Folosirea sabloanelor

Folosirea sabloanelor

Un sablon este un document care contine anumite zone standard si care apoi se poate particulariza prin completare, cum ar fi: un sablon de cerere, un sablon de Curriculum Vitae, etc.

Cand se creeaza un sablon trebuie avut in vedere ca textul si formatarea incluse sa fie cele necesare fiecarui document ce va fi creat ulterior pe baza sablonului.

In categoria sabloanelor pot fi incluse: pagina cu antet, faxul, memo, diverse tipuri de scrisori.

Crearea unui sablon

Pentru ca sablonul sa poata fi refolosit, trebuie respectati urmatorii pasi pentru a fi salvat in cadrul programului Word:

• se creeaza documentul care va fi salvat ca sablon;
• se selecteaza din meniul File (Fisier) comanda Save As (Salvare ca)
• in fereastra care apare Save As , in caseta de text corespunzatoare campului File name se tasteaza numele sub care dorim sa salvam sablonul;
• se afiseaza continutul casetei derulante Save as type (Salveaza cu tipul) si se selecteaza din lista derulanta aparuta, Document Template;
• in caseta text Save in va apare automat numele folder-ului in care se va face salvarea: Templates, iar sub el lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care le contine, daca exista. In functie de tipul sablonului creat (fax, memo, antet de pagina) se alege prin dublu clic pe numele sau, folder-ul corespunzator: Memos, Letters&Faxes, ..sau se salveaza in directorul Templates.
• se apasa butonul SAVE (documentul creat va fi salvat sub forma unui sablon (template);

Reutilizarea unui sablon

  Odata ce sablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avand la baza textul si formatarea prestabilita. Sablonul poate fi folosit ori de cate ori este nevoie, astfel:

• se selecteaza din meniul File optiunea New, in in fereastra New care apare se selecteaza optiunea Templates on my Computer, in acest moment numele sablonului salvat anterior va aparea in caseta de dialog;
• se selecteaza si se deschide sablonul pe care doriti sa il folositi; pe ecran va aparea un nou document care contine textul si formatarea prestabilite in sablon;
• se completeaza documentul cu restul informatiilor;
• se selecteaza din meniu File optiunea Save si se salveaza documentul ca un fisier separat;
• sablonul original nu va fi afectat de modificarile si adaugirile facute in acest document.

Se pot modifica si folosi templaturile predefinite din Word folosind meniul File, comanda New, iar din fereastra New alegand Templates, optiunea On my computer. Va aparea fereasta Templates cu mai multe submeniuri care contin templaturi grupate pe categorii:

• General - template-uri generale, categorie in care salvam si templaturile create de noi;
• Letter&Faxes - template-uri pentru scrisori sau faxuri;
• Memos
• Publications
• Reports