Paralela intre inspectie si auditul intern

PARALELA INTRE INSPECTIE SI AUDITUL INTERN

Intre auditul intern si inspectie confuziile se amplifica, avand in vedere, pe de o parte, ca distinctiile sunt mai subtile si, pe de alta parte, faptul ca, atat auditorul intern, cat si inspectorul sunt salariati ai organizatiei. In practica, confuziile se accentueaza si datorita folosirii gresite a vocabularului, de exemplu auditori-inspectori, inspectii de audit sau atunci cand in practica auditorii interni si accepta sa efectueze actiuni de inspectie sau de control.

In continuare, prezentam o comparatie intre activitatea de inspectie si activitatea de audit intern in tabelul 5.4 - Paralela intre inspectie si auditul intern.

Tabelul 5.4 - Paralela intre inspectie si auditul intern

Inspectia are rolul de a verifica disfunctiunile, abaterile sau chiar fraudele, si modul de nerespectare a regulilor si de aceea este o activitate neanun­tata anticipat. Auditul intern, fiind o activitate planificata, care realizeaza o evaluare periodica, poate recomanda schimbarea regulilor invechite, care nu mai sunt aplicabile, sau poate propune implementarea unor reguli noi sau sisteme practice.

Inspectorul verifica persoane, nu functii sau sisteme, pe cand auditorul intern evalueaza activitati, compartimente, domenii, functii, programe s.a. prin analiza sistemului de organizare si functionare a acestora.

Auditorii interni trebuie sa fie constienti ca este posibil ca anumite aspecte sa nu le fi putut depista, dar in acelasi timp, pentru ceea ce au descoperit, trebuie sa fie convinsi ca acestea vor influenta in mod pozitiv organizatia, care va functiona mai bine ca inainte, astfel incat managerii sa poata spune: "Auditul intern a fost pe la mine si in consecinta pot dormi linistit."

Inspectorul poate veni oricand pentru instrumentarea unor constatari, pe cand auditorul intern vine pe baza unui plan de audit comunicat si aprobat anticipat.

Auditorii interni pot sa depisteze frauda si sa sesizeze managementul, dar aceasta nu este obligatoriu sarcina lor, ci aceea de a evalua sistemul de control intern si de a oferi o asigurare rezonabila managementului.

Auditul intern si inspectia nu au acelasi profil, astfel inspectorul are o mare autoritate, pe cand auditorul are o mare calitate pe baza aptitudinilor sale de comunicare. De aceea, auditorul intern poate fi tanar, poate evalua activitati conduse de mari specialisti, de oameni superiori lui, fara ca aceasta sa conteze prea mult, deoarece el vine sa analizeze si sa evalueze sisteme, sa aprecieze si sa ajute angajatii entitatii sa-si atinga obiectivele, pe baza unor standarde de buna practica recunoscute international.

In consecinta functia de audit si cea de inspectie, sunt amandoua importante si nu trebuie sa se excluda una pe cealalta, ci, dimpotriva, sa se sprijine si sa se informeze reciproc. In acelasi timp, nu trebuie sa uitam ca, inspectorul are obligatia sa informeze atat managerul cat si auditorul intern asupra rezulta­telor investigatiilor sale.

Daca controlul intern este organizat si raspunde managementului de linie, auditul intern este organizat in coordonarea managementului general, avand ca activitate principala evaluarea sistemului de control managerial.

In Romania, in prezent, problema inspectiei nu este rezolvata printr-un cadru normativ, dar se recomanda, daca se organizeaza sub forma unui compartiment, sa se afle in coordonarea managerului general. Astfel, eventualele abateri de la normele financiare si chiar fraude depistate de control sau de auditul intern, trebuie sa fie inaintate de manager pentru instrumentare inspectiei si apoi transmise, daca este cazul, in afara, la organele de specialitate pentru solutionare (Parchet, Politie s.a.).

In practica, nici activitatea de inspectie nu apreciem ca este potrivit sa se organizeze sub forma unui compartiment distinct, ci este recomandabil ca, atunci cand apar abateri grave sau fraude, sa se constituie comisii ad-hoc, cu cei mai potriviti specialisti, pentru instrumentarea lor. Managerul, in functie de rezultatele comisiei, va trebui sa stabileasca daca se impune transmiterea lor, in continuare, pentru cercetarea penala a rezultatelor investigatiei.

In entitatile unde aceste abateri sau fraude apar cu o oarecare frecventa pot fi constituite comisii permanente anuale sau numai pentru actiunile respective, pe principiul constituirii comisiilor parlamentare. In acest fel se realizeaza economii prin neinfiintarea compartimentelor permanente de inspectie in cadrul respectivelor organizatii.

In Romania, in cazul unei entitati publice, "actorii" care coexista pentru  asigurarea functionarii acesteia si atingerea obiectivelor stabilite, de regula, sunt:

administratorul sau managerul general - responsabilul cu modul de gestionare a resurselor organizatiei;

controlul financiar ex-ante - responsabilul cu controlul financiar preventiv, daca nu a fost inca desfiintat;

controlul intern - constituit din responsabilii tuturor compartimentelor din cadrul entitatii (directii, servicii, birouri), respectiv managementul de linie;

inspectorul - persoana sau echipa responsabila cu instrumentarea neregulilor sau fraudelor, care au aparut, sau care s-ar putea sa apara;

auditorul intern - responsabilul compartimentului de audit intern, constituit din minimum doua persoane, care ofera consiliere managementului general si il ajuta sa stapaneasca riscurile, cu care se confrunta entitatea, si ofera o asigurare rezonabila prin evaluarea sistemului de control managerial.

In tarile cu traditie in domeniul implementarii auditului intern, in structura entitatilor exista si functia de controlor sef, care:

supervizeaza functionarea sistemului de control intern, organizat de management prin disiparea acestuia pe fazele lantului procedural,

monitorizeaza implementarea recomandarilor auditorilor interni, care intotdeauna reprezinta o problema, atat pentru managementul general, cat si managementul de linie, datorita faptului ca sunt acaparati de activitatile curente.

Pentru Romania, avand in vedere recomandarile Comisiei Europene, privind eliminarea structurilor de con­trol financiar preventiv din structura entitatilor, s-ar putea sa reprezinte o solutie la nivelul ordonatorilor principali de credite, transformarea controlorului delegat care acorda viza CFP, in controlor-sef, avand ca atributii principale monitorizarea reorganizarii sistemului de control managerial, elaborarea procedurilor operationale de lucru si a registrelor de riscuri, in conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/2005 .

Aceasta idee este sprijinita si de faptul ca atat structura controlului financiar preventiv, cat si cea a viitorilor controlori-sefi din cadrul entitatilor vor fi constituite dintr-o singura persoana.

Autorii interni considera aceasta mutare ca fiind foarte benefica, atat pentru management, cat si pentru functia de audit intern, contribuind efectiv la asigurarea implementarii corecte si eficiente a sistemului de control managerial in cadrul organizatiei, imperativ indispensabil in conditiile aderarii Romaniei la UE si in vederea accesarii fondurilor comunitare de catre entitati.

In aceasta configuratie logica, auditorul este o componenta aparte, care trebuie sa se caracterizeze prin aceea ca:

- face ceea ce spune,

- este ceea ce se crede despre el si

- pare a deveni o necesitate absoluta.

O entitate care vrea sa-si imbogateasca cultura nu poate functiona fara asemenea "actori" in structura sa, si mai ales fara auditorii interni, care sunt "mentorii" entitatii si trebuie sa reprezinte "constiinta vie" a acesteia.

Din aceste considerente, credem ca se impune sa reprezinte o preocupare majora pentru managementul general, atat implementarea si consolidarea departamentului de audit intern in cadrul organizatiei, cat si cresterea profesionala a auditorilor interni in raport cu cresterea rapida a profesiei pe plan international, dar si national.

Totusi, trebuie sa avem in vedere ca auditorii interni au intotdeauna impresia ca daca ar fi coordonat ei activitatile auditabile din cadrul organizatiilor, acestea ar fi fost realizate mai corect.

Auditul intern nu este o activitate manageriala, ci o activitate care se desfasoara pe langa manager cu scopul de a-l ajuta si asista in actul managerial.

In acelasi timp, auditul intern trebuie sa reprezinte un canal de informatii suplimentar, independent si obiectiv, pentru terti, parteneri ai organizatiei, dar exact, echilibrat si eficient.

In practica, insa, auditul intern trebuie sa fie o ACTIVITATE PARALELA cu activitatea de management si are scopul de a efectua o evaluare obiectiva a activitatilor manageriale.