina Excel 97 va ofera un sistem de audienta extins la care puteti apela ori de cate ori doriti sa aflati mai multe despre o problema sau o caracteristica. Multe dintre instrumentele de asistenta sunt dispuse in meniul Help al programului Excel, cu legaturi la pagine de asistenta Web. Este disponibila, de asemenea, o noua functie de asistenta animata, numita Office Assistant, care va ofera o metoda interactiva de gasire a raspunsurilor dorite.

Utilizarea si personalizarea functiei Office Assistant

Aveti acces la Office Assistant deschizand meniul Help si selectand Microsoft Excel Help, apasand tasta F1 sau executand clic pe butonul Office Assistant din bara cu instrumente standard (butonul pe care este inscris un semn de intrebare). O data intrat in Office Assistant, apare un balon cu mesaje in care puteti scrie o intrebare, intreprinde o investigatie, sau citi sugestii in legatura cu instrumentul folosit in momentul respectiv. Puteti sa personalizati infatisarea functiei de asistenta animate si sa modificati optiunile asociate acesteia.

Este posibil ca Office Assistant sa apara atunci cand utilizati programul Excel pentru prima data atunci cand lucrati ceva nou. Daca doriti asistenta sau daca doriti sa continuati lucrul fara Office Assistant, selectati optiunea corespunzatoare din balonul cu mesaje al functiei.

Atunci cand Office Assistant este afisat pe ecran, sunteti invitati sa introduceti o intrebare. Scrieti pur si simplu intrebarea si executati clic pe butonul Search si apasati tasta Enter.Nici nu este nevoie sa scrieti o intrebare completa. Este suficient sa tastati un singur cuvant, cum ar fi ‘’bold’’ (aldine) sau ‘’formatting’’ si Office Assistant va incerca sa gaseasca subiecte in legatura cu subiectul respectiv.

Imediat ce deplasati procedura de cautare, Office Assistant cauta prin baza sa de date si raspunde cu o lista de subiecte posibile, asa cum se vede in figura 6. Continutul casetei Office Assistant poate fi usor diferit. Balonul de mesaje contine butonul de comanda, o caseta de text pentru introducerea intrebarilor si butoane de optiune care deschid casete de asistenta aditionale sau liste cu subiecte.

Pentru a selecta un subiect, executati clic pe butonul de optiune dispus inaintea subiectului respectiv.

In interiorul unei ferestre Help sunt mai multe optiuni din care puteti alege :

Executati clic pe textul subliniat cu linie intrerupta pentru a vizualiza definitia unui termen.

Sagetile duble afiseaza si alte elemente suplimentare in legatura cu subiectul de pe ecran.

Fig.6

Este posibil ca in anumite ferestre Help sa se afiseze mai mult text decat in altele ; utilizati bara de derulare pentru a vedea textul in intregime.

Executati clic pe pictograme pentru a obtine mai multe informatii in legatura cu subiectul respectiv.

Executati clic pe butoanele Show Me (arata-mi) pentru a vedea o demonstratie animata a modului de lucru a unei anumite caracteristici ale programului.

Puteti apela la butonul Tips (sfaturi) pentru a afisa o caseta cu sfaturi.

Pentru a inchide fereastra Help, executati clic pe butonul Close (X) al ferestrei.

Utilizarea sistemului de asistenta al programului Excel

O alta cale de a primi asistenta este prin intermediul casetei de dialog Help Topics. Deschideti meniul Help si selectati Contents si Index. Apare caseta de dialog Help Topics.Caseta de dialog Help Topics contine trei etichete (cu pagini atasate) care pot fi selectate pentru a avea acces la asistenta

Contents (cuprins). Aceasta pagina va permite sa parcurgeti subiecte de asistenta disponibile intr-un mod asemanator cuprinsul unei carti. Pentru a alege un subiect, executati dublu-clic pe numele sau sau pe pictograma atasata. De multe ori, rezultatul este aparitia unei subliste cu mai multe subiecte. Continuati sa executati dublu-clic, pana gasiti exact tema pentru care aveti nevoie de informatii suplimentare.

Index. Aceasta pagina va permite sa cautati anumiti termeni in sistemul de asistenta al programului. Introduceti cuvantul pe care il cautati si in partea de jos a fisei se desfasoara cu termenii dispusi in ordine alfabetica pana apare cuvantul (cuvintele) cautat(e). Pentru a citi ceea ce e disponibil in legatura cu un termen din lista, executati dublu-clic pe termenul respectiv ; se va deschide o fereastra de asistenta

Find (gaseste). Optiunile disponibile in aceasta pagina va permit sa parcurgeti intreaga baza de date de asistenta a programului Excel. Introduceti cuvantul sau cuvintele cautate, folositi cuvinte care corespund subiectului cautat pentru a ingusta aria de cercetare, si va aparea o lista cu subiecte. Executati dublu-clic pe tema dorita pentru a deschide o fereastra de asistenta

O alta functie de asistenta disponibila este ScreenTips (sfaturi afisate in timpul lucrului). Aceasta caracteristica este activata implicit. Pentru a vedea ce rol are un anumit buton din bara cu instrumente, tineti pentru o clipa indicatorul mouse-ului pe acel buton.

Ferestrele de asistenta Help contin informatii in legatura cu un subiect. Pe langa acestea, fereastra de asistenta Help are butoane de comanda pe care le puteti folosi pentru a va deplasa in cuprinsul temelor afisate :

Help Topics. Executati clic pe acest buton de comanda pentru a deschide caseta de dialog Help Topics.

Back. Folositi acest buton pentru a va intoarce la ultimul subiect afisat.

Options. Executati clic pe acest buton pentru a deschide un meniu de optiuni pentru tiparirea, copierea si adnotarea subiectelor de asistenta

Optiunile disponibile atunci cand selectati butonul Options sunt :

Utilizarea facilitatii What’s This ?

Pentru a obtine asistenta in legatura cu anumite elemente sau comenzi prezente la un moment dat pe ecran, deschideti meniul Help si selectati What’s This, sau apasati tastele Shift‡F1. Indicatorul mouse-ului ia forma unui semn de intrebare. Executati clic pe elementul sau comanda de pe ecran pentru care doriti asistenta ; va aparea o caseta de descriere care contine detalii in legatura cu acel element si cu modul sau de utilizare.

Pentru a inchide caseta de descriere, apasati tasta Esc sau executati clic in orice loc in interiorul sau exteriorul casetei.

Anumite casete de dialog contin pictograme ‘’What’s This’’ situate in coltul din dreapta sus, langa butonul Close.

Pentru a afla mai multe despre anumite elemente sau optiuni din interiorul casutei de dialog selectati pictograma ‘’What’s This’’, apoi executati clic pe elementul despre care vreti sa aflati detalii.

Va aparea o caseta de descriere ce contine explicatii privind modul de utilizare a elementului respectiv.

Crearea unor exemple de registru si de foaie de calcul

Exista patru componente principale ale producerii unei foi de calcul : introducerea datelor, aplicarea formulelor, utilizarea functiilor si formatarea datelor ca sa arate profesional.

Introducerea datelor

O foaie de calcul poate contine trei tipuri importante de date de intrare : text, valori si formule ( exista, de asemenea, si functii care sunt niste formule prefabricate). In functie de finalitatea folosiri datelor respective, caracterele pe care le introduceti se incadreaza intr-una din urmatoarele categorii :

Text. Programul Excel trateaza datele de tip text ca text (uneori se foloseste termenul ‘’label’’-eticheta) ; nu se pot executa calcule de date text.

Valori. Programul  Excel considera datele numerice drept valori (values) ; cu acest tip de date se pot executa calcule. Valorile cuprind numere, date calendaristice sau ore

Formule. Cel de-al treilea tip de date sunt formulele care reprezinta intrari ce indica programul Excel sa faca anumite calcule cu valorile existente intr-o celula sau grup de celule.

Pentru a incepe sa introduceti date intr-o foaie de calcul, selectati o celula si porniti sa scrieti datele respective. Ceea ce scrieti apare atat in interiorul celulei cat si in bara de formule. Puteti introduce datele direct in bara de formule, executand clic in interiorul casetei de text si incepeti sa scrieti.

Dupa ce ati scris o intrare, apasati tasta Enter, executati clic pe butonul Enter din bara de formule, sau executati clic in urmatoarea celula in care scrieti. Puteti utiliza oricare dintre tastele de deplasare pentru a ajunge in celula in care doriti sa scrieti mai departe. De exemplu, pentru a va deplasa pe orizontala, la stanga cu o celula apasati Tab.

Butonul (X), din bara de formule se numeste Cancel (anulare) si executati clic pe el pentru a anula datele pe care le-ati introdus intr-o celula

Butonul (ˆ), din bara de formule, se numeste  Edit Formula (editare de formule) si deschide formula Pallete (paleta cu formule care va ajuta sa creati o formula pe care sa o utilizati in foaia de calcul.

Pentru a prelucra datele de intrare, executati dublu-clic in interiorul celulei respective, si deplasati cursorul pana la locul in care doriti sa-i editati continutul.

Folositi tastele Backspace si Delete pentru a sterge caractere si pentru a face corectii.

Pentru a corecta eventualele greseli, executati clic pe butonul Undo sau selectati Edit ;(Undo imediat dupa actiunea pe care doriti sa o anulati). Daca va razganditi puteti reface actiunea cu clic pe butonul Redo sau selectand Edit Redo.

Spre  deosebire de versiunile anterioare ale programului Excel, Excel 97 va permite sa anulati sau sa reveniti asupra mai multor actiuni. Langa butonele Undo si Redo sunt dispuse liste derulante cu sageti in care se afiseaza ultimele dumneavoastra actiuni. Cea mai recenta actiune apare in partea de sus a listei. Selectati una din actiunile din lista, executand clic pe ea, si Excel va anula sau va reface actiunea respectiva, precum si pe cele dispuse deasupra ei. De exemplu , daca selectati cea de-a treia actiune din partea de sus a listei, vor fi anulate si prima si a treia actiune din partea de sus a listei ; vor fi anulate si prima, si a doua actiune din lista

O alta metoda de a sterge continutul celulelor implica selectarea celulei si a comenzilor Edit, Clear.

Pentru a introduce numere (valori), trebuie sa stiti care este diferenta intre numere valabile si nevalabile.

Numerele valabile include caracterele numerice 0-9 si oricare dintre urmatoarele caractere speciale : .‡ - ( ) , $ %.

Numere nevalabile sunt toate celelalte caractere, necuprinse in prima categorie (deci litera Z, de exemplu, nu poate fi considerata numar valabil).

Caracterele speciale sunt considerate numere valabile deoarece ele sunt folosite la crearea problemelor matematice, ecuatiilor formulelor si asa mai departe. Atunci cand introduceti valori numerice puteti include virgule, puncte zecimale, simboluri dolar, simboluri procentuale si paranteze.

Pentru a introduce o fractie, scrieti mai intai partea intreaga, apoi un spatiu si dupa acea fractia ca de exemplu 2 ¾. Daca uitati spatiul, Excel considera valoarea drept o intrare tip text. In cazul in care doriti sa introduceti numai partea fractionala, cum ar fi ¾, trebuie sa scrieti un zero, un spatiu si apoi fractia (0 ¾) ; daca nu, Excel considera ca aceasta este o data calendaristica

Pentru ca numerele sa fie tratate drept text, introduceti inaintea datelor un apostrof (‘) ca in exemplu ‘90255, cifrele sunt folosite ca un cod postal. Pentru a transforma rapid valori in date de tip text, selectati celula sau domeniul, alegeti Format, Cells si apoi selectati Text in lista Category.

Alt tip de valori care pot fi incluse intr-o foaie de calcul sunt datele de tip data calendaristica si ora. Excel tine evidenta datelor calendaristice, atribuind fiecarei zile un numar de ordine, incepand cu prima zi din secol. Indiferent de modul in care o data calendaristica apare in celula, programul trateaza data respectiva potrivit numarului sau de ordine. Datorita acestei metode, datele calendaristice pot fi utilizate in calcule.

Pentru introducerea unei date calendaristice, utilizati unul dintre formatele urmatoare:

4-Apr-98

4 Apr (se considera ca e vorba de anul curent)

Apr . 98.

Apr.4 (se considera ca e vorba de anul curent)

Pentru a introduce o data de tip ora, folositi unul din aceste formate :

9 :45 PM

9 :45 :55 PM

Pentru a introduce intr-o celula o data calendaristica curenta apasati Ctrl‡ ;. Pentru a introduce ora curenta, apasati Ctrl‡ :.

Utilizarea domeniilor

O cale de organizare mai buna a lucrului cu datele programului Excel este utilizarea domeniilor . Un domeniu este un grup rectangular de celule intre care exista o anumita relatie (grupul poate fi format dintr-o singura celula si care sunt cuprinse in interiorul unei coloana, a unei linii, a unei combinatii de linii si coloane contigue sau chiar unei intregi foi de calcul.

Puteti selecta un domeniu pentru a formata toate celulele componente dintr-o data. Sau puteti tipari numai un grup de celule folosind un domeniu.

Pentru a selecta un domeniu cu ajutorul mouse-ului urmati pasii de mai jos :

Executati clic pe prima celula din domeniu.

Tineti apasat butonul mouse-ului si trageti-l peste celule care doriti sa fie incluse in domeniu.

Domeniul apare pe ecran evidentiat. Dupa selectarea domeniului dorit eliberati butonul mouse-ului. Puteti da acum un nume domeniului respectiv.

In cazul folosirii tastaturii :

-Deplasati-va la prima celula care doriti sa fie inclusa in domeniu.

Tineti apasata tasta Shift si utilizati oricare dintre tastele de deplasare pentru a evidentia domeniul.

Pentru a anula selectarea unui domeniu, executati clic in afara domeniului sau apasati pe oricare dintre tastele sageata

Excel indica un domeniu cu ajutorul referintei la domeniu (numelui), care contine punctele de ‘’ancorare’’ : colturile din stanga sus si dreapta jos a domeniului.

In cazul unui domeniu cu mai mult de o celula este nevoie de doua puncte( :) pentru a separa punctele de ancorare. De exemplu, domeniul A1 :B3, contine celulele A1, A2, A3, B1, B2, B3.

Numele domeniilor apar in caseta Name din partea de sus a foii de calcul, la stanga barei de formule.

Numele domeniilor trebuie sa inceapa cu o litera sau cu o liniuta de subliniere. In continuare puteti folosi orice caracter, cu exceptia cratimei sau spatiului. Se pot folosi atat litere mici cat si litere mari. Nu folositi spatii – inlocuiti-le cu liniute de subliniere (-) sau cu puncte (.). Spatiile nu sunt permise in componenta numelor domeniilor. Puteti scrie pana la 255 de caractere, dar e bine sa nu folositi nume prea lungi.

Incercati sa evitati utilizarea unor nume care seamana cu o combinatie de referinte la celule. Exemplu de nume valabil : vanzari-totaluri.

Pentru a da nume unui domeniu trebuie sa se introduca numele in caseta Name, sa se selecteze domeniul si apoi sa se apese Enter.

Pentru marirea vitezei de introducere a datelor programul Excel ofera cateva rutine pentru introducerea automata a datelor :

- Utilizarea rutinei AutoCorrect, care corecteaza automat greselile de introducere a datelor, pe masura ce scrieti.

- Utilizarea rutinei AutoFill (autocorectare) care permite sa introduceti rapid o serie de date in celulele foii de calcul sau sa multiplicati de cate ori este nevoie.

- Utilizarea rutinei AutoComplete.

- Utilizarea rutinei Validate Data

Rearanjarea datelor din foaia de calcul

Atunci cand creati o foaie de calcul noua, este bine sa alocati ceva timp proiectarii infatisarii acesteia. Daca ati introdus deja datele, acestea pot fi foarte usor rearanjate ulterior pentru a corespunde nevoilor noastre. Excel are destule comenzi cum ar fi Cut (taiere), Copy (copiere) si Paste (lipire), pe care le puteti folosi pentru a deplasa datele.

Aceste comenzi lucreaza la fel in toate aplicatiile din pachetul Microsoft Office, in toate cazurile folosind memoria Clipboard a sistemului Windows 95. Cand taiati sau copiati ceva, informatia respectiva este plasata in Clipboard in acelasi fisier, in alt fisier sau chiar in alta aplicatie.

Comenzile rapide de la tastatura sunt Ctrl ‡C pentru Copy, Ctrl‡X pentru Cut si Ctrl ‡V pentru Paste.

Pentru a muta datele in interiorul unei foi de calcul, selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le mutati si executati clic pe butonul cut ( sau alegeti Edit, Cut ), executati clic pe butonul Paste ( sau folositi comenzile Edit, Paste).

Pentru a copia date dintr-un domeniu in altul, selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le copiati si executati clic pe butonul Copy ( sau selectati Edit, Copy ), executati clic pe butonul Paste sau selectati Edit, Paste.

Pentru a lipi noile celule fara sa pierdeti informatiile existente in celule in care lipiti, folositi comanda Insert, Cut Cells sau Insert, Copy Cells.

Daca doriti sa mutati sau sa copiati un domeniu selectat, aveti posibilitatea sa-l trageti si sa-l plasati ( drag-and-drop ). Pentru a folosi aceasta metoda, trebuie sa aduceti indicatorul mouse-ului exact in locul potrivit. Trebuie sa trageti apoi domeniul in noua pozitie.

Daca doriti sa copiati numai anumite elemente ale celulei, numai formula sau numai valoarea, puteti folosi comanda Paste Special.

Pentru a utiliza comanda Paste Special, parcurgeti pasii urmatori :

- Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa-le copiati.

- Alegeti Edit, Copy sau executati clic pe butonul Copy.

- Selectati celula sau domeniul in care doriti sa copiati.

- Alegeti Edit, Paste Special. Apare caseta de dialog Paste Special.

Din zona de optiuni Paste alegeti elementele pe care doriti sa le copiati in noua celula sau domeniu :

- All. Copiaza atat continutul celulei, cat si atributele acesteia.

- Formulas. Copiaza numai formulele.

- Values. Copiaza valorile si eventualele rezultate ale formulelor.

- Formats. Copiaza formatul celulelor.

- Comments. Copiza notele de comentarii afisate celulei.

- Validation. Copiaza criteriile de validare a datelor de intrare.

- All Except Border. Copiaza tot, mai putin formatul chenarului.

Din zona de optiuni Operation, selectati modul in care doriti sa fie combinate atributele copiate cu celula sau domeniul in care copiati :

- None. Inlocuieste complet continutul celulei sau domeniului in care copiati.

- Add. Aduna valoarea din memorie  la valoarea deja existenta in celula sau domeniul in care copiati.

- Subtract. Scade valoarea din memorie din valoarea deja existenta in celula sau domeniul in care copiati.

- Multiply. Inmulteste valoarea din memorie cu continutul celulei sau al domeniului in care copiati.

- Divide. Imparte valoarea din memorie la valoarea din celula sau domeniul in care copiati.

Daca nu doriti sa lipiti celule goale peste celule deja existente, selectati caseta de Validare Skip Blanks.

Pentru a schimba intre ele liniile cu coloane, selectati caseta de validare Transpose.

Executati clic pe OK, si Excel transfera atributele pe care le selectati.

Gasirea si inlocuirea datelor.

In cazul unei foi de calcul care acopera un singur ecran, puteti depista usor orice data introdusa. Intr-o foaie mai mare, insa, trebuie sa o parcurgeti si sa cautati destul de mult pana sa gasiti o anumita data de intrare.

Pentru a gasi date intr-o foaie de calcul, parcurgeti pasii urmatori:

- Selectati Edit, Find. Apare caseta de dialog Find

- In caseta de text Find What, scrieti informatiile pe care doriti sa le gasiti.

Selectati modul de cautare afisand lista derulanta Search si alegand de acolo By Rows ( pe linii ) sau By Colomns (pe coloane). Aceste optiuni stabilesc directia in care se desfasoara cautarea. Pentru a cauta de-a lungul liniilor, folositi optiunea By Rows. Pentru a cauta de-a lungul coloanelor, folositi optiunea By Columns.

Selectati tipul de date cautat afisand lista derulanta Look in si alegand unul din urmatoarele tipuri de date : Formulas, Values sau Notes.

Daca doriti sa existe coincidente intre caracterele folosite (litere mari-litere mici), confirmati caseta de validare Match case. Daca doriti sa cautati, numai date de intrare intregi (nu elemente partiale), confirmati caseta de validare Find Entire Cells Only.

Dupa ce ati introdus textul cautat si ati selectat optiunile de cautare, executati clic pe butonul Find Next pentru a incepe cautarea primei date de intrare care verifica criteriile respective.

Cautarea se opreste la prima data care coincide cu sirul indicat si aceasta este evidentata. Continuati sa executati clic pe Find Next pana ajungeti la data pe care o cautati; executati clic apoi pe butonul Close pentru a inchide caseta de dialog.

Pentru a inlocui anumite date din foaia de calcul:

- Alegeti Edit, Replace. Apare caseta de dialog Replace.

- In caseta de text Find What, scrieti informatiile pe care doriti sa i le gasiti.

- In caseta de text Replace With, scrieti datele care vreti sa le inlocuiasca pe cele cautate.

- Selectati modul de cautare afisand lista derulanta Search si alegand de acolo By Rows sau By Columns.

- Daca doriti sa coincida si tipul literelor (mari-mici), confirmati caseta de validare Match case. Daca vreti sa cautati numai date de intrare intregi (nu elemente partiale), confirmati caseta de validare Find Entire Cells Only.

Dupa ce ati incheiat selectarea optiunilor, executati clic pe butonul Find Next pentru a incepe cautare primei date de intrare care respecta criteriile indicate.

Cautarea se opreste la prima data care coincide cu sirul indicat; caseta de dialog Replace ramane deschisa. Puteti alege una din urmatoarele actiuni:

- Selectati Replace pentru a inlocui aceasta ocurenta si a trece la cautarea urmatoarei;

- Selectati Find Next pentru a sari peste aceasta ocurenta si a trece la cautarea urmatoarei;

- Selectati Replace All pentru a inlocui toate ocurentele.

Atunci cand toate inlocuirile dorite au fost facute, executati clic pe butonul Close pentru a inchide caseta de dialog.

Aplicarea formulelor

Intr-un asemenea program de calcul cum este Excel, formulele sunt folosite pentru a face totaluri, precum si alte operatii matematice. Formulele sunt simple operatii matematice care se pot executa asupra datelor introduse in foaia de calcul: adunare, scadere, inmultire, impartire.

Cel mai important aspect al utilizarii unei foi de calcul este modul rapid in care puteti crea formule indicand valorile sau argumentele pe care doriti sa le folositi, adaugand apoi operatorii potriviti. Nu trebuie sa va preocupe faptul ca rezultatul ar putea fi gresit; Excel nu face greseli de calcul.

O formula este compusa din urmatoarele elemente principale: semnul egal (ˆ), valorile sau referintele la celulele pe care doriti sa le introduceti in calcul si operatorii (operatii matematice). Exemplu: ˆA1+A2.

In lipsa semnului egal, programul Excel nu recunoaste formula respectiva, ci o considera o data de intrare obisnuita

Operatorii folositi in formule sunt:

La crearea formulelor Excel, ordinea operatiilor dicteaza ordinea in care sunt executate de la dreapta la stanga in urmatoarea ordine: 1 : toate operatiile din paranteze;

2 : ridicarea la putere sau extragerea radacinii;

3 : inmultirea si impartirea;

4 : adunarea sau scaderea.

Ordinea operatiilor:

Utilizarea operatorilor de referinta foloseste pentru a controla modul in care sunt grupate celulele si domeniile intr-o formula in vederea executarii calculelor.

Operatorii de referinte sunt:

Pentru a transforma o formula intr-o valoare parcurgeti urmatorii pasi :

- Selectati celula ce contine formula.

- Executati dublu clic in celula sau apasati F2.

-.Apasati F9 si Excel inlocuieste formula cu valoarea corespunzatoare.

- Apasati tasta Enter cand ati terminat.

Utilizarea functiilor in formule

Daca doriti o metoda si mai rapida de introducere a formulelor trebuie sa folositi Functiile Excel.

Functiile sunt formule prestabilite livrate o data cu programul Excel. El contine o multime de functii. De exemplu, puteti calcula platile periodice ale unui imprumut, radacina patrata a unui numar, media aritmetica a mai multor valori, numarul elementelor dintr-o lista si multe altele cu ajutorul celor peste 100 de functii Excel.

De exemplu, functia  AVERAGE ( media aritmetica) condenseaza o formula destul de lunga intr-o versiune comprimata. In locul formulei : ˆ(A1+A2+A3+A4+A5)/5 puteti folosi aceasta functie : =AVERAGE(A1 :A5).

La fel ca orice formula, o functie incepe cu semnul egal ( ). Urmeaza apoi numele formulei, de obicei un cuvant prescurtat, o abreviere care indica ce face functia respectiva Dupa numele functiei urmeaza un set de paranteze si argumente. Daca o functie foloseste argumente acestea sunt separate prin virgule.

Excel are mai mult de 200 de functii disponibile, care sunt grupate in urmatoarele categorii:

Una dintre cele mai usoare metode de introducere a unei functii este cu ajutorul rutinei PasteFunction. Aceasta va conduce prin etapele procesului de introducere a unei functii. Pentru a utiliza aceasta rutina selectati Insert, Function sau executati clic pe butonul Paste Function.

Daca introduceti o valoare, o adresa, o functie sau un operator incorect intr-o formula, programul afiseaza un mesaj de eroare in celula respectiva. Mesajele de eroare incep intotdeauna cu simbolul . Pentru a depista usor cauza erorii selectati Tools, Auditing, TraceError.

Erori ce apar la utilizarea formulelor:

Formatarea foilor de calcul

Exista doar cateva stiluri de formatare universal folosite pentru a da forma finala unei foi de calcul. Utilizatorii prefera sa poata modifica dupa dorinta fonturile si marimea acestora, alinierea si stilul datelor ( cu litere aldine, cursive sau subliniate). Marea majoritate a stilurilor de formatare cautate de utilizatori sunt disponibile in toate aplicatiile din Office 97, precum si in alte programe ce ruleaza sub Windows.

Pentru o formatare rapida, aveti la indemana bara cu instrumente Formatting. Cu ajutorul ei veti avea acces rapid la comenzi care modifica fonturile, marimea literelor, grosimea acestora si multe altele. Majoritatea acestor comenzi pot fi sau nu activate. Bara cu instrumente Formatting contine si butoane pentru modificarea alinierii sau a formatului numerelor, pentru adaugarea de umbre sau chenare la celule si multe alte optiuni de formatare.

O alta metoda de executare a formatarii este cu ajutorul casetei de dialog Format Cells.

Scrierea datelor cu caractere aldine, cursive sau subliniate.

Foaia de calcul contine un amestec de informatii atat sub forma de text, cat si numerice. In mod obisnuit, fiecare set de numere are o eticheta de linie si de coloana care arata ce reprezinta acele date. Pentru a vedea cu usurinta aceste etichete de linie sau de coloana, ele trebuie sa fie evidentiate ; le puteti scrie cu aldine, cu cursive sau le puteti sublinia sau puteti aplica toate cele trei stiluri o data

Daca preferati comenzile de la tastatura folositi : Ctrl+B aplica stilul aldin, Ctrl+I aplica stilul cursiv, iar Ctrl+U stilul subliniat. Aceleasi comenzi se folosesc pentru a reveni la stilul initial.

Pentru a face datele sa fie scrise cu caractere aldine, cursive ori sa fie subliniate, folosind caseta de dialog Format Cells, parcurgeti pasii urmatori :

- Selectati celula sau domeniul pe care doriti  sa-l formatati.

- Selectati Format Cells sau executati clic–dreapta si alegeti Format Cells din meniul de comenzi rapide. Se afiseaza caseta de dialog Format Cells.

- Executati clic pe eticheta Font, daca este necesar, pentru a aduce pagina corespunzatoare in prim plan. Din zona de optiuni Font, Style, selectati stilul dorit : Regular (normal), Italic, Bold, sau Bold Italic.

- Alegeti un stil de subliniere a textului selectat folosind lista derulanta Underline.

Puteti vedea ce efect au optiunile de formatare alese din zona Preview din caseta de dialog. Executati clic pe OK pentru a iesi din caseta de dialog si pentru a aplica formatarea selectata

Modificarea fonturilor si a marimii caracterelor.

Atunci cand creati o foaie de calcul noua si introduceti datele, este utilizat, un font prestabilit de o anumita marime ( Arial 10 puncte ). Scrise astfel, toate datele par a avea aceeasi importanta si arata toate la fel. Daca fontul este prea mic sau daca preferati altul, puteti modifica acesti parametrii.

Pentru a utiliza bara cu instrumente Formatting la modificarea fonturilor si a dimensiunilor acestora parcugeti pasii urmatori :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati.

Executati clic pe sageata situata langa caseta Font pentru a afisa o lista derulanta ce contine fonturile disponibile. Alegeti fontul dorit.

Pentru a modifica marimea fontului, executati clic pe sageata derulanta dispusa langa lista Font Size. Se afiseaza o lista cu marimea fonturilor. Executati punct pe marimea dorita

Marimea fonturilor din celula sau domeniul selectate se modifica

Daca doriti sa vedeti noul font sau noua marime inainte de a fi aplicate datelor din foaia de calcul folositi caseta de dialog Format Cells. Pentru a modifica fonturile sau marimea acestora cu ajutorul casetei de dialog, parcurgeti pasii urmatori :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati si apoi alegeti Format Cells.

Apare caseta de dialog Format Cells. Daca este necesar executati clic pe eticheta Font din caseta de dialog pentru a aduce pagina Font in prim plan.

In lista Font, executati clic pe fontul dorit.

Executati clic pe marimea dorita in lista Size.

Daca doriti un tip de subliniere, apasati lista derulanta Underline si executati clic pe tipul de subliniere dorit.

Pentru a colora datele selectati caseta derulanta Color si alegeti o culoare din lista

Daca doriti unul din efectele speciale disponibile validati caseta corespunzatoare Striketrough ( taiat cu o linie ), Superscript ( exponent ) sau Subscript (indice).

Priviti in zona Preview pentru a vedea ce efect are formatarea selectata. Dupa ce ati incheiat toate modificarile, executati clic pe OK. Excel formateaza domeniul selectat potrivit optiunilor indicate de dumneavoastra

Modificarea fontului prestabilit.

Daca nu va place fontul prestabilit pentru foile de calcul, puteti sa-l schimbati ori de cate ori creati o noua foaie de calcul sau puteti sa prestabiliti dumneavoastra altceva. Daca schimbati fontul prestabilit, noul font va fi folosit in toate foile noi de calcul, ceea ce va economisi un timp pretios :

Alegeti Tools, Options. Se deschide caseta de dialog Options.

Executati clic pe eticheta General. Pentru a modifica fontul prestabilit, executati clic pe sageata derulanta dispusa langa lista derulanta Standard Font. Apoi executati clic pe fontul dorit.

Pentru a modifica marimea fontului, executati clic pe sageata listei derulante Size. Apoi executati  clic pe noua marime dorita

Executati clic de doua ori pe OK . Veti vedea urmatorul mesaj : For your changes to the standard font to take effect, you must quit and then restart Microsoft Excel. ( pentru ca modificarea fontului prestabilit sa aiba efect, trebuie sa iesiti din programul Excel si sa-l reporniti ). Toate foile de calcul noi vor utiliza fontul selectat de dumneavoastra

Alinierea si rotirea datelor in interiorul celulelor

In mod implicit, Excel alinieaza automat datele in momentul introducerii lor in celula, in functie de tipul de date respectiv. Textul este aliniat la stanga celulei, iar numerele la dreapta. Atat textul cat si numerele sunt dispuse intial din partea de jos a celulei. Dupa ce introduceti datele, este posibil sa doriti sa ajustati putin aceasta alinire implicita. Puteti alinia continutul celulelor la stanga, la dreapta, in centru, sau de la un capat la altul al celulei. Comenzile de aliniere disponibile includ si optiuni de trecere a textului de pe un rand pe altul in interiorul celulei, de centrare a datelor intr-un anumit grup de celule selectate sau de rotire a datelor in interiorul celulei.

Cea mai usoara metoda de a face modificari simple asupra linierii datelor in celula este prin utilizarea butoanelor de aliniere din bara cu instrumente : butoanele Left, Center si Right.

Pentru a stabili o noua alinire a datelor in celule puteti folosi caseta de dialog Format Cells, pe langa optiunile de aliniere la stanga, la dreapta sau centrare, pagina Alignment contine si alte optiuni. Aruncati o privire la lista urmatoare ce va ajuta sa alegeti ceea ce doriti :

Horizontal. Optiuni ce va permit sa specificati o aliniere la stanga sau la dreapta celulelor. Alegand optiunea Center across selection puteti centra un titlu sau alt text in interiorul unui domeniu de celule.

Vertical. Optiuni ce va permit sa specificati cum doriti sa se faca alinierea in functie de marginea de sus si cea de jos a celulei  ( celulelor ) .

Orientation. Optiuni ce va permit sa orientati oblic textul lung sau sa faceti sa fie scris de sus in jos ( in loc sa fie de la stanga la dreapta ).

Casetele de validare Text Control va permit sa faceti ca textul lung din interiorul unei celule sa treaca de pe un rand pe altul ( in mod normal textul dintr-o celula este plasat pe un singur rand ), sa strangeti textul astfel incat sa incapa in celula si sa uniti mai multe celule.

Pentru a modifica alinierea folosind caseta de dialog Format Cells, parcurgeti pasii urmatori :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati ; apoi alegeti Format Cells.

Aceasta deschide caseta de dialog Format Cells. Executati clic pe eticheta Alignment pentru a aduce pagina respectiva in prim plan.

Pentru a modifica alinierea pe orizontala alegeti una din optiunile din lista derulanta Horizontal. Acestea pot fi General ( prestabilita ), Left, Center, Right Fill, Justify si Center Across Selection.

Pentru a modifica alinierea pe verticala, alegeti una din optiunile din lista derulanta Vertical. Acestea pot fi Top, Center Bottom sau Justify.

Pentru a face ca textul sa treaca de pe un rand pe altul in interiorul celulei, marcati caseta de validare Wrap Text. Aceasta optiune se foloseste in cazul unui text lung pe care doriti sa-l introduceti in celula pe mai multe randuri.

Daca textul nu incape in celula, puteti selecta optiunea Shrink to fit. Aceasta strange in mod automat textul pentru a-l face sa incapa in celula

Utilizati optiunea Merge Cells pentru a combina doua sau mai multa celule intr-una singura

Selectati clic pe OK pentru a iesi din celula si pentru a aplica modificarile de aliniere.

Puteti repeta comanda de aliniere in alta celula. Este suficient sa folositi comanda Repeat Format Cells din meniul Edit.

Pentru a aplica efecte de rotire a textului, parcugeti acesti pasi :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati, apoi alegeti Format Cells.

Apare caseta de dialog Format Cells. Executati clic pe eticheta Alignment pentru a aduce pagina corespunzatoare in prim plan.

In zona de optiune Orientation, trageti sau executati clic pe indicatorul din caseta Orientation in sus sau in jos pentru a specifica unghiul de rotatie in grade. Puteti specifica direct unghiul de rotatie in grade in caseta Degrees.

Pentru a stabili o orientare de tip stiva, in care literele sau cifrele sunt citite de sus in jos, executati clic in caseta din stanga masuratorului de unghiuri.

Executati clic pe OK pentru a iesi din caseta si a implementa parametrii de rotatie.

Folosirea rutinei AutoFormat si a instrumentului FormatPainte

In cazul in care nu stiti cum sa formatati  foaia de calcul, rutina AutoFormat va poate oferi ajutor. Excel contine 16 formate prestabilite din care puteti alege. Pentru a folosi AutoFormat, parcurgeti pasii urmatori :

Selectati datele pe care doriti sa le formatati.

Selectati Format, AutoFormat. Apare caseta de dialog AutoFormat. Observati multitudinea de stiluri de formatare pe care le puteti incerca.

Cautati in lista Table Format stilul de formatare dorit apoi selectati-l.

In zona Sample puteti vedea cum arata stilul respectiv. Cand ati gasit ceva care va satisface executati clic pe OK pentru a iesi din caseta. Datele sunt formatate potrivit stilului ales.

Daca nu va place formatul pe care l-ati ales, executati clic pe butonul Undo sau selectati imediat Edit, Undo.

Dupa ce ati formatat un domeniu, s-ar putea sa va placa atat de mult incat sa doriti sa-l aplicati si in alte celule sau domenii din foaia de calcul. In loc de a parcurge direct aceleasi etape de formatare, puteti copia formatul cu butonul Format Painter din bara cu instrumente standard :

Selectati celula (celule ) ce contin formatul pe care doriti sa-l copiati.

Executati clic pe butonul Format Painter din bara cu instrumente. Indicatorul mouse-ului capata forma unei pensule asezate langa o cruce.

Selectati celulele pe care vreti sa le formatati in acelasi mod. Atunci cand eliberati butonul mouse-ului, formatul respectiv se aplica domeniului selectat.

Lucrul cu formatele numerice

Atunci cand introduceti un numar intr-o foaie de calcul, el apare ca un numar obisnuit  -25, de exemplu.

Acest numar poate avea multe semnificatii. Este vorba despre $25, despre 0,25, sau despre 25 %. Formatul in care este scris un numar determina sensul sau. Este necesar sa aplicati cele mai potrivite formate numerice in foile de calcul pentru ca semnificatia numerelor respective sa fie foarte clara

Formatul unui numar este denumit Style ( stil ). Excel aplica implicit numerelor introduse stilul General, care nu contine elemente de formatare. Sunt disponibile alte 10 stiluri numerice ce pot fi utilizate pentru a preciza unei valori dintr-o celula sau dintr-un domeniu.

In Excel sunt disponibile urmatoarele formate numerice :

Schimbarea formatelor numerice

Cele mai uzitate trei formate numerice sunt disponibile sub forma unor butoane in bara cu instrumente Formatting ( Currency, Comma, Percent ).

Pentru a formata rapid datele numerice intr-unul din aceste stiluri, selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati si executati una din comenzile urmatoare :

Pentru a aplica stilul monetar, executati clic pe butonul Currency Style ( sau apasati Shift+ Ctrl+$).

Pentru a aplica stilul procent, executati clic pe butonul Percent Style ( sau apasati Shift+Ctrl+%).

Pentru a aplica stilul  cu virgula, executati clic pe butonul Comma Style ( sau apasati Shift + Ctrl+ !).

Pentru a aloca formate numerice cu ajutorul casetei de dialog Format Cells, parcurgeti pasii urmatori :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati.

Alegeti Format Cells. Executati clic pe eticheta Number, pentru a aduce pagina in prim plan.

In lista Category, executati clic pe stilul dorit.

In caseta de dialog este prezentat stilul ales impreuna cu alte eventuale optiuni. De exemplu, in cazul formatului Currency, puteti stabili numarul de zecimale, ce tip de simbol sa fie utilizat pentru dolar si cum sa fie afisate valorile negative.

Puteti previzualiza modul in care va arata valoarea numerica in zona Sample. Daca sunteti multumiti, executati clic pe OK  pentru a parasi caseta. Excel executa modificarea formatului.

Adaugarea de chenare, fundaluri si culori

Programul Excel va ofera posibilitatea de a alege tehnici de formatare, care prin utilizarea chenarelor, modelelor, umbrelor si culorilor, modifica semnificativ aspectul foilor de calcul.

Pentru a adauga rapid un chenar cu ajutorul butoanelor din bara cu instrumente, parcurgeti acesti pasi :

Selectati celula sau domeniul la care doriti sa adaugati chenar.

Executati clic pe sageata cu lista derulanta de langa butonul Border. Se afiseaza o paleta cuprinzand stilurile de chenare disponibile.

Executati clic pe stilul care corespunde numarului de laturi ale chenarului dorit de dumneavoastra pe tipul de linie pe care il veti folosi. Chenarul ales este adaugat la celulele respective.

Pentru a sterge chenarul, selectati din nou celula sau domeniul, executati clic pe butonul Borders si apoi pe optiunea None din paleta Borders.

Pentru a avea acces la mai multe optiuni de chenar utilizati caseta de dialog Fomat Cells :

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati.

Alegeti Format Cells pentru a face sa apara caseta de dialog Format Cells si apoi selectati eticheta Borders pentru a aduce pagina respectiva in prim plan.

In zona Presents, executati clic pe stilul de chenar dorit : None, Outline ( toate laturile ), Inside (numai liniile interioare).

In zona Line, selectati tipul de linie pe care doriti sa-l folositi.

Daca doriti sa adaugati culoare la chenarul respectiv, executati clic pe lista derulanta Color  si alegeti de acolo o culoare. 

Pentru a stabili ce laturi ale domeniului sa fie cuprinse in chenar, executati clic in zona Borders, pe butoanele corespunzatoare laturilor dorite. Chenarul ales poate fi previzualizat.

Executati clic pe OK pentru a parasi caseta de dialog ; chenarul e aplicat.

Adaugarea modelelor si culorilor de fundal

Pentru a adauga un model sau o culoare de fundal datelor dumnevoastra, trebuie sa folositi caseta de dialog Format Cells.

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati.

Alegeti Format, Cells pentru a face sa apara caseta de dialog Format Cells si apoi executati clic pe eticheta Patterns.

Executati clic pe sageata derulanta Patterns si selectati din lista respectiva modelul dorit. In zona Sample se poate previzualiza modelul ales.

Pentru a adauga culoare modelului selectati o culoare din paleta Color. Executati clic pe OK si modelul este aplicat celulelor selectate.

O cale rapida de a adauga un fundal colorat foii de calcul este folosirea butonului Fill Color din bara cu instrumente Formatting.

Modificarea culorii textului

Cea mai rapida cale de modificare a culorii continutului celulelor consta in folosirea butonului Font Color din bara cu instrumente Formatting. La fel ca butoanele Pattern si Fill Color, Font Color afiseaza o paleta derulanta care poate fi plasata oriunde pe ecran.

Selectati celula sau domeniul pe care doriti sa le modificati.

Executati clic pe sageata derulanta a butonului Font Color. Veti vedea o paleta de culori.

Executati clic pe culoarea dorita ; rezultatul acestei actiuni este colorarea textului din celula sau celulele respective.

Coloarea textului sau a numerelor poate fi modificata si cu ajutorul casetei de dialog Format Cells. Selectati pagina Tab si utilizati lista derulanta Color pentru a alege culoarea dorita

Fig. 6

Utilizarea meniului Format pentru un control mai exact

Puteti sa modificati dimensiunile unui rand sau a unei culori tragand chenarul sau. Nu puteti insa sa controlati dimensiunea la fel de exact ca in cazul utilizarii comenzilor Format, Row, Height si Format, Column Width pentru obtinerea unor dimensiuni precise.

Iata ce pasi trebuie sa efectuati pentru a folosi meniul Format la modificarea latimii unei coloane :

Selectati coloana pentru care vreti sa modificati latimea.

Deschideti meniul Format, selectati Column, apoi selectati Width. Pe ecran va aparea caseta de dialog Column Width.

Introduceti valoarea dorita pentru latime. Latimea prestabilita este 8,43.

Fig. 7

Executati clic pe OK sau apasati tasta Enter pentru a valida schimbarile efectuate.

Excel creaza un rand cu inaltimea de 12,75 puncte.

Puteti folosi meniul Format pentru a modifica manual inaltimea randului :

Selectati randul pentru care doriti sa modificati inaltimea.

Deschideti meniul Format, selectati Rows, apoi selectati Height. Pe ecran va aparea caseta de dialog Rows Height.

Introduceti inaltimea dorita ( in puncte ).

Executati clic pe OK sau apasati tasta Enter pentru a aplica modificarea din foaia de calcul.

Crearea diagramelor

Tipuri de diagrame

In Excel puteti sa creati diferite tipuri de diagrame. Tipul pe care il veti alege depinde de datele ce trebuie sa fie reprezentate si de modul in care vreti sa fie reprezentate acestea. Iata principalele tipuri de diagrame si destinatia lor :

Pie ( circulara ). Folositi acest tip pentru a reprezenta relatia dintre partile unui intreg.

Bar ( bara ). Folositi acest tip pentru compararea valorilor dintr-un anumit moment.

Column ( coloana ). La fel ca diagrama de tip bara, o puteti folosi pentru evidentierea diferentelor dintre elemente.

Line ( linie ). Folositi acest tip pentru a sublinia tendintele de evolutie si variatia valorilor in timp.

Scatter ( prin puncte ). La fel ca diagrama liniara folositi acest tip pentru a sublinia diferenta dintre doua seturi de valori.

Area (zonala). La fel ca diagrama liniara, folositi acest tip pentru a sublinia amploarea variatiei valorilor in timp.

Majoritatea acestor tipuri de diagrame exista si in variante tridimensionale.

Pe langa faptul ca au un aspect mai profesionist decat diagramele standard, bidimensionale, diagramele 3-D sunt mai relevante pentru diferentele dintre seturile de date.

Crearea unei diagrame

Puteti sa creati diagrame ca parte a unei foi de calcul (o diagrama inglobata) sau independent, intr-o foaie de calcul separata. In cazul in care creati o diagrama inglobata, ea va fi tiparita impreuna cu datele din foaia de calcul, pe cand o diagrama independenta poate fi tiparita separat. Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le reprezinta, astfel incat, atunci cand modificati datele, diagrama este actualizata automat.

Butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard va permite sa creati rapid o diagrama

Fig. 8

Selectati datele pe care vreti sa le reprezentati in diagrama. Daca ati introdus nume sau alte denumiri si vreti ca acestea sa fie si ele incluse in diagrama, aveti grija sa le selectati si pe ele.

Executati clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard.

Pe ecran va aparea caseta de dialog Chart Wizard Step 1of 4. Selectati un tip de diagrama din caseta Chart Type  si un subtip ( o varianta a tipului de diagrama selectata ) din caseta Chart Sub –Type. Executati clic pe Next.

Veti fi intrebat daca domeniul selectat este corect. Puteti sa modificati domeniul selectat scriind un alt domeniu, sau executand clic pe butonul Collapse Dialog ( aflat la capatul din dreapta al casetei de text Data Range ) si selectand domeniul pe care vreti sa-l folositi.

In configuratia prestabilita, programul Excel presupune, ca diferitele serii de date se afla pe randuri. Puteti sa schimbati aceasta optiune pentru coloane, daca este cazul, selectand Series in Columns. Cand terminati, executati clic pe Next >.

Executati clic pe etichete diferite spre a selecta optiunile pentru diagrama. De exemplu, puteti sa stergeti legenda executand clic pe eticheta Legend si deselectand Show Legend. Puteti sa adaugati un titlu pentru diagrama in eticheta Titles. Daca doriti sa adaugati etichete pentru date ( etichete care prezinta valoarea exacta din graficul de tip bara, linie, etc. ) executati clic pe eticheta Data Lables. Cand terminati aceste modificari, executati clic pe Next .

In final, veti fi intrebat daca doriti sa inserati diagrama ( ca obiect ) in foaia de calcul curenta sau daca vreti sa creati o foaie de calcul speciala pentru ea. Alegeti optiunea dorita si executati clic pe butonul Finish. Pe ecran va aparea diagrama in forma finala

Mutarea si redimensionarea unei diagrame

Pentru a muta o diagrama inglobata, executati clic pe suprafata diagramei si trageti-o in noua pozitie. Pentru a modifica dimensiunile unei diagrame, selectati-o si trageti unul din marcajele ei.

Crearea rapida a unei diagrame

Pentru a crea rapid o diagrama, selectati datele pe care vreti sa le folositi, si apasati tasta F11. Excel va crea o diagrama pe coloane, intr-o foaie separata. Puteti sa deschideti foaia respectiva, sa selectati diagrama si sa o modificati asa cum doriti.

Personalizarea diagramei cu ajutorul barei cu instrumente pentru diagrame

Pentru a modifica aspectul diagramei, puteti sa folositi bara cu instrumente pentru diagrame (Chart Toolbar ). Daca acesta nu este pe ecran, o puteti activa deschizand meniul View, selectand Toolbars, apoi Chart.

Butoanele din bara cu instrumente sunt :

Tiparirea unei diagrame

Daca o diagrama este inglobata, va fi tiparita o data cu foaia de calcul care o contine. Daca doriti sa tipariti numai diagrama inglobata, executati clic pe ea pentru a o selecta, apoi deschideti meniul File si selectati Print ; butonul de optiune Selected Chart trebuie sa fie selectat. Apoi executati clic pe OK pentru a tipari diagrama.

Salvarea si denumirea unui registru de calcul

Pentru a selecta un registru de calcul pe hard-disc, trebuie sa-i alocati o denumire :

Deschideti meniul File si selectati Save sau executati clic pe butonul Save de pe bare cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Save As.

Introduceti denumirea in caseta de text File Name.

Excel salveaza registrele de calcul in dosarul My Documents. Pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, selectati-l din lista Save In.

Tiparirea unui registru de calcul.

Un registru de calcul este o colectie de foi de calcul, care seamana cu paginile unui carnet. Puteti sa tipariti intregul carnet de o data sau numai cateva pagini din el.

Inainte de a tipari o foaie de calcul, trebuie sa verificati daca este configurata corect pentru a putea fi tiparita. Pentru aceasta, deschideti meniul File si selectati Page Setup. Va aparea caseta de dialog Page Setup.

Dupa ce stabiliti configurarea paginii si partea pe care vreti sa o tipariti trebuie sa vedeti cum va arata pagina la tiparire. Pentru a revizui o lucrare de tiparit, deschideti meniul File si selectati Print Preview sau executati clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va fi afisat registrul de calcul in forma pe care o va avea dupa tiparire.

Dupa ce configurati pagina si revedeti aspectul registrului de calcul, vine momentul sa tipariti. Puteti sa tipariti datele selectate, foile selectate sau intregul registru de calcul :

Daca doriti sa tipariti un fragment din foaia de calcul, selectati-l. Daca doriti sa tipariti una sau mai multe foi din acelasi registru de calcul, selectati etichetele lor. Pentru a tipari intregul registru de calcul, treceti peste acest pas.

Deschideti meniul File si selectati Print ( sau apasati Ctrl+P ). Pe ecan va aparea caseta de dialog Print.

Selectati optiunile pe care vreti sa le folositi :

Page Range va permite sa tipariti una sau mai multe pagini. De exemplu, daca zona selectata pentru tiparire cuprinde 15 pagini si nu vreti sa tipariti paginile 5 – 10, selectati Page(s) si introduceti numerele primei si ultimei pagini in casetele From, respectiv To.

Print What va permite sa tipariti celulele selectate, foile de calcul selectate sau intregul registru de calcul.

Copies va permite sa tipariti mai multe exemplare ale celulelor selectate, ale foilor de calcul selectate, sau ale registrului de calcul.

Collate va permite sa tipariti mai intai doar un exemplar din ceea ce ati selectat, pentru tiparire, si abia apoi celelalte exemplare. Aceasta optiune, este disponibila atunci cand tipariti  ceva in multe exemplare.

Executati clic peOK sau apasati tasta Enter.

Pentru a sterge comanda penru tiparirea unei  lucrari, efectuati pasii urmatori :

Executati dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din Windows, iar pe ecran va fi afisata coada de asteptare a imprimantei.

Executati clic pe lucrarea pe care vreti sa o eliminati.

Deschideti meniul Document si selectati Cancel Printing.

Concluzii

Aranjarea informatiei in tabele s-a dovedit deosebit de utila datorita sugestivitatii si simplitatii. Programele care se ocupa de calcul tabelar se recomanda mai ales domeniilor practice in care, prin natura activitatii, utilizatorul are nevoie de puterea de prelucrare a informatiilor specifica calculatorului, dar nu dispune de suficient timp pentru a studia modurile laborioase de folosire a limbajelor de programare, deci trebuie sa fie ajutat prin prelucrarea unor sarcini fara a i se da senzatia unui efort de adaptare deosebit. Puterea de gandire este eliberata prin folosirea unui astfel de program si ea va putea fi orientata preponderent asupra sintezelor sau analizelor de ansamblu. Practica a relevat si domeniile in care s-au remarcat aceste programe (statistica, contabilitate, finante, birotica, management, invatamant etc.), insa vom spune ca orice gen de activitate care se bazeaza pe informatii ce se pot organiza tabelar poate beneficia de facilitatile calculului tabelar.