PREZENTARE GENERALA

Aplicatia CONTABWIN este un program  pe  calculator  pentru evidenta contabila, global valorica, a unui agent economic. Programul este scris sub mediul de programare Visual Fox, functioneaza  pe  calculatoare compatibile IBM-PC, utilizeaza optional flopy disk-ul sau hard-discul pentru  arhive, iar pentru rapoarte este nevoie de o imprimanta A4 .

La  cerere se pot adapta modelul de balanta si jurnalele  de TVA la format A3 .

Exploatarea  programului  nu necesita  cunostinte  ample in domeniul calculatoarelor. Utilizatorul este suficient sa stie  sa porneasca  calculatorul,  sa lanseze un program executie,  sa manevreze discheta si sa pregateasca imprimanta pentru listare .

Ca  principiu  de lucru, aplicatia CONTABWIN incearca  sa  se apropie  cat  mai mult de modul si metoda de  lucru  folosite in regim  manual. Acest lucru, speram sa faca mai usoara  trecerea, folosirea si intelegerea aplicatiei in exploatare .

Documentele primare, impartite pe destinatii : casa,  banca, aprovizionari,  consumuri, vanzari etc. se conteaza si se  introduc, de preferinta in ordine cronologica pentru a respecta  principiile  contabilitatii, in jurnale analitice  prin  intermediul unei  machete  de  culegere a  datelor.  Programul  centralizeaza jurnalele  analitice, genereaza notele contabile  pentru  fiecare jurnal analitic in parte in jurnalul general si la cererea utilizatorului face calculele pentru balanta. Tot la comanda  utilizatorului  programul genereaza nota de descarcare a  gestiunii, in cazul  activitatii de comert, nota de inchidere a conturilor de  venituri si  cheltuieli si  nota de inchidere a conturilor  de  TVA.  Din jurnalele  analitice, pe langa balanta, programul extrage  jurnalele de vanzari si cumparari, situatia clientilor,  furnizorilor, alti  debitori, alti creditori. Listele rezultate la  sfarsit  de inchidere sunt prezentate in anexe.

OPERARE IN PROGRAMUL CONTABWIN

Lansarea programului se face astfel:

De sub Windows prin pozitionarea cu mouse-ul pe icoana programului de contabilitate si dubla apasare a lui.

Dupa  incarcarea programului in memoria  calculatorului,  pe ecran  apare fereastra de conectare prezentata in figura 1 :

Figura 1

Programul nu executa nimic decat la comanda  utilizatorului. Comenzile catre program se fac prin selectarea optiunilor prezentate sub forma de meniuri pe ecran. Primul meniu, numit si  meniu principal,  este  prezentat in figura 2, contine  6  optiuni. In functie  de  ceea  ce avem de facut, ne  pozitionam  pe  optiunea dorita  cu  ajutorul  mouse - ului si apasam butonul din dreapta.

Figura 2

Care sunt optiunile primului meniu si ce reprezinta, vom afla in continuare.

Primele  cinci optiuni, si anume 'Fisier', 'Editare', 'Administrare'," Date Generale" si "Actualizari" deschid alte meniuri, meniuri  verticale, a caror functiuni alcatuiesc actiunea optiunii din  meniul principal.

CAP. I. FISIER

Daca  selectam  prima optiune din  meniul  principal,  'Fisier'  se  activeaza meniul vertical prezentat in  figura  3. Pozitionarea in meniurile verticale se face cu  mouse - ul iar selectia se face tot cu butonul din stanga .

Figura 3

TIPARIRE RAPOARTE

Selectarea acestei optiuni se face cu ajutorul mouse - lui apasand butonul din stanga. In urmatoarea etapa se va deschide fereastra prezentata in figura 4.

Figura 4

Aceasta optiune serveste la tiparirea balantelor analitice si sintetice, centralizator grupe de conturi, jurnalelor analitice, registrului general si altor liste si rapoarte necesare.

Aceasta fereastra contine trei optiuni:

Trimitere pe Ecran

Trimintere la Imprimanta

Trimitere in Fisier

Selectarea optiunilor se face cu ajutoru mouse - ului pozitionandu - ne pe optiune dorita si apasand butonul din dreapta, dupa care se va apasa pe butonul Rulare.

Iesirea din ecran se face apasand cu mouse - ul butonul Iesire.

Prima optiune "Trimitere pe Ecran" afiseaza pe monitor lista sau raportul dorit pentru o vizualizare anterioara listarii a corectitudinii datelor si a aranjarii in pagina a contiunutului raportului sau a listei care se doreste listata.

A doua optiune "Trimitere la Imprimanta"este optiunea de listare efectiva a listlor sau rapoartelor dorite. Aceasta mai contine si urmatoarele optiuni prezentate in figura 5:

Toate - adica se doreste listarea tututror paginilor sau a tuturor jurnalelor

Paginile - numai preferential a unor pagini din listele sau rapoartele dorite.

Nr. exemplare - numarul de exemplare cate sunt dorite spre listare.

Figura 5

A treia optiune "Trimitere in Fisier" creaza pe hard disck sau pe flopy disck un fisier cu continutul listei sau a raprtului dorit.

SETARI PROGRAM

Figura 6

Selectarea acestei optiuni se face apasand butonul din dreapta a mouse - ului pe optiunea "Setari program" din meniul "Fisier". In urmatoarea etapa se va deschide fereastra din figura 6.

Aceasta fereastra contine doua optiuni principale si una secundara. Optiunile principale sunt:

Generale

Operatii

Calendar

Optiuni

Optiunea "Generale" este prezentata in figura 6 si contine urmatoarele :

Cale date - este calea catre directorul in care se gasesc stocate datele contabile aferente firmelor la care se tine evidenta contabila.

Cale buget - are aceasi functie ca si "Cale date" diferenta este ca aceasta cale este utilizata pentru institutiile bugetare.

Cale salarii - aceasta cale se utilizeaza pentru localizarea programului de salarii in vederea generarii notelor contabile aferente salariilor in programul de contabilitate.

Acestea se vor selecta cu ajutorul butonului:

Tot din aceasta fereastra se va selecta si luna , anul si firma dorita in felul urmator:

Luna curenta - se va selecta cu ajutorul mouse - ului pozitionand - ul pe casuta corespunzatoare deasupra careia scrie "Luna curenta".Prin selectarea acestei casute va aparea o lista care cuprinde toate lunile anului.

Anul curent se introduce de la tastatura anul dorit in care se efectueaza evidenta contabila.

Firma curenta - cu ajutorul acestei casute se selecteaza firma la care se doreste sa se lucreze. Analog casutei "Luna curenta" va aprarea o lista care contine toate firmele la care se tine evidenta contabila.

Selectarea lunii curente si a firmei la care se doreste sa se lucreze se face cu ajutorul mouse - ului miscand - ul in sus si in jos in cele doua liste si apoi apasand butonul din dreapta.

OPERATII

Aceasta fereastra contine o serie de butoane din care utilizatorul va folosi:

Initializare balanta - aceasta optiune se utilizeaza la inceputul fiecarei luni sau daca au fost efectuate modificari in una din lunile anterioare. In acest mod se vor prelua soldurile finale ale lunii anterioare ca solduri initiale ale lunii pe care suntem poozitionati.

Depanare fisiere - este optiunea care fiind selectata aranjaza structura fisierelor apartinatoare programului astfel incat aplicatia sa ruleze in cele mai bune conditii. Este indicata lansarea acestei comenzi ori de cate ori aplicatia o cere sau apar unele probleme in rularea ei.

fig 7

CALENDAR - aceasta fereastra prezentata in figura 8 contine un calendar care corespunde luni in care ne gasim

Fig 8

OPTIUNI

Fig 9

Dupa ce s-au efectuat setarile dorite se va trece la urmatoarea faza care este aplicarea acestor setari care se realizeaza apsand butonele "Aplicare" si "Iesire"in aceasta ordine sau butonul "Setare" prezentate in figura 10

Fig 10

1.3. SETARI IMPRIMANTA

In aceasta fereastra prezentata in figura 11 se gasesc informatiile referitoare la imprimanta.

Fig 11

Din aceasta fereastra se selecteaza tipul de imprimanta pe care se doreste listarea, modul de aranjare in pagina, marime pagini.

1.4. IESIRE DIN APLICATIE

Cu ajutorul acestei optiuni se paraseste aplicatia CONTABWIN.

Aceasta se poate realiza si cu ajutorul casutei din figura 12 care se gaseste in coltul din dreapta sus al ecranului

Fig 12

CAP. II. DATE GENERALE

Acest meniu principal contine o sereie de submeniuri prezentate in continuare.

2.1.Unitati

Acest meniu prezentat in figura 13 este un nomenclator al unitatilor la care se efectueaza gestiunea contabila. El contine patru ferestre care pot fi selectate pozitionandu-ne pe ele cu ajutorul mouseu-lui si apasand butonul din dreapta

Fig 13

Prima fereastra contine date despre unitatea la care se doreste efectuarea evidentei contabile.

Cod unitate: se va introduce codul fiscal al unitatii (acesta va contine doar cifre. Ex. 1234567)

Denumire: se va introduce denumirea unitatii la care se doreste efectuarea evidentei contabile.

Localitatea, Judet, Strada, Nr, Cod postal, Bloc, Etaj, Ap, Sector, vor contine datele referitoare la adresa unitatii.

Nr. Inreg.R.C. va contine numarul de inregistrare la registrul comertului.

ADMINISTRATOR/PERSOANA AUTORIZATA va contine numele si prenumele persoanei autorizate sa semneze actele.

Lista va contine lista cu firmele la care se efectueaza evidenta contabila

Fig 14

Informatii aditionale: este prezentata in figura de mai jos si contine informatii referitoare la banca, filiala si contul bancar al unitatii.

Fig 15

Optiuni: contine informatii despre luna si anul de incepere a evidentei contabile cu ajutorul programului Contab pentru unitatea respectiva, Varianta de contabilitate dorita si Grupe de conturi.

Aceste informatii se vor introduce astfel:

Luna se va selecta din fereastra afereta Luni cu ajutorul mouse-ului pozitionandu-l in aceasta fereastra si manevrand mouse-ul pana ne vom pozitiona pe luna dorita.

Anul se va introduce astfel: se va pozitiona cursorul in casuta corespunzatoare anului si se va introduce anul dorit de la tastatura.

La optiunea Varianta se va selecta tipul de contabilitate care se doreste a fi efectuata. De exeplu pentru agentii economici se va selecta butonul Pentru agenti economici. Aceasta se face in felul urmator: ne vom pozitiona cu mouse-ul pe butonul respectiv si vom apasa pe butonul din stanga. Se va observa ca Masca cont contabil va arata astfel 9999.9999. Analog se va proceda si Pentru bugetari difereta va consta in masca contului contabil care va fi 999.99.99.

Ultima varianta este cea Definita de utilizator aceasta se va selecta la fel ca si primele doua insa masca contului va fi introdusa de utilizator. De exeplu se va putea introduce 999999.9999

Observatie: Pentru varianta Definita de utilizator trebuie sa se verifice daca conturile su aceiasi lungime ca si Masca contului.

La Grupe de conturi se vor introduce datele cerute aferente tipului de contabilitate care se efectueaza. Aceasta se va face pozitionandu-ne in casuta dorita si intoducand de la tastatura grupa respectiv contul dorit.

fig 16

2.2 Actualizare balanta

Prin  aceasta  optiune avem acces direct  la  conturile  din balanta. Macheta de lucru este prezentata in figura alaturata.

La inceputul implementarii unei evidente contabile in  acest program,  avem  nevoie de situatia existenta  pe  ultima  balanta prelucrata  in afara  programului, care va fi  baza  prelucrarilor ulterioare. Din aceasta balanta vom prelua conturile cu care  s-a lucrat  pana in prezent si simultan soldul la inceput de  an si rulajele  cumulate  la  inceput de luna pentru  fiecare  cont in parte.  O  atentie marita trebuie acordata  acestei  actualizari, deoarece este singurul loc in program care poate permite dezechilibrul debit-credit. Daca pornirea este corecta, nu sunt posibile prin exploatarea ulterioara a programului situatii de  dezechilibru in balanta. Daca apar astfel de situatii, intotdeauna verificati  pornirea, respectiv soldurile la inceput de an si  rulajele cumulate la inceput de luna.

Actualizarea balantei se va face in fereastra din fig. astfel: se va apasa cu ajutorul mouseu-lui pe butonul Inregistrare noua se va introduce Contul dorit, Denumirea lui, Tipul contului, Soldurile la inceput de an si Rulajele cumulate la inceput de luna

Fig 17

Daca  un cont este dezvoltat in analitice, nu vom  introduce contul  sintetic,  programul nu permite asa ceva, din  motive  de validare a inregistrarilor contabile. In cazul in care am  lucrat pana la un anumit moment cu contul sintetic si din anumite motive dorim sa-l dezvoltam in analitice, prima operatie este  stergerea contului  sintetic  din balanta si apoi  introducerea  conturilor analitice cu obligativitatea ca soldul de inceput de an si  rulajele cumulate la inceput de luna pe total analitic sa  corespunda cu  sumele  avute  la contul sintetic. stergerea  unui  cont  din balanta se face prin apasarea butonului X din Unelte de navigare care se gaseste in partea de sus a ecranului. Vezi fig. 18

Fig 18

In  cazul  conturilor analitice la denumire  nu  trebuie  sa folosim  denumirea  contului din planul general  de  conturi,  ci putem  folosi ceea ce reprezinta analiticul in  cadrul  contului, iar denumirea din planul general de conturi va fi trecuta automat la listarea balantei la contul sintetic corespunzator. Aceasta se va face prin stergerea denumiri existente si intoducerea celei dorite.

2.3. Conturi

Aceasta optiune este asemenatoare cu cea prezentata mai  sus cu  deosebirea ca se refera la planul general de conturi si  implicit  nu  necesita solduri si rulaje.  Putem  prin  intermediul acestei optiuni sa facem adaugari si modificari la planul general de  conturi, dar atentie, utilizatorul raspunde de  actualizarile facute. in  momentul instalarii programului, planul  general  de conturi  este actualizat cu toate conturile, denumirile si  tipul conturilor,  respectiv  A - activ, P - pasiv, B  -  bifunctional. Daca  un cont are analitice de gradul intai, sinteticul nu  figureaza in lista conturilor, utilizatorul are totusi  posibilitatea de  a introduce conturile sintetice cu recomandarea de  a  sterge conturile analitice de gradul intai

Nomenclator parteneri

Majoritatea  documentelor  primare  au o  destinatie  sau  o sursa:  aprovizionarile  au un furnizor, vanzarile au  un  client etc. in program vom folosi un termen global, si anume 'partener'. Programul  dispune  de o baza de date care  cumuleaza  partenerii intalniti pe parcusul derularii evidentei contabile. Pentru a  fi cuprins in baza de date, partenerul trebuie sa aiba un cod numeric  din maxim 7 cifre. Pentru clienti-furnizori  propunem  codul fiscal,  iar pentru angajatii unitatii numarul de marca.  Nu  pot exista doi parteneri cu acelasi cod. Completarea bazei de date se face  automat in timpul introducerii documentelor  primare. Daca apare necesitatea eliminarii unor parteneri din baza de date, sau corectarea  denumirii  sau a codului partenerului  se  selecteaza optiunea  Nomenclator parteneri din meniul vertical.  Macheta folosita pentru actualizare este prezentata in fig.

Fig 20

Reguli de operare :

Inregistrarea partenerului se va face selectand butonul Inregistrare noua din Bara de unelte, se va introduce codul fiscal al partenerului si denumirea lui.

Modificarea codului unui partener se face prin eliminarea partenerului cu codul gresit si apoi reintroducerea lui  cu codul corect;

2.5. Algoritm Generare

Algoritmul de generare creaza macheta propriu zisa a Generatorului de note. In acest loc se introduc formulele de calcul pe baza carora se vor calcula

2.5. Nomenclator jurnale

Aceasta optiune va ofera posibilitatea de a crea jurnale analitice. Pentru a crea un jurnal trebuie sa urmati urmatorii pasi.

Se va selecta optiunea Nomenclator jurnale se va deschide o fereastra in care se va introduce denumirea jurnalului si contul urmarit.

Pentru a crea un nou jurnal se va selecta optiunea Inregistrare noua si introducerea noului jurnal.

Fig 21

2.6. Actualizari solduri

Optiunea Actualizari solduri ofera posibilitatea de a introduce, modifica sau sterge soldurile unui partener.

Introducerea noilor solduri se realizeaza astfel: se selecteaza optiunea Inregistrare noua din bara de meniuri, se selecteaza partenerul dorit si apoi se introduc datele cerute in ferestra

In bara de meniu exista un buton C acesta ofera posibiltatea de completare a soldurilor pe parteneri cu datele existente in jurnalele analitice pentru un anumit cont si o anumita perioada.

Se va intoduce contul dorit si apasand pe butonul Perioada se va introduce perioada dorita.

Fig 22

Cap.III. Actualizari

Acest meniu cuprinde o serie de optiuni care ofera posibilitatea de inregistrare efectiva a inregistrarilor contabile.

3.1. Jurnal General

Jurnalul general este jurnalul pe baza caruia se calculeaza balanta. In acest jurnal sunt centralizate automat jurnalele analitice, sunt trecute, tot automat, inregistrarile pentru inchiderea conturilor de cheltuieli-venituri si a conturilor de TVA, daca este cazul inregistrarile pentru descarcarea gestiunilor si daca este cazul se pot trece manual alte operatiuni contabile aferente inchiderii situatiei pe luna in curs.

Macheta de lucru este prezentata in figura alaturata:

Fig 23

Prima coloana din macheta este coloana numarului curent, in care se contorizeaza inregistrarile contabile pe parcursul intregului an. Aceasta coloana este gestionata de program, utilizatorul nu are posibilitatea de a modifica sau sterge acest numar.

In coloana a doua se trece data documentului care se conteaza sau data ultimei zile din luna in cazul inregistrarilor aferente inchiderii de luna. Programul face validare pe data calendaristica, nepermitand introducerea unei date inexistente.

Coloana a treia este coloana codului de partener, care se poate actualiza independent sau sub urmarirea programului. In cazul in care actualizarea se face sub urmarirea programului, fiecare cod introdus este verificat cu baza de date a partenerilor, daca este gasit, programul afiseaza denumirea corespondenta in partea stanga-jos a ecranului, daca nu, deschide fereastra de actualizare a datelor de identitate a partenerului.

In coloana a patra se trece numarul documentului care se conteaza, daca este cazul, iar in continuare in coloana urmatoare explicatii la inregistrarea contabila sau la documentul care se conteaza.

Urmeaza coloanele pentru inregistrarea contabila propriu-zisa, respectiv debit, credit si suma. Daca unul din conturile inregistrarii contabile nu exista in balanta, deci nu a fost inca folosit, programul avertizeaza operatorul de acest fapt si ii cere confirmarea daca contul poate fi adaugat in balanta sau nu. In cazul in care contul din debit sau credit nu exista in planul general de conturi, programul opreste introducerea datelor pana cand se introduce un cont valabil

Deplasarea pe verticala se face cu ajutorul tastelor <sageata sus>, <sagata jos>, <page up> si <page down> sau cu ajutorul mouseu-lui.

Daca vrem sa eliminam o linie, gresit introdusa, fie inscriem o alta inregistrare peste cea gresita, fie anulam suma caz in care pozitia va fi eliminata efectiv in momentul lansarii calculului balantei sau ne pozitionam pe linia respectiva si apasam tasta F7.

In procesul de introducere a datelor, programul pune la dispozitia utilizatorului, functii suplimentare, optionale, care pot fi activate sau dezactivate la cerere prin simpla apasare a unei taste. Tastele functionale folosite pe tot parcursul programului sunt tastele F4, F5, F6, F7, F8, F9 si F10. in jurnalul general se folosesc doar tastele F4, F5, si F7

Tasta F4 complecteaza conturile de TVA corespunzatoare inchideri conturilor de TVA

Tasta F5 dubleaza (blocheaza) continutul coloanelor 2, 3 si 4 cu datele introduse in linia precedenta. Pentru a avea efect, parcurgem o linie in care introducem datele care se repeta, iar apoi activam F5 printr-o simpla apasare a tastei (observam ca in partea de jos a ecranului, zona de legenda, casuta corespunzatoare lui F5 isi schimba culoarea, deci a fost activata functia de dublare). Cand incepem linia urmatoare, dupa primul <ENTER>, cursorul sare direct la explicatii, completand coloanele 2,3 si 4 cu continutul liniei precedente.

Dezactivarea functiei de blocare se face printr-o noua apasare a tastei F5, casuta revenind la culoarea normala avuta la intrarea in macheta jurnalului general.

Acest jurnal se poate lista din Tiparire rapoarte selectand Jurnal general.

Atentie Pentru ca datele introduse sau modificate din jurnalele analitice sa fie cuprinse in balanta este OBLIGATORIU ca inaite de a vizualiza balanta sa se selecteze optiunea Jurnal General.

3.2. Jurnal Analitic

Fig 24

Macheta de culegere a datelor activata la jurnalele analitice este asemanatoare cu cea de la jurnalul general cu deosebirea ca prima si ultima linie din zona de introducere a datelor contin soldul la inceput de luna respectiv soldul la sfarsit de luna aferente contului atribuit jurnalului analitic. In plus intrarea in jurnalul analitic se face prin selectia lui din Selectie jurnal in coltul din dreapta-sus a ecranului.In acest loc se gaseste lista cu jurnalele create in Nomenclatorul de jurnale.

Dupa selectare, fereastra de selectie se inchide si utilizatorul are posibilitatea de a introduce, modifica sau sterge date din jurnalul activat. Regulile de actualizare sunt identice cu cele de la jurnalul general cu deosebirea ca in acest caz sunt active tastele functionale F4, F6, F7, F8, F9.

Tasta F4 deschide o fereastra peste macheta de culegere a datelor in care avem posibilitatea sa transmitem, spre cunostinta programului, conturile de TVA folosite, atat la cumparare cat si la vanzare (figura de mai jos). Aceste conturi vor fi folosite in momentul in care activam prin tasta F9 functia de deducere a TVA-ului.

Tasta F5 dubleaza (blocheaza) continutul coloanelor 2, 3 si 4 cu datele introduse in linia precedenta. Pentru a avea efect, parcurgem o linie in care introducem datele care se repeta, iar apoi activam F5 printr-o simpla apasare a tastei (observam ca in partea de jos a ecranului, zona de legenda, casuta corespunzatoare lui F5 isi schimba culoarea, deci a fost activata functia de dublare). Cand incepem linia urmatoare, dupa primul <ENTER>, cursorul sare direct la explicatii, completand coloanele 2,3 si 4 cu continutul liniei precedente..

Tasta F7 ne da posibilitatea sa stergem linia dorita. Aceasta se face pozitionand cursorul pe inregistrarea dorita si apasand tasta F7..

Tasta F9 ajuta la inregistrarea documentelor cu TVA. daca avem de inregistrat un document cu TVA introducem documentul si la sfasit activam tasta F9 , moment in care programul ne cere procentul de TVA. Dupa completarea procentului de TVA programul insereaza pe linia imediat urmatoare inregistrarea aferenta TVA-ului.

Procentul introdus se va pastra pana la iesirea din jurnalul in care ne aflam.

Aceasta operatiune se va repeta si cu celelalte documente cu TVA.

Pe masura ce sunt introduse inregistrarile documentelor primare, soldul contului aferent jurnalului in lucru este recalculat si afisat pe ultima linie din zona activa a machetei. Daca, de exemplu, inregistram extrasele de cont pentru disponibilul in banca, pe prima linie vom avea soldul in banca, la inceput de luna, iar pe ultima linie vom avea soldul ultimului extras introdus, aceasta poate constitui si o cheie de validare a sumelor introduse.

3.3. Generator note

Generatorul  de note este functional numai in cazul in  care am elaborat algoritmi pentru documente cu aceasi formula  contabila.

Fig 25

Modul  de elaborare al algoritmilor a  fost  prezentat  la paragraful Algoritm generare.

Primele patru coloane sunt identice ca si  continut  si semnificatie  cu cele prezentate  la  jurnalul  general. Urmatoarele  patru  coloane  sunt coloane de  date  numerice, in aceste coloane sunt introduse valorile de pe documentele  primare pe  baza carora sunt evaluate expresiile inregistrarilor  contabile.

Denumirile  acestor coloane sunt  definite  la  eleborarea algoritmului de catre utilizator.

Generarea notelor contabile in jurnalul

Si in acest caz sunt folosite taste functionale, si anume :

Tasta F5 - blocare coloane (vezi 2.2)

Tasta F7 - stergerea unei inregistrari.

3.4. Descarcare gestiune

Aceasta  functie se foloseste in cazul societatilor care  au activitate  de comert. Programul genereaza inregistrarile  contabile  aferente descarcarii gestiunii prin  metoda  coeficientului mediu de rabat.

Prin  intermediul  machetei prezentate in figura de mai jos, utilizatorul are urmatoarele posibilitati :

sa-si defineasca algoritmul de descarcare pentru fiecare cont de gestiune  folosit in balanta, aceasta in cazul in  care in balanta  are analitice fie pentru gestiuni de  marfuri  separate, fie pentru marfuri cu procent diferit de TVA.

-sa lanseze calculul descarcarii de gestiune pentru un  anumit cont de gestiune.

-sa  stearga algoritmul de descarcare a gestiunii  pentru  un anumit cont de gestiune.

Programul cere  utilizatorului sa introduca conturile care intra in calculul descarcarii  de gestiune  pentru  contul de gestiune introdus.  Pentru  orientare programul  inscrie  conturile sintetice pentru cazul  general  de descarcare de gestiune, urmand ca utilizatorul sa treaca analiticile  conturilor daca este cazul. in cazul in care  la  conturile '707',  '4428'  se  trec analitice,  programul  da  posibilitatea utilizatorului sa introduca inca un analitic la conturile mai sus mentionate  pentru  cazul in care se doreste  cumularea  a  doua analitice la conturile respective, adica avem un cont de gestiune la  care ii corespunde doua conturi de venituri (Ex. o  societate de comert cu amanuntul care are un punct de desfacere cu  program continuu   si   doreste   sa   aiba   evidenta   veniturilor   pe schimburi).Pentru contul '4428' utilizatorul trebuie sa specifice si modul de deducere al acestuia din balanta. Societatea poate sa desfasoare si operatii de vanzare de produse din productia  proprie sau prestari servicii, caz in care la descarcarea gestiunii, daca  nu avem analitice in acest sens la contul '4427'  nu  putem pune  egalitate intre '4428' si '4427', dar putem  deduce  '4428' din '707' inmultit cu procentul de TVA cu care am facut vanzarea daca la contul de venituri avem analitice pentru 11 si 22% procent TVA vom inscrie ambele situatii la deducerea lui '4428'. In cazul in care nu avem alta activitate in cadrul societatii si se  poate considera  egalitate  intre '4428' si '4427'  se  opteaza  pentru aceasta varianta in modul de deducere al contului '4428'. Un algoritm odata definit ramane valabil pana la o noua operatie  de actuatizare sau stergere comandate de utilizator.

A doua optiune este cea de calcul efectiv si generare inregistrari  contabile pentru descarcarea de gestiune.  Odata  lansat calculul,  pe  ecran  sunt afisate inregistrarile  contabile si calculul coeficientului mediu de rabat, daca consideram ca operatiile facute  sunt corecte raspundem cu  'D' si inregistrarile contabile  sunt transferate in jurnalul general. Putem sa  lansam ori  de cate ori dorim calculul descarcarii de gestiune  deoarece  fiecare  generare sterge inregistrarile  anterioare si  apoi genereaza noile inregistrari contabile.

Cu ajutorul butonului G din Bara de obiecte se genereaza inregistrarile contabile in Jurnalul general.

Fig 27

3.5. Inchidere Cont de Venituri - Cheltuieli

Aceasta functie se poate lansa ori de cate ori  utilizatorul doreste sa genereze inregistrarile contabile aferente  inchiderii conturilor  de cheltuieli si venituri. De fiecare data cand  este lansata, prima operatie este cea de stergere a vechilor inregistrari aferente acestei operatii, daca este cazul, si apoi genereaza noile inregistrari contabile

3.6. Inchidere Cont de T.V.A.

Inchidere cont de TVA realizeaza inchiderea conturilor de TVA corespunzatoare. Aceasta se

realizeaza automat prin simpla selectare a acestei optiuni.

Inregistrarile generate corespunzatoare inchiderilor conturilor de TVA, cat si pentru cele de venituri si cheltuieli se vor putea vizualiza in Jurnalul general.

3.7. Vizualizare balanta

Pentru  a  avea o privire de ansamblu  asupra  balantei, in scopul  verificarii anumitor rulaje sau solduri, programul pune la dispozitia utilizatorilor o vizualizare pe ecran  a balantei  contabile. Nu sunt afisate conturile sintetice  dezvoltate in analitice, numai conturile analitice.  Balanta  completa este listata la imprimanta, deci pe suport scris.

In momentul selectarii acestei optiuni programul calculeaza soldurile finale ale conturilor, aferente notelor contabile existente in jurnalul general.

Fig 28

3.8. Fisa Contului

In  cazul in  care avem nelamuriri cu un  anumit  cont  din balanta si dorim sa stim prin ce conturi s-au facut operatii in luna in curs si cu ce sume, apelam fisa contului care va afisa pe ecran  macheta din figura alaturata. Dupa introducerea contului pe  care dorim  sa-l  analizam pe ecran apare in  coltul  din  dreapta-sus soldul la inceput de luna iar in continuare toate inregistrarile contabile  prin  contul respectiv. In partea de jos  a  ecranului sunt afisate rulajele totale si soldul la sfarsit de luna.

Se poate face vizualizarea din juranlul analitic sau general.

Listarea raportului se face selectand Listare Fisa Cont din partea de jos a ferestrei.

Fig 29

3.9. SITUATII

3.9.1. Situatii zilnice

Aceasta  optiune extrage din jurnalele  analitice  situatii analitice pentru orice cont solicitat de utilizator, care contin grupate pe zile, toate operatiile care s-au efectuat in  decursul lunii  prin  contul solicitat. Forma de  prezentare  a  situatiei analitice,  prin  rubricatura folosita, imita registrul  de  casa (vezi figura de mai jos). Listarea se face din acelasi ecran in care este prezentata si situatia.

Fig 30

3.9.2 Situatie solduri/parteneri

Ofera posibilitatea de a vizualiza situatia soldurilor pe partener si total parteneri pentru un anumit cont ( in special 401 si 411)

Se va introdude contul dorit si apoi se va tasta ENTER si apoi Yes, in urmatoare faza va aparea pe ecran figura de mai jos.

Fig 31

Daca ne pozitionam pe una din facturi in partea de jos a ferestrei va aparea detalierea acesteia.

Optiunea ofera mai multe posbilitati de afisare a situatiei acestea fiind:

Fara detalierea documentelor anterioare - daca este selectat se vor detalia doar documentele din luna curenta.

Pozitiile cu solduri - se vor afisa doar pozitiile cu sold diferit de zero.

Partener - daca este selectat se va afisa lista partenerilor unitatii.

Cu ajutorul butonului P din Bara de unelte se poate selecta o anumita perioada dorita.

3.9.3. Situatie parteneri

Se poate vizualiza pe partener sau general o situatie pe doua conturi concomitent, de exemplu daca avem un partener care ne este si client si furnizor, vom putea consulta diferenta dintre contul de clienti si cel de furnizori.

Fig 32

3.9.4. Situatii valute

3.9.5. Situatii balante

Situatii balante ofera posibilitatea vizualizarii balantelor din luna curenta si lunile anterioare a anului respectiv fara a fi necesara selectarea din Setari program a luni dorite.

Fig 32

Cuprins

PREZENTARE GENERALA

Cap.I. Fisier

Tiparire rapoarte

Setari program

Setari imprimanta

Iesire din aplicatie

Cap.II. Date Generale

2.1. Unitati

2.2. Actualizare balanta

2.3. Conturi

Nomenclator parteneri

Algoritm Generare

Actualizari solduri

Cap.III. Actualizari

3.1. Jurnal General

3.2. Jurnal Analitic

3.3. Generator note

3.4. Descarcare gestiune

3.5. Inchidere Cont de Venituri - Cheltuieli

3.6. Inchidere Cont de T.V.A.

3.7. Vizualizare balanta

3.8. Fisa Contului

3.9. SITUATII

3.9.1. Situatii zilnice

3.9.2. Situatie solduri/parteneri

3.9.3. Situatie parteneri

3.9.4. Situatii valute

3.9.5. Situatii balante