Definirea conceptului de audit intern

DEFINIREA CONCEPTULUI DE AUDIT INTERN

Functia de audit intern a cunoscut transformari succesive pana la stabilizarea definirii conceptului. Aceste abordari progresive au scos in evidenta o serie de elemente, care trebuie retinute pentru conturarea cadrului in care se inscrie auditul intern.

Din analiza evolutiei functiei auditului intern, pana in prezent, putem aprecia urmatoarele elemente de implicare in viata entitatii auditate, si anume:

consiliere acordata managerului;

ajutorul acordat salariatilor, fara a-i judeca;

independenta si obiectivitate totala a auditorilor.

a. Consiliere acordata managerului

Auditul intern reprezinta o functie de asistenta a managerului, pentru a-i permite sa-si administreze mai bine activitatile. Componenta de asistenta, de consiliere atasata auditului intern il distinge categoric de orice actiune de control sau inspectie si este unanim recunoscuta ca avand tendinte de evolutie in continuare.

Auditul intern este aproape de fiecare responsabil, precum agentul fiscal care consiliaza si rezolva problemele legate de impozite si taxe. Responsabilul, managerul este consiliat de auditorul intern pentru a gasi solutii de rezolvare a problemelor sale, intr-o cu totul alta maniera, in sensul ca prin dispozitiile luate sa asigure un control mai bun al activitatilor, programelor si actiunilor sale.

Profesionalismul auditorului intern este arta si maniera de a emite o judecata de valoare asupra instrumentelor si tehnicilor folosite, cum ar fi: reguli, proceduri, instructiuni, sisteme informatice, tipuri de organizare s.a., care reprezinta ansamblul activitatilor de control utilizate de managerul institutiei sau responsabilul unui loc de munca, recunoscut de specialisti drept control intern.

Rolul auditorului intern este acela de a asista managerul pentru abordarile practice succesive deja elaborate si prin analiza ansamblului sa contribuie la imbunatatirea sistemului de control intern si a muncii cu mai multa securitate si eficacitate.

In consecinta, se accepta unanim ca auditorul intern consiliaza, asista, recomanda, dar nu decide, aceasta ramanand responsabilitatea managementului, obligatia lui fiind de a reprezenta un mijloc care sa contribuie la imbunatatirea controlului pe care fiecare manager il are asupra activitatilor sale si a celor pe care le coordoneaza, in vederea atingerii obiectivelor controlului intern.

In vederea realizarii acestor atributii auditorul intern dispune de o serie de atuuri fata de management, si anume:

standarde profesionale internationale;

buna practica recunoscuta in domeniu, care ii da autoritate;

tehnici si instrumente, care-i garanteaza eficacitatea;

independenta de spirit, care ii asigura autonomia sa conceapa ipoteze si sa formuleze recomandari;

cercetarea si gandirea lui este detasata de constrangerile si obligatiile unei activitati permanente de gestionare zilnica a unui serviciu.

b. Ajutorul acordat salariatilor fara a-i judeca

Intr-o entitate in care auditul intern face parte din cultura organizatiei acesta este acceptat cu interes, dar intr-o entitate care se confrunta cu riscuri potentiale importante, cu absenta conformitatii cu reglementarile de baza, cu o eficacitate scazuta si o fragilitate externa a acesteia, datorita deturnarilor de fonduri, disparitiei activelor sau frauda, este evident ca managerul respectiv va fi judecat, apreciat, considerat in functie de constatarile auditorului intern.

Intr-un caz standard, misiunea de audit intern poate sa evidentieze ineficacitate, redundanta in sistem sau posibilitati de imbunatatire a activitatilor/actiunilor, dar exista mai multe motive pentru care managementul nu trebuie sa fie pus direct in discutie.

Dintre aceste elemente mentionam:

Obiectivele auditului intern au in vedere un control asupra activitatilor, care sa conduca la imbunatatirea performantei existente si nu la judecarea acestuia, asa cum specialistul in fiscalitate ajuta la o mai buna aplicare a regimului fiscal. Chiar daca responsabilul este judecat in urma rapoartelor sale de audit, acesta nu este obiectivul auditului intern;

Realizarile auditului intern nu trebuie puse in discutie de cel auditat, iar daca totusi acest lucru este facut sa se efectueze intr-o maniera pozitiva. Spre exemplu, este cazul unei insuficiente, nereguli importante descoperita de auditorul intern, care imediat o aduce la cunostinta managerului si pe care acesta o va solutiona fara intarziere. In acest caz, disfunctia semnalata prin raportul de audit intern a dus la o actiune corectiva, care a avut ca rezultat si aprecierea auditorului ca un responsabil dinamic si eficace;

Responsabilitatile auditorului intern trebuie sa aiba in vedere ca adesea analiza cauzelor unei nereguli scoate la iveala existenta unor puncte slabe care isi au originea in insuficiente asupra carora responsabilul nu are un bun control. Cu aceasta ocazie, se observa ca solutiile trebuie sa vina pe cale ierarhica sau chiar de la nivelul organizatiei, daca sunt probleme de dimensiune culturala, de formare profesionala, de buget, de organizare, de natura informatica s.a.

Analogia auditor intern - manager, prezentata mai sus, reprezinta o situatie paradoxala, adesea intalnita, care ii stimuleaza logica celui auditat atunci cand constata ca auditorul intern confirma insuficientele semnalate chiar de el pe parcursul desfasurarii activitatilor practice.

Din aceasta prezentare rezulta ca, de fapt, in aceasta consta consilierea concreta si fara echivoc acordata managerului de catre auditorul intern;

c. Independenta totala a auditorilor interni

Functia de audit intern nu trebuie sa suporte influente si presiuni care ar putea fi contrare obiectivelor fixate. Standardele profesionale de audit intern definesc principiul independentei sub doua aspecte:

independenta compartimentului in cadrul organizatiei, de aceea el trebuie sa functioneze subordonat celui mai inalt nivel ierarhic;

independenta auditorului intern, prin practicarea obiectivitatii, adica auditorii interni trebuie sa fie independenti de activitatile pe care le auditeaza.

Independenta auditorilor interni trebuie sa aiba la baza eliminarea practicii de supraincarcare a auditorilor cu lucrari care nu ar trebui sa le revina lor. Spre exemplu: definirea de reguli si proceduri de lucru, exercitarea actiunilor de evaluare si supervizare ale salariatilor, chiar si temporar, participarea la elaborarea sistemelor informatice, activitatea de organizare, actiuni de control financiar propriu-zis sau inspectii s.a.

Fenomenul cel mai grav care rezulta de aici este ca auditorii aflati in aceasta situatie nu mai pot audita domeniul respectiv, deoarece si-au pierdut independenta si obiectivitatea. Daca apar asemenea cazuri, mai ales la entitati mici si mijlocii, cand din motive structurale suntem obligati sa incredintam auditorilor asemenea actiuni, se impune sa evaluam riscurile si consecintele inevitabile in timp.

Independenta si obiectivitatea sunt abateri de la functia de audit intern, care dauneaza eficacitatii si rigorii muncii de audit. Spre exemplu: Trebuie sa avem in vedere ca nu putem fi medic si pacient in acelasi timp, fara sa stabilim un diagnostic cel putin subiectiv.

Respectarea standardului privind independenta presupune unele reguli:

auditul intern nu trebuie sa aiba in subordine vreun serviciu operational;

auditorul intern trebuie sa aiba acces, in orice moment, la persoanele de la toate nivelele ierarhice, la bunuri, la informatii, la sistemele electronice de calcul;

recomandarile pe care le formuleaza sa nu constituie in nici un caz masuri obligatorii pentru management.

In practica, pentru asigurarea independentei dar si obiectivitatii auditorului, organizarea functiei de audit intern in subordinea nivelului ierarhic cel mai inalt nu este suficienta, ci in plus, trebuie ca fiecare auditor, in cadrul activitatilor pe care le desfasoara, sa dea dovada de obiectivitate, acesta fiind de altfel unul din principiile fundamentale ale codului deontologic.

Obiectivitatea auditorului intern inseamna sa realizezi o apreciere in totala neutralitate, inseamna a nu avea idei preconcepute, ci o atitudine impartiala. De aceea, standardele profesionale considera ca obiectivitatea este afectata si atunci cand auditorul auditeaza o entitate/ activitate/program a carei responsabilitate si-a asumat-o in cursul timpului.

Realizand ca idealul absolut nu va fi atins nici in audit, ca si in alte domenii, de aceea vorbim despre riscul de audit, un risc rezidual care ramane dupa trecerea auditorului intern. Obiectivitatea auditorului intern reprezinta scopul care trebuie atins, fiecare avand datoria sa faca tot posibilul pentru a se apropia cat mai mult de acest deziderat.

Independenta si obiectivitatea este deseori controversata, mai ales de catre auditorii interni care nu inteleg aceasta independenta atunci cand se afla intr-o structura ierarhica.

In realitate, independenta auditorului intern este supusa unei duble limitari:

auditorul intern, ca orice responsabil din organizatie, trebuie sa se conformeze strategiei si politicii directiei generale;

auditorul intern trebuie sa fie independent in exercitarea functiei sale, dar respectand standardele de audit intern. Aceasta este o limitare deontologica, dar neinsotita de sanctiune, si de aceea auditorul intern trebuie sa-si impuna in mod constient respectarea standardelor profesionale.

Din aceasta succinta prezentare rezulta ca, in materie de independenta, nu este suficienta nici atasarea structurii de audit la cel mai inalt nivel ierarhic, si nici urmarirea realizarii obiectivitatii. Practica in domeniu ne arata ca adevarata independenta a auditorului intern o constituie profesionalismul sau, deoarece daca este un profesionist va descoperi disfunctii importante, va face recomandari pertinente si se va implica in viata organizatiei prin imbunatatirea performantelor acesteia.

Auditul intern trebuie sa ajunga la nivelul de a fi capabil sa respecte principiul de a audita orice activitate si, in acelasi timp, sa fie constient ca se afla intr-o continua competitie cu propriile responsabilitati pentru a evita pierderea independentei de rutina.

Dupa prezentarea modului de ancorare a functiei de audit intern in viata entitatii, putem sa trecem la definirea conceptului de audit intern, care a insemnat o evolutie continua de-a lungul timpului.

In anul 1999, IIA din SUA a actualizat definitia auditului intern, in urma unui studiu efectuat cu 800 studenti, coordonat de auditorii in coordonarea universitatilor australiene, astfel :

Auditul intern este o activitate independenta si obiectiva, care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control detinut asupra operatiunilor, o indruma pentru a-i imbunatati operatiunile, si contribuie la adaugarea unui plus de valoare.

Auditul intern ajuta aceasta organizatie sa isi atinga obiectivele, evaluand, printr-o abordare sistematica si metodica, procesele sale de management al riscurilor, de control si de conducere a intreprinderii, si facand propuneri pentru a le consolida eficacitatea.

Exista autori[1] care considera ca folosirea cuvantului "activitate", pentru a defini auditul intern, in locul termenului de "functie" il situeaza pe responsabilul sau pe o pozitie subalterna, tinand cont ca o activitate este mai elementara decat o functie.

In lexicul "Cuvintele Auditului"[2] exista urmatoarea definitie a auditului, si anume: Auditul intern este in cadrul unei organizatii o functie - exercitata intr-o maniera independenta si cu mandat - de evaluare a controlului intern. Acest demers specific concureaza cu bunul control asupra riscurilor de catre responsabili.

In Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern din Romania este adoptata definitia data de IIA, in anul 1999, respectiv cea care este prezentata mai sus este considerata, in prezent, satisfacatoare si exhaustiva din punct de vedere al continutului.

In 2004, IIA a imbunatatit definirea conceptului de audit intern, prin implementarea unor termeni agreati tot mai mult in randul profesionistilor, asa cum rezulta din definitia prezentata in cele ce urmeaza:

Auditul intern este o activitate independenta, obiectiva de asigurare si de consultanta conceputa pentru a crea valoare si pentru a imbunatati operatiunile unei organizatii. Asista o organizatie in indeplinirea obiectivelor sale prin implementarea unei abordari sistematice si disciplinata in evaluarea si imbunatatirea eficacitatii managementului riscurilor, a controlului si a proceselor de guvernanta.