Teoria comunicarii in relatiile publice

TEORIA COMUNICARII IN RELATIILE PUBLICE

Definitia

Comunicarea este un proces modern de favorizare a schimbului de idei sau relatii spirituale in interiorul unui grup ori intre acesta si persoane de contact.

Teoria comunicarii in relatiile publice, reprezinta interes, deoarece aici a comunica inseamna a lua atitudine si decizii pe baza receptarii si oferirii de informatie.

Daca nu este un act de comunicare, decizia devine un ordin, a carui executare devine indoielnica, dar al carui efect cert este disfunctionalitatea lui sociala.

Totodata, comunicarea interumana deschide si inlesneste drumul cunoasterii personale si a celor din jur, fiind in masura sa clarifice ierarhizarea oamenilor in societate dupa criterii de valoare.

Istoria

Istoria si evolutia sistemului de comunicare interumana au cunoscut mai multe perioade principale :

a) perioada clasica (500 i.ch. - 400 d.ch.) a inceput cu aparitia democratiei in Grecia Antica.

In secolul V i.ch. cetatenii din Siracuza au rasturnat conducerea tiranica si au stabilit reguli democratice.

Ex. - fiecare cetatean sa fie propriul avocat;

- lider politic putea deveni orice cetatean daca reusea sa convinga populatie in piata publica, despre convingerile sale.

Ca urmare am aparut scoli ale comunicarii perfectionandu-se teoria acesteia (retorica) cat si practicarea libera (oratorica) cum au fost Platon (427 - 347 i.ch.), Isocrate (436 - 338 i.ch.), Aristotel (384 - 322 i.ch.), Cicero s.a.

b) perioada post renascentista (1500 - 1800) a beneficiat de avantajul diminuarii rolului bisericii ca sursa de putere politica, rol ce a franat comunicarea, a generat despotismul si inchizitia.

- Fenelon (1651 - 1715) a fost primul teoretician important din epoca moderna a sistemului de comunicare umana.

c) perioada moderna (1800 - 2000)

Franta, post revolutionara (1789 );

Anglia

SUA

Influente sociale:

apar primele constitutii;

apar structurile democratice;

se dezvolta sistemul democratic.

Necesitatea comunicarii

Comunicarea in relatiile publice inseamna schimbul continuu de mesaje ce genereaza unitatea de vederi, de actiune, de armonizarea cunostintelor.

Comunicarea reprezinta elementul indispensabil pentru functionarea optima a institutiilor, organizatiilor, a tuturor structurilor din sfera politica, economica si sociala.

In activitatea de comunicare vor avea succes cei ce au capacitatea de a comunica bine si eficace.

Comunicarea catre public implica cateva elemente, prin a caror unire are loc realizarea sa: expeditorul (sursa de emisie), destinatarul, mesajul  de transmis, canalul de transmitere si rezultatul (feed-beak).

Expeditorul si destinatarul, respectiv institutia publica si publicul au rolul interschimbabile si sunt actorii comunicarii.

Mesajul reprezinta continutul relatiei de comunicare.

Canalul de transmisie da forma comunicarii: scrisa, verbala, mixta.

Feed-beak-ul inseamna receptarea rezultatului mesajului pe un alt canal decat cel de transmite si da posibilitatea expeditorului sa inteleaga daca mesajul a fost inteles corect, daca si-a atins scopul, daca nu au intervenit factori perturbatori.

Cerintele comunicarii

Pentru ca o comunicare sa fie buna si eficace trebuie sa stii ceea ce vizeaza si cum sa obtii rezultatul dorit.

b) Tipologia comunicarii in relatiile oficiale cu publicul.

4. Tipuri de comunicare

Specialistii in domeniu apreciaza ca exista o serie intreaga de tipuri (forme) de comunicare. Important este criteriul adoptat pentru clasificare. Astfel, dupa scopul urmarit, putem distinge:

comunicari oficiale;

comunicari neoficiale.

Dupa frecventa comunicarii:

permanenta;

periodica;

aperiodica (de cate ori este nevoie).

Dupa genul de activitate careia ii este adresata:

comunicare instructiva sau educationala;

comunicare profesionala sau in procesul muncii;

comunicare mediata sau prin intermediul altcuiva.

Din punctul de vedere al relatiilor ce se stabilesc intre administratie si cetateni, comunicarea se poate clasifica in:

comunicare verbala sau orala;

comunicare in scris;

comunicare nonverbala sau neverbala.

4.1. Comunicarea verbala

Comunicarea verbala constituie un mijloc principal prin care se deruleaza relatiile oficiale cu publicul. Acest tip de comunicare are numeroase avantaje fata de celelalte tipuri, si anume:

da posibilitatea emitatorului sa-si exprime ideile mai rapid si mai usor;

exista posibilitatea controlului prin feed-back;

se pot folosi tehnici persuasive, dar si gesturi sau mimica;

se evita echivocul din mesaj, existand posibilitatea controlarii fluxului infor­mational, pe toata durata derularii comunicarii.

Acest tip de comunicare este specific fiecarui individ, insa el poate fi optimizat in functie de armonizarea catorva caracteristici:

Volumul sau taria vocii influenteaza vizibil efectul la receptor al mesajului. In functie de tarie, in anumite situatii, mesajul poate sau nu poate fi inteles, motiv pentru care volumul trebuie sa fie centrat de o asemenea maniera, incat mesajul sa fie receptat optim. Specialistii apreciaza ca vorbirea pe un ton ridicat are un efect negativ asupra receptorilor, cu exceptia cazurilor cand comunicarea are loc in mediul militar, iar continutul acesteia trebuie sa ajunga la urechile multor oameni, motiv pentru care cel care comunica trebuie sa vorbeasca foarte tare.

In relatiile oficiale cu publicul, folosirea tonului ridicat duce automat la blocarea comunicarii. De regula, tonul ridicat constituie un argument cu caracter negativ in strategia persuasiva a oricarui functionar public.

In concluzie, taria vocii trebuie calibrata cu grija, in functie de imprejurarile concrete, de numarul de ascultatori, de aria pe care ei sunt dispusi, de zgomotul de fond si nu in ultima instanta de gradul de interes pe care il prezinta mesajul transmis.

Frecventa sau debitul verbal. Nu se poate vorbi de o frecventa standard, insa se apreciaza ca omul poate asculta si intelege aproximativ 200 de cuvinte pe minut.

Frecventa difera mult de la o tara la alta sau de la o limba la alta. Exemplu: italienii vorbesc mult mai repede decat nordicii; anglosaxonii, de asemenea, pot vorbi de aproape doua ori mai repede decat rusii etc.

O alta caracteristica a debitului verbal o constituie faptul ca, in general, acesta ; este influentat de o serie de factori. Astfel, persoanele din mediul rural vorbesc mai rar decat orasenii, femeile se exprima mult mai repede decat barbatii, iar oamenii iritati sau agitati au un debit verbal mult mai mare decat cei calmi. Comunicarea oficiala ne determina sa folosim acel debit verbal care este accep­tat sau dorit de auditoriu in ultimul rand, continutul mesajului ne obliga sa adoptam acel debit care este suportat de receptor. Spre exemplu, evenimentele grave se expun lent, calm, pentru a nu rani sensibilitatea unor persoane. De asemenea, in cazul comunicarii unor date sau cifre, ritmul lent este cel mai bun. Dimpotriva, o gluma sau un banc poate fi expus intr-un ritm alert, tocmai pentru a nu obliga asistenta la un efort prea mare de judecata.

Tonul este o alta caracteristica a comunicarii verbale, pe care trebuie sa o avem in atentie. Tonul are un efect deosebit asupra reactiilor emotionale ale oamenilor si prin aceasta, la angajarea individului in actiune. Putem spune ca tonul poate sa trezeasca interesul pentru o activitate, sa mobilizeze capaci­tatile si, nu in ultimul rand, sa determine atitudini pline de avant pentru realizarea scopului.

Tonul are o legatura intrinseca cu mimica fetei si cu gesticulatia retorica. Astfel, cele doua atitudini se combina si, impreuna cu pauzele in vorbire, dau substanta continutului comunicarii.

Cel mai bun exemplu il constituie prestatia unui bun redactor de stiri de la televiziune.

De aceea, gasirea unui ton potrivit nu este o sarcina usoara pentru cel ce doreste sa faca o comunicare oficiala, datorita faptului ca imprejurarile de viata sunt extrem de variate, iar personalitatea celor cu care comunicam nu ne este de fiecare data suficient de bine cunoscuta si, mai mult, starea lor emotionala nu poate fi usor definita.

4. Comunicarea in scris

Din punct de vedere al relatiilor dintre administratie si cetateni, un punct aparte il constituie acele raporturi de comunicare in scris rezultate din realizarea dreptului de petitionare.

Dreptul de petitionare este inscris in Constitutie si este un drept de baza al omului si cetateanului. Potrivit articolului 47 aliniatul 1 din Legea fundamentala, "cetatenii au dreptul sa se adreseze autoritatilor publice prin petitii formulate numai in numele semnatarilor'.

Dreptul de petitie este dreptul pe care il are o persoana de a se adresa, de a aduce la cunostinta autoritatilor publice, prin petitii, un fapt sau o stare de lucruri si de a solicita interventia acestora. Exercitarea dreptului de petitionare este o modalitate eficienta de rezolvare a unor probleme personale sau care privesc o colectivitate. Acestea sunt motivele pentru care el este clasificat in categoria drepturilor-garantii, fiind o garantie juridica generala si pentru celelalte drepturi si libertati fundamen­tale.

Acest drept nu are nici o valoare practica daca nu i se coreleaza garantii de eficacitate, din care, in primul rand, mentionam obligatia autoritatii publice sesizate de a raspunde petitionarului. Astfel, Constitutia prevede la articolul 47 aliniatul 4 obligatia autoritatilor publice de a raspunde la petitii, in termenele si conditiile stabilite de lege. Totodata, Legea fundamentala obliga autoritatea legiuitoare sa adopte o lege in care sa fie prevazute termenele si conditiile in care sa se raspunda la petitii. Aceasta lege, care este foarte utila, va trebui sa cuprinda si procedura de urmat pentru solutionarea petitiilor, dar si responsabilitatile ce se vor angaja in cazul incalcarii Constitutiei si ale legii. Trebuie precizat faptul ca textul constitutional se refera doar la petitiile ce sunt adresate autoritatilor publice.

4.3. Tipologia comunicarii in relatiile oficiale cu publicul

Nu este necesar si nici simplu de prezentat, intr-o forma cat de cat sistematizata, diversitatea situatiilor in care administratia intra in relatii de comunicare cu publi­cul. O asemenea incercare intampina greutati, atat ca urmare a faptului ca problema nu a constituit pana acum obiectul unor preocupari teoretice din perspectiva didactic-instructiva, cat si din cauza marii varietati a acestor relatii, a multitudinii f actori-or si situatiilor generatoare de raporturi.

O prezentare sistematica a acestor relatii de comunicare impune identificarea unor criterii calauzitoare. Asemenea criterii trebuie cautate in realitatea activitatii desfasurate in administratia publica, in primul rand. Din experienta acumulata pana acum, rezulta utilitatea luarii in consideratie si a raportarii la urmatoarele criterii de ordonare:

forma de realizare a comunicarii;

aria de cuprindere;

modalitatea de a realiza comunicarea;

locul nasterii comunicarii;

subiectul declansator;

situatiile generatoare;

ariile de interese ale publicului;

aria de interes si cerinte a administratiei;

durabilitatea relatiilor de comunicare;

gradul de organizare;

cetatenia solicitantului.

Utilizarea acestor criterii ne da posibilitatea sa alcatuim un tabel reprezentativ intru ilustrarea bogatiei si diversitatii relatiei adminstratie-public.

TIPOLOGIA COMUNICARII IN RELATIILE OFICIALE CU PUBLICUL

5.- Obstacole in calea comunicarii in relatii publice

obstacole de ordin social

obstacole de ordin cultural

obstacole de ordin psihologic

obstacole de ordin social

obstacole de ordin comportamental

5.1. Obstacol de ordin social

Se refera la:

mediul profesional:

jurist

medic

cercetator

muncitor (mineri, taximetristi etc.)

agricultor

nivel social (bogati, saraci)

mediul extraprofesional

hobby-uri, sport

grupari infractionale

datini si obiceiuri

minoritare

zone geografice

viata nomada ori seminomada a romilor

varsta

generatii

sex

apartenenta la un cult sau secta religioasa

cult - ortodox

catolic

greco-catolic

musulman

ebraic

budism etc.

persoane cu handicap

muti

surdo-muti

orbi etc.

5. Obstacole de ordin cultural

Se refera la:

nivel intelectual

ridicat

mediu

scazut

analfabet

limba vorbita

minoritati

limba oficiala

limbi de circulatie interna

dialecte

vocabularul si limbajul folosit

elevat

obisnuit

respingator

persiflant

argou sau jargon

expresii neacademice etc.

atitudinea adaptata

aroganta

altruism

respingere etc.

5.3. Obstacole de ordin psihologic

a) Emotivitate - atitudinea psihica, reactia comportamentala fata de situatii ori imprejurari noi cu care intram in contact.

Evolutia ar patru trepte:

incarcatura energetica

tensiunea sau mentinerea in sfera energetica

eliberarea energiei

relaxarea

Reactii ale emotiei:

modificari ale trasaturilor fetei, paloare, roseata

palpitatii, respiratia dificila

modificarea vocii

tremuraturi

impresia de nesiguranta

stare de rau

contractii musculare

crampe stomacale

tulburari cardiace

manifestari de teama, bucurie, furie, neliniste, plans

tulburari de comportament ca : insomnie, iritabilitate, anxietate, stare depresiva

Tehnici de evitare a emotiilor:

repetarea comportamentului viitor

exercitii de respiratie si relaxare a muschilor

vizualizarea situatiilor anterioare

autosugestia de calm, stapan pe situatie

pregatirea unei conduite de rezerva

izolarea de persoana intens emotiva (emotivitatea este contagioasa)

Emotivitatea nu este un inamic ci un motor pe care trebuie sa-l reglam, nu este nici ridicola si nici rusinoasa.

b) Agresivitatea - este o acumulare energetica negativa ce se regaseste in subconstientul fiecaruia dintre noi, indiferent de profesii si grad de cultura, care se declanseaza ca urmare a unor stimuli.

Factori declansatori:

o provocare, o jignire

un esec, conflict, nedreptate ori o stare de oboseala

alcoolul, drogurile, surmenajul, singuratatea, complexele, ranchiuna, ura, teama

promiscuitatea, injustitia sociala etc.

c) Timiditatea

Se manifesta printr-un comportament defensiv, ezitant si poate avea un aspect negativ in exercitarea unor profesii publice.

Factori ce pot determina timiditatea:

complexele de inferioritate ce au fost impuse prin autoritorism educativ

dificultati de comunicare

retineri dictate de atitudini supraexigente

Depasirea timiditatii

proces de dezvoltare continua a increderii in sine si la altii

asumarea unor raspunderi majore

dezvoltarea curajului

autocunoasterea urmata de exercitii de depasire a timiditatii

Un functionar public lipsit de indrazneala, de incredere in sine, nu va fi un bun profesionist cum nici un obraznic ori un agresiv sau mitocan nu poate fi un bun functionar public.

Timiditatea este o piedica in relatiile cu publicul.

Afectivitatea

Afectivitatea genereaza obstacole in calea comunicarii cu publicul in conditiile in care sensibilitatea este exagerata, avand drept consecinta slabirea capacitatii de actiune.

5.4. Obstacole de ordin fizic

- aparenta fizica

- tinuta exterioara

- ticurile

- starea motorie