PLANIFICAREA SI URMARIREA PROIECTELOR CU MICROSOFT PROJECT 2002

Lectia 3: Alocarea de resurse la activitati

Cand vorbim de resurse, spunem resurse umane (membri echipei), echipamente si materiale. Din salarul membrilor echipei, din costul de utilizare al echipamentelor si din costul materialelor se va obtine deja o prima evaluare a costului proiectului nostru, cost dependent printre altele de duratele operatiunilor.

Alocarea unei singure resurse la o activitate

in vizualizarea Gantt Chart, executati clic pe butonul Assign Resources de pe bara de instrumente Standard;

apare caseta de dialog Assign Resources in care se vad toate resursele introduse in lectia 3 (daca amplasarea casetei de dialog acopera lista de activitati, aceasta poate fi trasa cu mouse-ul in orice colt al ecranului);

in coloana Task Name din taselul Enry, executati clic pe activitatea careia doriti sa ii atribuiti resurse;

in coloana Name din caseta de dialog Assign Resources, selectati resursa pe care vreti sa o atribuiti activitatii selectate si executati clic pe butonul Assign.

in dreptul resursei apare un semn de validare care indica atribuirea acesteia. Deasemenea, acest lucru se poate verifica citind in coloana Resources din tabelul Entry, in dreptul activitatii selectate.

Daca prin aceasta modalitate se doreste alocarea de mai multe resurse la o singura activitate, trebuie precizat din start modul in care resursele isi impart sarcinile, deoarece in mod prestabilit Microsoft Project utilizeaza planificarea bazata pe eforturi (effort - driven scheduling). Aceasta inseamna ca munca (work) necesara pentru o activitate ramane constanta indiferent de numarul de resurse alocate, dar se modifica durata activitatii.

Explicatie:

Microsoft Project foloseste urmatoarea formula de planificare:

Durata * Unitati = Lucru (Duration * Units = Work)

Lucru = cantitatea de timp pe care o va petrece o resursa (sau mai multe) pentru efectuarea unei activitati.

Cantitatea de munca reprezentata de o activitate se defineste atunci cand alocati pentru prima data o resursa sau mai multe resurse activitatii respective. Daca adaugati ulterior resurse, cantitatea de munca nu se schimba, dar durata scade automat. Reciproc, daca initial au fost alocate mai multe resurse activitatii respective, stergerea uneia dintre ele va mentine egala cantitatea de munca, dar va determina cresterea duratei activitatii.

Alocarea mai multor resurse la o activitate:

din meniul Windows, executati clic pe optiunea Split pentru a vizualiza formularul Task Form in partea de jos a ecranului Gantt Chart;

In formularul Task Form, puteti vedea in acelasi timp:

durata activitatii (duration);

optiunea Efort Driven;

tipul activitatii: Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work.

in tabelul Entry, executati clic pe numele activitatii careia doriti sa ii alocati resurse;

stabiliti in formularul Task Form cu ce fel de alocare lucrati (cu sau fara activarea optiunii Effort Driven; tipul activitatii: cu unitati fixe, cu durata fixa sau cu munca fixa);

in coloana Resource Name din Task Form, executati click pe sageata in jos care deschide lista de resurse;

selectati prima resursa alocata, apoi clic pe butonul OK din coltul dreapta sus al ferestre Task Form;

in coloana resorce Name din Task Form, executati click sub numele primei resurse alocate, derulati lista de resurse prin clic pe sageata in jos si alegeti ce-a de a doua resursa pe care doriti sa o alocati, apoi clic pe butonul OK;

procedati in mod asemanator pentru a aloca si alte resurse.

Indicatie: Pentru a vedea cum functioneaza planificarea bazata pe eforturi si formula de planificare Durata * Unitati = Lucru, alocati resurse activitatilor combinand pe rand:

optinea Effort Driven (activa si inactiva);

si cele 2 tipuri de activitati: Fixed Units, Fixed Duration,

Pentru o activitate cu munca fixa (Fixed Work), se pot schimba unitatile sau durata activitatii, iar Microsoft project va recalcula cealalta valoare, dar nu se poate dezactiva planificarea bazata pe eforturi pentru acest tip de activitate.

si schimbati..

	Durata	Unitati	.Microsoft Project recalculeaza   Munca
Cu durata fixa	Munca	Munca	Unitati
Cu unitati fixe	Munca	Durata	Durata
Cu munca fixa	Unitati	Durata	Durata

Alocarea unei resurse materiale activitatilor:

se selecteaza activitatea careia i se doreste alocarea resursei materiale (Material);

se face clic pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard;

in caseta de dialog Assign Resources, derulati lista de resurse pana apare resursa material care va intereseaza;

in campul Units, in dreptul resursei respective, introduceti cantitatea unitara fixa pentru consum (ex: 2000 feets calculati a fi suficienti pentru derularea intregii activitati) sau o cantitate variabila (ex: 36 feets/min) pe care Microsoft Project o inmulteste cu durata actvitatii si cu costul pe unitate monetara.

Obs: Deoarece resursa materiala nu poate munci, alocarea unei astfel de resurse nu influenteaza durata activitatii.

Stergerea unei alocari de resursa:

in tabelul Entry se selecteaza prin clic activitatea pentru care se doreste stergerea unei alocari de resursa;

in coloana Resource Name din fereastra Task Form, se selecteaza resursa care trebuie eliminata si se apasa tasta Delete.

Daca planificarea bazata pe eforturi este activa pentru activitate, stergerea unei resurse conduce la cresterea duratei activitatii si la redistribuirea sarcinilor de lucru intre resursele ramase. Daca planificarea bazata pe eforturi este dezactivata, eliminarea unei resurse scade cantitatea totala de munca pentru activitate, dar nu modifica durata.

Lectia 4: Configurarea detaliilor referitoare la activitati si resurse

Modificarea orelor de lucru pentru proiect

In Microsoft Project se utilizeaza doua tipuri de calendare:

calendare de baza;

calendare de resurse.

Calendarele de baza sunt utilizate in urmatoarele scopuri:

cu rol de calendar pentru intregul proiect. Calendarul de proiect defineste perioadele lucratoare si nelucratoare pentru activitati care nu au alocate resurse si pentru activitatile cu durate fixe.

Cu rol de calendar pentru o anumita activitate calendarul de activitati defineste perioadele lucratoare si nelucratoare pentru o anumita activitate, indiferent de continutul calendarului de proiect;

furnizeaza perioadele lucratoare prestabilite pentru resurse.

Cele 3 calendare de baza incluse in aplicatia Microsoft Project sunt urmatoarele:

Standard: program de lucru obisnuit, de luni pana vineri, de la 8.00 AM la 5.00 PM, cu o ora de pauza la pranz;

24 Hours: nu include perioade nelucratoare;

Night Shift: schimburi de noapte, de luni noapte pana sambata dimineata, de la 11.00 PM la 8.00 AM, cu o ora de pauza.

Implicit este utilizat pe post de calendar de baza - calendarul Standard. Pentru utilizarea unui alt calendar de baza, din meniul Project se deschide caseta de dialog Project Information.

Pentru personalizarea perioadelor de lucru din orice calendar de baza:

clic pe optiunea Change Working Time din meniul Tools.

in caseta For se selecteaza tipul de calendar pentru care se doreste schimbarea perioadelor de lucru (ex: Standard);

In calendarul afisat sub eticheta Select Date(s), selectati titlurile de coloane de luni (Monday) pana Vineri (Friday);

in casetele From si To introduceti noile valori de timp pe care le doriti a le utiliza in calendarul Standard.

in continuare veti marca vacantele sau concediile ca perioade nelucratoare (Nonworking time) pentru calendarul de proiect. Pentru aceasta:

in calendarul afisat sub eticheta Select Date(s), derulati pana la luna in care veti avea zile libere;

selectati datele ce reprezinta zilele libere;

executati clic pe optiunea Nonworking Time.

clic pe OK pentru a inchide caseta de dialog Change Working Time.

Modificarea orelor de lucru pentru activitati individuale:

Spre deosebire de cazul resurselor si al calendarelor de resurse, M Project nu creeaza automat calendare de activitati atunci cand se creeaza activitati. Cand pentru o anumita activitate este necesar un calendar personalizat, se atribuie unul dintre cele 3 calendare de baza furnizate de M Project sau un calendar ce poate fi creat cu optiune Change Working Time. Pentru aceasta:

in caseta Change Working Time, executati clic pe butonul New. Pe ecran apare caseta de dialog Create New Base Calendar;

in caseta Name introduceti numele noului calendar;

in caseta Make A Copy Of, selectati opiunea Standard si apoi clic pe OK;

in calendarul de sub eticheta Select Date(s), selectati titlurile de coloane de luni pana vineri;

in casetele From si To introduceti noile intervale orare pe care doriti sa le utilizati in anumite activitati;

clic pe OK pentru a inchide caseta de dialog;

in tabelul Entry selectati activitatea sau activitatile (tinand apasata tasta CTRL) pentru care doriti sa atribuiti noul calendar creat;

clic pe butonul Task Information de pe bara cu instrumente Standard;

clic pe eticheta Advanced;

in caseta Calendar selectati din lista numele noului calendar creat;

executati clic pe optiunea Scheduling Ignores Resource Calendar (Planificarea ignora calendarele de resurse) astfel incat sa apara un semn de validare in caseta respectiva;

clic pe OK pentru a inchide caseta de dialog.

In coloana Indicators, in dreptul activitatii/lor respective apare o pictograma calendar care atentioneaza ca in aceasta situatie este utilizat un calendar de activitate.

Intrucat a-ti optat pentru ignorarea calendarelor de resurse, resursele alocate acestor activitati vor fi planificate la orele specificate in noul calendar creat.

Obs: In mod asemanator se pot crea calendare speciale pentru resurse, dar se deschide optiunea Change Working Time, in vizualizarea Resources Sheet.

Ajustarea relatiilor dintre activitati:

Dupa introducerea precedentelor intre activitati, planificarea poate fi corectata prin introducerea unor:

suprapuneri (lead time) - activitatea succesoare incepe innainte de terminarea activitatii predecesoare corespunzatoare;

sau intarzieri (decalaje, lag time) - activitatea succesoare incepe dupa un anumit timp de la incheierea activitatii predecesoare corespunzatoare;

Pentru aceasta:

in tabelul Entry se da dublu-clic pe activitatea careia i se va asocia un decalaj sau o suprapunere fata de activitatea precedenta;

apare caseta Task Information si se da clic pe eticheta Predecessors;

in campul Lag se introduce procentual sau ca numar de zile perioada de decalaj (ex: 50% sau o intarziere de 2 days);

pentru a introduce o perioada de suprapunere peste o activitate predecesoare, in coloana Lag se introduce valoarea exprimata in unitati de timp sau ca procent din durata activitatii predecesoare, dar cu semnul "-" (ex: -50%, -2 days).

Intreruperea muncii la o activitate:

in tabelul Entry, executati clic pe activitatea careia se divizeaza durata;

pentru a vedea bara Gantt a activitatii respective, executati clic pe butonul Go To Selected Task, de pe bara cu instrumente Standard;

Executati clic pe butonul Spklit Task de pe bara cu instrumente Standard. Pe ecran apare o indicatie ToolTip, iar indicatorul mouse-lui se modifica;

Mutati indicatorul mouse-ului peste bara Gantt a activitatii selectate;

Indicatia ToolTip va contine data la care incepe cel de-al doilea segment al activitatii, iar aceasta se va schimba pe masura ce mutati indicatorul mouse-ului pe bara Gantt;

Eliberati butonul mouse-ului, iar pe ecran, in bara Gantt apare o linie punctata ce reprezinta intreruperea activitatii.

Attn!: Pentru realizarea acestei actiunii de divizare a unei activitati, trebuie sa va asigurati ca in vizualizarea Gantt Chart aveti selectata o scala de timp adecvata. Scala de timp este impartita in scala majora si scara minora. Precizia scarii minore determina cea mai mica unitate de timp in care puteti intrerupe o activitate. (ex.: daca scala de timp este configurata la nivelul Days, trebuie sa intrerupti activitatea cu cel putin o zi).

Configurarea unei activitati periodice (recurring task) = activitate periodica ce se repeta cu o anumita frecventa (zilnic, saptamanal, lunar):

selectati in tabelul Entry numele activitatii deasupra careia vreti sa inserati activitatea periodica;

in meniul Insert, executati clic pe optiunea Recurring Task;

pe ecran apare caseta de dialog Recurring Task Information;

in caseta Task Name, introduceti denumirea activitatii repetitive (ex: Sedinte);

tn caseta Duration introduceti valoarea stabilita pentru durata (ex: 2 h);

in sectiunea Recurrence Pattern, selectati optiunea care desemneaza periodicitatea activitatii (ex: Weekly);

bifati ziua in care sa se realizeze activitatea repetitiva (ex.: Friday);

in continuare specificati data la care are loc prima data evenimentul si numarul de repetitii ale evenimentului (End After);

clic pe OK.

Ca si in cazul celorlalte activitati, prin optiunea Assign Resource, se pot atribui resurse activitatii periodice.