Vizualizarea si listarea documentelor

Vizualizarea si listarea documentelor

Spre deosebire de documentele Word care, de regula, sunt concepute pentru a incapea pe hartii de diferite dimensiuni, foile de lucru din programul Excel reprezinta medii cu limite variabile, care se intind in orice directie. De aceea inaintea inceperii tiparirii trebuie analizat ceea ce se doreste a se tipari si cum sa apara, ca si aspect. Excel ofera posibilitatea tiparirii unei anumite foi de calcul, a tuturor celor existente intr-un fisier sau doar a unei zone de celule. De asemenea, se poate opta pentru afisarea/ascunderea anumitor elemente, cum ar fi liniile de grila, etichetele de foi, antete/subsoluri (ce pot include sau nu numere de pagina), repetarea anumitor linii/coloane pe mai multe pagini etc. Un alt element important in cadrul procesului de definire a optiunilor de tiparire sunt cele ce privesc calitatea imprimarii (culori, rezolutie).

Tiparirea unei foi de calcul
Tiparirea unei foi de calcul poate fi la fel de simpla ca apasarea pe un buton sau mult mai complexa, in functie de ceea ce doriti sa tipariti si de gradul de control pe care doriti sa-l aveti asupra continutului si aspectului foii tiparite. Programul Excel va pune la dispozitie instrumente pentru ambele metode, pe care le veti apela, in principal, din caseta de dialog Print (Imprimare).

Observatie: Diagramele pot fi tiparite fie impreuna cu datele din foaia de calcul, fie pe pagini separate. Pentru detalii vezi sectiunea "Tiparirea diagramelor" ulterior in acest capitol.

Marea majoritate a comenzilor care sunt folosite pentru operatia de tiparire se gasesc grupate in meniul File (Fisier).

Unele comenzi apar si sub forma unor butoane in cadrul unor bare de instrumente, aspectul lor putandu-se observa in partea stanga a comenzii pe care o reprezinta. De asemenea, unele comenzi pot fi executate din meniul contextual al anumitor elemente sau folosind o combinatie de taste care se poate vedea in partea dreapta a comenzii care o executa.

Pentru a tipari imediat o copie a foii de calcul active, cu parametrii de tiparire standard, executati clic pe butonul   Print (Imprimare) din bara de unelte Standard. Folosirea acestui buton inseamna ocolirea tuturor casetelor de dialog, fara a permite revizuirea inaintea tiparirii. Rezultatele pot fi nesatisfacatoare, pierzandu-se si o cantitate mare de hartie, daca nu puteti opri destul de repede tiparirea. Din aceste motive va recomandam ca in Excel sa folositi comanda Imprimare.

Pentru tiparirea propriu-zisa (dupa ce ati configurat diferite elemente ale foii de calcul) folositi una din urmatoarele variante:

1. comanda Print (Imprimare) din meniul File (Fisier);

2. din fereastra de dialog Page Setup (Initializare pagina) care se deschide din meniul File (Fisier) se alege butonul Print (Imprimare);

3. in modul de vizualizare Print preview (Examinare inaintea imprimarii) care se deschide din meniul File (Fisier)  se actioneaza butonul Print (Imprimare);

4. tastati concomitent CTRL+P.

Indiferent de varianta aleasa pe ecran apare caseta de dialog Imprimare prezentata in figura urmatoare:

Principalele optiuni de configurare sunt:

1. In zona (Printer) Imprimanta

Se alege din lista derulanta de imprimante disponibile Name (Nume) cea la care urmeaza a se tipari sau se efectueaza o listare intr-un fisier Print to File (Imprimare in fisier).

Se poate actiona butonul Properties (Proprietati) pentru a verifica unele setari ale imprimantei. Optiunile afisate pot diferi in functie de sistemul de operare si de tipul de imprimanta. Acestea determina, printre altele: viteza de tiparire, calitatea (rezolutia, asemanarea culorilor tiparite cu cele afisate pe ecran, posibilitatea de a aranja mai multe pagini pe una singura, posibilitatea de a tipari pe diferite suporturi, de diferite marimi s.a.m.d.).

Spre exemplu, cateva dintre facilitatile principale oferite la tiparirea cu imprimanta conectata la calculatorul pe care lucrez) ar fi cele din figura urmatoare:

• alegerea orientarii hartiei: pe verticala (Portrait) sau orizontala (Landscape);
• specificarea ordinii de tiparire a paginilor (Page Order): Front to Back - porneste tiparirea de la pagina 1 mai departe si Back to front - prima pagina tiparita este ultima din domeniul specificat, astfel ca pagina 1 este ultima tiparita;
• posibilitatea de a tipari mai multe pagini pe foaie (Page per Sheet);
• daca se doreste se poate opta pentru optiuni mai avansate (Advanced), cum ar fi calitatea imprimarii (Print Quality), marimea suportului de hartie (Paper size), posibilitatea de a tipari economic (Haftoning).

2. In sectiunea Print range (Zona de imprimat) se poate opta pentru tiparirea:

• tuturor paginilor din domeniul ales All (Toate);
• anumitor pagini din domeniul ales Pages. From. To Pagini.De la.La).

3. In zona Print what (De imprimat) se poate specifica tiparirea:

• selectiei curente Selection (Selectie) - o celula, o zona de celule, un grafic etc.;
• foii sau foilor selectate Active sheet(s) (Foile active);
• intregului registru de lucru Entire workbook (Tot registrul de lucru).

4. In zona de optiuni Copies (Copii) se poate specifica:

• numarul de exemplare de listat Number of copies (Numar de copii);
• ordinea de iesire a foilor Collate (Asamblare) daca se listeaza toate paginile dintr-un exemplar, apoi toate din al doilea s.a.m.d., in caz contrar se listeaza prima pagina de atatea ori cate copii sau specificat, apoi la fel cu a doua pagina etc.

Ajustari preliminare tiparirii
Pentru a vedea ce ar urma sa se tipareasca pana in acest moment, alegeti fie comanda Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) din meniul File (Fisier), fie executati clic pe butonul Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) de pe bara de instrumente Standard. Fisierul si mediul aplicatiei Excel va arata ca in figura urmatoare.

Se poate observa ca locul barei de meniu si a barelor de instrumente este luat de o bara ce contine butoane specifice acestui mod de vizualizare.

In continuare voi explica efectul butoanelor de pe bara de instrumente afisata

• Next/Previous (Urmatorul/ Anteriorul) vizualizeaza pagina urmatoare/precedenta
• Zoom (Panoramare) mareste/micsoreaza pagina
• Print (Imprimare) afiseaza caseta de dialog Print (Imprimare)
• Initializare Afiseaza caseta de dialog Initializare pagina
• Margins (Margini) afiseaza/ascunde ghidajele latimii marginilor si coloanelor. Pe foaia de calcul exista doua seturi de margini - setul interior este pentru continutul foii de calcul, iar setul exterior stabileste distanta intre antet sau subsol si marginea hartiei.
• Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina / Vizualizare normala) trece in modul de vizualizare Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina), respectiv comuta in modul de vizualizare Normal. Aceste butoane sunt afisate alternativ daca au fost actionate. Ele sunt active numai pentru foi de calcul (diagramele nu pot fi vizualizate astfel). In modul de vizualizare Examinare sfarsit de pagina se va vedea fiaoa de calcul delimitate de linii albastre punctuate care despart paginile de imprimat.
• Close (Inchidere) revine in modul de vizualizare anterior trecerii in Print Preview (Examinarea inaintea imprimarii)
• Help (Ajutor) apeleaza programul de ajutor al aplicatiei Excel In acest mod de vizualizare sunt vizibile antetele si subsolurile (daca au fost stabilite) si textul, cu formatarile facute pana in acel moment. Din acest mod de vizualizare se poate lansa tiparirea (actionand butonul Imprimare care deschide caseta de dialog Imprimare) sau configura setarile de pagina (prin actionarea butonului Initializare pagina).

Analizarea in ansamblu/detaliu

Zoom este o actiune asemanatoare comenzii Zoom (Panoramarii) din modul normal de lucru - astfel incat sa poata fi analizate fie elementele ce privesc ansamblul foii, fie cele de detaliu. Comutarea intre cele doua marimi se poate face in doua moduri:

1. La trecerea in modul de vizualizare Print preview (Examinare inaintea imprimarii) pagina curenta se micsoreaza automat astfel incat sa poata fi vizualizata in ansamblu. Daca se plimba cursorul mouse-ului deasupra paginii se poate observa ca el ia forma unei lupe. Plasand cursorul pe o zona, un clic pe acea portiune va determina marirea (apropierea) ei, astfel ca pot fi analizate elementele de detaliu (forma caracterelor, alinierea, evidentieri etc.). Un nou clic pe pagina va determina revenirea la marimea initiala.
2. Se actioneaza butonul Zoom (Panoramare) din bara cu butoane specifice modului de vizualizare Print preview (Examinare inaintea imprimarii).

Observatie Daca foaia de calcul se intinde pe mai multe pagini, pentru a le afisa se pot folosi butoanele Next si Preview (Urmatorul si Anteriorul) sau tastele sageti.

 Ajustarea latimii, marginilor, liniilor si coloanelor

In modul de vizualizare Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) se pot modifica marginile, liniile si coloanele de pe foaia de calcul. Pentru a stabili marginile de pagina pentru o foaie, trebuie sa fie selectata respectiva foaie de lucru. Pentru a stabili marginile de pagina pentru mai multe foi simultan, trebuie selectate in prealabil respectivele foi (daca sunt adiacente folosind tasta SHIFT si clic cu butonul stang al mouse-ului pe ultima foaie din grup, daca sunt neadiacente - cu tasta CTRL si clic pe butonul stang al mouse-ului pe etichetele foilor dorite).

Ghidajele de dimensionare se afla pe marginile paginii afisate cu Print Preview (Examinare inaintea imprimarii). Ele pot fi ascunse/afisate prin intermediul butonului Margins (Margini). Fixarea dimensiunilor marginilor, liniilor si coloanelor se poate face glisand de ghidajul corespunzator in sensul dorit (analog ca la dimensionarea tabelelor din Word).

Un alt mod de a fixa marginile paginii, dar specificand dimensiunile este folosind fereastra de dialog Page Setup (Initializare pagina), butonul Margins (Margini), care se obtine fie executand clic pe butonul Setup (Initializare) de pe bare de instrumente a modului de vizualizare Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) fie din meniul File (Fisier) alegand comanda Page Setup (Initializare pagina). In prima varianta caseta de dialog nu contine butoanele Print (Imprimare) si Print Preview (Examinare).

In aceasta fereastra se poate specifica in casetele Top (Sus),Bottom (Jos), Left (Stanga), Right (Dreapta) dimensiunile marginilor dorite. Aceste dimensiuni trebuie sa fie mai mari decat marginile minime solicitate de imprimanta.

De asemenea, se poate opta pentru centrarea in pagina (pe verticala si orizontala), validand caseta corespunzatoare din grupul Center on page (Centrare pe pagina).

In mijlocul casetei de dialog, in pagina-model sunt afisate imediat efectele modificarilor facute. Pentru o vizualizare rapida, directa a paginii configurate, asa cum arata dupa noile modificari, se poate actiona butonul Print Preview (Examinare), aflat in partea dreapta.

In figurile urmatoare sunt prezentate variante de centrare in pagina:

tabel initial necentrat,  centrare doar pe orizontala

 

centrare doar pe verticala, centrare atat pe verticala cat si pe orizontala.

Daca marginile nu sunt egale pe laturile opuse ale foii de calcul, continutul nu va parea centrat pe pagina. Va trebui sa verificati si parametrii imprimantei - anumite modele au margini prestabilite pentru fiecare latura a foii de hartie, iar acestea pot sa nu fie egale.

Vizualizarea si modificarea sfarsiturilor de pagina
Pe masura ce se acumuleaza date in foaia de calcul, acestea pot depasi dimensiunea unei singure pagini. Spatiul disponibil pe o pagina este determinat de dimensiunile foii de hartie si marginile stabilite pentru respectiva pagina. Daca se doreste imprimarea unei zone care depaseste o pagina, este bine ca inainte de a trece la tiparire sa se verifice modul in care este impartita zona de tiparit.

Trecerea in acest mod de vizualizare se poate face astfel:

• din meniul View (Vizualizare) alegeti comanda Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina);
• din modul Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) se actioneaza butonul Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina) (daca exista).

In ambele cazuri apare o caseta de dialog de informare ca cea de mai jos in care suntem informati ca putem ajusta sfarsiturile de pagina prin mutarea lor agatandu-le cu mouse-ul.

Intreruperile de pagina vor aparea pe ecran ca linii albastre punctate, orizontale si verticale.

Figura urmatoare prezinta o foaie de calcul cu paginile afisate in modul de vizualizare Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina):

Modul de vizualizare asociat comenzii Page Break Preview (Examinare sfarsit de pagina) permite indicarea sfarsiturilor de pagini direct, prin agatarea si mutarea liniilor corespunzatoare acestor sfarsituri. In acest mod de vizualizare se pot si introduce date, edita, muta sau redimensiona obiecte (grafice, desene).

Se pot distinge mai multe elemente specifice acestui mod de vizualizare:

• paginile in care este impartita foaia (in mijlocul fiecarei pagini, in fundal, apare scris numarul ei cu litere mari, gri);
• chenare groase, continue sau intrerupte (albastre) care inconjoara marginile - reprezinta sfarsiturile de pagina: cele intrerupte reprezinta sfarsiturile automate iar cele continue sfarsiturile fixate manual.

Inserarea/eliminarea sfarsiturilor de pagina
Programul Excel nu analizeaza structura foii de lucru inainte de a insera salturile la pagina noua; pur si simplu adauga un salt la pagina noua in punctul in care fiecare pagina iese din zona care poate fi tiparita. Pentru a face ca foile de lucru cu mai multe pagini sa fie vizibile, puteti si trebuie sa pozitionati manual salturile la o pagina noua.

Inserarea sfarsiturilor de pagina se face astfel:

1. sfarsit de pagina vertical:

• se selecteaza coloana inaintea careia se doreste intreruperea paginii;
• din meniul Insert (Inserare) se alege comanda Page Break (Sfarsit de pagina).

Inainte de inserarea sfarsitului de pagina           dupa inserare (se observa linia continua albastra)

2. sfarsit de pagina orizontal:
• se selecteaza randul deasupra caruia se doreste intreruperea paginii;
• din meniul Insert (Inserare) se alege comanda Page Break (Sfarsit de pagina).

Observatie Daca in marginea stanga/superioara a coloanei/liniei selectate exista un sfarsit de pagina, in meniul Insert (Inserare)  comanda Page Break (Sfarsit de pagina) se schimba in Remove Page Break (Eliminare sfarsit de pagina).

     

Eliminarea unui sfarsit de pagina

Sunt doua variante pentru a realiza aceasta:

• urmand pasii de la introducerea sfarsitului de pagina (vezi observatia precedenta);
• direct, glisand de linia ce reprezinta sfarsitul de pagina de inlaturat in afara spatiului de lucru.

Pentru a sterge din foaia de lucru curenta toate salturile manuale la o pagina noua, selectati intreaga foaie de calcul si apoi din meniul Insert (Inserare) alegeti Reset All Page Breaks (Reinitializarea tuturor sfarsiturilor de pagina).

Configurarea paginii

Tiparirea datelor se poate face pe diferite suporturi, in functie de imprimanta care urmeaza sa realizeze tiparirea. Pentru ca ceea ce se tipareste sa fie ceea ce se doreste, este important ca suportul de tiparire (hartie, plicuri, folii transparente etc.) sa fie stabilit corespunzator. Aceste setari sunt cuprinse in fereastra de dialog Page Setup (Initializare pagina). Pentru afisarea ei se poate alege din meniul File (Fisier) comanda Page Setup (Initializare pagina) sau din modul de vizualizare Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) butonul Page Setup (Initializare).

Sunt disponibile urmatoarele setari: configurarea suportului de tiparire Page (Pagina), ajutarea latimii marginilor, liniilor si coloanelor Margins (Margini) - optiuni descrise anterior, configurarea anteturilor si subsolurilor Header/Footer (Antet/Subsol) si specificarea unei anumite zone de tiparit Sheet (Foaie).

In sectiuena Page (Pagina) se pot realiza urmatoarele setari:

1. Orientarea hartiei - zona Orientation (Orientare) - poate fi Portrait (Tip portret) sau Landscape (Tip vedere).
2. Marirea/micsorarea la o anumita scara - zona Scalling (Scalare), fara a interveni in formatarea datelor de pe foaie Adjust to (Ajustare la). In caseta alaturata se specifica procentul dorit (el se raporteaza la marimea normala). In figurile urmatoare este prezentat acelasi tabel, micsorat la 75% si marit la 150%.

3. Pentru a ajusta tiparirea la o inaltime si latime fixe, selectati optiunea Fit To (Potrivire la). Utilizati controloale de incrementare pentru a ajusta numarul de pagini pe care doriti sa le ocupe tiparirea. Lasati un numar necompletat daca doriti ca programul Excel sa ajusteze numai latimea si inaltimea de tiparire.
4. Fixarea marimii hartiei - Paper Size(Dimensiune hartie) - stabileste formatul standard de hartie corespunzator (cel mai adesea A4). Lista formatelor de hartie difera in functie de tipul imprimantei.
5. Print quality (Calitatea imprimarii) se refera la intensitatea (rezolutia) dorita. Rezolutia reprezinta numarul de puncte pe inch liniar tiparite pe hartie (dots per inchi - dpi). La alegerea rezolutiei trebuie tinut cont de:
• tipul datelor de tiparit (graficele, imaginile necesita, in general, o rezolutie mai inalta pentru a arata bine);
• viteza la care se doreste tiparirea (o rezolutie mai mare se tipareste in timp mai indelungat);
• cartusul sau tonerul avut la dispozitie (rezolutiile mari sunt mari consumatoare);
• tipul imprimantei, care poate influenta atat aspectul cat si viteza de tiparire.

6. Schimbarea numerotarii paginilor First page number (Numarul primei pagini) stabileste ca numerotarea paginilor sa porneasca de la un anumit numar (implicit ea apare cu Auto adica porneste de la 1).

Pentru a repeta automat un text (un numar de pagina, un titlu de foaie de calcul, o data calendaristica etc.) se pot adauga anteturi sau subsoluri de pagina in sectiunea Antet/Subsol.

In figura urmatoare este prezentata o foaie careia i s-a adaugat un antet personalizat (apar atat text introdus de la tastatura cat si campuri inserate automat si actualizate ca atare de Excel).

Pentru a defini un antet/subsol pentru o foaie de calcul se procedeaza astfel:

• Se executa clic pe butonul Custom Header (Antet particularizat)/Custom Footer (Subsol particularizat) si va aparea o noua fereastra de dialog Header (Antet) sau Footer (Subsol).

• Se executa clic in sectiunea unde se doreste sa fie incadrat textul: Left section, Center section Right section (Sectiunea din stanga, Sectiunea din centru, Sectiunea din dreapta).
• Se introduce textul dorit sau se pot insera optiunile automate oferite de Excel.

Semnificatia butoanelor din caseta Header/Footer (Antet/Subsol) este urmatoarea:

• afiseaza caseta de dialog Font in care se poate formata textul selectat in prealabil;
• insereaza campul &[Page] care afiseaza numarul paginii curente;
• insereaza campul &[Pages] care afiseaza numarul total de pagini stabilite pentru a fi tiparite;
• insereaza campul &[Date] care afiseaza data sistemului;
• insereaza campul &[Time] care afiseaza ora sistemului;
• insereaza campul &[Path]&[File] care afiseaza numele fisierului precedat de calea din structura arborescenta din care face parte foaia;
• insereaza campul &[File] care afiseaza numele fisierului din care face parte foaia;
• insereaza campul &[Tab] care afiseaza numele foii de lucru (eticheta foii de calcul);
• insereaza campul &[Image] care afiseaza caseta de dialog Insert Picture (Inserare imagine) in care se poate rasfoi discul pentru a alege un fisier graphic;
• afiseaza caseta de dialog Format Picture (Formatare imagine) in care pot fi specificati parametri pentru controlul imaginii (dimensionare si rotire, luminozitate etc.)
• Apasati butonul OK din fereastra Header/Footer pentru a reveni in caseta Page Setup.
• Alegeti OK pentru aplicarea setarilor si revenire in foaia de calcul sau Preview pentru a vizualiza foaia asa cum ar urma sa fie tiparita.

In fila Sheet (Foaie) se pot configura:

1. Tiparirea unei anumite zone Print Area (Zona de imprimat). Se selecteaza din foaie zona de celule pe care doriti sa o tipariti (in timpul selectiei fereastra de dialog Page Setup se restrange, apoi revine la forma normala cand se termina selectia) sau introduceti referintele de celule.
2. Repetarea unor randuri si coloane Print titles (Imprimare titluri):
• una sau mai multe linii (reprezentand denumirile coloanelor) pe fiecare pagina - Rows to repeat at top (Randuri de repetat la inceput) si apoi se introduc sau se selecteaza de pe foaie randurile care contin etichetele de coloana;
• una sau mai multe coloane (reprezentand denumirile liniilor) - Columns to repeat at left (Coloane de repetat la stanga) si apoi se introduc coloanele care contin etichetele de rand.

3. Tiparirea liniilor de grila, a etichetelor si a comentariilor Print (Imprimare):
• tiparirea liniilor de grila Gridlines (Linii de grila);
• imprimarea alb-negru Black and white (Alb-negru) - este utila atunci cand urmeaza sa se tipareasca foi de calcul care nu contin formatari ale celulelor sau obiecte grafice in culori sau nuante de gri. Aceasta deoarece, alegand aceasta optiune sunt eliminate la tiparire tonalitatile de culoare, totul fiind redus la culorile alb si negru (fara tonuri intermediare). Un alt avantaj al folosirii acestei optiuni ar fi acela ca se reduce timpul de imprimare la o imprimanta color.

Observatie:Pentru a tipari in nuante de gri la o imprimanta color este mai bine sa se foloseasca optiunile imprimantei si nu sa se valideze casuta Alb-negru sau Calitate tip schita.

• imprimarea rapida Draft quality (Calitate tip schita) - nu sunt imprimate liniile de grila si in general elementele grafice (obiecte, comentarii, culori de celule etc.);
• tiparirea etichetelor de linii si coloane Rows and columns headings (Titluri randuri si coloane);
• tiparirea comentariilor Coments (Comentarii). Excel ofera doua variante de tiparire a comentariilor din foaia de calcul: imprimarea la sfarsitul foii At end of sheet (La sfarsit), respectiv asa cum apare el pe foaie As displayed on sheet (Cum este afisat in foaie), in acest caz trebuie activata comanda Coments din meniul View.

Tiparirea comentariului dupa foaia de calcul          Tiparirea comentariului asa cum apare el

4. Ordinea tiparirii paginilor Page order (Ordinea paginilor) atunci cand nu incap pe o pagina:
• de sus in jos si continua spre dreapta Down, then over (In jos si apoi peste) 
• de la stanga la dreapta, apoi in jos Over, then down (De-a latul si apoi in jos)

Specificarea unei anumite zone de tiparit
Pentru tiparirea doar a unei anumite zone a foii de calcul exista doua posibilitati:

1. fixarea din meniul File (Fisier) cu comanda Print Area (Zona de imprimat) selectati optiunea Set print area (Stabilire zona de imprimat);
2. fixarea zonei de imprimat din fereastra de dialog Page Setup (Initializare pagina) descrisa anterior.

Pentru fixarea din modul Normal sau Print Preview (Examinare inaintea imprimarii) procedati astfel:

1. Se selecteaza modul de vizualizare care ofera cea mai buna vizibilitate a zonei de tiparit.
2. Se selecteaza zona de celule de tiparit.
3. Din meniul File (Fisier) selectati Print Area (Zona de imprimat) si optiunea Set print area (Stabilire zona de imprimat);

4. In foaia de lucru domeniul de celule selectat apare incadrat intr-un chenar cu linie intrerupta. Figura urmatoare prezinta fixarea unei zone de tiparit dintr-o foaie de calcul.

Adaugarea de celule neadicente unei zone de tiparire se face prin selectare celulelor si apasarea concomitenta a tastei CTRL. In acest caz fiecare selectie va fi tiparita pe propria sa pagina.

Ori de cate ori reproiectati o foaie de lucru (prin adaugarea sau eliminarea de date) nu uitati sa verificati din nou zona de tiparire.

Inlaturarea unei zone de tiparit
Daca se doreste eliminarea unei zone se foloseste comanda Clear print area (Golire zona de imprimat) din meniul File (Fisier) optiunea Print Area (Zona de imprimat).

Configurarea tiparirii graficelor
Asemenea foilor de calcul si graficele necesita cateva ajustari preliminare tiparirii lor. De altfel, multe dintre acestea se regasesc printre cele deja prezentate, doar ca inainte trebuie selectat graficul respectiv.

Stabilirea dimensiunii graficelor
Marimea graficului la tiparire poate fi stabilita in mai multe modalitati. Unele variante pot fi aplicate indiferent de locatia graficului, altele difera in functie de locatia sa (obiect incorporat in foaia de calcul sau foaie de grafic).

Daca graficul nu este plasat intr-o foaie de grafic proprie, indiferent de varianta de redimensionare aleasa, el trebuie selectat in prealabil.

Pentru stabilirea dimensiunii graficelor se procedeaza astfel:

Se activeaza foaia de grafic sau se selecteaza graficul dorit.

Din meniul File se alege comanda Page Setup. Caseta de dialog se modifica putin fata de cea care apare atunci cand este selectata o foaie de calcul. Una din modificari este aceea ca in loc de pagina Sheet (Foaie) apare pagina Chart (Diagrama).

Din pagina Diagrama se alege varianta potrivita:

• Use full page (Utilizare pagina completa) - este folosita pentru potrivirea graficului astfel incat sa umple intreaga lungime si latime a paginii (exclusiv zona marginilor).
• Scale to fit page (Scalare pentru potrivire in pagina) - extinde graficul pana la cea mai apropiata margine de pagina. Spre deosebire de varianta precedenta se pastreaza insa proportiile fata de marimea din foaie. Extinderea graficului este stopata atunci cand una din dimensiuni (lungimea sau inalaimea) umple spatiul dintre margini.
• Custom (Particularizare) - ia dimensiunea pe care a avut-o ca si obiect in foaia de lucru.

In figurile urmatoare sunt  prezentate diferite marimi ale unui grafic stabilite prin optiunile din pagina Chart (Diagrama) a casetei de dialog Page Setup.  (Use full page si Custom).

Se poate modifica marimea graficului si prin modificarea marginilor paginii in care urmeaza a fi tiparit.

Modificarea acestor margini determina Excel-ul sa potriveasca marimea graficului astfel incat sa se incadreze in zona disponibila. Asa cum este prezentat in paragraful "Ajustarea latimii, marginii, liniilor si coloanelor" anterior in acest capitol, sunt doua modalitati de a fixa marginile de pagina:

• glisand marginile de pagina in modul de vizualizare Page Preview (Examinare inaintea imprimarii);
• specificand marimea marginilor in caseta de dialog Page Setup (Initializare pagina).

Daca graficul de listat este unul incorporat pe o foaie (nu este pe o foaie special destinata lui), dimensionarea lui poate fi facuta asemenea oricarui obiect inserat intr-o foaie de calcul:

• Se selecteaza graficul (cu un clic pe el). Acesta apare incadrat intr-un chenar, iar in colturi si pe mijlocul marginilor apar niste patratele, reprezentand marcaje de dimensionare.
• Se plaseaza cursorul mouse-ului pe unul dintre aceste marcaje, el luand forma unei sageti duble si se deplaseaza in directia dorita.

Centrarea in pagina
Daca marimea graficului este aleasa cu optiunea Custom din pagina Chart a casetei de dialog Page Setup, se poate opta pentru centrarea obiectului grafic in pagina pe orizontala, pe verticala si pe ambele dimensiuni. Pentru aceasta se selecteaza pe rand (sau ambele) din pagina Margins a ferestrei de dialog Page Setup optiunile din zona Center on page (Centrare pe pagina): Horizontaly (Pe orizontala), respectiv Verticaly (Pe verticala) sau ambele.

Calitatea imprimarii graficelor
In mod implicit, Excel tipareste graficele in culorile care se vad pe ecran, daca imprimanta este color si este setata optiunea corespunzatoare sau in nuantele de gri aferente fiecarei culori, daca imprimanta are setata optiunea de tiparire in alb-negru sau nu este color.

Pentru o imprimare mai rapida a unui grafic (mai ales atunci cand graficul solicita memoria imprimantei) se procedeaza astfel:

Se selecteaza graficul de tiparit.

Din meniul File se alege comanda Page Setup.

Clic pe eticheta Chart.

In zona Printing quality (Calitate imprimare) se valideaza caseta Draft quality (Calitate tip schita).

Observatie A nu se confunda cu imprimarea in nuante de gri!

Pentru a imprima in alb si negru seriile de date ale unui grafic (fiecarei nuante de culoare ii corespunde un model realizat din alb si negru) se procedeaza astfel:

Se selecteaza graficul de tiparit.

Din meniul File se alege comanda Page Setup.

Clic pe eticheta Chart.

Din grupul de optiuni Printing quality (Calitate imprimare) se valideaza caseta Print in black and white (Imprimare in alb-negru). 

In figura urmatoare este exemplificata imprimare in nuante de gri si in alb-negru.

RETINETI! Pe o aceeasi pagina nu pot fi tiparite mai multe foi de grafic. Daca se doreste totusi tiparirea mai multor grafice pe o singura pagina, este necesar ca ele sa fie create ca si obiecte incorporate in foaie. Inainte de tiparire, ele se vor redimensiona pe foaia din care fac parte.

Tiparirea unei foi de calcul cu grafic incorporat

Daca foaia de calcul de tiparit contine si date si grafic, se poate opta pentru:

m.   tiparirea foii de calcul si a graficului incorporat - se procedeaza ca si pentru tiparirea unei foi de calcul.

n.     tiparirea doar a datelor din foaie fara grafic. Se urmeaza pasii:

• Se selecteaza caseta de dialog Format Chart Area (Format suprafata diagrama) aferenta graficului care nu se doreste a fi imprimat impreuna cu datele fie prin clic dreapta si alegerea comenzii din meniul contextual fie prin intermediul meniului Format.
• Se afiseaza pagina Properties (Proprietati) a casetei de dialog.

• Se invalideaza caseta Print object (Imprimare obiect) si se actioneaza butonul OK.

tiparirea doar a graficului incorporat. Se selecteaza graficul de tiparit, apoi se fac ajustarile prezentate in paragraful Configurarea tiparirii graficelor anterior in acest capitol.