Cuprinsul si indexul, semnele de carte

Cuprinsul si indexul, semnele de carte

Tabele de index
Indexul este o lista ordonata alfabetic de notiuni folosite in cadrul unui document. Este introdus de obicei la sfarsitul documentului si contine numele notiunilor respective si pozitiile din document in care se fac referiri la ele. Un index este deosebit de util mai ales in cazul documentelor mari. Inainte de a crea un index, trebuie stabilite si marcate intrarile de index.

Prin marcarea unei intrari de index se intelege definirea termenului care va aparea in index si marcarea zonei din document care contine referiri sau lamuriri referitoare la termenul respectiv (si care va fi indicata in index). Acest termen poate sa apara sau nu explicit in zona din document respectiva.

Pentru a marca o intrare de index, parcurgeti urmatorii pasi:

1. Selectati termenul care va aparea in index sau pozitionati cursorul text in zona dorita;
2. Din meniul Insert, alegeti optiunea Reference si apoi Index and Tables.

3. Pe ecran apare fereastra de dialog Index and Tables. In sectiunea Index apasati butonul Mark Entry.

4. Pe ecran apare fereastra de dialog Mark Index Entry. In campul Main Entry introduceti termenul care va aparea in index.

In multe cazuri, pot exista mai multe aspecte ale notiunii respective care dorim sa fie indicate explicit in index, dar care trebuie grupate la notiunea respectiva.

Exemplu: Daca consideram notiunea de cautare, ea se poate referi la cautarea unui fisier sau la cautarea unui sir de caractere. Deci pentru termenul cautare putem spune ca trebuie sa fie indicati in index subtermenii fisier si sir de caractere. In asemenea situatii trebuie marcata cate o intrare pentru fiecare subtermen, termenul fiind introdus in campul Main Entry, iar subtermenul in campul Subentry.
Pot fi create intrari de index si pentru subtermenii unui subtermen.

Exemplu: Pentru exemplul anterior, cautarea unui fisier poate fi facuta doar dupa nume sau dupa alte criterii (autor, cuvinte cheie,…). Deci subtermenul fisier va avea la randul sau sutermenii simpla si avansata.

Pentru a marca o intrare de index pentru simpla, campul Main Entry va contine: cautare: fisier,iar campul Subentry: simpla. Indexul va contine la litera C:

cautare

fisier

simpla, 21
avansata, 22

sir de caractere

Un nume al unui subtermen poate fi si al unui termen, dar ele sunt entitati diferite fara nici o legatura. Referitor la exemplul de mai sus, fisier poate sa apara in index ca subtermen pentru cautare si ca termen la litera F.

5. Se stabilesc indicatiile ce vor aparea in index in dreptul termenului sau al subtermenului. Aceste indicatii sunt determinate de optiunea validata in zona Options. Indexul poate contine:
• Un text care face referire la un alt termen sau subtermen al indexului, daca este validata optiunea Cross-Reference.
• Numarul paginii curente, daca este selectata optiunea Current Page.
• Un domeniu de pagini daca este selectata optiunea Page Range . In acest caz, paginile respective trebuie sa fie selectate integral sau partial pentru a li se asocia un semn de carte. Numele semnului de carte trebuie introdus in campul Bookmark.
6. Se stabileste formatul numarului de pagina prin validarea sau invalidarea optiunilor Bold si Italic din zona Page Number Format.
7. Se marcheaza efectiv intrarea de index in unul din modurile:
• Aplicarea unui clic pe butonul Mark, actiune ce are ca efect marcarea unei intrari de index pentru pozitia curenta. Pentru un termen pot fi marcate mai multe intrari de index; termenul respectiv va aparea in index o singura data, dar in dreptul lui vor fi indicate mai multe pagini;
• Aplicarea unui clic pe butonul Mark All. Acest buton este disponibil numai daca este selectat un sir de caractere si nu este bine sa fie utilizat pentru marcarea unor intrari pentru subtermeni. La actionarea butonului Mark All, editorul va marca pozitiile (numai prima din fiecare paragraf) din document in care apare textul selectat, iar in index, in dreptul termenului, vor fi indicate toate paginile in care au fost marcate intrari.

Exemplu: daca textul selectat este cautare si apare in paginile 2, 3, 5 ale documentului, iar termenul este Cautare, in index la litera C apare:
Cautare……………………2,3,5

Dupa parcurgerea acestor pasi, in text va fi inserat un cod de intrare de index in format Hidden (ascuns).

Dupa marcarea unei intrari de index, fereastra Mark Entry ramane deschisa pentru a putea marca si alte intrari. Fereastra se inchide la aplicarea unui clic pe butonul Cancel/Close.
O intrare de index nu poate fi modificata, dar poate fi stearsa ca orice bloc de text.
Dupa marcarea intrarilor de index, crearea indexului se initiaza din sectiunea Index a fereastrei de dialog Index and Tables (ce apare aplicand comanda Insert, Index and Tables).
Aceasta sectiune contine:

 

• Zona Type: determina pozitia subtermenilor fata de termeni si contine optiunile:
• Indented: subtermenii vor fi scrisi fiecare pe un alt rand, sub termen si mai la dreapta;
• Run-in: subtermenii vor fi scrisi in continuarea termenului, mai multi pe o linie;
• Lista Formats: contine mai multe formate predefinite de index;
• Optiunea Right Align Page Numbers: este disponibila numai daca in zona Type a fost validata optiunea Indented. Daca aceasta optiune este validata, paginile atasate unui termen, respectiv unui subtermen vor fi aliniate la dreapta coloanei, iar spatiul dintre numerele de pagina si termeni sau subtermeni va fi format din caracterul selectat din lista Tab Leader. Daca optiunea nu este validata, numerele paginilor vor fi scrise in continuarea termenului sau subtermenului, delimitate de acesta prin virgula.
• Campul Columns: indica pe cate coloane va fi scris indexul;
• Butonul AutoMark: permite crearea automata a unui index utilizand un fisier special;
• Zona Preview: exemplifica setarile facute;
• Butoanele OK, Cancel, MarkEntry.

Indexul creat va fi inserat in pozitia cursorului text. La sfarsitul lui va fi inserat un marcaj de sfarsit de sectiune.

Un index poate fi creat automat, marcandu-se automat intrarile de index. Pentru aceasta trebuie creat intai un nou document care sa contina un tabel cu doua coloane, fiecarei intrari de index corespunzandu-i o linie a tabelului. Prima coloana trebuie sa contina textul din document pentru care se doreste crearea unei intrari de index, iar a doua coloana trebuie sa contina termenul intrarii de index.
Un index poate fi actualizat sau i se poate modifica formatul aplicand din nou comanda Index and Tables si selectand sectiunea Index. Dupa efectuarea eventualelor modificari referitoare la format si actionarea butonului OK, este afisata o fereastra de confirmare. Utilizatorul poate opta pentru una din variantele:

• Noul index va inlocui primul index gasit in document – butonul Yes.
• Va fi creat un nou index in pozitia cursorului de text – butonul No. In acest caz in document vor exista doua indexuri – cel nou si cel vechi.
• Va fi abandonata crearea indexului – butonul Cancel.

Un index poate fi sters ca orice bloc de text.

Tabele de cuprins
Cuprinsul este lista numelor tuturor partilor, capitolelor, paragrafelor, subparagrafelor si sectiunilor unei lucrari in ordinea paginilor in care apar.

Un sir de caractere din document este inserat in cuprins pe un anumit nivel, in functie de stilul de formatare. Implicit, un cuprins va fi generat astfel:

• Pe primul nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 1.
• Pe al doilea nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 2.
• Pe al treilea nivel vor fi inserate paragrafele formatate cu stilul predefinit Heading 3, etc.

Deci inainte de a genera cuprinsul trebuie parcurs documentul, iar titlurile care trebuie sa apara in cuprins trebuie marcate cu stilul Heading corespunzator. Titlurile principale vor fi formatate cu stilul Heading 1, subtitlurile cu stilul Heading 2, subsubtitlurile cu stilul Heading 3, etc.

Un cuprins va fi inserat in pozitia cursorului text. Crearea lui trebuie initiata aplicand comanda Insert, Index and Tables si selectand sectiunea Tables of Contents a ferestrei Index and Tables.

Pentru a crea un cuprins, trebuie stabilite:

• Formatul cuprinsului – selectand una din optiunile listei Formats, similara celei din sectiunea Index;
• Pe cate nivele sa fie structurat cuprinsul - in campul Show Level;
• Daca va contine sau nu si numerele paginilor – optiunea Show Page Numbers;
• Daca numerele paginilor (in cazul in care sunt afisate) vor fi scrise imediat dupa text sau aliniate la dreapta – optiunea Right Align Page Numbers. Daca optiunea este marcata, spatiul dintre textul cuprinsului si numerele paginilor este umplut cu caracterul selectat din lista Tab Leader.
  Setarile facute in sectiunea Table of Contents sunt exemplificate in zona Preview.

Un cuprins poate fi actualizat in unul din urmatoarele moduri:

1. Se pozitioneaza cursorul de text in interiorul cuprinsului si se tasteaza F9. In fereastra de dialog afisata se valideaza una din optiunile:
• Update Page Numbers Only: actualizeaza doar numerele paginilor.
• Update Entire Table: actualizeaza intregul cuprins.
2. Se aplica comanda Insert, Index and Table si se activeaza sectiunea Tableof Contents. Se fac setarile dorite si se selecteaza butonul OK. In functie de optiunea utilizatorului va fi creat un nou cuprins, va fi inlocuit primul cuprins din document sau va fi abandonata operatia.

Un cuprins poate fi sters ca orice bloc de text.

Semne de carte

Semnele de carte sunt marcaje care poarta un nume si sunt atasate unei zone din document (text sau grafica). Utilizarea semnelor de carte permite pozitionarea rapida in document (mai ales in cazul documentelor mari).

Un nou semn de carte va fi asociat zonei de text selectate sau, daca nu a fost facuta nici o selectie, cuvantului in interiorul sau la sfarsitul caruia este pozitionat cursorul text.

Pentru a asocia un semn de carte entitatii dorite, trebuie selectata din meniul Insert, optiunea Bookmark, actiune care are ca efect afisarea ferestrei de dialog Bookmark.

In continuare, trebuie parcursi urmatorii pasi:

1. Se introduce numele semnului de carte in campul Bookmark Name.
2. Se apasa butonul Add.

Numele noului semn de carte va fi adaugat automat listei atasate campului Bookmark Name. Daca exista deja un semn de carte cu numele introdus, utilizatorul este atentionat si are posibilitatea de a anula vechiul semn de carte sau de a da alt nume celui nou.
Lista Bookmark Name va fi ordonata dupa numele semnelor de carte sau dupa pozitia semnelor de carte din document, dupa cum in zona Sort By este validata optiunea Name, respectiv optiunea Location.

Daca entitatea documentului careia i-a fost asociat un semn de carte este copiata, semnul de carte va indica entitatea initiala, nu copia. Daca o astfel de entitate este mutata, semnul de carte va indica entitatea la noua pozitie.

Un semn de carte poate fi sters odata cu entitatea careia i-a fost asociat sau poate fi sters doar semnul de carte selectandu-l din lista Bookmark Name si apasand butonul Delete.

O entitate careia i-a fost asociat un semn de carte poate fi localizata rapid in unul din modurile:

1. Se selecteaza numele semnului de carte din lista Bookmark Name a ferestrei de dialog Bookmark si se apasa butonul de comanda Go To.
2. Se aplica comanda Edit, Go To. In fereastra de dialog Edit and Replace – sectiunea Go To se selecteaza optiunea Bookmark din lista Go To What , apoi in lista Enter Bookmark Name fie se introduce, fie se selecteaza numele semnului de carte si se apasa butonul Go To.

Orice posibilitate ar fi aleasa, daca semnul de carte respectiv exista, cursorul text va fi pozitionat in document la entitatea corespunzatoare. In caz contrar, utilizatorul va primi un mesaj de avertizare. In ambele situatii, fereastra de dialog ramane deschisa si activa pentru a putea localiza si alte semne de carte. Activarea ferestrei de lucru a documentului se face prin pozitionarea mouse-lui in spatiul util al ferestrei documentului si aplicarea unui clic stanga. Oricare din cele doua ferestre de dialog poate fi inchisa prin apasarea butonului Close.