MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

1. Notiuni generale

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar care permite tehnoredactarea foii de calcul , analiza seturilor de date alternative , solutionarea problemelor de optimizare (Solver) , analiza financiara , realizarea de diagrame si grafice , managementul bazelor de date etc.

Pornirea programului Microsoft Excel se realizeaza executandu-se dublu CLIC pe pictograma corespunzatoare sau prin alegerea optiunii PROGRAMS /MICROSOFT EXCEL din butonul START.

Ecranul programului Microsoft Excel este compus din urmatoarele:

- bara de titlu (situata la partea superioara a ecranului)

- bara de meniuri (situata sub bara de titlu)

- bara de instrumente (situata sub bara de meniuri ; contine bara de comenzi , bara de formatare , bara de formule)

- fereastra registrului (ocupa cea mai mare parte din ecran ; contine 16 foi de calcul definite prin etichete , fiecare constituite din 16384 de capete de rand si 256 capete de coloana - care formeaza celulele

barele de derulare orizontala si verticala (situate la baza si la partea din dreapta a ferestrei registrului)

- bara de stare (situata la baza ecranului)

2. Modul de lucru

La deschiderea programului Microsoft Excel este afisat un ecran care contine un grup de celule din prima foaie de calcul a registrului si cursorul de forma unei cruci ingrosate.

Selectarea unei celule se face prin indicarea cu cursorul mouse-ului si executarea de CLIC cu butonul din partea stanga.

Selectarea unei zone (grup de celule) se realizeaza prin indicarea cu cursorul mouse-ului a celulei aflata intr-un colt al zonei , apasarea si mentinerea butonului din stanga al mouse-ului , indicarea cu cursorul mouse-ului al celuilalt colt al zonei urmata de eliberarea butoului mouse-ului (prima celula indicata este celula activa).

Selectarea unor zone neadiacente se realizeaza prin mentinerea apasata a tastei CTRL urmata de selectarea zonelor dorite.

Selectarea unui rand intreg sau a unei coloane intregi se realizeaza prin executarea de CLIC cu butonul din stanga pe antetul randului sau al coloanei.

Selectarea intregii foi de calcul se realizeaza prin executarea de CLIC cu butonul din partea stanga pe butonul din coltul stanga-sus al antetului pentru rand si coloana.

Deselectarea unei zone se face prin executarea de CLIC cu butonul din partea stanga al mouse-ului.

Programul Microsoft Excel permite utilizarea facilitatilor oferite de tastele (combinatiile de taste) ajutatoare si de control ale tastaturii.

Ex.: HOME - permite saltul la inceputul foii de calcul

Pg Up - permite saltul cu o pagina ecran in sus

CTRL si SAGEATA LA DREAPTA - permite saltul cu o pagina ecran la dreapta

Parasirea unei ferestre sau meniu se realizeaza prin apasarea tastei ESC.

O fereastra se poate imparti (pentru a se putea vizualiza in acelasi timp anumite informatii) prin tragerea barelor de despartire dintre celule spre stanga (din zona antetului).

3.Bara de instrumente Standard

Contine urmatoarele pictograme:

NEW - creaza un registru (fisier) nou

OPEN - deschide un registru (fisier) existent

SAVE - salveaza registrul (fisierul) activ

PRINT - tipareste registrul (fisierul) activ

PRINT PREVIEW - afiseaza foaia de calcul activa asa cum va fi tiparita

SPELLING - verifica ortografia (engleza)

CUT - decupeaza selectia facuta si o insereaza in memoria Clipboard

COPY - copiaza selectia facuta in memoria Clipboard

PASTE - insereaza continutul memoriei Clipboard in foaia de calcul in celula sau zona de celule selectata

FORMAT PAINTER - copiaza formatarea celulei selectate altor celule

UNDO - anuleaza ultima comanda data

AUTOSUM - calculeaza automat suma numerelor continute de o zone de celule compacte

PASTE FUNCTION - insereaza formule de calcul in foaia de calcul

SORT ASCENDING - sorteaza in ordine crescatoare datele dintr-o zona de celule compacte

SORT DESCENDING - sorteaza in ordine descrescatoare datele dintr-o zona de celule compacte

CHART WIZARD - vrajitorul de grafice (creaza grafice)

DRAWING - activeaza bara de instrumente pentru desenat

DOCUMENT MAP - imparte fereastra de lucru in doua parti ; in partea din dreapta este vizualizat documentul iar in partea din stanga o harta a documentului (titluli , subtitluri) pentru navigarea mai usoara in acesta

ZOOM - focalizeaza foaia de calcul activa

OFFICE ASSISTANT- asistenta Office (Help)

4. Bara de instrumente Formatting

Contine urmatoarele pictograme:

FONT permite alegerea fontului dorit

FONT SIZE - permite alegerea marimii fontului

BOLD - accentueaza textul

ITALIC - apleaca textul

UNDERLINE - subliniaza textul

ALIGN LEFT - aliniaza datele din celule la marginea din stinga a acestora

CENTER - centreaza datele din celule intre marginea stinga si dreapta a acestora

ALIGN RIGHT - alineaza datele din celule la marginea din dreapta a acestora

MERGE AND CENTER - uneste doua sau mai multe celule pe orizontala si centreaza datele

CURRENCY STYLE - aplica stilul moneda celulelor selectate

PERCENT STYLE - aplica stilul procent celulelor selectate

COMMA STYLE - aplica stilul virgula celulelor selectate

INCREASE DECIMAL - adauga o zecimala dupa punctul zecimal

DECREASE DECIMAL - anuleaza o zecimala dupa punctul zecimal

DECREASE IDENT- reduce distanta dintre date si marginea stinga a celulelor cu aproximativ un caracter

INCREASE IDENT- mareste distanta dintre date si marginea stinga a celulelor cu aproximativ un caracter

BORDERS - traseaza chenare celulei sau zonei de celule selectate

FILL COLOR - umple cu culoare celula sau zona de celule selectata

FONT COLOR - coloreaza continutul celulei sau celulelor selectate in culoarea aleasa

5. Prezentarea meniurilor si a comenzilor principale

Meniul FILE contine urmatoarele comenzi care permit manipularea fisierelor EXCEL:

NEW - permite deschiderea unui nou registru

OPEN - permite deschiderea unui registru existent

CLOSE - permite inchiderea registrului curent

SAVE - permite salvarea registrului anterior creat

SAVE AS - permite salvarea registrului curent

SAVE AS HTML - permite transformarea registrului intr-un document HTML ce poate fi publicat in WORLD WIDE WEB

SAVE WORKSPACE - permite salvarea unei portiuni din foaia de calcul astfel incat sa fie pozitionata in acelasi loc de pe ecran la deschiderea regisrului

PAGE SETUP - permite alegerea parametrilor de paginare a registrului

PRINT AREA - permite tiparirea unei anumite zone din registru

PRINT PREVIEW - permite vizualizarea registrului inainte de tiparire

PRINT - permite tiparirea registrului

SEND TO - copiaza registrul curent in lista de asteptare pentru fax , e-mail etc.

PROPRIETIES - afiseaza diferite informatii despre registru

Meniul EDIT contine urmatoarele comenzi care permit prelucrarea foilor de calcul:

UNDO - permite anularea ultimei operatii efectuate

REPEAT - permite anularea operatiei precedente efectuate cu comaanda UNDO

CUT - permite mutarea zonei selectate in pozitia indicata

COPY - permite copierea zonei selectate in pozitia indicata

PASTE - permite finalizarea operatiilor de mutare si copiere

PASTE SPECIAL - permite finalizarea operatiei de copiere a unor zone dintr-un registru care se vor actualiza ori de cite ori cele originale se modifica

PASTE AS HYPERLINK - permite copierea unor zone dintr-un registru preluat prin HYPERLINK in registrul curent (aceste zone se modifica ori de cate ori originalul se modifica)

FILL - inlocuieste continutul unei zone de celule cu continutul altei zone

CLEAR - permite stergerea continutului celulei

DELETE - permite stergerea continutului celulei care va fi ocupata automat de continutul celulei adiacente

DELETE SHEET - permite stergerea intregii foi de calcul

MOVE OR COPY SHEET - permite mutarea sau copierea intregii foi de calcul

FIND - permite localizarea textului , formulei din registru

REPLACE - permite localizarea si inlocuirea unui text sau a unei formule din registru

GO TO - permite deplasarea rapida in registru (dupa anumite criterii)

LINKS - permite afisarea legaturilor (cu alte registre) care exista in registru

OBJECT - activeaza aplicatia care a creat obiectul selectat pentru a putea fi modificat

Meniul VIEW contine urmatoarele comenzi care prrmit alegerea modului de vizualizare a tabelei de calcul:

NORMAL - permite vizualizarea registrului in mod standard

PAGE BREAK PREVIEW - permite vizualizarea si impartirea foii de calcul in portiuni (pot fi pozitionate prin DRAG AND DROP) care sunt scalate automat la tiparire

TOOLBARS - permite alegerea din lista cu bare de instrumente disponibila

FORMULA BAR - afiseaza bara de formule

STATUS BAR - afiseaza bara de stare

HEADER AND FOOTER - permite vizualizarea si alegerea textului din antet si subsol

COMMENTS - permite vizualizarea si introducerea comentariilor

CUSTOM VIEW - creaza diferite reprezentari ale registrului (pot fi tiparite si pastrate fara a fi necesara salvarea registrului in foi separate)

REPORT MANAGER - permite afisarea rapoartelor

FULL SCREEN - mareste zona de afisare a registrului pe ecran prin renuntarea la anumite elemente

ZOOM - permite vizualizarea mai usoara a registrului prin modificarea scarii de reprezentare

Meniul INSERT contine urmatoarele comenzi care permit introducerea obiectelor in tabela de calcul:

CELLS - permite inserarea unei celule (domeniu) deasupra sau la stanga zonei selectate

ROWS - permite inserarea unui rand de celule deasupra zonei selectate

COLUMNS - permite inserarea unei coloane de celule la stanga zoneui selectate

WORKSHEET - permite inserarea unei foi de calcul (in plus fata de cele 16) in stanga zonei selectate

CHART - permite inserarea unei diagrame

PAGE BREAK - permite inserarea punctului de salt la pagina noua (deasupra si la stanga zonei selectate)

FUNCTIONS - permite inserarea functiilor si a argumentelor lor

NAME - permite denumirea celulei sau grupului de celule pentru (intelegere mai usoara a formulelor , referintelor , cautarea)

COMMENTS - permite introducerea de comentarii

PICTURE - permite introducerea de imagini (preluate din diferite aplicatii)

MAP - permite inserarea si crearea de harti

OBJECT - permite inserarea unui obiect dintr-o aplicatie Windows (desen , text , ecuatie)

HIPERLINK - permite inserarea sau editarea legaturilor tip HYPERLINK

Meniul FORMAT contine urmatoarele comenzi care permit modificarea formei tabelei de calcul:

CELLS - permite formatarea celulelor (tip , aliniere text , font , etc.)

ROW - permite formatarea randurilor (inaltime)

COLUMN - permite formatarea coloanelor (latime)

SHEET - permite redenumirea , ascunderea sau modificarea fundalului pentru foaia de calcul

AUTOFORMAT - permite apelarea listei de formate pentru text , numere etc.

CONDITIONAL FORMATTING - permite formatarea unui grup de celule dupa un anumit criteriu (limita de valoare , formula)

STYLE - defineste sau aplica zonei selectate un stil de formatare

Meniul TOOLS contine urmatoarele comenzi care permit utilizarea metodelor de usurare a lucrului in tabela de calcul:

SPELLING - permite verificarea ortografiei textului din celule

AUTOCORECT - permite corectarea automata a modului de introducere a textului sau utilizarea abrevierilor

SHARE WORKBOOK - permite alegerea sau modificarea modurilor utilizator

TRACK CHANGES - permite alegerea sau modificarea modului de evidentiere a modificarilor din registru

MERGE WORKBOOKS - permite concatenarea a doua registre

PROTECTION - permite blocarea accesului la anumite celule din registru

GOAL SEEK - alege valorile care introduse intr-o formula duce la obtinerea unui rezultat dorit

SCENARIOS - creaza si salveaza diferite scenarii (utilizeaza diferite date pentru rezolvarea formulelor) pentru efectuarea de analize

AUDITING - permite vizualzarea traseului unei formule pentru identificarea greselilor

SOLVER - permite extinderea comenzii GOAL SEEK (care lucreaza doar cu o variabila si fara constrangeri de cautare)

MACRO - permite crearea si modificarea macrocomenzilor

ADD -INS - permite introducerea in meniuri a programelor de completare (Ex: Solver)

CUSTOMIZE - permite personalizarea barelor de comenzi , meniurilor

OPTIONS - permite modificarea setarilor generale ale programului

WIZARD - permite realizarea rapida a unor operatii (conversia in alte formate , utilizarea unor formule sablon)

Meniul DATA contine urmatoarele comenzi care permit manipularea grupurilor de date:

SORT - permite sortarea (aranjarea albafetiva , in ordinea valorii) listelor de campuri

FILTER - permite filtrarea (afisarea) dupa un anumit criteriu la listelor de campuri

FORM - permite crearea de liste ordonate prin intermediul unui formular

SUBTOTALS - permite aplicarea si calcularea rezultatului unei functii (Ex: SUM) pentru o zona grupata

VALIDATION - defineste datele valide pentru fiecare celula in parte si restrictioneaza intrarile de date pentru cazurile particulare (permite afisarea unor mesaje la introducerea unor date)

TABLE - permite calcularea unei formule aplicate unui tabel si introducerea

rezultatelor intr-o coloana sau rand

TEXT TO COLUMNS - separa textul din celule intr-o coloana

TEMPLATE WIZARD - permite utilizarea sabloanelor

CONSOLIDATE - grupeaza datele din mai multe zone sub forma unui tabel

GROUP AND OUTLINE - defineste un grup de celule dupa anumite criterii

PIVOT TABLE REPORT - permite efectuarea operatiilor de sortare , filtrare si subtotal simultan (permit raspunsuri rapide la intrebarile legate de bazele de date)

GET EXTERNAL DATA - permite apelarea bazelor de date externe

REFRESH DATA

Meniul WINDOWS contine urmatoarele comenzi care permit manipularea ferestrelor:

NEW WINDOWS - deschide o noua fereastra cu acelasi continut cu al ferestrei active

ARRANGE - afiseaza toate ferestrele deschise pe ecran

HIDE - permite ascunderea registrului de calcul

UNHIDE - permite avisarea registrului anterior ascuns

SPLIT - permite impartirea ferestrei active in doua

FREEZE PANELS - permite inghetarea unei portiuni de deasupra si din partea stanga a celulei selectate

Meniul HELP contine urmatoarele comenzi care permit consultarea sistemului de asistenta a programului EXCEL:

MICROSOFT EXCEL HELP - permite ajutorul prin intermediul intrebarilor

CONTENTS AND INDEX - permite ajutorul prin intermediul unor liste de activitate sau cuvinte cheie

WHAT'IS THIS - permite ajutorul prin indicarea cu cursorul a obiectului ce se doreste explicat

MICROSOFT AND THE WEB - afiseaza informatii despre inerferentele dintre programul Excel si WWW

LOTUS 1-2-3 HELP - permite intelegerea comenzilor Microsoft Excel pentru utilizatorii de Lotus 1-2-3

ABOUT MICROSOFT EXCEL - afiseaza informatii despre programul Excel si sistemul de calcul

ANSWER WIZARD - permite raspunsul la intrebarile legate de problema care se cere rezolvata sau incearca sa dea sfaturi in ceea ce priveste continuarea lucrului

6. Intrebari - Microsoft Excel

Ce este programul Microsoft Excel

Din ce este compus ecranul programului Microsoft Excel

Cum se realizeaza selectarea unei celule , unei coloane sau rand , zone neadiacente sau a registrului

Ce se realizeaza prin intermediul meniului ..............

Ce se realizeaza prin intermediul comenzii ..............