Elementele structurii organizatorice

Elementele structurii organizatorice

Modul de concepere a structurii organizatorice depinde de o multitudine de factori si va fi diferita de la o intreprindere la alta, chiar si in cadrul aceleiasi ramuri de activitate. Dar, cu toate deosebirile existente, unele elemente constitutive ale structurii organizatorice sunt comune, indiferent de particularitatile intreprinderilor:

posturile (locurile) de munca;

functiile;

sferele de autoritate;

compartimentele de munca;

filierele ierarhice;

nivelurile ierarhice;

relatiile dintre compartimentele de munca.

Postul de munca este cea mai simpla subdiviziune organizatorica si cuprinde totalitatea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care revin in mod permanent spre executare unui angajat.

Obiectivul postului constituie o caracteristica sintetica, generala si se refera la utilitatea postului, ratiunea crearii sale si la criteriile de evaluare a muncii personalului caruia ii este atribuit.

Sarcina este un proces de munca simplu sau o componenta de baza a unui proces de munca complex ce prezinta o autonomie functionala, fiind efectuata, de regula, de o persoana.

Competenta sau autoritatea defineste limitele in cadrul carora  titularii de posturi pot actiona pentru realizarea obiectivelor individuale.

Responsabilitatea reprezinta obligatia ce revine titularului postului pe linia indeplinirii sarcinilor si obiectivelor individuale.

Pentru fiecare post de munca este necesara intocmirea de catre managerii de compartimente a fisei postului in care se precizeaza: denumirea postului, obiectivele, sarcinile, competentele, responsabilitatile, relatiile cu alte posturi si conditiile necesare unei persoane pentru a ocupa postul (pregatire, aptitudini, deprinderi, experienta etc.).

Functia constituie factorul de generalizare al unor posturi de munca asemanatoare din punctul de vedere al ariei de cuprindere a competentei (autoritatii) si responsabilitatii. De exemplu, functiei de sef de serviciu ii corespunde un numar variabil de posturi de munca, in raport de dimensiunile si caracteristicile activitatii. Aceasta inseamna ca functia de sef de serviciu exprima 'intinderea' autoritatii si responsabilitatii unui conducator, iar postul sau de munca le individualizeaza prin intermediul obiectivelor si sarcinilor.

Posturile de munca si functiile, in raport de elementele care le definesc, pot fi impartite in doua categorii:

posturi de conducere, respectiv functii de conducere, care au o sfera larga de responsabilitate si autoritate,implicand sarcini de coordonare a altor posturi;

posturi de executie, respectiv functii de executie, cu responsabilitati si autoritate limitate, restranse la executarea unor lucrari sau rezolvarea unor probleme, neimplicand coordonarea altor posturi.

Sfera de autoritate reprezinta numarul de persoane conduse nemijlocit de catre un manager. Sfera de autoritate depinde de o multitudine de factori si este variabila atat pe verticala cat si pe orizontala in cadrul structurii organizatorice. Sfera de autoritate creste pe masura ce se coboara pe linia ierarhica, datorita simplificarii si repetabilitatii sarcinilor. In plan orizontal (la acelasi nivel ierarhic), sfera de autoritate este mai redusa in cadrul compartimentelor care realizeaza activitati de conceptie (tehnice, economice) si mai mare in compartimentele in care lucrarile de rutina au o pondere mare.

Pentru calculul sferei de autoritate se iau in considerare, in general, patru variabile: incarcarea cu sarcini, saturarea cu sarcini, complexitatea activitatilor si gradul de delegare a autoritatii. Compartimentul de munca reprezinta o grupare de persoane, subordonate unui manager, care efectueaza cu caracter relativ permanent sarcini omogene sau complementare contribuind la realizarea acelorasi obiective.

In cadrul structurilor organizatorice ale intreprinderilor din tara noastra, compartimentul de munca poate fi reprezentat de: atelier, sectie, birou, serviciu, directie etc. Compartimentele de munca pot fi analizate dupa mai multe criterii, intre care o mai mare frecventa o au urmatoarele:

dupa modul de exercitare a autoritatii managerului;

dupa natura autoritatii exercitate;

dupa modul de participare la elaborarea deciziilor si punerea lor in actiune.

Dupa modul de exercitare a autoritatii managerului,

distingem: compartimente elementare (simple) si compartimente de ansamblu (complexe).

Compartimentele elementare (simple) sunt grupari de persoane in cadrul carora managerii au autoritate directa asupra persoanelor care executa functii de executie (formatii de lucru, laboratoare, birouri etc.).

Compartimentele de ansamblu (complexe) reprezinta o grupare a cel putin doua compartimente elementare aflate sub o autoritate unica a managerului de compartiment. in acest caz, autoritatea managerului de compartiment se exercita mediat (indirect) asupra subordonatilor, prin managerii compartimentelor elementare. Managerul compartimentului de ansamblu poate delega o parte din autoritatea sa managerilor compartimentelor elementare (de exemplu, seful unei sectii de productie poate delega o parte din autoritate maistrilor care conduc atelierele sectiei de productie).

Dupa natura autoritatii exercitate, compartimentele de munca pot fi: ierarhice si functionale.

Compartimentele ierarhice se caracterizeaza prin autoritatea pe care o au managerii lor asupra managerilor compartimentelor situate pe nivelurile imediat inferioare de pe aceeasi linie sau filiera ierarhica, de a da dispozitii si de a fi informati asupra felului in care se transpun in practica dispozitiile. Sectia de productie este un compartiment ierarhic deoarece seful de sectie are autoritatea de a da dispozitii sefilor de ateliere din sectie, adica maistrilor.

Compartimentele functionale se caracterizeaza prin autoritatea functionala pe care o au managerii lor asupra managerilor altor compartimente, situate pe acelasi nivel ierarhic, de a da indrumari pe linia specialitatii lor. Compartimentul de Programare, lansare si urmarire a productiei (PLUP), in raport cu sectia de productie este un compartiment functional, deoarece seful compartimentului PLUP, face recomandari sefului de sectie pe linia programarii, lansarii si urmaririi productiei.

Dupa modul de participare la elaborarea deciziilor si punerea lor in actiune, deosebim: compartimente de decizie, compartimente de stat-major si compartimente de executie.

Compartimentele de decizie se caracterizeaza prin autoritatea decizionala si dreptul de dispozitie intr-un anumit domeniu. De exemplu, managementul tehnic al unei intreprinderi este exercitat de directorul tehnic care poate lua decizii privind activitatile ce se desfasoara in sectiile de productie si dispune realizarea lor.  Compartimentele de stat-major sunt cele care desfasoara o activitate de pregatire a elementelor necesare procesului de luare a deciziilor de catre compartimentele de decizie. Compartimentul de marketing este un compartiment de stat-major pentru ca ofera servicii, sub forma de studii, pentru determinarea nivelului productiei, asimilarea unei tehnologii etc.

Compartimentele de executie sunt cele care desfasoara o activitate de aplicare si realizare a deciziilor elaborate in compartimentele de decizie.

Canalele pe care sunt vehiculate deciziile de la locul de adoptare la cel de implementare, precum si informatiile de la locul de culegere la organele de decizie, se numesc linii sau filiere ierarhice.

Nivelurile ierarhice exprima ordonarea compartimentelor si functiilor de conducere in raport cu pozitia lor fata de Consiliul de administratie sau de seful executiv al intreprinderii.

Ansamblul compartimentelor de munca dispuse pe diferite niveluri ierarhice si a legaturilor ierarhice formeaza piramida ierarhica.

Fig 2.6.

Dimensiunile unei piramide ierarhice sunt: inaltimea (h) si baza (B). inaltimea piramidei este direct proportionala cu numarul nivelurilor ierarhice (N), iar baza cu numarul total de personal din intreprinderea respectiva.

Structura organizatorica a unei intreprinderi, in functie de factorii care o determina, poate fi reprezentata printr-o piramida inalta, cand cuprinde un numar mare de niveluri ierarhice sau o piramida aplatizata, cand cuprinde un numar redus de niveluri ierarhice.

Ambele tipuri de piramida prezinta avantaje si dezavantaje care sunt prezentate in Tabelul 2.1. Tabelul 2.1.

Cunoasterea avantajelor si dezavantajelor celor doua tipuri de piramida prezinta utilitate atat in procesul de concepere cat si in cel de perfectionare a structurii organizatorice.

Relatiile dintre compartimentele de munca sunt legaturile ce se stabilesc intre compartimentele situate pe acelasi nivel ierarhic sau pe niveluri ierarhice diferite cu scopul realizarii anumitor obiective

In cadrul unei intreprinderi se desfasoara o varietate de relatii care pot fi evidentiate si structurate, daca sunt analizate duna urmatoarele criterii:

din punct de vedere juridic;

dupa sensul de transmitere a informatiilor;

dupa continutul informatiilor.

Din punct de vedere juridic, relatiile pot fi: formale (reglementate) si informale.

Relatiile formale (reglementate) sunt acele legaturi stabilite prin prevederile regulamentului de organizare si functionare al intreprinderii sau prin alte acte normative. Aceste relatii 'constituie coordonata esentiala pe baza careia isi desfasoara activitatea un compartiment in raport cu celelalte compartimente.

Relatiile informale sunt acele legaturi care apar spontan in cadrul sau intre compartimentele de munca; astfel de relatii nu sunt prevazute in regulamente sau acte normative.

Dupa sensul de transmitere a informatiilor se disting: relatii unilaterale si relatii bilaterale.

Relatiile unilaterale sunt legaturi care se stabilesc intre doua compartimente si constau in obligatia unei parti sa transmita informatii celeilalte parti fara ca cea din urma sa fie obligata sa raspunda mesajului.

Relatiile bilaterale sunt legaturile care se realizeaza in ambele sensuri. Fiecare compartiment este pe rand furnizor si beneficiar de informatii.

Dupa continutul informatiilor se disting: relatii de autoritate si relatii de cooperare.

Relatiile de autoritate se stabilesc intre doua sau mai multe compartimente si provin din autoritatea pe care una din parti o are fata de cealalta parte. Astfel de relatii, in raport de felul cum se exercita autoritatea, sunt:

. relatii de autoritate ierarhica - reprezinta legaturile dintre doua compartimente situate la niveluri diferite, dar pe aceeasi linie ierarhica. In cadrul relatiilor de autoritate ierarhica se poate manifesta fenomenul de scurtcircuitare, apreciat, in general, ca un fenomen negativ care afecteaza unitatea de conducere. in cazuri de urgenta, fenomenul de scurtcircuitare poate fi admis. Un exemplu de manifestare a fenomenului de scurtcircuitare (liniile punctate) este redat in Fig. 2.7.

Fig. 2.7.

Relatii de autoritate functionala - sunt legaturile ce se stabilesc intre doua compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic. in cadrul acestor relatii se poate manifesta fenomenul de pasarela, cand un compartiment de nivel functional transmite recomandarile sale direct unui compartiment de nivel ierarhic inferior, aflat pe o alta linie ierarhica, si nu prin intermediul compartimentului ierarhic situat pe acelasi nivel, Fig. 2.8.

Fig 2.8.

Relatiile de cooperare sunt legaturi ce se stabilesc intre compartimente de munca diferite ca profil, situate de regula la acelasi nivel ierarhic. Aceste legaturi sunt determinate de necesitatea elaborarii in comun a unor lucrari, prestari de servicii sau consultari cu privire la modul de rezolvare a unor probleme. Relatiile de cooperare, in functie de scopul urmarit, pot fi: de colaborare, de tip furnizor-beneficiar, de informare.