Previzualizarea si tiparirea unui document

Previzualizarea si tiparirea unui document

Previzualizarea textului

Din pacate procesorul Word nu este un procesor de tip What you see is what you get. Pe ecranul Word nu avem imaginea reala a paginii de text ce va aparea pe hartia tiparita la imprimanta. De aceea este necesara previzualizarea paginii inaintea tiparirii. Previzualizarea textului se face selectand din meniul File comanda Print Preview.

Imaginea paginii reale apare intr-un dreptunghi alb, dimensiunea textului o putem modifica marind-o sau micsorand-o procentual. O mica bara cu instrumente de lucru ne sta la dispozitie in loc de meniul de lucru. Utilizand aceste icon-uri putem trece direct la tiparire sau putem inchide operatia de previzualizare cu comanda Close

Bara de instrumente contine urmatoarele butoane, in ordine de la stanga la dreapta:

• Print - trece direct la tiparirea documentului;
• Magnifier - functioneaza ca o lupa care mareste si micsoreaza pagina previzualizata;
• One page - determina previzualizarea unei singure pagini;
• Multiple pages - ne da posibilitatea de a vizualiza 2, 3, 4 sau 6 pagini odata;
• Zoom - ofera mai multe optiuni de marire sau micsorare;
• View ruler - afiseaza sau ascunde riglele de pe marginile foilor;
• Shrink to fit - ofera posibilitatea de a adapta documentul pentru a incapea pe diferite tipuri de hartie;
• Full screen - afiseaza fereastra pe tot ecranul ascunzand celelalte elemente;
• Close - inchide modul de vizualizare Print Preview;

Inaintea tiparirii documentului trebuie sa verificam de fiecare data ca setarile sunt corecte. Setarile sunt vizibile in fereastra afisata de comanda Print (Imprimare) din meniul File.

Cea mai importanta sectiune a acete ferestre este sectiunea Printer (Imprimanta) unde driverul de imprimanta pe care il vom folosi. Schimbarea driverului se face direct in caseta Name (Nume) care afiseaza lista driverelor instalate in sistem.

In sectiunea Page range (Intervalul de pagini) trebuie sa selectam ce pagini dorim sa imprimam si pentru aceasta avem optiunile:

• All (Toate) - va determina imprimarea intregului document;
• Current page (Pagina curenta) - va determina imprimarea paginii pe care este pozitionat punctul de insertie;
• Selection (Selectie) - va determina imprimarea paginilor selectate in prealabil;
• Pages (Paginile determina imprimarea paginilor specificate de noi in casuta alaturara; modalitatile de a specifica paginile dorite sunt: 1,2,4,5,6 sau 1-20.

In sectiunea Copies (Copii) avem optiunile:

• Number of copies (Numar de copii) - unde avem posibilitatea de a specifica numarul de copii dorite, in casuta alaturata;
• Collatte - daca este bifata va imprima cate un exemplar din document pe rand, daca nu este bifata va imprima fiecare pagina de cate ori am specificat la numar de copii pe rand;

In sectiunea Print avem posibilitatea de a seta ce pagini vor fi imprimate din document:

• All pages in range (toate paginile din interval) - imiprima toate pagnile din interval;
• Odd pages (Pagini impare) - imprima paginile impare din interval;
• Even pages (Pagini pare) - imprima paginile pare din interval.

In sectiunea Pages per sheet (Pagini pe foaie) putm seta numarul de pagini care vor fi imprimate pe o foaie si acesta poate fi: 1, 2, 4, 6, 8 sau 16.

Ultima sectiune Scale to paper size (Ajusteaza la marimea foii) - ne ajuta sa adaptam paginile la diferitele tipuri de foi.

Apasand butonul Print options (Optiuni de imprimare) se pot defini anumite caracteristici la imprimarea documentului:

• Draft output (Iesire schita)  - imprima documentul pastrand informatii de format minimale, ceea ce ar putea sa faca imprimarea documentului mai rapida. Unele imprimante nu suporta aceasta optiune.
• Update files (Actualizare campuri) - actualizeaza toate campurile dintr-un document, inainte de a-l imprima.
• Update links (Actualizare legaturi) - Actualizeaza orice informatii legate la un document, inainte de a-l imprima.
• Allow A4/Letter paper resizing (Se permite redimensionarea hartiei A4/letter) - Pentru unele tari dimensiunea standard a hartiei ese dimensiunea scrisoare(Letter); pentru altele, dimensiunea standard este A4. se selecteaza aceasta caseta  de selectare daca se doreste ca Word sa ajusteze automat documentele intocmite pentru formatul de hartie standard al altei tari, astfel incat sa se imprime corect pe formatul de hartie standard al tarii persoanei care imprima. Aceasta optiune afecteaza numai imprimarea, nu si formatele din documentul imprimat.
• Background printing (Imprimare in fundal) - Imprima documentele in proces secundar, ceea ce permite continuarea celorlalte activitati, in timp ce Word imprima un document. Imprimarea in process secundar utilizeaza memorie suplimentara din memoria sistemului; pentru a accelera imprimarea, se poate demarca aceasta caseta de selectare IMPRIMARE IN FUNDAL.
• Print PostScript over text (Imprimare PostScript peste text) - Imprima cod PostScript intr-un document convertit la formatul Word pentru Macintosh deasupra textului documentului si nu dedesubt. De exemplu,se selecteaza aceasta caseta de selectare pentru a imprima un document convertit la formatul Word pentru Macintosh care contine o inscriptionare sau alt cod PostScript. Aceasta caseta de selectare nu are nici un efect pentru un document care nu contine campuri PRINT.
• Reverse print order (Inversare ordine de imprimare) - Imprima paginile in ordine inverse, incepand cu ultima pagina. Nu trebuie selectata aceasta caseta de selectare daca se imprima un plic.
• Include with document (Includere cu documentul) - Document properties Proprietati document) - Imprima informatiile sumare pe o pagina separate, dupa imprimarea documentului. Word memoreaza informatiile sumare pe fila REZUMAT(meniul File, comanda Properties
• Include with document (Includere cu documentul) - Field codes (Coduri de camp) - Imprima codurile de campuri in locul rezultatelor campurilor. De exemplu, imprima in loc de 22 Februarie, 1997.
• Include with document (Includere cu documentul) - Hidden text (Text ascuns) - Imprima textul ascuns dintr-un document. Word nu imprima sublinierea puncatata care apare pe ecran sub textul ascuns.
• Include with document (Includere cu documentul) - Drawing objects (Obiecte desenate) - Se deselecteaza caseta de selectare Obiecte desenate pentru a suprima imprimarea obiectelor desenate care au fost creeate in Word utilizand instrumentele de pe bara de instrumente Desenare. Word imprima o caseta goala in locul fiecarui obiect desenat. Este posibil ca documentele ce contin obiecte desenate sa se imprime mai repede cand este demarcate caseta de selectare Obiecte desenate.
• Options for current document only (Optiuni numai pentru documentul curent) - Print data only for forms (Se imprima doar datele din machete) - Imprima datele introduse intr-o machete interactive fara a imprima machete.
• Options for duplex printing (Optiuni pentru imprimare duplex) - Front of the sheet (Fata Foii) - Se seteaza  ordinea paginilor pe fata fiecarei foi. Se deselecteaza caseta de selectare pentru imprimarea paginii 1 deasupra sau se selecteaza pentru imprimarea paginii 1 dedesubt.
• Options for duplex printing (Optiuni pentru imprimare duplex) - Back of the sheet (Spatele foii) - Se seteaza ordinea paginilor pe spatele fiecarei foi. Se deselecteaza caseta de selectare pentru imprimarea paginii 2 deasupra sau se selecteaza pentru imprimarea paginii 2 dedesubt.

Revenind la fereastra precedenta Print, in coltul din dreapta sus avem un buton numit Properties (Proprietati). Apasand acest buton va aparea o fereastra specifica tipului de imprimanta pe care o folosim. Pe acest calculator este instalata o imprimanta HP cu jet de cerneala iar fereastra Properties arata astfel:

Cele mai importante caracteristici pe care le putem defini in aceasta fereastra sunt:

• In submeniul Paper/Qulity (Hartie/Calitate) se gaseste sectiunea Print Quality (Calitatea imprimarii) unde avem o lista ascunsa ce contine optiunile:
• FastDraft - calitate minima;
• Fast normal - calitate mai slaba;
• Normal - calitate normala;
• Best - calitate mai buna;
• Maximum dpi - calitate maxima;
• Alegerea uneia dintre aceste optiuni va determina si viteza imprimarii. Cu cat calitatea imprimarii este mai slaba cu atat viteza de imprimare este mai mare. Aceasta informatie ne ajuta atunci cand avem de imprimat documente mari in timp cat mai scurt.
• In submeniul Color (Culoare) sectiunea Color Options (Optiuni de culoare) exista casuta de validare Print in grayscale care prin bifare va determina aparitia unor optiuni de printare alb/negru:
• High Quality (Calitate maxima) - va printa documentul alb/negru dar folosind amandoua cartusele de culoare, si cel color si cel negru;
• Black print cartridge only (Doar cartusul negru) - va printa alb/negru folosind doar cartusul cu cerneala neagra - este utila atunci cand dorim o imprimare mai rapida sau atunci cand nu dorim sa folosim cartusul color;
• Optimize for photocopy or fax - va optimiza culorile pentru xerox sau fax.

Tiparirea fata-verso

De multe ori tiparirea fata-verso este mai mult decat necesara, mai ales pentru economie de hartie. Ea se realizeaza folosind un mic
truc si anume:

1. tiparim mai intai paginile impare, schimband in comanda Print optiunea Print All pages in range cu optiunea Print Odd pages
2. asezam paginile tiparite in ordine crescatoare si le reintroducem in imprimanta;
3. tiparim paginile pare folosind acum optiunea Print Even pages.