Recuperarea si raportarea debitelor

Ministerul Integrarii Europene (MIE), ca Autoritate de Management pentru POR, va avea responsabilitatea recuperarii oricaror fonduri, impreuna cu comisioanele bancare aferente platilor (daca este cazul) si dobanzile penalizatoare, din contributia financiara a CE si co-finantarea de la bugetul de stat, reprezentand plati necuvenite efectuate catre beneficiari.

Cu privire la recuperarea fondurilor, impreuna cu dobanda prevazuta in contract sau in Conventia de plata si/sau dobanda penalizatoare in cazul nerespectarii termenelor de plata, Organismele Intermediare, conform Acordurilor de Implementare semnate cu AM si in calitate de Autoritati contractante, vor avea urmatoarele sarcini:

Stabilirea si recuperarea sumelor de la beneficiari ca rezultat al:

rezilierii contractului de finantare ;

notificarii beneficiarului pentru restituirea unei anumite sume din finantarea primita ca urmare a constatarii unor cheltuieli neeligibile ;

sesizarii din partea organelor de specialitate (DLAF) printr-o nota de control asupra unor nereguli constatate ;

actului de sesizare a instantei in cazul identificarii unor situatii de schimbare a destinatiei fondurilor comunitare ;

primirii de catre Autoritatea de Management a unei note de debit din partea Comisiei Europene;

Notificarea beneficiarilor cu privire la sumele de rambursat, conturile bancare in care aceste fonduri trebuie rambursate, termenul scadent de rambursare, dobanda prevazuta in contract si cea penalizatoare aplicata in cazul intarzierii la plata;

In Notificare vor fi stipulate obligatoriu procentele din sumele de recuperat ce apartin contributiei financiare a CE si co-finantarii de la bugetul statului si a comisioanelor bancare aferente (daca este cazul).

1. Recuperarea debitelor

Organismele Intermediare vor avea obligatia recuperarii debitelor de recuperat de la beneficiari, impreuna cu dobanzile prevazute in contract, dobanzile penalizatoare si comisioanele bancare (daca este cazul).

Recuperarea debitelor se poate realiza prin :

Deducerea sumelor de recuperat din transele ulterioare de plata;

Rambursarea sumelor de catre beneficiari.

1.1. Deduceri din transele de plata ulterioare

Debitele de recuperat (inclusiv dobanzile prevazute in contract, dobanzile penalizatoare si comisioanele bancare aferente) din contributia financiara a CE si din co-finantarea de la bugetul statului, se vor deduce din platile ulterioare catre beneficiarii in cauza. Aceste deduceri sunt posibile numai in cazul in care implementarea proiectului este in derulare.

Cheltuieli neeligibile constatate de catre OI

In urma verificarilor, OI poate constata unele cheltuieli neeligibile, ulterior efectuarii unor plati catre beneficiari, dar inainte de primirea unei alte transe de rambursare a cheltuielilor.

La primirea Cererii de rambursare ulterioare constatarii debitului, OI va informa AM cu privire la suma ce trebuie retinuta beneficiarului din aceasta transa si o va inregistra in sistemul SMIS.

In cadrul AM, Serviciul Certificare Fonduri Structurale - DCPP va efectua verificarea modului de stabilire a debitului ce trebuie recuperat si va transmite la Serviciul Financiar si Evidenta Contabila Fonduri Nota de Autorizare a Platii in care va mentiona suma ce trebuie dedusa din transa respectiva.

SFECF va efectua plata transei diminuata cu contravaloarea debitului de recuperat, va inregistra in sistemul SMIS si va informa OI cu privire la plata efectuata.

Cheltuieli neeligibile constatate de catre DCPP - SCFS

Daca pe parcursul procesului de verificare a proiectelor, intreprins de catre AM pe baza de esantion (10%), aceasta din urma constata ca OI a avizat la plata cheltuieli neeligibile a caror valoare trebuie recuperata din transele urmatoare, se va urmari urmatoarea procedura:

SCFS va informa Organismul Intermediar cu privire la suma cheltuielilor neeligibile constatate ce se va recupera din transa urmatoare de plata;

Organismul Intermediar va instiinta beneficiarul cu privire la debitul de recuperat;

La primirea urmatoarei Cereri de rambursare din partea beneficiarului, SCFS va intocmi si va transmite SFECF Nota de Autorizare a Platii in care se va mentiona suma debitului ce trebuie dedus din transa respectiva;

SFECF va efectua plata transei diminuata cu contravaloarea debitului de recuperat, va inregistra in sistemul SMIS si va informa OI cu privire la plata efectuata.

1.2. Rambursarea sumelor datorate de catre beneficiari

In procesul de verificare a unui proiect, in urma vizitei la fata locului efectuata de catre OI sau AM, sau ca urmare a oricarui control efectuat de catre AM sau alt organism abilitat sa efectueze controlul (DLAF, OLAF, AC, CE, etc) se poate constata ca beneficiarul a incalcat clauzele contractuale, a fraudat, nu a realizat obiectivele proiectului, se afla in conflict de interese, etc. In aceste cazuri, se poate dispune rezilierea contractului de finantare si recuperarea tuturor sumelor platite acestuia.

Rezilierea contractului se poate face numai de catre Autoritatea Contractanta (OI), dar masura solicitarii recuperarii debitelor o pot dispune Autoritatea de Management, Autoritatea de Certificare, Comisia Europeana, alte organisme abilitate.

Daca dupa verificarea ex-post a unui proiect se constata cheltuieli neeligibile rambursate beneficiarului sau chiar comiterea unei fraude, sumele primite de beneficiar ca finantare nerambursabila trebuiesc recuperate.

Oganismul Intermediar, in calitate de Autoritate Contractanta, va avea sarcina recuperarii debitelor.

1.3. Masuri intreprinse de catre OI pentru recuperarea debitelor

OI va transmite beneficiarului o Notificare ce va contine:

Sumele primite necuvenit si obligatia de a le rambursa;

Termenul de rambursare a sumelor sub sanctiunea calcularii unor dobanzi prevazute in contract, in cazul nerespectarii acestuia;

Contul bancar in care trebuie sa se faca restituirea (va fi indicat contul MIE din care s-au efectuat platile).

OI va transmite o copie a Notificarii la AM, Serviciului Certificare Fonduri Structurale din cadrul DCPP si va inregistra beneficiarul in Registrul Debitorilor.

Daca beneficiarul nu returneaza sumele in termenul stabilit, OI va initia procedura de conciliere directa prevazuta in Codul de procedura civila, obligatorie in cazul disputelor comerciale.

In cazul in care beneficiarul nu este de acord cu cererea OI de rambursare a sumei respective, sau daca nu da curs invitatiei la conciliere directa, OI va pregati Cererea de chemare in judecata a beneficiarului, care va fi transmisa acestuia cat mai curand posibil si in conformitate cu prevederile impuse de procedura in domeniu.

OI va calcula si dobanzile penalizatoare, in conformitate cu conditiile generale ale contractului, iar suma rezultata va fi specificata in cererea principala, impreuna cu debitul initial, in fata instantei de judecata.

1.4. Masuri intreprinse de catre AM pentru recuperarea debitelor

In cazul in care Organismele Intermediare intampina greutati in recuperarea debitelor, si nu numai atunci, AM poate solicita Directiei Control si Antifrauda din cadrul MIE efectuarea unui control la sediul beneficiarului care se afla in situatia comiterii unei iregularitati sau fraude, pentru a incheia un Proces-verbal de control. Procesul-verbal de control va avea rol de titlu executoriu si va putea fi transmis la ANAF pentru executare silita.

2. Monitorizarea si raportarea debitelor

Organismele Intermediare vor tine evidenta debitelor de recuperat printr-un Jurnal al debitorilor in care se vor regasi:

Numele beneficiarului;

Codul proiectului;

Valoarea contractului;

Sumele de recuperat (debite, comisioane bancare si dobanzi) esalonate in cazul existentei unei Conventii de plata;

Sumele recuperate si data recuperarii lor;

Sumele ramase de recuperat;

Actiunile intreprinse pentru recuperarea debitelor.

Aceasta evidenta va fi transmisa lunar, pana in 10 ale lunii pentru luna anterioara Directiei Certificare si Plati Programe din cadrul MIE.

Sumele de recuperat vor fi virate in conturile MIE de unde s-au efectuat platile.

Pe masura incasarii de la beneficiari a debitelor de recuperat, DCPP prin Ofiterii de contract responsabili va instiinta Organismele Intermediare cu privire la sumele recuperate si va introduce informatiile in sistemul SMIS.

OI va detalia o procedura ce se va urmari in cazul recuperarii debitelor, pe care o va transmite AM spre avizare.

3. Recuperarea debitelor de catre AM, ca Autoritate Contractanta in cazul contractelor de asistenta tehnica

3.1. Procedura de recuperare a debitelor

Debitele de recuperat (inclusiv dobanzile prevazute in contract, dobanzile penalizatoare si comisioanele bancare aferente) din contributia financiara a CE si din co-finantarea de la bugetul statului, se vor deduce din platile ulterioare catre beneficiarii in cauza. Aceste deduceri sunt posibile numai in cazul in care implementarea proiectului este in derulare. Daca aceasta deducere nu este posibila, atunci beneficiarul va trebui sa ramburseze sumele care au fost folosite incorect.

1. Cand Autoritatea de Management va decide rezilierea unui contract pentru care a fost deja platita o anumita suma, se vor intreprinde urmatoarele actiuni:

Directia din cadrul Autoritatii de Management, care va initiaza rezilierea contractului va trimite propunerea de reziliere in termen de 15 zile de la semnarea ei de catre Conducatorul Autoritatii de Management, catre Directia Juridica spre analiza si emiterea unui punct de vedere;

Directia Juridica va pregati toate documentele necesare si va trimite, in termen de 10 zile, Serviciului Certificare Fonduri Structurale o Nota privind rezilierea contractului ce va contine si solicitarea calcularii sumelor de recuperat de la beneficiar;

SCFS, in termen de 7 zile de la primirea solicitarii, va trimite Directiei Juridice o Nota continand sumele platite beneficiarului si comisioanele bancare aferente platilor respective ce trebuie recuperate (cand este cazul);

Directia Juridica va trimite in termen de 15 zile de la primirea SCFS o instiintare catre beneficiar cu privire la rezilierea contractului. Instiintarea catre beneficiar va contine motivele rezilierii contractului, sumele primite necuvenit si obligatia beneficiarului de a le rambursa, termenul de rambursare al acestora (conform prevederilor contractului), sub sanctiunea calcularii unor dobanzi prevazute in contract, in cazul in care acest termen nu se respecta si detaliile privind contul bancar in care fondurile trebuie returnate;

In situatia in care beneficiarul va solicita in scris clarificari cu privire la motivele de reziliere a contractului, Directia Juridica, in urma consultarii cu SCFS va formula un raspuns pe care il va trimite beneficiarului in termen de 5 zile de la data primirii solicitarii clarificarilor;

Daca debitul se va recupera integral in termenul de plata prevazut in contract, dosarul se va arhiva;

In cazul in care beneficiarul nu efectueaza plata pana la expirarea termenului prevazut in contract, Autoritatea de Management, prin Directia Juridica va initia procedura de conciliere directa;

In cazul in care beneficiarul nu este de acord cu cererea Autoritatii de Management de a rambursa sumele respective, sau daca nu da curs invitatiei la concilierea directa, Autoritatea de Management va pregati Cererea de chemare in judecata a beneficiarului, care va fi trimisa acestuia cat mai curand posibil si in conformitate cu prevederile impuse de procedura in domeniu;

Cand este luata decizia de chemare in judecata a beneficiarului, Directia Juridica va aduce la cunostiinta SCFS printr-o Nota, inceperea actiunii judecatoresti si poate solicita calculul dobanzilor penalizatoare, in conformitate cu conditiile generale ale contractului. Suma rezultata va fi specificata in cererea principala, impreuna cu debitul initial, in fata instantei de judecata.

Autoritatea de Management poate fi sesizata de organele de specialitate (ex. DLAF, OLAF) printr-o Nota de control asupra unor nereguli constatate in derularea contractelor de finantare si in utilizarea finantarii nerambursabile. In aceasta situatie:

Directia Juridica va lua act de concluziile Notei de control si va solicita printr-o Adresa, in termen de maxim 10 zile, SCFS sa se pronunte asupra aspectelor  financiare constatate, in vederea formularii si trimiterii unui raspuns;

In urma instiintarii primite de la Directia Juridica, SCFS va raspunde acesteia, in maxim 10 zile, cu privire la aspectele constatate in urma controlului;

Adresa de raspuns catre organul de control va fi transmisa de catre Directia Juridica in termen de maxim 30 zile de la data inregistrarii Notei de control;

Daca Autoritatea de Management isi va insusi concluziile Notei de control, Directia Juridica va demara procedura de notificare a beneficiarului in vederea recuperarii finantarii necuvenite si va informa despre aceasta, printr-o Adresa, SCFS;

In redactarea si intocmirea Deciziei de reziliere/ Notificare de restituire se vor respecta, dupa caz, procedura prevazuta la punctul 1;

La momentul primirii Adresei de recuperare a finantarii necuvenite, Directia Juridica va verifica perioada de valabilitate a contractului si va lua, daca este cazul, masurile necesare in vederea scurtarii termenelor procedurale astfel incat notificarea beneficiarului sa se efectueze in cadrul perioadei de valabilitate a contractului.

Pe parcursul sau dupa terminarea perioadei de executie a proiectului, Autoritatea de Management poate sesiza organele de urmarire penala atunci cand exista suspiciuni cu privire la destinatia fondurilor comunitare:

Sesizarea va fi intocmita si transmisa de catre Directia Juridica organelor de specialitate si in copie, spre informare, SCFS;

SCFS va fi informata despre solutionarea sesizarii de catre Directia Juridica, printr-o Nota, in termen de 15 zile de la data comunicarii rezolutiei;

Daca prin rezolutie se vor constata aspecte ce tin de nerespectarea dispozitiilor contractuale si se va dispune inceperea procedurii de recuperare a finantarii, se va urmari procedura de la punctul 1.

3.2. Procedura de conciliere directaa

Daca beneficiarul nu ramburseaza sumele respective in termenul prevazut in contract, Directia Juridica va initia procedura de conciliere directa prevazuta in Codul de Procedura Civila, obligatorie in cazul disputelor comerciale;

Intalnirea va fi programata intr-un termen de 61/45 zile (conform prevederile contractului) de la data confirmarii primirii Notificarii de catre beneficiar. Directia Juridica va instiinta printr-o Nota, SCFS cu privire la inceperea procedurii de conciliere directa, in termen de 5 zile de la initierea procedurii; SCFS va desemna pentru participarea la conciliere Supervizorul de contracte sau Ofiterul de contract responsabil, dupa caz;

Rezultatele intalnirii de conciliere vor fi consemnate intr-un proces verbal de conciliere care va fi comunicat in copie SCFS;

In cazul in care, in timpul procedurii de conciliere directa, beneficiarul solicita reanalizarea situatiei financiare a dosarului si recunoasterea unor cheltuieli ca fiind eligibile, Directia Juridica va intocmi o Adresa pe care o va trimite SCFS in termen de 5 zile de la data intalnirii si care va contine dupa caz, rezultatul concilierii, actele depuse de beneficiar, motivatia acestuia in sustinerea cererii de reanalizare a partii financiare a dosarului si un termen pentru formularea raspunsului care sa permita Directiei Juridice incadrarea in termenele procedurale;

SCFS va reanaliza dosarul financiar, prin Ofiterul de contract responsabil si in termen de maxim 5 zile de la data primirii Adresei va comunica Directiei Juridice rezultatul acestei actiuni, comunicand sumele datorate, daca acestea s-au modificat;

In cazul in care, in timpul procedurii de conciliere directa, beneficiarul solicita incheierea unei Conventii de plata, Directia Juridica va intocmi o Adresa pe care o va trimite SCFS in vederea calcularii dobanzilor contractuale, care vor fi mentionate in cadrul conventiei;

Directia Certificare si Plati Programe va comunica Directiei Juridice, in termen de maxim 5 zile de la data primirii Adresei sumele aferente dobanzilor contractuale astfel incat conventia de plata sa poata fi semnata de partile implicate;

In cazul in care beneficiarul nu este de acord cu cererea Autoritatii de Management de a rambursa sumele respective, sau daca nu da curs invitatiei la concilierea directa, Directia Juridica va pregati Cererea de chemare in judecata a beneficiarului, care va fi trimisa acestuia cat mai curand posibil si in conformitate cu prevederile impuse de procedura in domeniu;

Cand este luata decizia de chemare in judecata a beneficiarului, Directia Juridica va aduce la cunostinta SCFS, printr-o Nota, inceperea actiunii judecatoresti si poate solicita calculul dobanzilor penalizatoare, in conformitate cu conditiile generale ale contractului. Suma rezultata va fi specificata in cererea principala, impreuna cu debitul initial, in fata instantei de judecata.

3.3. Conventia de plata

Conform prevederilor contractului, Autoritatea de Management si beneficiarii vor putea conveni, in urma concilierii directe, asupra unei esalonari a rambursarii sumelor, pe baza unei Conventii de plata.

Directia Juridica va primi Cererea de semnare a unei Conventii de plata si va solicita SCFS calculul dobanzilor contractuale aferente ratelor de rambursare stabilite.

Dupa primirea sumelor dobanzilor contractuale aferente fiecarei rate de rambursare, Directia Juridica va trimite Conventia de plata spre aprobare Conducatorului Autoritatii de Management.

Dupa semnarea si aprobarea Conventiei de plata, Directia Juridica va trimite SCFS o informare cu privire la elementele importante ale Conventiei, insotita de o copie a Memorandum-ului de aprobare a acesteia.

Directia Juridica si Directia Certificare si Plati Programe - SCFS vor tine evidenta Conventiilor de plata incheiate cu beneficiarii.

Daca beneficiarul nu respecta prevederile Conventiei de plata, Directia Juridica va apela la instanta judecatoreasca competenta pentru recuperarea sumelor, inclusiv a dobanzilor penalizatoare. La cererea Directiei Juridice, SCFS va calcula debitul existent si dobanzile penalizatoare.

3.4. Calculul dobanzilor prevazute in contractul de finantare

Daca beneficiarii nu returneaza sumele datorate in termenele stabilite in notificare (exceptand situatia in care beneficiarii sunt organisme publice, departamente guvernamentale sau alte state membre UE), la debitele existente se vor adauga dobanzile calculate in conformitate cu prevederile contractului de finantare.

Dobanda se va calcula din prima zi in care termenul limita de efectuare a platii a expirat, intre data termenului limita (inclusiv) si data efectuarii platii (exclusiv).

Dobanda ce va fi platita de catre beneficiar se va calcula dupa cum urmeaza:

Debit initial x numarul de zile de intarziere x rata dobanzii de referinta

:100

365

3.5. Calculul dobanzilor penalizatoare

Daca beneficiarul nu respecta termenele de rambursare a sumelor prevazute in Conventia de plata, la debitul initial si la dobanzile contractuale se vor adauga dobanzi penalizatoare calculate in conformitate cu prevederile Legislatiei romane in vigoare.

Dobanzile penalizatoare se vor aplica la ratele neachitate la termenul scadent, mai putin dobanzile contractuale.

3.6. Recuperarea  sumelor datorate de catre beneficiari

In urma rezilierii contractelor sau a constatarii de cheltuieli neeligibile si a notificarilor trimise pentru recuperarea fondurilor, beneficiarii vor fi instiintati de catre Directia Juridica cu privire la obligatia returnarii sumelor in contul in RON al Autoritatii de Management.

Procentele in care sumele se vor returna, aferente contributiei financiare a CE si co-finantarii de la bugetul de stat, sunt aferente procentelor contributiei pe fiecare sursa de finantare, in baza carora au fost efectuate platile de catre MIE.

Daca beneficiarii nu ramburseaza debitele in 60/45 zile de la primirea notificarii, la sumele respective se vor adauga dobanzi calculate conform prevederilor contractului (la cererea Directiei Juridice).

Daca sumele de recuperat nu sunt incasate intr-un termen de 30 zile de la data stabilita prin procedura de conciliere, Directia Juridica va apela la instanta competenta de judecata pentru recuperarea debitelor si a dobanzilor penalizatoare.

Beneficiarii vor fi obligati si la acoperirea costurilor generate de recuperarea fondurilor cum ar fi: cheltuieli de judecata, taxe de timbru, onorarii avocati, comisioane bancare, etc.

Comisioanele bancare aferente transferului sumelor de recuperat de la beneficiari catre Autoritatea de Management vor fi achitate de catre beneficiari.

3.7. Monitorizarea debitelor de recuperat

Directia Certificare si Plati Programe va tine evidenta debitelor de recuperat aferente contractelor de asistenta tehnica printr-un Jurnal al debitorilor in care se vor regasi:

Numele beneficiarului

Codul proiectului

Valoarea contractului

Sumele de recuperat (debite, comisioane bancare si dobanzi) esalonate in cazul existentei unei Conventii de plata;

Sumele recuperate si data recuperarii lor

Sumele ramase de recuperat.

Pe masura incasarii de la beneficiari a debitelor de recuperat, SCFS prin Ofiterii de contract responsabili va actualiza Jurnalul debitorilor si va instiinta Directia Juridica cu privire la sumele recuperate. Totodata, SCFS va trimite catre Directia Juridica, de doua ori pe luna, copii ale extraselor de cont care atesta recuperarea debitelor de la beneficiari.