Compunerea corespondentei

Compunerea corespondentei

Compunerea listelor de adrese si a documentelor

Compunerea corespondentei permite crearea de scrisori sau plicuri multiple, prin compunerea unei liste de nume si adrese cu scrisori, plicuri sau etichete de adresa. Pentru aceasta sunt necesare doua documente: primul, numit sursa de date, contine un set ordonat de date, cum ar fi numele si adresele; cel de-al doilea, documentul principal, se comporta ca un formular care primeste datele.

Documentul principal are aspectul unui document obisnuit, dar contine in plus campuri MERGEFIELD (de imbinare), care specifica unde vor aparea datele compuse. Atunci cand se compun documentele, Word inlocuieste campurile de compunere cu textul corespunzator din sursa de date.

Atentie, sursa de date trebuie sa fie organizata corect, pentru ca procesul de compunere sa se desfasoare fara erori. Prima linie a documentului sursa de date, denumita si linie de antet, trebuie sa contina numele campurilor. O parte dintre acestea sau chiar toate vor fi folosite la realizarea documentelor compuse.

Sa presupunem ca firma noastra doreste sa expedieze o scrisoare de felicitare tuturor clientilor fideli, cu ocazia sarbatorilor de Pasti. Pentru aceasta, se va folosi drept sursa de date un tabel Word care contine lista acestor clienti, cu adresele corespunzatoare, titluri, mod de adresare etc. asa cum este cel prezentat mai jos.

Se salveaza acest tabel cu numele BazadatePasti.doc in dosarul My Documents.

Operatiunea poate demara in orice moment, fie folosind o scrisoare obisnuita, in care se vor introduce campuri de compunere si se vor efectua modificari ale textului incat sa corespunda evenimentului respectiv, fie apeland la instrumentul Mail Merge Helper, care ne va ghida pe tot parcursul realizarii unei noi scrisori.

Selectarea documentului principal

Se poate folosi orice document existent drept document principal. Se deschide pur si simplu documentul respectiv inainte de a lansa utilitarul Mail Merge Helper. Daca insa dorim sa pornim cu crearea documentului principal, avem urmatoarele posibilitati:

In meniul File executam clic pe New pentru a deschide un document nou, bazat fie pe sablonul Normal, fie pe alt sablon cu functii precise (in cazul nostru, scrisori).

Trebuie selectat butonul radio Document.

Se selecteaza sablonul dorit.

Se executa clic pe OK.

Pentru moment nu este necesar sa introducem text in document. Acest lucru se poate face si ulterior.

Pentru a crea un document principal pentru o scrisoare formular, se parcurg urmatoarele etape:

In meniul Tools (Instrumente), se executa clic pe Letters and Mailings (Scrisori si corespondente) si apoi pe Mail Merge Wizard (Expertul imbinare corespondenta).

In panoul de activitati care apare se alege unul din cele trei butoane radio existente: Use an existing list (Utilizarea unei liste existente), Select from outlook contacts (Selectare din persoanele de contact din Outlook) sau Type a new list (Tastarea unei noi liste). In acest fel se precizeaza de unde se iau datele destinatarilor.

a)        Folosim o baza de date existenta

Vom folosi baza de date creata mai sus, deci vom avea selectat butonul Use an existing list (Utilizarea unei liste existente).

Se da clic pe Browse (Rasfoire) sau Select a different list (Selectati o lista diferita) pentru a indica ce baza de date se va folosi. Se deschide o fereastra de dialog ca cea prezentata in figura de mai jos, care permite navigarea pana la fisierul dorit, in cazul nostru BazadatePasti.

O data gasita baza de date, apare fereastra urmatoare, care prezinta continutul bazei si cere sa precizam daca totul e Ok si daca nu cumva dorim sa modificam continutul ei, sau sa folosim pentru lista de corespondenta doar o parte dintre articolele din baza.Daca dorim acest lucru, se pot deselecta persoanele care nu vor primi corespondenta.

Se observa ca, in urma alegerii bazei de date, referinta la ea apare deasupra butonului Selectati o lista diferita

Se alege OK si se executa clic pe optiunea Urmatorul: scrieti scrisoarea aflata in partea de jos a panoului de activitati.

Se foloseste bara de instrumente Mail Merge (Imbinare corespondenta) prezentata mai jos. Daca aceasta bara nu apare dupa selectarea bazei de date se poate afisa manual din meniul View (Vizualizare)/Toolbars (Bare de instrimente). Pe ea se gasesc butoanele necesare inserarii in scrisoare a campurilor pentru imbinare. Cu butonul se pot insera pe rand in scrisoare, in locurile dorite, campurile din baza de date. Apare caseta de mai jos, din care se alege campul pentru imbinare.

In exemplul ales de noi, scrisoarea arata astfel:

Se parcurg pasii urmatori: examinarea scrisorilor, terminarea imbinarii si editarea scrisorilor individuale. La acest ultim pas, apare caseta Imbinare intr-un document nou, in care se pot selecta destinatarii, daca nu am facut-o mai devreme. Se apasa butonul OK si se obtine in acest fel un nou document, cu numele generic Letters 1 (Scrisori 1) care are un numar de sectiuni egal cu numarul destinatarilor selectati. Fiecare sectiune contine aceeasi felicitare adresata unui destinatar din lista de adrese, ca in figura de mai jos:

Se salveaza documentul cu numele dorit si se tipareste.

b)        Folosim o baza de date pe care o realizam acum

Daca nu avem nicio sursa creata, alegem optiunea numarul 3, adica Type a new list (Tastarea unei noi liste). Apare butonul Create (Creare), pe care se da clic. Apare caseta de dialog New Address List (Lista de adrese noua) din figura de mai jos.

Cu ajutorul butonului Particularizare se deschide fereastra din pagina urmatoare, in care se pot adaga, muta, redenumi sau sterge campuri in lista de adrese.

Dupa configurarea campurilor, se completeaza lista cu informatii despre destinatarii corespondentei.

Se executa clic pe butonul New Entry (Intrare noua) pentru a trece la inregistrarea unui nou articol din lista.

La terminarea introducerii tuturor inregistrarilor, se actioneaza butonul de inchidere. In acest moment se deschide caseta de dialog de mai jos, in care trebuie precizat numele bazei de date si locul in care va fi salvata. Daca nu se opteaza altfel, baza de date va fi salvata in dosarul Surse de date personale in format mdb.

Dupa salvarea listei, se deschide caseta de dialog urmatoare, in care se pot selecta/deselecta doar anumiti destinatari sau toti, se pot face corectii daca se constata erori in datele din baza de date, prin intermediul butonului Editare

Daca totul e bine, se trece la pasul urmator, adica la scrierea scrisorii si se continua exact in acelasi fel ca mai sus, in varianta a).