Servicii de administrare a flotelor de autovehicule

SERVICII DE ADMINISTRARE A FLOTELOR DE AUTOVEHICULE

TOTAL FLEET SOLUTIONS - societate specializata in administrarea flotelor de autovehicule propune un produs modern, prin intermediul caruia utilizatorii de flote de autovehicule isi pot gestiona mai simplu si eficient parcul auto si pot beneficia de solutii de finantare flexibile si competitive.

Acest produs este destinat companiilor care detin o flota de autovehicule si care doresc sa-si eficientizeze activitatea, prin reducerea semnificativa a resurselor alocate administrarii flotei, prin previzionarea cu acuratete a bugetelor de cheltuieli si in consecinta prin concentrarea exclusiva pe performanta in activitatea de baza, avand in acelasi timp si urmatoarele avantaje:

Posibilitatea de a alege dintr-o gama de marci si modele (autovehicule transport pasageri sau marfa, cu greutatea totala de pana la 4,5 tone) cea mai buna marca si model ;

Rata lunara fixa, functie de durata solicitata si de parcursul autovehiculelor;

Pachet de servicii standard incluse in rata lunara;

O serie de alte servicii optionale suplimentare fata de pachetul de baza, care sunt ajustate functie de nevoile specifice ale activitatii desfasurate;

Consultanta permanenta de specialitate, in toate etapele de alegere, achizitie, exploatare si valorificare a parcului auto.

PREZENTAREA PRINCIPIILOR CARE STAU LA BAZA PRODUSULUI

Avantajele de mai sus si multe altele pot fi obtinute prin externalizarea in diferite grade a administrarii parcului auto, avand in vedere doua categorii principale de activitati:

1. Administrarea parcului auto aflat in proprietatea Clientului

Aceasta varianta a produsului este destinata companiilor care detin o flota de autovehicule si care doresc sa externalizeze partial sau integral doar activitatile de gestiune a parcului auto, pastrand proprietatea acestuia.

In acest caz, clientul va avea doua tipuri de costuri:

costuri generate de amortizarea contabila datorate inregistrarii autovehiculelor ca mijloace fixe in contabilitatea Clientului;

costuri datorate alegerii unui anumit pachet de servicii care se potrivesc cel mai bine cerintelor si specificului sau de activitate, pentru care TFS va percepe o taxa de administrare materializata printr-o factura emisa lunar, care nu va contine costurile de achizitie si finantare a parcului.

2. Administrarea parcului auto aflat in proprietatea TFS

Aceasta varianta a produsului se adreseaza companiilor care doresc doar sa opereze o flota de autovehicule, externalizand atat activitatile legate de gestiunea parcului auto, cat si proprietatea acestuia, acest produs putand fi asimilat cu o inchiriere pe termen mediu sau lung (intre 12 si 48 de luni) a flotei de autovehicule, cu servicii incluse.

In acest caz, Clientul va avea o singura sursa de costuri, materializata printr-o factura lunara emisa de TFS, factura ce va contine atat costurile legate de finantarea si achizitia parcului auto, cat si pachetul de servicii ales.

Aceasta a doua varianta a produsului se adreseaza si companiilor care au in prezent un parc auto si nu-si doresc neaparat reinoirea integrala imediata a acestuia, in acest caz oferindu-se suplimentar asa numitul "lease back" ce presupune transferul proprietatii parcului auto existent de la Client catre TFS, care va inchiria inapoi acest parc, cu pachetul de servicii alese. 

Achizitionarea parcului existent presupune o evaluare a acestuia si emiterea unei oferte de   finantare in sistem de leasing operational cu servicii incluse, urmate de transferul efectiv al proprietatii. In urma analizei, se va comunica Clientului si gradul in care se recomanda pastrarea parcului existent din punct de vedere al raportului pret / calitate si eficienta in exploatare.

Ambele categorii de activitati presupun contractarea de catre Client a unui Pachet de Servicii Standard si optional, alegerea dintr-o gama de servicii suplimentare ce pot fi personalizate in raport cu solicitarile Clientului si adaugate la pachetul standard.

A. PACHETUL DE SERVICII STANDARD

Continutul acestui pachet de servicii standard, va fi prezentat urmarind derularea cronologica a procesului de prospectare, analiza, achizitie, exploatare si valorificare a parcului auto, derulat de o companie, dupa cum urmeaza:

1. Consultanta in alegerea parcului auto

Serviciu se adreseaza companiilor care nu au o cerinta specifica referitor la structura parcului auto sau o preferinta clara in ceea ce priveste o marca anume si presupune pe de o parte, o analiza a specificului activitatii Clientului (durata de exploatare, kilometraj anual, etc), a structurii companiei si a politicilor interne si pe de alta parte o analiza a ofertei existente in piata auto, urmate de o propunere detaliata a parcului auto recomandat (modele, dotari, motorizari, etc)

2. Consultanta in alegerea sistemului de achizitie si finantare

Avand in vedere pe de o parte variantele existente de achizitie a parcului auto (achizitie cu plata integrala, finantare in sistem de leasing financiar sau operational, credit bancar, etc) si pe de cealalta parte cerintele specifice ale Clientului, specialistii nostri recomanda varianta optima.

2.1. Finantarea achizitiei de catre TFS in sistem de leasing operational

In cazul in care Clientul opteaza pentru varianta leasing operational, fara sa aiba o preferinta specifica referitor la furnizorul acestui produs, TFS ofera varianta proprie de finantare ca o alternativa competitiva la celelalte produse din piata.

2.2. Monitorizarea derularii procesului de achizitie, livrare si inmatriculare a autovehiculelor

Serviciul presupune externalizarea intregii logistici ulterioare alegerii modelelor (comanda, urmarire contract, previziune termene de livrare, receptie, controlul si verificarea documentelor, instructiuni de plata, formalitati inmatriculare, etc) cu pastrarea relatiei cu furnizorul si informarea permanenta a Clientului referitor la stadiul derularii procesului de achizitie.

3. Asigurarea parcului auto

Serviciul acopera Asigurarea de Raspundere Civila Obligatorie (RCA) si Asigurarea Casco.

Prin acest serviciu Clientul beneficiaza dincolo de costuri reduse ale primelor de asigurare si de degrevarea de activitatea logistica aferenta (emiterea politelor de asigurare, evidenta obligatiilor de plata, reinoirea politelor, gestionarea dosarelor de dauna, programarea la service, urmarirea reparatiilor, controlul si administrarea facturilor de reparatii, evidenta primelor de reintregire, etc).

TFS pune la dispozitia Clientului un "Call center" care poate fi apelat permanent pentru a se solicita suportul in cazul oricarui eveniment acoperit de asigurare.

4. Operatiile de intretinere si/sau reparatii

Serviciul poate avea doua componente si anume prima inclusa in Pachetul Standard care presupune plata unei taxe lunare fixe care acopera doar costurile generate de operatiunile de intretinere (inlocuire consumabile) pentru un numar prestabilit de kilometri, sau cea de a doua inclusa in Pachetul Premium care presupune ca taxa lunara fixa sa acopere toate costurile, atat cele aferente operatiunilor de intretinere, cat si cele datorate remedierii problemelor aparute din exploatarea in conditii normale si care nu sunt acoperite de garantie.

TFS face programarile la service si anunta fiecare utilizator atat despre momentul realizarii kilometrajului aferent reviziilor, cat si despre datele de programare la service.

5. Asistenta rutiera non-stop

5.1. Call Center 24 / 7 / 365

TFS pune la dispozitia Clientului un call center care poate fi accesat non-stop in cazul producerii unui eveniment rutier sau obtinere oricaror informatii publice.

5.2. Depanarea autovehiculului la locul evenimentului rutier

Tehnicienii TFS depaneaza autoturismul, la locul unde se afla imobilizat, daca avaria este una minora, exemplu: schimbarea unei anvelope, pornirea asistata, inlocuire acumulator, alimentare cu combustibil, inlocuire becuri, completare ulei motor, lichid racire, inlocuire sigurante etc..

5.3. Tractarea autovehiculului avariat

TFS asigura tractarea autovehiculului avariat la cel mai apropiat service autorizat al marcii autovehiculului avariat, cu ajutorul autovehiculelor de interventie special echipate in acest sens.

5.4. Transportul pasagerilor din autovehiculul avariat

TFS asigura transportul persoanelor din autovehiculul avariat pana in localitatea unde se afla cel mai apropiat service autorizat pentru marca de autovehicul avariat:

daca in autovehiculul avariat se afla 2 persoane acestea vor fi transportate in interiorul autovehiculului de interventie;

daca numarul persoanelor din autovehiculul avariat este intre 3 si 5, acestea vor fi transportate cu autoturismele TFS sau taxi.

5.5. Inlocuirea autoturismului avariat

TFS ofera autovehicul de inlocuire la locul evenimentului rutier sau o alta locatie indicata de catre client, oriunde in Romania, pentru continuarea calatoriei sau intoarcerea in localitatea de resedinta pentru o perioada de maxim  48 ore, sau o alta perioada stabilita de comun acord cu Clientul.

Gestiunea autovehiculelor de inlocuire - Pachet Standard

Acest serviciu ofera Clientului sansa de a beneficia rapid de un autovehicul de inlocuire pentru situatiile in care autovehiculul utilizat in mod curent devine indisponibil, evitand problemele aferente atat gestionarii acestui autovehicul in perioadele in care nu este utilizat, cat si pe cele ale formalitatilor pe care ar trebui sa le realizati in cazul in care nu aveti un auto de schimb si trebuie sa inchiriati unul.

Pachetul Standard va ofera posibilitatea de a beneficia de auto de inlocuire fara costuri suplimentare pentru o perioada de 6 zile pe an de contract si la tarife de inchiriere preferentiale pentru perioadele ce depasesc cele 6 zile.

5.6. Cazarea pasagerilor din autoturismul avariat

TFS asigura continuarea calatoriei sau intoarcerea in localitatea de resedinta a persoanelor din autovehiculul avariat cu trenul sau autocarul.

Daca evenimentul rutier s-a produs dupa orele 20.00, TFS, asigura cazarea tuturor persoanelor din autovehiculul avariat, pentru o noapte, urmand ca a doua zi sa asigure continuarea calatoriei sau intoarcerea in localitatea de resedinta.

5.7.Transportul autoturismului reparat

TFS asigura transportul autoturismului avariat, in cazul in care acesta a fost reparat in alta localitate decat cea de resedinta, oriunde doreste clientul, in baza imputernicirii primite in acest sens de la proprietarul autoturismului.

6. Monitorizare/Raportare a exploatarii parcului auto

TFS monitorizeaza permanent flota aflata in exploatarea Clientului, punand la dispozitia acestuia raportari periodice (lunar sau trimestrial, functie de alegere) referitoare la:

Kilometrii parcursi si recomandari referitoare la corelarea conditiilor contractuale cu conditiile de exploatare;

Datele la care trebuiesc efectuate reviziile tehnice;

Starea tehnica a parcului auto.

7. Consultanta in valorificarea parcului auto

In cazul in care Clientul opteaza doar pentru externalizarea serviciului de administrare a flotei, pastrand proprietatea parcului auto, TFS ofera posibilitatea consilierii in vederea valorificarii parcului auto in cele mai bune conditii (preturi competitive, rapiditate, eforturi logistice minime, etc) la finele perioadei de exploatare.

In cazul in care acest serviciu se combina cu serviciile de consultanta in alegerea si achizitionarea parcului auto nou ce va inlocui parcul existent, TFS se va organiza procesul de inlocuire astfel incat Clientul sa beneficieze continuu de solutii de transport fara costuri suplimentare.

B. PACHETUL DE SERVICII PREMIUM

Optional, functie de specificul activitatii sau nevoilor Clientului, suplimentar fata de Pachetul de standard, se poate opta pentru urmatoarele categorii de servicii:

1. Asigurari specializate

Fata de Pachetul Standard de asigurare oferit, Clientul poate opta functie de specificul activitatii sau a politicilor interne, la urmatoarele tipuri de asigurari:

asigurarea conducatorului auto

asigurarea pasagerilor transportati

asigurarea marfurilor transportate

asigurarea tip cartea verde si extinderea asigurarii casco pentru calatoriile in strainatate

asigurari medicale pentru personalul care exploateaza auto sau care este transportat (in special in cazul in care calatoresc in strainatate).

In afara de tipurile de asigurari de mai sus Clientului ii pot fi furnizate la cerere si alte asigurari.

2. Administrarea anvelopelor

Prin intermediul acestui serviciu, Clientul poate externaliza gestiunea anvelopelor partial sau integral, astfel:

Partial - In cazul in care Clientul pastreaza proprietatea parcului auto, TFS poate oferi consultanta in alegerea anvelopelor si serviciul de planificare si schimb efectiv al anvelopelor, achizitia  acestora fiind realizata de Client, functie de politica interna.

Integral - TFS raspunde de planificarea schimbului de anvelope, achizitia si schimbul efectiv, fara implicarea Clientului, prin agrearea unui cost per auto functie de parcursul anual pentru care a optat Clientul. Aceasta varianta poate fi aplicata atat in cazul in care Clientul opteaza pentru utilizarea de anvelope "all seasons" pe intreaga perioada a anului, cat si in cazul in care se prefera utilizarea de anvelope specifice (iarna / vara), in acest caz Clientul fiind degrevat si de problemele aferente stocarii anvelopelor neutilizate.

3. Gestiunea Autovehiculelor de inlocuire

Fata de pachetul standard, prin intermediul acestui pachet Clientul poate beneficia de auto de inlocuire pentru un numar mai mare de zile anual (la alegere).

4. Servicii de inchiriere autovehicule

Prin intermediul acestui serviciu, in cazul unor nevoi temporare de transport Clientul beneficiaza de accesul rapid la autovehicule adaptate acestor cerinte,   la preturi avantajoase si cu eforturi minime, TFS fiind responsabil de monitorizarea intregului proces, in baza solicitarii primite de la Client.

5. Administrare combustibil

In cazul in care Clientul opteaza pentru acest serviciu, TFS va administra cardurile de combustibil, va analiza consumurile per auto functie de procedurile agreate, de evidenta platilor catre furnizori, toate aceste actiuni materializandu-se intr-o factura emisa periodic catre Client.

6. Monitorizarea autovehiculelor prin sistem GPS

Pentru autovehiculele indicate de catre Client, TFS asigura montarea unor sisteme de tip GPS cu ajutorul carora se obtin informatii de tipul:

Evidenta parcurs zilnic per auto (element verificare Foaie parcurs a carei completare este in responsabilitatea utilizatorului)

Evidenta parcurs in folos personal versus politica interna

Monitorizare regim utilizare autovehicule.

7. Managementul reviziilor autovehiculelor si intretinerea acestora

Serviciul presupune preluarea de catre TFS a responsabilitatilor legate de deplasarea autovehiculelor la atelierele service pentru efectuarea reviziilor, remedierea diferitelor probleme aparute sau schimbul anvelopelor, deplasarea auto la spalatorie, disponibilitate sofer pentru deplasarea la diferite evenimente, etc.

AVANTAJELE PRODUSULUI

In concluzie, la intrebarea "Care ar fi motivele pentru care as alege acest produs?", va prezentam cateva dintre cele mai importante avantaje:

1. Beneficiati de Consultanta de specialitate acordata de o echipa profesionista, cu experienta in acest gestionarea parcului auto;

2. Beneficiati de Controlul cheltuielilor pe termen mediu si lung si implicit Acuratete in bugetare, datorita agrearii unei rate lunare fixe.

3. Costul exploatarii parcului auto exprimat prin Rata lunara fixa, este deductibil integral;

4. Beneficiati de Inregistrari contabile simplificate prin procesul de facturare centralizata lunara;

5. Beneficiarul plateste doar pentru exploatarea parcului auto, nu si pentru achizitia acestuia, evitand blocarea unor sume importante in achizitia parcului auto si transferand catre Prestator atat riscurile ce pot aparea din exploatare, cat si cele de valorificare a parcului la sfarsitul perioadei de utilizare;

6. Beneficiati de Reducerea costurilor cu personalul, atat prin degrevarea de activitatile logistice legate de exploatarea parcului, cat si prin simplificarea procesului de inregistrare contabila;

7. Beneficiati de Capitalizarea imediata a companiei in cazul "lease back";

8. Beneficiati de Confort in exploatare prin existenta unui singur contact in relatie cu exploatarea parcului auto;

9. Beneficiati de Disponibilitate permanenta in solutia de transport, prin accesul la auto de inlocuire pentru situatiile in care autovehiculele din flota proprie sunt imobilizate, indiferent de motiv;

10. Beneficiati de Suport permanent pentru problemele angajatilor utilizatori ai parcului auto, prin accesul non-stop la un centru de asistenta - "call center" dedicat.