Subsistem Gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru

Subsistem Gestiune electronica a documentelor si fluxurilor de lucru

Interfata utilizator

Interfata de lucru trebuie sa fie de tip "thin client" (sa ruleze in browser web).

Sistemul trebuie sa permita integrarea cu alte aplicatii client cum ar fi Microsoft Office si Adobe Creative Suite, si cu aplicatii enterprise cum ar fi SAP.

Systemul trebuie sa asigure pentru orice utilizator, folosind Microsoft Office, functionalitati de salvare a documentului direct in depozitul de documente din interfata aplicatiei Microsoft. Utilizatorul trebuie sa poata sa adauge informatii despre document in timp ce-l salveaza.

Interfata Web trebuie sa suporte cel putin browser-ele Firefox, Netscape, Internet Explorer, si Safari.

Interfata web trebuie sa permita utilizatorilor sa selecteze dintr-o colectie de teme care vor defini vizual si functional interfata.

Functionalitatea client va fi determinata prin roluri, avand posibilitatea sa se blocheze anumite functionalitati in functie de roluri.

Interfata web va da posibilitatea sa se creeze mai multe tipuri de vizualizare a documentelor in concordanta cu preferintele utilizatorilor si politicile IT.

Sistemul va avea structura ierarhica standard a directoarelor si sub-directoarelor (asemanator cu Windows) pentru a permite utilizatorilor si grupurilor de utilizatori sa-si gestioneze si sa-si organizeze documentele. Specificati limitarile la numarul de directoare sau la numerul de nivele de subdirectoare.

Interfata va asigura suport pentru crearea, editarea si gestionarea documentelor compuse virtuale. Sistemul va asigura functionalitatile necesare pentru a lega orice tip/format de document si, de asemenea, sa updateze versiunea documentului inserat ori de cite ori originalul este modificat.

Sistemul trebuie sa poata sa asambleze sau sa lege documentele care compun documentul virtual intr-o versiune specifica indiferent de statutul versiunii curente a documentului original.

Suport pentru importul bulk Drag and drop

Suport pentru orice format de fisier.

Notificarile sau evenimentele care au avut loc in sistemul de content management si/sau procese pot fi accesate din email-ul MS Outlook daca este necesar.

Va asigura functionalitati de refolosire a documentelor prin managemenul legaturilor care refera acelasi document sau obiect. Va asigura functionalitati de legatura intre obiecte distribuite geografic (ex. In locatii separate) si logic (ex. In depozite - repository - separate)

Va asigura functii pentru crearea de documente din template-uri stocate in repository.

In timpul editarii, documentul trebuie sa fie in starea "check-out" (blocat) impiedicind alti utilizatori sa-l editeze in acelasi timp.

Utilizatorii trebuie sa poata sa vizualizeze in document in continuare chiar si cind acesta e blocat. In interfata trebuie sa fie un simbol care va indica blocarea si un atribut care va indica cine a blocat acel document.

Sistemul trebuie sa suporte un timeout al sesiunii configurabil, care va forta utilizatorii sa se logheze din nou dupa o periada de timp pentru a asigura securitatea. Aceasta reautentificare va fi facuta fara ca utilizatorul sa piarda informatiile la care lucra.

Trebuie sa asigure posibilitatea de a lucra off-line si apoi de a sincroniza documentele editate sau nou-create in repository. Clientul offline va asigura, fara alte dezvoltari, functionalitati pentru rezolvarea conflictelor pentru a ajuta utilizatorii sa-si rezolve conflictele in timpul sincronizarii.

Arhitectura

Trebuie sa asigure un repository comun, integrat, pentru toate tipurile de continut inclusiv docume

nte, continut web, continut media digital, continut colaborativ, imagini, inregistrari, etc.

Suport pentru pentru arhitectura multi-tier, cu tier-ul de client interfatat la serviciile de content management prin API-uri (Application Programming Interface) provenite de la producator.

Sistemul trebuie sa asigure stocarea fisierelor in sistemul de fisiere si meta-datele in baze de date standard.

Trebuie sa asigure, fara alte customizari, toleranta la erori, load balancing si high availability

Arhitectura sistemului va fi bazata pe conceptele modelului orientat pe obiecte. Descrieti principalele functionalitati ale arhitecturii bazate pe modelul orientat-obiect.

Trebuie sa suporte depozite distribuite, putind fi configurat astfel incit accesul utilizatorilor la aceste depozite este transparent si intuitiv din pnct de vedere al navigatiei.

Sistemul va suporta replicarea continutului intre mai multe depozite (repository-uri) facand posibila sincronizarea versiunilor si a starilor. Cind este replicat, documentul blocat (check-out) intr-un depozit va bloca si replica pentru a impiedica alti utilizatori sa-l editeze si sa existe astfel conflicte de versiuni.

Arhitectura distribuita trebuie sa asigure posibilitatea de a pune fisiere in locatii la distanta, in timp ce metadatele sunt pastrate la centru.

Trebuie sa asigure compresia fisierelor in timpul transportului.

Trebuie sa ofere posibilitatea de criptare atit in timpul transportului cit si la nivel de mediu de stocare.

Sa ofere suport pentru managementul drepturilor la nivel de fisier pentru a proteja un fisier atit in interiorul cit si in exteriorul repository-ului.

Sistemul trebuie construit pe o arhitectura deschisa si standard in industrie. Trebuie sa ofere o bogata suita de API ( Application Program Interface ) sau SDK ( Software Development's Kit ) pentru a permite interfatarea si integrarea cu sistemele existente. Enumerati standardele adoptate.

Systemul trebuie sa asigure suport atit pentru Java cit si pentru .NET

Sistemul va avea capabilitatea sa lucreze cu formate rich media (audio, video), formate comune (PDF, Word, PowerPoint etc) si electronic records 

Trebuie sa asigure functii pentru crearea de noi tipuri de documente si atribute custom asociate cu toate tipurile de documente (documente, fisiere media digitale, continut web etc). Aceasta activitate trebuie facuta cu ajutorul instrumentelor din interfata si sistemul trebuie sa poata "mosteni" toate atributele tipului de document parinte fara a fi nevoie ca utilizatorul sa repete specificarea atributelor.

Sistemul trebuie sa dispuna de metode generice de integrare pentru a suporta managementul si stocarea altor obiecte decit Microsoft Office si formate standard de imagini, cum ar fi JPG si GIF

Versionarea

Trebuie sa ofere facilitati de control a versiunilor pentru a mentine integritatea versiunilor pe parcursul intregului ciclu de viata al documentului.

Trebuie sa ofere atit versionare majora (ex 1.0, 2.0), minora (ex. 1.1, 1.2) cit si ramuri ale versiunilor (ex. 1.0.1, 2.1.0.1). Cel putin un cimp "motiv pentru schimbare" si o eticheta a versiunii trebuie sa fie prezente.

In functie de drepturile de acces utilizatorii pot opta sa suorascrie versiunea curenta sau sa selecteze  versiunea majora sau minora urmatoare.

Sistemul trebuie sa ofere un model de control al accesului care permite utilizatorilor sa precizeze ca alti utilizatori care modifica un anumit document nu pot suprascrie versiunea curenta ci, implicit sa se incrementeze la urmatoarea versiune majora sau minora.

Fiecare versiune trebuie sa poata avea drepturi de control al accesului individuale si valori ale metadatelor care pot fi schimbate fara a afecta alte versiuni ale aceluiasi document.

Capabilitatea de a versiona metadatele asociate cu documentele trebuie sa existe de asemenea.

Sistemul trebuie sa ofere capabilitatea sa arhiveze versiuni mai vechi ale documentelor.

Automatizarea Proceselor

Suport pentru workflow - solutia trebuie sa permita automatizarea unei suite de procese. Aceasta trebuie oferita in produsul de baza.

Versionarea sabloanelor de procese trebuie sa existe ca o functionalitate standard.

Procesele trebuie sa fie stocate ca sabloane in repository. Controlul accesului si versionarea trebuie sa poata fi aplicate sabloanelor pentru ca numai anumiti utilizatori sau grupuri de utilizatori le pot rula.

Trebuie sa fie oferite instrumente vizuale pentru constructia automatizarii intregului ciclu de viata al documentelor, pentru managementul politicilor asociate cu fiecare etapa din ciclul de viata, atribute, controlul accesului, transformarea formatului de document, legaturi intre directoare, etc.

Cerinta de mai sus nu trebuie sa necesite script sau linii cod.

Sistemul de workflow va suporta functionalitati ca rutare conditionala, serial sau paralel si fluxuri de procese interactive. Sistemul va asigura si notificari pentru termene-limita.

Notificarile pentru task-urile de workflow vor puta fi trimise catre orice sistem de email SMTP. Utilizatorii trebuie sa poata sa acceseze task-urile direct din interfata de email, prin inbox sau prin interfata aplicatiei.

Utilizatorii cu rol de reviewer pot adauga comentarii si note pentru urmatorii utilizatori in flux dupa cerintele interne.

Promovarea automata a documentulu in ciclul de viata aferent in functie de actiunile desfasurate in workflow.

Suport pentru rutare ad-hoc: utilizatorii vor putea sa creeze procese simple paralele (mai multi utilizatori in acelasi timp) sau seriale (mai multi utilizatori secvential) ad-hoc folosind interfata web si fara a fi nevoie sa fie creat un proces si salvat ca un template.

Sistemul trebuie va trebui sa poata include persoane externe in workflow-uri tinind evidenta acestora din sistem. In acelasi timp, acesti utilizatori nu trebuie sa aiba utilizator pentru logare in sistem.

Sistemul de workflow va include functionalitati de delegare si signoff electronic.

Trebuie sa includa functii de raportare si audit pe procese.

Sistemul trebuie sa permita refacerea politicilor de securitate in procese.

Trebuie sa existe posibilitatea de asociere a task-urilor cu utilizatori dar si cu grupuri sau roluri.

Procesele vor fi rutabile intre utilizatori in diferite repository-uri si va suporta rutarea continutului in repository-uri multiple.

Sistemul de workflow va oferi utilizatorilor capabilitatea de a monitoriza vizual si de a verifica statutul documentelor rutate.

Interfata cu utilizatorul va afisa diagrama procesului si va indica pozitia documentului in ciclul de viata.

Sistemul de workflow va trebui sa poata fi extins cu un adaptor universal pentru a se putea interfata pe viitor cu alte aplicatii bazate pe standarde deschise ca JMS, Web Services, XML, HTTP si SMTP

Sistemul de workflow va trebui sa poata fi extins cu un editor integrat de tip WYSIWYG (what you see is what you get) pentru a permite utilizatorilor sa creeze formulare web foarte usor si formularele sa poata fi folosite in procese.

Sistemul trebuie sa poata sa ofere o interfata colaborativa peste capabilitatile de management al proceselor.

Sistemul va trebui sa aibe posibilitatea sa proceseze si sa stocheze mesaje de tip XML.

Sistemul va trebui sa poata expune ORICE serviciu de content management prin interfete standard (SOA)

Managementul profilurilor

Sistemul va trebui sa asigure un sistem de management al profilurilor flexibil si extins care sa permita maximizarea nivelului customizare a prezentarii de cimpuri sau formate.

Sistemul trebuie sa asigure captura automata a datelor crearii si modificarii pe profil.

Profilul ar trebui sa poata fi populat cu cimpuri aditionale de urmatoarele tipuri:

Cimpuri text free format

Cimpuri formatate prevalidate (liste drop down, reguli pentru validare)

Legatura cu baze de date externe

Trebuie sa fie posibil sa se creeze o legatura intre cimpuri in scop de validare

Sistemul va da oferi functii de auto-indexare a documentelor si atuo-categorisire

Suport XML

Sistemul va pune la dispozitie procesre automata, configurabila a documentelor XML in timpul operatiunii de check-in. Aceasta procesare va include validare, popularea de proprietati, importul fisierelor legate, asignarea de reguli de securitate si stocarea automata in locatia potrivita.

Functionalitati pentru a oferi asamblarea "on the fly" a documentelor XML din interogari sau reguli de business predefinite este obligatorie.

Trebuie sa permita relatii de tip unu la mai multe intre style sheets si continut, permitind publicarea facila a unui singur fisier in mai multe formate si/sau scheme.

Trebuie sa permita ca Document Type Definitions (DTD) sa fie stocate in repository si documentele XML sa fie validate automat cu DTD in timpul operatiunii de check-in.

Cautarea la nivel de tag XML va fi suportata in sistem.

Trebuie sa permita generarea de documente PDF din documente XML.

Integrarea transparenta cu unelte de editare XML ca ArborText's Epic Editor sau Corel's XmetalPro trebuie sa fie oferita fara customizare.

Va permite mecanisme interne de generare dinamica a documentelor XML bazate pe interogari XML.

Facilitati de Cautare/Regasire

Continutul in repository poate fi indexat dupa atributele objectului, proprietati sau/si full text.

Utilizatorii pot cauta documente prin selectia de proprietati sau/si cuvinte, fraze, cautare de proximitate, cautare tezaur, etc.

Facilitatile de cautare vor exista in ambele parti (client si server) si interfetele web inclusiv portlete.

Utilizatorii pot salva interogarile pentru refolosire sau partajare cu alti utilizatori dupa cum doreste. Acestea pot fi accesate ca obiecte in repository si pot fi rulate fie din Windows Explorer sau interfata web.

Sistemul va returna implicit versiunea curenta a documentului exceptie in cazul in care se specifica versiunea ceruta.

In timpul rularii unei cautari full-text, sistemul va returna detaliile de clasare (ranking) pe lista de documente returnata.

Indexarea si regasirea bazate pe metadate trebuie sa fie posibila pentru toate formatele de fisiere si tipurile de documente.

Cautarea trebuie sa se poata face in toate directoarele ca o functionalitate standard.

Viewer

Sistemul trebuie sa ofere capabilitati de vizualizare cu software-ul instalat pe statia de lucru (ex. MS Office), dar si din interfata web, cu un viewer generic pentru majoritatea formatelorde fisiere (inclusiv MS Office, PDF, TIFF, BMP, JPG, posibilitate de adaugare in viitor si AutoCAD) fara a fi nevoie de instalarea unei aplicatii pe partea de client.

Viewer-ul web trebuie sa permita adnotari, tiparire direct din interfata. Adnotarile trebuie sa ofere functionalitati de atasare de reguli de securitate.

Viewer-ul trebuie sa permita saltul exact la pagina necesara fara a naviga tot documentul/desenul.

Cind se lucreaza cu adnotari, fisierele originale nu trebuie modificate; adnotarile vor fi salvate ca un fisier XML separat, aratat in momentul vizualizarii.

Viewer-ul trebuie sa permita tiparirea selectiva. Se poate selecta o arie si trebuie sa se poata tipari acea arie marita la dimensiunea paginii pe care se tipareste.

Tiparirea trebuie sa poata fi controlata prin setari de securitate, si sa permita doar unor utilizatori sa tipareasca.

Viewer-ul web trebuie sa incarce paginile pe masura ce sunt cerute de utilizator. NU va descarca intregul document inainte de a putea vizualiza o pagina.

Viewer-ul web trebuie sa permita redactarea: blocarea datelor confidentiale pentru distribuire la terti.

Securitate si Audit

Sistemul trebuie sa asigure integrarea cu LDAP pentru autentificarea si managementul utilizatorilor.

Utilizatorii ar trebui sa aiba posibilitatea sa creeze drepturi la nivel de obiect in orice moment. Mai specific:

Utilizatorii ar trebui sa dea drepturi altor utilizatori sau grupuri de utilizatori

Trebuie sa fie posibil sa se gestioneze nivelele de acces la utilizatori individuali si la grupuri de utilizatori

Daca documentele sunt securizate, prezenta documentelor nu trebuie sa fie vizibila cind un utilizator fara acces genereaza o cautare in repository.

Securitatea trebuie sa poata fi definita la fiecare din nivelele: cabinet, director, subdirector, document sau proces, componente ale documentelor, etc.

Trebuie sa asigure securitate bazata pe roluri

Trebuie sa asigure suport pentru managementul drepturilor la nivel de fisier.

Trebuie sa poata permite sau interzice utilizatorilor schimbarea securitatii documentelor

Abilitatea de a autentifica utilizatorii folosind credentiale standard si metode de autentificare folosind framework-uri de autentificare si single-sign-on.

Trebuie sa asigure capabilitatea de a cripta comunicatia intre sistem si statia de lucru rin criptare standard web (SSL). Algoritmul de criptare folosit trebuie sa se bazeze pe Advanced Encryption Standard (AES)

Abilitatea de a autentifica utilizatorii prin serviciile LDAP (Lightweight Directory Access Protocol )

Trebuie sa asigure captura tuturor operatiunilor efectuate pe documente in sistemul de audit.

Informatiile auditate trebuie sa contina ce eveniment s-a petrecut, utilizatorul care a efectuat evenimentul si data si ora.

Sistemul de audit va fi capabil sa fie interogat si sa genereze rapoarte.

Sistemul de audit trebuie sa auditeze urmatoarele:

Toate aparitiile unui anumit eveniment pe un anumit obiect sau tip de obiect

Toate aparitiile unui anumit eveniment in repository, indiferent de obiectul asupra caruia s-a efectuat

Toate evenimentele legate de proces

Toate aparitiile unui anumit eveniment de proces pentru toate procesele pornite dintr-un anumit sablon

Toate executarile unui anumit job

Sa asigure suport pentru criptare

Criptarea repository-ului: sa suporte adaugarea pe viitor a criptarii intregului continut stocat in sistemul de fisiere.

Criptare selectiva. Combinatii de fisiere criptate sau nu trebuie sa fie suportata.

Cheile de criptare trebuie sa fie cel putin pe 192 biti. Va rugam treceti algoritmul de criptare folosit.

Sistemul trebuie sa fie capabil ca pe viitor sa captureze si sa stocheze in siguranta semnaturile electronice asociate cu orice tip de fisier sau pas de proces.

Unelte Administrative

Sistemul trebuie sa puna la dispozitie unelte de administrare web-based si un singur punct de acces pentru managementul si administrarea tuturor repository-urilor, serverelor, utilizatorilor si grupurilor indiferent de locatia lor.

Trebuie sa asigure posibilitatea de logare si audit pentru evenimentele sistem, cum ar fi accesarea fisierelor, stergeri, activitati din procese pentru raportare, analiza si scopuri de complianta.

Va oferi administratorilor de sistem capacitatea de a defini si de a programa job-uri pentru monitorizarea si mentenanta sistemului.

Va permite definirea catre diferiti utilizatori sau grupuri de utilizatori, de "sub system administrators" carora le vor fi asignate doar o anumite functii administrative.

Dezvoltarea de Aplicatii

Va oferi un mediu in intregime grafic pentru creerea si definirea de tipuri de documente, metode, proceduri, etc.

Dezvoltatorii pot refolosi elemente ale aplicatiei (componente ale interfetei grafice, definitii de lifecycle, setari de securitate, definitii de tipuri de obiecte, sabloane de procese) scazind astfel dramatic timpul de dezvoltare.

Trebuie sa includa un nomenclator robust de functii si un editor grafic pentru definirea si configurarea proprietatilor de afisare si atributelor.

Trebuie sa suporte nativ standardele HTTP, LDAP si SSL aditional la XML

Trebuie sa includa o suita extinsa de functii API bazate pe tehnologiile J2EE si .NET

Trebuie sa permita ca interfata web default sa poata fi usor configurabila si customizabila. Configurarea si customizarea nu trebuie sa se bazeze pe folosirea de limbaje de scripting sau tehnologii proprietare.

Trebuie sa ofere un mecanism pentru a crea pachete cu toate dezvoltarile pentru migrarea tuturor schimbarilor din mediile de dezvoltare si testare in productie. Acest mecanism trebuie sa construiasca un pachet cu toate tipurile nou create, permisiuni asociate, reguli de procesare si toate celelalte schimbari care trebuie facute pe sistemul de productie pentru a suporta schimbarea.

Cerinte de scalabilitate generala

Arhitectura va include posibilitati de scalabilitate verticala (numar de documente, procese, etc.) si/sau orizontala (numar de utilizatori, etc.)

Trebuie sa asigure load balancing intre servere daca se foloseste clustering

Ar trebui sa fie posibil ca arhitectura sa permita urmatoarele:

repository-uri multiple in locatia centala si cele distribuite

librarii de obiecte sincronizate

Va folosi connection pooling ca metoda de refolosire a sesiunilor

Arhitectura trebuie sa fie multi-thread

Trebuie sa ofere rapoarte de benchmark pentru a indica scalabilitatea solutiei

Standarde ale Platformei

Trebuie sa existe suport pentru platformele UNIX, Linux si Windows platform. Listati Sistemele de operare suportate.

Trebuie sa asigure implicit integrare cu servere de aplicatii si portaluri cunoscute in industria IT. Listati Serverele de aplicatii si Portalurile suportate.

Trebuie sa asigure suport pentru tehnologia J2EE, XML si Servicii Web

Va rugam listati Bazele de date suportate. Baza de date folosita nu trebuia sa fie proprietara.

Optimizarea Stocarii

Trebuie sa dispuna de un mecanism de politici care sa poata executa migrarea continutului pentru optimizarea stocarii, reducind astfel costul mediilor de stocare si pastrind accesibilitatea si nevoile de complianta in decursul timpului.

Trebuie sa asigure unelte de creare si management a politicilor de stocare printr-o interfata de administrare web.

Trebuie sa asigure capabilitati de migrare si plasare a continutului peste diferite medii de stocare de la o varietate de vendori cum ar fi: EMC, IBM, Hewlett Packard, Hitachi, si altii

Trebuie sa ofere audit si loguri pentru rapoarte detaliate legate de optimizare si migrare.

Trebuie sa automatizeze arhivarea fisierelor in concordanta cu politicile de stocare.

Scanare si Indexare

Cerinte si specificatii tehnice

Solutia propusa trebuie sa suporte scanare si indexare de minimum 100.000 de documente pe zi, cu referinte cunoscute care depasesc un milion de pagini pe zi.

Sistemul propus trebuie sa proceseze seturile (batch) de documente asincron; adica, documentele individuale dintr-un set sunt procesate si trimise prin LAN/WAN pentru a minimiza banda folosita si a reduce exunerea la pierderea datelor, aceasta metoda este preferata fata de metodele care trimit intregul set de documente nedesfacut peste retea ca o singura unitate. Afirmati metoda si explicati.

Interfata pentru aplicatia de captura si ergonomia trebuie sa fie usor de folosit si invatat pentru personal non-tehnic. Cunoasterea conceptelor de programare sau alte informatii despre sistem, in afara de o familiaritate cu operarea calculatorului, trebuie sa NU fie necesara.

Se integreaza cu infrastructura de mesagerie (ex. Email) pentru a genera alerte externe pentru orice flux de captura (sau workflow).

Trebuie sa suporte rutarea in paralel a documentelor in cadrul platformei de captura (arhitectural vorbind) independent de sisteme externe de workflow; trebuie totusi sa existe si posibilitatea de a se integra cu sisteme externe daca se va dori.

Trebuie sa suorte sub-fluxuri in cadrul platformei de captura, independent de sisteme externe de workflow.

Trebuie sa suporte atribuirea la anumite roluri.

Trebuie sa suporte notificare bazata pe evenimente, unde anumiti trigger-I vor notifica automat utilizatorii bazat pe anumite evenimente.

Va putea suporta workflow-uri cu comunicare bidirectionala cu aplicatii externe (altele decit cele de workflow)

Sistemul va permite crearea de batch-uri protejate cu parola pentru securizarea accesului unui indexator autorizat.

Cite scanere simultane poate aplicatia propusa sa utilizeze printr-o instalare peste LAN si/sau WAN?

Sistemul de captura trebuie sa ofere utilizatorilor "normali" posibilitatea de a scana si indexa un numar mic de documente ad-hoc, departamental, dar sa ramina conectati la platforma de baza.

Numarul paginilor scanate trebuie sa fie licentiate o singura data si trebuie sa se reinnoiasca automat la fiecare inceput de ciclu (luna, an).

Sistemul va avea o arhitectura client/server in adevaratul sens al cuvintului, unde validarea licentei este facuta pe server si nu la nivel de client ca in arhitecturile peer-to-peer.

Cerinte Architecturale si de Scalabilitate

Descrieti sumar partea de client, inclusiv cum se potriveste in mediul client-server al sistemului.

Expuneti scalabilitatea sistemului dupa cum este propus.

Descrieti posibilitatile de recuperare a software-ului client/server in momentul pierderii conectivitatii sau caderii retelei sau defectarii PC-ului.

Specificati cerintele de licentiere pentru clienti.

Arhitectura sistemului va permite capabilitati de scanare distribuita astfel ca orice locatie poate captura documente.

Sistemul va afisa rezultatele OCR pe ecran pentru validare de catre operator.

Sistemul trebuie sa suporte captura automata de date pentru indexare (metadate) prin metode ca: coduri de bare, OCR, ICR, validare de date, etc.

Va permite utilizatorilor autorizati sa customizeze proprietatile parametrilor de indexare (ex. Sa permita utilizatorilor autorizati sa creeze oricite cimpuri de indexare cu caracteristicile specifice pentru a le valida cu criterii dintr-o baza de date, de exmplu).

Cum va suporta sistemul propus o operatiune de scanare centralizata sau descentralizata sau ambele? Va rugam exemplificati.

Arhitectura sistemului trebuie sa permita adaugarea de module de procesare pentru alte functionalitati avansate de procesare a imaginilor sau formularelor.

Cerinte de Productie si Batch-uri

Sistemul trebuie sa permita sa genereze valori ale atributelor (metadate sau index) bazate pe informatiile introduse de operatorul de scanare sau capturate automat. Valorile atributelor trebuie sa fie transferate automat in sistemul de content management.

Documentele trebuie scanate in batch-uri si sistemul de scanare trebuie sa permita definirea de tipuri de batch-uri. Aceste tipuri de batch trebuie se permita definirea de parametri care vor fi atribuiti la fiecare document din batch. Acesti parametri include numar de pagini, marimea hirtiei, orientarea, etc. ca si introducerea de cimpuri de date fara limitari practice. 

Solutia de scanare trebuie sa contina functia de elimiare a paginilor albe, cu posibilitatea de configurare a nivelului de la care este determinat ce este considerat ca o pagina alba.

Trebuie sa permita scanarea unui lot de documente diverse fara a reseta scanner-ul (ex. Text marcat, copii mai slabe calitativ, documente ce necesita indreptare, documente cu artefacte, fotografii, permise de conducere, etc.).

Sistemul trebuie sa suporte abilitatea de a defini anumite atribute care sa fie aplicata la nivel de batch de documente.

Cum putem urmari loturile scanate si confirma ca au fost trimise in repository?

Sistemul va permite utilizatorilor sa proceseze cu usurinta loturile de documente scanate, ex. Sa le grupeze in clasele de documente respective in momentul sau inaintea indexarii si apoi sa livreze documentele in directoarele respective.

Cum putem face un load-balancing cu loturile de documente si sa avem confirmare ca toate paginile au fost scanate?

Asigurarea calitatii inainte de workflow si/sau refuzarea celor necorespunzatoare in timpul procesarii imaginilor.

Cerinte de ingestie

Sistemul trebuie sa suporte atribute repetabile, adica abilitatea de a avea valori multiple delimitate intr-un singur cimp si apoi exportul intr-un sistem care suporta aceasta functionalitate.

Sistemul de scanare trebuie sa contina capabilitatea de a detecta scanarile gresite prin comparatie cu un numar de documente scanate.

Solutia trebuie sa permita ca imaginile sa fie rotite, marite sau miscate in timpul procesului de scanare

Solutia de captura trebuie sa lucrexe cu documente primite pe fax, adica sa aibe posibilitatea sa preia documentele dintr-un director sau din cozi predefinite.

Aplicatia de captura trebuie sa poata lucra cu multifunctionale, adica sa aibe posibilitatea sa preia documentele dintr-un director sau din cozi predefinite.

Explicati procedurile pentru rescanarea documentelor relevante pentru adaugarea de documente, stergerea de imagini, reindexarea unui set de documente, modificarea imaginilor existente, etc.

Exista limitari la tipurile de scanere sau viteza de scanare din punctul de vedere al aplicatiei?

Sistemul trebuie sa poata sa exporte documentele in sistemul de content management. Trebuie sa aiba posibilitatea de a inlocui sau anexa un document existent in timpul livrarii documentelor.

Sistemul trebuie sa faca curatarea automata a imaginilor. Aceasta operatiune trebuie sa includa minim indreptare, inlaturarea noise-ului, inlaturarea artefactelor de scanare.

Sistemul trebuie sa permita repozitionarea paginilor intr-un document astfel incit paginile sa poata fi reordonate dupa ce documentul a fost scanat.

Aplicatia de captura va avea OCR si capabilitati de recunoastere a documentului. Daca documentul este de un tip cunoscut, sistemul trebuie sa-l recunoasca si sa aplice un set de reguli si extragere automat.

Sistemul trebuie sa permita reglarea manuala a luminozitatii si contrastului la momentul scanarii.

Sistemul de captura trebuie sa suporte scanarea de multiple documente intr-un singur lot folosing diferite tehnici de separare a documentelor.

Sistemul va furniza capabilitati extinse si automate de crestere a calitatii imaginii pentru a asigura imagini bune din documente, cu interventie umana mica sau deloc.

Export in multiple locatii - sistemul trebuie sa permita exportul unui singur document in mai multe arhive/locatii.

Sistemul trebuie sa permita un zoom de minim 200% pentru inspectia detaliata a imaginilor.

Sistemul va avea suport pentru scanere standard (drivere ISIS)

Solutia de scanare trebuie sa aiba capabilitati de rescanare astfel incit odata ce imaginile sunt afisate, utilizatorul trebuie sa aiba posibilitatea sa adauge, stearga, reordona, si rescana fara a trimite intregul lot la rescanare.

Sistemul trebuie sa aiba capabilitatea sa foloseasca si sa defineasca mai multe nivele de indexare (ex. Pagina, capitol, carte, biblioraft, etc.) sa se poata defini chei de indexare pe oricare din aceste nivele si sa poata trece aceste metadate in sistemul de arhivare.

Descrieti posibilitatea de a scana ad-hoc un document, fara a fi nevoie de scanarea unui batch.

Software-ul de captura trebuie sa ofere posibilitatea da a adauga functionalitati majore cum ar fi recunoasterea de formulare, OCR/IMR/OMR prin adaugarea de module. Detectarea de coduri de bare, eliminarea de pagini albe si recunoasterea de pagini separatoare sunt necesare.

Descrieti unde are loc procesarea imaginii in platforma modulara de captura; cum se poate obtine o performanta mai mare tinind cont si de celelalte module din flux.

Descrieti capacitatea de a ingera in sistem fisiere "non-text" cum ar fi fisiere media (voce, audio, poze color, video, etc.)

Cerinte de Indexare si Captura

Descrieti cum se pot implementa diferite scheme de indexare pentru diferite tipuri de documente.

Specificati numarul si tipul de coduri de bare suportate.

Descrieti functionalitatea de scanare si indexare ad-hoc.

Trebuie sa perminta endorsarea sau adnotarea paginilor scanate cu stampila sau text.

Solutia trebuie sa permita introducerea de indecsi la momentul scanarii fara a astepta livrarea in modulul de indexare in fluxul de captura. Alternativ, sistemul trebuie sa suporte scanarea de documente in loturi pentru a fi indexate cu modulul de indexare ulterior daca se va alege aceasta procedura.

In timpul scanarii si indexarii trebuie sa ofere posibilitatea ca utilizatorii autorizati sa stearga imaginile de calitate slaba si sa le rescaneze.

Sistemul va suporta cimpuri de indexare obligatorii.

Sistemul va permite cimpuri de indexare sub forma de lista drop-down, pentru a alege o valoare valida.

Sistemul va permite sa fie definite cimpuri de indexare ca:

Data scanarii,

numele operatorului

toate celelalte cimpuri necesare aplicatiei

Sistemul va suporta indexarea unui grup de documente, pentru ca un set comun de cimpuri sa fie adaugate automat la mai multe documente fara a fi necesara introducerea lor la nivelul fiecarui document.

Solutia de scanare si indexare va avea capabilitati OCR. Daca documentul este de un tip cunoscut, sistemul ar trebui sa extraga textul cerut din anumite zone.

Solutia propusa trebuie sa includa functionalitati de productivitate, cel putin sa ofere functia de zoom automat la sectiunile relevante din pagina care sunt asociate cu cimpul index la care se lucreaza.  

Exista o limita a numarului  de valori index sau de statii de indexare?

Solutia trebuie sa suporte anumite cimpuri care sa ramina completate din ecranul anterior.

Solutia trebuie sa suporte anumite cimpuri numerice auto-incrementate pentru indexare.

Solutia trebuie sa suporte pentru anumite cimpuri definirea de valori implicite.

Solutia trebuie sa suporte metode ergonomice de introducere a datelor de pe imagine.

Descrieti capacitatea de a adnota documentele in timpul fluxului de captura; cum sunt acestea mentinute si cum sunt exportate?

Trebuie sa permita mai multe cimpuri de indexare, minim 100 pe imagine.

Trebuie sa asigure posibilitatea de corectare manuala a rezultatelor OCR sau greseli de tastat.

Trebuie sa asigure posibilitatea de a procesa documente orientate "portret" sa "landscape".

Descrieti acuratetea motorului de OCR pe diverse documente. Cum sunt erorile OCR corectate?

Alte Cerinte

(Securitate, Export, Personalizari etc)

Cum se vor trata erorile in cazul in care un lot de documente este in trenzit intre diferite module si o eroare hardware apare? Sistemul va fi capabil sa reia procesul de la nodul anterior sau va trebui sa fie rescanat tot lotul?

Interfata client trebuie sa fie usor de invatat si utilizat de catre personal non tehnic. Cunoasterea conceptelor de programare sau expertiza tehnica, in afara de o familiaritate in general cu calculatorul nu trebuie sa fie o cerinta.

Trebuie sa asigure detectarea automata a formatului imaginilor pe masura ce sunt scanate.

Sistemul trebuie sa aiba multiple optiuni de audit

Sistemul trebuie sa poata exporta un singur document in mai multe locatii simultan.

Sistemul trebuie sa poata raporta intr-o forma, un lot terminat cu succes catre operator.

Prezentati tehnologiile de interfatare si export folosite.

Sistemul trebuie sa fie accesibil administratorilor pentru audit sau procesarea de rapoarte oricind. 

Sistemul trebuie sa puna la dispozitie functii de audit pentru adaugari, modificari sau stergeri.

Acest sistem trebuie sa fie integrat cu cel de ECM.