Cum sa lucrati cu EasyDent

EasyDent - programul pentru gestiunea si managementul cabinetelor stomatologice.

EasyDent va ajuta sa urmariti:

situatia pacientilor dumneavoastra,

situatia tratamentelor care s-au efectuat, zilnic sau pe anumite perioade,

platile efectuate de pacienti,

perioadele de rechemare a pacientilor,

incasarile zilnice si totale efectuate de un medic sau de toti medicii care lucreaza in cabinetul sau clinica de stomatologie.

Easydent este un program simplu, rapid si usor de utilizat. Este un inlocuitor perfect al metodei clasice de pastrare si organizare a fiselor de pacient - pe hartie si mai ales, va este cel mai bun ajutor atunci cand vreti sa aflati si sa analizati situatia financiara a cabinetului dumneavoastra.

EasyDent este conceput dupa structura unei biblioteci, in format electronic, cu avantajul ca poate face si analize financiare pe tratamente si perioade..

Cum sa lucrati cu EasyDent

I. Instalarea si rularea programului

CD-ul demo pe care l-ati primit contine un kit setup.exe care urmeaza sa instaleze programul pe calculatorul dumneavoastra.

Cu dublu-click pe setup.exe incepeti instalarea programului, urmand instructiunile aparute pe ecran. La sfarsitul instalarii veti fi intrebat daca doriti sa rulati programul. Click pe OK si va se va deschide aprogramul EasyDent.

Aplicatia va putea fi rulata dupa instalare si din meniurile sistemului Windows folosind Start->Programs->EasyDent->easydent.exe.

II. Continutul aplicatiei

2.1. Login

La inceputul aplicatiei va aparea un ecran de logare in care va trebui sa introduceti un nume de utilizator si o parola.

Utilizator: Demo, fara parola si veti fi logat ca un utilizator demo fara drepturi de securitate.

Functionarea programului

Aplicatia EasyDent este structurata pe 3 mari grupe de date despre:

1. Persoane
2. Documente
3. Tratamente

A.      Persoane 

Directorul Persoane este impartit la randul sau in 3 subdirectoare:

* In directorul Persoane sunt pastrate, dupa nume si numar, toate  fisele pacientilor dumneavoastra, dar si fisele medicilor, igienistilor cu care lucrati.

1. Subdirectorul in care se tin fisele nepacientilor, adica ale medicilor si igienistilor care lucreza in cadrul clinicii dumneavoastra, asiguratori sau persoane care platesc consultatiile dar nu sunt pacientii dumenavoastra.

2. Subdirectorul pentru fisele pacientilor, aici sunt pastrate fisele pacientilor dumneavoastra, sortati pe fiecare medic in parte (in cazul in care in clinica lucreaza mai multi medici).

3. Subdirectorul rechemare pacienti, in care se pastreaza fisele pacientilor care trebuie rechemati la consultatie dupa o anumita data. La data la care trebuie rechemati, fisa acestora trece automat din subdirectorul cu fisele pacientilor, in subdirectorul Rechemare.

*Fisa pacientului se completeaza si se salveaza in compartimentul pacientilor din directorul  (sertarul) Persoane.

B.          Documente (tratamentele pentru pacienti)

In directorul Documente se pastreaza documentele care se emit catre pacienti, sortate in functie de tipul fiecaruia: factura, cost estimat sau jurnale. 

* Intocmirea unui document de tratament nou: factura sau estimarea costului unui tratament.

Factura

Documentele pentru facturi sunt impartite la randul lor in functie de stadiul in care se afla fiecare:

- documente-facturi, in lucru,

- documente-facturi finale, gata de tiparit,

- documente-facturi tiparite.

- documente-facturi actualizate - dupa tiparirea documentelor, acestea sunt trecute in compartimentul cu documente actualizate, fiind astfel clasate. Nu se mai pot face modificari asupra lor.

- documente-facturi aflate in asteptare, care nu sunt inca terminate. S epot face orice fel de adaugare / modificare.

Pe baza acestor documente programul tipareste factura proforma catre pacient.

Cost estimate

In directorul Factura se mai pastreaza diverse documente, cum ar fi costul estimat calculat in avans pentru un pacient.

In momentul in care pacientul se hotaraste sa vina la tratament, acest document se muta in celelalte compartimente, dupa caz.

Jurnal

Toate documentele care se emit in ziua in curs, sunt pastrate in compartimentul Jurnal. Aici sunt pastrate o singura zi, documentele pentru tratamentele de azi. (Acestea apar, concomitent si in directorul Facturi, in functie de stadiul in care se afla fiecare).

C.      Tratamente

* Lista completa a tratamentelor stomatologice, cu tarife pentru emiterea facturilor proforma sau calculul costurilor consultatiei

Directorul in care se pastreaza lista completa a tratamentelor stomatologice standard. Aici aveti lista completa de tratamente din care, in momentul in care deschideti un document / fisa de tratament nou, va alegeti tratamentele cu tarife pe care le-ati efectuat unui pacient.

2.3 Descrierea meniului din bara de sus

Meniul principal este impartit la randul sau in mai multe submeniuri.

- Fisier

Golire baza de date - cu aceasta optiune puteti sterge toate inregistrarile din baza de date, numai dupa ce veti introduce parola de administrator (pentru securitate).

Iesire - iesiti din aplicatia EasyDent

- Modificare

Aici se afla comenzile de manipulare a inregistrarilor, de stergere sau adaugare de inregistrari / fise, documente sau tratamente. Astfel:

Decupeaza - sterge un text si il copie in memorie

Copiaza - copie un text in memorie

Lipeste - copie un text din memorie

Inregistrare noua - adauga o nou inregistrare, fie ea: persoana, tratament, document

Modifica inregistrare - modifica o persoana, document, tratament (trebuie selectate in fereastra de vizualizare)

Stergere inregistrare - sterge o inregistrare selectata

Inregistrare - muta cursorul la inceput, la sfarsit, etc.

- Extras - aici aveti submeniurile:

Tiparire document - va va afisa lista cu documentele gata de tiparit; puteti selecta toate documentele sau doar unele dintre ele si dati optiunea Tiparire (in aceasta lista apar doar documentele din sectiunea gata de tiparit).

Final documente - afiseaza toate documentele tiparite din care puteti selecta la alegere pentru a le finaliza (se transforma in facuturi bune de plata).

Rechemare - afiseaza toti pacientii care trebuie rechemati; puteti allege sa printati o lista cu toti pacientii si numerele lor de telefon sau puteti sa tipari scrisori de rechemare pentru pacientii care au fost programati la anumite perioade si pe care sa le trimiteti prin posta / email.

Plati - in aceasta sectiune veti introduce platile facute de pacienti pentru tratamentele pe care le-ati aplicat.

Remainder - aici aveti lista facturilor neachitate sau achitate partial si, in cazul in care un pacient nu a platit o factura la timp, ii timiteti o scrisoare de aducere aminte.

Actualizeaza aducere aminte - cand s-a trimis o scrisoare de aducere aminte sau s-a dat un telefon, veti modifica ultima data cand unui pacient i s-a adus aminte despre neefectuarea platii.

- Analize

Pe baza fiselor si a documentelor pe care le pastrati in 'sertarele' EasyDent, aplicatia va ajuta sa scoateti rapoarte si situatii despre pacienti, medici sau plati, cum ar fi:

- situatia platilor effectuate / neefectuate.

- rentabilitatea pe fiecare medic in parte

- situatia facturilor neachitate

- rentabilitatea pe tratamente

Acest meniu contine submeniurile:

Documente cu optiunile:

Tratamente deschise - aici vedeti lista tratamentelor care nu sunt actualizate (si care inca mai pot fi modificate).

Rata profitului - afiseaza toate facturile si totalul facturilor pentru fiecare medic in parte. Astfel puteti face statistici si comparatii.

Export - exporta documentele intr-un fisier ce poate fi deschis cu alte utilitare (notepad, excel, word).

Persoane

Lista persoane - listeaza toate persoanele introduse in baza de date a aplicatiei.

Lista adrese - listeaza persoanele doar cu informatiile de contact

Etichete de adresa - exporta lista adreselor persoanelor intr-un fisier dat de dvs.

Export - exporta persoanele intr-un fisier dat.

Tratamente

Lista tratamente - listeaza toate tratamentele

Rata profitului - afiseaza totalul tratamentelor si suma care s-a incasat in urma fiecarui tratament facut pe anul in curs sau pe o prioada la alegere.

Export - exporta tratamentele intr-un fisier dat.

Contabilitate

Jurnal de facturi - afiseaza toate facturile dintr-o perioada de timp la alegere.

Jurnal de plati - afiseaza toate platile efectuate intr-o perioada de timp la alegere.

Lista facturilor deschise - afiseaza toate facturile pentru care nu s-a facut plata integrala

- Optiuni

Parametrii generali - in aceasta sectiune veti introduce informatiile generale cum ar fi: numele doctorului care conduce clinica, dupa cate zile sa va avertizeze aplicatia ca un pacient trebuie rechemat, perioada in care trebuie sa fie introduse datele, textele care vor aparea pe scrisorile de rechemare sau de aducere aminte, etc.

Formular

Clinica - aici veti introduce informatiile despre clinica, informatii ce vor aparea pe fiecare document pe care il veti tipari.

Factura / Cost estimat - aici introduceti textile care vor aparea pe paginile tiparite ale documentelor si ale costurilor estimative.

Conturi - in aceasta sectiune se introduc diferite conturi contabile folosite de dvs.: venituri, Casa, clienti neincasati, etc.

Securitate - optiune care poate fi accesata doar daca sunteti administrator; aici pot fi adaugati noi useri si se pot da drepturi diferitilor utilizatori ai aplicatiei.

- Ajutor

Internet - daca aveti o conexiune deschisa la internet veti fi redirectionati catre pagina noastra de internet: www.easydent.ro, unde veti gasi mai multe informatii depre noi si aplicatia noastra.

Info - informatii despre versiune, data ultimei modificari, licenta dumneavoastra

Observatii finale

In versiunea demonstrativa nu veti putea introduce mai mult de 20 de pacienti si 25 de documente. Daca doriti o licenta completa nu ezitati sa ne contactati.

De asemeanea, ne puteti contacta in cazul unor probleme, intrebari, neclaritati sau opinii despre aplicatie.

Compania noastra, dion consulting poate personaliza aplicatia EasyDent pentru a usura munca dvs.

Versiunea demo pe care ati primit-o sau ati downloadat-o este valabila o luna de zile, dupa care programul nu va mai functiona.

Va rugam ca la expirarea licentei sa ne contactati pentru prelungirea acesteia.

Bulevardul Unirii, nr. 57, bloc E4, sc. 2, et. 7,

ap. 60, sector 3, Bucuresti

tel: 021-3029507 fax: 021-3263428

e-mail: [email protected]

https: www.easydent.ro