Formular de lichidare la ING

Formular de lichidare

Nume si prenume __________ ______ ____ _

Functia   __________ ______ ____ _

Agentie / Satelit __________ ______ ____ _

Ultima zi in agentie/satelit __________ ______ ____ _

* Se completeaza in 2 exemplare din care 1exemplar ramine in arhiva agentiei

3. Fluxul facturilor intre agentii si HO

Facturile lunare pentru utilitati - apa, telefon, energie electrica

In cazul in care valoarea facturii este mai mare de 50 lei , aceasta se va trimite obigatoriu la sediul central inainte de termenul scadent cu cel putin 5 zile, avind viza de control a AM.

Facturile de comisioane

SRL-urile vor trimite catre HO facturile completate in conformitate cu proforma trimisa in agentii.

Procedura decont cheltuieli de deplasare medici colaboratori

In cazul in care, pentru evaluarea evenimentelor asigurate pe clauze de sanatate, va fi necesara deplasarea medicului colaborator in alta localitate decat cea de resedinta, procedura de decontare a cheltuielilor va fi urmatoarea:

Departamentul Evenimente Asigurate va informa secretara agentiei despre medicul care va evalua evenimentul asigurat respectiv;

Dupa efectuarea vizitei, medicul va preda bonul de benzina (bilete tren, autobuz, etc) in agentie, precizand nr. de km parcursi;

Decontarea cheltuielilor se va face din fondul agentiei;

Secretara agentiei va trimite un Memo adresat departamentului Claim la care se vor atasa fotocopii dupa aceste documente. Originalul ramane in agentie si se ataseaza decontului de cheltuieli.

Departamentul Claim, dupa verificare, dispune plata catre Departamentul Financiar.

Departamentul Financiar reintregeste fondul agentiei cu suma respectiva.

4. Precizari referitoare la aplicarea Legii 348/2004 privind denominarea monedei nationale

Dupa cum stiti, la data de 1 iulie 2005, moneda nationala a Romaniei, leul, va fi denominata astfel incat 10.000 lei vechi, aflati in circulatie la aceasta data, vor fi preschimbati pentru 1 leu nou.

Incepind cu data de 01 iulie 2005 toate agentiile si satelitii ING Asigurari de Viata SA realizeaza conversia in moneda noua RON, a soldurilor finale la data de 30 iunie 2005 din registrele de casa pentru ROL si USD si din deconturile de cheltuieli, prin impartirea acestora la 10.000 (ex. sold final in registrul de casa la 30/06/2005 = 1.000.000 ROL / sold initial in registrul de casa la 01/07/2005 = 100 RON).

Toate inregistrarile din Registrul de casa si Decontul de cheltuieli incepind cu 01/07/2005 se fac doar in RON, indiferent de moneda incasata.

Se va lucra cu virgula ( ex. sold de 365.452 ROL = 36,55 RON )

Prezentarea componentei soldului de casa si a borderoului de depunere (monetarul) se va face in functie de structura numerarului existent, respectiv moneda noua si moneda veche dupa caz.

Actualele bancnote si monede, respectiv leii vechi, vor avea putere circulatorie pana la data de 31 decembrie 2006 .

5. Ghid de completare si de verificare a Registrului de Casa

Ca urmare a monitorizarii modului de completare a registrelor de casa din agentii si sateliti au rezultat o serie de erori repetitive. Pentru inlaturarea acestora va atasam urmatorul ghid de completare si verificare:

Suma din borderoul centralizator zilnic trebuie sa coincida cu suma chitantelor ING, respectiv suma incasata, si cu cea din documentul emis de banca (foaie de varsamant) sau de unitatea CEC (chitanta de depunere CEC), respectiv suma depusa.

Aceasta suma se regaseste in registrul de casa din ziua respectiva, ca "incasari prime conform borderou", respectiv "depunere prime conform borderou".

Pentru evitarea erorilor de inregistrare, se vor parcurge urmatorii pasi:

1. Verificarea sumei inscrise pe chitanta cu cea din cererea de asigurare;
2. Completarea borderoului de incasari zilnic, conform chitantelor ING;
3. Verificarea sumei chitantelor ING cu suma borderoului centralizator zilnic;
4. Verificarea sumei inscrise pe foaia de varsamant sau chitanta CEC cu totalul din borderou, respectiv cu suma inscrisa pe fiecare chitanta in parte, in cazul depunerilor la CEC;
5. Completarea registrului de casa, astfel:

sold ziua precedenta;

incasari prime asigurare conform borderou;

ridicare numerar banca (daca este cazul), conform dispozitiei de incasare;

restituirea in casierie a avansului nedecontat de AM, conform dispozitiei de incasare (daca este cazul);

depunere prime agigurari ING conform borderou;

rotunjiri (pentru depunerile la ING Bank);

plata numerar din casierie (ex. "avans AM", daca este cazul), coform dispozitiei de plata;

total rulaje;

total sume;

sold final.

Secretarele din agentii vor fi anuntate prin mail de erorile de inregistrare aparute, care apoi vor fi prinse in raportul lunar de erori in registrul de casa si registrele de copii chitante. Erorile de inregistrare in registrul de casa mai mici de 5,00 RON, rezultate din diferente intre suma din chitanta ING si borderoul zilnic centralizator, nu se vor mai corecta in registrul de casa, dar vor fi monitorizate si raportate lunar.

Cele care depasesc aceasta marja, vor fi corectate, prin modificarea registrului de casa pana la zi.

Vor fi corectate doar:

lipsa stampila ING pe chitante, borderouri, registru de casa;

lipsa semnaturi autorizate (secretara agentie, AM) pe borderouri si registru de casa;

lipsa specificatie "conform cu originalul" si semnatura pe chitantele ING care au modificate: suma (in cifre sau litere), data, nume sau prenume persoana asigurata;

numerotarea gresita a registrului de casa si lipsa copie numerotata dupa fila registru casa anulata;

lipsa imputernicire pentru drept de semnatura, sau pentru ridicare/depunere numerar banca ;

lipsa declaratie CAV cu privire la depunerea cu intarziere a primelor incasate ;

lipsa copii chitante ING si copii foi de varsamant sau de depunere CEC din dosarele cu raportari saptamanale;

in cazul in care soldul initial este 0 (zero), iar in registrul de casa s-a trecut atat la incasari cat si la depuneri o suma diferita de cea din borderou si din foaia de depunere, iar soldul final este tot 0 (zero), se poate face modificarea, la data respectiva, cu semnaturi (secretara si AM) si stampila ING;