BAZELE TEORETICE ALEARII SI REALIZARII SISTEMELOR INFORMATICE

BAZELE TEORETICE ALE PROIECTARII SI REALIZARII SISTEMELOR INFORMATICE

1. Conceptul de sistem informational microeconomic

Calculatorul electronic a produs o revolutie in societatea umana, in ansamblul ei, cu implicatii deosebite in sfera informationala (prin modificarea activitatii intelectuale a omului), cu preponderenta in activitatea de conducere (management).

Dezvoltarea echipamentelor de calcul si, indeosebi, a calculatoarelor electronice a contribuit la perfectionarea modelelor economice, ceea ce a facut posibila aparitia sistemelor informatice si de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor electronice de calcul a permis formalizarea si adaptarea deciziilor automate la nivel macro si microelectronic.

In informatica se folosesc echipamente electronice de calcul si sisteme software asistate, in scopul realizarii unei activitati proprii, rezultata din prelucrarea automata a datelor, specifica diverselor sfere economico - sociale. In aceste conditii, activitatea de informatica se subdivide in doua subactivitati:

- proiectarea si realizarea de sisteme informatice noi sau perfectionarea celor existente:

- exploatarea de sisteme informatice prin prelucrarea automata a datelor, in scopul obtinerii informatiilor necesare manageriale si de executie in cadrul regiilor autonome si societatilor comerciale.

Indiferent de tipul agentului economic, activitatea de informatica presupune existenta unei dotari corespunzatoare cu calculatoare electronice si cu personal capabil sa proiecteze si sa utilizeze sisteme informatice specifice activitatii agentului economic.

Acest cadru tehnico-organizatoric confera activitatii de proiectare si realizarea a sistemelor informatice un grad ridicat de complexitate, care implica imbinarea cunostintelor financiar-contabile cu cele de informatica. Astfel, obiectivele principale ale sistemelor informatice financiar - contabile constau in:

- cunoasterea starii si miscarii patrimoniului agentului economic;

- cuantificarea rezultatelor economice ale intregii activitati economico - financiare desfasurate de agentul economic;

- cresterea operativitatii in activitatea manageriala, inclusiv in luarea decizilor de orice natura;

- utilizarea eficienta a salariatilor angajati, concomitent cu reducerea volumului de documente folosite si a corespondentei scrise.

2. Structura si particularitatile sistemului informatic

Sistemul informatic este un ansamblu coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicatie, procese, proceduri automate si manuale, in cadrul domeniului concret de activitate a agentului economic, in scopul maximizarii profitului realizat din actiunea economica.

Sistemul informatic preia si dezvolta o parte din operatiile de prelucrare ale intregului sistem informational, al unitatii economice, pe care le automatizeaza devenind in aceste conditii un subsistem informational automatizat.

Complexitatea sistemelor informatice impune rezolvarea unui grup omogen de activitati (lucrari) sau subactivitati (probleme) prin intermediul unor subsisteme si aplicatii informatice, a caror arie de aplicatibilitate este determinata de omogenitatea functionalt a prelucrarilor realizate si de specificul proceselor formalizabile.

Sistemele informatice financiar-contabile au la baza principiul introducerii unice a datelor si a prelucrarilor multiple a acestora, in concordanta cu specificul subsistemelor si aplicatiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat sau total.

Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrata este asigurata de o retea locala de calculatoare care prelucreaza o colectie unica de date sub multiple variante de prelucrare, in raport de functiile unitatilor economice si de cerintele conducerii acestora.

Din punct de vedere logic, prelucrarea integrata este subordonata specificului activitatii economice a regiilor autonome sau societatilor comerciale, prin intermediul unor colectii de date (baze de date locale) sau colectii distribuite de date (baze de date distribuite).

In functie de cerintele conducerii unitatiilor economice, de specificul activitatii de baza si de cadrul legal, se va proiecta un model de sistem informatic care sa asigure utilizarea optima a posibilitatilor oferite de calculatoare si de procedurile folosite.

Etapele realizarii sistemului informatic

Sistemele informatice au un ciclu de functionare specific, care incepe din momentul declansarii activitatii de proiectare, realizare si exploatare a noului sistem informatic si se incheie in momentul in care acest sistem va fi inlocuit cu un alt sistem, caracterizat prin performante superioare. Ciclul de functionare al unui sistem informatic defineste versiunea acestuia si presupune doua perioade principale:

- proiectarea si realizarea sistemului informatic;

- exploatarea sistemului informatic.

a) Proiectarea si realizarea sistemului informatic este acea parte din ciclul de functionare, care asigura definirea conceptuala si tehnica a sistemului informatic si elaboreaza documentatia de proiectare, exploatare si intretinere, in vederea punerii in functiune la nivelul unitatii economice;

b) Exploatarea sistemului informatic este acea parte din ciclul de functionare care asigura utilizarea efectiva a sistemului prin prelucrarea automata a datelor din unitatea economica.

Proiectarea sistemelor informatice are in vedere identificarea cerintelor functionale ale unitatii economice, cuantificarea acestora sub forma unui obictive riguros fundamentate, motiv pentru care este necesara analiza critica a sistemului informational existent, urmata de elaborarea conceptiei de organizare si functionare a noului sistem informatic. Aceste elemente conduc la structurarea proiectarii si realizarii unui sistem informatic in mai multe procese de modelare succesiva, prin care se stabilesc urmatoarele elemente:

modelarea informationala asigura descrierea critica a sistemului existent si defineste cerintele functionale sub forma obiectivelor la care urmeaza sa raspunda noul sistem;

modelarea conceptuala sau globala descrie structura functional globala a noului sistem, in vederea satisfacerii in conditii cat mai bune a obiectivelor solicitate, independent de sistemul electronic de calcul, sistemul de operare sau sistemul de gestiune a datelor;

- modelarea tehnica sau de detaliu presupune transformarea structurii functional-globale intr-o structura operationala pe un anumit tip de calculator folosit, cu un anumit sistem de gestiune a datelor etc.;

Complexitatea proiectarii si realizarii sistemelor informatice a determinat utilizarea unor metodologii de proiectare care sa asigure o abordare esalonata a etapelor din ciclul de functionare a unui sistem informatic.

Metodologia de proiectare a sistemelor informatice este o colectie de principii, metode, reguli si tehnici utilizate pentru realizarea si reprezentarea intr-o forma standardizata a structurii sistemului informatic proiectat. Aceasta este caracterizata prin:

- procesul de realizare, constituit dintr-un ansamblu ordonat de etape, faze, activitati si operatii;

- metoda de realizare, constituita din ansamblul de reguli si concepte prin aplicarea carora se poate concepe si proiecta modelul unui sistem informatic;

- tehnica de realizare, constituita din ansamblul de reguli care concura la desfasurarea etapelor, fazelor, activitatilor si operatiilor in cadrul unui proces de realizare;

- instrumente de realizare, constituite din proceduri specifice, destinate automatizarii unor activitati sau operatii de proiectare sau asistarii colectivului de proiectare in realizarea problemelor.

Realizarea activitatii de proiectare a sistemului informatic se concretizeaza sub forma unui proiect de sistem informatic, prin intermediul caruia se definesc intr-o forma standardizata modelarea informationala, conceptuala si tehnica.

Proiectul sistemului informational va cuprinde o documentatie in care se consemneaza, intr-o maniera specifica solutiile adoptate in cursul modelarii si etapele parcurse. Documentatia se subdivide, in functie de destinatie in:

- documentatie de proiectare, elaborata pe parcursul realizarii proiectului, reda solutiile concrete de proiectare a noului sistem in functie de specificul unitatii economice abordate si serveste ca instrument de informare Intre membrii colectivului de poriectare;

- documentatia de utilizare si explatare, elaborata in finalul proiectarii, descrie sub forma sintetica si detaliata particularitatile sistemului informatic realizat si este folosita in totalitate in exploatarea curenta a noului sistem.

Pentru obtinerea de sisteme informatice de calitate superioara, intr-un timp cat mai scurt si cu cheltuieli cat mai reduse, se foloseste in prezent tehnologia asistata de calculator.

4. Analiza sistemului informational

Analiza sistemului informational existent are scopul de a efectua un studiu complex asupra activitatilor si fluxurilor informationale existente, a volumului de informatii prelucrate, a ariei de cuprindere a sistemului informational si a dotarii existente cu tehnica de calcul.

Analiza sistemului informational trebuie sa ofere conducerii unitatii economice informatiilor fundamentarii deciziei de pefectionare a sistemului informational si de proiectare a unui sistem informatic care sa asigure solutia de principiu in coordonatele careia se va dezvolta din punct de vedere informational activitatea unitatii economice. Analiza sistemului informational se realizeaza in urmatoarele faze:

a) organizarea si conducerea analizei sistemului informational prin:

- pregatirea conditiilor necesare analizei sistemului informational;

- constituirea colectivului pentru analiza sistemului informational;

- elaborarea programului de realizare, prin care se urmareste folosirea rationala a personalului, termenele intermediare si finale, precum si procedurile de control si avizare a realizarii analizei sistemului informational al unitatii economice.

b) realizarea analizei sistemului informational prin:

- documentarea pentru analiza sistemului informational, presupune activitatea prin care se studiaza modul de organizare si de conducere a unitatii economice, obiectul activitatii de baza, particularitatile procesului tehnologic, strategia si tactica conducerii, principalele optiuni pentru dezvoltarea unitatii, activitatile desfasurate, documentele folosite, compartimentele implicate, frecventele si termenele de realizare a documentelor;

- alegerea procedeleor de analiza a sistemului informational (observarea directa a activitatilor desfasurate, studierea documentatiei existente, participarea la executarea activitatilor, inventarierea documentelor utilizate in sistemul informational etc.);

-studiul componentelor sistemului informational existent, presupune o cunoastere detaliata a structurii organizatorice a unitatii beneficiare, a activitatilor si mijloacelor de calcul folosite, a fluxului informational rezultat din circulatia documentelor intre compartimente, determinarea volumului datelor din sistemul informational, inclusiv identificarea cheltuielilor de functionare a sistemului existent;

- evaluarea critica a sistemului informational existent, urmareste evidentierea performantelor si limitelor acestuia in raport cu cerintele sistemului sistemului de conducere, pentru a formula principalele directii de ameliorare a calitatii sistemului si de a definii una sau mai multe variante de utilizare globala;

-elaborarea variantelor de realizare a sistemului informational, acestea se obtin prin parcurgerea urmatoarelor faze:

stabilirea functiilor, cerintelor si restrictiilor viitorului sistem informatic;

definirea solutiei globale de principiu pentru prelucrarea automata a datelor;

evaluarea costurilor fiecarei variante de realizare.

c) finalizarea analizei sistemului informational prin:

- definirea documentelor analizei sistemului informational, are rolul de a consemna intr-o forma sistematizata si sintetica rezultatele analizei efectuate si datele care cuantifica volumul prelucrarilor aferente functionarii actualului sistem, in asa fel incat sa permita formularea de aprecieri critice si sa furnizeze etapei de proiectare generala unele elemente cantitative si calitative necesare conceperii de ansamblu a noului sistem;

- avizarea analizei sistemului informational de catre conducerea unitatii beneficiare, se realizeaza prin intermediul unei sedinte de avizare tehnico-economica la care participa reprezentantii echipei de proiectare precum si reprezentantii compartimentelor functionale si cei ai conducerii unitatii.

5. Strategii de proiectare si realizare a sistemelor informatice

Cercetarile efectuate si experienta practica acumulata au dus la formularea mai multor metode si metodologii de proiectare a sistemelor informatice, in dorinta scurtarii duratei ciclului de proiectare - realizare si obtinere a unor sisteme de calitate superioara cu cheltuieli cat mai reduse.

Strategiile de proiectare si realizare a sistemelor informatice aplicate in prezent in practica, se pot clasifica in functie de rolul sistemului informatic in cadrul unitatii economice si de modalitatile de abordare si de realizare a noului sistem.

a) In functie de rolul sistemului informatic in cadrul unitatii economice se disting trei categorii de strategii:

- Strategia ameliorativa urmareste automatizarea activitatilor si operatiilor care au caracter repetitiv sau de rutina. Sistemele informatice elaborate conform acestei strategii nu antreneaza modificari in sistemul unitatii. De asemenea, au un grad mai redus de complexitate, nu folosesc personal numeros, dar timpul de implementare este scurt, iar sistemele sunt lipsite de flexibilitate;

- Strategia inovatoare considera ca introducerea sistemului informatic trebuie insotita de schimbari sau perfectionari importante in organizarea si functionarea sistemului unitatii. Strategiile de acest tip asigura valorificarea facilitatilor oferite de calculator, dar presupune, un timp mai mare pentru conceperea si realizarea noului sistem, cheltuieli sporite si personal de inalta calificare;

- Strategia adoptiva considera ca sistemul informatic urmeaza a fi conceput si realizat compatibil cu schimbarile survenite in cerintele informationale sau in organizarea si functionarea sistemului unitatii.

La baza acestei strategii sta principiul invariatiei sau modificarilor lente impuse de existenta proceselor si structurilor de baza ale unitatii economice.

Elementele informationale invariante sunt surprinse in baza informationala care ocupa locul central in cadrul sistemuluui informatic. Strategia adoptiva prezinta avantajul asigurarii unei flexibilitati ridicate, datorita utilizarii conceptului de baza informationala.

Prin comparatie, strategia ameliorativa pleaca de la un set bine precizat de iesiri, in functie de care determina toate celelalte elemente ale sistemului (atribute de intrare, baza informationala, algoritmi si proceduri de prelucrare etc.), in timp ce strategia adoptiva incepe prin determinarea setului de intrari strict necesare asigurarii bazei informationale, in asa fel incat acesta sa modeleze cat mai complet si fidel sistemul unitatii.

Baza informationala se transpune in colectii de date care, impreuna cu procedurile de creare, actualizare si exploatare - listare, constitue nucleul sistemului informatic. Aceasta asigura modificarea cerintelor informationale prezente si previzibile care vor asigura reglementarea fenomenelor si proceselor economice.

b) In functie de modalitatea de abordare si realizare a sistemelor informatice se disting doua categorii de strategii:

- Strategia descendenta (top - down) are la baza principiul descompunerii unui sistem complex, pe nivele succesive de detaliere, pana la obtinerea unor componente simple si independente abordate si dezvoltate separat. Aceasta stategie confera sistemului informatic o structura modulara, de tip arborescent, in care componentele fiecarui nivel sunt controlate si coordonate de componentele nivelului imediat superior. Aplicarea in practica prezinta unele dezavantaje generate de definirea modului de ansamblu al sistemului informatic pe baza unei analize complexe, laborioase care antreneaza un personal numeros si conduce la prelungirea timpului de realizare a sistemului. De asemsnea, eventualele erori sau imprecizii in definirea structurii si a relatiilor dintre componentele sistemului afecteaza intreaga activitate ulterioara.

- Strategia ascendenta - evolutia (bottom - up) se bazeaza pe principiul definirii si asamblarii componentelor de nivel inferior in cadrul celor de nivel superior, cu precizarea ca integrarea componentelor se face succesiv, pe masura ce sunt definitivate. Aplicarea acestei strategii prezinta avantajul ca sistemul informatic se dezvolta treptat, in corelatie cu cerintele reale ale utilizatorului.

Strategia evolutiva prezinta dezavantaje rezultate din gradul redus de integrare a aplicatiilor datorita lipsei unei conceptii de ansamblu, care poate conduce la reproiectarea anumitor aplicatii

Strategiile asscendenta si descendenta se pot folosi in practica intr-o forma combinata, prin definirea modulara, de ansamblu a sistemului informatic. Modulele proiectate vor fi determinate prin metoda descendenta, iar asamblarea acestora se realizeaza prin strategia ascendenta.

Principii de baza in proiectarea si realizarea sistemelor informatice

Proiectarea si realizarea sistemelor informatice presupune respectarea urmatoarelor principii generale:

fundamentarea realizarii sistemului informatic pe criterii de eficienta economica;

participarea nemijlocita a beneficiarului la conceperea si realizarea sistemului informatic;

utilizarea de solutii performante in realizarea de sisteme informatice.

a)     Fundamentarea realizarii sistemului pe criterii de eficienta economica, presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea si exploatarea curenta a sistemului informatic si compararea acestora cu efectele economice directe si indirecte obtinute de unitatea beneficiara.

Evaluarea eficientei sistemului informatic are un caracter estimativ in faza de proiectare si altul real dupa introducerea in exploatarea efectiva a acestuia.

b)     Participarea nemijlocita a unitatii beneficiare la conceperea si realizarea sistemului informatic presupune adoptarea si transpunerea in practica de catre beneficiar, a tuturor masurilor cu caracter organizatoric necesare desfasurarii, proiectarii, realizarii si introducerii in exploatare a sistemului.

Unitatile economice stabilesc obiectivele generale si specifice ale viitorului sistem, asigura resursele materiale, umane si financiare necesare pentru proiectarea, implementarea si exploatarea sistemului informatic, pregatirea personalului din compartimentele implicate, etc..

c) Utilizarea de solutii performante in realizarea de sisteme informatice presupune aplicarea celor mai eficiente metode si tehnici de proiectare si specificare a unor caracteristici de calitate, care sa fie validate si controlate pe parcursul realizarii sistemului.

Implementarea sistemelor informatice

Etapa de implementare finalizeaza activitatea de proiectare si realizare a sistemului informatic, avand ca obiectiv testarea functionarii noului sistem in conditiile concrete si cu date reale, de unitatii beneficiare, pentru aducerea noului sistem informatic la stadiul de exploatare efectiva.

In cadrul acestei etape se testeaza, se verifica si se asimileaza de catre beneficiar toate solutiile stabilite in etapele anterioare si se valideaza rezultatele obtinute.

Implementaarea incepe in momentul in care toate componentele sistemului informatic au fost testate individual si permit asamblarea lor la nivelul fiecarei unitati functionale. Aceste componente inglobeaza, pe de o parte, procedurile manuale folosite pentru pregatirea si testarea documentelor in vederea prelucrarii, efectuarea corectiilor, interpretarea si utilizarea rezultatelor, iar pe de alta parte, unitatile de prelucrare prin intermediul carora are loc realizarea efectiva a functionalitatii sistemului informatic.

Implementarea se incheie cu punerea in functiune a sistemului proiectat o data cu acceptarea de catre beneficiar a raportului de implementare.

Implementarea consta in realizarea activitatilor de introducere, listare, experimentare si functionare a sistemului informatic in conditii de eficienta economica. De asemenea se urmareste realizarea obiectivelor propuse, a parametrilor proiectati, definitivarea documentatiei de exploatare curenta a noului sistem in vederea omologarii acestuia.

Realizarea unei implementari eficiente presupune participarea urmatorilor factori:

- unitatea beneficiara, in care se implementeaza noul sistem proiectat, asigura conditiile tehnice, organizatorice, informationale si informatice In vederea introducerii si functionarii sistemului informatic. De asemanea, beneficiarul trebuie sa asigure operativitatea, calitatea si acuratetea datelor de intrare;

-proiectantul acorda asistenta tehnica pe tot parcursul etapei de implementare a noului sistem;

-sistemul electronic de calcul asigura prelucrarea datelor din baza de date proiectata. Acest sistem de calcul apartine unitatii beneficiare si asigura cadrul tehnic pentru exploatarea unitatilor de prelucrare;

-personalul implicat in etapa de implementare apartine unitatii beneficiare si este format din cadre de conducere, personalul din compartimentele functionale, analisti si operatori pentru calculatoarele electronice;

-cadrul organizatoric si informational impune existenta conditiilor financiare, materiale si obtinerea rezultatelor;

-fondul informational presupune pregatirea datelor reale prin codificare, verificare si inregistrare in documentele de intrare, in scopul incarcarii bazei de date specifice noului sistem.

-sistemul informatic proiectat, constituit din proceduri normale, automate si de comunicatie, realizeaza practic obiectivele noului sistem.