PRINCIPALELE ARTIFICII PRIVIND DOCUMENTELE (DOC)

PRINCIPALELE ARTIFICII PRIVIND DOCUMENTELE (DOC)

Imediat ce ai scris un text, oricat de mic, trebuie sa salvezi doc pe disc. Acolo, pe disc, doc devine un fisier, o inregistrare permanenta pe care o poti deschide din nou ptr editare, revizuire sau tiparire.

SFATURI:

ceea ce salvezi pe disc e un document - tot textul si materialul pe care l-ai creat in Word. Unii se refera la un doc salvat ca la un fisier. Tot aia e.

Un doc procesat ocupa putin spatiu pe o unitate de disc. În medie cam 15K / pagina, fata de 100K ptr un simplu fisier imagine.

Daca scrii o carte in Word, salveaza fiecare capitol ca pe un doc separat. Desi Word poate manevra doc mari (dimensiunea absoluta e nelimitata), doc mai mici sunt mai usor de manuit pe termen lung.

Salvarea unui doc pe disc (prima oara)

Nu trebuie sa astepti terminarea unui doc ca sa-l salvezi pe disc. Salveaza imediat ce ai scris cateva propozitii sau paragrafe.

Ptr a salva un doc care nu a fost deja salvat pe disc, urmeaza pasii:

apelezi comanda Save (Salvare) de pe bara de instrumente. Se deschide caseta de dialog SaveAs(Salvare ca). Daca nu vezi caseta de dialog SaveAs(Salvare ca), inseamna ca ai mai salvat doc. Prin urmare, acum nu faci decat sa-l salvezi din nou.

scrie un nume ptr doc. Word selecteaza automat primul rand sau primele cateva cuvinte ale doc si le pune in caseta de dialog Save (Salvare). Daca aceasta te multumeste, poti trece la pasul 3. Daca nu scrii tu noul nume. Poti folosi litere, numere, spatii si cateva simboluri (puncte, virgule, cratime). Nu poate contine / ;*?"<> . Desi numele fisierului poate fi plictisitor de lung, pana la 255 de caractere, pastreaza-l scurt, simplu si descriptiv.

clic pe butonul save(salvare). Indiciul ca fisierul a fost salvat cu succes e ca numele sau apare pe bara de titlu a doc.

-Daca primesti mesajul ,, Fisierul (cutare) deja exista. Vreti sa inlocuiti fisierul existent?" apesi N ptr NU. Word sau Asistentul de Birou te avertizeaza ca exista deja pe disc un fisier cu numele ales. Sari inapoi la pasul 2 si scrii un alt nume. Daca apesi Y, fisierul tau il va inlocui pe celalalt de pe disc, ceea ce probabil nu doresti.

-Al doilea mesaj de eroare ,,Numele fisierului, locatia sau formatul (cutare) nu este valid. Scrieti numele fisierului si locatia in formatul corect, de pilda C: locatie numele fisierului". În esenta ai folosit un caracter eronat in numele fisierului. Ptr siguranta limiteaza-te la litere, numere si spatii. Consulta caseta ,,Informatii complicate - dar importante - despre numele fisierelor". Apoi clic pe OK si incerci din nou.

-Poti alege Fileà Save (FisieràSalveaza) ptr a salva doc sau comanda scurta Ctrl+S sau combinatia Shift+F12.

-Trebuie sa-ti organizezi fisierele in propriile lor foldere(dosare) de pe disc.

Salvarea unui doc (dupa ce-a mai fost salvat odata)

Chiar daca ai salvat doc pe disc odata, e bine sa salvezi doc la fiecare cateva pagini de text, fara a fi obsedat de salvare. Apesi Ctrl+S sau clic pe butonul de pe bara de instrumente. Vei vedea cum bara de stare se schimba pe masura ce doc e salvat.

Salvarea unui doc pe disc cu un nume nou

Daca vrei sa salvezi ciorne sau variante ale doc, sau orice doc cu un nume nou alegi Fileà SaveAs (FisieràSalveaza ca), si poti scrie un nume nou ptr fisier, ex. Plan de extindere, Schita a doua.

Refacerea automata (daca ai uitat sa salvezi)

Ptr a nu pierde ce ai scris (ex. in cazul unei pene de curent), trebuie sa apesi din cand in cand Ctrl+S ptr a salva doc. Word iti ofera ca alternativa caracteristica AutoRecover(Recuperare automata). Ptr a porni urmezi pasii:

-1. Tools (Instrumente) à Options

-2. clic pe eticheta Save(Salvare)

-3. validezi caseta Save AutoRecover(Salvare informatii pentru recuperare automata la: 10 minute). Ai activat refacerea automata cu salvarea doc la fiecare 10 minute. Poti schimba cifra 10 si implicit intervalul minutar de salvare, dar cu cat e mai mic Word te intrerupe mai des din lucru ptr a face salvarea.

-4. apesi Enter ca sa revii la doc. Chiar daca Word dispune de optiunea AutoRecover(Recuperare automata), e in continuare de preferat sa salvezi cu Ctrl+S sau cu butonul Save(Salvare) de pe bara de instrumente cat mai des posibil.

ATENTIE: nu te sinchisi de comanda Fast Save(Se permit salvari rapide). Daca e activata, Word nu mai salveaza intregul doc ci doar materialul nou scris, ceea ce e mai rapid, dar poate duce la probleme. Ca sa te asiguri ca e dezactivata alegi Tools (Instrumente) à Options, clic pe Save(Salvare) si daca este selectata caseta Allow fast Save(Se permit salvari rapide) executi clic pe aceasta optiune ptr deselectare si apoi OK ptr a reveni la doc.

Salvarea la terminarea lucrului

Daca ai terminat pe ziua de azi, ai doua optiuni:

1.- File(Fisier)àClose(Închidere), sau combinatia rapida Ctrl+W. Închizi doc la care lucrezi fara a inchide Word. Poti incepe un doc nou sau sa deschizi unul vechi.

2.- File(Fisier)àExit(Iesire), sau Alt+F4. Închizi Word si revii la Windows.

În oricare din cazuri Word te poate intreba daca doresti sa salvezi. Executi clic pe Yes si doc e salvat pe disc ptr ultima oara.

Daca doc la care lucrezi inca mai necesita salvat, vei vedea caseta de dialog SaveAs(Salveaza ca), caz in care trebuie sa dai fisierului un nume si sa-l salvezi in acest fel.

Word nu te lasa sa parasesti sau sa inchizi nici un doc care nu e salvat pe disc. Daca Word nu iti cere sa salvezi, inseamna ca doc a fost deja salvat pe disc si totul este in regula.

NU UITA! Întotdeauna iesi corect din Word. Niciodata nu inchizi sau reinitializezi PC-ul cat timp Word sau Windows sunt inca pe ecran. Fa-o cand Windows spune ca o poti face in siguranta, altfel computerul incepe sa lucreze mai incet si Windows se poate bloca.

Deschiderea unui doc pe disc

1.-File(Fisier)àOpen(Deschidere), sau combinatia rapida Ctrl+O, sau butonul rapid de pe bara de instrumente si apare caseta de dialog

2.-clic pe numele doc din lista cu doc salvate anterior inscrise in caseta de dialog, ptr a-l evidentia

3.-clic pe Open(Deschidere) si Word deschide fisierul saltandu-l de pe disc pe ecran.

CHESTIUNI TEHNICE

-deschiderea unui doc nu-l radiaza de pe unitatea de disc.

-Word s-ar putea sa nu poata deschide un doc fiindca o anumita caracteristica de conversie nu este disponibila. Executi clic pe Yes ptr a incarca acea caracteristica. (E posibil sa-ti ceara introducerea C.D.-ului Word sau Office ptr completarea operatiei).

-Daca nu poti gasi doc, consulta Cap. 28 ,,Lucrul cu doc".

-Un fisier deschis recent poate fi editat coborand meniul File (Fisier) de pe lista de la baza acestuia. Word isi aminteste ultimele cateva doc la care ai lucrat.