Fisierele de presa

Fisierele de presa

Pentru a avea o comunicare buna cu mass-media, este nevoie ca reprezentantii institutiilor publice sa stie cui sa se adreseze, cine este sau cine poate fi interesat de mesajele sale etc.

Ca urmare, biroul de presa al unei organizatii din sectorul public va trebui sa realizeze un fisier de presa care sa permita :

identificarea jurnalistilor din institutiile de presa care ar putea fi interesate de informatiile distribuite;

trimiterea comunicatelor, a dosarelor de presa, a invitatiilor pentru conferintele de presa sau pentru voiajele de presa catre persoanele potrivite, in momentele potrivite;

mentinerea legaturii cu jurnalistii dupa ce li s-a transmis o anumita informatie;

reactia prompta dupa ce o anumita informatie a fost pusa in circulatie de catre presa[2].

Fisierele referitoare la institutiile de presa vor cuprinde urmatoarele date :

numele publicatiei sau al postului;

adresa, numarul de telefon si de fax, e-mail si internet;

grupul de presa si/sau societatea din care face parte;

periodicitatea (eventual si momentul) aparitiilor ori a difuzarii programelor de interes;

tiraje, rate de audienta;

zona de distributie;

caracteristici socio-economice sau socio-profesionale ale publicului specific;

ziua si ora - limita (deadline) pana la care pot fi trimise informatiile;

teme si subiecte tratate cu predilectie de acea institutie de presa;

numele redactorului-sef;

numele responsabililor de departamente sau de rubrici;

numele redactorilor vizati (cu specificarea domeniului in care sunt specializati);

numele si adresele corespondentilor locali.

Fisierele referitoare la jurnalisti vor cuprinde:

nume, prenume si, eventual, pseudonim;

numarul de telefon din redactie;

numele, adresa si telefonul institutiei de presa unde lucreaza;

adresa si numarul de telefon de acasa;

functia;

specialitatea;

o fotografie recenta (daca este posibil); pot fi folosite fotografii de la evenimentele publice la care a participat jurnalistul, dar trebuie evitate fotografiile medalion pe care jurnalistul respectiv le pune alaturi de articolele sale din ziar, deoarece, uneori, jurnalistii mai in varsta, din cochetarie, utilizeaza fotografii vechi;

data nasterii (oricine este incantat sa primeasca felicitari de ziua de nastere);

data la care a fost facuta ultima reactualizare a fisierului;

evidenta participarii jurnalistului la evenimentele la care institutia publica l-a invitat; atitudinea acestuia fata de organizatia din sectorul public (favorabila, neutra, ostila).