Impactul managerial

IMPACTUL MANAGERIAL

SUBSISTEMUL METODOLOGICO-MANAGERIAL

In urma implementarii solutiei informatice propuse se observa o serie de schimbari in ceea ce priveste intregul sistem de management, la nivelul tuturor subsistemelor.

Astfel, in plan metodologico-managerial, in urma implementarii se va realiza o operationalizare mult mai eficienta a sistemelor de management folosite (managementul prin obiective, managementul prin bugete, managementul prin proiect) si a instrumentarului specific de management, cu impact major in cresterea performantelor managerial si economice ale firmei.

Prin implementarea ROVECC-CRM este facilitata derularea in conditii de eficienta si eficacitate a managementului prin proiecte. Evaluarea eficientei proiectului poate fi efectuata prin intermediul iesirilor predefinite ale sistemului, cum ar fi timpul planificat vs. timpul real, bugetul financiar vs. facturarea proiectului etc. Sistemul poate defini de asemenea propriile iesiri, tinand cont de datele proiectului.

De asemenea, implementarea faciliteaza folosirea mult mai eficienta a managementului prin bugete prin Modulul de Finante. Prin intermediul dosarului Cont, este posibila verificarea istoricului financiar, generand o privire de ansamblu asupra bunurilor comandate sau asupra facturilor emise etc. De asemenea pot fi vizualizate facturile emise, platite, restante, etc. Starea curenta a contului bancar precum si Cashflow-ul. Va prezenta acces diferentiat pentru Manager si Account Manageri. Utilizand functii de inregistrare a platilor fixe si a celor efectuate o singura data, inclusiv inregistrari ale orelor de lucru prestate si ale cheltuielilor, managerul financiar dobandeste un instrument performant pentru un proces de facturare a proiectului eficient. Facturarea orelor de lucru prestate si a proiectelor este astfel limitata la verificarea validitatii datelor introduse. Prin implementarea sistemului, se poate reduce nivelul de birocratie privind facturarea clientului.

Aici putem adauga si folosire eficienta a managementului prin exceptii. Aplicatia informatica permite sesizarea la timp a abaterilor, a "exceptiilor" si corectarea acestora astfel incat sa nu afecteze decisiv derularea activitatii de ansamblu a firmei, cat si proiectele aflate pe rol.

Implementarea ROVECC-CRM permite si faciliteaza o mai buna exercitare a tuturor functiilor managerial :previziune, organizare, coordonare, antrenare si control-evaluare.

SUBSISTEMUL ORGANIZATORIC

Implementand noul sistem informatic la Web Design Factory sunt anticipate anumite schimbari de natura organizatorica. Cunoscand arhitectura siatemului informatic acesta va determina o organizare mai mult in jurul proceselor decat a sarcinilor.

De asemenea va avea loc o aplatizare a structurii organizatorice, trecandu-se la o structura organizatorica cu un numar mai mic de niveluri ierarhice si vor cadea o parte din barierele organizarii formale. Cu alte cuvinte, firma Web Design Factory fiind o organizatie care lucreaza pe proiecte se va pune mult accent pe transferul de informatii si cunostinte intre salariati, indifferent de nivelul ierarhic pe care se afla. Se faciliteaza astfel o mai buna colaborare intre angajati. Colaborarea va interveni "de la sine" intre toti salariatii firmei, indifferent de pozitia ierarhica datorita proiectelor care trebuiesc finalizate si a nevoilor informationale fiecarui department.

Se accentueaza rolul echipei, mai mult decat al individului. Pentru realizarea proiectelor lucrul se face in echipa, se acordandu-se competente multiple indivizilor in vederea realizarii sarcinilor.

Prin realizarea unei comunicari interdepartamentale se creaza o colaborare continua care duce spre conturarea unei unei noi culturi organizationale bazata pe comunicare si relatii interumane, o cultura organizationala specifica unei organizatii bazate pe cunostinte.

Un element esential este maximizarea contactelor cu furnizorii si clientii si adoptarea unui marketing integrat, relational si orientat catre client.

SUBSISTEMUL DECIZIONAL

Deoarece procesul decisional se bazeaza pe informatii rezulta ca daca acestea sunt contradictorii, insuficiente, imprecise sau imprevizibile intervine ambiguitatea, iar decidentul nu va mai putea lua decizia optimala.

Perfectionarea infrastructurii informationale prin introducerea aplicatiei tip CRM precum si definirea corecta si realista a cerintelor utilizatorilor (decidenti si executanti) este menita sa asigure coerenta proceselor decizionale cu procesele informationale.

Prin implementarea platformei CRM are loc o fundamantare mult mai riguroasa a deciziilor, avand o baza de informatii care poate fi accesata in timp real (se cunoaste  in fiecare moment stadiul de executie a fiecarei sarcini, a fiecarui proiect, resursele consummate si disponibile, bugetele, responsabilii, etc.).

Are loc o reducere a timpului de fundamentare si adoptare a deciziilor prin faptul ca sistemul permite accesul utilizatorilor oricand si de oriunde, ridicandu-se barierele temporale si spatiale.

In ceea ce priveste oportunitatea deciziei , in urma implementarii sistemului CRM se creaza premisele adoptarii si aplicarii deciziilor in intervalul de timp considerat oportun. Acest fapt reprezinta un avantaj din punct de vedere a performantei firmei, Web Design Factory poate astfel sa isi mentina avantajul competitive pe piata, sa faca facta concurentei acerbe ce exist ape piata IT sis a reactioneze in timp util la amenintarile care apar.

SUBSISTEMUL INFORMATIONAL

Implementarea noii solutii informatice, va facilita munca managerilor, in sensul  ca acestia isi vor putea exercita intr-un mod mult mai eficient functia de coordonare si in special pe cea de control-evaluare. Acest lucru este determinat de cresterea calitatii informatiilor din sistem, o acuratete mai mare a acestora. Astfel, fiecare manager si manager de proiect va sti cu exactitate in ce stadiu se afla proiectul sau activitatea desfasurata de executanti, care sunt responsabilii, putandu-se face o motivare corespunzatoare a acestora in functie de gradul de realizare a obiectivelor, deci in functie de performante.

Datorita implementari platformei CRM se doreste reducerea sau eliminarea deficientelor informationale precum redundanta, supraincarcarea fluxurilor informationale, distorsiune si filtraj.

Integrarea modulara a tuturor informatiilor intr-o singura aplicatie informatica realizeaza o simplificare a intregului sistem informational. Toti angajatii, de la manageri la executanti vor sti cu exactitate unde se afla informatia pe care o cauta. De asemenea, se garanteaza si o completitudine a informatiilor, toate informatiile de care are cineva nevoie sunt integrate in sistem si pot fi gasite cu usurinta de catre utilizatori.

De asemenea, informatiile, element esential, vital in luarea deciziilor, sunt integrate intr-un circuit care permite accesarea lor in timp real, in price moment si in orice loc. Se asigura fluidizarea proceselor informationale, acest lucru ducand la reducerea timpului de fundamentare a deciziilor si deci la o coerenta intre procesele decizionale si cele informationale.

BENEFICII IN PLAN MANAGERIAL:

Ø     Eficientizarea generala a proceselor de munca;

Ø     Integreaza si unifica procesele de munca;

Ø     Utilizeaza o baza de date unica la nivelul organizatiei, in care datele sunt introduce o singura data;

Ø     Reducerea timpului de acces la informatii necesare fundamentarii deciziilor;

Ø     Permite accesul la date si informatii in timp real;

Ø     Raspuns rapid la modificarile conditiilor de mediu cu rezultat in cresterea avantajului competitiv;

Ø     Reducerea timpului de raspuns la problemele sesizate;

Ø     Realizarea unei imagini mai bune a organizatiei in relatiile cu clientii;

Ø     Imbunatatirea calitatii serviciilor prestate de organizatie pentru clientii sai;

Ø     Informatii de calitate (baza de date unica, date consistente si corecte, rapoarte imbunatatite);

Ø     Evitarea redundantei datelor si operatiunilor (baza de date unica elimina operatiunile repetitive);

Ø     Dimensiune colaborativa (modulele CRM deschid sistemul catre clienti si furnizori)

Ø     Integrarea tuturor aplicatiilor intr-o solutie globala;

Ø     Eliminarea granitelor intre deparatmente si delimitarile functionale, ca si pe cele ale organigatiei cu mediul si oferind posibilitati de lucru multiutilizator, multiscop, multispatiu.

Ø     Supravietuirea intr-un mediu de afaceri global;

Ø     Apropierea fata de clienti si furnizori, prin realizarea unui lant valoric;

Ø     Planificarea integral a resurselor intreprinderii;

Ø     Reducerea timpilor de asteptare;

Ø     Cresterea calitatii;

Ø     Includerea clientului in process

Ø     Cresterea flexibilitatii

Ø     Integrarea datelor si sistemelor

Ø     Imbunatatilea proceselor

Ø     Imbunatatirea  fluxurilor si a transparentei informationale;

Ø     Cresterea flexibilitatii organizationale

Ø     Adaptabilitatea si flexibilitatea aplicatiilor

Ø     Posibilitati de inovatie imbunatatite

Ø     Trecerea de la tactic la strategic ca viziune globala asupra sistemului informational imbunatatit de noua solutie informatica

Ø     Structura aplatizata-frontiere permeabile

Ø     Descentralizare-absenta frontierelor interne

Ø     Retea-frontiere externe volatile

Ø     Autoorganizatie-coerenta intre structure si procese de lucru

Ø     Organizare elecronica

Ø     Responsabilitatea individului si a grupului

Ø     Invatare continua

Ø     Lucru pe echipe

Ø     Dezvoltarea comunicarii si a lucrului in retea.

Solutia propusa este, la nivelul managementului, un instrument de convergenta operationala pentru ca realizeaza integrarea tuturor aplicatiilor intr-o solutie globala, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizeaza activitatea organizatiei.. astfel, se elimina granitele dintre departamente si functiuni, ca si cele ale organizatiei cu mediul, oferind, in acelasi timp, facilitate de utilizare multiscop, ,ultispatiu, multiutilizator. Performanta este asigurata si prin arhitectura complexa de date, care asigura integrarea si coordonarea proceselor operationale, traversand intregul teritoriu organizational.

Solutia informatica propusa modifica stilul de lucru al majoritatii salariatilor WDF. De ex timpii care erau afectati reconcilierii diferitelor sisteme (de ex contabilitate-clienti, contabilitate-furnizori si contabilitate generala) pot fi investiti in procesele decizionale.

In acelasi timp, integrarea datelor ofera un plus de :putere analitica", ceea ce inseamna apropierea, consolidarea, detalierea, justificarea, extrapolarea unei importante mase informationale, actiuni care ar necesita un efor uman deosebit de important. Salariatii, multumita acestui system, pot astfel sa adauge intreprinderii o mai mare valoare prin calitatea si rapiditatea deciziilor luate.

Aplatizarea structucturii organizationale Se produce "inversarea structurii activitatii intreprinderii". Daca structura initiala a fost vertical, transformarea se va produce in sensul aplatizarii ei, devenind din ce in ce mai orizontala. Activitati care au fost organizate in interiorul firmei vor devein din ce in ce mai transparente pentru a satisface mai efficient si eficace cerintele clientilor.

RISCURI IN PLAN MANAGERIAL:

Ø     Lipsa implicarii managerilor;

Ø     Neimplicare si neacceptare din partea utilizatorilor;

Ø     Lipsa pregatirii tehnice a unei categorii de salariati/ utilizatori;

Ø     Probleme care apar intre colaborarea si interactiunea dintre departamentele organizatiei

Ø     Riscul esecului proiectului in lipsa unei strategii coerente.

Ø     Incertitudini legate de software si evolutia viitoare a tehnologiilor informationale

Ø     Responsabilitatile sporite incredintate personalului

Ø     Rezistenta la schimbare, in conditiile in care implemearea acestei solutii informatice insemna schimbarea modului de desfasurare a activitatii, ca si a modului in care oamenii isi fac treaba.

Ø     Ignorant si lacunele educationale ale unor manageri, depasiti de impactul si importanta tehnologiilor informationale in mediul concurential actual.

Ø     Problem de adaptare la particularitatile WDF

Coordonarea si colaborarea intre indivizi - intr-o organizatie indivizii isi formeaza un mod particular de gandire, abordare si rezolvarea sarcinilor de lucru, abordari ce pot fi uneori conflictuale.

Schimbarile in modul de desfasurare a activitatii si cele care tin de organizarea intreprinderii constituie un motiv de panica , manifestandu-se astfel o rezistenta la schimbare din partea angajatilor, rezistenta ce poate duce la functionarea necorespunzatoare a noului sistem.