Contextul aparitiei auditului intern

CONTEXTUL APARITIEI AUDITULUI INTERN

ermenul de audit provine din limba latina de la cuvantul audit-auditare, care are semnificatia "a asculta", dar despre audit se vorbeste de pe vremea asirienilor, egiptenilor, din timpul domniei lui Carol cel Mare sau al lui Eduard I al Angliei. Activitati de audit s-au realizat in decursul timpului si in Romania, dar purtau alte denumiri.

Utilizarea termenului de audit in acceptiunea folosita in prezent este relativ recenta si se plaseaza in perioada crizei economice din 1929 din Statele Unite ale Americii, cand organizatiile afectate de recesiunea economica trebuiau sa plateasca sume importante pentru auditorii externi care efectuau certificarea conturilor tuturor intreprinderilor cotate la bursa.

Marile intreprinderi americane foloseau deja serviciile oferite de Cabinete de Audit Extern, organisme independente care aveau misiunea de a verifica conturile si bilanturile contabile si a certifica situatiile financiare finale. Pentru a-si indeplini atributiile cabinetele de audit efectuau o serie de lucrari pregatitoare de specialitate, si anume: inventarierea patrimoniului, inspectia conturilor, verificarea soldurilor, diferite sondaje etc., care au crescut semnificativ costurile auditarii.

In aceste conditii, intreprinderile au inceput sa-si organizeze propriile Cabinete de Audit Intern, in special pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuarii lucrarilor pregatitoare din interiorul entitatii, iar pentru realizarea activitatii de certificare au apelat in continuare la Cabinete de Audit Extern, care aveau dreptul asupra unei supervizari a activitatii acestora.

Pentru a se face distinctia intre auditorii cabinetelor de audit extern si cei ai organizatiei supuse auditului, primii au fost numiti auditori externi, iar cei din urma au fost numiti auditori interni, deoarece faceau parte din intreprindere.

In acelasi timp, aceste schimbari au fost benefice deoarece auditorii externi nu isi mai incepeau activitatea de la zero si porneau de la rapoartele auditorilor interni, la care adaugau noi constatari rezultate prin aplicarea procedurilor specifice si apoi efectuau certificarea conturilor organizatiei auditate.

Cu timpul, auditorii externi au renuntat in totalitate sa mai efectueze actiuni de inventariere si de inspectare a conturile clientilor si au inceput sa realizeze analize, comparatii si sa justifice cauzele esecurilor, sa dea consultatii si solutii, pentru cei care erau responsabili, pentru activitatea intreprinderii. In acest fel, in timp, s-au stabilit obiective, instrumente si tehnici specifice si sisteme de raportare distincte pentru auditorii interni, comparativ cu auditorii externi.

Dupa trecerea crizei economice, auditorii au fost utilizati in continuare, deoarece dobandisera cunostintele necesare si foloseau tehnici si instrumente specifice domeniului financiar-contabil. In timp, ei au largit mereu domeniul de aplicare al auditului si i-au modificat obiectivele, ajungandu-se la ideea necesitatii existentei unei functii a activitatii de audit intern in interiorul organizatiilor.

Noua functie de audit intern va mai pastra mult timp conotatiile financiar-contabile in memoria colectiva, datorita ereditatii sale, respectiv activitatea de certificare a conturilor.

Rolul si necesitatea auditorilor interni a crescut continuu si a fost unanim acceptat, motiv pentru care acestia au simtit nevoia de a se organiza si de a-si standardiza activitatile practice. Astfel, in anul 1941, s-a creat in Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni - I.I.A. , care a fost recunoscut international. Ulterior, a aderat Marea Britanie, iar in 1951 Suedia, Norvegia, Danemarca si alte state. In prezent, la acest institut s-au afiliat peste 100 de institute nationale ale auditorilor interni si membri din peste 120 tari, in urma obtinerii calitatii de C.I.A. - Auditor Intern Certificat, acordata de I.I.A., pe baza unor examene profesionale.

Functia de audit intern s-a instituit in Anglia si Franta la inceputul anilor ^'60, fiind puternic marcata de originile sale de control financiar-contabil. Abia dupa anii '80 -'90 functia de audit intern incepe sa se contureze in activitatea entitatilor, iar evolutia ei continua si in prezent.

In Romania, in perioada economiei planificate entitatile erau obisnuite cu un sistem in care Curtea de Conturi a Romaniei, Ministerul Finantelor Publice si alte organisme de control extern veneau sistematic pentru realizarea unor controale de fond privind propria activitate.

Managerii nu trebuie sa mai astepte sa vina cineva din afara sa le organizeze sistemul de control intern din cadrul propriilor entitati.

In prezent, managerii trebuie sa inteleaga responsabilitatea pe care o au de a-si organiza propriul sistem de control intern, in cadrul entitatilor pe care le conduc si, de asemenea, faptul ca responsabilitatea le-a fost transferata in totalitate si de aceea trebuie sa se implice in organizarea cat mai eficienta a activitatilor.

Rolul Ministerului Finantelor Publice si al Curtii de Conturi a Romaniei este acela de a aprecia daca sistemul de control intern implementat de management functioneaza si este capabil sa preintampine sau sa stopeze eventualele utilizari neeconomicoase ale fondurilor si sa identifice punctele slabe in gestionarea fondurilor pe care le administreaza.

In aceste conditii, managementul va trebui sa "nascoceasca" activitati de control care sa le permita sa stapaneasca riscurile care apar si evolueaza permanent pentru a evita efectele nedorite.

Auditul intern a fost adoptat ca un termen la moda in domeniul controlului financiar, insa cu timpul s-a reusit decantarea conceptelor de control intern si audit intern.

In practica, exista o problema cu intelegerea sistemului de control intern care, fiind obiect al auditului intern, inglobeaza toate activitatile de control intern realizate in interiorul unei entitati si riscurile asociate acestora, asa cum rezulta din figura 4.1 - Rolul auditului intern in entitatile publice.

Din analiza acestei figuri observam ca entitatile in practica se confrunta cu riscuri, care pot fi mari, medii si mici, si care evolueaza continuu.

Managementul general pentru a face fata acestor riscuri isi dezvolta un sistem de control intern constituit din ansamblul activitatilor de control implementate intr-o organizatie, care insa trebuie sa fie flexibil in functie de evolutia riscurilor. Atunci cand, totusi, un risc reuseste sa produca efecte, aceasta inseamna ca activitatea de control din cadrul compartimentului in cauza ori nu a functionat, ori a fost depasita de situatia creata.

In aceste conditii, managementul general va declansa o actiune de control sau de inspectie, pe baza de ordin sau decizie, pentru instrumentarea disfunctiunilor produse de evolutia riscurilor in cadrul respectivului compartiment.

Ulterior, structura de audit intern din cadrul entitatii, cand va evalua activitatea compartimentului in cauza, va analiza riscurile cu care se confrunta acesta si activitatile de control implementate, inclusiv modul cum a fost realizata misiunea de control sau de inspectie si va face recomandari adecvate pentru evitarea unei asemenea situatii in viitor.

Managementul, care procedeaza in acest fel, va beneficia de evaluarea interna oferita de auditul intern, in vederea fundamentarii activitatii decizionale. In acest fel este perceputa valoarea adaugata adusa organizatiei de catre auditul intern, prin ajutorul pe care il primeste managementul de linie al compartimentului auditat de la auditorii interni prin intermediul recomandarilor si concluziilor acestora.

In practica, rolul auditului intern se poate concretiza numai atunci cand acesta se gaseste implementat pe linia strategica a organizatiei: manager general - riscuri - audit intern - standarde de buna practica - rezultate.

In acelasi timp, trebuie intelese corect si notiunile de control extern si audit extern, care functioneaza intr-o economie de piata concurentiala, cum este si cea romaneasca.

Auditorii interni si managerul trebuie priviti ca parteneri si nu ca adversari, avand aceleasi obiective, printre care eficacitatea actului de management si atingerea tintelor propuse.

Managerii trebuie sa inteleaga recomandarile auditorilor, sa perceapa ajutorul pe care il primesc pentru stapanirea riscurile care apar si evolueaza continuu, asa cum rezulta din figura 4.2 - Pozitia auditului intern in cadrul entitatii.

Din analiza acestei figuri observam statutul aparte, pozitia clara, detasata a compartimentului de audit intern in cadrul organizatiei, care are menirea de a asigura independenta acestora.

In acelasi timp, remarcam faptul ca auditorii interni evalueaza orice departament, functie, activitate din cadrul entitatii, pentru care raporteaza managementului general.

Figura 4.1. Rolul auditului intern in entitatile publice

Relatia dintre auditorii interni si cei auditati trebuie sa fie una profesionala, respectiv de evaluare a sistemelor si de depistare a eventualelor probleme cu care se confrunta salariatii. Ajutorul oferit de auditul intern trebuie sa se materializeze in gasirea unor solutii, impreuna cu cei auditati, pentru eliminarea disfunctiunilor, neregulilor sau chiar iregularitatilor cu care se confrunta acestia.

Prin modul de raportare al auditorilor interni la cel mai inalt nivel de management acestia implica astfel managementul general in solutionarea propriilor probleme constatate.

Competentele profesionale ale auditorului intern produc adevarate beneficii pentru entitate, printr-o evaluare sistematica, pe baza standardelor de audit si a celor mai bune practici, a politicilor, procedurilor si operatiilor realizate de entitate.

Auditorii interni izolati sunt ineficienti, deoarece valoarea auditului intern o reprezinta echipa, care functioneaza ca ultimul nivel de evaluare interna a entitatii.

Figura 4.2. Pozitia auditului in cadrul entitatii

Auditul intern prin activitatile pe care le desfasoara adauga valoare, atat prin evaluarea sistemului de control intern si analiza riscurilor asociate activitatilor auditabile, cat si prin recomandarile cuprinse in raportul intocmit si transmise in scopul asigurarii atingerii obiectivelor organizatiei.

Destinatarii rapoartelor de audit intern pot sa tina sau nu cont de recomandarile auditorilor interni, insa ei stiu ca atunci cand nu tin cont de ele isi vor asuma anumite riscuri.

Auditul intern nu poate da un certificat ca toate activitatile sunt protejate sau ca nu exista disfunctii, din singurul motiv important - relativitatea controlului intern - care este obiectul sau de activitate.

Auditorii interni evalueaza sistemul de control intern al entitatii si dau o asigurare rezonabila managementului general referitoare la functionalitatea acestuia.

Auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorinta de a raspunde necesitatilor in continua schimbare ale entitatilor. Axat, la inceput, pe probleme contabile, obiectivele auditului intern s-au deplasat spre depistarea principalelor riscuri ale entitatilor si evaluarea controlului intern al acestora.

Componenta financiara reprezinta "firul rosu" care leaga activitatile desfasurate in cadrul organizatiei cu activitatile de audit intern.

Auditul intern trebuie sa desfasoare numai activitati specifice de audit si sa fie perceput de management ca o activitate cu o importanta aparte. Astfel, din practica, se stie ca auditul intern nu poate da o opinie pentru fiabilitatea situatiilor financiare anuale ale organizatiilor.

Daca auditorul intern ar certifica situatiile financiare anuale, atunci:

ofera managementului general o asigurare in fata propriilor salariati;

asigura pe managerul general ca situatiile financiare elaborate de directorul financiar sunt fiabile si corecte;

devine un judecator intre directorul financiar si managerul general.

In plus, daca ar exista aceasta certificare a auditorului intern, entitatile publice ar putea sa o foloseasca si in afara organizatiei.

Compartimentele de audit intern ofera in afara activitatii de asigurare si activitati de consiliere, ceea ce presupune un inalt nivel de independenta, obiectivitate si profesionalism. Din aceste considerente, in viitor vom discuta despre externalizarea functiei de audit intern.