ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

Analiza structurii functionale

Diagrama de relatii

Descrierea fluxurilor de date:

1) Administrator - Furnizori

- administratorul asociatiei primeste la fiecare inceput de luna facturile de la 

furnizori pentru luna precedenta (SC. SECOM pentru furnizarea apei reci; RA SLI TERMO pentru caldura si apa calda menajera, SC FLORA SERCOM pentru serviciul de colectare a gunoiului menajer; SC ELECTRICA SRL pentru furnizarea energiei electrice)

- pe baza facturilor, administratorii calculeaza cheltuielile fiecarui apartament astfel:

* apa rece si apa calda menajera se calculeaza la m³, in functie de consumul inregistrat de apometrele din apartamente;

* caldura se calculeaza la m² la suprafata utila, suprafata mentionata in contractele de vanzare-cumparare a fiecarui apartament;

* consumul de energie electrica pe propritatea comuna indiviza cat si serviciul de colectare a gunoiului menajer se calculeaza la numarul de persoane ce locuiesc in fiecare apartament.

- administratorul, in urma calculelor intocmeste listele lunare de plata;

- in cazul in care locatarii nu isi platesc cheltuielile curente in termen de 30 de zile pot fi penalizati conform legislatiei in vigoare cu 0,02% pe zi, sau Adunarea Generala poate stabili o cota mai mare sau mai mica.Adiministratorul sesiseaza comitetul executiv in vederea somarii restantierilor si aplica procedura de recuperare a restantelor, cu penalizarile aferente;

- in urma incasarilor de la locatari, administratorul achita datoriile fata de furnizori.

Administrator - Servicii

- pentru asigurarea serviciilor de intretinere si reparatii, administratorul

angajaza instalator (sau firma specializata daca este necesar) si femeie de servici,

cu aprobarea presedintelui asociatiei. Salariile acestora sunt fixate de Adunarea Generala;

- calculul acestor cheltuieli se realizeaza de catre administrator, se stabilesc cotele aferente fiecarui apartament prin impartirea pe scari la numarul de apartamente, in baza facturii primite de la societatea care face lucrarea respectiv in baza statului de salarii.

Administrator - Adunarea Generala

- Adunarea Generala, prin votul majoritar, adopta bugetul de venituri si cheltuieli,la inceperea anului fiscal, ce va fi anul calendaristic.Comitetul executiv va pregati si va prezenta proprietarilor in adunarea generala un buget anual, suficient pentru a acoperi cheltuielile de intretinere si functionare a proprietatii comune;

- in sarcina administratorului cade efectuarea platilor si incasarilor in cursul exercitiului financiar.

Administrator - Comisia de cenzori

- Comisia de cenzori urmareste si asigura respectarea legalitatii in administrarea fondurilor financiare ale asociatiei de propriatari.De asemenea, verifica executia bugetara si valideaza documentele si angajamentele de plata contabilizate de administrator.

Acte normative ce reglementeaza activitatea analizata

Modul de infiintare si de functionare a asociatiilor de proprietari este reglementat de urmatoarele acte normative:

Legea locuintei 114/1996, republicata cu modificarile si completarile ulterioare: Ordonanta de Guvern din 15.09.2001 si Ordinul ministrului lucrarilor publice si amenajarii teritoriului nr. 139/N din 11.11.1997, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.338 bis din 2.12.1997.

Hotararea de Guvern nr. 400/2 aprilie 2003 pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 311 din 8 mai 2003.

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 629 din 26 august 2002 privind organizarea contabilitatii in partida dubla sau in partida simpla, prin optiune, potrivit hotararii adunarii generale a asociatiei de proprietari.

1.5. Analiza activitatilor si subactivitatilor

Activitatea ce face obiectul studiului si, respectiv impartirea pe subactivitati, pana la nivel de operatie sunt prezentate in schema de mai jos:

Descrierea activitatilor si subactivitatilor:

Activitatea de evidenta a cheltuielilor poate fi impartita in subactivitati astfel:

subactivitatea de evidentiere a cheltuielilor totale;

repartizarea cheltuielilor totale;

incasarea sumelor de la locatari;

Conform schemei anterioare, aceste subactivitati pot fi la randul lor impartite pana la nivel de operatie.

O prima etapa in evidentierea cheltuielilor totale, practic punctul de plecare in analiza activitatilor si subactivitatilor, o constitue primirea facturilor de la furnizorii permanenti ai asociattiei: SC. SECOM pentru furnizarea apei reci; RA SLI TERMO pentru caldura si apa calda menajera, SC FLORA SERCOM pentru serviciul de colectare a gunoiului menajer; SC ELECTRICA SRL pentru furnizarea energiei electrice.

Acestor cheltuieli li se adauga cheltuielile cu intretinerea si reparatiile, grupate astfel:

cheltuieli cu salariile (salariul presedintelui de asociatie, al administratorului, salariul instalatorului, cel al femeii de servici si al altui personal angajat de administrator la decizia presedintelui).Aceste cheltuieli sunt preluate din statele de salariu, state intocmite pe baza contractelor individuale de munca.

fondul de rulment.Este stabilit anual in Adunarea Generala si aprobat de Comitetul Executiv.

alte cheltuieli ocazionale: se incadreaza cheltuielile ocazionate de diverse reparatii pe care le suporta asociatia si implicit locatarii.

Dupa evidentierea cheltuielilor totale ar urma etapa repartizarii cheltuielilor cheltuielilor.Aceasta repartizare se face in functie de criteriul alocarii, (modul de recuperare) al cheltuielilor, astfel:
cheltuieli cu apa rece si apa calda se calculeaza separat, pe fiecare apartament, in functie de consumurile inregistrate de apometrele proprii. Aceste cheltuieli se calculeaza la m³ de apa rece/calda consumat.

cheltuieli cu caldura se calculeaza pe fiecare apartament in functie de suprafata locuibila. Aceasta suprafata este luata din contractele de vanzare/inchiriere ale apartamentelor.Cheltuielile cu caldura se calculeaza la m² suprafata locuibila.

cheltuieli cu energia electrica aferenta suprafetei comune indivize, colectarea gunoiului menajer, si cheltuieli comune (salarii, reparatii, fond de rulment, intretinere, etc). Toate aceste cheltuieli se raporteaza la numarul de persoane ce locuiesc in fiecare apartament.

Odata repartizate fiecarui apartament in parte, urmeaza subactivitatea de incasare a sumelor datorate de locatari asociatiei, respectiv plata asociatiei (in urma incasarii), in numerar a datoriilor catre furnizorii de servicii.

1.6. Analiza documentelor

1.6.1. Inventarul documentelor

ASOCIATIA DE PROPRIETARI NR. 75

INVENTARUL DOCUMENTELOR

privind activitatea de evidenta a cheltuielilor la Asociatia de Proprietari nr. 75

FISA DE ANALIZA A DOCUMENTELOR

1.6.3. Evaluarea documentelor

Cod document: 001

Denumire: FACTURA FISCALA

Descriere document: Formular cu regim special de inseriere si numerotare. Facturile fiscale sunt primite de la furnizori, reflectand datoria asociatiei fata de acestia pentru consumurile realizate de locatari sau pentru serviciile prestate.Este un document de intrare, servind la calculule, pentru a evidentia cheltuielile fiecarui apartament.Facturile fiscale se indosariaza in dosarul lunii respective,alaturi de chitantele aferente din momentul achitarii datoriei fata de furnizori.

Nr. total de campuri: 42

Nr. campuri utilizate:41

Analist:_____________

Cod document: 002

Denumire: ORDIN DE COMPENSARE

Descriere document: Este un document cu regim special, ce vine de la SC TERMO, furnizorul caldurii si a apei calde menajere, in vederea reducerii de la aceste cheltuieli pentru acei locatari ce locuiesc in imobilele asociatiei si in acelasi timp sunt angajati la SC TERMO. Aceste cheltuieli sunt retinute din statele de plata, direct de furnizor, in urma unui acord cu angajatul, conform cadrului legislativ in vigoare.

Nr. total de campuri: 12

Nr. campuri utilizate: 12

Analist:_______________

Cod document: 003

Denumire:CENTRALIZATOR APOMETRE

Descriere document: Centralizatorul de apomentre este un document formal utilizat de asociatie pentru evidenta consumurilor detaliate ale apei rece si calda si completat din datele aduse de locatari (pe diferite notite) cu privire la citirea apometrelor.

Nr. total de campuri: 21

Nr. campuri utilizate: 21

Analist:_______________

Cod document: 004

Denumire: FISA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE

Descriere document: Se deschide pentru fiecare locatar in parte si reflecta, in urma unor operatii de calcul, datoria pe care o are locatarul respectiv fata de asociatie. Sumele datorate

de locatar se trec in credit, iar incasarile de la acestia in debit, avand evidenta pe timp lung a cheltuielilor fiecarui apartament.

Nr. total de campuri: 14

Nr. campuri utilizate: 9

Analist:______________

Cod document: 005

Denumire: LISTA DE PLATA

Descriere document: Documentul este utilizat formal de asociatie pentru evidentiearea detaliata a cheltuielilor fiecarui locatar. Documentul este avizat de comisia de cenzori si semnat de administratorul si presedintele asociatiei. Este utilizat pentru afisarea la avizierul asociatiei a cheltuielilor locatarilor.

Nr. total de campuri: 24

Nr. campuri utilizate: 24

Analist:_______________

Cod document: 006

Denumire: REGISTRU DE CASA

Descriere document: Este un document folosit la inregistrarea operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate de asociatie, pe baza actelor justificative. Pe baza lui se stabileste la sfarsitul zilei a soldului de casa. Se completeaza zilnic, in ordinea efectuarii operatiilor fara a lasa spatii libere. Este un document cu regim special, intocmit in 2 exemplare: primul ramane la registru in timp ce exemplarul doi este indosariat in dosarul lunii respective.

Nr. total de campuri: 15

Nr. campuri utilizate: 13

Analist:_______________

Cod document: 007

Denumire: CHITANTA DE INCASARE

Descriere document: Chitantierul este un doucument cu regim special, tipizat la Bucuresti pentru fiecare asociatie, pe baza de comanda.Se taie chitanta fiecarui locatar in momentul achitarii datoriei fata de asociatie, iar operatia este inregistrata si in registrul de casa.Primul exemplar, originalul merge la locatar, copia ramane in chitantier.

Nr. total de campuri: 15

Nr. campuri utilizate: 14

Analist:_______________

Cod document: 008

Denumire: CHITANTA DE PLATA

Nr. total de campuri: 22

Nr. campuri utilizate: 22

Analist:_______________

Cod document: 009

Denumire: STAT DE SALARII

Descriere document: Document utilizat pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si altor datorii. Din el sunt preluate cheltuielile cu salariile, cheltuieli suportate tot de locatari.

Nr. total de campuri: 25

Nr. campuri utilizate: 25

Analist:_______________

Cod document: 010

Denumire: CHITANTA PENTRU INCASAREA DE IMPOZITE, TAXE SI CONTRIBUTII

Nr. total de campuri: 18

Nr. campuri utilizate: 18

Analist:_______________

1.7.Analiza circuitului informational

1.7.1. Prezentarea flow-chart-ului

Flow-chart-ul aferent activitatii analizate este prezentat in pagina alaturata.

Descrierea flow-chart-ului

De la locatari se primesc citirile apometrelor (atat pentru apa rece, cat si pentru apa calda) prin intermediul unor biletele, notite proprii locatarilor.Pe baza acestora, administratorul intocmeste centralizatorul de apometre.Acesta se completeaza cu numele si prenumele locatarilor, data la care s-au prezentat locatarii la asociatie (data citirii), indecsii de contorizare a apometrelor, detaliati pe apa rece si apa calda. Se calculeaza consumul total de apa rece si apa calda.Centralizatorul de apometre se semneaza de administrator si locatari, iar biletelele conventionale se "distrug".

In acelasi timp sunt primite facturile de la furnizori, cat si ordinele de compensare de la RAAN TERMO SRT, furnizorul apei calde si energiei termice (caldura). Mentionam ca aceste ordine de compensare sunt doar pentru persoanele angajate la TERMO, iar datoriile acestora sunt retinute conform legislatiei in vigoare ( pe baza unei intelegeri cu locatarul respectiv), direct de furnizor.

Pe baza datelor din centralizatorul de apometre, factura si ordin de compensare se intocmesc fisele de cont pentru operatii diverse, pentru fiecare locatar in parte. Se completeaza cu numele si prenumele locatarului, suma datorata de acesta (se trece pe credit), cu incasarile de la locatar (se trec pe debit) si se calculeaza restantele pe care le mai datoreaza locatarul (sold final creditor).Centralizatorul apometrelor, facturile de la furnizori cat si ordinele de compensare se indosariaza, in dosarul lunii, dupa completarea fiselor de cont pentru operatii diverse.

Pe baza fiselor de cont si a statului de salarii (necesare pentru preluarea cheltuielilor de plata) indosariate la contabilitate se completeaza lista de plata. Documentul mentionat anterior contine cheltuielile detaliate ale locatarilor cat si sumele totale de plata pe care le datoreaza asociatii.Statele de salarii se intocmesc lunar in 2 exemplare, unul se indosariaza la dosarul lunii, iar exemplarul 2 merge la Directia Muncii.Lista de plata este semnata de administrator, presedinte si avizata de comisia de cenzori. Documentul este afisat la avizierul asociatiei.Statul de salarii este semnat de toti angajatii.Tot in baza sumelor trecute in fisele de cont pentru operatii diverse se incaseaza sumele de la locatari, generandu-se chitanta de inacasare. Este intocmita in 2 exemplare si este semnata de administrator si locatar.Un exemplar,originalul, ramane la locatar, iar copia ramane in dosarul lunii respective.

Dupa incasarea sumelor de la locatari, asociatiile achita furnizorii, cat si sumele catre trezorerie, reprezentand contributiile angajatilor la asigurarile sociale, asigurarile sociale de sanatate si fondul de somaj, cat si alte contributii si taxe. De la furnizori se vor primi chitante de plata, iar de la trezorerie chitante pentru incasarea de impozite, taxe si contributii. Pe baza acestor doua chitante, cat si pe baza chitantelor de incasare, zilnic se intocmeste registru de casa, in doua exemplare.Registru de casa se semneaza de administrator.Primul exemplar ramane la registru, iar exemplarul doi trece in dosarul din luna respectiva.Chitantele pe baza carora se intocmeste registru de casa, vor fi la randul lor indosariate.

1.8. Modelarea datelor

Entitatile:

Matricea dependentelor functionale(MDF):

Continutul entitatilor:

Diagrama entitate-relatii: