Automatizarea prelucrarii textului si simplificarea operatiilor asupra documentelor lungi

Automatizarea prelucrarii textului si simplificarea operatiilor asupra documentelor lungi

Introducerea textului - punctul de insertie

Primul exercitiu de lucru cu programul Word, trebuie sa fie introducerea unui text simplu pentru a ne obisnui cu modul de operare.
Cum procedam:

1. lansam in executie programul si asteptam afisarea pe ecran a primei pagini din document;
2. introducem de la tastatura urmatorul text:

Cateva indicatii de operare:

1. pentru a lasa 2-3 randuri libere la inceput, sau oriunde in text, e suficient sa apasam tasta Enter pentru fiecare rand liber;
2. pentru a incepe textul mai din interior, un paragraf nou, vom apasa tasta Tab;
3. pentru a lasa spatii libere intre cuvinte vom apasa bara de spatiu;
4. trecerea cursorului pe linia urmatoare la sfarsitul unui paragraf pentru a incepe textul de la capat se face apasand tasta Enter.

Pe masura ce tastam textul se observa o liniuta clipitoare verticala care se numeste punctul de insertie. El arata pozitia cursorului in text locul unde va apare litera tastata.

Mici corectii
In timpul crearii unui document, acesta este vizualizat pe masura introducerii de la tastatura, textul putand fi cu usurinta urmarit si corectat direct pe ecran. In consecinta, cand observam o greseala, trebuie sa deplasam cursorul in dreptul acesteia si o corectam pe loc.

Deplasarea punctului de insertie se face uzual cu un clic de mouse-ul sau cu tastele de dirijare a cursorului. Se pot utiliza si o serie de combinatii de taste pentru cresterea vitezei de operare in deplasarea punctului de insertie prin text:

• CTRL -> - Salt la cuvant dreapta;
• CTRL <- - salt la cuvant stanga;
• End - Salt la sfarsit de rand;
• Home - salt la inceput de rand;
• CTRL End - salt la sfarsit de document;
• CTRL Home - salt la inceput de document.

Deplasarea textului pe ecran se mai poate realiza apeland si la barele de defilare pe orizontala sau pe verticala. Vom opera astfel:

1. pozitionam sageata cursorului pe bara de defilare;
2. apasam si tinem apasat butonul clic stanga si deplasam cursorul in sensul dorit. Operatia se numeste 'a glisa" cursorul, in termeni tehnici: 'drag the cursor'.

Stergerea caracterelor se poate face cu ajutorul tastelor:

• Backspace, care sterge caracterul situat la stanga cursorului;
• Delete, care sterge caracterul de deasupra cursorului.

Daca tinem apasata tasta Backspace, se vor sterge in continuare caracterele situate la stanga cursorului.

Daca tinem apasata tasta Delete se sterg in continuare caracterele situate la dreapta cursorului.

Refacerea textului sters
Acele cuvinte, caractere, sterse din greseala sau dactilografiate in plus, in general orice modificare nedorita a textului fata de momentul anterior se poate repara cu comanda Undo din meniul Edit.

Diacriticele romanesti si despartirea in silabe
Word XP ne permite scrierea caligrafica corecta a textelor in limba romana. Selectarea limbii romane si a optiunii de despartire in silabe se face din meniul Tools optiunea Language. Acest lucru are ca efect modificarea tastaturii PC-ului. Cateva dintre aceste modificari sunt prezentate in tabelul urmator.

Simboluri speciale
O gama impresionanta de simboluri din matematica, fizica, litere grecesti, arabe, chirilice, simboluri monetare, sageti, mici iconuri si multe altele ne sunt puse la dispozitie pentru a fi introduse in text prin meniul Insert optiunea Symbol.
Caseta de dialog ne ofera o lista cu clase de simboluri. Fiecare clasa are o paleta de simboluri din care vom selecta unul un clic pe butonul Insert dupa care inchidem caseta cu un alt clic pe butonul Close.

Principii de machetare a documentelor
Machetarea unui document are in vedere, dupa setarea paginii, dispunerea in pagina a textului, a titlurilor si subtitlurilor a desenelor, figurilor astfel incat informatiile cuprinse in document sa fie cat mai
accesibile cititorului.
In literatura de specialitate se vehiculeaza 4 principii ale machetare a documentelor:

• proximitatea;
• alinierea;
• repetitia;
• contrastul.

Aceste principii sunt corelate, nu se aplica singular, se aplica in stransa legatura unul cu altul.

Proximitatea
In conformitate cu principiul proximitatii, al vecinatatii, informatiile intre care exista o legatura semantica trebuie plasate alaturi pentru a forma un grup informational care sa fixeze atentia cititorului.

Informatiile fara legatura trebuie distantate, fara sa ne temem ca risipim inutil spatiul documentului. Prin aplicarea acestui principiu se asigura o imagine vizuala buna a documentului, privirea fiind ghidata
spre parcurgerea succesiva a grupurilor de informatii Proximitatea anseamna si o spatiere aerisita a textului pentru a usura individualizarea informatiilor relevante ale paginii.

Alinierea
In conformitate cu acest principiu nimic nu trebuie asezat in pagina la intamplare, in mod arbitrar, fiecare element trebuie sa aiba o legatura vizuala cu celelalte elemente de pagina. Alinierea textului vizeaza modul in care va fi plasat inceputul sau sfarsitul unei linii. Sunt disponibile pe bara de instrumente urmatoarele optiuni:

• align left, textul va fi aliniat la marginea stanga, in vreme ce marginea dreapta va fi dantelata;
• align right, textul va fi aliniat la marginea dreapta;
• center, intregul text va fi centrat in pagina;
• justified, prin care textul va umple complet o linie incepand din marginea stanga pana in marginea dreapta.

Alinierea da senzatia de ordine si disciplina. In vreme ce alinierea stanga, dreapta confera o linie de fermitate, mai oficiala textului, alinierea centrat este mai degraba obositoare. Nu se recomanda
utilizarea a doua stiluri de aliniere pe aceeasi pagina. Trebuie sa ne ingrijim cu atentie de alinierea desenelor si incadrarea lor convenabila in text.

Repetitia
Conform acestui principiu stilul machetei trebuie repetat in intreaga lucrare. Este vorba de utilizarea aceluiasi tip de font pentru titluri, subtitluri, simboluri, stil de desenare, linii, sageti etc. Respectand
acest principiu se creeaza senzatia ca fiecare pagina apartine unui intreg, care este documentul procesat.

Contrastul
Principiul contrastului spune ca daca doua componente nu sunt exact la fel atunci ele trebuie sa fie complet diferite, sa contrasteze.

Contrastul se obtine din diferenta de marime a fontului, din stilul de evidentiere : ingrosat - bold, cursiv - italic sau subliniat - underline. Se mai poate apela la chenare si umbre, la combinatii de culori, la redactarea unor portiuni de text cu un font mai mic si cursiv etc. Contrastul te ajuta sa retii elementele importanta ale paginii de la prima privire. Pagina devine mai clara si mai atractiva.

Numerotarea paginilor
Procesorul de texte Word nu numeroteaza automat paginile. Utilizatorul trebuie sa apeleze la comenzi pentru numerotarea paginilor. Meniul Insert submeniul Page Number ne permite selectarea optiunilor de plasare a numarului paginii intr-o anumita pozitie astfel:

Prin fereastra afisata se stabileste pozitia numarului si alinierea:

• bottom of page, in subsolul paginii;
• footer of page, deasupra paginii;
• alignment: left, right, center.

Pentru precizarea formatului si numerotarii paginii de inceput se activeaza optiunea Format din fereastra prezentata mai sus, care va duce la aparitia pe ecran a ferestrei:

Odata fixata optiunea cu un clic, intr-o mica caseta a ferestrei de dialog, prin functia Preview, putem vizualiza cum apare numarul pe pagina. Dupa aceasta este suficient sa executam un clic pe butonul OK.