Prezentare MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

Programul Excel face parte din pachetul de programe Microsoft Office al firmei Microsoft si este program care serveste pentru prelucrarea datelor organizate in forma de tabel altfel spus un program de calcul tabelar

Programul Excel se aflat instalat pe butonul Start►Programs.

Elementele ferestrei Excel

Se deosebesc urmatoarele zone principale:

Bara de titlu - in care avem afisat numele programului deschis in fereastra si numele fisierului in care lucram

Bara de meniuri - Menu Bar - in care avem afisate meniurile de la File.. la Help

Bara cu unelte, instrumente de lucru - Toolbar - ce contine butoane utilitare, pentru executarea unor comenzi cat mai rapid

Bara cu formule - Formule Bar - se foloseste la introducerea datelor si formulelor

Fereastra registrului - Workbook Window - ce contine registrul unde se introduc dalele si formulele

Bara de stare Status Bar contine informatii despre activitatea curenta, informatii ajutatoare sau moduri de lucru

Excel lucreaza cu registre (book) formate din mai multe foi de calcul (sheet). Fiecare foaie de calcul contine o retea de coloane (column) in ordine alfabetica si linii (row) numerotate crescator.

Intersectia dintre o coloana si un rand se numeste celula (cell) iar adresa acesteia consta in litera coloanei si numarul liniei (Exemplu: A2, B5, etc.). Adresa celulei se mai numeste si indicatorul celulei.

Un fisier are mai multe foi de calcul: Sheet1, Sheet2..

Foaia de calcul are:

2⁸ = 256 coloane notate cu A, B, C, Z,AA, AB, , IV

2¹⁶ = 65536 linii notate cu 1,2, 65536.

Elementele ferestrei registrului

Se deosebesc urmatoarele zone principale:

q        Capetele de coloana: ce vor identifica prin litere coloanele

q        Capetele de randuri: ce vor identifica prin numere liniile;

q        Foaia de calcul: alcatuite din celule

q        Etichetele foilor de calcul: Sheet1, Sheet2, Sheet3 sunt folosite la trecerea dintr-o foaie in alta

q        Butoanele de derulare a etichetelor; (Afiseaza prima eticheta, o eticheta inapoi, o eticheta inainte, ultima eticheta)

q        Barele de derulare pe verticala si orizontala folosite la deplasarea in cadrul foii de calcul

OPERATII CU FISIERE

Salvarea unui registru

Pentru salvarea registrului curent (aflat in editare) se alege optiunea File►Save (Fisier Salvare) sau se executa clic pe butonul Save de pe bara de pictograme. La prima salvare vom stabili

locul unde va fi salvat registrul (discul magnetic si folderul)

numele registrului

Salvarea unui registru cu un alt nume

Pentru salvarea registrului curent cu un alt nume se alege optiunea File►Save As (Fisier Salvare ca); se va alege locul si numele fisierului obtinandu-se un document identic dar cu un alt nume.

Inchiderea registrului curent

Programul Excel lucrul cu mai multe registre in acelasi timp. Pentru inchiderea registrului curent se alege din meniul File►Close (Fisier Inchidere)

Afisarea registrelor deschise

Afisarea registrelor deschise in programul Excel este vizibila in meniul Window (Fereastra). Lista registrelor deschise este numerotata, registrul curent va avea afisat in fata semnul

Pentru schimbarea registrului curent cu unul aflat in lista este suficient a se executa un clic de mouse pe registrul respectiv si acesta va deveni registru curent.

Inchiderea programului Excel

Pentru a inchide programul Excel se va alege optiunea File►Exit (Fisier Iesire) In cazul in care sunt deschise mai multe registre toate acestea vor fi inchise.

Deschiderea unui registru existent

Pentru a deschide un registru se va deschide programul Word si se va alege optiunea File►Open (Fisier Deschidere). Va aparea o caseta de dialog de unde se vor selecta discul, folderul si numele fisierului care va fi deschis.

Crearea unui registru nou

Crearea unui registru nou se realizeaza prin optiunea: File►New (Fisier Nou)

Marirea su micsorarea imaginii afisate

Poate fi realizata prin optiunea: View►Zoom (Vizualizare Panoramare) sau butonul Zoom aflat pe bara de instrumente.

Introducerea datelor

Intr-o foaie de calcul pot fi introduse date de tip:

Text

Numere (valori)

Formule

Data si timp

Simbol monetar

Procent, etc.

Sunt doua modalitati de a introduce datele intr-o celula:

q         Clic in celula dupa care se va scrie de la tastatura

q         In bara de formule ceea ce presupune a fi selectata inainte celula unde vor fi introduse datele

Validarea datelor:

q         Se apasa tasta Enter

q         Se pozitioneaza cursorul intr-o alta celula (cu un clic alaturi, cu tastele directionale)

q         Apasand semnul , semn care apare in momentul in care datele sunt scrise in bara de formule

Modificarea unei celule:

q         Se executa dublu clic in celula

q         Se selecteaza celula si se modifica in bara de formule

Redimensionarea latimii coloanelor:

Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei de coloana, se tine clic de mouse apasat si se trage.

Redimensionarea inaltimii randului:

Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe marginea de jos a etichetei de linie, se tine clic de mouse apasat si se trage.

Deplasarea in cadrul foii de calcul:

q         Cu un clic in celula

q         Cu tastele directionale (sageti)

q         PgUP, PgDown - un ecran in sus, un ecran in jos

q         CTRL+ sau CTRL+ - pozitioneaza cursorul in prima coloana, respectiv ultima coloana

q         CTRL+ sau CTRL+a - pozitioneaza cursorul pe prima linie, respectiv ultima linie

q         CTRL+Home - pozitioneaza cursorul in celula A1

q         CTRL+End - pozitioneaza cursorul in ultima celula cu date

Selectarea celulelor in cadrul unei foi de calcul:

q         1 celula - 1 clic de mouse in celula respectiva

q         Unui domeniu (se numeste si Range)

cu Mouse-ul, se tine clic de mouse apasat si se trage domeniul dorit

Se executa un clic de mouse in unul din colturile domeniului se tine tasta SHIFT apasata si se executa Clic de mouse in coltul opus al domeniului

q         Domenii multiple - se tine apasata tasta CTRL si se trage cu mouse-ul domeniile dorite

q         Unei coloane se executa clic de mouse pe eticheta capatului de coloana

q         Unei linii se executa clic de mouse pe eticheta capatului de linie

q         Intregii foi se executa un clic de mouse pe butonul Select All, buton aflat la intersectia capetelor de linie cu cele de coloana

q         Deselectarea se executa clic de mouse oriunde in afara selectiei

Pentru selectarea mai multor linii sau mai multor coloane consecutive se va tine clic de mouse apasat pe etichetele liniilor sau coloanelor si se va trage. In cazul in care se doreste selectarea unor linii sau coloane neconsecutive se tine apasata tasta CTRL si se va executa un clic de mouse pe eticheta liniei sau a coloanelor dorite.

Inserarea de linii si coloane:

q         Coloane - se selecteaza coloana inaintea careia se va insera noua coloana si se da din meniul Insert►Columns (Inserare Coloane). Pentru mai multe coloane se va selecta numarul de coloane care se doresc a fi inserate.

q         Randuri - se selecteaza randul inaintea caruia va fi inserat noul rand si se da din meniul Insert►Rows (Inserare Randuri). Pentru mai multe randuri se va selecta numarul de randuri care se doresc a fi inserate.

Stergerea de coloane si randuri:

q         Coloane - se selecteaza coloana sau coloanele ce vor fi sterse si se da Edit►Delete (Editare Stergere).

q         Linii - se selecteaza linia sau liniile ce vor fi sterse si se da Edit►Delete (Editare Stergere).

Formatarea celulelor

Se va selecta celula sau domeniul de celule de se va da din meniul Format►Cells (Format Celule). La caseta de dialog aparuta se va putea alege:

m        Cartonasul Number Se alege tipul (felul) in care vor fi afisate numerele sau informatiile in celule

q        General - aceste celule nu au un format de numar specific

q        Number - este folosit pentru afisarea generala a numerelor. Se poate stabili:

Numarul de zecimale cu care va fi afisat numarul

Separator pentru mii

Felul in care vor fi afisate in celule numerele negative

q        Simbol monetar - este utilizat pentru valori monetare

q        Date - formatul in care va fi afisata data

q        Time - formatul in care va fi afisata ora

q        Text - celulele sunt tratate ca un text chiar daca in celule sunt cifre sau alte informatii. Celula este afisata asa cum va fi scrisa

m        Cartonasul Alignment Se alege alinierea si cum va fi organizat textul in cadrul celulei. Putem avea:

q        Horizontal (Orizontala) alinierea pe orizontala a informatiilor in cadrul celulei care poate fi:

o        Left (Indent) (La stanga (Indentare)) - La stanga sau la stanga dar departata de marginea din stanga cu o valoare

o        Center (La Centru)

o        Right (La Dreapta)

o        Fill (Umplere) umple celula cu informatia scrisa (va repeta informatia pana se va umple intraga celula)

o        Justified (Aliniere stanga-dreapta)

o        Center accros selection (Centrare peste selectie) centreaza informatia dintr-o celula peste o selectie facuta

q        Vertical (Verticala) alinierea pe verticala a informatiilor in cadrul celulei care poate fi:

o        Top (Sus) - aliniere la marginea de sus a celulei

o        Bottom (Jos) - aliniere la marginea de jos a celulei

o        Center (La centru) - aliniere in centrul celulei pe verticala

o        Justified (Stanga Dreapta) - aliniaza textul si la marginea de sus si jos (practic se va mari spatiul dintre liniile informatiei)

q        Wrap text (Incadrare text) "rupe" (imparte) textup pe randuri dupa latimea coloanei

q        Shrink to fit (Potrivire prin reducere) micsoreaza marimea fontului pana informatia va intra pe latime coloanei

q        Merge cells (Imbinare celule) Lipeste (imbina) doua sau mai multe celule selectate, prin imbinare acestea vor deveni o singura celula

q        Orientation (Orientare) Permite stabilirea orientarii textului in celula, care poate fi:

Scris pe verticala

Scris la un numar de grade specificat de utilizator

m        Cartonasul Font Se alege fontul, marimea stilul acestuia, eventuale efecte (taiere cu o linie, exponent, indice, subliniere, culoare)

m        Cartonasul Borders Se va alege chenar pentru celulele selectate, de asemenea putem stabili stilul liniei, culoarea, grosimea pentru exteriorul selectiei si pentru interior.

m        Cartonasul Patern Se va alege umbrire pentru celulele selectate.

Lucrul cu foile de calcul

Selectarea foilor de calcul:

q         selectarea unei singure foi de calcul se realizeaza cu clic de mouse pe eticheta foii de calcul (Sheet1, Sheet2.)

q         selectarea mai multor foi neconsecutive se realizeaza tinand apasata taste CTRL si clic de mouse pe eticheta foii.

q         selectarea mai multor foi consecutive se realizeaza tinand apasata tasta SHIFT si clic de mouse pe eticheta foii

q         selectarea tuturor foilor de calcul se realizeaza din meniul rapid al foii de calcul (care se deschide executand clic de dreapta al mouse-ului pe eticheta foii de calcul) cu comanda Select All Sheets.

In cazul selectarii mai multor foi de calcul, operatiile executate, informatii, formulele scrise in foaia curenta (vizibila) vor fi efectuate in toate foile selectate.

Redenumirea foilor de calcul

Exista mai multe variante de redenumire a unei foi de calcul si anume:

q         Se selecteaza eticheta foii de calcul si se da Format►Sheet►Rename (Format►Foaie►Redenumire). se tasteaza peste noul nume al foii de calcul si se valideaza.

q         Se executa dublu clic de mouse pe eticheta foii de calcul si se tasteaza peste noul nume dupa care se valideaza

q         Se deschide meniul rapid al foii de calcul si se alege comanda Rename, dupa care se scrie peste noul nume al foii de calcul si se valideaza

Adaugarea (inserarea) foilor de calcul

Se va selecta foaia de calcul inaintea careia va fi inserata noua foaie de calcul si se va alege (sunt doua metode):

q         Insert►Worksheet (Inserare►Foaie de lucru). sau

q         Se deschide meniul rapid al foii de calcul si se alege comanda Insert, la casuta de dialog ce apare se alege optiunea Worksheet

Stergerea foilor de calcul

Se va selecta foaia de calcul care se va sterge si se da:

q         Edit►Delete sheet (Editare►Stergere foaie). sau

q         Se deschide meniul rapid al foii de calcul si se alege comanda Delete, la casuta de avertizare se va valida stergerea foii de calcul

Mutarea sau copierea foilor de calcul

O metoda rapida de mutare sau copiere a unei foi de calcul este cu ajutorul mouse-ului, si anume:

q         Copierea unei foi de calcul - se tine tasta CTRL apasat si se trage cu mouse-ul eticheta foii care se doreste a fi copiata. Eticheta va purta numele etichetei copiate dar va avea intre paranteze rotunde numarul copiei (Exemplu: Sheet1 (2))

q         Se alege din meniul Edit►Move or Copy sheet (Editare►Mutare sau copiere foaie)

q         Din meniu rapid al foii de calcul si se alege comanda Move or Copy, la casuta de dialog ce apare se pot stabii:

o        To Book - se va alege numele registrului destinatie, pemite mutarea sau copierea unei foi de lucru si in alt registru.

o        Create a Copy - stabileste crearea unei copii a foii de calcul, daca nu se valideaza aceasta optiune va face functia de mutare

o       Before Sheets - se stabileste inaintea carei foi de calcul sa fio pozitionata foaia mutata sau copiata

Folosirea formulelor

Formulele constau din una sau mai multe adrese de celule, valori si operatori matematici. Formulele incep cu semnul =

Operatorii:

semnul ^ reprezinta exponent;

semnul + reprezinta adunare;

semnul - reprezinta scadere;

semnul * reprezinta inmultire;

semnul / reprezinta impartire.

Ordinea operatiilor:

Operatiile dintre paranteze

Ridicare la putere - Operatiile exponentiale;

Inmultiri si impartiri;

Adunarile si scaderile

Introducerea formulelor:

Formulele pot fi introduse prin doua metode:

In celula in care se doreste a fi scrisa

Se tasteaza formula in bara de formule (presupune ca inainte sa selectam celula in care va fi introdusa formula)

Adresele celulelor - referintele de celula

Adresele celulelor pot fi de mai multe feluri:

ADRESA RELATIVA - la copierea formulei se reactualizeaza adresa celulei automat (coboara una coboara si referinta) Exemplu: =C1*D1

ADRESA ABSOLUTA -   nu se modifica la copierea unei formule. Se marcheaza prin semnul si poate fi:

o       $C - pastreaza coloana "C"

o       $3 - pastreaza randul "3"

o       $C$3 - pastreaza numai celula C3

ADRESA COMBINATA - A$1 se modifica numai o parte a formulei.

Facilitatea AutoFill

Facilitatea AutoFill este o componenta a programului Excel de care putem profita pentru a realiza urmatoarele:

q        Copiere continut de celule avand celula care se doreste a fi copiata selectata se va pozitiona cursorul mouse-ului pe coltul din dreapta jos al celulei (acesta se va transforma in cruce mica neagra) se va tine apasat si se va trage.

q        Serii (completare serii) Exemplu de serii: 1, 2, 3, 4. etc.; 10, 20, 30. etc.; 3, 6, 9, 12. etc. Pentru a realiza o serie avem nevoie de primele doua elemente din serie. Avand cele doua celule selectate se va pozitiona cursorul mouse-ului pe coltul din dreapta jos al ultimei celule (acesta se va transforma in cruce mica neagra) se va tine apasat si se va trage. Diferenta dintre cele doua numere este pasul seriei.

q        Liste personalizate Exemplu lista personalizata: Luni, Marti, Miercuri, Joi Pentru a realiza o lista personalizata se va da Tools Options Custom list (Instrumente Optiuni Lista personalizata) Se va completa lista si se va adauga prin butonul Add (Adaugare) apoi se va valida. Scrierea oricarui element din lista si completarea seriei va completa lista scrisa

q        Copiere formule Prin copiere formula este actualizata relativ la noua pozitie (in formula se vor modifica adresele celulelor)

Folosirea functiilor:

Functiile sunt formule complexe gata elaborate care executa o serie de operatii cu o gama de valori specificate. Unul dintre avantajele functiilor este ca permite si realizarea de operatii din foi de calcul (sheet-uri) diferite.

Fiecare functie contine 3 elemente:

semnul =;

numele functiei;

argumentul celulei (adrese de celule).

O functie poate fi apelata in doua moduri:

Insert Function (Inserare Functie)

Butonul Paste Function (Lipire Functie) f_x

Vor fi prezentate cateva functii dintre cele mai folosite impartite pe categorii:

Categoria Math&Trig - Functii matematice si trigonometrice

Functia PRODUCT

Reprezinta produsul (inmultirea) unor valori sau domenii. Permite inmultirea a maxim 30 de numere. La caseta de dialog care apare se permite completarea campurilor in doua variante:

Se completeaza domeniul de celule

La casetele Number1 2. Number 30 se va completa adresa celulei

Functia SUM

Reprezinta adunarea unor valori sau domenii de valori.

Functia PI

Returneaza (afiseaza) valoarea lui Pi, este o functie fara argument.

Functia ROMAN

Converteste numerele arabe (1, 2, 3) in numere romane (I, II, III).

Functia ROUND

Rotunjeste un numar zecimal in plus. Sintaxa este =ROUND(adresa, nr. digit), unde adresa este indicatorul celulei iar digit este numarul de zecimale afisat dupa numarul intreg (0 - fara zecimale, 1 - o zecimala, 2 - doua zecimale).

Exemplu: =ROUND(A1, 0) - in celula A1 este scris 31.53, rezultatul este

Functia INT

Rotunjeste un numar zecimal in MINUS. Sintaxa este =INT(adresa), unde adresa este indicatorul celulei

Exemplu: =INT(A1) - in celula A1 este scris 31.53, rezultatul este

Categoria Statistical - Functii statistice

Functia MIN

Gaseste valoarea minima dintr-un domeniu.

Functia MAX

Gaseste valoarea maxima dintr-un domeniu.

Functia LARGE

Gaseste a n-a valoare cea mai mare dintr-un set de date. Putem utiliza functia LARGE pentru a intoarce valoarea cel mai buna sau valoarea aflata pe locul al doilea sau al treilea din cele mai mari valori.

Functia SMALL

Gaseste a n-a valoare cea mai mica dintr-un set de date. Putem utiliza functia SMALL pentru a intoarce valoarea cel mai mica sau valoarea aflata pe locul al doilea sau al treilea din cele mai mici valori.

Functia MODE

Afiseaza cea mai comuna valoare (care se repeta cel mai des) din domeniu.

Functia AVERAGE

Reprezinta media aritmetica a unor valori.

Functia MEDIAN

Intoarce numarul median al numerelor date. Prin median se intelege numarul din mijlocul unui set de numere, astfel ca jumatate din numere au valori mai mari decat medianul, iar cealalta jumatate din ele au valori mai mici decat acesta.

Functia COUNT

Numara celulele care vor contine numere (intregi sau zecimale) si texte (inclusiv semne si alte caractere). Nu va contoriza celulele goale.

Functia COUNTA

Numara celulele care vor contine numere (intregi sau zecimale). Nu va contoriza celulele care vor contine texte sau celulele goale.

Functia COUNTBLANK

Numara celulele goale, cele care contin informatii vor fi ignorate.

Categoria Date & Time - Functii de data si timp

Functia TODAY

Returneaza (afiseaza) data la care este setat sistemul. Este o functie care nu are argument (adresa de celula). Observatie: parantezele argumentului sunt obligatorii

Functia NOW

Returneaza (afiseaza) data si ora la care este setat sistemul (calculatorul). Este o functie care nu are argument (adresa de celula).

Observatie: parantezele argumentului sunt obligatorii

Functia DAY

Scoate (afiseaza) ziua dintr-o data calendaristica.

Functia MONTH

Scoate (afiseaza) luna dintr-o data calendarisitica.

Functia YEAR

Scoate (afiseaza) anul dintr-o data calendaristica.

Categoria Text - Functii care vor fi aplicate textului

Functia LEN

Afiseaza numarul de caractere al unu text dintr-o celula. In cazul in care in celula este un text alfa numeric afiseaza numarul de elemente.

Exemplu: =LEN(A1) - in celula A1 este scris cuvantul primavara, rezultatul este

Functia LEFT

Afiseaza primele "n" caractere dintr-o celula ("n" numar indicat de utilizator) Exemplu: =LEFT(A1, 3) - in celula A1 este scris cuvantul primavara, rezultatul este pri

Functia RIGHT

Afiseaza ultimele "n" caractere dintr-o celula ("n" numar indicat de utilizator) Exemplu: =RIGHT(A1, 3) - in celula A1 este scris cuvantul primavara, rezultatul este ara

Functia MID

Afiseaza "n" caractere dintr-o celula incepand cu pozitia "n1" ("n" si "n1" numere indicate de utilizator)

Exemplu: =MID(A1,2,4) - in celula A1 este scris cuvantul primavara, rezultatul este rima (Afiseaza informatia din celula A1 incepand cu al doilea element, urmatoarele 4 elemente)

Functia CONCATENATE

Lipeste informatiile din mai multe celule

Exemplu: =CONCATENATE(A1,A2) - in celula A1 este scris cuvantul "pri", in celula A2 "33" rezultatul este pri33

Functia LOWER

Transforma toate literele mari gasite in celula si le va afisa cu litere mici. Exemplu: =LOWER(A1) - in celula A1 este scris cuvantul PRIMAVARA, rezultatul este primavara

Functia UPPER

Transforma toate literele mici gasite in celula si le va afisa cu litere mari. Exemplu: =UPPER(A1) - in celula A1 este scris cuvantul primavara, rezultatul este PRIMAVARA

Functia PROPER

Transforma prima litera al fiecarui cuvant gasit in majuscula.

Exemplu: =PROPER(A1) - in celula A1 este scris "astazi este joi", rezultatul este "Astazi Este Joi"

Categoria Lookup&Reference - Functii de cautare

Functia VLOOKUP

Functie de cautare a elementului selectat in stanga matricei-tabel (domeniu) si apoi in linia corespunzatoare acesteia pana in coloana indicata de col_index_num. Valorile din prima colaoana pot fi numeirce, de tip text, ordonate crescator.

Lookup_value - valaoarea cautata (codul dupa care caut) (ce caut)

Table_array domeniul de celule care contine tabelul de cautare (unde caut)

Col_index_num - numarul de ordine al coloanei tabelului in care caut informatia (coloana ce trebuie afisata).

Range_lookup - reprezinta o valore logica de cautare (TRUE sau FALSE)

TRUE - functia va returna o valoare apropiata sau se va omite cea cautata.

FALSE - returneaza o valoare exacta sau #N/A daca nu gaseste nici un element.

Exemplu: =VLOOKUP(200,A1:E13,4) - cauta-mi codul 200 in domeniul cuprins intre A1:E13 si afiseaza ce este scris in coloana a 4-a (in dreptul codului 200)

Categoria Logical - Functii logice

Functia IF (DACA)

Este o functie care trebuie lipita cu o conditie. Structura functiei IF este: =IF(Conditie; Valoare Adevarata; Valoare Falsa)

In cadrul functiei IF, valoarea falsa poate sa fie inlocuita cu un nou text de conditie (alt IF). Excel accepta pana la 3 niveluri, se numesc IF-uri imbricite. Evaluarea se va face de la nivelul mai mic spre superior.

AutoSum

Reprezinta insumarea automata a datelor specificate. Se poate face in mai multe moduri:

Se selecteaza domeniul care se doreste a fi adunat si se apasa butonul AutoSum rezultatul va in prima celula libera de sub domeniul selectat

Se pozitioneaza cursorul in celula in care se doreste rezultatul si se trage domeniul dorit (se tine apasata tasta CTRL daca se doreste domenii multiple)

Se pozitioneaza cursorul in celula in care se doreste rezultatul se tine apasata tasta CTRL si se executa clic pe fiecare celula care se doreste a fi insumata

Sortarea datelor

Sortarea datelor inseamna aranjarea datelor dupa anumite criterii stabilite de utilizator. Pentru aceasta se selecteaza domeniul care se doreste a fi sortat (aranjat) si se da din meniul Data►Sort (Date►Aranjare), la casuta de dialog se stabilesc: daca in lista sa fie cuprins randul de antet, daca sortarea sa fie Ascendent sau Descendent (in ordine crescatoare sau descrescatoare), criteriul dupa care va fi sortat domeniul (criteriul = campul din capul de tabel dupa care se face sortarea).

Afisarea anumitor informatii din tabel - FILTRARE

Se poate face fara sa se selecteze un domeniu - in acest caz Excel va propune spre filtrare tot tabelul sau toate zonele unde sunt scrise informatii; sau se va selecta strict zona ce se doreste a fi filtrata.

Se alege din meniul Data►Filter►Auto Filter, apar triunghiuri cu varful in jos pentru fiecare camp. Se alege criteriul de filtrare (afisare).

Deselectarea (scoaterea) criteriilor de filtrare se face alegand inca o data din meniul Data Filter Auto Filter.

Inghetarea, Fixarea unei portiuni din Sheet

Se selecteaza randul deasupra caruia se doreste fixarea si se da Window►Freeze Panes (Fereastra►Inghetare panouri)

Revenirea la fereastra normala se va face Window►Unfreeze Panes (Fereastra►Anulare inghetare panouri)

Spargerea unei ferestre (impartirea)

Se pozitioneaza cursorul in celula si se da Window Split, fereastra va fi impartita atat pe verticala cat si pe orizontala, fereastra va fi impatita in doua avand doua bare de derulare pe verticala si orizontala. Practic voi putea vedea doua zone a foii de calcul pe ecran

Revenirea la fereastra normala Window Remove Split

Ascunderea Randurilor si Coloanelor

Randuri: se selecteaza randurile ce vor fi ascunse si se va da din meniul Format►Row►Hide (Format►Rand►Ascundere) Pentru reafisarea randurilor se alege Format►Row►Unhide.

Coloane: se selecteaza coloanele ce vor fi ascunse si se va da din meniul Format►Column►Hide (Format►Coloana►Ascundere) Pentru reafisarea coloanelor se alege Format►Column►Unhide.

Verificarea si validarea datelor introduse in celule

Poate fi activata pentru diverse tipuri de informatii (in functie de natura informatiilor ce vor fi introduse in celula in care se doreste facuta validarea) Data Validation

Cartonasul Settings:

Allow - se va stabili ce este permis: numere intregi, zecimale, lista valorica, data, ora, lungimea textului, custom (definitii in regim particular)

Data: se stabilesc conditii de validare:

Betwen - intre

Not betwen - sa nu fie in interval

Equal to  - egal cu

Cartonasul Input Mesage:

Show input message when cell is selected - daca optiunea este activata imi va afisa mesajul scris atunci cand celula este selectata
Se vor completa un titlu in caseta Tiltle (acesta va aparea ingrosat) si continutul mesajului in caseta Input Message

Cartonasul Error Alert:

Show eeror after invalid data is entered - daca este activata imi va afisa mesajul de eroare

Se vor completa Style felul grafic al mesajului de eroare, Tilte (apare pe bara de titlu a casetei de eroare) si Error Message - titlul si mesajul de eroare

Formatare conditionata

Se poate stabili ca in urma unor conditii impuse de utilizator formatarea celulei sa apara intr-un mod stabilit de acesta, se realizeaza din Format Conditional Formatting

Paste special

Permite specificarea detaliata a informatiilor care urmeaza a fi supuse operatiilor de copiere sau mutare.

Operation - operatii care se pot face in urma definitivarii unei copieri sau mutari: Add - adaugare; Subtract - scadere; Multiply - imultire; Divide - impartire

Paste link - copiaza celula dar pastreaza o legatura cu celula copiata (daca se modifica celula care a fost copiata se va modifica si link-ul)

Diagrame:

Diagrama este o reprezentare grafica a datelor (domeniu) din registru.

Crearea unei diagrame:

Se selecteaza datele ce vor fi incluse in diagrama si se da din meniul Insert Chart (Inserare Diagrama) sau se executa clic de mouse pe butonul ChartWizard.

Apare cutia de dialog Chart Wizard care are mai multe etape de completare:

Etapa 1:

Se alege tipul diagramei (aceasta depinde de tipul datelor aflate in domeniul selectat). In cadrul fiecarui tip de diagrama apar subtipuri de diagrame.

Iata prezentate cateva tipuri de diagrame si ce evidentiaza acestea:

Area - se evidentiaza cantitatea schimbarii diferitelor valori;

Bar - se compara diversele valori la un moment dat;

Column - se evidentiaza diferentele intre articole;

Pie - reprezinta relatiile dintre partile unui intreg.

Pentru a trece la etapa urmatoare se apasa butonul Next, pentru a ne reantoarce la pasul anterior se apasa butonul Back

Etapa 2:

Se stabilesc cum vor fi reprezentate datele din domeniul selectat

q        Data series in (Serie pe)

o        Rows

o        Column

Etapa 3:

Se stabilesc:

m        Cartonasul Title (Titluri) Se stabilesc titluri pentru:

q        Diagrama, Axe (Axa X, Axa Y, Axa Z)

m        Cartonasul Axes (Axe) Se stabilesc informatiile care vor aparea pe axele graficului si daca vor aparea (valori, etichete din tabel)

m        Cartonasul Gridlines (Linii de grila) Se stabilesc liniile de grila (linii ajutatoare pentru a vedea valorile din grafic) care pot fi pe axe si de asemenea pot fi din valori mai mari sau valori mai mici.

m        Cartonasul Legend (Legenda) Se va stabili daca legenda va aparea sau nu in cadrul graficului si pozitia legendei.

m        Cartonasul Data Label (Etichete de date) Se va stabili ce etichete de date si sub ce forma vor aparea in cadrul diagramei.

m        Cartonasul Table Label (Tabel de date) Se stabileste daca va fi afisat sau nu, lipit de grafic, tabelul de date

Etapa 4:

Se stabileste unde va fi plasata diagrama: intr-o foaie noua de calcul (sheet nou), sau in cadrul aceleiasi foi de calcul (sheet).

Obiectele si caracteristicile obiectelor diagramei:

Fonts - fonturile informatiilor scrise pe axe, legenda, titluri si de asemenea stilurile fonturilor;

Color - culoarea textului, a liniilor sau suprafetelor;

Border si Pattern - chenarul si hasurile obiectelor.

Editarea unei diagrame:

Diagrama astfel creata va avea o forma care poate fi modificata. O reprezentare grafica este formata din doua elemente: Chart Area (Suprafata diagramei) si Plot Area (Suprafata reprezentarii grafice) Putem sa:

mutam diagrama se tine clic de mouse apasat pe o zona alba a suprafetei diagramei si se trage (cursorul mouse-ului va fi cursor cruce)

marim sau micsoram diagrama se tine clic de mouse apasat pe unul din patratelele negre care apar pe chenarul diagramei in momentul selectari si se trage (cursorul mouse-ului va fi cursor sageata cu doua capete)

Pentru a modifica caracterisiticile obiectelor din diagrama exista trei metode:

Folosind optiunile din meniul Chart (meniu care apare la selectarea unei diagrame). Aceasta optiune se foloseste cand se doreste a adauga elemente la diagrama.

Executand clic de mouse pe butonul din dreapta si se alege comanda din meniul rapid care se doreste a fi modificata;

Executand dublu clic de mouse pe elementul care se doreste a fi modificat.