Sisteme integrate

Sisteme integrate

Schimbarile tot mai rapide in mediul de afaceri si cresterea complexitatii activitatilor din cadrul unei firme necesita o adaptare permanenta, intr-un ritm alert, care adeseori pune la incercare capacitatile de efort si analiza ale factorului uman. Sistemele / aplicatiile integrate au fost create ca solutii la aceste provocari, fiind capabile sa proceseze volume mari de date si informatii agregate in scopul optimizarii si eficientizarii proceselor.

Un sistem integrat de aplicatii pentru intreprinderi este o solutie software complexa, de nivel inalt, multi-modulara, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, care ofera suport pentru gestiunea resurselor si coordonarea diferitelor procese dintr-o firma in vederea realizarii obiectivelor de afaceri. Solutia cauta sa modernizeze, sa integreze procesele economice, sa sincronizeze functiile intreprinderii si sa coordoneze alocarea resurselor. De asemenea, virtual, permite extinderea firmei dincolo de limitele sale fizice: spre furnizori, clienti si parteneri.

In practica aceste sisteme de aplicatii se regasesc sub diferite denumiri: ERP, SCM, CRM, PLM, BI etc.

Pasul 1. Tipuri de sisteme informatice integrate

In continuare sunt descrise cele mai importante din aceste sisteme informatice integrate.

ERP (Enterprise Resource Planninng) - in sens restrans se refera la aplicatiile pentru planificarea si urmarirea proceselor de productie, cu luarea in considerare a materialelor, proceselor tehnologice si resurselor (masini, utilaje) disponibile. Actualmente, notiunea de ERP este adesea utilizata in sens larg, pentru a desemna sistemele integrate pentru intreprinderi. In acest sens, un sistem ERP poate include ca module celelalte tipuri de aplicatii mentionate.

SCM (Supply Chain Management) - se refera la gestiunea lantului de aprovizionare din punct de vedere al planificarii cantitatilor de produse transferate si stocate intre 'verigile' unui astfel de lant - furnizori de materii prime, producatori, distribuitori si clienti. Se urmaresc astfel optimizari pentru intregul lant, in locul optimizarilor locale ale fiecarei intreprinderi. Functionarea unui astfel de lant de aprovizionare presupune relatii de parteneriat intre intreprinderi, care sa faciliteze integrarea solutiilor software ale acestora, exemplul tipic fiind industria constructiei de automobile.

CRM (Customer Relations Management) - sunt aplicatii care sprijina implementarea unei strategii de orientare spre client, prin gestiunea unitara a tuturor proceselor ce presupun interactiunea cu clientul: vanzari, servicii de garantie si post-garantie (callcenter / support) etc. Pot fi incluse si procese analitice, precum analiza portofoliului de clienti si a comportamentului acestora, crearea campaniilor de marketing pe anumite grupuri tinta etc.

BI (Business Intelligence) - sunt aplicatii destinate proceselor de decizie de nivel inalt ale intreprinderii. Aplicatiile de acest tip realizeaza colectarea si agregarea datelor tranzactionale (referitoare la derularea proceselor intreprinderii), pe baza unui sistem de indicatori de performanta. Bazate pe tehnologii de tip Data Warehouse/OLAP, aceste aplicatii permit analize detaliate ale datelor pentru identificarea tendintelor de evolutie si a cauzelor acestora. Prin instrumente vizuale panou de bord, se pot urmari performantele intreprinderii, cuantificate prin indicatorii de performanta, fiind indicate si abaterile acestora de la valorile planificate.

PLM (Product Lifecycle Management) - se refera la procesele de gestiune a ciclului de viata al produselor si serviciilor, trecand prin etapele de conceptie, proiectare, productie, service si retragere. Prin gestiunea unitara a datelor despre produse se urmareste accelerarea lansarii produselor (time-to-market), imbunatatirea calitatii si scaderea costurilor.

Pasul 2. ERP - Enterprise Resource Palnning

Scopul sistemelor ERP Sistemul de gestiune integrata a proceselor de afaceri are drept scop integrarea si ordonarea informatiei, realizarea unei mai bune comunicari de date/informatii in firma, prin fluidizarea schimbului de date intre departamente, imbunatatirea cooperarii si interacțiunii dintre diverse compartimente si asistarea procesului de management de nivel superior.

Functionalitatile unui ERP Modulele unui ERP acopera mai multe domenii de interes ale unei afaceri: financiar-contabil; mijloace fixe; planificarea productiei; gestiunea stocurilor; gestiunea achizitiilor; gestiunea relatiilor cu clientii; gestiunea resurselor umane; managementul calitatii; managementul proiectelor; managementul lanturilor de aprovizionare; managementul ciclului de viata al produselor; analiza si suport decizional.

Caracteristicile unui ERP Fiind o solutie software integrata, un sistem ERP trebuie sa aiba cateva caracteristici cheie:

t     Adaptabilitate - Functionalitatea standard a aplicatiilor poate fi modificata conform cerintelor specifice ale intreprinderii utilizatoare, de regula in procesul de implementare a unui ERP. Realizarea adaptarilor este posibila prin configurare (parametrizare, setare, customizing) care presupune modificarea unor structuri de date sau parametri de sistem; modificari mai importante pot necesita modificarea / dezvoltarea codului aplicatiei. In al doilea caz apare dezavantajul ca procesul de actualizare (update) devine mai complicat, deoarece modificarile de cod trebuiesc refacute dupa aplicarea pachetelor de actualizare ale producatorului.

t     Generalitate - sa poata cuprinde si sa satisfaca cele mai multe tipuri de organizatii, sa suporte mai multe functii organizationale; generalitatea si puterea de a sustine organizatii mari si complexe coexista cu flexibilitatea specifica organizatiilor mici. Functionalitatea generala se refera la informatizarea proceselor aplicabile oricarei organizatii, de ex. contabilitate, resurse umane, aprovizionare etc. Oferta de aplicatii de intreprindere cuprinde si solutii specifice anumitor domenii de activitate, cum ar fi sanatate, telecomunicatii, comert cu amanuntul (retail), industrie aeronautica, administratie publica etc.

t     Modularitate - sa aiba o structura modulara si orice modul sa poata fi inclus sau detasat de cate ori este nevoie fara a afecta celelalte module sau intreaga structura; toate modulele sistemului sunt strans legate intre ele toti utilizatorii lucrand simultan asupra acelorasi date, prin reteaua de calculatoare, in functie de atributiile pe care le au.

t     Sistem deschis - sa aiba o arhitectura de sistem deschis, sa ofere facilitate care sa permita integrarea cu alte aplicatii deja existente si/sau tranzitia cu eforturi si costuri minime de la alte module ale aplicatiei; sa ofere un mediu de dezvoltare si documentare pentru utilizatori avansati care preiau parti din intretinerea, adaptarea, extinderea sistemului, dar si integrarea cu platforme si tehnologii de ultima ora cum sunt Web/Intranet/Internet/Data Warehouse.

t     Interfata cu utilizatorul standardizata - Modul de operare este unitar, prin standardizarea design-ului formularelor, a meniurilor aplicatiilor si a regulilor de operare. In acest mod este facilitat procesul de invatare pentru utilizatori.

t     Securitatea datelor - sa permita accesul la date in conditii de securitate deosebite numai in conformitate cu drepturile acordate fiecarui utilizator; siguranta si securitatea datelor sunt asigurate la un nivel deosebit prin sistemul de drepturi de acces.

t     Conectivitate - sa nu fie limitat la granitele organizationale ale companiei ci sa suporte conectivitati cu alte module de afaceri din alte companii.

t     Simularea realitatii - sa permita simularea proceselor de afaceri reale si sa poata atribui responsabilitati utilizatorilor care controleaza sistemul.

Pe langa aceste caracteristici generale trebuie remarcat faptul ca un ERP trebuie sa aiba o colectie a celor mai bune procese de afaceri si practici de afaceri, pe care sa le ofere utilizatorilor.

Avantaje si limite ale utilizarii sistemelor ERP

Avantaje:

t     asigura informatii on-line si in timp real pentru toate ariile functionale ale unei companii;

t     informatia este introdusa in sistem o singura data intr-o singura baza de date ceea ce asigura acuratetea si standardizarea datelor si elimina redundantele;

t     imbunatateste accesul la date in vederea luarii deciziilor in timp util pentru a sustine deciziile de afaceri;

t     diminuarea timpilor de raspuns catre client dar si la operatiile de afaceri realizate - furnizeaza instrumente de raportare manageriala divesificate ceea ce imbunatateste controlul proceselor de afaceri de catre conducerea companiei;

t     imbunatateste procesele de afaceri deoarece obliga la utilizarea "celor mai bune practici" ce sunt incluse in aplicatii;

t     faciliteaza companiilor mari sa acopere toate domeniile functionale;

t     asista activitatile cele mai importante din companie si constituie, din acest motiv, o solutie din cele mai bune pentru management;

t     conduce la integrarea completa a aplicatiilor nu numai intre departamentele unei companii ci si intre mai multe companii;

t     elimina cele mai multe probleme ale unei afaceri: criza materiilor prime, sporirea productivitatii, livrarea prompta, calitatea produselor etc.;

t     reduce golurile de informatii din organizatie si ofera un flux al informatiilor sigur si fara redundante faciliteaza introducerea celor mai noi tehnologii (Internet, Intranet, Videoconferinte, E-Commerce, EFT - Electronic Fund Transfer, EDI - Electronic Data Interchange etc.);

t     ofera o perspective globala asupra a ceea ce se intampla in cadrul structurii organizationale, asupra cerintelor actuale ale companiei dar si oportunitati pentru imbunatatirea continua si rafinarea proceselor de afaceri;

t     asigura companiei avantaje competitionale si imbunatateste imaginea companiei;

t     imbunatateste serviciile catre clienti si prin aceasta se imbunatateste imagine companiei.

Limite ale utilizarii ERP

t     durata relativ mare a implementarii;

t     costurile implementarii: cheltuiala pentru achizitionare, costuri suplimentare/ascunse (instruire, inegrare, testare, intretinere, adaptare, conversia datelor din sisteme vechi, consultanta);

t     amplificarea problemelor de securitate.

Pasul SCM - Supply Chain Management

In anii 1990 cativa autori au incercat sa puna esenta SCM intr-o singura definitie. Ea contine: obiectivele teoriei de management; grupul tinta; obiectiv-ul (ele); mijloacele pentru atingerea obiectivelor.

Obiectivul SCM este in mod evident "suplly chaine", care reprezinta o retea de organizatii ce sunt implicate prin legaturi amonte si aval, in diferite procese si activitati care produc valori sub forma produselor si serviciilor ce ajung la consumatorii finali.

Intr-un sens mai larg un SCM consta din doua sau mai multe organizatii separate legal, dar unite prin fluxuri de materiale, financiare si informatii. Aceste organizatii pot fi firme ce produc parti componente si produse finite, firme ce asigura logistica si chiar clientul final insusi.

O retea uzuala nu se concentreaza numai pe fluxurile dintr-un singur lant, ci exista fluxuri de lucru divergente si convergente intr-o retea complexa ce rezulta din mai multe ordine date de diferi clienti care trebuie realizate (deservite) in paralel. Pentru a usura complexitatea o organizatie data se poate concentra numai pe o parte din SCM general. Ca un exemplu privind in aval imaginea unei organizatii poate fi limitata de clientii clientilor ei, iar in amonte de furnizorii furnizorilor ei.

Intr-un sens restrans termenul de SCM este de asemenea aplicat unei companii mari care are cateva sedii adesea localizate in tari diferite. Coordonarea fluxurilor de materiale, informatii si financiare intr-o astfel de companie multinationala intr-un mod eficient ramane o sarcina formidabila. Oricum luarea deciziilor trebuie sa fie usoara, deoarece aceste puncte fac parte dintr-o singura organizatie mare cu un singur nivel de management. Un SCM in acest sens este numit si SCM interorganizational, in timp ce termenul intraorganizational se refera la SCM. In sens restrans, fara a tine seama de aceste diferente intre diferite unitati functionale ca marketing, productie, aprovizionare, logistica si finante este necesara o stransa colaborare, acesta fiind conditia esentiala si fireasca in firmele de astazi.

Obiectivul care guverneaza toate eforturile intr-un SCM este cresterea competitivitatii. Aceasta deoarece in ochii consumatorului final nu este responsabila o singura unitate organizatorica pentru competivitatea produselor si serviciilor ei, ci SCM ca un intreg. Deci competitivitatea a fost luata si ridicata de la o singura companie la un SCM. Evident convingerea unei companiei individuala sa devina parte dintr-un SCM necesita o situatie de succes pentru fiecare participant, la un drum lung de cursa lunga, in timp ce aceasta nu se poate implica pentru toate partile intr-o cursa scurta. Un impediment general acceptat in imbunatatirea complexitatii este asigurarea unui service superior clientilor.

Ca alternativa o firma poate sa-si cresca competivitatea prin asigurarea unui service general, acceptat la un cost minim. Sunt doua caii principale de imbunatatire:

t     una este o mai apropiata integrare a organizatiilor si inchiderea integrala a organizatiilor insolvabile,

t     a doua este o mai buna coordonare a fluxurilor materiale, informationale si financiare.

Depasind barierele organizationale, alinierea strategiilor si gestionarea lantului de aprovizionare sunt subiecte comune in acest sens. Se va defini termenul de management al lantului de aprovizionare ca fiind sarcina de a integra unitatile organizationale de-a lungul unui lant de aprovizionare, de a coordona materialele, informatiile si fluxurile financiare pentru a acoperi cererile clientului, cu scopul de a imbunatati competitivitatea lantului de aprovizionare ca un tot.

Pasul 4. CRM - Customer Relationship Management

CRM-ul (Managementul Relației cu Clienții) este un proces care ajuta la o mai buna intelegere a nevoilor si comportamentului clientilor. El ajuta la dezvoltarea si la trasarea strategiilor de afaceri pentru client si de asemenea abordeaza problemele prin implementarea lor. In termeni simpli utilizarea eficienta a unui CRM ajuta clientul si organizatia acestuia sa indeplineasca acele teluri mult dorite, acele tinte referitoare la potentialele performante, achizitii, cresterea si pastrarea afacerii. O baza de date centralizata furnizeaza informatiile despre clienti si asigura coordonarea echipelor de marketing, vanzari si suport.

Un sistem eficient de CRM are drept scop gestionarea si optimizarea ciclului de viata al clientului dar si construirea unei intelegeri corespunzatoare sau a unei legaturi intre diverse departamente, forte de vanzari si clienti in cadrul unor companii mari, care in final toate la un loc vor spori productia companiei.

CRM este o strategie comerciala care urmareste stabilirea unei relatii profitabile si de lunga durata cu clientii. Astazi, CRM este introdus in majoritatea companiilor mari. Managementul informatiei este sustinut si cunostintele companiei sunt pastrate.

Prin folosirea CRM-ului, o organizatie poate folosi inregistrarile anterioare ale potentialilor clienti si cumparatori precum si tendintele anterioare de achizitie, tendinte care le-au preferat mai devreme dar si nevoile acestora, pentru a crea un centru al clientilor si un sistem de marketing central referitor la nevoile clientilor.

Companiile care utilizeaza sisteme CRM se pot astepta imediat:

t     la pastrarea si obtinerea mai multor clienti, in consecinta la o crestere globala;

t     la cresterea si maximizarea absoluta a ciclurilor de viata a clientilor;

t     la imbunatatirea serviciilor pentru clienti prin personalizarea acestora;

Succesul unei aplicatii CRM consta in continua dezvoltare a acestuia, pentru a satisface noile nevoi si cerinte ale utilizatorilor acestuia. Este foarte important ca utilizatorul de CRM sa inteleaga ca succesul unei astfel de aplicatii consta in continua dezvoltare si modelare a functiilor aplicatiei dupa nevoile sale.

Pasul 5. BI - Business Intelligence

Luarea deciziilor bune in afacerile care sunt facute este la fel de important ca si in viata particulara. In fiecare zi trebuie sa se ia decizii care sa determine directia si eficienta activitatilor dintr-o organizatie. Se iau decizii in legatura cu productia, marketingul, personalul etc. Deciziile luate afecteaza costurile, vanzarile, profitul etc. Ca si in viata personala, cheia pentru succesul organizatiei este in modul in care se ia deciziilor. Organizatiile trebuie sa ia decizii eficiente.

Cine ia deciziile?

La prima vedere, se poate spune ca doar persoanele din varful ierarhiei (CEO, director, presedinte) trebuie sa ia decizii eficiente care sa aduca succesul in organizatie. Planurile eficiente dezvoltate de conducerea organizatiei pot esua datorita deciziilor gresite luate de catre persoane din partile inferioare ale ierarhiei in procesul de implementare sau in cel de executie. In concluzie, decizii eficiente trebuie luate de toti cei din organizatie. Deciziile eficiente luate la fiecare nivel al organizatiei duc catre succes.

Ce sunt deciziile eficiente?

Deciziile eficiente sunt acele alegeri care duc organizatia mai aproape de obiectivele stabilite in timp util. Daca se ia in consideratie definitia de mai sus se poate observa trei componente importante care ajuta personalul de decizie din cadrul organizației sa ia decizii eficiente:

t     stabilirea obiectivelor;

t     stabilirea unor marimi de masurat pentru stabilirea abaterii de la obiective;

t     stabilirea termenelor in care trebuie atinse obiectivele.

Aceste informatii reprezinta baza de plecare pentru luarea deciziilor, dar si o metoda de evaluare a calitatii deciziilor luate. Obiectivele trebuie sa fie stabilite clar si facute cunoscute tuturor celor implicati in activitatea organizatiei. Pentru ca un obiectiv sa poata sta la baza unei decizii eficiente trebuie sa defineasca si o metoda de masurare pentru stabilirea in orice moment a abaterii inregistrate in activitatea curenta.

Odata stabilite obiectivele clare, metodele de masurare ale acestor obiective si metodele de evaluare, se pune intrebarea: Cum poate o organizatie sa obtina si sa distribuie informatiile necesare pentru luarea deciziilor si evaluarea eficientei acestora? Raspunsul la aceasta intrebare este: Prin solutii de Business Intelligence.

Putem defini Business Intelligence drept platforma de prezentare a informatiilor intr-un mod corect, util si specific catre fiecare persoana de decizie in timp util pentru a putea servi in luare deciziilor eficiente.

Business Intelligence nu reprezinta un set de rapoarte tiparite sau prezentate pe ecran. Randurile unui raport de vanzari, spre exemplu, pot contine informatii detaliate si exacte, dar nu reprezinta o solutie de Business Intelligence pana cand nu sunt puse intr-un format care poate fi usor inteles si interpretat de catre o persoana de decizie in vederea stabilirii unei solutii eficiente pentru o situatie particular intalnita in activitatea curenta.

Rezumat

Se manifesta in mod clar o tendinta spre divizarea costurilor software-ului sistemelor informatice. Reducerea costurilor sistemelor informatice se datoreaza, pe de o parte, reducerii costurilor hardware-ului, iar pe de alta parte, reducerii costurilor software-ului.

Tendintele din domeniul retelelor de calculatoare cuprind diverse aspecte, cum ar fi aparitia si dezvoltarea de noi protocoale si medii de comunicatie ce permit viteze de transport de ordinul gigabitilor/sec, dezvoltarea fara precedent a comunicatiilor fara fir, dezvoltarea retelelor de sateliti, a accesului la distanta in scopul unor operatiuni de comert electronic sau pentru diverse tranzitii electronice on-line.

Bazele de date clasice sau relationale ofera prea putin suport teoretic si practi pentru tipurile neconventionale de date. Bazele de date orientate obiect permit crearea de obiecte complexe din componente mai simple, fiecare avand propriile atribute si propriul comportament, in acest fel ele reusesc sa ofere solutii pentru problemele si aplicatiile amintite anterior.

Pentru aplicatiile traditionale pentru care au fost concepute, sistemele relationale satisfac cerintele acestora. Descrierea datelor sub forma de tabele corespunde bine tipului de informatii manipulate de aceste aplicatii. O data cu scaderea costului calculatoarelor si cresterea puterii lor de calcul au aparut noi aplicatii care manipuleaza cantitati mari de date. Printre acestea enumeram: sisteme pentru proiectarea asistata de calculator, sisteme multimedia, sisteme deschise.

In cadrul unei firme se pot intalni sase tipuri de sisteme informatice structurate pe 4 nivele:

Nivelul strategic - acestui nivel ii corespunde sistemul informatic executiv, EIS.

Nivelul tactic - la acest nivel se regasesc sistemul suport al deciziilor, DSS, si sistemul informatic managerial, MIS.

Nivelul de cunostinte - sistemul bazat pe cunostinte, Knowledge Based System - KBS.

Nivelul operational - se regasesc sistemul de automatizare a activitatilor din birouri (Office Automation System - OAS) si sistemul de procesare a tranzactiilor (Transaction Processing System - TPS).

Concluzii

Tendintele manifestate in dezvoltarea sistemelor informatice:

t     Tendinta spre divizarea costurilor software-ului sistemelor informatice

t     Tendința spre tehnologia sistemelor informatice bazate pe retele de calculatoare

t     Tendinta spre baze de date orientate obiect.

Sistemele informatice de tip nou:

t     Sisteme de proiectare asistata de calculator

t     Sisteme multimedia

t     Sisteme deschise

t     Sisteme pentru comertul electronic

Sistemele integrate:

t     ERP (Enterprise Resource Planninng).

t     SCM (Supply Chain Management).

t     CRM (Customer Relations Management).

t     BI (Business Intelligence).

t     PLM (Product Lifecycle Management).

Recomandari bibliografice

Teste de autoevaluare

Rolul sistemelor ERP in cadrul unei firme este acela de a:

a.         integra si ordona informatia, imbunatati cooperarea dintre diverse compartimente si asistarea procesului de management de nivel superior

b.         coordona fluxurile de materiale, informatii si financiare intr-o companie multinationala intr-un mod eficient

c.         ajuta clientul si organizatia acestuia sa atinga performantele dorite, in achizitii, cresterea si pastrarea afacerii

Rolul unui CRM este acela de a:

a.         integra si ordona informatia, imbunatati cooperarea dintre diverse compartimente si asistarea procesului de management de nivel superior

b.         coordona fluxurile de materiale, informatii si financiare intr-o companie multinationala intr-un mod eficient

c.         ajuta clientul si organizatia acestuia sa atinga performantele dorite, in achizitii, cresterea si pastrarea afacerii