Proceduri de achizitie pentru beneficiarii de finantari nerambursabile in contextul actiunilor de sprijin extern ale Uniunii Europene

Proceduri de achizitie pentru beneficiarii de finantari nerambursabile in contextul actiunilor de sprijin extern ale Uniunii Europene

Principii generale

Daca implementarea unui proiect necesita efectuarea de achizitii de catre Beneficiar, contractul trebuie sa fie atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (ex: oferta care are cel mai bun raport pret-calitate), in concordanta cu principiile transparentei si competitiei corecte intre potentialii contractori si cu evitarea oricarui conflict de interese.

In acest scop Beneficiarul se va conforma regulilor stabilite in sectiunile 2 - 7 de mai jos cu respectarea prevederilor sectiunii 8.

In situatia in care Beneficiarul foloseste serviciile unui birou central de achizitii, acesta trebuie sa respecte aceleasi reguli ca si Beneficiarul.

In cazul nerespectarii regulilor la care se face referire mai sus, cheltuiala pentru operatiile in discutie nu este eligibila pentru finantare din partea Uniunii Europene.

Comisia va efectua verificari ulterioare asupra modului in care au fost respectate aceste reguli.

Eligibilitatea pentru contracte

Regula nationalitatii

Participarea intr-o procedura de licitatie administrata de Beneficiar este deschisa in mod egal tuturor persoanelor fizice si juridice din Statele Membre, din tarile si teritoriile regiunilor acoperite/ permise in mod explicit prin Regulamentul Financiar, prin legislatia de baza sau alte instrumente care guverneaza programele de sprijin in cadrul carora este acordata finantarea nerambursabila.

Aceasta regula se aplica si expertilor propusi de furnizorii de servicii care participa la procedurile de licitatie sau contractelor de servicii finantate prin granturi. Ofertantii trebuie sa-si precizeze nationalitatea in oferta, prezentand dovezile de nationalitate uzuale in legislatia tarii respective.

Regula de origine

Daca actul de baza sau celelalte instrumente aplicabile pentru programul in cadrul caruia se acorda finantarea nerambursabila, contine reguli de origine pentru produsele achizitionate de catre Beneficiar in contextul finantarii nerambursabile, ofertantul trebuie sa precizeze originea produselor. Contractorii trebuie sa prezinte Beneficiarului un certificat de origine, nu mai tarziu de data la care este prezentata prima factura. Certificatul de origine trebuie sa fie emis de autoritati competente din tara de origine a produselor sau a furnizorului, si trebuie sa se conformeze acordurilor internationale la care tara respectiva a aderat sau legislatiei relevante a Uniunii Europene, daca este vorba de un stat membru.

Exceptii de la regula de origine

Acolo unde se aplica un acord de extindere a pietei pentru achizitiile de bunuri sau servicii, contractele de achizitii trebuie sa fie deschise ofertantilor din alte tari in conditiile stipulate de acord.

Mai mult decat atat, in cazuri exceptionale si bine justificate, Comisia poate permite si altor tari decat cele la care s-a facut referire in sectiunea 2.1., sa oferteze pentru contracte ( sau fumizare de bunuri originare din aceste tari) pe baza conditiilor specifice stipulate in actul de baza sau in orice alt instrument care guverneaza programul in cadrul caruia se acorda finantarea nerambursabila.

Excluderea de la participarea la achizitii.

Candidatii sau ofertantii vor fi exclusi de la participarea la procedura de achizitii daca:

(a)          sunt in stare de faliment sau pe cale de lichidare, au afacerile administrate de catre tribunal, au inceput au inceput negocierile cu creditorii pentru stingerea datoriilor, au activitatea suspendata, sau sunt in orice situatie analoga provenind dintr-o procedura similara prevazuta in legislatia si reglementarile in vigoare;

(b)         au suferit condamnari definitive datorate unei conduite profesionale indreptata impotriva legii, printr-o sentinta impotriva careia nu mai este posibil apelul in nici o instanta;

(c)          sunt vinovati de grave greseli profesionale pe care Autoritatea Contractanta le poate dovedi prin orice mijloace;

(d)         nu si-au indeplinit obligatiile de plata a contributiilor la asigurarile sociale sau plata taxelor conform prevederilor legale ale tarii in care sunt inregistrati, sau cele ale tarii Beneficiarului, sau ale tarii unde se va derula contractul;

(e)          au suferit condamnari definitive si irevocabile pentru frauda, coruptie, implicare in organizatii criminale sau in orice alte activitati ilegale in detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene;

(f)          sunt declarati a fi intr-o situatie de incalcare grava a contractului prin neindeplinirea obligatiilor contractuale in legatura cu o procedura de achizitii sau cu o alta procedura de acordare a unei finantari nerambursabile din fondurile Comisiei Europene;

Candidatii sau ofertantii trebuie sa certifice ca nu se afla in nici una din situatiile enumerate mai sus.

Excluderea de la acordarea contractelor

Contractele nu pot fi acordate candidatilor sau ofertantilor care in timpul procedurii de achizitii:

a)     sunt subiectul unui conflict de interese

b)     sunt vinovati de inducerea grava in eroare, prin furnizarea de informatii incorecte ca o conditie   de participare la procedura de contractare, sau omit sa furnizeze aceste informatii.

3. Reguli comune tuturor procedurilor de achizitie

Documentele de licitatie trebuie intocmite in conformitate cu cele mai bune practici internationale. Daca beneficiarii finantarii nerambursabile nu au propriile lor documente acestia pot folosi modelele ( in special dosarul de licitatie) publicat pe pagina Internet a Comisiei pentru actiuni externe.

Termenele limita de primire a ofertelor si cererilor de participare la licitatie trebuie sa fie suficient de lungi pentru a permite partilor interesate o perioada rezonabila si potrivita pentru pregatirea si depunerea ofertelor.

Toate cererile de participare la licitatie si ofertele declarate ca satisfacand cerintele, trebuie evaluate si clasate de catre un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, selectare si acordare, anuntate in prealabil. Acest comitet trebuie sa aiba un numar impar de membri, cel putin trei, cu toate capacitatile tehnice si administrative necesare, pentru a oferi o opinie corecta asupra ofertelor.

4. Regulile aplicabile contractelor de servicii

4.1. Contracte de 200 000 Euro sau mai mult

Contractele de servicii cu valoarea de 200 000 Euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitatie internationala restransa, dupa publicarea unui anunt de intentie.

Anuntul de intentie trebuie publicat in toate mediile de comunicare potrivite, in special pe pagina de Internet a Beneficiarului, in presa internationala si in presa nationala a tarii in care proiectul este implementat , sau in alte periodice de specialitate. Acesta trebuie sa precizeze numarul candidatilor care sunt invitati sa depuna oferte. Acesta va fi intre patru si opt candidati si trebuie sa asigure o competitie reala.

Toti potentialii furnizori de servicii care indeplinesc conditiile la care se face referire in sectiunea 2 pot solicita sa participe, dar numai candidatii care satisfac criteriile publicate si sunt invitati in scris de catre Beneficiar pot depune o oferta.

4.2. Contracte sub 200 000 Euro

Contractele de servicii sub 200 000 Euro trebuie acordate prin procedura de negociere fara publicare, in care Beneficiarul consulta cel putin alti trei furnizori de servicii, la alegerea sa si negociaza termenii contractuali cu unul sau mai multi dintre ei.

Pentru servicii cu valoare de 5 000 Euro sau mai putin, Beneficiarul poate face achizitia pe baza unei singure oferte.

5. Reguli aplicabile contractelor de bunuri

5.1. Contracte de 150 000 Euro sau mai mult

Contractele de bunuri cu valori de 150 000 Euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitatie internationala deschisa, in urma publicarii unui anunt de intentie.

Anuntul de intentie trebuie publicat in toate mediile de comunicare potrivite, in special pe pagina de Internet a Beneficiarului, in presa internationala si in presa tarii in care proiectul este implementat sau in alte periodice specializate.

Oricare potential furnizor care indeplineste conditiile la care se face referire in sectiunea 2 poate depune o oferta.

5.2. Contracte intre 30 000 Euro si 150 000 Euro

Astfel de contracte sunt acordate prin procedura de licitatie deschisa publicata local: anuntul de intentie este publicat in toate mediile de comunicare potrivite, dar numai in tara in care proiectul este implementat.

O procedura de licitatie deschisa trebuie sa asigure si altor furnizori aceleasi oportunitati ca si furnizorilor locali.

5.3. Contracte sub 30 000 Euro

Astfel de contracte cu valori mai mici de 30 000 Euro, trebuie acordate prin procedura de negociere fara publicare, in care Beneficiarul consulta cel putin trei furnizori la alegerea sa si negociaza termenii contractului cu unul sau mai multi dintre ei.

Pentru achizitii de valoare 5000 Euro sau mai putin, Beneficiarul poate face achizitia pe baza unei singure oferte.

Reguli aplicabile contractelor de lucrari.

6.1.Contracte de 5 000 000 Euro sau mai mult

Contractele de lucrari cu valoare de 5 000 000 Euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitatie internationala deschisa, in urma publicarii unui anunt de intentie.

Anuntul de intentie trebuie publicat in toate mediile de comunicare potrivite , in particular pe pagina Internet a Beneficiarului, in presa internationala si in presa tarii in care proiectul se implementeaza, sau in alte periodice specializate.

Orice contractor care indeplineste conditiile la care se face referire in sectiunea 2 poate depune o oferta.

6.2.Contracte intre 300 000 Euro si 5 000 000 Euro

Astfel de contracte sunt acordate printr-o procedura de licitatie deschisa, publicata local: anuntul de intentie este publicat in toate mediile potrivite dar numai in tara in care Proiectul este implementat.

O procedura locala deschisa trebuie sa asigure altor contractori eligibili aceleasi oportunitati ca si firmelor locale.

Contracte sub 300 000 Euro

Contractele de lucrari sub 300 000 Euro trebuie sa fie acordate prin procedura de negociere, fara publicare, in care Beneficiarul consulta cel putin trei contractori la alegerea sa si negociaza termenii contractului cu unul sau mai multi dintre ei.

Pentru lucrari de o valoare de 5000 Euro sau mai putin, Beneficiarul poate face achizitia pe baza unei singure oferte.

Utilizarea procedurii de negociere

Beneficiarul poate folosi procedura de negociere pe baza unei singure oferte in urmatoarele cazuri:

a)     cand din motive de extrema urgenta, generate de evenimente pe care Beneficiarul nu le-a putut prevedea si care in nici un fel nu i se pot atribui, termenul limita pentru procedurile precizate in sectiunile 3 - 6, nu poate fi respectat. Circumstantele invocate pentru a justifica extrema urgenta nu pot in nici un caz sa aiba legatura cu Beneficiarul.

Se poate considera ca actiunile implementate in situatii de criza identificate de catre Comisie trebuie sa satisfaca testul de extrema urgenta. Comisia va informa Beneficiarul daca exista o situatie de criza si cand se va termina.

b)     cand serviciile sunt incredintate unor organisme din sectorul public sau unor institutii non profit sau asociatii, si au legatura cu activitati de natura institutionala sau concepute sa furnizeze asistenta populatiei in sectorul social.

c)     cand contractele extind activitati aflate in curs de implementare care nu sunt incluse in contractul principal dar care, datorita unor situatii neprevazute, au devenit necesare pentru realizarea contractului, sau care constau in repetarea unor servicii similare incredintate furnizorului de servicii din contractul initial.

d)     pentru livrari suplimentare de catre furnizorul initial, fie cu intentia inlocuirii partiale a bunurilor sau instalatiilor normale, fie a extinderii bunurilor si instalatiilor unde o schimbare a furnizorului ar obliga Beneficiarul sa achizitioneze echipament cu caracteristici tehnice diferite, ceea ce ar crea incompatibilitati sau dificultatii tehnice disproportionate in operare si intretinere.

e)     pentru lucrari suplimentare neincluse in contractul initial incheiat care - prin circumstante neprevazute au devenit necesare pentru realizarea lucrarilor.

f)      cand procedura nu a avut succes pentru ca nici o oferta acceptabila calitativ si/sau financiar nu a fost primita. In astfel de cazuri, dupa anularea procedurii de achizitie, Beneficiarul poate sa negocieze cu unul sau mai multi ofertanti la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la procedura , asigurandu-se ca termenii initiali ai procedurii nu sunt substantial modificati.

g)     cand contractul in cauza intra intr-un concurs si trebuie, conform regulilor aplicabile, sa fie acordat castigatorului concursului de oferte si, in cazul in care exista unul sau mai multi castigatori, toti castigatorii concursului vor fi invitati sa participe la negocieri.

h)     cand din motive tehnice sau legate de protectia drepturilor de exclusivitate, contractul poate fi atribuit numai unui anumit furnizor de servicii

i)      cand este garantat de natura caracteristicilor specifice ale produselor, de exemplu atunci cand realizarea contractului este rezervata exclusiv detinatorilor de patente sau de licente pentru utilizarea patentelor.

8. Cazuri speciale

8.1. Co-finantarea

Atunci cand:

proiectul este cofinantat de mai multi donori si

unul dintre donori , a carui contributie la costurile totale ale proiectului, este mai mare decat cea a Comisiei, impune Beneficiarului reguli de achizitii diferite de cele precizate in sectiunile 3 -6.

beneficiarul poate aplica regulile impuse de celalalt donor. In toate cazurile se aplica insa principiile generale si regulile de nationalitate si de origine precizate in sectiunile  1 -2.

8.2. Administratiile publice din statele membre

Atunci cand Beneficiarul este o autoritate contractanta si/sau o entitate de contractare in intelesul Directivelor Uniunii Europene aplicabile pentru procedurile de achizitii, trebuie sa se aplice dispozitiile relevante ale acestor texte, de preferinta regulile precizate in sectiunile 3 -6.

In toate cazurile se aplica insa principiile generale si regulile de nationalitate si origine precizate in sectiunile 1 si 2.