Validarea datelor

Validarea datelor

Validarea reprezinta un procedeu de verificare a corectitudinii introducerii datelor in celule. Procedeul de validare este operational pentru orice celula a foii de calcul, restrictionand intrarile in celule potrivit unor criterii declarate la care trebuie sa raspunda valorile de introduse. Validarea datelor presupune deci stabilirea unui set de restrictii aplicabile unor constante care, daca respecta restrictiile impuse, constituie intrari valide in celulele unui tabel sau a unei baze de date Excel. Este inutil a se declara atribute de validare pentru intrarile rezultate in urma recalculului unor formule, deoarece o formula, daca este bine construita genereaza rezultate valide.

Aplicarea atributelor de validare pentru datele (constantele) introduse in celule presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Se selecteaza celula sau campul unde se vor aplica atributele de validare. Aceste atribute pot fi copiate ulterior prin selectarea campului sursa, activarea comenzii Edit - Copy, dupa care in urma selectiei campului destinatie se activeaza comanda Edit - Paste Special, iar din caseta Paste Special se va alege optiunea Validation;

Se activeaza comanda Data - Validation;

In caseta Data Validation se declara atributele si restrictiile operatiunii de validare prin fisa Settings, se  poate stabili eticheta campului validat, precum si un mesaj de invitatie prin fisa Input Message si se poate declara un mesaj particular in cazul in care intrarea in celula nu a respectat restrictiile de validare declarate in Settings, prin fisa Error Alert;

Se confirma operatiunea prin apasarea butonului OK.

Setarea parametrilor validarii presupune alegerea din fisa Settings aferenta casetei de dialog Data Validation a tipului de date valide ce vor constitui intrari in celula curenta selectata pentru validare. Astfel, rubrica Allow permite selectarea din lista derulanta propusa a urmatoarelor tipuri de date:

Any value - optiunea implicita, permite introducerea oricarui tip de data, validarea fiind inhibata pentru un tip particular de data;

Whole number permite introducerea in celule a valorilor numerice intregi;

Decimal permite numai culegerea valorilor numerice intr-un format intreg cu zecimale;

List permite validarea datelor sub forma de lista derulanta. Intrarile in lista pot fi editate in caseta Source fie sub forma unei liste de elemente separate prin virgula sau punct si virgula (dupa cum a fost declarat separatorul de argumente in Windows), fie sub forma unui camp definit prin adrese absolute, ce sa contina intrarile in respectiva lista derulanta;

Date permite editarea valorilor numerice intr-unul din formatele acceptate de data calendaristica;

Time permite editarea intr-un format orar;

Text length permite editarea sirurilor de caractere in celule, restrictionand dimensiunea acestora;

Custom permite validarea datelor utilizand functii predefinite sau definite de utilizator.

Odata ce a fost stabilit tipul de data pentru care opereaza o validare, se poate alege operatorul de restrictie ce urmeaza a fi aplicat datelor cu ajutorul listei derulante Data. Operatorii de comparatie disponibili sunt: between (intre), not between (nu este intre), equal to (egal cu), not equal to (nu este egal cu), greater than (mai mare decat), less than (mai mic decat), greater than or equal to (mai mare sau egal cu), less than or equal to (mai mic sau egal cu).

Valoarea de comparat reprezinta un al treilea element cu care opereaza validarea datelor. Aceasta valoare se poate regasi fie sub forma de constanta numerica, fie sub forma de formula, editandu-se in functie de tipul de data ales si de operatorul de comparatie, in rubrici contextuale de tipul Value - pentru operatorul equal to (egal cu), Minimum (Minim) si Maximum (Maxim) pentru operatorul between (intre), Source (Sursa) pentru data de tip lista derulanta sau Formula (Formula) pentru criteriul de validare Custom (Personalizat). In rubricile respective pot fi editate atat constante cat si formule ce reprezinta parametrii de validare.

Caseta de dialog Data Validation cu toate setarile posibile este prezentata in figura urmatoare:

Stergerea atributelor de validare se face prin selectarea campurilor pe care s-au aplicat respectivele atribute, iar din caseta Data Validation se actioneaza butonul Clear All. Aceasta comanda anuleaza numai atributele de validare, nu si datele din respectivele campuri, acestea revenind in starea de non-validare, in care orice intrare in celule este permisa - Any value .

Declararea etichetelor campurilor validate precum si a mesajului de invitatie pentru introducerea datelor, reprezinta facilitatile oferite de fisa Input Message, aferenta casetei de dialog Data Validation.

Daca este selectat din lista derulanta Style modul Stop, la producerea unei neconcordante intre datele introduse si regula de validare, nu se va putea trece la editarea altei celule fara ca datele din celula curenta sa nu fie corecte, adica sa respecte restrictiile impuse prin validare.

daca se apasa butonul Yes, permitandu-se eludarea regulii de validare impuse. Daca se alege butonul No se va retasta intrarea in celula potrivit regulilor de validare declarate, iar daca se alege Cancel (Revocare) se anuleaza valoarea introdusa gresit.

Information. Acest mod propune prin optiunea Yes intrarea unei valori non-valide, iar prin optiunea Cancel revoca intrarea in curs de editare.