Arhivarea electronica a documentelor

De ce arhivare electronica

Arhivarea electronica este actiunea prin care documentul fizic - de tip text sau desene, pe hartie, calc sau orice alt mediu fizic - sunt transformate in documente digitale (fisiere) si indexate intr-un fel sau altul pentru a putea fi usor regasite. Pentru regasirea si studierea rapida, documentele pot fi incluse intr-o baza de date sau se poate utiliza un program de management al documentelor[1].

Arhivarea electronica are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de cresterea eficientei in manevrarea documentelor.

Un prim argument in favoarea arhivarii electronice este necesitatea regasirii rapide a documentelor. In cazul arhvelor clasice, regasirea unor documente este un mare consumator de timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza carora trebuie sa se ia o decizie sunt incomplete (din cauza imposibilitatii gasirii tuturor documentelor ce concura la realizarea raportului in timp util), iar deciziile pot fi gresite, intr-o masura mai mare sau mai mica. Si asta daca nu se pune problema unor sucursale. In acest caz, lucrurile se complica si mai mult: eforturile de a deplasa oameni in sucursale sau pentru a trimite documentele fizice in sediul central atrag dupa sine costuri mari (si costurile cresc cu numarul sucursalelor si cu gradul de imprastiere geografica).

O alta problema a arhivei fizice este spatiul efectiv ocupat de aceasta. Pentru a putea fi consultata (cel putin proiectele care sunt in lucru) arhiva trebuie tinuta

in aceeasi locatie cu sediul cae le utilizeaza. Aceasta atrage dupa sine costuri mari, mai ales cand birourile sunt in locatii centrale, extrem de scumpe.

Un alt factor care nu trebuie neglijat in privinta arhivei fizice este degradare rapida a documentelor prin manvrarea repetata. Daca este vorba de documentatie scrisa, formate mici A4, maxim A3, pe hartie, lucrurile mai pot fi inca stapanite. Ganditi-va ce se intampla insa cu desenele mari, de format A0 (sau mai mari), pe calc. Ce se intampla atunci cu documente pentru care exista obligativitatea pastrarii lor pe durata nedefinita cum este cazul documentelor de cadastru/proprietate (harti)?

Exista si riscul distrugerii arhivei fizice din cauze externe: incendii, inundatii( aceste riscuri se pot diminua daca se fac doua copii ale documentelor si se arhiveaza in doua locatii diferite, departate.

Mai nou, documentele electronice pot fi admise ca probe in instanta, dar pentru aceasta ele trebuie sa indeplineasca o serie de conditii (in principal sa respecte conditiile impuse de Legea 135 - Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica).

Odata trecuta in forma electronica, arhiva poate fi exploatata utilizand un program de managementul documentelor, program ce are ca scop accesul eficient la documente, prin clasificarea si indexarea acestora, scapandu-ne astfel de foarte multe neajunsuri, dintre care gestionarea variantelor documentelor este doar un exemplu pe care vreau sa-l mentionez (cine a facut macar un contract in viata lui stie ce dificil este sa ai siguranta ca lucrezi pe ultima varianta, mai ales daca acel contract a fost accesat de mai multe persoane diferite).

Cui ii este folositoare o astfel de actiune de transformare a arhivei fizice in una electronica? Practic, oricui care are de accesat un numar mare de documente (notarii, de exemplu), care are nevoie sa ia rapid decizii (managerii de companii), care are nevoie de acces la acelasi document din mai multe locatii (companii cu mai multe sucursale sau cu birouri chiar in alta tara, sau chiar companii unde acelasi document ar trebui multiplicat in zece sau cincisprezece exemplare pentru fiecare departament). Iar daca ne referim la formate mari (desene), spatiul mare ocupat si gradul mare de degradare al originalelor ( ca sa nu mai vorbim de costurile si multiplicarea) sunt lucruri care vorbesc de la sine.

Fig. 4.1 Repartizarea procentuala a documentelor

Ce spune legea

Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica (cunoscuta ca Legea 135) a fost adoptata (dupa un efort de cativa ani) in luna mai a anului trecut. Cum era de asteptat, legea ofera doar un cadru general de desfasurare a acestei activitati si nu este insotita de normele de aplicare, ce trebuiau sa fie gata la nouazeci de zile dupa aprobare; din acest motiv, legea pare pe alocuri confuza.

Legea spune ca "Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documene in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile legii. Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa nici unei autorizari prealabile si se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare".

La articolul 6 legea spune ca "Art.6. - (1) Cu 30 de zile inainte de inceperea activitatilor legate de arhivarea documentelor in forma electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze servicii de arhivare au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati". Desi pare sa contrazica articolul anterior, notificarea are ca scop validarea modului in care va fi creata arhiva, daca se respecta conditiile de securitate impuse pentru ca documentele sa poata fi utilizate ca probe juridice. Tot legat de asta este si aplicarea semnaturii electronice, pe care legea o aminteste doar, urmand a se face precizari in normele de aplicare.

In rest sunt facute specificatii cu privire la modul in care va fi creata, pastrata (asigurata) si consultata arhiva.

Odata arhivate, documentele fizice pot fi distruse in conformitate cu legile in vigoare (perioada obligatorie de pastrare a unui document difera in functie de importanta sa, iar unele nu pot fi distruse niciodata). De aici rezulta un mare avantaj al arhivarii electronice: arhiva fizica devine mai mica si, foarte important, ea poate fi depozitata - cu asigurarea normelor de securitate - in locatii mai putin costisitoare (ea fiind accesata foarte rar).

Pentru informatii practice legate de modul in care se face arhivarea electronica am luat exemplul comaniei Terradox Solutions.

Ca mod practic de realizare al arhivei este recomandata apelarea la un serviciu extern care sa realizeze arhiva, si asta din mai multe motive:

pastrarea focusului asupra activitatii de baza a companiei: compania se poate concentra pe activitatea principala de business, aducatoare de profit si pe care aceasta stie sa o faca bine;

sa evite investitiile mari in infrastructura, know-how si personal specializat: echipamentele sunt foarte scumpe (de mare productivitate sau pentru documente de dimensiuni mari, cum este cazul desenelor, hartilor etc), iar la incheierea realizarii arhivei, acestea devin inutile, deci costul realizarii arhivei ar fi urias;

procesul dureaza mai putin - personal specializat care alege solutia potrivita cu tipul de operatii necesare;

resursele sunt mai bine controlate - costurile scad;

informatiile confidentiale pot fi bine protejate - proiectul de realizare al arhivei electronice se deruleaza in spatii protejate si securizate, destinate special acestui scop;

solutia de gestiune electronica a documentelor este adaptata cerintelor functionale si tehnologice ale beneficiarului.

Etapele realizarii arhivei electronice

analiza arhivei

modelarea

pregatirea arhivei fizice

scanarea

reconstituirea arhivei fizice

indexarea documentelor scanate (fisiere)

verificarea

incheierea lucrarii.

Fig. 4.2. Etapele arhivarii electronice

Analiza arhivei: in aceasta etapa se stabilesc tipurile de documente si schemele de indexare, numarul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea in care acestea vor fi preluate din arhiva fizica, daca este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, productie, resurse umane etc.

Tot in aceasta faza se stabileste modul de utilizare ulterioara al documentelor in functie de care se stabilesc parametrii scanarii (rezolutia, tipul scanarii - alb/negru sau color, sau alti parametri ce depind de starea documentelor).

Un alt parametru ce trebuie stabilit acum este numarul si tipul de indecsi ce vor defini documentele scanate. Prin discutii cu beneficiarul se stabilesc cele mai importante criterii de cautare ale documentelor pentru care se vor genera indecsi. Un numar prea mare (inutil) de indecsi poate ridica nejustificat pretul realizarii arhivei electronice, in timp ce alegerea unui numar insuficient de indecsi poate face greoaie (inflexibila) cautarea ulterioara a documentelor.

Costurile realizarii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori importante, sunt chiar cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei, de numarul si tipul de indecsi necesari/doriti pentru documente (numerici, alfanumerici), daca informatia necesara pentru crearea indecsilor se afla pe prima pagina sau in interiorul documentului (semnaturi, nume, adrese etc.), de rezolutia si tipul scanarii (alb/negru sau color, fata-verso sau doar o fata).

Modelare: se realizeaza modelele logice in aplicatia de captura si, daca este cazul unui import de date, in aplicatia de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate cu cele reale.

Pregatire: documentele sunt preluate si se efectueaza asupra lor operatiuni de inlaturare a legaturilor, agrafelor, capselor, prafului (daca este cazul), ajustarea si indreptarea paginilor astfel incat acestea sa aiba forme regulate (operatiuni de cosmetizare a documentelor).

Tot in aceasta etapa se pun separatoarele pentru pachetele de documente de scanat.

Scanare documentele sunt scanate, pastrandu-se ordinea foilor; imaginile obtinute sunt verificate calitativ, reorientate sau re-scanate daca este cazul. Scanarea se poate face manual (document cu document) in cazul documentelor diferite ca forma si marime (desene si harti de format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce inseamna documentatie scrisa, foi A4 sau A3).

In cazul scanarii automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumita clasa (conform analizei facute la punctul 1) este insotit de un separator care se scaneaza odata cu documentele. Acest separator contine o serie de informatii ce permit catalogarea automata a pachetului (salvarea documentelor scanate se face intr-un director separat, purtand atributele pachetului de documente scanate). Atributele pachetului sunt automat recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de bare 2D continut de separator.

Pe toata perioada actiunii de scanare se intocmesc fise de scanare prin care se urmareste ritmicitatea lucrarii ce se compara cu targetul zilnic. Aceasta fisa mai contine informatii despre operator, masina utilizata, imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verifica daca imaginile scanate sunt in concordanta cu documentele originale.

Reconstituire: documentele sunt relegate in forma si ordinea originala (bibliorafturi, legaturi etc.) pentru a fi returnate beneficiarului in forma in care au fost transmise.

Fig.4.3 Fluxul informational in cazul arhivarii electronice

Indexare: documentele obtinute in urma scanarii sunt indexate automat sau sunt preluate la indexare de catre operatori, completandu-se pentru fiecare tip de document schema de indexare stabilita cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

Indexarea automata presupune urmatoarea operatiune: informatia din fisierul text din baza de date este transformata in cod de bare 2D. Sub acest cod de bare se scrie si un numar care reprezinta documentul si care se gaseste pe prima pagina a documentului respectiv, astfel incat operatorul care pregateste documentele pentru scanat sa poata sa asocieze foaia cu codul de bare 2D cu documentul aferent.

Indecsii sunt generati in format .txt, utilizand un separator specific ca punct, punct si virgula etc. In felul acesta pot fi preluati (importati) de orice program tip baza de date sau de managementul documentelor utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea codului de bare 2D.

Fig. 4.4 Indexarea automata

Verificare: documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se confrunta vizual datele din indecsi si cele de pe imaginea documentului.

Incheierea lucrarii: se realizeaza documentatia aferenta, se predau datele catre beneficiar. Arhiva electronica este inscriptionata pe un suport electronic (CD/DVD) si este predata beneficiarului. Acestuia i se poate oferi si un soft specializat DMS (Document Management System - sistem de gestionare a documentelor) care usureaza lucrul, reducand volumul de munca si costurile corporative. Softul este extrem de prietenos si poate fi folosit de oricine, cu un minim de instruire.

Accesul la arhiva poate fi dat pe diverse niveluri de securitate.

Terradox, prin pachetul de servicii ARCHIDOX SERVICE PACK rezolva toate aceste probleme si ofera un intreg pachet de servicii legat de arhivarea electronica, pachet care are ca scop imbunatatirea activitatii (mai multe date la www.terradox.ro).

Este important de mentionat ca pentru a veni in sprijinul companiilor ce doresc sa realizeze un astfel de proiect - transformarea arhivei fizice in arhiva electronica - firma acorda consultanta cu privire la atragerea de fonduri structurale.

Managementul documentelor

Pentru documentele ce apar ulterior crearii arhivei electronice - contracte, facturi, scrisori etc. - introducerea lor in baza de date se poate face de catre client, prin resurse proprii sau, periodic, prin apelarea la aceleasi servicii externe care au generat si arhiva initiala.

In final, o buna exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program de managementul documentelor. In caz contrar, consultarea arhivei electronice poate sa fie la fel de dificila ca si cautarea fizica a documentelor necesare. Programe de managementul documentelor exista foarte multe (EASY Software este doar un exemplu). Alegerea celei mai bune solutii se face in concordanta cu tipul activitatii proprii.

De la teorie la practica

Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.

In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii fizice.

Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica.

Nevoia de organizare a documentelor a existat inca de demult, insa continua si in prezent sa fie o problema pentru multe companii. Cele mai recente studii arata ca 80% din "cunostintele" unei companii sunt stocate ca date nestructurate. Pe masura ce o companie incepe sa se dezvolte, resursele si informatiile din cadrul acesteia devin mai numeroase si, in unele cazuri, sunt stocate sub forma electronica. Acest fenomen nu a fost insotit insa si de o circulatie organizata a informatiei in cadrul companiilor, angajatii intampinand greutati in a colabora cu altii in crearea de documente, in a controla accesul si in a publica aceste documente in cadrul organizatiei.

Odata cu dezvoltarea tehnologiei au aparut si diverse solutii la aceasta problema, cuprinse generic sub denumirea de solutii de administrare si arhivare electronica a documentelor [2].

O astfel de solutie ofera de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza si accesa baza de cunostinte si documente ale unei companii. Solutiile de arhivare electronica a documentelor presupun stocarea securizata si conversia documentelor fizice in format digital.

Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei din cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si rapid.

Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in cadrul arhivei).

Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui document (actiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost luate aceste actiuni).

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronica a informatiilor si documentelor din cadrul unei companii se refera la simplificarea fluxului informational, si reducerea costurilor operationale. Pe termen lung, productivitatea si eficienta angajatilor va creste ca urmare a simplificarii procesului de cautare si acces la informatie; astfel, actiunile lor se vor baza pe decizii mai bune si mai eficiente. Timpul de regasire a informatiilor dispersate se reduce la minim, iar toate informatiile necesare si relevante sunt aduse intr-un singur loc.

Si pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma ca firmele care au ales sa-si gestioneze informatiile si documentele printr-o solutie de arhivare electronica au inregistrat costuri de arhivare mai scazute, de pana la 70%.