Pachete de programe de tip office

PACHETE DE PROGRAME DE TIP OFFICE

1. Consideratii generale

Activitatile legate de elaborarea, procesarea si tehnoredactarea documentelor, ca si alte activitati curente ale unui birou au fost luate in considerare de o serie de producatori de software care au lansat pe piata pachete menite sa satisfaca aceste necesitati intr-o masura cat mai mare. Doua din aceste pachete, dintre cele mai utilizate sunt WordPerfect Office si Microsoft Office. Tabelul 1 prezinta sintetic componentele celor doua pachete.

Tabelul 1. Componentele pachetelor WordPerfect Office si MS Office

Deoarece pachetul Microsoft Office are, statistic vorbind, o mare raspandire, vom prezenta in continuare, pe scurt cateva elemente utile despre acest pachet.

2. Prezentare generala a pachetului MS Office 2000

Office 2000, cel mai popular pachet de programe de birou, vine cu noi facilitati si o interfata imbunatatita, dar caracteristica cea mai pregnanta este orientarea totala catre Web.

Exista patru versiuni ale programului, Standard, Small Business, Professional si Premium. In pachet exista mai multe aplicatii decat cele din versiunile precedente. Pana acum, ne-am obisnuit cu Word, Excel, Access, PowerPoint si Outlook. Office 2000 aduce in plus PhotoDraw si FrontPage, ambele in versiunea 2000. Daca ultimul este cunoscut utilizatorilor ca programul de creare de site-uri web, primul este un program de editare grafica.

Instalarea are doua forme, cea implicita si cea in care utilizatorul poate alege exact ce componente sa instaleze. Interesanta este aparitia unei a treia optiuni de instalare: on demand (la cerere).

In toate programele cunoscute, exista doua optiuni pentru o componenta: sa se instaleze sau nu. Microsoft o introduce si pe cea numita la cerere, prin care se creeaza shortcut-urile si icon-urile pentru aplicatie, dar ea nu este amplasata pe hard disc, urmand sa fie instalata atunci cand utilizatorul doreste sa o foloseasca.

Avantajul este ca nu se ocupa spatiul de pe hard disc. Dezavantajul este ca trebuie sa aveti tot timpul la indemana CD-urile cu Office. Pentru un utilizator singular nu este o problema, dar pentru un administrator de retea la o firma care are peste 10 PC-uri cu Office instalat, el trebuie sa aiba grija ca CD-urile cu programul sa fie usor accesibile tuturor utilizatorilor, eventual prin plasarea in unitatea CD de pe server.

Rutina de instalare este total schimbata. Daca Office 2000 a detectat faptul ca Office 97 este deja instalat se ofera sa-l dezinstaleze. Instalarea nu ocupa mult spatiu. In doar 200 MB incap toate programele principale, cu optiunile implicite.

La fiecare pornire a sistemului, se verifica daca programele sunt bine instalate, si in cazul aparitiei unei probleme, cum ar fi suprascrierea unui DLL cu o versiune mai veche, se repara automat.

Pentru a usura administrarea sistemului, care este o alta facilitate puternica a lui Office 2000, se creeaza un profil al utilizatorului cu Office Profile Wizard, care permite salvarea si restaurarea optiunilor unui utilizator, atat pentru a permite accesul mai multor persoane la acelasi PC cat si pentru ca in cadrul unei retele sa nu depinda setarile de statia pe care se lucreaza. Este excelenta adaptarea lui Office 2000 la setarile de limba si tara ale sistemului: toate fonturile cu caractere romanesti lucrand perfect atat la afisare cat si la tiparire.

Interfata aplicatiilor nu s-a schimbat atat de mult fata de 97 incat cei obisnuiti cu ea sa nu o poata recunoaste, dar au aparut facilitati care imbunatatesc interactiunea persoana-program.

Pe langa o simplificare a barelor cu butoane afisate (implicit este doar una) meniurile nu mai contin toate comenzile, ci doar pe cele care sunt utilizate de 95 % de utilizatori. Daca aveti nevoie de celelalte, doar un clic pe semnul ,,sageata jos" (expand) va duce la afisarea meniurilor complete.

3. Schimbul de informatii intre componentele

pachetului MS Office 2000

3.1. Consideratii generale privind transferul de date intre aplicatii

Mediul Windows permite partajarea (folosirea in comun)de catre mai multe aplicatii a unor date (text, imagini, tabele, etc). Exista patru modalitati:

copierea datelor

mutarea datelor

legarea datelor

inglobarea datelor

a)   Copierea datelor consta in preluarea unei zone dintr-un document si crearea unei copii a ei in alt document. Se realizeaza astfel:

in primul document se selecteaza datele

se alege Edit Copy (Ctrl+c)

se trece in al doilea document

se alege Edit Paste (Ctrl+v)

b) Mutarea datelor consta in preluarea datelor din primul document si transferarea lor in al doilea. In primul document zona respectiva dispare:

Edit Cut (Ctrl+x)

Edit Paste (Ctrl+v)

c) Legarea datelor permite folosirea in comun a unor date de doua sau mai multe fisiere, fara transferul fizic al datelor.

Pentru a realiza o legare se deschide mai intai documentul care contine datele ce vor fi legate (eventual se lanseaza programul care a lansat documentul):

se selecteaza datele care vor fi legate

Edit Copy

Se deschide documentul de care se vor lega datele (eventual se lanseaza programul cu care s-a creat acest document)

se plaseaza cursorul de insertie in locul in care doriti sa apara datele legate

Edit Paste Special; in caseta Paste Special se alege optiunea Paste Link si se face clic pe OK.

Manevrarea legaturilor

O legatura creata asigura actualizarea datelor in documentul de baza ori de cate ori ele sunt modificate in documentul sursa (legat). Se pot prelucra datele legate in doua moduri:

se deschide programul care a prelucrat datele legate si se fac modificarile

se face dublu clic, in documentul de baza, pe datele legate; programul care le-a creat va fi lansat automat in executie.

Legaturile pot fi rupte prin comanda Break Link din Edit, Links.

d) Inglobarea datelor (embedding)

In cazul inglobarii, datele selectate dintr-un document sunt stocate fizic in celalalt document. Odata inglobate nu mai sunt actualizate in documentul de baza daca se fac modificari in documentul sursa.

Pentru a realiza inglobarea:

se deschide documentul sursa si se selecteaza datele

Edit Copy

se deschide documentul de baza (destinatie) si se pozitioneaza cursorul de insertie in punctul dorit

Edit Paste Special Paste, se alege tipul de obiect ce va fi inglobat OK

Prelucrarea datelor inglobate se realizeaza facand dublu clic pe ele, operatie ce va lansa programul ce le-a creat.

3.2. Schimbul de date intre Word si celelalte aplicatii MS Office

In cele ce urmeaza vom identifica fisierele intre care se face schimbul de date astfel:

document Word - document creat cu programul Word

document Excel - document creat cu programul Excel

document Power Point - document creat cu programul Power Point

document Access - document creat cu programul Access

a) Word si Excel

Se pot afisa intr-un document Word date dintr-un document Excel in patru moduri:

ca text - (As unformated text)

ca desen - nu se permite modificarea

ca tabel - se pot modifica in Word celule dar nu se lucreaza cu formule

ca foaie de calcul - se pot utiliza si formulele

Modul de lucru este urmatorul:

se deschide documentul Excel si se selecteaza datele care trebuie duse in documentul Word

Edit - Copy (Ctrl +C)

se comuta in documentul Word si se plaseaza cursorul de insertie in pozitia dorita

Edit - Paste Special - Paste; din caseta cu tipurile de date se alege sub ce forma se doreste importarea.

Observatie: daca se doreste legarea si nu inglobarea, la ultima etapa se alege Paste Link.

b) Word si Access

Pentru a importa date din Access, sub forma unui tabel, in programul Word se procedeaza astfel:

se deschide documentul Word

se plaseaza cursorul de insertie acolo unde dorim sa punem datele din Access

Insert - Database; se deschide fereastra Database, se face clic pe Get Data (obtine date)

apare caseta de dialog Open Data Source

se alege directorul si fisierul cu extensia mdb dorit

se deschide caseta de dialog Microsoft Access

se face clic pe Tables (tabele) sau pe Queries (interogari)

se alege tabelul dorit, apoi clic pe OK

apare caseta Database in care se poate alege un stil de prezentare al tabelului (optiunea Table Autoformat) apoi se face clic pe Insert Data

se face clic pe All (pentru toate inregistrarile) sau se tasteaza prima si ultima inregistrare care vor fi transferate

se face clic pe OK.

c) Word si Power Point

se selecteaza in documentul Power Point datele de transferat

Edit - Copy

se deschide documentul Word si se plaseaza cursorul in locul dorit

Edit - Paste.

Schimbul de date intre Excel si celelalte aplicatii

din Microsoft Office

a) Excel si Word

Un text din Word poate fi dus in Excel:

intr-o celula a foii de date

intr-o caseta de text din foaia de date

Un tabel din Word poate fi dus in mai multe celule ale foii de lucru Excel. In toate situatiile se selecteaza datele in documentul Word, se face Edit-Copy, se comuta in documentul Excel, se pozitioneaza cursorul de insertie in locul dorit si se face Edit-Paste.

Observatie: daca se doreste legarea, nu inglobarea, la ultima etapa se foloseste Paste Special-Paste Link-As

b) Excel si Access

Programul Access permite doua modalitati de copiere a datelor intr-un document Excel:

copierea si lipirea datelor din rubrici separate

transformarea unor tabele (foi de date - Datasheet), a unor formulare sau a unor rapoarte in fisiere de tip XLS.

In primul caz, se selecteaza din documentul Access textul stocat intr-o rubrica si apoi Edit-Copy, se comuta in documentul Excel, se face clic pe celula in care va apare rubrica din Access si apoi Edit-Paste.

In a doua situatie se deschide documentul Access (fisierul baza de date), se alege tabelul, formularul, interogarea:

Edit-Output To. Apare caseta de dialog Output To in care se alege Microsoft Excel

se aleg apoi discul, catalogul si fisierul in care se va stoca documentul

se face clic pe OK

documentul astfel creat poate fi deschis de Excel

c) Excel si Power Point

Se procedeaza in modul obisnuit: in documentul Power Point se selecteaza datele de transferat, Edit-Copy, se deschide documentul Excel si se pozitioneaza cursorul, apoi Edit-Paste.

Schimbul de date intre Access si celelalte

componente ale MS Office

a) Access si Excel

Se pot realiza doua operatii:

copierea datelor din Excel si lipirea lor intr-o baza de date

transformarea (convertirea) unui fisier tip XLS intr-un tabel al unei baze de date Access.

In primul caz se procedeaza obisnuit, cu Edit-Copy in documentul Excel si cu Edit-Paste in locul dorit din documentul Access.

In cazul convertirii unei foi de lucru Excel intr-un tabel Access, se procedeaza astfel:

se deschide documentul Access

se alege File-Open Database

se alege fisierul destinatie pentru tabelul din Excel

File-Import; apare fereastra Import in care, in caseta Data Source se alege Microsoft Excel

clic pe OK; apare caseta de dialog Select File, se va alege discul, catalogul, fisierul Excel dorit

se face clic pe Import si apare caseta de dialog "Import Spread Sheet Options", in care se aleg optiunile dorite

se face clic pe OK

b) Access si Word

Exista doua modalitati:

copierea datelor din programul Word si lipirea lor intr-o rubrica a unei baze de date a programului Access

transformarea unui document Word intr-un tabel al unui document Access

In primul caz se face transferul in mod obisnuit cu Edit-Copy, Edit-Paste.

A doua modalitate de transfer poate fi utilizata doar daca documentul Word este organizat ca un fisier de text delimitat ( Ex:"Bob ", "Smith").

3.5. Schimbul de date intre Power Point si

celelalte componente ale MS Office

a) Power Point si Excel

Se pot afisa date din Excel intr-o prezentare realizata cu Power Point:

copiind si lipind datele

legand datele si ingloband datele

Copierea si lipirea datelor se face in mod obisnuit cu Edit-Copy si Edit-Paste. In cazul legarii se va alege in documentul Power Point optiunea Edit-Paste Special-Paste Link.

In cazul inglobarii, se poate ingloba o foaie de lucru deja existenta (cu Insert-Object-Create From File) sau se poate crea pe loc un document Excel care va fi inglobat in documentul Power Point (Insert-Object-Create New).

b)Power Point si Word

Date din documente Word pot fi transferate in documente Power Point in mod obisnuit, prin lipire (Paste) sau prin legare (Edit-Paste Special-Paste Link)

Documente create cu programul Word pot fi transformate in planuri ale programului Power Point. Pentru aceasta documentul Word trebuie prelucrat in modul Outline si salvat, iar apoi se deschide in Power Point (cu File-Open-List Files of Type-Outlines).

Bibliografie selectiva pentru capitolul 8:

Bott Edd: Utilizare Microsoft Office 2000, Ed. Teora, 1999, pag. 1-115.

Microsoft ^®: Curs rapid de Microsoft Office 2000, Ed. Teora,1999.

Intrebari recapitulative

Care sunt cauzele aparitiei pachetelor de programe de tip Office?

Care sunt principalele functii indeplinite de componentele unui pachet Office?

Care sunt modalitatile specifice (speciale) de transfer de informatii intre componentele pachetului Microsoft Office?

Care sunt modalitatile de comutare intre componentele pachetului Microsoft Office?

Care sunt modalitatile de comutare intre componentele pachetului WordPerfect Office?

Studiati gradul de compatibilitate intre componentele pachetelor Microsoft Office si WordPerfect Office: in ce masura un fisier creat cu o anumita aplicatie dintr-un pachet poate fi deschis cu aplicatia similara din celalalt pachet?

Ce alte pachete de programe de tip Office mai cunoasteti?

Formulati cateva calitati si cateva defecte ale pachetului Microsoft Office.