Societatea informationala - societatea cunoasterii, cerinta a dezvoltarii umane

1.1 Istoric. Concept. Uniunea Europeana si societatea informationala

Societatea informationala este o forma noua a civilizatiei umane in care accesul egal si universal la informatie, in corelatie cu o infrastructura informationala si de comunicatii dezvoltata, contribuie la o dezvoltare social-economica durabila, la reducerea gradului de saracie, la imbunatatirea calitatii vietii umane in general. Societatea informationala este tipul de societate a carei civilizatie materiala si spirituala consacra rolul decisiv al informatiei si al cunosterii ca surse de performanta economica, de rationalitate, coerenta si sinergie a actiunii sociale.

Informatia a devenit nu numai un factor major al procesului de producere, dar si una din resursele la fel de importante precum energia, petrolul, metalele, obtinand, totodata, o calitate cu totul deosebita - ea nu se epuizeaza, ci dimpotriva, valoarea ei creste cu atat mai mult, cu cat este mai intens si frecvent folosita, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.

Cunostintele sunt recunoscute ca un factor esential al dezvoltarii. Ele sunt un factor strategic cheie pentru competitivitatea economica intr-o lume globalizata, iar dezvoltarea diferentiata a tarilor se datoreaza modului diferit de aplicare si circulatie a lor in societate.

Conceptul de societate informationala a fost enuntat in anul 1980 de cercetatorul japonez Yomeji Masuda pentru a exprima esenta societatii post-industriale, contrapusa societatii industriale careia ii succede. Ea se caracterizeaza prin afirmarea nevoilor de comunicare si informare ca nevoi umane primare, corespunzator asumarii explicite si active, de catre subiectii individuali si colectivi, a statutului de agenti informationali si cognitivi.

La originea evolutiei omenirii catre societatea informationala se situeaza cresterea complexitatii sistemelor economico-sociale, accentuarea necesitatilor de cunostere si interventie inteligenta asupra acestora, reflectate in cerinte fara precedent- ca volum, diversitate si sofisticare - in materie de comunicare si prelucrare a informatiilor si cunostiintelor.

Sunt doua evenimentele care au marcat si prefigurat aparitia si evolutia societatii informationale:

Primul este datat din anul 1992, cand vice-presedintele Statelor Unite ale Americii, Al Gore, a lansat conceptul de Autostrada Informationala (information highway). Conceptul a avut un pronuntat caracter tehnic si tehnologic si s-a bazat in principal pe progresul tehnologic al Statelor Unite in domeniul industriei electronice si al comunicatiilor. A fost un moment in care Statele Unite dispuneau de resurse tehnice, tehnologice si financiare pentru crearea de echipamente si sisteme care sa ofere cai mai rapide si mai eficiente de transmitere a informatiilor.

Europa, amenintata de aceasta provocare americana, a reactionat prin realizarea raportului intitulat Europa si Societatea Informationala Globala: Recomandari pentru Consiliul Europei. Cunoscut si sub numele de Raportul Bangemann, raportul reunea concluziile si recomandarile unui grup de 20 de experti, coordonat de Martin Bangemann si a fost prezentat reuniunii Consiliului Europei din 24-25 iunie 1994, care a avut loc in Corfu. Este momentul in care Consiliul Europei a decis constituirea Consiliului pentru Societatea Informationala (CSI) un organism specializat, dedicat in exclusivitate stabilirii cailor concrete de aplicare a recomandarilor din raportul Bangemann, iar in 19 iulie 1994 a fost elaborat primul plan european de actiune pentru Societatea Informationala, intitulat Drumul Europei catre Societatea Informationala.

Acest moment a luat prin surprindere multe din tarile Europei; unele dispuneau de o infrastructura mai buna de comunicatii, altele dispuneau de o industrie electronica mai puternica, iar altele nici nu se gandeau la asa ceva, fiind mult mai mult preocupate si angrenate in gasirea de solutii si rezolvarea unor probleme economice si sociale interne, cum ar fi scaderea economica, cresterea ratei somajului si a inflatiei etc.

Dar foarte curand aceste tari, membre ale Uniunii Europei, au descoperit ca noile tehnologii ale informatiei si comunicatiilor si planurile actualizate ale Uniunii Europene pentru construirea unei Societati Informationale Globale reprezentau un raspuns cu un mare potential de solutionare a problemelor cu care se confruntau.

Toate guvernele tarilor membre ale Uniunii Europei au evaluat rapid, si au descoperit care sunt castigurile, mai ales, care sunt pierderile pricinuite de amanarea construirii sau neconstruirea societatii informationale atat in planul crearii de noi locuri de munca, al cresterii calitatii serviciilor publice in conditiile unor costuri reduse, al reducerii poluarii, al descongestionarii traficului in marile orase si pe autostrazi, cat si in cel al cresterii nivelului de educatie si de cunoastere, indeosebi al tinerilor dar si in decursul intregii vieti (lifelong learning), al dezvoltarii economice sustinute in ansamblu.

Drept urmare toate guvernele europene au declansat la nivel national un amplu proces de analiza a cailor si mijloacelor prin care pot demara procesul de construire a societatii informationale.

In acest moment nu mai exista tara europeana care sa nu dispuna de o strategie proprie pentru societatea informationala, mai mult sau mai putin acordata cu cea a Uniunii Europene, dar desigur exista mari diferente intre acestea datorita in special conditiilor tehnice, tehnologice si economice initiale de pornire ale fiecarei tari, precum si de potentialul lor uman, economic si financiar.

Un rol important in definirea obiectivelor si mijloacelor de realizare a societatii informationale l-au jucat si, din pacate, il mai joaca gradul diferit de intelegere a conceptului de societate informationala si a potentialelor beneficii rezultate din construirea acesteia, de catre politicieni si guvernanti si, nu in ultimul rand, prezenta sau absenta vointei politice a acestora de a actiona in aceasta directie.

Uniunea Europeana (UE) si Comisia Comunitatilor Europene (CCE) au reprezentat si reprezinta un centru puternic de sprijinire financiara, logistica, organizatorica si administrativa pentru asigurarea unei strategii europene si a unor planuri de actiune coerente pentru societatea informationala.

Constienta de marele decalaj de potential economic si de dezvoltare care exista intre tarile Uniunii Europei si cele din fostul bloc comunist, UE si CCE au initiat o serie de actiuni de cooperare intre aceste state, a creat organisme speciale pentru analiza si identificarea metodelor si formelor prin care aceste tari foste comuniste se pot integra in marea familie a tarilor europene, in ciuda unei continue recesiuni economice, a unei cresteri alarmante a ratei somajului si deteriorarii nivelului de trai al locuitorilor acestor tari.

Au fost initiate programe speciale de sprijinire a acestor tari atat pentru stoparea declinului economic, cat si pentru relansarea economica in conditiile unei tranzitii, mai mult sau mai putin evidente, spre economia de piata. Marea majoritate a acestor tari au declansat si un proces simultan de tranzitie spre Societatea Informationala in scopul crearii conditiilor unei integrari line in Uniunea Europeana.

Se poate spune ca in toti acesti ani a existat un curent favorabil pentru dezvoltare si punerea bazelor Societatii Informationale bazata pe Cunoastere.

Avansul societatii informationale este considerat a fi indus prin dezvoltarea exploziva, in ultimele trei decenii, a tehnologiei micro-electronice si informatice, a industriei calculatoarelor si serviciilor de telecomunicatii, fara ca, in virtutea acestui fapt, ea sa poata fi redusa la acceptiunea simplista de "societate cablata", dependenta pana la subordonare, fata de masinile de calcul si inteligenta artificiala.

Evolutia omenirii, prin informatizare, catre societatea informationala, reprezinta tendinta majora a contemporaneitatii; ea este caracterizata printr-o extindere de talie planetara, prin schimbari alerte, revolutionare si inexorabile ale sistemului social in ansamblul sau; ea intensifica procesul de globalizare a vietii social-economice, in special prin intermediul magistralelor informationale transfrontiera.

Practica internationala demonstreaza impactul pozitiv al infrastructurii informationale si de comunicatii asupra dezvoltarii societatii contempo-rane, care consta in:

diversificarea posibilitatilor de acces la informatie si la resursele informationale publice in toate domeniile de activitate umana: guvernarea electronica, economia electronica, comertul electronic, invatamantul electronic, cultura electronica, medicina electronica etc;

precum si in cresterea nivelului de ocupatie a populatiei prin crearea a noi locuri de munca.

Devenita, in anii '90, o realitate tangibila a tarilor avansate ale lumii, societatea informationala constituie o miza strategica pentru toate tarile inscrise pe traiectoria civilizatiei, indiferent de nivelul decalajelor existente, la un moment dat, in dezvoltarea economiilor si infrastructurilor lor informatice.

Societatea informationala are drept trasaturi definitorii:

Ø           ponderea dominanta si importanta critica ale resurselor informationale si cunostintelor in sistemul resurselor disponibile,

Ø           rolul prioritar al activitatilor de cercetare stiintifica si inovare tehnologica,

Ø           accentuarea dimensiunii informationale si de conceptie a muncii,

Ø           dinamica inalta a sectorului economic al producerii si difuzarii de bunuri informationale.

Tipice pentru aceasta societate sunt preponderenta activitatilor umane desfasurate in regim de asistare cu calculatorul, a lucrului interactiv si de acces de la distanta pentru participantii dispersati teritorial, depasindu-se barierele spatiului geografic; reprezentative in acest sens sunt invatamantul la distanta, lucrul la distanta, tele-video-conferintele etc.

Economia societatii informationale este de tip tehnologico-informa-tional intensiv, asigurand in cadrul firmelor bazate pe informatie - o valorificare inalta a resurselor materiale si de munca, pe seama unei investitii ridicate de inteligenta. Aceasta conduce la preponderenta produselor cu informatica incorporata, precum si la accesibilitatea larga, pentru cetateni, a facilitatilor sistemelor informatice, atat la locul de munca, cat si in viata lor publica si privata.

Infrastructura tipica pentru societatea informationala este reprezentata de retelele de calculatoare si telecomunicatii si de statiile de lucru inteligente, pe care devin operationale sistemele expert si sisteme de tip "multi-media", care integreaza informatia de tip text, sunet si imagine in scopul asistarii procesului de cunoastere, conceptiei si, nu in ultimul rand al deciziei.

Referitor la dimensiunea geografica a societatii informationale, se observa existenta a trei centri principali in care necesitatea trecerii la era informationala a fost constientizata pe deplin: S.U.A., Europa (si in special tarile din Uniunea Europeana) si Japonia. In aceste zone noile tehnologii informationale si de comunicatie au avut un impact deosebit, contribuind la modificarea fundamentala a organizarii si functionarii institutiilor statului, a activitatii economice, in general a modului de a munci, trai si comunica al cetatenilor.

1.2 Locul si rolul Administratiei publice in societatea informationala

Construirea societatii informationale este un proces amplu, complex si de lunga durata. Componentele sale de baza fiind de natura tehnologica, financiara, economica, sociala si culturala.

In cei 13 ani scursi de la aparitia documentului lui Al Gore, s-au manifestat primele trei componente, in sensul ca s-a investit foarte mult in cercetarea si producerea de tehnologii din ce in ce mai performante, care sa asigure stocarea si manipularea in conditii de securitate sporite a unui volum din ce in ce mai mare de informatii, s-a urmarit cu consecventa obtinerea de rezultate financiare mai mult decat pozitive si pe termen scurt/mediu.

Fig.1 Elementele componente ale societatii romanesti

Schema prezentata ilustreaza modul in care interactioneaza cele 5 componente in vederea cresterii nivelului de informare si comunicare, a nivelului cantitativ si calitativ al serviciilor oferite de administratia publica si comunitatea de afaceri catre cetateni, a rolului primordial pe care trebuie sa-l joace sectorul industriei de software si cel al comunicatiilor in asigurarea bazei tehnice si tehnologice pentru realizarea dezideratelor de mai sus, precum si de pozitia de avangarda pe care trebuie sa se situeze cercetarea stiintifica in vederea gasirii de solutii adecvate, moderne pentru problemele cu care se confrunta administratia publica, sectorul de tehnologie a informatiei si comunicatiilor, precum si mai marile sau mai micile societati comerciale si intreprinderi de productie.

Se poate afirma ca pana acum, societatea informationala a fost redusa la producerea si comercializarea de echipamente si programe din ce in ce mai performante intr-o spirala ascendenta, fiecare noua dezvoltare tehnologica atragand dupa sine cresterea posibilitatii de ridicare a performantelor in domeniul programelor de baza si reciproc. S-a ajuns in acesti ani ca, de exemplu, memoria RAM sa evolueze de la 8 MB, acceptabila la inceputul anilor '90 si "suficienta" pentru sistemele de operare ale acelor ani, la valori incredibile de nivelul sutelor de MB, atat ca urmare a dezvoltarii micro si nanotehnologiilor, si de a pune de acord performantele hardware cu cerintele tot mai mari ale software-lui performant. Acelasi lucru se poate spune si despre frecventa de lucru a microprocesoarelor care au cunoscut un salt fantastic de la 20-40 MHz la inceputul anilor '90 la 2GHz si chiar mai mult in zilele noastre. Aceasta cursa a condus intr-un timp foarte scurt la innoirea domeniului de la nivelul a 3-4 ani la nivelul unui an si, in unele cazuri, chiar la nivelul lunilor.

Fiecare din marii producatori de hardware sau dezvoltatori de software de baza lanseaza aproape anual noi generatii de echipamente si noi versiuni de "medii performante de dezvoltare".

In fiecare an sunt descoperite si lansate concepte noi care beneficiaza de sufixul e. De la incercarile timide din anii '95-'96 de a introduce conceptul de e-commerce, s-a ajuns in perioada 1998-2005 la promovarea conceptelor de e-business, e-learning, e-procurment, e-vote, e-democracy, e-referendum, e-library si e-government. Practic la inceputul anului 2006 se poate vorbi de conceptul de e-everything.

In plus, in domeniul comunicatiilor s-a produs o mutatie majora, cele radio si cele mobile castigand intr-un ritm accelerat o piata care avea nevoie de mai multa flexibilitate si mobilitate, caracteristici pe care telefonia fixa nu le poate oferi. 3G este insa pe cale sa devina o solutie tehnologica demodata, 4G fiind de asteptat sa se produca pana la finele anului 2005.

Tehnologia informatiei si comunicatiilor a cunoscut o evolutie mai mult decat spectaculoasa, business-ul cu PC-uri (mai mult "no-name") si jocuri devenind unul foarte profitabil. Din pacate mergandu-se "pe facil" in vanzarea de echipamente si programe de divertisment, majoritatea cetatenilor si-au format si, din pacate, si-au consolidat perceptia ca PC-urile sunt doar pentru copii si sunt destinate "jocurilor pe calculator".

Evenimentul care a revolutionat cu adevarat modul de percepere a societatii informationale de catre marea masa de cetateni a fost utilizarea Internetului.

S-a perceput astfel pentru prima data ca PC-urile sunt si o poarta de acces simplu si rapid la stiinta si cultura universala, dar si o fereastra pentru invatare si cunoastere permanenta.

S-a facut astfel un prim si important pas spre esenta Societatii Informationale si anume adaugarea sintagmei de Societate a Cunoasterii. Aceasta sintagma exprima atat fenomenul invatarii propriu-zise, cat si cel al folosirii cunostintelor in procesul de formare si afirmare a personalitatii umane, in procesul de inovare continua si de asigurare a unui fundament stiintific dezvoltarii economice si sociale a omenirii.

Definiti pentru o lunga perioada de timp si in multe comunitati drept "platitori de taxe" (tax payers), cetatenii si organizatiile cetatenesti tind sa devina "parteneri asociati" la actul de guvernare. Are loc un proces de modernizare a "democratiei reprezentative" si se constata o deplasare catre "democratia participativa".

Traim intr-o perioada in care Societatea Informationala-Societate a Cunoasterii incepe sa-si contureze si aspectele neglijate si neevidentiate in primele stagii de dezvoltare a sa: componenta sociala si cea culturala.

Traim intr-o perioada in care se redefinesc relatiile dintre entitatile indicate in figura de mai sus, se pune pe baze noi intreaga structura economica, sociala si culturala a tuturor statelor lumii in contextul procesului de globalizare al economiei mondiale si a utilizarii din ce in ce mai eficiente a tehnologiei informatiei si comunicatiilor.

Intr-o societate moderna cum este cea informationala si a cunoasterii, rolul guvernelor trebuie adaptat schimbarilor din economie.

Actul de guvernare trebuie privit ca un proces de business al carui principal obiectiv trebuie sa devina diversificarea si imbunatatirea calitatii serviciilor catre cetateni, in calitatea lor de "clienti" ai guvernului. Se vehiculeaza in acest sens tot mai des sintagma "reinventarea guvernului" (regandirea guvernului, reingineria guvernarii), care are in vedere identificarea strategiilor de regandire a valorilor de baza ale principalelor servicii guvernamentale, imbunatatirea radicala a serviciilor oferite cetatenilor, reducerea costurilor si regandirea proceselor si procedurilor administrative.

Pe de alta parte, insasi guvernarea trebuie transformata prin schimba-rea rolului cetateanului din cel de platitor de taxe in cel de "asociat la actul de guvernare".

Obiectivul acestei actiuni este acela de a reexamina natura si rolul institutiilor democratice, rolul sectorului privat, al relatiilor dintre cetatean si stat, viitorul statului-natiune, precum noile cerinte impuse unei guvernari intr-o economie globalizata si interconectata.

Societatea Informationala este societatea secolului XXI.

Ea va trebui sa creeze si sa asigure conditii echitabile, pentru toti cetatenii planetei, de a avea acces la informatii si cunostinte. Societatea Informationala va trebui sa fie prin insasi natura sa, o societate democratica. Parafrazand un bine cunoscut autor, putem aprecia ca Societatea Informationala "trebuie sa fie o societate pentru toti cetatenii sau nu va mai fi deloc!"

1.3 Informatia - element fundamental al cunoasterii

Notiunea de informatie

Informatia este o reprezentare simbolica asupra unor entitati din realitate, avand caracter de noutate si utilitate pentru subiectii receptori. Este generata prin procese de cunoastere de natura observarii directe sau a interpretarii semantice de mesaje.

Informatia constituie un obiect de studiu complex si interdisciplinar, aparand in ipostaze multiple, ca operator de baza al functionarii intelectului uman si al sistemelor cu inteligenta artificiala, substanta a actelor de comunicare interumane si reper esential al proceselor de conceptie, decizie si actiune individuala si colectiva, determinant pentru nivelul de rationalitate a comportamentelor umane[1].

Informatia mareste, in general, gradul de cunoastere al omului in raport cu anumite evenimente, experiente, obiecte, cu mediul inconjurator la modul general, deoarece informatia reprezinta un plus de cunoastere, avand un caracter de noutate.

Notiunea de informatie este greu de definit, fiind o notiune axiomatica. Ea reprezinta o forma de manifestare a materiei, alaturi de substanta si energie.

Mai jos sunt prezentate cateva incercari de definire a informatiei.

}n Dictionarul de Informatica si Cibernetica regasim urmatoarea definitie:

Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificatii pentru un sistem in actiune si care dispune de proprietatea de a genera actiuni predictive ale sistemului in raport cu repertoriul cunoscut de actiuni".

Savantul roman Pavel Apostol a definit informatia ca:

"Informatia este o instiintare in general".

Dictionarul explicativ al limbii romane trateaza informatia ca fiind:

"Fiecare dintre elementele noi in raport fata de cunostintele prealabile in semnificatia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicatia unui instrument)";

}n Teoria Comunicatiilor:

"Informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului ei un spor de cunoastere ".

Dezvoltarea fara precedent a societatii umane, in general, si a activitatilor social-economice in special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea si tratarea informatiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informatiilor si o crestere masiva a volumului de informatie.

Astfel sunt foarte multe criterii de clasificare a informatiei, insa, din toate acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune in evidenta importanta informatiei in societatea actuala, in birotica si in procesul de management.

1) Clasificarea informatiei din punct de vedere al exprimarii fenome-nului:

a) informatie de tip analogic - care se refera la parametrii cu variatie continua;

b) informatie de tip numeric - care se refera la cifre obtinute prin masurare, cantarire;

c) informatie nenumerica - concepte, liste.

2) Clasificarea informatiei dupa situarea in timp fata de desfasurarea procesului:

a) informatie activa - care se refera la procese in curs de desfasurare (procese operative);

b) informatie pasiva - referitoare la procese si fenomene care au avut loc;

c) informatie de tip previzional - referitoare la procese viitoare.

3) Clasificarea informatiei din punct de vedere al continutului acesteia:

a) informatie elementara - acea informatie care nu se mai poate descompune;

b) informatie complexa - acea informatie obtinuta prin agregarea informatiilor elementare;

c) informatie de tip sintetic - aspecte de obtinere a unor indicatori sintetici.

4) Clasificarea informatiei dupa domeniul de activitate:

a) informatie tehnologica - referitoare la procesele tehnologice;

b) informatie tehnico-stiintifica - referitoare la activitatea tehni-co-stiintifica;

c) informatie de tip economic - care se refera la activitatea economica etc.

5) Clasificarea informatiei dupa forma de stocare pe un anumit suport:

a) informatie sub forma analogica - consta in reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor si imaginilor asa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de inregistrare fara a fi necesara o conversie sau o codificare a acestora inainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informatie.

Exemple:

inregistrarea mesajelor si altor informatii sonore pe banda magnetica cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg raspandite (magnetofon, casetofon), precum si a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

inregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activitati, operatii si procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine si sunet de tip videorecorder, videocamera.

b) informatie digitala - forma digitala a informatiei se realizeaza fie pornind de la forma analogica a acesteia, fie pornind de la fenomenul real; in ambele cazuri are loc o codificare numerica, o evaluare cantitativa, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentarii.

Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de valori binare (0 si 1) ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatia este introdusa in sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informatiilor. Odata introdusa, informatia se transmite si se memoreaza sub forma digitala chiar din momentul perceperii acesteia, fara a mai fi necesara si o conversie prealabila a ei.

Informatiile analogice pentru a fi supuse procesarii computerizate, trebuie supuse conversiei in forma digitala cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic in digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce in configuratia unui sistem informatic de birou .

Forma digitala a informatiei prezinta urmatoarele avantaje:

inregistrarea, memorarea si transmiterea informatiei sunt realizate cu o inalta fidelitate;

posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru memorarea si procesarea informatiei digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regasirea selectiva si rapida a informatiei memorate;

costul relativ redus al informatiei memorate, procesate si comunicate in forma digitala.

6) Clasificarea informatiei dupa natura sa :

a) informatia sub forma de date: numerice, alfanumerice, parti-cipand la efectuarea unei game largi de operatii matematice si logice cu larga aplicabilitate in activitatile economice, de cercetare stiintifica, proiectare tehnologica, statistica, administratie;

b) informatia sub forma de texte - acea informatie organizata sub forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. Acest tip de informatie este destinata prelucrarii cu programe adecvate de editare si tehnoredactare a textelor, control gramatical si semantic al cuvintelor, punerii in forma si apoi in pagina a textului de redactat;

c) informatia sub forma de documente grafice - destinate perce-perii vizuale de catre factorii umani prin afisarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimanta sau la dispozitivul de tiparire a desenelor (plotter). Un document poate contine ca imagini prelucrate grafic, date sub forma de rapoarte si situatii, texte explicative, reprezentari grafice, desene, schite tehnice, imagini fotografiate;

d) informatia sub forma de secvente audio generate de vocea umana, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetiza-toare electronice de voce si acustice;

e) informatia sub forma de secvente video - de natura animata sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafica bidimensionala sau tridimensionala care sunt de cele mai multe ori insotite de informatie sonora: voce sau sunet.

7) Clasificarea informatiei din punct de vedere al suportului informa-tional :

a) informatie pe suporturi tehnice de informatii:

-informatie pe suporturi magnetice:

- banda magnetica, caseta magnetica, discul magnetic, cartela magnetica;

-informatie pe suporturi cu lectura optica

- discurile optice de mare capacitate a caror informatie digitalizata este citita optic cu dispozitive laser;

- informatia memorata pe suporturile tehnice este inregistrata si poate fi citita numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire-scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire si scriere pe suporturile magnetice, unitatile de lectura optica a discurilor tip CD-ROM, etc.

b) informatie pe suporturi grafice- informatie pe suporturi opace:

din hartie, documentele clasice;

documentele informatice si birotice (obtinute la imprimanta), documentele realizate cu ajutorul plotter-ului.

În locul hartiei se pot utiliza insa o gama larga de inlocuitori sintetici cu caracteristici si calitati grafice asemanatoare sau superioare hartiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).

c) informatie pe suporturi transparente - din pelicula fotografica sau pelicula de film, microfilm care poate fi lecturata numai dupa ce imaginea inregistrata este marita.

Informatia-calitate si utilitate

Calitatea informatiei este foarte importanta, utilizarea informatiei depinzand de caracteristicile acesteia.

O informatie de calitate trebuie sa fie in acelasi timp: consistenta, relevanta, oportuna, exacta si accesibila.

Pentru a analiza o informatie din punct de vedere calitativ trebuie sa explicam relatia: informatie-cunostinta. Informatia reprezinta acel plus de cunoastere cu caracter obiectiv, pe cand cunostinta reprezinta tot un plus de cunoastere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevanta unei informatii poate fi analizata ca o suma de cunostinte care pot duce la luarea unei decizii corecte si in lipsa carora decizia luata putea fi incorecta.

Atentie! Relevanta unei informatii pentru o anumita decizie nu inseamna relevanta acelei informatii pentru orice decizie, astfel incat o informatie poate fi irelevanta pentru o decizie dar relevanta pentru o alta decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia ca informatia reprezinta forma data unei cunostinte pentru a permite comunicarea si manipularea acesteia. Manipularea unei informatii este influentata de exactitatea (acuratetea) ei astfel: daca informatia este exacta, continutul ei va reflecta situatia reala a fenomenului si va influenta de asemenea luarea deciziei. O informatie inexacta duce la consecinte foarte grave.

Oportunitatea unei informatii implica existenta unui decalaj corespunzator intre momentul receptionarii informatiei si momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de importanta in orice activitate si mai ales in procesul de conducere pentru ca o informatie obtinuta cu intarziere are o valoare scazuta sau isi pierde in totalitate valoarea. Informatia este un produs perisabil.

Oportunitatea informatiei depinde in foarte mare masura de procesul de informare, care stabileste legatura intre subsistemul condus si subsistemul conducator. Centrul de decizie este reprezentat de receptor in sensul ca la acesta ajung datele transmise si stocate de catre emitator. Emitatorul oglindeste comportarea cantitativ-calitativa a unei organizatii economice.

Mai jos este figurat procesul de informare despre care am vorbit in paragraful anterior:

Figura 2

EMI|{TOR CANAL DE TRANSMITERE RECEPTOR

Figura 3

Emitatorul emite cat mai multe informatii reprezentand comportari cantitative ale organizatiei, oglindind comportamentul organizatiei respective din punct de vedere calitativ.

Canalul de transmitere al datelor si informatiilor are menirea de a asigura transmiterea rapida a datelor astfel incat acestea sa ajunga in timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua deciziile care trebuie luate si de a transmite fidel informatiile. Canalul trebuie sa aiba capacitate de decodificare si trebuie sa fie pe aceeasi lungime de unda cu emitatorul.

Din figura 3 reiese ca procesul de informare se realizeaza in doua sensuri:

Ø   conexiunea directa care reprezinta informatiile de decizie;

Ø   conexiunea inversa care reprezinta informatiile de stare, privitoare la starea sistemului condus.

Revenind la caracteristicile informatiei trebuie sa subliniem ca, pe langa relevanta, oportunitate, acuratete, informatia trebuie sa aiba si consistenta si de asemenea sa fie si accesibila.

Consistenta informatiei se refera la faptul ca o informatie trebuie sa furnizeze cat mai multe cunostinte celui care o receptioneaza.

Accesibilitatea unei informatii se refera la modul de prezentare al informatiei care determina viteza de trecere de la informatie la cunostinta. O informatie confuza se proceseaza mult mai greu decat o informatie clara.

Utilitatea unei informatii poate fi legata de un compartiment al organizatiei economice, de un nivel de conducere sau de organizatia economica in general. Într-o organizatie economica volumul informatiilor este foarte mare ceea ce necesita existenta unui sistem informational bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizatii.

Urmatoarea reprezentare grafica nu este altceva decat figura 3 extinsa:

Informatii catre  Informatii de la

SISTEMUL CONDUC{TOR

alte sisteme  alte sisteme

Decizii  Informatii de stare

Resurse Produse, servicii, lucrari

SISTEMUL CONDUS

Figura 4

Fluxul informational este o sectiune prin circuitul informational si reprezinta cantitatea de informatie care circula intre doua puncte ale grafului organizational avand: destinatie, continut, sens si frecventa bine stabilita.

Circuitul informational cuprinde drumul pe care il parcurge informatia din momentul aparitiei unui eveniment si pana cand pe baza cunoasterii lui, se declanseaza un alt eveniment.

Sistemul informational este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate in mod unitar si prin intermediul carora se asigura legatura informationala dintre subsistemul condus si cel conducator, dintre diferitele departamente ale organizatiei, cu scopul realizarii unei bune comunicari care sa permita desfasurarea in bune conditii a activitatii organizatiei astfel incat sa se ajunga la indeplinirea obiectivelor propuse.

O alta definitie a sistemului informational il contureaza ca fiind un ansamblu de procedee, metode si mijloace prin care se asigura culegerea, transmiterea, prelucrarea dar si valorificarea informatiilor.

Sistemul informational este o componenta a sistemului de manage-ment alaturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional si sistemul de metode si tehnici de conducere. Din aceasta perspectiva sistemul informational poate fi definit ca totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o unitate economica, avand ca scop asigurarea suportului informational necesar pentru stabilirea si indeplinirea obiectivelor.

Este bine cunoscut ca sistemul informational, ca o componenta a sistemului de conducere, are un rol important in functionalitatea si eficienta economica a firmei deoarece el ofera materia prima informationala pentru indeplinirea obiectivelor si executarea sarcinilor, competentelor, responsa-bilitatilor, atat de catre conducere cat si de personalul de executie.

Sistemul informational, prin componenta sa, are pentru unitatea economica acelasi rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc. Componenta sistemului informational este urmatoarea :

a) Datele si informatiile

Data - este o insiruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumita semnificatie, o descriere letrica / cifrica a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei actiuni din cadrul sau din afara unitatii economice, constituind componenta primara a sistemului informational.

Informatia - acea data care aduce un plus de cunoastere si care serveste pentru luarea unei decizii sau traducerea in viata a acestora prin actiunea ce urmeaza.

În cadrul unei firme, informatiile au o tripla dimensiune :

social generala - exprima rolul informatiei din cadrul firmei in manifestarea componentilor sai ca cetateni ai tarii, ca purtatori ai anumitor drepturi si obligatii, in exercitarea carora informatiile vehiculate au o pondere apreciabila;

organizationala - rezida in rolul informatiilor in stabilirea si operationalizarea obiectivelor firmei;

individuala - prin continut si mod de reprezentare influenteaza substantial si potential aspiratiile fiecarui salariat si gradul de satisfacere al acestora.

Datele reprezinta elementele componente ale informatiei, ele constituind suportul formal al acesteia.

Exista doua categorii de informatii si anume: informatii elementare (obtinute din constatari asupra unui obiect, fenomen) si informatii complexe (obtinute ca urmare a agregarii informatilor elementare).

Orice informatie are o componenta calitativa numita si identificator care indica natura obiectului la care se refera informatia si o componenta cantitativa numita si componenta de stare care indica fie o stare in care se gaseste obiectul, fie o valoare pe care o are.

b) Fluxurile informationale reprezinta ansamblul de informatii necesar desfasurarii unei activitati sau chiar activitati de transmitere de informatii intre emitator si receptor.

În cadrul firmelor moderne se incearca stabilirea unor fluxuri informationale cat mai directe prin evitarea punctelor intermediare si cat mai scurte prin evitarea prelungirii lor in aval sau in amonte de beneficiarii vizati.

c) Circuitele informationale reprezinta acele itinerarii parcurse de date si informatii de la generare pana la activarea sau distrugerea lor in functie de caracteristicile organizatorice ale emitatorilor si beneficiarilor de informatii.

d) Procedurile informationale sunt acele operatii executate in cadrul unui circuit informational care constau intr-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilita a datelor si informatiilor, anumite mijloace de tratare a informatiilor.

e) Mijloacele de tratare a informatiilor sunt componenta tehnico-materiala a sistemului informational incluzand instrumentele si echipamen-tele care folosesc in tratarea (culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea) informatiilor precum si in stocarea informatiilor.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt: manuale, mecanice, computerizate, automatizate.

În dezbaterea notiunii de sistem informational trebuie sa precizam functiile sale in cadrul unitatii economice. Aceste functii sunt :

Functia documentara care asigura indeplinirea operatiilor de inregistrare si transmitere a informatiilor avand ca finalitate imbogatirea cunostintelor personalului firmei.

Functia operationala pentru informarea personalului in scopul realizarii sarcinilor care revin fiecarui angajat al firmei.

Functia decizionala care este si cea mai importanta si care consta in asigurarea informatiilor pentru initierea, fundamentarea si adoptarea deciziilor manageriale.

Eficienta informatiei

Eficienta informatiei reprezinta raportul dintre valoarea informatiei si costul informatiei, de aceea este important sa se stabileasca o valoare optima a acestui raport. Pentru aceasta se foloseste reprezentarea grafica a celor doua elemente ale raportului .

Figura 5

Se observa din reprezentarea grafica de mai sus cum, cresterea valorii informatiei duce la cresterea costului acesteia pana la un anumit nivel. Dupa acest nivel raportul de crestere al celor doua marimi se inverseaza si de aceea este necesar sa stabilim punctul k optim, punct care reprezinta cantitatea optima de informatii ce trebuie prelucrata.

Procesul managerial este inteles in primul rand ca un proces de utilizare a informatiei prin ciclul: INFORMA|IE - DECIZIE - AC|IUNE, de aceea managementul poate fi conceput ca o serie de parti ce implica receptionarea, procesarea si transmiterea informatiei. Cu alte cuvinte, managementul este asaltat de o multime de informatii care trebuie sa fie in primul rand eficiente pentru a nu duce la luarea unor decizii incorecte care sa duca la consecinte foarte grave.

Cerintele sistemului informatic birotic

Culegerea, transmiterea si prelucrarea informatiilor constituie un proces complex cu multe variante care necesita masurari de precizie astfel incat folosirea calculatorului asigura efectuarea acestui proces cu eficienta .

Sistemul informational in care culegerea, transmiterea, prelucrarea si stocarea datelor si informatiilor se face in mod automat se numeste sistem informatic.

Scopul sistemului informatic pentru conducere este furnizarea datelor si informatiilor managerilor intr-un timp util, astfel incat acestia sa poata lua decizii valoroase, bine fundamentate, care sa permita atingerea scopurilor organizatiei.

Pentru buna conducere a organizatiei economice este necesar ca sistemul informatic pentru conducere sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie conceput in jurul bazelor de date;

sa fie suplu;

sa fie alcatuit din mai multe module;

sa fie dinamic si flexibil.

Spuneam ca pentru diferentierea unui sistem informatic de un sistem informational prin prisma folosirii mijloacelor automatizate in procesul de receptionare, procesare si transmitere a informatiei. Termenul "diferenti-ere" este folosit impropriu pentru ca sistemul informatic este parte a siste-mului informational.

Sistemul informatic este ansamblul coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicare, din procese si proceduri automate si manuale, din structuri organizatorice si salariatii care utilizeaza echipamentele electronice de calcul si comunicare, pentru o mai buna comunicare intre subsistemul condus si subsistemul conducator, in vederea eficientizarii activitatii desfasurate in organizatia respectiva.

În concluzie, sistemul informatic asigura prelucrarea automata a datelor din unitatea (organizatia) economica. Din punct de vedere logic, prelucrarea datelor se face prin intermediul bazelor de date (locale si distribuite) si a S.G.B.D.-urilor (Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date), iar din punct de vedere fizic cu retele de calculatoare si echipamente periferice.

Sistemul birotic

Un sistem informational modern al activitatii de birou trebuie sa constituie liantul unei echipe care intentioneaza sa proiecteze un sistem integrat modern.

Prin urmare, acest ansamblu de mijloace care realizeaza functiile specifice activitatii de birou poarta numele de SISTEM INFORMATIC DE BIROU sau SISTEM BIROTIC.

Ca orice sistem informatic, sistemul birotic urmareste obiective imediate si obiective de perspectiva in vederea optimizarii performantelor financiare si tehnologice ale unitatii. Din multitudinea acestor obiective mentionam:

cresterea calitatii informatiei;

sporirea operativitatii in furnizarea informatiei;

cresterea exactitatii si preciziei informatiei;

rationalizarea formulelor de evidenta;

simplificarea fluxurilor informationale;

reducerea volumului de munca manuala;

asigurarea unui caracter unitar al sistemului informational.

Sistemul birotic este construit din patru componente de baza :

Componenta hardware (componenta fizica) reprezinta ansamblul de echipamente structurat in:

Ø           calculatoare si retele de calculatoare;

Ø           echipamentele de birotica dedicate: imprimante, copia-toare, fax, telefon, etc.

Calculatorul (microcalculatorul) reprezinta elementul esential specific sistemului birotic.

Principalele periferice de intrare necesare unui sistem birotic sunt:

tastatura, pentru introducerea comenzilor si informatiilor;

mouse-ul, de neinlocuit in aplicatiile Windows;

scanner-ul, pentru inregistrarea digitala a imaginilor aflate pe documente;

aparatul telefonic si interfata telefonica, pentru receptarea si inregistrarea digitala a comunicatiilor analogice si digitale, a mesajelor sonore sau teletransmisiile de date;

aparatul telefax si interfata telefax, pentru inregistrarea electronica a documentelor receptionate sau scrierea lor direct la imprimanta fax;

interfata video, pentru receptionarea imaginilor si sunetului transmise prin retele locale de televiziune cu circuit inchis sau prin sistemele de comunicatie TV la distanta;

microfonul si interfata pentru sunet adecvata;

camera de luat vederi, utilizata pentru inregistrarea digitala a imaginilor de pe documente, avand o calitate mai redusa decat a scanner-ului, dar o viteza incompatibil mai mare;

lectorul optic de microfilme si interfata specifica, care transfera pe ecran imaginile documentelor inregistrate optic pe pelicula sub forma de microfilm.

Principalele periferice de iesire necesare unui sistem birotic sunt:

monitorul calculatorului;

imprimanta, plotter-ul pentru trasarea de schite tehnice si desene alb-negru sau color;

aparatul telefonic si interfata lui cu sistemul informatic;

aparatul telefax si interfata sa specifica;

interfata video si audio.

Principalele periferice de intrare-iesire sunt:

unitatile digitale de disc magnetic (discuri flexibile si discuri fixe);

unitatile audio-analogice si video-analogice de banda magne-tica.

echipamentul pentru telecomunicatii - include totali-tatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere si receptie locala sau la distanta a informatiei.

Componenta software (componenta logica) a sistemului birotic reprezinta ansamblul de programe si produse informatice adecvate. Software-ul pentru birotica este format din urmatoarele categorii de produse informatice:

sisteme de operare si medii de lucru (UNIX, LINUX, MS-DOS, WINDOWS '95, '98, 2000, XP, etc.

editoare de texte si produse pentru D.T.P.:, WORDPERFECT, WORD, VENTURA, PAGEMAKER, CORELDRAW, etc.;

procesoare pentru desen si reprezentari grafice: AUTOCAD, CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS;

tabele de calcul electronic: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO;

medii integrate: WORKS, OPEN ACCESS, STAR OFFICE etc.;

sisteme de gestiune a bazelor de date: ORACLE, FOX PRO, ACCESS;

sisteme de operare pentru retelele de calculatoare si comunicatii: NOVELL etc.

Componenta informationala (informatia) contine, atat informatiile de intrare supuse procesarii (elemente de intrare), cat si rezultatele intermediare si finale ale activitatii de birou (elemente de iesire). Informatiile de intrare provin din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), inregistrare audio (microfon) sau video (camere de luat vederi).

Componenta umana, una din componentele cele mai importante, vitale ale sistemului birotic.

Functionarea unui sistem birotic este posibila numai prin functionarea sincrona si intercorelata a celor patru componente: echipamente, programe, informatii si personalul care le utilizeaza.

Functiile generale ale unui sistem informatic de birou

Indiferent de continutul concret al activitatii, un sistem informatic de birou sndeplineste urmatoarele functii generale:

Ø Functia de introducere a informatiei in sistem;

Ø Functia de memorare si regasire a informatiei;

Ø Functia de prelucrare a informatiei;

Ø Functia de iesire a informatiei din sistem;

Ø Functia de comanda si control a sistemului.

Functia de introducere a informatiei in sistem se realizeaza prin:

Preluarea informatiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private.

Prelucrarea informatiei provenite din retelele locale de date.

Introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginilor si sunetului.

Informatia introdusa in sistem se prelucreaza imediat, in timp real, sau se memoreaza pentru prelucrari ulterioare. Exista posibilitatea ca informa-tia sa fie transferata la iesire, fara a fi memorata sau prelucrata de sistem.

Functia de memorare si regasire a informatiei are un rol important in functionarea unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informatiei si viteza de acces la date constituind criterii fundamentale de apreciere a performantelor unui sistem informatic de birou, in raport cu durata si volumul informatiei memorate.

Informatia se poate pastra in memoria interna, pentru datele in curs de prelucrare, in memoria externa datele care se consulta periodic si in arhiva electronica, pentru informatiile care se consulta foarte rar.

Functia de prelucrare a informatiei se refera la urmatoarele operatii si procese:

Conversia informatiei din forma analogica in digitala, pentru memorarea si procesarea ei cu mijloace informatice, precum si operatia de conversie din digital in analogic, pentru a o face compatibila cu elementele de tip analogic, pentru redarea, inregistrarea sau transferul de informatie audio si vizuala.

Transferul de informatie de pe un tip de suport (magnetic, optic) pe altul (se numeste conversie de suport).

Copierea informatiei pe acelasi tip de suport, denumita operatie de reproducere a informatiei si a documentelor.

Crearea si incarcarea bazei informationale a sistemului birotic presupun un set de proceduri, prin care se genereaza structura si modul de organizare a informatiei pe suportul tehnic, incarcarea bazelor de date.

Actualizarea bazei informationale, prin eliminarea informatii-lor inutile, introducerea de informatii noi, modificarea valorilor existente.

Tratarea informatiei care consta in efectuarea de operatii ce privesc fie forma documentelor si a imaginilor, fie continutul lor.

Consultarea in timp real a informatiei se realizeaza prin inter-mediul unor programe care permit cautarea, selectarea si transmiterea informatiei solicitate la un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipamente de comunicatie in retea).

Punerea intr-o anumita forma a informatiei solicitate la iesire consta in prelucrarea datelor pentru obtinerea de rapoarte si situatii complexe, care vor fi transferate la dispozitivele de iesire, in vederea imprimarii lor, afisarii la un terminal sau a comunicarilor locale, ori la distanta, prin intermediul retelelor.

Functia de iesire a informatiei din sistem trebuie sa satisfaca anumite cerinte, corespunzator mai multor aspecte, dupa cum ar fi:

Natura informatiei transferate la iesire: date, texte, secvente sonore sau vizuale, combinatii ale acestora.

Continutul efectiv al informatiilor solicitate la iesire.

Natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmeaza sa fie transferata informatia de iesire.

Forma digitala sau analogica a informatiei transmise.

Destinatarul si mijlocul de comunicare adecvat, comunicare care poate fi in interiorul sistemului, catre memoria externa si arhiva electonica a sistemului birotic, in afara sistemului catre partenerii de afaceri, institutii de stat, actionari, public.

Functia de comanda si control a sistemului birotic este reprezentata de totalitatea atributelor necesare pentru dirijarea si reglarea functionarii intregului sistem, a tuturor functiilor sale. Alocarea optima a resurselor sistemului se refera la echipament, baza de programe si baza informa-tionala, controlul proceselor de intrare, prelucrarea si iesirea informatiei in functie de natura ei.

Pentru firmele cu activitatea dispersata teritorial cat si pentru cele cu activitate complexa au luat amploare sistemele teleinformatice. Acestea au configuratii foarte diverse, de la cele simple cuprinzand cateva terminale legate la distanta fata de un sistem de calcul central, la cele mai complexe cu sute, chiar mii de terminale si calculatoare interconectate prin intermediul unui subsistem de comunicare la distanta.

Securitatea in sistemele informatice pentru birou

Securitatea sistemelor birotice integrate este ridicata la rangul unei preocupari economice si sociale. Ea prezinta obiectivul vizat de intreprinderile care doresc sa garanteze fiabilitatea sistemelor de prelucrare a informatiei si prin extensie a fluxurilor internationale de comunicatii, greu controlabile si in acelasi timp vulnerabile.

Riscul birotic in intreprinderi

În primul rand, intreprinderile trebuie protejate impotriva riscurilor la care sunt expuse. Acestea sunt importante, iar costurile devin considerabile in momentul cand riscul devine pierdere. Riscurile birotice sunt mai accentuate cand configuratia informatica este distribuita sau repartizata, ceea ce este intotdeauna cazul in birotica. În cazul in care informatia este distribuita, este deja deosebit de greu de a pastra confidentialitatea datelor, datorita numarului de persoane care au acces la intreprindere. În cazul informatiei repartizate, este tot atat de dificil de a realiza o politica coerenta de securitate, datorita multitudinii centrelor de prelucrare. Problema se agraveaza in cazul unui sistem de retele generalizate.

Fata de aceasta realitate implicita a aparitiei riscurilor este necesar un sistem tehnic de protectie adecvat. Identificarea acestor riscuri face sa apara riscuri de intentie si riscuri accidentale. În cele 2 cazuri hazardul vizeaza materialul, software-ul si datele. În general, 40% din pierderi provin din erorile umane in manipularea sistemelor, 15% din erorile de programare, 10% din fraude si sabotaje internationale. Într-un sistem birotic, probleme speciale de securitate le ridica sistemul de posta electronica, cuprinzand in final si arhiva.

Securitatea trebuie organizata, in asa fel incat sa se asigure confidentialitatea stocarii sau transmisiei, garantarea integrarii mesajului primit, prevazand semnatura, autentificand sursa mesajului primit si o angajare pentru o receptie sigura. Se vor supraveghea tulburarile alimentarii electrice care pot antrena pierderi de programe inaintea inregistrarii. Trebuie diminuat riscul de distrugere a suportilor fizici in cursul inregistrarii sau in momentul recopierii unui document.

Accesul la informatie trebuie protejat prin urmatoarele masuri:

aparatele cu posturi multiple: discurile si dischetele vor fi dispuse in locuri de acces reglementate;

pentru sistemele cu terminale multiple: accesul direct la informatie va fi interzis persoanelor care nu au calitatea de a o primi. Protejarea va fi organizata prin folosirea cheilor de acces. Din momentul in care accesul este permis, este posibila, de exemplu, actualizarea bazei de date;

bibliotecile cu dischete vor fi organizate plecand de la recopierile frecvente ale documentelor (dischete de salvare). Pastrarea dublurilor trebuie sa se faca in locuri diferite de cele in care se pastreaza originalele;

fisierele si bazele de date trebuie sa ceara de la utilizatori cunoasterea procedurilor ce garanteaza confidentialitatea datelor.

Pot fi rezumati 10 indicatori ai securitatii birotice:

o data nu poate fi inregistrata, consultata, modificata sau stearsa decat prin intermediul terminalelor autorizate;

accesul la aceste terminale nu trebuie sa fie permis decat anumitor persoane;

accesul trebuie sa fie limitat la locurile de plasare a memoriei si la tipurile de informatii bine circumscrise;

accesul trebuie acordat intr-un mod selectiv, doar persoanelor indicate;

accesul la fisierele secrete va fi posibil doar prin programe bine protejate, niciodata in mod direct;

datele vor fi protejate contra oricarui acces(sau modificari) neautorizat in centrul informatic si prin intermediul liniilor de telecomunicatii;

se vor proiecta corespunzator in scopul de a proteja datele contra oricaror modificari, pierderi sau accidente, iar datele vor fi sterse daca sunt inutile;

organizarea centrului va fi in asa fel facuta, incat sa nu existe posibilitatea introducerii unor erori voite in software sau in programul de executie;

orice persoana care lucreaza cu calculatorul va fi tinuta la curent cu regulile de securitate;

se va proceda la introducerea unui control al sistemului de masuri de securitate.

Vulnerabilitatea sistemelor birotice

Acceptarea unui inalt grad de informatizare, adoptarea unor tehnologii avansate de prelucrare si de regasire a informatiilor prezinta limite de vulnerabilitate in masura in care nu se adopta sau nu se proiecteaza strategii a priori corespunzatoare. Fenomenul recent, relatat in literatura, de aparitie a asa numitilor "virusi" informatici care pot altera structura intima a pachetelor de programe, a sistemelor de teletransmisie, a modului de receptionare a mesajelor finale, indica puncte de reflectie in legatura nu numai cu securitatea acestor sisteme, dar, in special, cu vulnerabilitatea lor. Sunt necesare, in continuare, studii si realizari practice care sa limiteze accesul neautorizat la functionarea complexa a tehnologiilor birotice.