Simplitatea lucrurilor complicate - Referate profesionale unice

Acasa » afaceri » economie
Pregatirea misiunii de audit intern

Pregatirea misiunii de audit intern

Metodologia derularii misiunilor de audit intern.

Managementul resurselor umane - studiu de caz

ompartimentele de audit intern din cadrul entitatilor publice efectueaza misiuni de asigurare si/sau misiuni de consiliere pentru evaluarea sistemului de control managerial din cadrul acestora, urmarind conformitatea si regularitatea cu cadrul legal si/sau desfasurarea activitatii in conditii de performanta.

Principalele obiective ale misiunilor de audit intern sunt:

evaluarea managementului riscurilor, aferente activitatilor desfasurate in cadrul entitatii, cu respectarea cadrului normativ si a celui procedural de derulare a acestora, a principiilor, regulilor si reglementarilor in domeniu;

evaluarea functionalitatii sistemului de control intern in acord cu obiectivele misiunii, in vederea identificarii eventualelor disfunctionalitati sau chiar iregularitati in activitatea acestora;

consilierea mangementului, menita sa adauge valoare si sa imbunatateasca administrarea entitatii publice.

In baza Planului anual de audit intern si in conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normele metodologice generale aprobate prin OMFP nr. 38/2003 privind exercitarea activitatii de audit public intern, si normele proprii, avizate de conducerea entitatii auditate, se efectueaza misiunea de audit intern privind Managementul resurselor umane.

Seful compartimentului de audit intern selecteaza din Planul de audit intern pe anul 2008 misiunea care va fi realizata, respectiv activitatea sau compartimentul, perioada in care va fi efectuata si echipa de auditori interni.

Desfasurarea misiunilor de audit intern se realizeaza in conformitate cu schema prezentata in figura 12.1 - Derularea misiunii de audit intern, care presupune parcurgerea procedurilor si documentelor specifice activitatii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate in normele generale dupa cum urmeaza:

. In etapa de pregatire a misiunii de audit intern se colecteaza datele si informatiile si se elaboreaza documentele prevazute de normele generale. Dintre acestea se detaseaza ca importanta procedura de Analiza riscurilor, care presupune identificarea obiectelor auditabile, respectiv a activitatilor si eventual a operatiilor, structurate pe obiective; identificarea riscurilor atasate acestora; aprecierea si determinarea scorurilor riscurilor; clasarea si ierarhizarea acestora in vederea selectarii obiectelor auditabile, care vor reprezenta Tematica misiunii de audit intern. Pe baza tematicii adoptate pentru derularea misiunii de audit se elaboreaza Programul preliminar al interventiei la fata locului, care se va concentra pe activitatea de testare in vederea constituirii dovezilor de audit, raportarea rezultatelor activitatii de audit si activitatea de urmarire a implementarii recomandarilor.

. In etapa de interventie la fata locului se realizeaza colectarea si prelucrarea informatiilor, colectarea dovezilor, testarea pe esantioanele stabilite si elaborarea foilor de lucru, chestionarea si intervievarea in vederea analizei si evaluarii propriu-zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate, pentru obtinerea probelor de audit intern.

Testarea se materializeaza in verificarea documentelor si inregistrarilor esantionate, analiza datelor si informatiilor obtinute, evaluarea eficientei si eficacitatii sistemelor de control intern, a responsabilitatilor privind reorganizarea acestora, care se concretizeaza in elaborarea listelor de verificare pentru analiza activitatilor auditabile si a listelor de control, a chestionarelor de control intern si a interviurilor pentru orientarea activitatii de audit, si a notelor de relatii pentru obtinerea de informatii suplimentare.

Toate aceste documente vor constitui probe de audit si pe baza lor se vor intocmi formularele de constatare - Fisa de Identificare si Analiza a Problemelor - FIAP si Formularul de Constatare si Raportare a Iregularitatilor - FCRI, care vor fi incluse in Raportul de audit intern.

. In etapa de elaborare a Raportului de audit intern se urmareste structurarea acestuia pe Tematica in detaliu a misiunii de audit obtinuta in procedura de Analiza riscurilor si transferarea FIAP-urilor si FCRI-urilor, cu comentariile de specialitate ale auditorilor interni in raport, intr-o maniera standardizata, pentru a facilita utilizarea acestuia de catre managementul general si managementul de linie.

. In etapa de urmarire a recomandarilor ne asiguram asupra faptului ca recomandarile cuprinse in Raportul de audit intern sunt transferate in Fisa de urmarire a recomandarilor si vor fi implementate intocmai si la termenele stabilite si ca managementul evalueaza riscul neimplementarii acestora.

De asemenea, echipa de auditori interni va superviza Planul de actiune si Calendarul de implementare a recomandarilor nu numai cu privire la responsabilitatile stabilite si la termenele de realizare a acestora, dar si la modalitatile concrete de implementare a recomandarilor.

In practica, activitatea de urmarire a recomandarilor continua pana la implementarea tuturor recomandarilor sau pana la inceperea unei noi misiuni de audit intern.

Figura 12.1. Derularea misiunii de audit intern

Misiunea de audit intern se va incheia cu Programul de asigurare si imbunatatire a calitatii activitatii de audit intern sub toate aspectele, care se strucureaza pe evaluarea interna si evaluarea externa a activitatii de audit intern, cat si pe documentele elaborate in aceste situatii.

Precizam ca pe intreg parcursul derularii misiunii de audit intern se activitatea de supervizare, care se materializeaza in elaborarea documentului Lista de supervizare a documentelor.

DERULAREA MISIUNILOR DE AUDIT INTERN implica parcurgerea etapelor, procedurilor si elaborarea documentelor specifice acestora, conform schemei generale prezentata mai sus, astfel:

12.1. Pregatirea misiunii de audit intern;

12.2. Interventia la fata locului;

12.3. Raportul de audit intern;

12.4. Urmarirea recomandarilor.

PREGATIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

In cadrul Etapei de pregatire a misiunii de audit intern, conform cadrului normativ, se vor parcurge urmatoarele proceduri:

1.1. Initierea auditului;

12.1.2. Colectarea si prelucrarea informatiilor;

12.1.3. Identificarea si analiza riscurilor;

12.1.4. Elaborarea programului de audit;

12.1.5. Sedinta de deschidere.

12.1.1. Initierea auditului

Dupa preluarea din Planul de audit intern pe anul 2008 a misiunii planificate, care urmeaza sa fie efectuata, seful echipei de auditori interni stabileste obiectivele misiunii, impreuna cu seful compartimentului de audit intern.

Procedura de initiere a auditului implica elaborarea documentelor care autorizeaza misiunea de audit intern (Ordinul de serviciu), informeaza entitatea auditata despre misiunea planificata (Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern) si se asigura de existenta independentei auditorilor interni fata de cei auditati (Declaratiile de independenta).

a. In cadrul procedurii de initiere a auditului, primul document care se elaboreaza este Ordinul de serviciu, care autorizeaza efectuarea misiunii de audit si se intocmeste de catre seful compartimentului de audit intern pe baza planului anual de audit intern, aprobat de conducatorul entitatii, avand drept scop repartizarea sarcinilor auditorilor interni nominalizati pentru efectuarea misiunii si stabilirea supervizorului acesteia.

Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea, definirea domeniului si sferei de interventie si informarea responsabililor implicati in misiunea de audit intern si cuprinde:

cadrul juridic;

domeniul auditului;

obiectivele misiunii de audit intern;

modalitatile de interventie la fata locului;

perioada efectuarii misiunii de audit intern;

numele si prenumele auditorilor.

In sinteza, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezinta astfel:

Seful compartimentului de audit intern	Repartizeaza sarcinile de serviciu pe fiecare auditor in parte si stabileste supervizorul misiunii de audit; Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.
Personalul de secretariat	Aloca un numar Ordinului de serviciu; Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecarui membru al echipei de audit.
Supervizorul	Avizeaza sau propune modificari la Ordinul de serviciu.
Auditorii	Iau la cunostinta despre emiterea Ordinului de serviciu si modul de repartizare a sarcinilor in cadrul acestuia; Indosariaza ordinul de serviciu in Dosarul permanent, Sectiunea A.

Modelul privind completarea Ordinului de serviciu este urmatorul:

Procedura P01 : Initierea auditului

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Public Intern

Nr. 420575 din 15.05.2008

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 11234/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern in cadrul entitatii publice si a Planului de audit intern pentru anul 2008, se va efectua misiunea de audit intern la Directia Resurselor Umane in perioada 01.06.2008 - 15.07.2008.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurari asupra Managementului resurselor umane, respectiv organizarea activitatii, recrutarea, salarizarea, evaluarea, pregatirea personalului, fiind structurata pe urmatoarele domenii auditabile:

Stabilirea obiectivelor si activitatilor

Elaborarea strategiilor;

Definirea obiectivelor;

Identificarea activtiatilor necesare realizarii obiectivelor;

Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor;

Stabilirea sarcinilor si responsabilitatilor

Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului;

Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atributiile definite in cadrul ROF- ului;

Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala;

Definirea structurilor organizatorice;

Gestionarea dosarelor profesionale si a carnetelor de munca;

Selectia si recrutarea personalului;

Stabilirea drepturilor salariale;

Pregatirea profesionala a personalului;

Evaluarea performantelor personalului;

- stabilirea obiectivelor individual;e

- aprecierea rezultatelor individuale;

- realizarea interviului si consemanrea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire;

Gestionarea carierei personalului;

Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate privind managementul resurselor umane din cadrul organizatiei.

Echipa de auditori interni este formata din urmatorii:

1. Ionescu Adrian

2. Popescu Nicolae

Sef Serviciu Audit Public Intern,

Georgescu Ion

In practica, Ordinul de serviciu se mai utilizeaza si in etapa de urmarire a recomandarilor pentru verificarea stadiului implementarii acestora la termenele stabilite, mai ales atunci cand cei auditati nu respecta procedurile stabilite de norme cu privire la raportarea modului de implementare a recomandarilor.

In cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie sa fie aprobat si de conducatorul institutiei publice, avand in vedere ca misiunea nu este cuprinsa in planul anual de audit intern.

b. In cadrul procedurii de initiere a auditului se elaboreaza al doilea document Declaratia de independenta de catre auditorii interni.

Independenta auditorilor interni nominalizati pentru realizarea unei misiuni trebuie declarata, motiv pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va trebui sa intocmeasca Declaratia de independenta si in acest sens, sa isi verifice incompatibilitatile personale pe care le-ar putea avea pentru derularea misiunii.

Seful compartimentului de audit intern va urmari sa nu desemneze un auditor, acolo unde exista incompatibilitati personale, decat daca aceasta devine imperios necesara si pentru care trebuie sa furnizeze o justificare rezonabila, pentru demonstrarea obiectivitatii fata de entitatea auditata.

Daca in timpul efectuarii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, reala sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta seful compartimentului de audit intern.

Declararea independentei se realizeaza de catre auditorii interni in fata sefului compartimentului de audit intern, inainte de inceperea fiecarei misiuni, prin care il asigura pe acesta ca este independent fata de misiunea repartizata, nu se afla in niciuna din situatiile de incompatibilitate, prevazute de cadrul normativ, si, in consecinta, pe parcursul derularii misiunii vor putea fi obiectivi.

In sinteza, procedura de elaborare a Declaratiei de independenta se prezinta astfel:

Auditorii

Completeaza Declaratia de independenta.

Seful compartimentului

de audit intern

Verifica Declaratia de independenta;

Identifica incompatibilitatea semnalata de catre auditori si stabileste modalitatea in care aceasta poate fi atenuata sau eliminata;

Aproba declaratiile de independenta.

Auditorii

Indosariaza Declaratia de independenta in Dosarul permanent, Sectiunea A;

Informeaza de urgenta conducerea daca, in timpul misiunii, apare o incompatibilitate, reala sau presupusa.

Prezentam, in continuare Declaratia de independenta, intocmita de auditorul care va coordona aceasta misiune.

Procedura PO2 : Initierea auditului

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Public Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Nume si prenume: Ionescu Adrian

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane Data: 16.05.2008

NR CRT	INCOMPATIBILITATI IN LEGATURA CU ENTITATEA SAU STRUCTURA AUDITATA	DA	NU
	Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel?		X
	Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit?		X
	Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?		X
	Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane?		X
	Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?	X
	Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?		X
	Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?		X
	Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgenta?	X

Auditor, Sef serviciu,

Ionescu Adrian Georgescu Ion

Incompatibilitati personale:

a) A colaborat la elaborarea procedurilor din cadrul Serviciului Financiar privind urmarirea si plata contractelor de achizitii. Pentru realizarea acestor proceduri a fost creat un grup de lucru din care a facut parte si Ionescu Adrian, iar avizarea si aprobarea acestora s-a realizat la nivelul conducerii superioare.

b) auditorul nu are experienta in analiza definirii obiectivelor si identificarea activitatilor in realizarea acestora.

Pot fi eliminate incompatibilitatile:

a) Da

b) Nu

Daca da, explicati cum anume:

a) Participarea s-a limitat doar la discutiile privind modalitatea de lucru si tehnicile si instrumentele utilizate, in cadrul grupului de lucru imputernicit cu elaborarea procedurilor realizate in cadrul Serviciului Financiar.

b) pentru evaluarea capitolelor privind obiectivele si activitatile echipa de control se va suplimenta cu un auditor cu experienta in acest domeniu, respectiv Petrescu Mircea

Data: 16.05.2008 Semnatura: Georgescu Ion

In continuare, prezentam modelul Declaratiei de independenta, intocmita de celalalt membru al echipei de audit intern:

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Public Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Nume si prenume: Popescu Nicolae

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane Data: 16.05.2008

NR CRT	INCOMPATIBILITATI IN LEGATURA CU ENTITATEA SAU STRUCTURA AUDITATA	DA	NU
	Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel?		X
	Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit?		X
	Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?	X
	Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane?		X
	Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?		X
	Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?		X
	Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?		X
	Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?		X
	Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgenta?	X

Auditor, Sef serviciu,

Popescu Nicolae Georgescu Ion

1. Incompatibilitati personale In urma cu doi ani am fost salariat in compartimentul financiar si am realizat activitatii privind calculul si plata salariilor;

2. Pot fi eliminate incompatibilitatile Da

Daca da, explicati cum anume: Obiectivele de audit privind stabilirea drepturilor salariale vor fi distribuite in vederea analizei si evaluarii celorlalti membrii ai echipei de audit intern.

Data: 16.05.2008 Semnatura:

Georgescu Ion

Daca in timpul efectuarii misiunii de audit apare o situatie de incompatibilitate, seful compartimentului de audit intern va verifica incompatibilitatile personale ale auditorilor interni si va proceda la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin transferarea atributiilor intre auditorii interni.

c. In cadrul procedurii de initiere a auditului se elaboreaza si se transmite entitatii auditate al treilea document, respectiv Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern.

Compartimentul de audit intern notifica entitatea auditata cu 15 zile calendaristice, inainte de data prevazuta in planul anual de audit intern pentru declansarea misiunii.

Scopul notificarii entitatii auditate despre declansarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura inceperea misiunii la data stabilita prin plan si desfasurarea corespunzatoare a acesteia.

Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern trebuie sa cuprinda:

domeniul si sfera entitatii auditate;
informatii privind scopul misiunii de audit intern;
principalele obiective stabilite in vederea auditarii;
perioada de derulare a misiunii de audit intern;
informarea cu privire la interventiile la fata locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern si al caror program va fi stabilit ulterior;
solicitarea de date, informatii si documente.

In sinteza, procedura de elaborare a Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern se prezinta astfel:

Auditorii	Pregatesc adresa de notificare catre partile interesate in vederea transmiterii acesteia cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit public intern;
Seful compartimentului de audit intern	Verifica adresa de notificare; Semneaza adresa de notificare.
Personalul de secretariat	Aloca un numar adresei de notificare si o transmite entitatii/structurii auditate.
Auditorii	Includ domeniile de interes (daca se comunica) in programul de audit; Indosariaza copia adresei de notificare in Dosarul permanent - Sectiunea A.

Prezentam, in continuare, modelul documentului Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern.

Procedura P03 : Initierea auditului

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Public Intern

Nr. 420579 din 16.06.2008

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Catre: Directia Resurse Umane

De la: Sef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern "Managementul resurselor umane

Stimate domnule Zamfirescu Vasile

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaza ca in perioada 01.06.2008-15.07.2008 sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Managementul resurselor umane.

Auditul va examina responsabilitatile asumate de catre Directia Resurse Umane si va determina daca acestea isi indeplineste obligatiile in mod eficient si efectiv.

Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de:

Stabilirea obiectivelor si activitatilor

Elaborarea strategiilor;

Definirea obiectivelor;

Identificarea activtiatilor necesare realizarii obiectivelor;

Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor;

Stabilirea sarcinilor si responsabilitatilor

Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului;

Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atributiile definite in cadrul ROF- ului;

Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala;

Definirea structurilor organizatorice;

Gestionarea dosarelor profesionale si a carnetelor de munca;

Selectia si recrutarea personalului;

Stabilirea drepturilor salariale;

Pregatirea profesionala a personalului;

Evaluarea performantelor personalului;

- stabilirea obiectivelor individual;e

- aprecierea rezultatelor individuale;

- realizarea interviului si consemanrea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire;

Gestionarea carierei personalului;

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand:

prezentarea auditorilor;

scopul misiunii de audit intern;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

programul interventiei la fata locului;

alte aspecte.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile si reglementarile ce se aplica activitatilor dumneavoastra, organigrama directiei dumneavoastra, Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitatii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refera la aceasta tema.

Daca aveti unele intrebari privind desfasurarea misiunii, va rugam sa-l contactati pe domnul Ionescu Adrian - auditor, coordonatorul misiunii sau pe seful structurii de audit intern.

Cu deosebita consideratie,

Data: 16.05.2008

Sef Serviciu Audit Public Intern

Georgescu Ion

Scopul Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern este acela ca entitatea, care urmeaza a fi auditata, sa fie instiintata asupra misiunii si a principalelor obiective care vor fi auditate, durata misiunii, interventia la fata locului si eventual sa efectueze o serie de activitati pregatitoare in vederea desfasurarii in bune conditii a misiunii si anume: aducerea la zi evidentelor, existenta titularilor posturilor implicati direct in auditare si pentru asigurarea furnizarii de materiale si informatii necesare auditorilor interni.

In acelasi timp, daca exista motive intemeiate, entitatea auditata sa aiba posibilitatea sa obtina o amanare/suspendare a inceperii misiunii de audit intern.

In practica, pe langa misiunile de audit intern planificate, in mod exceptional, pot sa mai fie realizate si misiuni ad-hoc

Misiunile ad-hoc sunt misiuni de audit care se desfasoara in conformitate cu cadrul normativ in vigoare si au caracter exceptional in sensul ca nu sunt cuprinse in planul anual de audit intern, deoarece au fost propuse pe parcursul derularii planului, dupa aprobarea acestuia.

Din aceste considerente, pentru misiunile ad-hoc nu se creeaza nici o exceptie in cadrul normativ si ele se desfasoara cu respectarea cadrului metodologic general si a normelor proprii de exercitare a activitatii de audit intern, aprobate de conducerea entitatii.

Precizam ca Directia de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Economiei si Finantelor a propus scurtarea perioadei de notificare a entitatii auditate de la 15 zile la 3 zile lucratoare, pentru misiunile ad-hoc, modalitate aprobata de UCAAPI si ulterior adoptata si de alte entitati publice.

Odata cu Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern entitatii auditate ii va fi transmisa si Carta auditului intern, document prin care i se comunica drepturile si obligatiile pe care le au auditorii pe parcursul desfasurarii misiunilor de audit intern.

12.1.2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

Procedura de colectare si prelucrare a informatiilor reprezinta faza de procurare a documentelor necesare, de culegere a informatiilor si prelucrarea acestora pentru identificarea informatiilor fiabile, pertinente si utile in vederea realizarii analizei riscurilor. Aceasta procedura contribuie in mod substantial la cunoasterea domeniului auditabil si il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea/structura auditata.

a. Colectarea informatiilor

In cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea auditata, informatii care trebuie sa se refere la activitatile ce vor fi examinate si includ:

obiective, scopuri;

planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare;

informatii organizationale cu privire la: numarul si numele angajatilor, fisele posturilor, schimbari recente in cadrul entitatii auditate inclusiv in cadrul sistemului;

informatii financiare despre activitatea ce va fi examinata;

rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara entitatii;

dosare de corespondenta.

Sursele pentru colectarea informatiilor sunt:

dosarele permanente ale entitatii auditate: organigrama, descrierea operatiilor, informatii despre personalul de conducere si executie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;

dosarele misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, raspunsuri la observatiile si recomandarile auditului, note de instiintare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control, diagrame de circulatie etc.;

registrele de corespondenta cu entitatile externe;

interviurile cu managementul: necesare pentru furnizarea punctelor de vedere cheie asupra operatiilor auditate si pentru cunoasterea ansamblului mediului de control, obtinute pe baza Chestionarelor de luare la cunostinta - CLC.

Pentru intelegerea modului de functionare a proceselor pot fi folosite:

metoda narativa, care presupune descrierea proceselor si procedurilor si furnizeaza inventarul si explicatiile activitatilor de control intern utilizate;

diagramele de circulatie sau pistele de audit, care descriu procedurile unui proces in format grafic si faciliteaza intelegerea si comunicarea de informatii. Acestea permit auditorului sa identifice particularitatile specifice domeniului, astfel incat sa poata evalua importanta acestora in atingerea obiectivelor sistemului de control intern.

Colectarea informatiilor practic reprezinta continuarea strangerii de informatii incepute in etapa de pregatire a misiunii de audit intern care faciliteaza elaborarea documentelor specifice din cadrul procedurii de analiza a riscurilor.

Concret, auditorii interni:

se implica in discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii, ocazie cu care vor solicita principalele documente: legislatia aplicabila domeniului auditat, organigrama, regulamentul de organizare si functionare, regulamente interne;

vor discuta obiectivele misiunii pe care si le-au propus, cu conducerea entitatii si cu responsabilii compartimentului;

se deplaseaza la fiecare compartiment implicat in misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile cuprinse in plan si cauta sa inteleaga activitatea si specificul entitatii sa se familiarizeze cu personalul structurii ce va fi auditata, ocazie cu care vor solicita documentele care caracterizeaza activitatea serviciului si anume:

fisele posturilor;

circulatia documentelor si situatia de la fata locului;

modul de derulare a activitatii cu caracter general;

procedurile, normele interne, circularele, iar daca acestea nu exista sau nu sunt au proceduri formalizate auditorii au in vedere aceste probleme pentru in faza de analiza riscurilor.

Colectarea informatiilor presupune, din partea auditorilor, un dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice motivul prezentei lor, pentru intelegerea specificului activitatii pe care o desfasoara, dar si pentru a-i sprijini in vederea imbunatatirii activitatii entitatii.

Auditorii interni, prin aceste activitatii isi completeaza informatiile culese privind cadrul legislativ, referitor la organizarea si functionarea entitatii publice, cadrul normativ, respectiv normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte normative care reglementeaza domeniul auditat, si cadrul procedural existent in cadrul entitatii si anume procedurile de lucru finalizate si cele in curs de elaborare.

De asemenea, auditorii interni se mai informeaza de pe INTERNET, INTRANET, din MASS-MEDIA, din rapoartele altor organe de control, din rapoartele auditorilor externi, daca este cazul.

In sinteza, procedura de Colectare a informatiilor se prezinta astfel:

Auditorii

Identifica legile si regulamentele aplicabile entitatii auditate;

Obtin organigrama, Regulamentul de organizare si functionare, fise ale posturilor, proceduri scrise ale entitatii auditate;

Identifica personalul responsabil;

Identifica circuitul documentelor;

Obtin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;

Aduna date statistice asupra performantei pentru a-i sprijini in faza de analiza a riscului;

Se familiarizeaza cu activitatea entitatii auditate;

Indosariaza documentele obtinute in aceasta faza a misiunii de audit public intern in Dosarul permanent, Sectiunea C;

Supervizorul

Revede documentatia

Seful compartimentului de audit intern

Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor auditabile si a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului si a metodologiei, dupa caz.

Aceasta faza a procedurii Analiza riscurilor se concretizeaza in elaborarea documentului Colectarea informatiilor, pe care il prezentam, in continuare.

Procedura PO4 : Colectarea si prelucrarea informatiilor

Entitatea Publica

Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian Data: 02.06.2008

Avizat: Popescu Nicolae Data: 02.06.2008

Colectarea informatiilor
NR CRT	Directia Resurse Umane	DA	NU	Observatii
	Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate	X
	Obtinerea organigramei	X
	Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare	X
	Obtinerea fiselor posturilor	X
	Obtinerea procedurilor scrise		X	Au fost elaborate si aprobate proceduri doar cu privire la recrutarea si salarizarea personalului
	Identificarea personalului responsabil	X
	Obtinerea strategiilor la nivelul entitatii si la nivelul directiei de resurse umane	X
	Analiza raportului de audit intern anterior	X
	Obtinerea planului de cariera la elaborat la nivelul entitatii		X	Nu exista un plan de cariera
	Obtinerea rapoartelor privind evolutia personalului pe grupe de varsta, vechime, functii, grade profesionale etc.	X

Mentionam ca pentru toate raspunsurile negative primite in aceasta faza a derularii misiunii se vor efectua teste detaliate pentru fixarea de recomandari si concluzii pertinente.

b. Prelucrarea informatiilor

In aceasta etapa auditorii interni realizeaza Studiul preliminar pentru prelucrarea de informatii, fara o verificare detaliata a activitatilor ce urmeaza a fi auditate, ceea ce include:

studiul documentelor obtinute cu ocazia deplasarilor pentru obtinerea unei priviri de ansamblu asupra operatiilor auditabile si pentru stabilirea modului in care este organizat auditatul;

stadiul realizarii procedurilor operationale de lucru;

schitarea de note descriptive ale proceselor care se deruleaza in cadrul entitatii auditate pe baza informatiilor obtinute;

analiza procedurilor analitice pentru o mai buna intelegere a operatiunilor, avertizarea despre potentialele zone cu probleme specifice;

intocmirea de chestionare de control intern - CCI - care contin intrebari despre diferitele obiective si componente ale sistemului de control intern;

testarea limitata a sistemului pentru a se obtine o intelegere initiala, generala a gradului de eficienta in operarea sistemelor si functionarea controlului intern.

Evaluarea preliminara a sistemului de control intern se realizeaza pe baza informatiilor rezultate din: chestionarele de luare la cunostinta, chestionarele de control intern, diagramele de circulatie, descrierile narative, testarile limitate s.a.

In prima faza, prelucrarea informatiilor se realizeaza cu scopul identificarii obiectelor auditabile, care vor intra in procesul de auditare.

In sinteza, procedura de Colectare si prelucrare a informatiilor presupune:

identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;

analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/ structurii auditate;

analiza entitatii/structurii auditate si a activitatilor pe care le desfasoara pe baza organigramei, regulamentului de organizare si functionare, fisele posturilor si procedurilor scrise;

analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit intern;

identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

identificarea constatarilor semnificative si recomandarilor din rapoartele de audit precedente, care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

identificarea surselor potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si sa aprecieze validitatea si credibilitatea acestor informatii.

In aceasta faza se deschid si se completeaza Fisele de Identificare si Analiza a Problemei (FIAP-urile) pe baza discutiilor avute cu ocazia identificarii, analizarii, clasarii si ierarhizarii informatiilor si care presupune urmatoarea procedura:

discutia cu seful structurii auditate asupra problemei constatate;

intocmirea FIAP-ului;

supervizarea FIAP-ului;

confirmarea pentru obiectivitatea constatarii la entitatea auditata.

Din practica s-a constatat ca aceasta procedura elimina situatiile de refacere a FIAP-urilor semnate pentru confirmarea constatarilor, de catre reprezentantii entitatii auditate

In cadrul aceastei proceduri, daca se impune, seful compartimentului de audit intern organizeaza o sedinta pentru reanalizarea obiectivelor misiunii de audit intern, identificarea obiectelor auditabile si stabilirea criteriilor de risc, care vor fi avute in vedere, in afara celor prevazute de normele metodologice in vigoare.

12.1.3. Identificarea si analiza riscurilor

Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitatii entitatii publice de a-si realiza obiectivele.

Principalele categorii de riscuri sunt:

a. Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilitati precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentatia insuficienta sau neactualizata;

b. Riscuri operationale, cum ar fi: neinregistrarea in evidentele contabile, arhivare necorespunzatoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat;

c. Riscuri financiare, cum ar fi: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

d. Alte riscuri, spre exemplu riscurile generate de schimbarile legislative, structurale, manageriale etc.

Auditul intern trebuie sa integreze in procesul de identificare si evaluare al riscurilor semnificative si pe cele depistate cu ocazia altor misiuni.

Masurarea riscului este determinata de cele doua componente de baza ale acestuia si anume:

probabilitatea de aparitie a riscurilor;

impactul apreciat de gravitatea consecintelor evenimentului.

Pentru masurarea riscurilor, in conformitate cu prevederile cadrului normativ in vigaore, se utilizeaza urmatorii factori/criterii de risc:

(1). Aprecierea controlului intern, care este factorul de risc cel mai complex dintre cei trei, deoarece cuprinde: riscul de frauda, riscul neimplementarii recomandarilor din misiunile anterioare, riscul inexistentei procedurilor operationale de lucru s.a. si in consecinta va avea o pondere insemnata in cadrul factorilor de risc.

Factorii de risc pentru aprecierea controlului intern, evalueaza functionalitatea sistemului de control intern, pe baza probabilitatilor de aparitie, care variaza de la imposibilitate la certitudine, si este structurat pe o scala pe trei niveluri, dupa cum urmeaza:

Control intern	*Daca*
CORESPUNZATOR nivel 1	conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si a inlatura problemele; auditurile anterioare si studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme; analiza arata ca sunt in functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern; procedurile sunt bine sustinute de documente.
INSUFICIENT (nivel 2)	conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor si reviziilor externe; auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remediere si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului; analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.
Cu lipsuri grave (nivel 3)	conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitatea, la pastrarea dosarelor sau la reviziile externe; auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite; analiza dezvaluie ca nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente; procedurile de control intern lipsesc sau sunt putin utilizate.

Control intern

Daca

CORESPUNZATOR

nivel 1

conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si a inlatura problemele;

auditurile anterioare si studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme;

analiza arata ca sunt in functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern;

procedurile sunt bine sustinute de documente.

INSUFICIENT

(nivel 2)

conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor si reviziilor externe;

auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remediere si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului;

analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente.

Cu lipsuri grave

(nivel 3)

conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitatea, la pastrarea dosarelor sau la reviziile externe;

auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite;

analiza dezvaluie ca nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente;

procedurile de control intern lipsesc sau sunt putin utilizate.

(2). Aprecierea cantitativa se realizeaza prin analiza efectelor riscului in cazul in care s-ar produce si nivelul impactului acestuia se poate exprima pe o scala valorica, pe trei niveluri, astfel:

impact scazut;

impact moderat;

impact ridicat

Masurarea nivelului impactului unui risc reprezinta modalitatile de exprimare cele mai pertinente ale consecintelor riscului materializate in termeni de: costuri, calitate, imagine s.a. Toate riscurile care apar trebuie sa fie legate de cel putin unul din termenii impactului mentionati. In practica, cel mai adesea se face referire la costuri si la brand-ul entitatii.

(3). Aprecierea calitativa se realizeaza prin examinarea probabilitatii de aparitie a riscurilor, luand in considerare factorii de incidenta, respectiv resursele umane, complexitatea operatiilor, mijloacele tehnice etc. si se exprima, prin vulnerabilitatea domeniului auditabil, structurata pe o scala pe trei niveluri:

Vulnerabilitate

Daca

Mica

(nivel 1)

resursele umane sunt suficiente;

complexitatea operatiunilor este redusa;

mijloacele tehnice existente necesare desfasurarii activitatii sunt suficiente;

Medie

(nivel 2)

resursele umane nu sunt suficiente;

ori complexitatea operatiunilor este ridicata;

ori mijloacele tehnice existente necesare desfasurarii activitatii sunt insuficiente.

Mare

(nivel 3)

resursele umane nu sunt suficiente;

complexitatea operatiunilor este ridicata;

mijloacele tehnice existente necesare desfasurarii activitatii sunt insuficiente.

PROCEDURA DE ANALIZA RISCURILOR - P05 din cadrul Etapei de pregatire a misiunii de audit intern implica parcurgerea mai multor faze, pornind de la obiectivele misiunii, stabilite anticipat, care se concretizeaza in elaborarea unor documente specifice fiecarei faze, dupa cum urmeaza:

A. identificarea obiectelor auditabile;

B. identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile;

C. stabilirea factorilor, ponderilor si nivelurilor de apreciere a riscului;

D. elaborarea Chestionarului de luare la cunostinta - CLC;

E. stabilirea nivelului riscului si determinarea punctajului total al riscurilor;

F. clasarea obiectelor auditabile pe baza punctajelor riscurilor;

G. ierarhizarea obiectelor auditabile in functie de analiza riscurilor;

H. elaborarea Tematicii in detaliu a misiunii de audit.

A. Identificarea obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile[1] reprezinta prima faza a procedurii Analiza riscurilor si se realizeaza prin detalierea fiecarei activitati in operatii omogene succesive, descriind procesul de la initiere pana la realizarea si inregistrarea acestora, inclusiv circuitul auditului. Ulterior se vor identifica pentru fiecare operatie riscurile asociate acestora si se vor defini conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca, in vederea determinarii modalitatilor de functionare a controlului intern necesar pentru eliminarea riscurilor si atingerea obiectivelor.

Precizam ca aceasta activitate are o importanta covarsitoare asupra desfasurarii misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizata cu toata responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitatilor din cadrul entitatii auditate, realizata inca din etapa de planificare a activitatii de audit intern, din care se vor extrage activitatile auditabile.

Pe baza evaluarii de mai sus, auditorii interni intocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care defineste sub toate aspectele domeniul auditat, respectiv activitatile si/sau operatiile elementare care vor constitui suportul analizei riscurilor.

In continuare, prezentam modelul documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, structurata pe obiectivele misiunii de audit, stabilite in procedura de initiere a auditului.

Procedura PO5 : Analiza riscului

Entitatea Publica

Serviciul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit:Managemenul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 03.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 03.06.2008

Nr. crt.	DOMENIUL			OBIECTELE AUDITABILE	OBS.		STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR	1.1 Elaborarea strategiilor	1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul resurselor umane
1.2 Definirea obiectivelor		2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane
		3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii
		4. Obiectivele generale stabilite de RU sunt definite pe domeniile de activitate
		5. Obiectivele specifice definite de RU deriva din obiectivele generale
		6. Obiectivele specifice conduc la un rezultat asteptat
		7. Obiectivele specifice acopera activitatile compartimentului
		8. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile
		9. Obiectivele specifice sunt fixate in timp
1.3 Identificarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor		10. Identificarea tuturor activitatilor care concura la realizarea obiectivelor
		11. Activitatile si actiunile sunt realizate in limita competentelor acordate
		12. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor,
		13. Exista concordanta intre activitatile realizate si atributiile definite
		14. Activitatile sunt bine definite, concretizate in actiuni omogene
		15. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii
		16. Atributiile asigura o definire corespunzatoare a ariei de competenta
1.4 Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor		17. Definirea limitelor de competenta
		18. Definirea responsabilitatilor in realizarea activitatilor
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITA-TILOR	2.1 Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului		19. Respectarea formatului standard al fisei postului						28. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF
				29. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor
				2.3 Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala		30. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare
						34. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului
							DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE		35. Structura organizationala
									36. Organizarea compartimentelor functionale
									37. Definirea relatiilor functionale intre compartimente
				38. Repartizarea atributiilor in cadrul compartimentelor
				39. Functionabilitatea procedurilor de lucru in corelatie cu derularea activitatilor executabile
			GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			40. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale
			GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			41. Conformitatea datelor inscrise in carnetele de munca cu deciziile emise
			SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			42. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice
						43. Organizarea concursurilor
						44. Sustinerea concursurilor
						45. Numirea in functie
			STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			46. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)
47. Acordarea salariului de baza
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI					50. Analiza nevoilor de pregatire profesionala
						51. Elaborarea si realizarea programelor de pregatire profesionala
				52. Acoperirea necesitatilor de pregatire profesionala
				53. Urmarirea rezultatelor pregatirii profesionale
	EVALUAREA PERFORMANTELOR PERSONALULUI		8.1 Stabilirea obiectivelor individuale	54. Stabilirea obiectivelor individuale in cadrul obiectivelor compartimentului
				55. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite

				56. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca
				57. Stabilirea obiectivelor individuale cu respectarea caracteristicilor SMART
				58. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare
				59. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare
				60. Stabilirea obiectivelor in corelatie cu complexitatea sarcinilor si nivelului de pregatire
			8.2 Aprecierea rezultatelor individuale	61. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale
			8.2 Aprecierea rezultatelor individuale	62. Aprecierea criteriilor de performanta
			8.3 Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire	63. Realizarea interviului cu persoana evaluata
				65. Identificarea necesitatilor de instruire
				66. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale
					GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			67. Asigurarea managementului carierei in functia publica
68. Responsabilitatea pentru planificarea si dezvoltarea carierei angajatilor
69. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare
70. Elaborarea planului de cariera

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezinta primul document care se elaboreaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor si cuprinde, pentru acest studiu de caz, , structurate pe 9 obiective si 70 de obiecte auditabile, care vor fi analizate pe parcursul derularii misiunii de audit intern.

Stabilirea obiectelor auditabile, in practica se realizeaza prin analiza cadrului legislativ, respectiv: organigrama, ROF-ul, normele metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaza activitatea, fisele posturilor, procedurile, circuitul documentelor, pistele de audit, diagrama de circulatie, decizii, circulare, instructiuni s.a., in vederea identificarii tuturor operatiilor structurale componente ale activitatilor auditate.

In situatia in care, in cadrul entitatii, auditorii interni constata inexistenta procedurilor scrise si formalizate si a Listei activitatilor pe compartimente, identificarea operatiilor succesive pentru realizarea activitatilor se obtine prin analiza cadrului legal si normativ si a documentelor interne existente si se finalizeaza cu Lista centralizatoare a obiectivelor auditabile, intocmita de auditorii interni.

Pe baza acestor constatari auditorii vor recomanda entitatii auditate elaborarea, cu prioritate, a Listei activitatilor pe compartimente si scrierea procedurilor operationale de lucru pentru activitatile curente si formalizarea si respectarea acestora. Ulterior, vor monitoriza elaborarea acestor documente, care sunt elemente ale cadrului procedural, pe parcursul procedurii de urmarire a recomandarilor, pe baza documentului Fisa de urmarire a recomandarilor, discutate si acceptate cu factorii de management al entitatii auditate

Consideram ca, recomandarile de mai sus nu trebuie sa lipseasca din rapoartele auditorilor interni, in mod special, pentru activitatile pe care le auditeaza pentru prima data si unde constata inexistenta procedurilor operationale de lucru.

In momentul in care auditorii interni vor incepe sa gaseasca in cadrul entitatii publice auditate marea majoritate a procedurilor operationale, scrise si formalizate, in conformitate cu prevederile legale[2], atunci vor avea sarcina, destul de delicata si plina de responsabilitate, de a evalua corectitudinea si completitudinea acestora in vederea asigurarii entitatii auditate.

B. Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile

Identificarea riscurilor inerente domeniilor auditabile reprezinta a doua faza a procedurii Analiza riscurilor si se realizeaza prin analiza activitatilor si/sau operatiilor cuprinse in Lista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataseaza riscurile asociate acestora, coroborate cu functionalitatea activitatilor de control.

In practica, intalnim mai multe posibilitati, in faza de identificare a riscurilor care vor determina situatii, in functie de care riscurile vor fi sau nu cuprinse in analiza, astfel:

operatii la care activitatile de control intern sunt stabilite dar nu functioneaza, caz in care riscurile prezinta importanta si trebuie luate in analiza, si care se numesc riscuri inerente;

operatiile la care activitatile de control intern exista si functioneaza, caz in care riscurile sunt minime, fiind posibil chiar sa fie tolerate, in cadrul apetitului de risc stabilit de entitate, si sa nu fie avute in vedere la analiza, si care se numesc riscuri reziduale;

operatii la care activitatile de control intern nu sunt stabilite, dar functioneaza, caz in care se recomanda formalizarea lor prin proceduri operationale de lucru;

operatii la care controalele interne nu sunt stabilite si nici nu functioneaza, caz in care riscurile sunt majore si vor fi avute in vedere, in mod obligatoriu, in analiza riscurilor.

In acest sens, prezentam spre exemplificare, operatii din structura activitatilor la care nu identifica nicio activitate de control sau se identifica mai multe, astfel:

a. operatii la care se constata inexistenta activitatilor de control intern, de regula operatiile pentru actualizarea procedurilor, mai ales in situatia in care de la intocmirea acesteia si pana la realizarea misiunii de audit intern nu au existat modificari de legislatie a reglementarilor interne.

b. operatii la care se pot identifica mai multe activitati de control intern, cum ar fi:

- operatia de exercitare a vizei de control financiar preventiv care presupune existenta mai multor activitati de control intern pentru corecta inregistrare in contabilitate si in conturile anuale a acestor operatii si care trebuie:

sa fie contabilizate in perioada corespunzatoare, urmarindu-se respectarea independentei exercitiilor financiare (criteriul perioadei corecte);

sa fie corect evaluate, adica sumele sa fie bine determinate aritmetic corect, exacte, urmarindu-se respectarea tuturor regulilor si principiilor contabile, precum si a metodelor de evaluare (criteriul corectei evaluari);

sa fie inregistrate in conturile corespunzatoare, conform planului de conturi pentru institutiile publice (principiul corectei imputari);

sa fie corect totalizate, centralizate, astfel incat sa li se asigure o prezentare in conturile anuale conform regulilor in vigoare (criteriul corectei prezentari in conturile anuale).

Riscurile pot fi identificate atat la nivelul organizatiei, din strategia generala a acesteia, dar si la nivelul proceselor si activitatilor operationale, prin analize succesive.

Pentru realizarea acestui demers de analiza a riscurilor, se poate pleca sau de la cel mai inalt nivel catre nivelul operational, sau de la nivelul de baza/procese/executanti, catre nivelul managementului general.

Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor

intervievarea responsabililor strategici si operationali;

esantionarea si efectuarea sondajelor;

chestionarea nivelurilor de management;

realizarea de brainstorming-uri pe activitati/compartimente;

workshop-uri, ateliere de lucru pentru analiza riscurilor;

organizarea grupurilor focus - grupuri de dezbatere - coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat;

Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile presupune atasarea riscurilor semnificative la operatiile stabilite in Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, in prima faza a procedurii Analiza riscurilor.

In practica, auditorii interni asociaza unul sau mai multe riscuri stabilite de auditorii interni in cadrul procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor sau din propria experienta. In situatia in care la un obiect auditabil se ataseaza mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc in parte sau pe total obiect auditabil.

Auditorii interni finalizeaza aceasta faza prin elaborarea documentului - Identificarea riscurilor prezentat in continuare.

Documentul Identificarea riscurilor este al doilea document care se realizeaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor si a fost intocmit prin atasarea riscurilor asociate obiectelor auditabile din Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care pentru acest studiu de caz contine 9 obiective, 70 de obiecte auditabile si 82 de riscuri semnificative identificate.

C. Stabilirea factorilor, ponderilor si nivelurilor de apreciere a riscurilor

Stabilirea factorilor, ponderilor si nivelurilor de apreciere a riscurilor reprezinta faza a treia a procedurii de Analiza riscurilor.

Normele generale de exercitare a activitatii de audit intern[3] recomanda pentru analiza riscurilor utilizarea urmatorilor factori/criterii de risc:

aprecierea controlului intern;

aprecierea cantitativa;

aprecierea calitativa

Desi acesti factori se considera acoperitori pentru problematica cu care se confrunta entitatile, in practica, auditorii interni pot sa mai adauge si alti factori de risc specifici activitatii auditate, in vederea evaluarii unor particularitati ale domeniului auditabil, cum ar fi:

nivelul de frauda;

schimbarile legislative;

fluctuatiile de personal s.a.

Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele sa aiba un impact negativ asupra unui obiect auditabil.

Nivelul de apreciere al riscului reprezinta efectele produse si modificarile impactului riscului asupra activitatii analizate.

Procedura P05 - Analiza riscurilor

Entitatea Publica

Serviciul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit:Managemenul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 03.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 03.06.2008

Nr. crt.	DOMENIUL			OBIECTELE AUDITABILE	RISCURILE IDENTIFICATE	OBS.
	STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR	Elaborarea strategiilor		1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul RU	1. Strategia in domeniul RU nu analizeaza toate domeniile specifice RU
		Elaborarea strategiilor		1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul RU	2. Strategia in domeniul RU nu este dezvoltata in baza strategiei entitatii
		Definirea obiectivelor		2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	3. Obiectivele generale definite nu au la baza o strategie in domeniul RU
				3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	4. Obiectivele generale definite in strategia RU nu deriva din obiectivele strategice ale entitatii
				4. Obiectivele generale stabilite de RU sunt definite pe domeniile de activitate	5. Obiectivele generale nu sunt definite pe domenii de activitate
				5. Obiectivele specifice definite de RU deriva din obiectivele generale	6. Obiectivele specifice nu acopera obiectivele generale definite
				6. Obiectivele specifice conduc la un rezultat asteptat	7. Nu este asigurata o corelare intre capacitatea de implementare a obiectivului si resursele disponibile
				7. Obiectivele specifice acopera activitatile compartimentului	8. Nu acopera activitatile compartimentului
				8. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	9. Nu se poate masura gradul de implementare
				9. Obiectivele specifice sunt fixate in timp	10. Nu se poate determina rezultatul asteptat
		Identificarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor		10. Identificarea tuturor activitatilor care concura la realizarea obiectivelor	11. Nu sunt identificate toate activitatile si actiunile desfasurate
				11. Activitatile si actiunile sunt realizate in limita competentelor acordate	12. Nu exista competenta necesara realizarii activitatilor
				12. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor,	13. Activitatile identificate nu concura la realizarea obiectivului si obtinerea rezultatului asteptat
				13. Concordanta intre activitatile realizate si atributiile definite	14. Activitatea sa fie realizata, insa sa nu existe atributia acordata prin ROF
					15. Activitatea sa fie realizata , insa atributia sa fie acordata altui compartiment
				14. Activitatile sunt bine definite, concretizate in actiuni omogene	16. Activitatile definite nu exprima aportul compartimentului la realizarea obiectivului
				15. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	17. Definirea de atributii pentru realizarea activitatilor care nu se regasesc in atributiile generale ale entitatii
				16. Atributiile asigura o definire corespunzatoare a ariei de competenta	18. Atributiile sunt definite sub forma de sarcini
		Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor		17. Definirea limitelor de competenta	19. Nu exista autoritatea formala reglementata in realizarea activitatilor
				18. Definirea responsabilitatilor in realizarea activitatilor	20. Nu sunt responsabilitati stabilite in sarcina salariatilor in vederea realizarii activitatilor
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITATILOR	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului		19. Respectarea formatului standard al fisei postului	21. Utilizarea unor modele de fisa de post care nu corespund necesitatilor actuale
				20. Scopul postului este corect definit	22. Definirea scopului postului sub forma unei responsabilitati sau atributii
				21. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului	23. Studiile de specialitate si perfectionarile nu sunt definite in functie de cerintele postului
					24. Abilitatile si aptitudinele nu sunt definite corect in functie de cerintele postului
					25. Nu sunt definite competente manageriale, in conditiile in care realizarea sarcinilor postului solicita aceasta
				22. Elaborarea fisa postului in functie de caracteristicile postului	26. Fisa postului este elaborata in functie de caracteristicile ocupantului postului
				23. Atributile stabilite in fisa postului se regasesc in atributiile compartimentului	27. Atributii (sarcini) stabilite unui post nu se regasesc in atributiile compartimentului din care face parte acesta
				24. Definirea responsabilitatilor in realizarea sarcinilor	28. Nu sunt stabilite responsabilitatii in realizarea sarcinilor postului
				25. Definirea limitelor de competenta	29. Nu este asigurata o limita decizionala corespunzitoare realizarii sarcinilor postului
				26. Definirea sferei relationale	30. Relatiile functionale nu definesc corespunzator ierarhia subordonarii postului
					31. Relatiile functionale nu defineste corespunzator sfera in care postul are competenta de a intra in relatii cu alte posturi din compartimente diferite
					32. Relatiile functionale definite nu sunt in conformitate cu cerintele de organizare
				27. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului	33. La eliberarea postului nu este asigurata continuitatea realizarii sarcinilor postului respectiv
		Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF		28. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	34. Realizarea de sarcini care nu sunt regasite in atributiile definite in ROF
				29. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	35. Sarcinile definite in fisa postului nu asigura realizarea actiunilor definite in realizarea obiectivelor individuale
		Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala		30. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	36. Pentru pregatiri diferite sunt stabilite aceleasi sarcini
				31. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	37. Pentru aceleasi functii si activitatii sunt stabilite sarcini diferite
				32. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	38. Ocupantul postului nu are pregatirea si competenta necesara realizarii sarcinilor
				33. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	39. Atributiile definite in fisa postului nu sunt in concordanta cu activitatile si actiunile
				34. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	40. Nu exista competenta necesara in exercitarea tuturor functiilor de management
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			35. Structura organizationala	41. Nu corespunde criteriului pe obiective
				36. Organizarea compartimentelor functionale	42. La stabilirea compartimentelor nu s-a avut in vedere natura activitatilor
				37. Definirea relatiilor organizatorice intre compartimente	43. Nu sunt responsabilizate in cadrul ROF relatiile ierarhice sau cu alte compartimente
				38. Repartizarea atributiilor in cadrul compartimentelor	44. Definirea de atributii realizate in colaborare cu alt compartiment, insa la acesta nu se regaseste atributia respectiva
				39. Functionabilitatea procedurilor de lucru in corelatie cu derularea activitatilor executabile	45. Derularea actiunilor definite in procedura nu asigura realizarea activitatilor
	GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			40. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	46. Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale
					47. Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
					48. Dosarele profesionale nu au fost actualizate
				41. Conformitatea datelor inscrise in carnetele de munca cu deciziile emise	49. Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost completate
	SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			42. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	50. Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului
				43. Organizarea concursurilor	51. Analiza incompleta a dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor
					52. Verificarea si notarea incorecta a lucrarilor si interviului
					53. Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt intocmite cu 30 de zile inainte de data sustinerii a concursurilor
				44. Sustinerea concursurilor	54. Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs
				45. Numirea in functie	55. Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de incadrare si a sporurilor de care beneficiaza nu au fost stabilite corect
	STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			46. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)	56. Evidenta prezentei si a concediilor de orice fel nu se incadreaza in principiile de conformitate
				47. Acordarea salariului de baza	57. Stabilirea eronata a salariului de baza
				48. Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	58. Acordarea unor indemnizatii de conducere si sporuri necuvenite
				49. Modificarea drepturilor salariale	59. Modificarea neargumentata a drepturilor salariale
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI			50. Analiza nevoilor de pregatire profesionala	60. Nu sunt luate in calcul toate cerintele de formare profesionala
				51. Elaborarea si realizarea programelor de pregatire profesionala	61. Planurile de pregatire nu au fost adaptate la nevoile de formare
				52. Acoperirea necesitatilor de pregatire profesionala	62. Temele definite in programul de pregatire nu sunt realizate
				53. Urmarirea rezultatelor pregatirii profesionale	63. Nu este cunoscut modul in care cursul a contribuit la dezvoltarea cunostintelor si abilitatilor
	EVALUAREA PERFORMANTELOR PERSONALULUI		Stabilirea obiectivelor individuale	54. Stabilirea obiectivelor individuale ii cadrul obiectivelor compartimentului	64. Stabilirea de obiective pentru care nu exista competenta necesara in realizarea activitatilor
				55. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	65. Stabilirea de obiective pentru care nu exista sarcini definite in fisa postului
					66. Neducerea la indeplinire a obiectivelor
				56. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	67. Timpul disponibil nu permite realizarea obiectivelor
				57. Stabilirea obiectivelor individuale cu respectarea caracteristicilor SMART	68. Obiectivele individuale nu sunt specifice si nu pot fi atinse
				58. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	69. Stabilirea si executarea de noi activitati, pentru care nu exista obiective stabilite
				59. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	70. Mentinerea acelorasi obiective in conditiile in care performantele salariatului au crescut
				60. Stabilirea obiectivelor in corelatie cu complexitatea sarcinilor si nivelului de pregatire	71. Neindeplinirea obiectivelor, deoarece activitatile stabilite an realizarea acestora sunt mult mai complexe decat cunostintele salariatului
			Aprecierea rezultatelor individuale	61. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	72. Scaderea interesului in realizarea obiectivelor in conditiile in care notele acordate sunt superioare gradului de realizare al obiectivelor
			Aprecierea rezultatelor individuale	62. Aprecierea criteriilor de performanta	73. Criteriile de performanta nu sunt apreciate in corelatie cu gradul de realizare al obiectivelor
			Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire	63. Realizarea interviului cu persoana evaluata	74. Contestarea aprecierii rezultatelor individuale deoarece evaluatul nu a luat la cunostinta de conditiile care au stat la baza aprecierii realizarii obiectivelor si a criteriilor de performanta
				64. Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	75. Salariatul nu este motivat moral avand in vedere rezultatele obtinute
					76. Neatingerea obiectivelor pentru perioada urmatoare datorita greutatilor intampinate cu privire la realizarea lor sau a cunostintelor detinute
				65. Identificarea necesitatilor de instruire	77. Gradul de realizare a obiectivelor este incert avand in vedere ca salariatul nu dobandeste cunostintele necesare
				66. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	78. Mentinerea starii de conflict, cu consecinte in realizarea activitatilor si indeplinirea obiectivelor
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			67. Asigurarea managementului carierei in functia publica	79. Nu sunt dezvoltate planuri de cariera astfel incat personalul sa fie mentinut in entitate
				68. Responsabilitatea pentru planificarea si dezvoltarea carierei angajatilor	80. Entitatea nu este interesata de mentinerea si dezvoltarea personalului
				69. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	81. Neasigurarea consilierii salariatului cu privire la posibilitatile de promovare
				70. Elaborarea planului de cariera	82. Posibilitati reduse de a atrage personal calificat de pe piata muncii, in conditiile in care acesta nu cunoaste posibilitatile de promovare in cariera si motivatiile financiare si morale

Pentru aprecierea riscului in functie de factorii de risc se stabileste ponderea factorilor de risc in cadrul activitatii auditate, functie de importanta si greutatea acestora, astfel:

F1 - Aprecierea controlului intern . . . .. . . . . 50%;

F2 - Aprecierea cantitativa . . . .. . . . . . . 30%;

F3 - Aprecierea calitativa . . . . . .. . . . . .. 20%;

Total 100%

Precizam ca, in practica, se recomanda ca ponderea cea mai mare sa fie acordata factorului de risc - Aprecierea controlului intern -, luand in considerare aria oricarei activitati auditabile in cadrul organizatiei pe care o acopera acest criteriu, respectiv intreaga entitate, iar suma ponderilor factorilor de risc trebuie sa fie 100%.

Studiul de fata ia in considerare cei trei factori de risc, recomandati de normele generale, carora le vom atribui, in mod corespunzator, trei nivele de apreciere a riscului de la 1 la 3

In aceasta faza a procedurii Analiza riscurilor, se elaboreaza documentul Stabilirea factorilor, ponderilor si nivelurilor de apreciere a riscului conform modelului prezentat in continuare:

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judetul X

Serviciul de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR SI NIVELURILOR DE APRECIERE A RISCULUI

Misiunea de audit;: Managementul resurselor umane

Perioada auditata: 01.01.2007 - 30.04.2008

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 05.06.2008

Avizat: Geoargescu Ion Data: 05.06.2008

Factorii de risc (Fi)	Ponderea factorilor de risc (Pi)	Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
Factorii de risc (Fi)	Ponderea factorilor de risc (Pi)	N 1	N 2	N 3
Aprecierea controlului intern F1	P1 - 50%	Exista proceduri si se aplica	Exista proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplica	Nu exista proceduri
Aprecierea cantitativa F2	P2 - 30%	Impact financiar scazut	Impact financiar mediu	Impact financiar ridicat
Aprecierea calitativa F3	P3 - 20%	Vulnerabilitate mica	Vulnerabilitate medie	Vulnerabilitate mare

Documentul Stabilirea factorilor de risc, ponderilor si nivelurilor de apreciere a riscului este al treilea document in cadrul procedurii Analiza riscurilor si s-a realizat in conformitate cu prevederile normelor generale. Daca se utilizeaza si alti factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzatoare, trebuie sa se aiba in vedere ca suma ponderilor tuturor factorilor de risc sa ramana in continuare 100%, pentru facilitarea analizelor ce se vor derula in continuare

D. Elaborarea Chestionarului de luare la cunostinta - CLC

In practica, aceasta este faza a patra a procedurii Analiza riscurilor in care se elaboreaza Chestionarul de luare la cunostinta - CLC, care se adreseaza managementului general si a managementului de linie, cu privire la specificul entitatii publice auditate, asupra caruia auditorul intern are inca aspecte neclarificate, dar si pentru observatiile realizate pe baza analizei documentelor colectate in procedura Colectarea si prelucrarea informatiilor.

In practica, se recomanda ca in cadrul CLC, care este structurat pe obiectivele misiunii de audit intern, sa se construiasca intrebari pentru problemele neclare abordate pana in aceasta faza.

Intrebarile vor fi astfel formulate incat sa ne ajute in urmatoarea faza a Analizei riscurilor, sa facem aprecierea nivelurilor riscurilor pe factori de risc, pe baza documentelor colectate pana in acest moment, prin raspunsurile primite de DA sau NU, conform modelului.

In baza acestui document, auditorii interni vor primi confirmarea, prin raspunsurile celor auditati, existentei controlului intern si a functionalitatii acestuia si mentinerea sau nu a riscurilor.

Aceasta faza a procedurii Analiza riscurilor se finalizeaza cu documentul Chestionar de Luare la Cunostinta - CLC, pe care il prezentam in continuare.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Public Intern

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOSTINTA - CLC

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata:

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 05.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 05.06.2008

NC	ACTIVITATEA DE AUDIT	DA	NU	OBSERVATII.
Obiectivul 1 STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR
	Elaborarea strategiilor
	- Exista strategie privind resursele umane elaborata	X
	- Strategia de resurse umane este in concordanta cu strategia entitatii?	X
	- Strategia acopera mandatul cu care a fost investita directia in domeniul rersurselor umane?	X
	- Exista o fundamentare detaliata a strategiei?	X
	- Daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.	X
	- Exista persoana responsabila cu actualizarea strategiei?	X
	- Axele strategice sunt definite in cadrul strategieii?	X
	- Strategia dezvolta functiile necesare managementului resurselor umane	X
	- Structura organizatorica este bine definita in cadrul strategiei?		X	Strategia nu defineste structura organizationala
	- Prioritatile strategice sunt definite in concordanta cu scopul entitatii in domeniul resurselor umane.		X	Nu exista definite prioritatile strategice
	- Exista dezvoltat planul de actiune pentru implementarea strategiei
	Definirea obiectivelor
	- Obiectivele generale privind RU sune definite in concordanta cu strategia	X
	- Obiectivele generale acopera obiectivele strategice in domeniul resurselor umane	X		Exista, dar in unele cazuri sunt definite in afara domeniului acoperit de obiectivul strategic
	- Obiectivele generale acopera functiile definite la nivelul RU.	X
	- Obiectivele generale sunt definite pe domenii de activitate	X
	- Obiectivele generale contin activitati si actiuni de naturi diferite	X
	- Exista obiective specifice definite la nivelul compartimentelor		X	Obiectivele sunt definite la nivelul directiei, la realizarea lor participand mai multe compartimente
	- Obiectivele specifice deriva din obiectivele generale	X
	- Pentru fiecare obiectiv specific este stabilit un rezultat asteptat	X
	- Obiectivul specific indica exact ceea ce se doreste a se obtine	X
	- Obiectivul specific poate fi cuantificabil	X
	- Prin modul de definire obiectivul poate fi atins		X	Sunt cazuri in care obiectivele sunt definite la modul general
	- Realizarea obiectivului contribuie la obtinerea rezultatului prevazut de proiect?	X
	- Obiectivul specific defineste perioada de realizare?	X		In cazul mai multor obiective nu este stabilita perioada de realizare
	- Obiectivul specific contine activitati omogene?	X
	- Obiectivele specifice acopera domeniile de activitate	X
	- In realizarea obiectivului specific sunt stabilite tinte sau indicatori de realizat?	X
	- Obiectivele specifice sunt repartizate la nivelul compartimentului pe subobiective individuale.	X		Obiectivele specifice sunt definite la nivelul directiei si din ele deriva obiectivele individuale
	Identificarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor
	- Sunt identificate toate activitatile din cadrul entitatii?	X
	Activitatile sunt structurate omogen si repartizate corect obiectivului?		X	Nu sunt identificate toate activitatile necesare realizarii obiectivului
	- Exista responabilitati definite pentru realizarea activitatilor.	X
	- Exista competente acordate pentru realizarea activitatilor	X
	- Repartizarea activitatilor pe compartimente respecta criteriile avute la infiintarea acestora		X	La realizarea unei activitati participa mai multe compartimente
	- Atributiile stabilite pentru realizarea activitatii acopera continutul acesteia	X
	- In cadrul fiecarei activitati sunt stabilite actiunile necesare	X
	- Pentru fiecare actiune stabilita exista sarcina definita in fisa postului		X	In fisa postului nu exista intodeauna sarcini definite care sa asigure realizarea activitatilor definite obiectivului
	- Personalul are calificarea necesara pentru realizarea activitatilor	X
	Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor
	- Atributiile definite in ROF asigura realizarea activitatilor	X
	- In realizarea atributiilor sunt definite responsabilitati	X
	- In realizarea atributiilor sunt definite competente	X
	- Responsabilitatile sunt stabilite clar in sarcina salariatilor implicati in realizarea activitatilor	X
	- Responsabilitatea pentru realizarea unei activitati este stabilita si la alte persoane neimplicate in realizarea activitatilor	X
	- Pentru responsabilitatea definita exista activitati definite la nivelul compartimentului	X
	- Pentru responsabilitatea definita exista sarcini definite in fisa postului	X
	- Pentru responsabilitatea definita exista si autoritatea luarii deciziei	X
Obiectivul 2. STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITATILOR
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului
	*Fisa postului*
	- Se utilizeaza formatul standard de fisa de post	X
	- Scopul definit al postului asigura necesitatea existentei lui		X	In multe cazuri este definite ca o responsabilitate
	- Scopul postului este definit astfel incat sa asigure realizarea sarcinilor stabilite	X
	- Studiile de specialitate definite asigura realizarea activitatilor	X
	- Studiile de specialitate sunt definite in functie de natura si complexitatea sarcinilor stabilite		X	Sunt definite in functie de pregatirea ocupantului postului
	- Studiile de specialitate solicitate sunt in concordanta cu scopul postului	X
	- Perfectionarile definite in fisa postului sunt in concordanta cu complexitatea sarcinilor de executat		X	Sunt definite in functie de pregatirea ocupantului postului
	- Cunostintele IT definite asigura conditiile necesare utilizarii pachetelor de programe informatice utilizate		X	Sunt definite in functie de pregatirea ocupantului postului
	- Definirea nivelului de cunoastere al limbilor straine este necesara in realizarea activitatilor si actiunilor postului	X
	- Cerintele de cunostinte de limba straina sunt corelate cu necesitatea realizarii activitatilor	X
	- Abilitatile, calitatile si aptitudinile solicitate pentru post sunt puse in evidenta corect avand in vedere natura si complexitatea activitatilor si actiunilor executabile	X
	- Abilitatile, cunostintele si aptitudinile definite contribuie la definirea elementelor necesare in selectarea de persoane corespunzatoare cerintelor postului		X	Nu sunt definite distinct si in concordanta cu cerintele postului
	- Fisa postului este elaborata in functie de cerintele specifice postului	X
	- In functie cerintele postului competentele manageriale sunt definite corect		X	Nu sunt definite competente manageriale in toate cazurile
	- Pentru personalul de conducere se asigura definirea tuturor componentelor competentei manageriale (cunostinte de management, calitati si aptitudini manageriale)		X	Sunt definite doar o parte din acestea
	- Sarcinile definite postului sunt corelate cu atributiile definite la nivelul compartimentului	X
	- Sarcina definita in fisa postului indica o actiune a titularului postului	X
	- Sarcinile definite in fisa postului asigura un continut clar, accesibil titularului de post	X
	- Sarcinile definite in fisa postului au o sccesiune logica in realizarea actiunilor	X
	- In fisa postului responsabilitatile sunt definite separat de sarcini,iar acestea asigura realizarea sarcinilor	X
	- Competentele definite asigura o informare asupra limitelor decizionale de actiune	X
	- Delegarea de atributii este utilizata corect		X	Este realizata doar in cazurile in care personalul de conducere lipseste din entitate
	- Se asigura continuitatea activitatii la eliberarea unui post, prin preluarea sarcinilor de un alt post		X	Se distribuie de fiecare data de catre seful de serviciu
	- Relatiile ierarhice sunt definite in fisa postului	X
	- Relatiile functionale sunt definite in fisa postului	X
	- Relatiile de control sunt definite pentru posturile de conducere	X
	- Relatiile de reprezentare sunt definite corect in fisa postului	X
	*Examinarea procedurilor*
	- Exista proceduri de lucru privind elaborarea fiselor de post si se aplica?	X
	- Procedura de lucru aprobata si actualizata estet cunoscuta si se aplica?	X
	- Procedura de lucru aprobata si actualizata este cunoscuta?	X
	- Procedura defineste responsabilitati cu privire la verificarea modului de elaborare a fiselor de post	X
	- Procedura asigura informatii pentru tot procesul de elaborare si actualizare a fisei de post	X
	Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF-ului
	- Atributiile definite in fisa postului au corespondent in atributiile compartimentului	X
	- Fisa postului este construita in conformitate cu atributiile din ROF	X
	- Datele continute in fisa postului sunt actualizate permanent	X
	- Fisa postului defineste in totalitate elementele necesare pentru ca ocupantul postului sa-si desfasoare activitatea in conditii normale	X
	- La stabilirea obiectivelor si sarcinilor se are in vedere dezvoltarea capacitatii profesionale a salariatului		X	Se urmareste doar realizarea activitatilor
	- La stabilirea atributiilor postului se identifica functiile sensibile		X	Nu sunt identificate
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala
	- Cerintele privind studiile de specialitate sunt adecvate	X
	- Pentru aceleasi functii si activitatii sunt repartizate atributii de acelasi fel		X	Sunt diferite
	- Pentru functii si activitatii diferite sunt stabilite atributii diferite care asigura realizarea lor		X	Sunt aceleasi in unele cazuri
	- Atributiile definite in fisa postului asigura separarea sarcinilor pe functii de executie si de conducere		X	Nu in toate cazurile
	- Pentru posturi diferite se solicita abilitati, calitati si aptitudini diferite	X
	- Fisele de post pentru personalul de conducere cuprind toate sarcinile de conducere		X	Doar o parte din aceste functii
	- Pentru pregatire diferita sunt stabilite atributii specifice diferite in concordanta cu pregatirea.	X
Obiectivul 3. DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE
	- Structura organizatorica este definita in cadrul ROF	X
	- Exista organigrama directiei elaborata	X
	- Organigrama defineste clar nivelurile ierarhice	X
	- Pozitia directiei in cadrul organigramei entitatii asigura rolul si importanta resurselor umane in cadrul entitatii	X
	- Coordonarea directiei in ierarhia entitatii este atribuita corespunzator	X
	- Structura organizatoerica a directiei asigura functionalitatea activitatilor	X
	- Crearea compartimentelor a avut in vedere natura activitatilor		X	S-a avut in vedere doar numarul de posturi pentru crearea unui compartiment
	- Conducerea si coordonarea compartimentelor este atribuita corespunzator	X
	- Numarul de posturi atribuite compartimentelor asigura realizarea activitatilor compartimentului	X
	- Atributiile compartimentului deriva din atributiile directiei	X
	- Atributiile compartimentului asigura realizarea activitatilor si actiunilor stabilite	X
	- Structura organizationala abordeaza varianta managementului pe obiective		X	Abordeaza varianta functionala
Obiectivul 4. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA
	- Exista proceduri pentru gestionarea dosarelor profesionale?	X
	- Procedurile definesc documentele componenete ale dosarului profesional	X
	- Aveti stabilit responsabil cu gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale?	X
	- Daca da, va rugam sa ne furnizati numele persoanei si fisa postului.	X
	- Sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?	X
	- Daca da, va rugam sa ne prezentati situatia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.	X
	- Exista un sistem de intrare si evidentiere a documentelor primite la dosarul profesional	X
	- Exista un sistem informatic cu documentele existente la dosarul profesional	X
	- Exista proceduri pentru gestionarea carnetelor de munca?	X
	- Daca da, va rugam sa ne comunicati un exemplar	X
	- Sunt nominalizate persoanele care fac completarii in carnetele de munca	X
	- Daca da, va rugam sa ne furnizati lista acestora si competentele necesare.	X
	- Completarea carnetelor de munca este realizata periodic si in termen de la data aparitiei modificarilor		X	Completarea este realizata semestrial
	- Sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de munca?	X
	- Daca da, va rugam sa ne prezentati situatia cu persoanele care au acces.	X
	- Exista un sistem procedural privind gestionarea dosarelor profesionale si a carnetelor de munca?	X
	- Daca "da", va rog sa ni le furnizati.	X
	- Atribuirea responsabilitatilor, delegarea competentelor, separarea sarcinilor prin proceduri si compararea acestora sunt prevazute in fisa postului:	X
Obiectivul 5 SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI
	*Planul de ocupare a functiilor publice*
	- Planul de ocupare a functiilor publice se incadreaza in politicile si obiectivele curente si de perspectiva ale entitatii?	X
	- Exista o fundamentare detaliata a planului?	X
	- Daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.	X
	- Exista persoana responsabila cu elaborarea planului?	X
	- Planul contine toate avizele si aprobarile persoanelor autorizate?	X
	- Operatiunile de control intern sunt insotite de liste de verificare (check-list), sunt intocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate si semnate	X
	- Exista proceduri de lucru scrise, aprobate si actualizate si se aplica?	X
	- Daca "da", va rog sa ni le furnizati.	X
	*Organizarea concursurilor*
	- Exista un sistem procedural privind organizarea concursurilor?	X
	- Aveti proceduri scrise si formalizate privind organizarea concursurilor?	X
	- Daca "da", va rog sa ni le furnizati.	X
	- Procedurile asigura atribuirea responsabilitatilor, delegarea competentelor, separarea sarcinilor si corespund cu atributiile din fisele postului	X
	- Persoanele responsabile au experienta si pregatirea necesara?	X
	*Sustinerea concursurilor*
	- Exista un sistem privind sustinerea concursurilor?	X
	- Exista lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?	X
	- Daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar.	X
	*Deciziile de numire*
	- Aveti proceduri scrise si formalizate privind emiterea si comunicarea deciziilor de numire?	X
	- Daca "da", va rugam sa ni le furnizati.	X
	- Exista stabilita persoana responsabila?	X
	- Respectati principiul dublei semnaturi?	X
	- Exista lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?	X
	- Decizia de numire corespunde cu rezultatelor concursului si conditiile de scoatere la concurs a postului	X
Obiectivul 6 STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE
	*Stabilirea elementelor de natura salariala*
	- Exista un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natura salariala?		X	Sunt in curs de elaborare
	- Daca "da", va rugam sa ne furnizati un exemplar.		X
	- Exista stabilita persoana responsabila pentru elaborarea si actualizarea procedurilor?	X
	- Salariul de baza este corect acordat potrivit deciziei de numire si functiei ocupate	X
	- Acordarea indemnizatilor de conducere este realizata pentru in functie de postul de conducere ocupat	X
	- Acordarea sporurilor este realizata potrivit reglementarilor legale	X
	- Acordarea altor drepturi salariale este realizata in conformitate cu legea	X
	*Modificarea drepturilor salariale*
	- Exista un sistem procedural de organizare al activitatii privind modificarea si comunicarea drepturilor salariale?	X
	- Exista stabilita persoana responsabila?	X
	- Exista deizie de modificare a drepturilor salariale	X
	- Modificarea drepturilor salariale urmare aplicarii coeficientilor de majorare stabiliti de guvern	X
	- Modificarea drepturilor salariale urmare promovarii in grad	X
	- Modificarea drepturilor salariale urmare promovarii in treapta	X
	*Salarizarea muncii peste programul normal de lucru*
	- Exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru?	X
	- Se tine un registru special?	X
	- Aveti stabilit un responsabil pentru analiza si aprobarea fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru?	X
	- Daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.	X
	- Aveti stabilit un responsabil privind aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru?	X
	- Daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.	X
	*Evidenta prezentei, invoirilor si concediilor*
	- Exista un sistem general de norme si proceduri referitoare la modul de evidenta a prezentei, invoirilor, concediilor si recuperarilor?	X
	- Daca da, va rugam ni-l furnizati?	X
	- Exista personal responsabil pentru completarea foilor colective de prezenta si pentru evidenta concediilor de odihna, concediilor medicale si a concediilor de studii?	X
	- Este realizata o verificare a condicii de prezenta cu foile de pontaj		X	Nu se realizeaza
	- Acordarea salariilor este realizata in functie de prezenta realizata	X
	- Exista un sistem de gestionare a concediilor si urmarire a lor	X
Obiectivul 7 PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI
	- Exista proceduri scrise si formalizate?	X
	- Daca "da", va rugam sa ne furnizati un exemplar.	X
	- Modificarea politicilor/obiectivelor au influentat fundamentarea planurilor de pregatire profesionala?	X
	- Planurile individuale sunt adaptate la cerintele de pregatire profesionala ale fiecarui salariat?	X
	- Exista o fundamentare detaliata a planurilor?		X	Programele sunt elaborate pe baza solicitarilor de la structuri fara a analiza a nevoilor
	- Aveti persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice si anuale de pregatire profesionala?	X
	- Exista persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregatire profesionala?	X
	- Analiza nevoi de formare este realizata?		X	Nu se realizeaza
	- Exista o corelare a nevoilor de formare si resursele disponibile		X	Nu este o corelare
	- Programele de formare sunt realizate in totalitate		X	Nu se realizeaza in totalitate
	- La programele de formare are acces intregul personal?	X
	- Diseminarea cunostintelor dobandite la cursuri este realizata an cadrul structurilor.	X
	- Nevoia de formare este adaptata la strategia entitatii?	X
	- Este realizata urmarirea acumularii de cunostinte si abilitati urmare participarii la cursuri?		X	Nu exista programe de urmarire
Obiectivul 8 EVALUAREA PERFORMANTELOR PERSONALULUI
	Stabilirea obiectivelor individuale
	- Obiectivele stabilite personalului au caracter individual	X
	- Sarcinile definite in fisa postului asigura realizarea obiectivele individuale	X
	- Obiectivele individuale sunt specifice scopului postului		X	In multe cazuri sunt generale
	- Obiectivele individuale acopera atributiile definite in fisa postului		X	Nu in toate cazurile
	- Timpul alocat realizarii obiectivelor individuale acopera in totalitate timpul de munca	X
	- Obiectivele individuale respecta in definire caracteristicile SMART		X	Nu in toate cazurile
	- Termenele de realizare a obiectivelor individuale sunt clare si pot determina masurarea rezultatelor obtinute	X
	- Programele de pregatire a personalului au in vedere si realizarea obiectivelor	X
	- Complexitatea obiectivelor individuale sunt stabilite in concordanta cu pregatirea si calificarea persoanlului	X
	- Pentru functii diferite sunt stabilite obiective individuale diferite		X	Nu in toate cazurile
	- Obiectivele individuale difera la posturile de executie fata de cele de conducere		X	Sunt aceleasi
	- Obiectivele stabilite personalului de conducere acopera toate functiile managementului		X	Nu in toate cazurile
	- La schimbarea raporturilor de munca se modifica si obiectivele individuale	X
	- Obiectivele individuale modificate sunt comunicate evaluatului	X
	- Pentru realizarea obiectivelor individuale sunt definite competentele necesare	X
	- Exista proceduri scirse privind evaluarea perforamntelor individuale	X
	- Acestea sunt actualizate periodic	X
	- Procedurile prezinta in detaliu descrierea activitatilor si actiunilor procesului de evaluare a performantelor	X
	- Procedurile asigura separarea sarcinilor si atributiilor in procesul de evaluare	X
	- Exista un sistem de control asupra modului de realizare a evaluarilor profesionale	X
	Aprecierea rezultatelor individuale
	- Aprecierea obiectivelor este realizata in functie de gradul de realizare al acestora	X
	- Exista fundamentari a modului de apreciere a rezultatelor	X
	- Aprecierea criteriilor de performanta este realizata in functie de modul de indeplinire al obiectivelor		X	Nu exista o corelare
	- Exista justificare a modului de efectuare a aprecierii unui criteriu		X	Nu se face niciun comentariu
	- Pentru aprecierea criteriilor de performanta au fost definite limite de incadrare a aprecierilor	X
	Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire
	- Realizarea interviului este formalizat in raportul de evaluare	X
	- Pe timpul interviului sunt comunicate evaluatului conditiile care au stat la baza aprecierii realizarii obiectivelor	X
	- Raportul de evaluare contine rezultatele deosebite ale evaluatului	X
	- Raportul de evaluare contine greutatile intampinate in realizarea sarcinilor	X
	- Interviul contribuie la preintampinarea unor unor neintelegeri in procesul de evaluare	X
	- Urmare interviului evaluatul ia la cunostinta de noile obiective	X
	- Cum sunt analizate rezultatele evaluarii in cadrul entitatii	X
	- Nivelul de apreciere contribuie la utilizarea eficienta a resurselor umane in perioada urmatoare prin imbunatatirea si dezvoltarea activitatilor in concordanta pregatirea acesteia		X	Sunt stabilite aceleasi obiective cu acelesi termeni de realizare
Obiectivul 9 GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI
	- Exista proceduri scrise si formalizate privind formarea profesionala?	X
	- Daca da, va rugam sa ne furnizati un exemplar.	X
	- Este asigurata concordanta intre obiectivele entitatii si pregatirea profesionala a salariatilor?	X
	- Rolul responsabilor in asigurarea carierei personalului este bine definit	X
	- Este asigurata consilierea personalului privind promovarea si avansarea		X	Nu sunt numiti indrumatori de cariera
	- Exista planuri de cariera elaborate		X	Nu sunt elaborate
	- Elementele privind cariera sunt promovate la selectia si recrutarea de personal		X	Sunt promovate doar conditiile de angajare si tematica

Chestionarul de luare la cunostinta este al patrulea document care se realizeaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor si se adreseaza nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operatiilor supuse auditarii, cu scopul de a evalua prin intrebarile formulate si raspunsurile primite, existenta si functionalitatea sistemului de control intern din cadrul entitatii. De regula, se recomanda sa se adreseze una sau mai multe intrebari cu privire la fiecare risc pe care l-au retinut auditorii interni in faza de Identificare a riscurilor.

De asemenea, Chestionarul de luare la cunostinta este un document care va fi luat in consideratie si in etapa Interventiei la fata locului, cand se vor efectua testarile pe teren si va include si feedback-ul la unele intrebari adresate nivelelor de management prin obtinerea punctelor de vedere ale personalului de executie, in urma testelor efectuate.

E. Stabilirea nivelului riscului si determinarea punctajului total al riscurilor

Aceasta faza este a cincea a procedurii Analiza Riscurilor care se materializeaza in:

aplicarea la ponderile factorilor de risc a nivelului de apreciere a riscului, pe factorii de risc, pe baza evaluarilor realizate de auditori cu privire la: functionalitatea controlului intern, influenta elementelor cantitative (valoare, volum s.a.) si a elementelor de natura calitativa (vechimea personalului, schimbari legislative s.a.). Mentionam ca aceasta activitate poate avea un mare grad de subiectivitate, mai ales daca activitatea nu este cunoscuta de catre auditori, dar poate fi corectata pe parcursul derularii misiunii de audit intern.

determinarea punctajului total al riscului, care reprezinta o suma de ponderi intre nivelul de apreciere al fiecarui risc si ponderile factorilor de risc, conform formulei de calcul, prezentate in Normele generale de exercitare a activitatii de audit intern si anume

, unde:

P_total= punctajul total;

= ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

Aceasta faza se concretizeaza in elaborarea documentului Stabilirea nivelului riscului si determinarea punctajului total al riscurilor, pe baza informatiilor colectate in fazele anterioare.

Chestionarul de luare la cunostinta - CLC - prezentat anterior, este un document important, pentru evaluarea nivelului de apreciere a riscului pe factori de risc, pe care trebuie sa il ia in coonsiderare echipa de auditori interni.

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

Entitatea Publica

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI SI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 07.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 07.06.2008

Nr crt	DOMENIUL			OBIECTELE AUDITABILE	RISCURILE SEMNIFICATIVE	Criterii de analiza a riscurilor						Punctaj total
						Aprecierea controlului intern (F1)		Aprecierea cantitativa (F2)		Aprecierea calitativa (F3)		Punctaj total
						P1	Ni	P2	Ni	P3	Ni
	STABILIREA OBIECTIVE-LOR SI ACTIVITA-TILOR	Elaborarea strategiilor		1. Elaborarea strategiilor proprii in domeniul resurselor umane	1. Strategia in domeniul RU nu analizeaza toate domeniile specifice RU
		Elaborarea strategiilor			2. Strategia in domeniul RU nu este dezvoltata in baza strategiei entitatii
		Definitivarea obiectivelor		2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	3. Obiectivele generale definite nu au la baza o strategie in domeniul RU
				3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	4. Obiectivele generale definite in strategia RU nu deriva din obiectivele strategice ale entitatii
				4. Obiectivele generale stabilite de RU sunt definite pe domeniile de activitate	5. Obiectivele generale nu sunt definite pe domenii de activitate
				5. Obiectivele specifice definite de RU deriva din obiectivele generale	6. Obiectivele specifice nu acopera obiectivele generale definite
				6. Obiectivele specifice conduc la un rezultat asteptat	7. Nu este asigurata o corelare intre capacitatea de implementare a obiectivului si resursele disponibile
				7. Obiectivele specifice acopera activitatile compartimentului	8. Nu acopera activitatile compartimentului
				8. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	9. Nu se poate masura gradul de implementare
				9. Obiectivele specifice sunt fixate in timp	10. Nu se poate determina rezultatul asteptat
		Identificarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor		10. Identificarea tuturor activitatilor care concura la realizarea obiectivelor	11. Nu sunt identificate toate activitatile si actiunile desfasurate
				11. Activitatile si actiunile sunt realizate in limita competentelor acordate	12. Nu exista competenta necesara realizarii activitatilor
				12. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor,	13. Activitatile identificate nu concura la realizarea obiectivului si obtinerea rezultatului asteptat
				13. Concordanta intre activitatile realizate si atributiile definite	14. Activitatea sa fie realizata, insa sa nu existe atributia acordata prin ROF
					15. Activitatea sa fie realizata , insa atributia sa fie acordata altui compartiment
				14. Activitatile sunt bine definite si concretizate in actiuni omogene	16. Activitatile definite nu exprima aportul compartimentului la realizarea obiectivului
				15. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	17. Definirea de atributii pentru realizarea activitatilor care nu se regasesc in atributiile generale ale entitatii
				16. Atributiile asigura o definire corespunzatoare a ariei de competenta	18. Atributiile sunt definite sub forma de sarcini
		Atribuirea competentelor si responsabilitatilor necesare realizarii activitatilor		17. Definirea limitelor de competenta	19. Nu exista autoritatea formala reglementata in realizarea activitatilor
				18. Definirea responsabilitatilor in realizarea activitatilor	20. Nu sunt responsabilitati stabilite in sarcina salariatilor in vederea realizarii activitatilor
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABI-LITATILOR	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului		19. Respectarea formatului standard al fisei postului	21. Utilizarea unor modele de fisa de post care nu corespund necesitatilor actuale
				20. Scopul postului este corect definit	22. Definirea scopului postului sub forma unei responsabilitati sau atributii
				21. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului	23. Studiile de specialitate si perfectionarile nu sunt definite in functie de cerintele postului
					24. Abilitatile si aptitudinele nu sunt definite corect in functie de cerintele postului
					25. Nu sunt definite competente manageriale, in conditiile in care realizarea sarcinilor postului solicita aceasta
				22. Elaborarea fisei postului in functie de caracteristicile postului	26. Fisa postului este elaborata in functie de caracteristicile ocupantului postului
				23. Atributile stabilite in fisa postului se regasesc in atributiile compartimentului	27. Atributii (sarcini) stabilite unui post nu se regasesc in atributiile compartimentului din care face parte acesta
				24. Definirea responsabilitatilor in realizarea sarcinilor	28. Nu sunt stabilite responsabilitatii in realizarea sarcinilor postului
				25. Definirea limitelor de competenta	29. Nu este asigurata o limita decizionala corespunzitoare realizarii sarcinilor postului
				26. Definirea sferei relationale	30. Relatiile functionale nu definesc corespunzator ierarhia subordonarii postului
					31. Relatiile functionale nu defineste corespunzator sfera in care postul are competenta de a intra in relatii cu alte posturi din compartimente diferite
					32. Relatiile functionale definite nu sunt in conformitate cu cerintele de organizare
				27. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului	33. La eliberarea postului nu este asigurata continuitatea realizarii sarcinilor postului respectiv
		Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF		28. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	34. Realizarea de sarcini care nu sunt regasite in atributiile definite in ROF
				29. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	35. Sarcinile definite in fisa postului nu asigura realizarea actiunilor definite in realizarea obiectivelor individuale
		Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala		30. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	36. Pentru pregatirii diferite sunt stabilite aceleasi sarcini
				31. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	37. Pentru aceleasi functii si activitatii sunt stabilite sarcini diferite
				32. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	38. Ocupantul postului nu are pregatirea si competenta necesara realizarii sarcinilor
				33. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	39. Atributiile definite in fisa postului nu sunt in concordanta cu activitatile si actiunile
				34. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	40. Nu exista competenta necesara in exercitarea tuturor functiilor de management
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			35. Structura organizationala	41. Nu corespunde criteriului pe obiective
				36. Organizarea compartimentelor functionale	42. La stabilirea compartimentelor nu s-a avut in vedere natura activitatilor
				37. Definirea relatiilor organizatorice intre compartimente	43. Nu sunt responsabilizate in cadrul ROF relatiile ierarhice sau cu alte compartimente
				38. Repartizarea atributiilor in cadrul compartimentelor	44. Definirea de atributii realizate in colaborare cu alt compartiment, insa la acesta nu se regaseste atributia respectiva
				39. Functionabilitatea procedurilor de lucru in corelatie cu derularea activitatilor executabile	45. Derularea actiunilor definite in procedura nu asigura realizarea activitatilor
	GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			40. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	46. Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale
					47. Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
					48. Dosarele profesionale nu au fost actualizate
				41. Conformitatea datelor inscrise in carnetele de munca cu deciziile emise	49. Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost completate
	SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			42. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	50. Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului
				43. Organizarea concursurilor	51. Analiza incompleta a dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor
					52. Verificarea si notarea incorecta a lucrarilor si interviului
					53. Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt intocmite cu 30 de zile inainte de data sustinerii a concursurilor
				44. Sustinerea concursurilor	54. Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs
				45. Numirea in functie	55. Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de incadrare si a sporurilor de care beneficiaza nu au fost stabilite corect
	STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			46. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)	56. Evidenta prezentei si a concediilor de orice fel nu se incadreaza in principiile de conformitate
				47. Acordarea salariului de baza	Stabilirea eronata a salariului de baza
				48. Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	58. Acordarea unor indemnizatii de conducere si sporuri necuvenite
				49. Modificarea drepturilor salariale	59. Modificarea neargumentata a drepturilor salariale
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI			50. Analiza nevoilor de pregatire profesionala	60. Nu sunt luate in calcul toate cerintele de formare profesionala
				51. Elaborarea si realizarea programelor de pregatire profesionala	61. Planurile de pregatire nu au fost adaptate la nevoile de formare
				52. Acoperirea necesitatilor de pregatire profesionala	62. Temele definite in programul de pregatire nu sunt realizate
				53. Urmarirea rezultatelor pregatirii profesionale	63. Nu este cunoscut modul in care cursul a contribuit la dezvoltarea cunostintelor si abilitatilor
	EVALUAREA PERFORMAN-TELOR PER-SONALULUI		Stabilirea obiectivelor individuale	54. Stabilirea obiectivelor individuale ii cadrul obiectivelor compartimentului	64. Stabilirea de obiective pentru care nu exista competenta necesara in realizarea activitatilor
				55. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	65. Stabilirea de obiective pentru care nu exista sarcini definite in fisa postului
					66. Neducerea la indeplinire a obiectivelor
				56. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	67. Timpul disponibil nu permite realizarea obiectivelor
				57. Stabilirea obiectivelor individuale cu respectarea caracteristicilor SMART	68. Obiectivele individuale nu sunt specifice si nu pot fi atinse
				58. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	69. Stabilirea si executarea de noi activitati, pentru care nu exista obiective stabilite
				59. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	70. Mentinerea acelorasi obiective in conditiile in care performantele salariatului au crescut
				60. Stabilirea obiectivelor in corelatie cu complexitatea sarcinilor si nivelului de pregatire	71. Neindeplinirea obiectivelor, deoarece activitatile stabilite an realizarea acestora sunt mult mai complexe decat cunostintele salariatului
			Aprecierea rezultatelor individuale	61. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	72. Scaderea interesului in realizarea obiectivelor in conditiile in care notele acordate sunt superioare gradului de realizare al obiectivelor
			Aprecierea rezultatelor individuale	62. Aprecierea criteriilor de performanta	73. Criteriile de performanta nu sunt apreciate in corelatie cu gradul de realizare al obiectivelor
			Realizarea interviului si consemna-rea rezultatelor deosebite si a necesitatilor de instruire	63. Realizarea interviului cu persoana evaluata	74. Contestarea aprecierii rezultatelor individuale deoarece evaluatul nu a luat la cunostinta de conditiile care au stat la baza aprecierii realizarii obiectivelor si a criteriilor de performanta
				64. Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	75. Salariatul nu este motivat moral avand in vedere rezultatele obtinute
					76. Neatingerea obiectivelor pentru perioada urmatoare datorita greutatilor intampinate cu privire la realizarea lor sau a cunostintelor detinute
				65. Identificarea necesitatilor de instruire	77. Gradul de realizare a obiectivelor este incert avand in vedere ca salariatul nu dobandeste cunostintele necesare
				66. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	78. Mentinerea starii de conflict, cu consecinte in realizarea activitatilor si indeplinirea obiectivelor
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			67. Asigurarea managementului carierei in functia publica	79. Nu sunt dezvoltate planuri de cariera astfel incat personalul sa fie mentinut in entitate
				68. Responsabilitatea pentru planificarea si dezvoltarea carierei angajatilor	80. Entitatea nu este interesata de mentinerea si dezvoltarea personalului
				69. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	81. Neasigurarea consilierii salariatului cu privire la posibilitatile de promovare
				70. Elaborarea planului de cariera	82. Posibilitati reduse de a atrage personal calificat de pe piata muncii, in conditiile in care acesta nu cunoaste posibilitatile de promovare in cariera si motivatiile financiare si morale

Stabilirea nivelului riscului si determinarea punctajului total al riscurilor este documentul al cincilea care se realizeaza in procedura Analiza riscurilor si in care auditorii apreciaza nivelul riscului pe factorii de risc si determina punctajul total al riscurilor pe baza documentelor, in posesia carora au intrat pana in acel moment, dar si pe baza expertizei personale in domeniu.

Punctajul total pentru fiecare risc identificat a fost stabilit pe baza formulei de calcul prezentata mai sus. Spre exemplificare, punctajul total al riscului de la ultimul obiect auditabil, existent la pozitia 70, a fost determinat astfel:

Pt = (0,5 x 2) + (0,3 x 1) + (0,2 x 2) = 1,7

F. Clasarea obiectelor auditabile pe baza punctajului riscului

Clasarea activitatilor sau operatiilor in functie de punctajul riscurilor este a sasea faza a procedurii Analiza riscurilor, in care riscurile se impart in mari, medii si mici.

Impartirea riscurilor in cele trei categorii se realizeaza tinand cont de importanta riscurilor si de resursele de audit de care dispunem, respectiv numarul de auditori intern si numarul de ore efectuate pentru desfasurarea misiunii de audit.

In mod special, activitatea de impartire a riscurilor pe cele trei categorii trebuie sa tina cont de resursele alocate misiunii (numar de persoane, timpul aferent s.a.), respectiv sa aiba in vedere volumul riscurilor pe care le poate audita si sa renunte pentru moment la riscurile care pot fi neglijate. Numarul riscurilor medii se recomanda sa fie foarte redus (5-10%), pentru ca acesta demonstreaza o nehotarare din partea auditorilor interni. In general, riscurile medii se acorda pentru operatiile pe care auditorii interni nu le cunosc bine din practic si care vor fi cuprinse in auditare.

Aceasta faza se finalizeaza prin elaborarea documentului Clasarea obiectelor auditabile, prezentat in continuare.

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 07.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 07.06.2008

Nr. crt.	DOMENIUL			OBIECTE AUDITABILE	RISCURI SEMNIFICATIVE	Punctaj total	Clasare risc	Obs.
	STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR		Elaborarea strategiilor	1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul resurselor umane	1. Strategia in domeniul RU nu analizeaza toate domeniile specifice RU		Mare
			Elaborarea strategiilor		2. Strategia in domeniul RU nu este dezvoltata in baza strategiei entitatii		Mare
			Definirea obiectivelor	2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	3. Obiectivele generale definite nu au la baza o strategie in domeniul RU		Mediu
				3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	4. Obiectivele generale definite in strategia RU nu deriva din obiectivele strategice ale entitatii		Mediu
				4. Obiectivele generale stabilite de RU sunt definite pe domeniile de activitate	5. Obiectivele generale nu sunt definite pe domenii de activitate		Mic	Nu
				5. Obiectivele specifice definite de RU deriva din obiectivele generale	6. Obiectivele specifice nu acopera obiectivele generale definite		Mic	Nu
				6. Obiectivele specifice conduc la un rezultat asteptat	7. Nu este asigurata o corelare intre capacitatea de implementare a obiectivului si resursele disponibile		Mic	Nu
				7. Obiectivele specifice acopera activitatile compartimentului	8. Nu acopera activitatile compartimentului		Mic	Nu
				8. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	9. Nu se poate masura gradul de implementare		Mare
				9. Obiectivele specifice sunt fixate in timp	10. Nu se poate determina rezultatul asteptat		Mic	Nu
			Identificarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor	10. Identificarea tuturor activitatilor care concura la realizarea obiectivelor	11. Nu sunt identificate toate activitatile si actiunile desfasurate		Mic	Nu
				11. Activitatile si actiunile sunt realizate in limita competentelor acordate	12. Nu exista competenta necesara realizarii activitatilor		Mic	Nu
				12. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor.	13. Activitatile identificate nu concura la realizarea obiectivului si obtinerea rezultatului asteptat		Mediu
				13. Concordanta intre activitatile realizate si atributiile definite	14. Activitatea sa fie realizata, insa sa nu existe atributia acordata prin ROF		Mic	Nu
					15. Activitatea sa fie realizata , insa atributia sa fie acordata altui compartiment		Mic	Nu
				14. Activitatile sunt bine definite si concretizate in actiuni omogene	16. Activitatile definite nu exprima aportul compartimentului la realizarea obiectivului		Mic	Nu
				15. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	17. Definirea de atributii pentru realizarea activitatilor care nu se regasesc in atributiile generale ale entitatii		Mare
				16. Atributiile asigura o definire corespunzatoare a ariei de competenta	18. Atributiile sunt definite sub forma de sarcini		Mic	Nu
			Atribuirea compe-tentelor si responsa-bilitatilor necesare realizarii activitatilor	17. Definirea limitelor de competenta	19. Nu exista autoritatea formala reglementata in realizarea activitatilor		Mic	Nu
				18. Definirea responsabilitatilor in realizarea activitatilor	20. Nu sunt responsabilitati stabilite in sarcina salariatilor in vederea realizarii activitatilor		Mic	Nu
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITATILOR		Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului	19. Respectarea formatului standard al fisei postului	21. Utilizarea unor modele de fisa de post care nu corespund necesitatilor actuale		Mare
				20. Scopul postului este corect definit	22. Definirea scopului postului sub forma unei responsabilitati sau atributii		Mediu
				21. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului	23. Studiile de specialitate si perfectionarile nu sunt definite in functie de cerintele postului		Mediu
					24. Abilitatile si aptitudinele nu sunt definite corect in functie de cerintele postului
					25. Nu sunt definite competente manageriale, in conditiile in care realizarea sarcinilor postului solicita aceasta
				22. Elaborarea fisei postului in functie de caracteristicile postului	26. Fisa postului este elaborata in functie de caracteristicile ocupantului postului		Mediu
				23. Atributile stabilite in fisa postului se regasesc in atributiile compartimentului	27. Atributii (sarcini) stabilite unui post nu se regasesc in atributiile compartimentului din care face parte acesta		Mic	Nu
				24. Definirea responsabilitatilor in realizarea sarcinilor	28. Nu sunt stabilite responsabilitatii in realizarea sarcinilor postului		Mediu
				25. Definirea limitelor de competenta	29. Nu este asigurata o limita decizionala corespunzitoare realizarii sarcinilor postului		Mic	Nu
				26. Definirea sferei relationale	30. Relatiile functionale nu definesc corespunzator ierarhia subordonarii postului		Mic	Nu
					31. Relatiile functionale nu defineste corespunzator sfera in care postul are competenta de a intra in relatii cu alte posturi din compartimente diferite
					32. Relatiile functionale definite nu sunt in conformitate cu cerintele de organizare
				27. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului	33. La eliberarea postului nu este asigurata continuitatea realizarii sarcinilor postului respectiv		Mediu
			Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF	28. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	34. Realizarea de sarcini care nu sunt regasite in atributiile definite in ROF		Mediu
				29. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	35. Sarcinile definite in fisa postului nu asigura realizarea actiunilor definite in realizarea obiectivelor individuale		Mediu
			Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala	30. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	36. Pentru pregatirii diferite sunt stabilite aceleasi sarcini		Mediu
				31. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	37. Pentru aceleasi functii si activitati sunt stabilite sarcini diferite		Mediu
				32. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	38. Ocupantul postului nu are pregatirea si competenta necesara realizarii sarcinilor		Mare
				33. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	39. Atributiile definite in fisa postului nu sunt in concordanta cu activitatile si actiunile		Mediu
				34. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	40. Nu exista competenta necesara in exercitarea tuturor functiilor de management		Mare
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			35. Structura organizationala	41. Nu corespunde criteriului pe obiective		Mediu
				36. Organizarea compartimentelor functionale	42. La stabilirea compartimentelor nu s-a avut in vedere natura activitatilor		Mic	Nu
				37. Definirea relatiilor organizatorice intre compartimente	43. Nu sunt responsabilizate in cadrul ROF relatiile ierarhice sau cu alte compartimente		Mic	Nu
				38. Repartizarea atributiilor in cadrul compartimentelor	44. Definirea de atributii realizate in colaborare cu alt compartiment, insa la acesta nu se regaseste atributia respectiva		Mic	Nu
				39. Functionabilitatea procedurilor de lucru in corelatie cu derularea activitatilor executabile	45. Derularea actiunilor definite in procedura nu asigura realizarea activitatilor		Mediu
	GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			40. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	46. Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale		Mediu
					47. Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
					48. Dosarele profesionale nu au fost actualizate
				41. Conformitatea datelor inscrise in carnetele de munca cu deciziile emise	49. Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost completate		Mic	Nu
	SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			42. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	50. Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului		Mediu
				43. Organizarea concursurilor	51. Analiza incompleta a dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor		Mediu
					52. Verificarea si notarea incorecta a lucrarilor si interviului
					53. Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt intocmite cu 30 de zile inainte de data sustinerii a concursurilor
				44. Sustinerea concursurilor	54. Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs		Mediu
				45. Numirea in functie	55. Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de incadrare si a sporurilor de care beneficiaza nu au fost stabilite corect		Mic	Nu
	STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			46. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)	56. Evidenta prezentei si a concediilor de orice fel nu se incadreaza in principiile de conformitate		Mediu
				47. Acordarea salariului de baza	57. Stabilirea eronata a salariului de baza		Mic	Nu
				48. Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	58. Acordarea unor indemnizatii de conducere si sporuri necuvenite		Mediu
				49. Modificarea drepturilor salariale	59. Modificarea neargumentata a drepturilor salariale		Mare
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI			50. Analiza nevoilor de pregatire profesionala	60. Nu sunt luate in calcul toate cerintele de formare profesionala		Mediu
				51. Elaborarea si realizarea programelor de pregatire profesionala	61. Planurile de pregatire nu au fost adaptate la nevoile de formare		Mic	Nu
				52. Acoperirea necesitatilor de pregatire profesionala	62. Temele definite in programul de pregatire nu sunt realizate		Mic	Nu
				53. Urmarirea rezultatelor pregatirii profesionale	63. Nu este cunoscut modul in care cursul a contribuit la dezvoltarea cunostintelor si abilitatilor		Mic	Nu
	EVALUAREA PERFOR-MANTELOR PERSONA-LULUI	Stabilirea obiectivelor individuale		54. Stabilirea obiectivelor individuale ii cadrul obiectivelor compartimentului	64. Stabilirea de obiective pentru care nu exista competenta necesara in realizarea activitatilor		Mediu
				55. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	65. Stabilirea de obiective pentru care nu exista sarcini definite in fisa postului		Mediu
					66. Neducerea la indeplinire a obiectivelor		Mediu
				56. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	67. Timpul disponibil nu permite realizarea obiectivelor		Mediu
				57. Stabilirea obiectivelor individuale cu respectarea caracteristicilor SMART	68. Obiectivele individuale nu sunt specifice si nu pot fi atinse		Mic	Nu
				58. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	69. Stabilirea si executarea de noi activitati, pentru care nu exista obiective stabilite		Mediu
				59. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	70. Mentinerea acelorasi obiective in conditiile in care performantele salariatului au crescut		Mediu
				60. Stabilirea obiectivelor in corelatie cu complexitatea sarcinilor si nivelului de pregatire	71. Neindeplinirea obiectivelor, deoarece activitatile stabilite an realizarea acestora sunt mult mai complexe decat cunostintele salariatului		Mic	Nu
		Aprecierea rezultatelor individuale		61. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	72. Scaderea interesului in realizarea obiectivelor in conditiile in care notele acordate sunt superioare gradului de realizare al obiectivelor		Mediu
		Aprecierea rezultatelor individuale		62. Aprecierea criteriilor de performanta	73. Criteriile de performanta nu sunt apreciate in corelatie cu gradul de realizare al obiectivelor		Mediu
		Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor deosebite si instruiriilor de urmat		63. Realizarea interviului cu persoana evaluata	74. Contestarea aprecierii rezultatelor individuale deoarece evaluatul nu a luat la cunostinta de conditiile care au stat la baza aprecierii realizarii obiectivelor si a criteriilor de performanta		Mediu
				64. Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	75. Salariatul nu este motivat moral avand in vedere rezultatele obtinute		Mare
					76. Neatingerea obiectivelor pentru perioada urmatoare datorita greutatilor intampinate cu privire la realizarea lor sau a cunostintelor detinute		Mare
				65. Identificarea necesitatilor de instruire	77. Gradul de realizare a obiectivelor este incert avand in vedere ca salariatul nu dobandeste cunostintele necesare		Mediu
				66. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	78. Mentinerea starii de conflict, cu consecinte in realizarea activitatilor si indeplinirea obiectivelor		Mediu
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			67. Asigurarea managementului carierei in functia publica	79. Nu sunt dezvoltate planuri de cariera astfel incat personalul sa fie mentinut in entitate		Mediu
				68. Responsabilitatea pentru planificarea si dezvoltarea carierei angajatilor	80. Entitatea nu este interesata de mentinerea si dezvoltarea personalului		Mic	Nu
				69. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	81. Neasigurarea consilierii salariatului cu privire la posibilitatile de promovare		Mare
				70. Elaborarea planului de cariera	82. Posibilitati reduse de a atrage personal calificat de pe piata muncii, in conditiile in care acesta nu cunoaste posibilitatile de promovare in cariera si motivatiile financiare si morale		Mic	Nu

Clasarea obiectelor auditabile este documentul al saselea care se elaboreaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor si se realizeaza prin impartirea riscurilor in functie de factorii de risc luati in analiza, pe cele trei niveluri de riscuri - mari, medii si mici - stabilind limitele in care se vor incadra acestea.

Pentru continuarea analizei, auditorii au impartit riscurile, in functie de punctajul acestora, care se regaseste intr-o plaja de 1,0 - 3,0 in urmatoarele trei categorii:

Riscuri mici

Riscuri medii

Riscuri mari

In studiul de caz prezentat mai sus, riscurile au primit un scor, intre unu si trei, si deci suntem in urmatoarea situatie:

riscurile care vor avea un punctaj ≤ 1,70 vor fi clasate ca fiind riscuri mici;

riscurile care vor avea un punctaj cuprins intre 1,80 si 2,10, inclusiv limitele, vor fi considerate ca fiind riscuri medii;

riscurile cu un punctaj ≥ 2,20 sunt considerate riscuri mari.

Tinand cont de scorurile riscurilor, dar si de resursele de audit, vom lua in continuare in auditare numai riscurile semnificative.

In acest sens, riscurile mici, in numar de 31, nu vor mai fi avute in vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari si medii), in numar de 51, vor intra in faza de Ierarhizare a obiectelor auditabile, care se concretizeaza in elaborarea documentului "Tabelul puncte tari si puncte slabe", in ordinea cronologica, stabilita prin Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Consideram ca aceasta argumentatie logica privind impartirea riscurilor in categorii de riscuri este necesara, in mod special, pentru cei auditati, in ideea demonstrarii obiectivitatii auditorilor interni si eliminarii suspiciunilor de subiectivitate in aceasta importanta faza de analiza a riscurilor.

G. Ierarhizarea obiectelor auditabile in functie de analiza riscurilor

Ierarhizarea obiectelor auditabile este a saptea faza in procedura Analiza riscurilor si se realizeaza pe baza informatiilor din fazele anterioare, concretizate in elaborarea documentului Clasarea obiectelor auditabil. Acest document sta la baza obtinerii documentului Tabelul puncte tari si puncte slabe, prin care se evalueaza operatiile analizate in vederea stabilirii daca pot fi considerate pentru entitate puncte tari, sau puncte slabe.

"Un punct tare" sau "un punct slab" trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a structurii auditate.

Documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe contine atat gradul de incredere al auditorului intern in functionarea controlului intern, cat si consecintele functionarii/nefunctionarii acestuia, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cand gradul de incredere este mare (punct tare), si la maximizarea aparitiei riscului, atunci cand gradul de incredere este mic (punct slab).

In consecinta, atunci cand avem dovada functionarii unei activitati de control intern (spre exemplu, Nota de predare-primire a documentelor de la gestiuni catre contabilitate, Lista de control obtinuta cu ocazia introducerii datelor in sistemele de calcul s.a.), desi obiectului auditabil i se asociaza riscuri mari si reprezinta astfel un punct slab, totusi, el poate fi evaluat ca fiind punct tare, luand in considerare faptul ca, controlul intern in acele zone functioneaza.

In sinteza, documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe reprezinta cel mai important document din procedura Analiza riscurilor, care se prezinta astfel:

Auditorii

Pregatesc pe baza activitatilor desfasurate in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile;

Identifica riscurile asociate acestor operatiuni/activitati;

Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;

Stabilesc ponderea fiecarui criteriu al riscului;

Determina nivelul de apreciere al riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

Determina punctajul total al criteriului utilizat;

Claseaza riscurile pe baza punctajelor totale obtinute;

Ierarhizeaza operatiunile activitatilor ce urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza "Tabelul puncte tari si puncte slabe";

Transmit "Tabelul puncte tari si puncte slabe" si constatarile facute catre seful compartimentului de audit intern.

Seful compartimentului de audit intern / Supervizorul

Organizeaza o sedinta pentru identificarea obiectivelor misiunii de audit intern si a criteriilor de analiza riscurilor. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului si metodologiei auditului, dupa caz;

Avizeaza elaborarea "Tabelului puncte tari si puncte slabe", si deschiderea Fiselor de Identificare si Analiza a Problemelor (FIAP-uri) initiate pentru testarile si verificarile efectuate si a Formularelor de Constatare si Raportare a Iregularitatilor (FCRI-uri), pentru fiecare potentiala verificare.

Auditorii

Indosariaza "Tabelul puncte tari si puncte slabe" in Dosarul permanent, Sectiunea C.

Prezentam, in continuare, documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe, care se realizeaza in faza de ierarhizare a obiectelor auditabile.

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 07.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 07.06.2008

Nr. crt.	DOMENIUL			OBIECTE AUDITABILE	RISCURI SEMNIFICATIVE	T/S	Consecintele functionarii/ nefunctionarii controlului intern	Grad de incredere al auditorului in controlul intern	Obs.
	STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR	Elaborarea strategiilor		1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul resurselor umane	1. Strategia in domeniul RU nu analizeaza toate domeniile specifice RU	S		SCAZUT
	2. Strategia in domeniul RU nu este dezvoltata in baza strategiei entitatii	Elaborarea strategiilor				S		SCAZUT
	Definirea obiectivelor		2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	3. Obiectivele generale definite nu au la baza o strategie in domeniul RU	S		SCAZUT
			3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	4. Obiectivele generale definite in strategia RU nu deriva din obiectivele strategice ale entitatii	S		SCAZUT
			4. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	5. Nu se poate masura gradul de implementare	S		SCAZUT
			5. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor.	6. Activitatile identificate nu concura la realizarea obiectivului si obtinerea rezultatului asteptat	S		SCAZUT
			6. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	7. Definirea de atributii pentru realizarea activitatilor care nu se regasesc in atributiile generale ale entitatii	S		SCAZUT
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITA-TILOR	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului		7. Respectarea formatului standard al fisei postului	8. Utilizarea unor modele de fisa de post care nu corespund necesitatilor actuale	S		SCAZUT
	8. Scopul postului este corect definit			9. Definirea scopului postului sub forma unei responsabilitati sau atributii	S		SCAZUT
	9. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului			10. Studiile de specialitate si perfectionarile nu sunt definite in functie de cerintele postului	S		SCAZUT
				11. Abilitatile si aptitudinile nu sunt definite corect in functie de cerintele postului
				12. Nu sunt definite competente manageriale, in conditiile in care realizarea sarcinilor postului solicita aceasta
	10. Elaborarea fisei postului in functie de caracteristicile postului			13. Fisa postului este elaborata in functie de caracteristicile ocupantului postului	S		SCAZUT
	11. Definirea responsabilitatilor in realizarea sarcinilor			14. Nu sunt stabilite responsabilitatii in realizarea sarcinilor postului	T	Reprezinta o disfunctie de forma, respectiv salariatul isi cunoaste sarcinile definite prin fisa postului	RIDICAT	Nu
	12. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului			15. La eliberarea postului nu este asigurata continuitatea realizarii sarcinilor postului respectiv	S		SCAZUT
	Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF		13. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	16. Realizarea de sarcini care nu sunt regasite in atributiile definite in ROF	S		SCAZUT
			14. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	17. Sarcinile definite in fisa postului nu asigura realizarea actiunilor definite in realizarea obiectivelor individuale	S		SCAZUT
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala		15. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	18. Pentru pregatiri diferite sunt stabilite aceleasi sarcini	S		SCAZUT
			16. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	19. Pentru aceleasi functii si activitati sunt stabilite sarcini diferite	S		SCAZUT
			17. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	20. Ocupantul postului nu are pregatirea si competenta necesara realizarii sarcinilor	S		SCAZUT
			18. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	21. Atributiile definite in fisa postului nu sunt in concordanta cu activitatile si actiunile	S		SCAZUT
			19. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	22. Nu exista competenta necesara in exercitarea tuturor functiilor de management	S		SCAZUT
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			20. Structura organizationala	23. Nu corespunde criteriului pe obiective	S		SCAZUT
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			21. Functionabilitatea procedurilor de lucru in corelatie cu derularea activitatilor executabile	24. Derularea actiunilor definite in procedura nu asigura realizarea activitatilor	T	Este o structura functionala prin care se asigura realizarea tuturor activitatilor. In viitor organizarea va avea la baza managementul pe obiective.	RIDICAT	Nu
	GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			22. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	25. Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale	S		SCAZUT
					26. Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
					27. Dosarele profesionale nu au fost actualizate
	SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			23. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	28. Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului	S		SCAZUT
				24. Organizarea concursurilor	29. Analiza incompleta a dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor	S		SCAZUT
					30. Verificarea si notarea incorecta a lucrarilor si interviului
					31. Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt intocmite cu 30 de zile inainte de data sustinerii a concursurilor
				25. Sustinerea concursurilor	32. Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs	S		SCAZUT
	STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			26. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)	33. Evidenta prezentei si a concediilor de orice fel nu se incadreaza in principiile de conformitate	S		SCAZUT
				27. Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	34. Acordarea unor indemnizatii de conducere si sporuri necuvenite	S		SCAZUT
				28. Modificarea drepturilor salariale	35. Modificarea neargumentata a drepturilor salariale	S		SCAZUT
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI			29. Analiza nevoilor de pregatire profesionala	36. Nu sunt luate in calcul toate cerintele de formare profesionala	S		SCAZUT
	EVALUAREA PERFORMANTELOR PERSONALULUI		Stabilirea obiectivelor individuale	30. Stabilirea obiectivelor individuale ii cadrul obiectivelor compartimentului	37. Stabilirea de obiective pentru care nu exista competenta necesara in realizarea activitatilor	S		SCAZUT
				31. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	38. Stabilirea de obiective pentru care nu exista sarcini definite in fisa postului	S		SCAZUT
					39. Neducerea la indeplinire a obiectivelor	S		SCAZUT
				32. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	40. Timpul disponibil nu permite realizarea obiectivelor	S		SCAZUT
				33. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	41. Stabilirea si executarea de noi activitati, pentru care nu exista obiective stabilite	S		SCAZUT
				34. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	42. Mentinerea acelorasi obiective in conditiile in care performantele salariatului au crescut	S		SCAZUT
			Aprecierea rezultatelor individuale	35. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	43. Scaderea interesului in realizarea obiectivelor in conditiile in care notele acordate sunt superioare gradului de realizare al obiectivelor	S		SCAZUT
			Aprecierea rezultatelor individuale	36. Aprecierea criteriilor de performanta	44. Criteriile de performanta nu sunt apreciate in corelatie cu gradul de realizare al obiectivelor	S		SCAZUT
			Realizarea interviului si consemna-rea rezultatelor deosebite si instruirilor de urmat	37. Realizarea interviului cu persoana evaluata	45. Contestarea aprecierii rezultatelor individuale deoarece evaluatul nu a luat la cunostinta de conditiile care au stat la baza aprecierii realizarii obiectivelor si a criteriilor de performanta	T	Motivarea financiara este acordata in conditiile in care salariatul indeplineste conditiile legale.	RIDICAT	Nu
				38. Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	46. Salariatul nu este motivat moral avand in vedere rezultatele obtinute	S		SCAZUT
					47. Neatingerea obiectivelor pentru perioada urmatoare datorita greutatilor intampinate cu privire la realizarea lor sau a cunostintelor detinute	S		SCAZUT
				39. Identificarea necesitatilor de instruire	48. Gradul de realizare a obiectivelor este incert avand in vedere ca salariatul nu dobandeste cunostintele necesare	S		SCAZUT
				40. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	49. Mentinerea starii de conflict, cu consecinte in realizarea activitatilor si indeplinirea obiectivelor	S		SCAZUT
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			41. Asigurarea managementului carierei in functia publica	50. Nu sunt dezvoltate planuri de cariera astfel incat personalul sa fie mentinut in entitate	S		SCAZUT
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			42. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	51. Neasigurarea consilierii salariatului cu privire la posibilitatile de promovare	S		SCAZUT

Ierarhizarea obiectelor auditabile in functie de analiza riscurilor se concretizeaza in elaborarea documentului Tabelul puncte tari si puncte slabe in care au fost cuprinse cele 42 de obiecte auditabile si 51 de riscuri asociate acestora, obtinute in faza Clasare a riscurilor. Analiza a pornit de la faptul ca toate operatiile carora li s-au asociat riscuri semnificative (riscuri mari sau medii), cuprinse in ierarhizare, reprezinta puncte slabe. In acelasi timp, au fost identificate 3 obiecte auditabile, carora le sunt asociate 3 riscuri, ca fiind puncte tari.

In aceasta situatie, vor intra in auditare toate cele 39 de obiecte auditabile selectate si 48 de riscuri asociate acestora, care au fost considerate ca fiind puncte slabe si vor fi preluate in documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit.

In coloana de observatii pot fi numerotate obiectele auditabile evaluate ca fiind puncte slabe, care vor fi avute in vedere, in continuare, de auditorii interni.

H. Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit

Tematica in detaliu a misiunii de audit, este acea faza din procedura Analizei riscurilor, care se realizeaza prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe si care vor fi avute in vedere, in continuare, pentru auditare.

Documentul, semnat de echipa de auditori si de supervizorul misiunii, respectiv de seful compartimentului de audit intern, va fi adus la cunostinta principalilor responsabili ai entitatii auditate in cadrul Sedintei de deschidere.

In practica, de regula, sunt avute in vedere toate obiectivele care au fost clasificate ca puncte slabe, dar pot fi cuprinse de auditori si obiective calificate ca fiind puncte tari, daca auditorul considera ca se impune verificarea functionalitatii sistemului de control intern.

In continuare, prezentam documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit, cu care se finalizeaza procedura Analiza riscurilor.

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Perioada auditata

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 03.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 03.06.2008

Nr. crt.	DOMENIUL			OBIECTE AUDITABILE	RISCURI SEMNIFICATIVE	Pozitia in RAI
	STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR	Elaborarea strategiilor		1. Elaborarea strategilor proprii in domeniul resurselor umane	1. Strategia in domeniul RU nu analizeaza toate domeniile specifice RU	II.1 II.1.1 II.1.1.1 II.1.2 II.1.2.1 II.1.2.2 II.1.2.3 II.1.3 II.1.3.1 II.1.3.2
		Elaborarea strategiilor			2. Strategia in domeniul RU nu este dezvoltata in baza strategiei entitatii
		Definirea obiectivelor		2. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	3. Obiectivele generale definite nu au la baza o strategie in domeniul RU
				3. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	4. Obiectivele generale definite in strategia RU nu deriva din obiectivele strategice ale entitatii
				4. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	5. Nu se poate masura gradul de implementare
				5. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor.	6. Activitatile identificate nu concura la realizarea obiectivului si obtinerea rezultatului asteptat
				6. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	7. Definirea de atributii pentru realizarea activitatilor care nu se regasesc in atributiile generale ale entitatii
	STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITA-TILOR	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului		7. Respectarea formatului standard al fisei postului	8. Utilizarea unor modele de fisa de post care nu corespund necesitatilor actuale	II.2 II.2.1 II.2.1.1 II.2.1.2 II.2.1.3 II.2.1.4 II.2.1.5 II.2
				8. Scopul postului este corect definit	9. Definirea scopului postului sub forma unei responsabilitati sau atributii
				9. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului	10. Studiile de specialitate si perfectionarile nu sunt definite in functie de cerintele postului
					11. Abilitatile si aptitudinile nu sunt definite corect in functie de cerintele postului
					12. Nu sunt definite competente manageriale, in conditiile in care realizarea sarcinilor postului solicita aceasta
				10. Elaborarea fisei postului in functie de caracteristicile postului	13. Fisa postului este elaborata in functie de caracteristicile ocupantului postului
				11. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului	14. La eliberarea postului nu este asigurata continuitatea realizarii sarcinilor postului respectiv
		Corelarea sarcinilor din fisa postului cu atribtiile definite in cadrul ROF		12. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	15. Realizarea de sarcini care nu sunt regasite in atributiile definite in ROF
				13. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	16. Sarcinile definite in fisa postului nu asigura realizarea actiunilor definite in realizarea obiectivelor individuale
		Stabilirea sarcinilor in fisa postului in corelatie cu functia detinuta si cu pregatirea profesionala		14. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	17. Pentru pregatiri diferite sunt stabilite aceleasi sarcini
				15. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	18. Pentru aceleasi functii si activitati sunt stabilite sarcini diferite
				16. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	19. Ocupantul postului nu are pregatirea si competenta necesara realizarii sarcinilor
				17. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	20. Atributiile definite in fisa postului nu sunt in concordanta cu activitatile si actiunile
				18. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	21. Nu exista competenta necesara in exercitarea tuturor functiilor de management
	DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE			19. Structura organizationala	22. Nu corespunde criteriului pe obiective	II.3.1
	GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA			20. Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	23. Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor profesionale	II.4.1
					24. Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
					25. Dosarele profesionale nu au fost actualizate
	SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI			21. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	26. Utilizarea personalului neadecvat activitatii de elaborare a planului	II.5 II.5.1 II.5.2 II.5.3
				22. Organizarea concursurilor	27. Analiza incompleta a dosarelor candidatilor pentru ocuparea posturilor
					28. Verificarea si notarea incorecta a lucrarilor si interviului
					29. Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs si de solutionare a contestatiilor nu sunt intocmite cu 30 de zile inainte de data sustinerii a concursurilor
				23. Sustinerea concursurilor	30. Stabilirea unor subiecte din afara tematicii si bibliografiei de concurs
	STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE			24. Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii etc.)	31. Evidenta prezentei si a concediilor de orice fel nu se incadreaza in principiile de conformitate	II.6 II.6.1 II.6.2 II.6.3
				25. Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	32. Acordarea unor indemnizatii de conducere si sporuri necuvenite
				26. Modificarea drepturilor salariale	33. Modificarea neargumentata a drepturilor salariale
	PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI			27. Analiza nevoilor de pregatire profesionala	34. Nu sunt luate in calcul toate cerintele de formare profesionala	II.7 II.7.1
	EVALUAREA PERFORMANTELOR PERSONALULUI		Stabilirea obiectivelor individuale	28. Stabilirea obiectivelor individuale ii cadrul obiectivelor compartimentului	35. Stabilirea de obiective pentru care nu exista competenta necesara in realizarea activitatilor	II.8 II.8.1.1 II.8.1.2 II.8.1.3 II.8.1.4 II.8.1.5 II.8.2 II.8.2.1 II.8.2.2 II.8.3 II.8.3.1 II.8.3.2 II.8.3.3
				29. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	36. Stabilirea de obiective pentru care nu exista sarcini definite in fisa postului
					37. Neducerea la indeplinire a obiectivelor
				30. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	38. Timpul disponibil nu permite realizarea obiectivelor
				31. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	39. Stabilirea si executarea de noi activitati, pentru care nu exista obiective stabilite
				32. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	40. Mentinerea acelorasi obiective in conditiile in care performantele salariatului au crescut
			Aprecierea rezultatelor individuale	33. Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	41. Scaderea interesului in realizarea obiectivelor in conditiile in care notele acordate sunt superioare gradului de realizare al obiectivelor
			Aprecierea rezultatelor individuale	34. Aprecierea criteriilor de performanta	42. Criteriile de performanta nu sunt apreciate in corelatie cu gradul de realizare al obiectivelor
			Realizarea interviului si consemna-rea rezultatelor deosebite si necesitatilor de instruire	35. Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	43. Salariatul nu este motivat moral avand in vedere rezultatele obtinute
					44. Neatingerea obiectivelor pentru perioada urmatoare datorita greutatilor intampinate cu privire la realizarea lor sau a cunostintelor detinute
				36. Identificarea necesitatilor de instruire	45. Gradul de realizare a obiectivelor este incert avand in vedere ca salariatul nu dobandeste cunostintele necesare
				37. Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	46. Mentinerea starii de conflict, cu consecinte in realizarea activitatilor si indeplinirea obiectivelor
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			38. Asigurarea managementului carierei in functia publica	47. Nu sunt dezvoltate planuri de cariera astfel incat personalul sa fie mentinut in entitate	II.9 II.9.1 II.9.2
	GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI			39. Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	48. Neasigurarea consilierii salariatului cu privire la posibilitatile de promovare

Tematica in detaliu a misiunii de audit intern se finalizeaza cu documentul, cu acelasi nume, care se obtine in baza preluarii obiectelor auditabile considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe.

Precizam ca in coloana "Observatii" a documentului Tematica in detaliu a misiunii de audit intern, se trece numarul paragrafului corespunzator din Raportul de audit intern, in care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate.

In situatia in care, se considera necesar, in Tematica in detaliu a misiunii de audit, la obiectele auditabile selectate se pot adauga si alte obiecte auditabile, care nu au fost auditate in ultimii 3 ani si/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare va fi mentionata in coloana "Observatii".

Documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit intern contine un numar mai redus de obiecte auditabile, fata de cele continute in Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece in faza de clasare a obiectelor auditabile au fost eliminate operatiile la care au fost asociate riscuri mici si, de asemenea, in faza de ierarhizare a obiectelor auditabile au fost eliminate operatiile evaluate ca fiind puncte tari si, in consecinta, nu au intrat, pentru moment, in preocuparile auditorilor interni.

Procedura Analiza riscurilor a inceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile in care au cuprinse 70 de operatii/obiecte auditabile si s-a finalizat cu Tematica in detaliu a misiunii de audit, in care au fost selectate putin peste jumatate din numarul acestora, respectiv 39 de obiecte auditabile, carora le sunt asociate 48 de riscuri.

Mentionam ca aceste operatii/obiecte auditabile, cuprinse in Tematica in detaliu a misiunii de audit, vor intra in activitatea de auditare, deoarece reprezinta riscuri semnificative pentru domeniul auditat si vor fi supuse diferitelor testari, stabilite prin Programul de interventie la fata locului, care se vor materializa in FIAP-uri si FCRI-uri, acolo unde este cazul, si in final vor fi transferate si comentate in Raportul de audit intern.

Documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit este rezultatul final al celei mai importante proceduri Analiza riscurilor, din prima etapa Pregatirea misiunii de audit, si cuprinde obiectele auditabile selectate, pe care le vom avea in vedere, in continuare, spre auditare, dupa cum urmeaza:

In etapa a doua Interventia la fata locului activitatile/operatiile selectate ca obiecte auditabile, prin Tematica in detaliu a misiunii de audit vor fi supuse unor diverse testari de catre echipa de auditori. Precizam faptul ca testarile se vor realiza pe esantioane mici, de 2-5%, maximum 10%, in conformitate cu buna practica internationala in domeniu. Mentionam ca aceasta regula nu se aplica la populatii foarte mici, unde esantionul poate sa fie chiar de 100%. De asemenea, la esantioane constituite pentru populatii foarte mari, trebuie respectate tehnicile statistice recunoscute. In situatia in care testarile au rezultate bune acestea demonstreaza functionalitatea controlului intern, indiferent daca procedurile exista sau nu, se confirma faptul ca prevederile cadrului normativ se respecta de personalul entitatii. Operatiile la care testarile scot in evidenta nereguli, disfunctionalitati, abateri de la norme, probleme sau chiar iregularitati, se vor repeta de catre auditori, daca se impune, cu aceleasi dimensiuni ale esantioanelor sau cu esantioane mai mici. Indiferent daca problemele/iregularitatile nu mai apar, in noile esantioane, auditorii interni vor intocmi pentru cele care au aparut FIAP-uri, respectiv FCRI-uri.In situatia in care, problemele/iregularitatile apar din nou atunci auditorii interni prin recomandarile cuprinse in FIAP-uri si/sau FCRI-uri vor solcita managementului de linie efectuarea unor inspectii sau actiuni de control, pe o perioada de timp in urma, eventual pana la prescriptia efectelor acestora, in vederea evaluarii dimensiunilor real ale problemelor sau iregularitatilor constatate. Despre rezultatele acestora managementul va informa si echipa de auditori interni, indiferent daca misiunea a fost incheiata, iar auditorii interni vor completa cu noi recomandari Calendarul de implementare al recomandarilor si Fisa de urmarire a recomandarilor si le vor urmari in continuare.

In etapa a treia Raportarea auditului intern auditorii vor trata in raport fiecare obiect auditabil selectat in Tematica in detaliu a misiunii de audit, respectiv:

daca testarile sunt pozitive se va aprecia respectarea cadrului normativ sau a procedurilor de lucrustabilite de norme si controlul interne functioneaza;

daca testarile sunt negative vor fi prezentate in FIAP-uri si respectiv FCRI-uri in care vor fi discutate si comentate cu personalul implicat pentru intelegerea problemelor/ iregularitatilor, cauzelor si consecintelor acestora si a recomandarilor propuse de auditorii interni inainte de a fi consemnate in Raportul de audit intern.

In etapa a patra Urmarirea recomandarilor auditorii interni vor avea in vedere, atat implementarea tuturor recomandarilor referitoare la obiectele auditabile selectate, in Tematica in detaliu a misiunii de audit, cat si recomandarile care se vor adauga in urma comunicarii, de catre managementul de linie, a rezultatelor inspectiilor/controalelor recomandate de echipa de auditori interni, prin calendarul de implementare al recomandarilor.

Mentionez faptul ca activitatea de urmarire a implementarii recomandarilor se continua pana la implementarea tuturor recomandarilor sau pana la declansarea urmatoarei misiuni de audit intern planificata.

Procedura de Analiza riscurilor, in care se elaboreaza un numar inemnat de doumente pe baza analizei obiectelor auditabile si a riscurilor asociate acestora, are un grad de subiectivitate destul de ridicat si din aceste considerente auditorii interni aduc imbunatatiri acestei lucrari pe toata perioada interventiei la fata locului, functie de informatiile privind activitatile auditate si a riscurilor atasate acestora, pe care le evalueaza.

Profesionistii considera ca documentele elaborate in cadrul procedurii Analiza riscurilor trebuie sa fie "documente vii", in sensul ca pot fi imbunatatite pe parcursul derularii misiunii, in special in etapa Interventiei la fata locului.

12.1.4. Elaborarea programului de audit

Programul de audit este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se intocmeste pe baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit prin care se realizeaza ordinea de parcurgere a procedurilor misiunii de audit pe timpul derularii accesteia.

In practica, Programul de audit reprezinta un ghid cu care este comparat in final modul de desfasurare al misiunii, si confera siguranta ca domeniul de aplicare al activitatii a primit atentia corespunzatoare, si ca aspecte importante ale auditului nu au fost omise.

Scopul elaborarii Programului de audit este acela de a oferi, atat sefului compartimentului de audit intern, asigurarea ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern, cat si supervizorului misiunii, asigurarea repartizarii sarcinilor si planificarii activitatilor pe auditori interni.

Programul de audit presupune un plan detaliat al activitatii ce trebuie realizat in etapa de Interventie la fata locului si care trebuie sa cuprinda procedurile necesare atingerii obiectivelor misiunii de audit.

Programul de audit este finalizat inainte de interventia la fata locului si este aprobat de seful compartimentului de audit intern.

In sinteza, procedura privind elaborarea Programului de audit se prezinta astfel:

Auditorii

Pregatesc Programul de audit intern, incluzand urmatoarele elemente:

- obiectivele auditului;

- testarile care se vor efectua;

- alte proceduri de audit si teste, dupa caz.

Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe:

- Colectarea si prelucrarea datelor;

- Tabelul puncte tari si puncte slabe;

- Programul preliminar al interventiilor la fata locului.

Seful compartimentului de audit intern

Organizeaza sedinta de analiza.

Verifica Nota si anexele acesteia.

Analizeaza si modifica dupa caz documentele prezentate.

Aproba Nota si anexele.

Auditorii

Indosariaza Programul de audit.

Utilizeaza Programul de audit in efectuarea misiunii.

In continuare, prezentam modelul documentului Programul de audit intern.

Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern

D.G.F.P. a Judetului X

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata:

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 10.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 11.06.2008

ETAPELE MISIUNII	DOMENIUL	ACTIVITATI	Durata (h)	Persoanele implicate	Locul desfasurarii
Tema generala:	Gestiunea resurselor umane
1. Pregatirea misiunii de audit
		1. Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		2. Tiparirea si procesarea Declaratiei de independenta		Ionescu Adrian	SAI
		3. Pregatirea si transmiterea Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern catre partile interesate		Popescu Nicolae	SAI
		4. Colectarea si prelucrarea informatiilor		Ionescu Adrian	SAI AUDITAT
		5. Intocmirea Chestionarului de control intern		Ionescu Adrian / Popescu Nicolae.	SAI
		6. Intocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile		Ionescu Adrian / Popescu Nicolae	SAI
		7. Elaborarea Tabelului puncte tari si puncte slabe		Ionescu Adrian	SAI
		8. Intocmirea Programului de audit intern		Ionescu Adrian	SAI
		9. Intocmirea Notei si a Programului preliminar al interventiei la fata locului		Popescu Nicolae	SAI
		10. Obtinerea aprobarii Notei si a anexelor acesteia: Colectarea si prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari si puncte slabe si Programul interventiei la fata locului.		Popescu Nicolae	SAI
		11. Planificarea si organizarea Sedintei de deschidere cu Directia Resurse Umane		Popescu Nicolae	SAI AUDITAT
		12. Redactarea Minutei sedintei de deschidere. Obtinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfasurarea activitatii de audit.		Popescu Nicolae	AUDITAT
II.Interventia la fata locului
	ObiectivUL 1. STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR	1.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT
		1.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	SAI
		1.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT
	ObiectivUL 2. STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITATILOR	2.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT
		2.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	SAI
		2.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT
	OBIECTIVUL 3. DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE	3.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT
		3.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	SAI
		3.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT
	OBIECTIVUL 4. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA	4.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT
		4.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	SAI
		4.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT
	OBIECTIVUL 5. SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI	5.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT
		5.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	SAI
		5.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT
	OBIECTIVUL 6. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE	6.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT SAI
		6.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	AUDITAT
		6.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT SAI
	OBIECTIVUL 7. PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI	7.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT SAI
		7.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	AUDITAT
		7.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT SAI
	OBIECTIVUL 8. EVALUAREA PERFORMANTELOR INDIVIDUALE ALE PERSONALULUI	8.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT SAI
		8.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	AUDITAT
		8.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT SAI
	OBIECTIVUL 9. GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI	9.1. Efectuarea testarilor, detaliate Programul interventiei la fata locului		Ionescu Adrian	AUDITAT SAI
		9.2. Discutarea constatarilor cu seful de serviciu		Ionescu Adrian	SAI
		9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor		Ionescu Adrian	AUDITAT
		9.4. Colectarea dovezilor		Popescu Nicolae	AUDITAT
		9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru		Popescu Nicolae	AUDITAT SAI
		13. Planificarea si organizarea Sedintei de inchidere		Popescu Nicolae	Popescu Nicolae
		14. Discutarea constatarilor cu structura auditata		Ionescu Adrian	AUDITAT
		15. Concluzii		Ionescu Adrian	SAI
III. Raportul de audit intern					Ionescu Adrian
		16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern		Ionescu Adrian	SAI
		17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern		Popescu Nicolae	SAI
		18. Obtinerea aprobarii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern		Ionescu Adrian	SAI
		19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat si solicitarea raspunsului asupra continutului in 15 zile		Popescu Nicolae	SAI
		20. Planificarea si organizarea Reuniunii de conciliere, daca este cazul		Popescu Nicolae	AUDITAT
		21. Includerea in Raportul de audit intern a aspectelor retinute din punctul de vedere al auditatului		Ionescu Adrian	SAI
		22. Finalizarea Raportului de audit intern		Ionescu Adrian	SAI
		23. Obtinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea institutiei		Popescu Nicolae	SAI
		24. Transmiterea recomandarilor aprobate catre auditat		Popescu Nicolae	AUDITAT
IV. Urmarirea recomandarilor
		25. Initierea procesului de urmarire		Ionescu Adrian	SAI

Practic, Programul de audit, cuprinde atat procedurile care au fost deja finalizate, dar si alte proceduri care urmeaza a fi realizate de catre auditorii interni si pentru care se aloca timpul aferent.

Pe parcursul desfasurarii misiunii de audit, Programul de audit se poate modifica, pe principiul compensarii, in conditiile in care pentru anumite operatii timpul de interventie la fata locului nu s-a putut aprecia corect, insa cu incadrarea in programul stabilit initial.

Programul de audit intern cuprinde numarul total de ore afectate misiunii de audit structurate pe etapele si procedurile acesteia si repartizate pe membri echipei de auditori interni, cu mentionarea locului de desfasurare a actiunii, care se completeaza cu un program detaliat de interventie pe teren.

Programul de interventie la fata locului sau Programul preliminar se elaboreaza pe baza Programului de audit si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, tipurile de teste si esantioanele pe baza carora se vor realiza acestea, locul si durata testarii.

Testarile se concretizeaza in: interviuri, chestionare, teste pe baza de esantioane, liste de control, foi de lucru, note de relatii, analize, evaluari, studii si cuantificari ale unor rezultate formate din mai multe componente, validari ale constatarilor pe baza materialelor probante s.a.

Pentru organizarea acestor testari auditorii intocmesc Liste de verificare (LV) care vor cuprinde operatiile din structura activitatilor auditabile in ordinea din Programul interventiei la fata locului, tipul si numarul testarilor, precum si rezultatele obtinute.

De regula, Listele de verificare se elaboreaza pe fiecare obiectiv in parte si contin ansamblul testelor care se vor efectua si rezultatele acestora, respectiv necesitatea elaborarii de FIAP-uri si/sau FCRI-uri.

In continuare, prezentam documentul Programul interventiei la fata locului, document care sta la baza organizarii si desfasurarii muncii pe teren.

Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit

D.G.F.P. a Judetului X

Serviciul de Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENTIEI LA FATA LOCULUI

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata:

Intocmit: Ionescu Adrian/Popescu Nicolae Data: 18.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 18.06.2008

Nr crt	OBIECTE AUDITABILE		Locul	Durata (h)	Nr. test	Nr. lista verificare	Auditori interni
OBIECTIV 1. STABILIREA OBIECTIVELOR SI ACTIVITATILOR
	Elaborarea strategiilor. Elaborarea strategilor proprii in domeniul resurselor umane	- Analiza misiuni strategice definite - Analiza scopului strategic definit - Analiza axelor strategice definite si a prioritatilor - Identificarea obiectivelor strategice definite - Evaluarea analizei oportunitatilor, contrangerilor, punctelor tari si slabe definite in strategie - Urmarirea daca strategia proprie in domeniul RU este elaborata in cadrul strategiei definita la nivelul entitatii - Analiza modului de definire in strategie a domenilor de activitate privind RU	DRU		T1 FIAP 1.1.	LV1	Ionescu Adrian
	Definirea obiectivelor. Obiectivele generale definite de RU au la baza o strategie in domeniul resurselor umane	- Identificarea strategiei elaborata in domeniul RU; identificarea obiectivelor strategice;	DRU		T1.2 LC1.2. FIAP 1.2.	LV 1	Ionescu Adrian
	Definirea obiectivelor. Obiectivele generale ale RU sunt definite in cadrul obiectivelor strategice stabilite la nivelul entitatii	- Urmarirea daca obiectivele generale definite la nivelul directiei deriva din obiectivelor strategice. - Urmarirea ca obiectivele generale sa fie definite pe domeniile de activitate ale RU	DRU				Ionescu Adrian
	Definirea obiectivelor. Obiectivele specifice sunt masurabile si accesibile	- Urmarirea daca obiectivele specifice deriva din obiectivele generale - Analiza rezultatului asteptat al unui obiectiv si compararea cu prioritatea strategica - Urmarirea daca obiectivele specifice sunt caracteristice compartimentului - Analiza masurabilitati obiectivelor specifice - Analiza accesibilitati obiectivelor specifice	DRU				Ionescu Adrian
	Definirea obiectivelor. Activitatile identificate asigura realizarea obiectivelor	- Analiza activitatilor identificate si comparare cu cele executabile - Analiza modului de definire a activitatilor in cadrul unui obiectiv - Urmarirea daca activitatile definite obiectivului contribuie la realizarea acestuia - Analiza idicatorilor si rezultatelor definite pentru un obiectiv si urmarirea daca realizarea activitatilor contribuie atingerea acestora - Urmarirea daca activitatile definite unui obiectiv specific sunt bine definite si concretizate an actiuni amogene	DRU		T1 T2	LV 1	Ionescu Adrian
	Definirea obiectivelor. Atributiile specifice directiei sunt stabilite in cadrul atributiilor generale ale entitatii	- Analiza concordantei intre activitati si atributiile definite pentru realizarea acestora - Identificarea atributiilor generaqle ale antitatii in domeniul RU; urmarirea daca atributiile definite la nivelul RU deriva din acestea si daca le acopera in totalitate - Urmarirea ca atributiile sa definesca corespunzator aria de competenta asigurand astfel realizarea activitatilor	DRU		T1 T2	LV 1	Ionescu Adrian
OBIECTIV 2. STABILIREA SARCINILOR SI RESPONSABILITATILOR
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului. Respectarea formatului standard al fisei postului	- Urmarirea respectarii in elaborarea fisei postului a conformitatii formatului standard - Urmarirea completarii tuturor rubricilor prevazute - Analiza realitatii datelor mentionate - studii, vechime, denumirea postului, data intocmirii, data luarii la cunostinta, data avizarii, etc. - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU		T2.1 LC2.1 FIAP 2.1	LV 2	Popescu Nicolae
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului. Scopul postului este corect definit	- Urmare definirii atributiilor, sunt stabilite responsabilitati - Se va uramari daca responsabilitatile definite asigura realizarea obiectivelor individuale - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului. Fisa postului asigura informatiile necesare ocuparii postului	- Analiza cunostintelor si abilitatilor mentionate si urmarirea daca acestea corespund cerintelor postului - Analiza studiilor de specialitate, perfectionarilor, cunostintelor IT, limbi straine, competentelor manageriale definite si urmarirea daca acestea corespund cerintelor postului - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului. Elaborarea fisei postului in functie de caracteristicile postului	- Analiza daca fisa postului este elaborata in functie de analiza de post sau in functie de ocupantul postului - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU		T2.3 LC2.3 INT2.3 NR 2.3 FIAP 2.3		Popescu Nicolae
	Respectarea criteriilor de elaborare a fisei postului. Asigurarea continuitatii activitatii la eliberarea postului	- Se va uramari daca in fisele de post sunt definite delgari de atributii - Se va analiza daca persoana ocupanta a postului care preia atributiile la eliberarea unui alt post detine cunostinte, experienta si capacitatea realizarii atributiilor delegate - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU		T2.1 T2.3 Int 2.3	LV 2	Popescu Nicolae
	Corelarea sarcinilor din fisa postului cu ROF-ul. Atributiile stabilite in fisa postului se regasesc repartizate prin ROF	- Identificarea atributiilor definite compartimentului - Compararea atributiilor compartimentului cu cele definite la nivelul directiei si urmarirea daca acestea corespund - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Corelarea sarcinilor din fisa postului cu ROF-ul. Atributiile stabilite asigura titularului postului competentele necesare realizarii activitatilor	- Identificarea actiunilor in realizarea activitatilor stabilite - Urmarirea daca exista atributii definite in fisa postului pentru realizarea acestora - Urmarirea daca pentru realizarea acestora exista competentele decizionale necesare definite - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului. Sarcinile sunt stabilite in functie de pregatire si calificare	- Se va urmari daca atributiile indica o actiune din parte titularului de post - Se va urmari daca atributiile sunt definite concret sau la modul general si daca asigura un continut clar titularului de post - Se va urmari daca pentru pregatirii diferite sunt stabilite sarcini diferite in concordanta cu pregatirea - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului. Exista corespondenta intre nivelul postului si atributiile stabilite	- Se va urmari daca pentru aceleasi functii publice si activitatii sunt repartizate acelesi atributii - Se va urmari dacapentru functii publice diferite si activitati diferite sunt stabilite atributii diferite - Se va urmari daca pentru posturi de executie sunt stabilite atributii specifice care privesc executarea de sarcini de executie - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU		T2.1 T2.3 Int 2.3	LV 2	Popescu Nicolae
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului. Exista corelatie intre atributiile postului si competentele ocupantului postului	- Se va urmari daca ocupantul postului detine cunostintele, aptitudinile si abilitatile necesare executarii sarcinilor specifice postului - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului. Atributiile stabilite precizeaza scopul actiunii	- Se va analiza daca sarcinile definite in fisa postului precizeaza clar actiunea de realizat si daca acestea asigura titularului competenta necesara realizarii activitatilor - Esantionul este format din 3% din fisele de post	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea sarcinilor in fisa postului. Sarcinile stabilite posturilor de conducere acopera functiile managementului	- Se va urmari daca pentru posturi de conducere sunt stabilite atributii specifice care privesc executarea de sarcini de conducere - Se va urmari daca sarcinile definite posturilor de conducere acopera in totalitate cele 5 functii ale managementului (planificare, organizare, coordonare, control, evaluare) - Esantionul este format din 5 fise de post pentru personalul de conducere	DRU				Popescu Nicolae
OBIECTIV 3. DEFINIREA STRUCTURILOR ORGANIZATORICE
	Structura organizationala	- Analiza procedurilor specifice directiei - Verificarea daca acestea indeplinesc conditiile de forma, au o structura coerenta, delimiteaza sarcinile si responsabilitatile persoanelor implicate in realizarea activitati descrise - Verificarea daca acestea asigura detalierea concreta a actiunilor necesare realizarii activitatii - Verificarea daca acestea sunt cunoscute de personal - Verificarea daca acestea sunt aplicate - Analiza daca acestea sunt actualizate - Verificarea securitatii sistemului informatic - Examinarea manualului de proceduri - Verificarea sistemului de asigurare a securitatii bazelor de date - Analiza sistemului de parole - Analiza listelor de control privind prevenirea si detectarea accesarilor si modificarilor neautorizate - Verificarea actualizarii sistematice a programelor antivirus, antispyware si firewall	DRU		Int 3.2 T 3.2 FIAP 3.2	LV 3	Ionescu Adrian
OBIECTIV 4. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE SI A CARNETELOR DE MUNCA
	Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale	- Verificarea si analiza dosarelor profesionale - Verificarea completararii si actualizarii acestora - Verificarea accesului la dosarul profesional de catre diferite persoane - Analiza procesului de primire si inregistrare a documentelor la dosarul profesional - Urmarirea construirii unui sistem accesibil de control a dosarului profesional - Esantionul va fi constituit din 3% din numarul dosarelor profesionale constituite - Esantionul este format din 3% din dosarele profesionale constituite - Gestiunea carnetelor de munca - Examinarea procedurilor - Verificarea existentei activitatilor de control in punctele cheie ale sistemului / procedurii - Compararea atributiilor din procedura cu cele din fisa postului - Analiza persoanelor nominalizate care au acces la carnetele de munca - Analiza sistemului de securitate a carnetelor de munca - Verificarea modului de completare a carnetelor de munca - Verificarea certificarii carnetelor de munca	DRU DRU		T 4.1 FL 4.1. LC 4.1 FIAP 4.1. T 4.2 FL 4.2. LC 4.2 FIAP 4.2.	LV 4	Popescu Nicolae
	Gestionarea si actualizarea dosarelor profesionale		DRU DRU			LV 4	Popescu Nicolae
OBIECTIV 5. SELECTIA SI RECRUTAREA PERSONALULUI
	Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a functiilor publice	- Analiza modului de elaborare a planului de ocupare a functiilor publice - Analiza conformitatii informatiilor continute si gestionarii acestora - Analiza raportarilor efectuate	DRU		T 5.1 LC 5.1	LV 5	Ionescu Adrian
	Organizarea concursurilor	- Analiza dosarului de concurs si compararea cu criteriile postului scos la concurs - Analiza conditiilor de scoatere la concurs a postului - Analiza publicitati postului - Analiza numirii comisiei de concurs - Esantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate in 2007	DRU		T 5.2 Centr 5.2 LC 5.2.1-5.2.6 FIAP 5.2.		Ionescu Adrian
	Sustinerea concursurilor	-Examinarea Proceselor verbale privind sustinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind sustinerea probei interviu - Emiterea deciziilor de numire in functie - Analiza deciziilor de numire in functie - Compararea datelor cu cele privind anuntul de concurs si postul scos la concurs - Esantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate in 2007	DRU		T 5.3 LC 5.3.1 LC 5.3.2 FIAP 5.3. T 5.4 LC 5.4		Ionescu Adrian
OBIECTIV 6. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE
	Determinarea timpului de lucru (prezenta, invoiri, concedii, munca peste programul normal de lucru s.a.)	- Examinarea procedurilor scrise privind completarea si transmiterea foilor de prezenta colectiva - Verificarea modului de evidentiere al prezentei in foile colective - Verificarea modului de evidentiere al concediilor de odihna, a concediilor medicale si concediilor de studii - Esantionul va fi constituit din analiza unui numar de 3 luni din anul 2007 - Salarizarea muncii peste programul normal de lucru - Verificarea aprobarii efectuarii muncii peste programul normal de lucru - Existenta Registrului special de evidenta a timpului prestat peste programul normal de lucru - Analiza stabilirii compensarii muncii efectuate peste programul normal de lucru	DRU		T 6.1 LC 6.1 FIAP 6.1. T 6.2 LC 6.2 FIAP 6.2.	LV 6	Popescu Nicolae
	Acordarea sporurilor si indemnizatiilor de conducere	- Verificarea legalitatii acordarii salariului de merit - Conformitatea acordarii indemnizatiilor de conducere - Conformitatea acordarii sporului de vechime - Conformitatea acordarii altor sporuri sau drepturi salariale Esantionul va cuprinde analiza in totalitate a listei cu personalul care a beneficiat de salariul de merit in 2007, a listei cu personalul de conducere si a 3% din personalul de executie	DRU		T 6.3 LC 6.3 FIAP 6.3.	LV 6	Popescu Nicolae
	Modificarea drepturilor salariale	- Verificarea stabilirii drepturilor salariale inscrise in carnetul de munca, dosarele profesionale si statele de plata. - Analiza diminuarilor salariale. Verificarea operarii in carnetele de munca a diminuarilor salariale ca urmare a sanctiunilor - Analiza majorarilor salariale si conformitatea acestora - Esantionul va fi constituit 3% din numarul salariatilor cuprinsi in statele de salarii	DRU		T 6.4 LC 6.4.1 -6.4.7 Centr 6.4	LV 6	Popescu Nicolae
OBIECTIV 7. PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI
	Analiza nevoilor de pregatire profesionala	- Evaluarea modului de realizare a analizei nevoilor de formare - Verificarea fundamentarii si elaborarii planurilor profesionale de pregatire - Urmarirea daca planurile de pregatire au fost realizate - Analiza modului de determinare a costurilor necesare cu pregatirea si cuprinderea acestora in bugetul de venituri si cheltuieli - Analiza categoriilor de personal participante la cursuri - Analiza modului de evaluare a cursurilor - Analiza modului in care s-a realizat urmarirea rezultatelor pregatirii	DRU		Int 7.1 T 7.1 LC 7.1 FIAP 7.1.	LV 7	Ionescu Adrian
OBIECTIV 8. EVALUAREA PERFORMANTELOR INDIVIDUALE ALE PERSONALULUI
	Stabilirea obiectivelor individuale. Stabilirea obiectivelor individuale in cadrul obiectivelor compartimentului	- Urmarirea daca obiectivele individuale deriva din obiectivele specifice compartimentului - Analiza daca obiectivele individuale respecta caracteristicile SMART - Analiza daca obiectivele individuale au caracter individual sau sunt definite la modul general - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU		T 8.1.1 LC 8.1.1 FIAP 8.1.1. T 8.1.2	LV 8	Popescu Nicolae
	Stabilirea obiectivelor individuale. Stabilirea obiectivelor individuale in corelatie cu sarcinile atribuite	- Analiza daca sarcinile stabilite in fisa postului asigura realizarea obiectivelor - Verificarea ca realizarea sarcinilor definite in fisa postului sa se regaseasca an cadrul actiunilor de indeplinre a obiectivelor individuale - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea obiectivelor individuale. Obiectivele individuale acopera in totalitate timpul de munca	- Evaluarea modului de determinarea a timupului necesar de realizare a unui obiectiv - Verificarea ca timpul necesar realizarii obiectivelor sa acopere in totalitate timpul de munca - Analiza modului in care a fost determinat gradul de realizare a obiectivelor - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU				Popescu Nicolae
	Stabilirea obiectivelor individuale. Modificarea obiectivelor in cursul perioadei de evaluare	- Urmarirea daca la schimbarea raporturilor de munca sunt stabilite noi obiective individuale - Verificarea daca noile obiective individuale sunt comunicate titularului postului - Verificarea daca la schimbarea obiectivelor s-a realizat evaluarea performantelor - Esantionul este format din 6 salariati ale caror raporturi de munca au fost modificate an cursul anului	DRU		T 8.1.2 LC 8.1.2. FIAP 8.1.2.	LV8	Popescu Nicolae
	Stabilirea obiectivelor individuale. Stabilirea obiectivelor pentru perioada urmatoare	- Analiza daca noile obiective sunt in concordanta cu sarcinile si atributiile nou definite - Verificarea daca acestea asigura acoperirea in totalitate a timpului de munca - Esantionul este format din 6 salariati ale caror raporturi de munca au fost modificate an cursul anului	DRU		T 8.1.2 LC 8.1.2. FIAP 8.1.2.		Popescu Nicolae
	Aprecierea rezultatelor individuale Aprecierea realizarii obiectivelor individuale	- Evaluarea aprecierii realizarii obiectivelor - Analiza criteriilor care au stat la baza aprecierii realizarii acestora - Analiza notarii realizarii acestora in corelatie cu gradul de realizare - Analiza rezultatelor deosebite in realizarea obiectivelor, cat si a greutatilor intampinate - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU				Popescu Nicolae
	Aprecierea rezultatelor individuale Aprecierea criteriilor de performanta	- Identificarea citeriilor de performanta si modul in care acestea au fost incadrate pe niveluri de apreciere - Evaluarea aprecierii acestora - Analiza aprecierii acestora in concordanta cu gradul de realizare a obiectivelor - Analiza comentarilor modului de apreciere a criteriilor de performanta - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU			LV 8	Popescu Nicolae
	Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor Identificarea rezultatelor deosebite si a greutatilor intampinate	- Urmarirea realizarii interviului cu evaluatul - Formalizarea interviului in raportul de evaluare - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU		T 8.3 LC 8.3 FIAP 8.3.		Popescu Nicolae
	Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor Identificarea necesitatilor de instruire	- Analiza modului in care sunt recomandate programe de instruire in functie de evaluarile efectuate ale personalului - Urmarirea realizarii acestor propuneri - Esantionul este format din 3% din rapoartele de evaluare	DRU				Popescu Nicolae
	Realizarea interviului si consemnarea rezultatelor Analiza contestatiilor formulate cu privire la evaluarea performantelor individuale	- Analiza cauzelor privind contestarea aprecierii performantelor individuale - Esantionul este format din 2 contestatii formulate la rapoartele de evaluare	DRU				Popescu Nicolae
OBIECTIV 9. GESTIONAREA CARIEREI PERSONALULUI
	Evolutia carierei personalulului Asigurarea managementului carierei in functia publica	- Analiza responsabilitatilor si responsabililor in asigurarea carierei in functia publica - Analiza planurilor de cariera elaborate - Analiza modului de integrare a personalului nou angajat - Analiza evolutiei personalului si stabilitati acestuia	DRU		T 9.1 FIAP 9.1.	LV 9	Ionescu Adrian
	Evolutia carierei personalulului Promovarea personalului in grade profesionale si avansarea in trepte de salarizare	- Analiza conformitatii respectarii cerintelor de promovare si avansare a personalului	DRU		T 9.1 FIAP 9.1.	LV 9	Ionescu Adrian

Auditorii interni, Supervizor

Ionescu Adrian Georgescu Ion

Popescu Nicolae

In practica, se recomanda realizarea unui grad mai mare de detaliere a testarilor, care se vor efectua in etapa de Interventie la fata locului, prin completarea Programului intermediar cu modalitatile concrete de determinare a esantioanelor, in conformitate cu regulile statisticii, dar si prin diversificarea tipurilor testarilor ce se vor realiza de catre auditorii interni.

12.1.5. Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului serveste ca intalnire de inceput al misiunii de audit, se planifica si se deruleaza la entitatea/ structura auditata si la aceasta participa auditorii interni desemnati pentru efectuarea misiunii, seful compartimentului de audit intern si personalul implicat in auditare.

Scopul principal al Sedintei de deschidere il reprezinta discutarea, cu reprezentantii entitatii, a obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii in detaliu a operatiilor auditabile si a modalitatilor de lucru, precum si acceptarea Programului de interventie la fata locului in vederea stabilirii calendarului intalnirilor.

Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde:

prezentarea auditorilor;

prezentarea Cartei auditorului pentru luare la cunostinta a obligatiilor si responsabilitatilor acestora;

prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor;

prezentarea in detaliu a tematicii de audit;

acceptarea calendarului intalnirilor;

comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului;

asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii.

In sinteza, procedura Sedinta de deschidere se prezinta astfel:

Auditorii

Contacteaza telefonic entitatea/structura auditata pentru a stabili data intalnirii.

- Seful compartimentului

de audit intern

- Auditorii

- Reprezentantii entitatii/

structurii auditate

Participa la desfasurarea sedintei de deschidere.

Auditorii

Intocmesc Minuta sedintei de deschidere cu urmatoarea structura:

A. Mentiuni generale

- tema misiunii de audit intern;

- perioada auditata;

- numele celor care intocmesc Minuta sedintei de deschidere;

- numele persoanei insarcinate cu verificarea intocmirii Minutei sedintei de deschidere;

- lista participantilor la sedinta de deschidere cu mentionarea numelui, functiei, directiei si a numarului de telefon.

B. Stenograma Sedintei de deschidere:

- cuprinde redactarea in detaliu a dezbaterilor Sedintei de deschidere.

- indosariaza Minuta sedintei de deschidere in Dosarul permanent, Sectiunea B

In vederea realizarii acestei proceduri auditorii contacteaza entitatea auditata si stabilesc data organizarii Sedintei de deschidere.

Sedinta de deschidere se finalizeaza prin elaborarea Minuta sedintei de deschidere in care se consemneaza: perioada in care se va desfasura misiunea; descrierea generala si concisa a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participantii; alte aspecte importante discutate, printre care si eventualele asteptari din partea celor auditati, data sedintei de inchidere.

Prezentam in continuare modelul Minutei sedintei de deschidere.

Procedura PO7: Sedinta de deschidere

Misiunea de audit: Managementul resurselor umane

Perioada auditata:

Inocmit: Ionescu Adrian si Popecu Nicolae Data: 18.06.2008

Avizat: Georgescu Ion Data: 18.06.2008

A. Lista participantilor

Numele	Functia	Directia/ Serviciul	Nr. telefon	E-mail	Semnatura
Georgescu Ion	Auditor	Sef SAPI
Ionescu Adrian	Auditor	SAPI
Popescu Nicolae	Auditor	SAPI
Radulescu Dumitru	Director	Directia Resurse Umane
Voinescu Lucica	Inspector	Directia Resurse Umane
Barbu Vasile	Inspector	Directia Resurse Umane
Stroescu Tudora	Inspector	Directia Resurse Umane

B. Stenograma sedintei

In cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la:

prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueze misiunea de audit;

prezentarea functiei de audit intern de catre seful Serviciului Audit Public Intern, in special a obiectivelor generale ale auditului intern si semnificatia auditului intern;

prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele misiunii si modul de derulare al acesteia avand la baza analiza de risc efectuata.

In urma discutiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentantii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunta si anume:

activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezinta o zona cu risc;

complexitatea activitatii compartimentului si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat;

fluctuatia mare a personalului implicat in activitatea de gestiune a resurselor umane;

neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraincarcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorii le pot contacta in vederea colectarii informatiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor si interviurilor, programul intalnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

conditiile minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare in cursul misiunii, informarea sistematica asupra constatarilor;

data sedintei de inchidere, inclusiv a participantilor;

modalitatea redactarii Raportului de audit intern si de asemenea cand, cum si cui va fi distribuit.

Recomandarile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, vor fi cuprinse in Planul de actiune si in Calendarul implementarii recomandarilor si ulterior in Raportul de audit intern.

Auditori interni,

Obiectul auditabil reprezinta activitatea sau operatia elementara a domeniului auditat ale carei caracteristici pot fi definite teoretic si prin compararea cadrului normativ care le reglementeaza cu realitatea practica se poate stabili daca acestea functioneaza.

OMFP nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea OMFP nr. 946/2005 privind Codul Controlului Intern, Monitorul Oficial nr. 771/2006.

OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003.

Politica de confidentialitate

.com	Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate. Toate documentele au caracter informativ cu scop educational.

Pregatirea misiunii de audit intern

Metodologia derularii misiunilor de audit intern.

Managementul resurselor umane - studiu de caz

PREGATIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

12.1.1. Initierea auditului

ORDIN DE SERVICIU

12.1.2. Colectarea si prelucrarea informatiilor

12.1.3. Identificarea si analiza riscurilor

12.1.4. Elaborarea programului de audit

12.1.5. Sedinta de deschidere

Comentarii literare

Personaje din literatura

Tehnica si mecanica

Economie

Geografie