Evidentieri, comentari, urmariri de diferite versiuni

Evidentieri, comentari, urmariri de diferite versiuni

Comentariile
Un comentariu este o adnotare asociata textului (intr-o pozitie anumita). Comentariul poate fi adaugat de autorul documentului sau de un colaborator. Un comentariu este indicat in textul documentului prin marcarea cu galben deschis a textului adnotat (daca este marcata boxa de control ScreenTips in Tools, Options, View).

Vizualizarea unui comentariu
Pentru a afisa comentariile dintr-un document trebuie mai intai sa afisam bara de instrumente pentru comentarii, din meniul View, alegem optiunea Toolbars si apoi Reviewers. Activarea comenzii produce afisarea barei de instumente pentru lucrul cu comentarii. In submeniul Show optiunea Reviewers se selecteaza autorul comentariilor dorite sau All Reviewers pentru a vedea toate comentariile. Fiecare comentariu are la inceput un identificator al autorului de tip nume in care grupul de litere identifica autorul iar numarul arata al catelea comentariu este.

Simpla afisare a comentariului are loc si intr-un panou deschis la textul adnotat, daca este selectata optiunea ScreenTips si pointerul este pe textul adnotat (intr-o prima faza pointerul se modifica). Se afiseaza atat textul adnotarii cat si numele celui care a efectuat-o, data si ora comentariului.

Simultan cu afisarea barei de instrumente, in document apar, la locurile adnotarilor, identificatorii autorilor comentariilor, identici cu cei din panoul de comentarii. Identificatorii au si functia de hiperlegatura, adica dublu click pe un identificator pozitioneaza punctul de insertie in comentariul respectiv.

Bara de unelte Reviewing
Afisarea barei de unelte Reviewing se efectueaza asa cum am explicat mai sus, sau in mod automat atunci cand se da comanda de vizualizare/editare a unui comentariu. Prezentata in figura urmatoare, sunt explicate in continuare doar uneltele care se refera la comentarii.

Inserarea unui comentariu
Comentariile pot fi adaugate documentului fara a se modifica textul principal. Pentru a adauga un comentariu:

1. Se selecteaza textului adnotat (textul selectat este colorat in roz deschis la terminarea inserarii). Daca nu se selecteaza text, atunci se considera selectat cuvantul precedent punctului de insertie.
2. Din meniul Insert, se selecteaza optiunea Comment, sau butonul Insert Comment de pe bara Reviewing;
3. Se scrie comentariul in balonul parut in partea stanga a paginii;
4. Se revine in document prin click in document.

Numele autorului comentariului este luat din informatiile generale ale documentului care se pot modifica in meniul Tools, optiunea Options, fisa User Information.

Editarea si revederea comentariilor
Comentariile pot fi revazute si/sau editate in balonul aparut in stanga ecranului. Pentru afisarea lui se va vedea sectiunea Vizualizarea.

Butonul Edit Comment din bara Reviewing sau comanda sinonima din meniul contextual atasat unui text adnotat, realizeaza de asemenea afisarea balonului de comentariu.

Eliminarea unui comentariu
Stergerea unui comentariu presupune atat eliminarea textului comentariului cat si inlaturarea marcarii locului adnotat. Stergerea continutului unei adnotari nu duce la eliminarea comentariului, se obtine un comentariu fara continut dar ancorat in textul principal. Pentru eliminarea unui comentariu:

1. Pozitionam cursorul pe textul adnotat;
2. Selectam optiunea Delete Comment din meniul contextual sau butonul Delete Comment de pe bara Reviewing.

sau

1. Prin navigarea prin butoanele Previous Comment, Next Comment de pe bara Reviewing ajungem pe comentariul dorit si
2. Apasam butonul Delete Comment de pe bara Reviewing.

Incorporarea comentariilor in document
Pentru a incorpora un comentariu in documentul principal, se utilizeaza tehnica de Copy+Paste (copiere si alipire):

1. Pe bara de unelte Reviewing toolbar se efectueaza click pe Edit Comment (sau alt mijloc de vizualizare a comentariilor).
2. In balonul pentru comentariu se selecteaza textul sau intrarea care se incorporeaza.
3. Din meniul Edit se alege Copy.
4. Click in document unde se incorporeaza adnotarea si
5. Paste din meniul Edit. Pot sa apara nepotriviri de stiluri, care se vor corecta manual.

Combinarea comentariilor si modificarilor efectuate de mai multi recenzenti
Daca asupra documentului au lucrat mai multe persoane, fiecare pe copia lui, atunci combinarea tuturor modificarilor intr-un singur document se realizeaza in doi timpi:

1. combinarea mecanica a documentelor;
2. acceptarea sau nu a modificarilor (de exemplu incorporarea comentariilor efectuate).

Pentru combinarea documentelor se urmeaza pasii:

1. Deschidem documentul original in care se dorim combinarea modificarilor;
2. Alegem optiunea Compare and Merge Documents din meniul Tools;

3. Localizam si selecta un document care trebuie sa fie combinat si dam Open;
4. Repetam pasii anteriori pana la epuizarea documentelor cu modificari;
5. Incorporam sau nu comentariile, acceptam sau nu schimbarile propuse.

Tiparirea comentariilor
Comentariile pot fi tiparite separat sau impreuna cu documentul.

Tiparirea comentariilor impreuna cu documentul

1. Deschidem meniul File;
2. Alegem optiunea Print;
3. Apasam butonul Options;
4. Selectam caseta de validare Comments din grupul Include with document.

Tiparirea separata a comentariilor

1. Deschidem meniul File;
2. Alegem optiunea Print;
3. Alegem din lista derulanta Print what intrarea Comments.

Modificarile urmarite si comentariile
Pentru a facilita revizuirea interactiva, Microsoft Word va permite sa efectuati si sa vizualizati usor modificari urmarite (modificare urmarita: Un marcaj care arata unde a fost efectuata o stergere, inserare sau alta modificare intr-un document.) si comentarii intr-un document. Pentru a pastra aspectul documentului, Word afiseaza unele elemente cu marcaje de urmarire in textul documentului in timp ce altele sunt afisate in baloane care apar pe margine.

Baloanele afiseaza inserarile sau eliminarile, modificarile de formatare si comentariile.

Modificarile urmarite
Cu caracteristica Urmarire modificari activata, fiecare inserare, stergere sau modificare de formatare pe care o faceti dumneavoastra sau un recenzent este urmarita. Pe masura ce revizuiti modificarile urmarite, aveti posibilitatea de a accepta sau respinge fiecare modificare.

Imprimarea unui document cu marcaje de urmarire
Cand imprimati un document cu marcaje de urmarire afisate, in mod implicit, Word alege nivelul de panoramare si orientarea paginii pentru a afisa optim marcajele de urmarire in documentul imprimat. Aveti posibilitatea de a imprima doar o lista a tuturor marcajelor de urmarire dintr-un document.

Despre afisarea modificarilor sau a comentariilor urmarite
Este posibila vizualizarea tuturor modificarilor cu marcaje de urmarire din document, sau limitarea categoriei de modificare afisata. De exemplu, se va utiliza meniul Show pentru a ascunde formatarea modificarilor si comentariilor, astfel incat sa fie posibila concentrarea asupra inserarilor si stergerilor. Sau, este posibila afisarea comentariilor si modificarilor pentru un anumit recenzent.

Daca ascundeti un tip de marcaj eliminand selectia tipului din meniul Show, marcajul apare automat de fiecare data cand deschideti documentul, cu exceptia cazului in care deselectati caseta de validare Identificatorul ascuns se face vizibil la deschidere sau la salvare in fila Security din caseta de dialog Options (meniul Tools). Chiar daca deselectati aceasta caseta de validare, marcajul ramane in document si poate fi facut vizibil selectand tipul de marcaj in meniul Show.

Este de asemenea posibila schimbarea modului in care Microsoft Word afiseaza marcajele de urmarire, facand clic pe una dintre setarile Display for review din cadrul barei de instrumente Reviewing.

Prin schimbarea acestei setari, examinati un document cu modificari inainte de a accepta sau refuza acele modificari.

Mai jos sunt explicate cele 4 setari:

• Original -  Expune originalul, documentul nemodificat, astfel incat sa se vada cum ar arata documentul in cazul cand toate modificarile ar fi respinse.
• Final -  Permite sa se vada cum ar arata documentul in cazul cand toate modificarile ar fi acceptate.
• Original Showing Markup - Afiseaza atat textul inserat cat si modificarile de formatare in baloane, in timp ce textul sters ramane in linie.
• Final Showing Markup - Afiseaza textul sters in baloane, in timp ce textul inserat si modificarile de formatare sunt expuse in linie.

Dezactivarea urmaririi modificarilor
In meniul Tools, selectati optiunea Track Changes .

Cand optiunea Track Changeseste activata, TRK apare pe bara de stare in partea inferioara a documentului. Cand se dezactiveaza urmarirea modificarilor, TRK este estompat.

Revederea modificarilor urmarite si a comentariilor

1. Daca marcajele de urmarire nu sunt deja afisate in document, alegeti optiunea Markup din meniul View. Daca alegeti aceasta optiune , vor fi afisate sau ascunse toate marcajele de urmarire din document. Cand afisati toate marcajele de urmarire, in meniul Show vor fi selectate toate tipurile de marcaje de urmarire.
2. Variante disponibile:
• Revedeti fiecare element succesiv
• Pe bara de instrumente  Reviewing, faceti clic pe Next sau Preview .
• Faceti clic pe Accept Change sau pe Reject Changes /Delete comment .
• Acceptati toate modificarile in acelasi timp
1. Faceti clic pe Accept or reject changes;
2. Aapasati butonul Accept All.

• Respingeti toate modificarile sau stergeti toate comentariile in acelasi timp
1. Faceti clic pe Accept or reject changes.
2. Apasati butonul Reject all.
• Revederea elementelor create de un anumit recenzent - Pe bara de instrumente  Reviewing, apasati pe Show. Alegeti optiunea Reviewers, apoi goliti toate casetele de validare cu exceptia celor de langa numele recenzentilor ale caror modificari doriti sa le revedeti.

Pentru a selecta sau deselecta casetele de validare pentru toti recenzentii din lista, faceti clic pe All Reviewers.

Urmarirea modificarilor in timpul editarii

1. Deschideti documentul pe care doriti sa-l revizuiti.
2. In meniul Tools, faceti clic pe Track Changes .

Evidentieri 
Puteti folosi instrumentul Evidentiere pentru a marca si pentru a gasi un text important din document. Evidentierea unor parti din document functioneaza cel mai bine cand documentul este vizualizat interactiv.

Aplicarea evidentierii
Pe bara de instrumente de Formatare, faceti clic pe butonul Evidentiere. Selectati textul sau fotografia pe care doriti sa o evidentiati. Pentru a dezactiva evidentierea faceti clic din nou pe buton, sau apasati tasta ESC.
Pentru a schimba culoarea de evidentiere, faceti clic pe sageata de langa Evidentiere, si faceti clic pe culoarea dorita.

Eliminarea evidentierilor dintr-o parte a documentului sau din tot documentul
Pentru a elimina evidentierile facute:

1. Selectati textul din care doriti sa eliminati evidentierea, sau apasati CTRL+A pentru a selecta tot textul din document;
2. Pe bara de instrumente Formatare, faceti clic pe sageata de langa Highlight si apoi faceti clic pe None;
3. Operatia va determina stergerea culorii de evidentiere.

Gasirea rapida a textului evidentiat

1. In meniul Edit, alegeti optiunea Find.
2. Daca nu vedeti butonul Format, faceti clic pe More.
3. Faceti clic pe Format, apoi alegeti optiunea Highlight.
   Faceti clic pe butonul Find Next.

Afisati sau ascundeti evidentierile (dar nu si textul respectiv) atat pe ecran cat si in documentul imprimat, facand clic pe Options din meniul Tools, apoi marcand sau golind caseta de validare Highlight de pe fila View.