Registre si foi de calcul

Registre si foi de calcul

Mai multe foi de calcul sunt organizate intr-un Book (Registru sau dosar de calcul), fisierele fiind recunoscute cu extensia .xls. Un registru de calcul poate cuprinde cel mult 256 foi de calcul diferite. Atunci cand lansati in executie programul Excel este deschis automat un registru de lucru nou. Excel ii da acestuia numele temporar de Book1 (Registru1). Intersectia dintre fiecare coloana si fiecare linie este o caseta denumita celula. Ea reprezinta cea mai mica unitate de lucru si poate contine text, cifre, formule, secvente de program etc.

Foile de lucru fac comode memorarea, manipularea si afisarea datelor. Utilizand foi de lucru datele se pot vedea intr-o perspectiva clara si se pot analiza.

Primul lucru care se vede in fereastra principala Excel este o foaie de lucru necompletata. In mod implicit, fiecare nou registru de calcul contine trei foi. Pentru fiecare foaie dintr-un registru de calcul Microsoft Excel afiseaza o eticheta deasupra barei de stare de la baza ecranului Sheet1, Sheet2, Sheet 3 (Foaie1, Foaie2, Foaie3). In cazul in caredoriti sa lucrati cu registre de calcul ce au mai mult de trei foi puteti schimba numarul de foi prestabilit urmarind pasii:din meniul Tools (Instrumente), selectati Options (Optiuni) si apoi General. In caseta Sheets in new workbook (Foi in registrul de lucru nou) mariti valoarea la numarul de foi dorit.

Deplasarea in interiorul foii de calcul

Coloanele sunt numerotate prin litere (sunt 256 de coloane, notate de la A la Z si apoi de la AA la IV) iar randurile prin numere (sunt 65536 de linii, numerotate de la 1 la 65536). O celula poate contine pana la 65 de mii de caractere.

Pentru a identifica fiecare din cele peste 16 milioane de celule ale foii de calcul, Microsoft Excel foloseste o adresa sau referinta, care este compusa dun litera coloanei si numarul randului pe care se afla (deci va contine o litera alaturi de un numar). De exemplu, referinta celulei aflate in coltul din stanga-sus a foii de calcul este A1.

Observatie O celula identificata prin combinatia 4B este falsa. O adresa incepe numai cu o litera. Corect este B4. Un registru de calcul standard, cu trei foi, contine peste 50 de milioane de celule!

Microsoft Excel pune la dispozitie un indicator de celula, care se deplaseaza in cadrul foii de lucru pe masura ce deplasati mouse-ul. Atunci cand se executa clic pe o celula aceasta devine activa, adica reprezinta locul in care se pot introduce sau edita date sau formule. Ea este incadrata intr-un chenar ingrosat si are in coltul cel mai din dreapta-jos un marcator. Litera coloanei si numarul randului sunt colorate  pentru a facilita localizarea vizuala a celulei.

Chiar sub barele de instrumente se afla caseta Name box (caseta nume), care contine identificatorul pentru celula selectata. Pentru a activa o celula exista patru modalitati: utilizand mouse-ul, tastatura, caseta de nume sau comanda (Go to) Salt la (F5).

a. cu mouse-ul: se efectueaza clic in interiorul unei celule. Daca celula in care doriti sa treceti nu este vizibila in fereastra foii de lucru utilizati barele de derulare verticala si orizontala. Retineti ca derularea va permite numai sa vedeti o alta regiune a foii de lucru; indicatorul de celula ramane in ultima celula activata pana cand efectuati clic intr-o alta celula.

Cursorul normal al mouse-ului are urmatoarele utilitati:

• selecteaza instrumentele din barele de instrumente;
• activeaza celulele;
• deruleaza (prin clic) meniurile si optiunile din meniuri;
• actioneaza (prin clic) bara de derulare;
• ajuta la executarea modificarilor din interiorul foilor de calcul;
• ajuta la copierea sau mutarea continutului celulelor.

Semnificatia formelor cursorului de mouse in Excel        

b. cu tastatura: daca foaia de calcul are doar cateva randuri si coloane este foarte simplu sa va deplasati folosind sagetile. Dar, mai devreme sau mai tarziu, foaia de calcul va deveni prea mare pentru a mai incapea intr-o singura fereastra. In tabelul de mai jos sunt redate cele mai uzuale taste pentru deplasare in cadrul unei foi de lucru.

Observatii

• Spre deosebire de metoda derularii, prin utilizarea tastaturii se deplaseaza indicatorul de celula.
• Daca tasta Scroll Lock este activa, tastele directionale produc deplasarea intregii foi si nu trecerea dintr-o celula in alta.
• Atunci cand apasati tasta End treceti in modul de lucru End (uitati-va pe bara de stare, in dreapta).

Ce se va intampla in continuare depinde de tasta pe care o veti apasa prima data. Daca apasati una dintre sageti, veti ajunge la urmatoarea celula care contine informatii. Apasati Home pentru a ajunge la ultima celula din bloc in partea dreapta. Sau apasati Enter pentru a ajunge la ultima celula de pe randul curent. Modul de lucru End este util atunci cand treceti des de la un bloc de celule la altul.

c. cu caseta de nume: daca doriti sa activati o anumita celula care nu e vizibila pe ecran, puteti utiliza caseta de nume. Efectuati clic in aceasta caseta, tastati adresa celulei pe care doriti sa o activati, apoi apasati Enter.

d. cu comanda Go To (Salt la) (F5 de pe tastatura): se deschide caseta de dialog Go To (Salt la), introduceti adresa celulei si apasati Enter sau efectuati clic pe OK. Caseta de dialog Go To (Salt la) mai poate fi obtinuta si prin apelarea meniului Editare comanda Go To (Salt la) sau apasarea concomitenta a tastelor CTRL+G.

Butonul Special deschide caseta de dialog Go to Special (Salt special) ce va permite accesul la formule, formatare conditionala, precedente, dependente si multe alte caracteristici ale unui registru de calcul Excel. De asemenea este si un bun instrument pentru auditul unui registru de calcul creat de altcineva.

Deplasarea intre foi
Deplasarea de la o foaie la alta se poate face in doua moduri:

• printr-un clic de mouse pe eticheta foii pe care se doreste sa se faca deplasarea;
• daca nu se vede eticheta unei anumite foi se pot folosi cele patru butoane de deplasare rapida, aflate in stanga etichetelor foilor de calcul iar apoi se executa clic pe eticheta foii care se doreste a fi adusa in prim plan.

Deplasarea intre foi de calcul din registre diferite

In Excel exista posibilitatea de a lucra simultan cu mai multe registre de lucru deschise simultan. Fiecarui registru deschis ii corespunde un buton pe bara de aplicatii a sistemului de operare Windows. Deplasarea de la un registru la altul se poate face atat folosind tastatura:

• ALT+R, apoi numarul documentului (1, 2, .) din lista cu documentele deschise determina trecerea direct la un anumit registru prin intermediul meniului Window (Fereastra);
• CTRL+TAB sau CTRL+F6 detemina trecerea succesiva de la un registru la altul, in ordinea in care au fost deschise;
• SHIFT+CTRL+TAB sau SHIFT+CTRL+F6 determina trecerea succesiva de la un registru la altul in ordinea inversa in care acestea au fost deschise.

cat si mouse-ul:

• folosind butoanele corespondente de pe bara de sarcini a sistemului de operare Windows;
• facand clic in fereastra de document care contine registrul Excel in cazul in care este vizibil o parte din acesta;
• selectand din meniul Window (Fereastra) numele registrului aflat in lista numerotata de la baza acestuia.

Observatie Numele registrului activ va aparea bifat in lista cu numele documentelor Excel deschise simultan, afisate la baza meniului Window (Fereastra).

Operatii cu foile de lucru

In cele ce urmeaza vom face un tur rapid printre cele mai uzuale operatii cu foile de calcul.

1. Adaugarea de culoare pe selectorii de foi. Faceti clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe selectorul foii, apoi faceti clic pe Tab color (Culoare fila). Alegeti culoarea dorita si apoi faceti clic pe OK.

2. Reordonarea foilor de lucru se face cu ajutorul butoanelor de derulare a etichetelor. Este posibil ca numarul de foi din registrul de calcul sa depaseasca numarul de etichete care se pot afisa la baza ferestrei foii de calcul. Pentru aceasta se pot folosi butoanele de derulare din stanga etichetei Sheet1 pentru a aduce in campul vizual etichetele foilor ascunse, fara sa schimbati foaia activa. Se executa clic pe butonul Prima foaie sau Ultima foaie pentru a afisa etichetele foilor respective si pe butoanele Foaia anterioara sau Foaia urmatoare pentru a aduce etichetele in campul vizual, una cate una.
3. Inserarea unei noi foi de lucru se face pentru a crea atatea foi de lucru cate sunt necesare pentru un registru de calcul. Pentru aceasta alegeti din meniul Insert (Inserare) optiunea Worksheet (Foaie de calcul) sau daca executati clic cu butonul drept al mouse-ului pe eticheta unei foi apare meniul de comenzi rapide din care selectati Insert (Inserare). Se deschide caseta de dialog Insert din care puteti opta pentru fisierul dorit. Noile foi sunt adaugate cronologic. De exemplu, daca ati adaugat Foaia4 si apoi ati sters-o, urmatoarea noua foaie va fi denumita Foaia5, chiar daca Foaia4 nu mai exista in registrul de calcul.

4. Este posibila, de asemenea, stergerea foilor de lucru daca acestea sunt prea multe. Executati clic dreapta pe eticheta foii pe care vreti sa o stergeti si alegeti Delete (stergere) sau din meniul Edit alegeti comanda Delete sheet.

5. Redenumirea se foloseste pentru a particulariza colectia de foi de lucru cu care se lucreaza. Pentru aceasta executati dublu-clic pe eticheta foii de lucru pentru a-i selecta numele si apoi tastati noua denumire (de exemplu eticheta "Foaie3" o redenumim "A treia foaie de calcul") sau faceti clic dreapta pe eticheta foii pe care doriti sa o redenumiti si alegeti comanda Rename (Redenumire). De asemenea, puteti alege optiunea Format-Sheet-Rename pentru a schimba numele foii curente, dupa care puteti scrie noua denumire. Pentru validare apasati Enter.

6. Ascunderea foilor de lucru se face daca altcineva nu trebuie sa vada registrul de calcul. Este posibil ca acest lucru sa se faca pentru a pastra unele date ascunse, dar utilizate totusi intr-o formula pe una din foile de lucru vizibile din alte registre de calcul. Pentru aceasta alegeti din meniul Format secventa Sheet - Hide (Foaie-Ascundere).
7. Mutarea. Pentru a muta o foaie de calcul executati clic cu butonul drept al mouse-ului pe eticheta foii dorite si alegeti comanda Move or Copy (Mutare sau copiere) din meniul de comenzi rapide atasat etichetei sau din meniul Edit sau pur si simplu glisati eticheta foii de calcul in noua locatie. Astfel o foaie de calcul poate fi mutata cu usurinta in cadrul unui registru sau dintr-un registru in altul. Indicatorul mouse-ului este insotit de o mica pictograma de pagina.

Inainte de mutare                                                 Dupa mutare

8. Copierea foilor de calcul se poate face fie in acelasi registru de calcul, fie dintr-un registru de calcul in altul. Se urmeaza pasii:
• Se selecteaza foile de copiat;
• Se alege comanda Move or Copy (Mutare sau copiere) din meniul Edit sau din meniul contextual. Apare caseta de dialog Move or Copy (Mutare sau copiere).
• Se specifica destinatia foilor copiate astfel:
• in lista derulanta Move selected sheets (Se muta foile selectate) se selecteaza registrul de calcul destinatie (in cazul copierii din registrul de lucru curent in altul deschis);
• in lista cu foile de calcul a registrului destinatie Before sheet (Inaintea foii) se selecteaza foaia inaintea careia vor aparea foile copiate.
• Inainte de a iesi din caseta de dialog nu uitati sa bifati optiunea Create a copy (Crearea unei copii) (implicit se executa operatia de mutare).
• Finalizarea operatiei se face printr-un clic pe OK. Rezultatul este o noua foaie de calcul cu continut identic si numele urmat intre paranteze de numarul copiei.

Copierea se poate face simplu utilizand tehnica glisarii si anume se selecteaza eticheta foii de calcul care se doreste a fi copiata, se tine apasata tasta CTRL si se gliseaza in noua locatie. Metoda prin glisare este posibila si pentru copiere (respectiv mutare) in alt registru, cu conditia ca ambele fisiere sa fie deschise si sa se vada pe ecran in cate o fereastra.

9. Gruparea si separarea foilor. Foile pot fi grupate pentru a usura crearea sau formatarea a doua sau mai multe foi identice. De exemplu, puteti crea o foaie pe care sa o copiati in alte doua foi sau puteti sa grupati trei foi goale si sa introduceti date o singura data - nu mai este necesara copierea ulterioara. Deoarece foile au fost conectate inainte de introducerea continutului, acesta este automat plasat in toate foile grupate. Pentru a grupa foi executati clic pe una din etichetele foilor ce vor face parte din grup si apasati tasta CTRL. Tinand apasata tastat CTRL, executati clic pe restul foilor ce vor compune grupul. Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe si in bara de titlu, dupa numele registrului de calcul, va aparea indicatorul [Grup]. Puteti grupa o serie de foi apasand tasta SHIFT in timp ce executati clic pe prima si apoi pe ultima eticheta din serie. Toate foile dintre prima si ultima eticheta vor fi incluse in grup. De asemenea puteti grupa toate foile dintr-un registru de calcul executand clic dreapta pe orice foaie si alegand Select all sheets (Selectarea totala foi) din meniul rapid. Ca sa separati foile grupate executati clic pe o eticheta de foaie din afara grupului sau clic dreapta pe orice eticheta din cele grupate si alegeti Ungroup sheets (Anularea gruparii foilor).