Strucutura organizatorica a unitatilor economice

Strucutura organizatorica a unitatilor economice

Notiunea si cerintele structurii organizatorice

Structura organizatorica reprezinta ansamblul compartimentelor si persoanelor unei unitati economico-sociala,modul in care acestea sunt plasate intr-o configuratie coerenta precum si ansamblul relatiilor stabilite intre ele.Pentru a putea indeplini in bune conditii obiectivele activitatii unei unitati economice structura organizatorica trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:

a)     sa fie elastica adica sa poata fi adaptata operativ la modificarile care apar in activitatea economica a intreprinderii in sensul de a elimina sau de a adauga legaturi sau compartimente in functie de necesitati

b)    sa asigure respectarea unitatii de conducere la fiecare nivel ierarhic in sensul ca fiecare executant trebuie sa primeasca dispozitii de la un singur sef eliminand posibilitatea ivirii unor dispozitii contrare la aceeasi persoana

c)     sa asigure aplicarea principiilor de organizare structurala ,de grevare a managerilor de o serie de atributii care tin de un anumit grup de activitati si pentru care exista toate elementele informationale necesare luarii unor decizii la nivelele de conducere inferioare.

In cadrul structurii organizatorice deosebim 2 componente principale :

1. structura de conducere care cuprinde ansamblul posturilor de conducere aflate la nivel superior si a posturilor din subunitatilor structurale care servesc direct sau indirect productia facand ca prin deciziile lor sa asigure conditii tehnice si organizatorice pentru buna desfasurare a procesului de productie
2. structura de productie care cuprinde elemente productive concretizate in gruparea lor pe grupuri de oameni dupa principii legate de obiectul fabricatiei ,respectiv scopul final al unitatii respective

Elementele componente ale structurii organizatorice

Structura organizatorica ca element component esential al structurii de conducere are urmatoarele componente: posturile,functiile,norma de conducere,nivelurile ierarhice,compartimentele,relatiile organizationale.

Postul reprezinta cea mai simpla unitate organizatorica si consta in ansamblul obiectivelor,sarcinilor,autoritatii si responsabilitatii care in mod regulat revin spre exercitare unui component al unei unitati economice.Obiectivele postului denumite si obietive individuale reprezinta definirea calitativa si daca este posibi si cantitativa a scopurilor avute in vedere prin crearea sa.Realizarea obiectivelor se efectueaza prin intermediul sarcinilor

Sarcina e un proces de munca simplu sau componenta de baza a unui proces de munca complex care prezinta autonomie operationala si care este efectuata de o singura persoana.Limitele in cadrul carora titularii de posturi pot actiona in vederea realizarii obiectivelor individuale constituie competenta sau autoritatea formala asociata postului

Ultima componenta organizationala a postului o reprezinta responsabilitatea adica obligatia care revine titularului postului pe linia indeplinirii obiectivelor individuale si a efectuarii sarcinilor aferente

Functia reprezinta totalitatea posturilor care au aceleasi caracteristici principale referitoare la obiective,sarcini,autoritate si responsabilitate.In functie de natura si amploarea obiectivelor sarcinii,autoritatii si responsabilitatii functiile se impart in 2 tipuri:

de conducere

de executie

Functia de conducere se caracterizeaza printr-o sfera mai lunga de competente si responsabilitati referitoare la obiectivele colectivului conducator

Functia de executie se caracterizeaza prin obiective individuale limitate carora le sunt asociate competente si responsabilitati mai reduse iar sarcinile incorporate nu implica luare de decizii privind munca altor titulari de posturi

Norma de conducere reprezinta numarul de persoane sau de compartimente pe care le poate coordona nemijlocit in mod eficient un cadru de conducere si care depinde de cantitatea de informatii,de metodele obtinerii prelucrarii si transmiterii acestora de dispersia teritoriala a componentelor sistemului operational de capacitatea organizatorica si nivelul de pregatire atat a managerilor cat si a subordonatelor

Numarul conditiilor depind si de nivelul ierarhic la care se exercita conducerea.La nivelurile ierarhice inferior unde legaturile caracteristice sunt directe,frecventa legaturilor este destul de mare iar durata fiecaruia dintre legaturi luata separat este redusa in acest caz norma de conducere este mai mare.La nivelurile ierarhice superioare ale conducerii unitatilor unde caracteristice sunt legaturile mai complexe frecventa legaturilor mai reduse iar durata este mai mare ca urmare a complexitatii si varietatii problemelor asupra carora urmeaza sa se ia decizii obiectivelor,sarcinilor si responsabilitatilor,in acest caz norma de conducere este mai mica.

Compartimentele reprezinta ansamblul persoanelor care efectueaza activitati precis determinate de regula pe acelasi amplasament care contribuie la realizarea aceloras obiective si care sunt subordonate aceluiasi cadru de conducere.In activitatile industriale aceasta subdiviziune organizatorica ia forma unor ateliere,sectii,laboratoare,servicii,birouri.In functie de obiectivele atributiile de sarcinile realizate de competentele si responsabilitatile circumscrise si de modul exercitarii lor sunt compartimente operationale si functionale

Compartimentele operationale se caracterizeaza prin faptul ca fabrica produse sau parti de produse(sectiile de productie)sau favorizeaza unele servicii(aprovizionarea,transport).Pentru realizarea acestor sarcini a caror responsabilitate o poarta conducatorii lor au dreptul si obligatia de a da dispozitii si de a solicita asistenta de specialitate de la compartimentele functionale

Compartimentele functionale se caracterizeaza prin faptul ca pregatesc deciziile pentru conducerea superioara si medie a intreprinderii si acorda asistenta de specialitate atat compartimentelor fucntionale cat si operationale

Nivelurile ierarhice reprezinta pozitia pe are se situeaza toate functiile si compartimentele care au acelasi grad de subordonare fata de conducerea intreprinderii.Ansamblul liniilor iererhice stabilite intre diferite compartimente amplasate pe niveluri ierarhice formeaza piramida ierarhica.

Forma piramidei ierarhice depinde de urmatoarele elemente:

1. Marimea intreprinderii:piramida avand o forma aplatizata intr-o intreprindere cu numar redus de personal si de niveluri ierarhice
2. Gradul de delegare a autoritatii cu care se afla in raport invers proportional inaltimea piramidei fiind mai mica in intreprinderea cu un grad mare de delagare a autoritatii
3. In functie de gradul de autonomie cu care se afla in raport invers proportional

Avantajele pe care le prezinta o structura organizatorica reprezentata printr-o piramida :

asigura comunicatii directe

asigura apropierea conducerii de productie

asigura operativitate si rapiditate in luarea deciziilor

asigura un sistem informational fara obstacole si cheltuieli mai mici cu retributia personalului de conducere

Dezavantaje:

ansamblul problemelor e mai greu de cuprins

personalul de conducere e incarcat excesiv

deciziile pot avea un anumit grad de subiectivism si o centralizare excesiva

Structura organizationala reprezintata printr-o piramida inalta prezinta urmatoarele avantaje:

asigura studierea aprofundata a problemelor care trebuie rezolvate

deciziile sunt fundamentate stiintific

se creaza compartimente si functii specializate

Dezavantaje:

se prelungeste circuitul informational si apare distorsiunea informatiilor

apar fenomene de incetinire in luarea deciziilor

scade responsabilitatea si cheltuieli mai mari privind salarizarea personalului de conducere

Relatiile organizationale sunt concretizate prin modul in care se face transmiterea reciproca de informatii privind activitatea desfasurata .In functie de caracteristicile lor de natura si modul de manifestare a comperitiilor si responsabilitatilor relatiile organizationale se impart in 3 categorii:

de autoritate

de cooperare

de control

Relatiile de autoritate se instituie ca rezultat al diferitelor acte si norme elaborate de conducerea intreprinderii.Exista 3 tipuri de relatii de autoritate: ierarhice,functionale,de stat major

Relatiile ierarhice asigura unitatea de actiune a intrepinderii si stabilesc raporturile nemijlocite dintre titularii posturilor de conducere si cei ai posturilor de executie

Relatiile functionale se stabilesc intre 2 compartiment de munca dintre care unul are asupra celuilalt autoritate functionala

Relatiile de stat major se stabilesc atunci cand unor persoane sau colective li se delega de catre conducerea unitatii sarcina solutionarii unor probleme care afecteaza obiectivele unuia sau mai multor compartimente

Relatiile de cooperare se stabilesc intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic care apartin unor compartimente diferite

Relatiile de control apar intre organismele specializate de control si celelalte subdiviziuni organizatorice

Organigrama.Notiunea de organigrama si rolul ei

Organigrama este reprezentarea grafica intr-o forma schematica pe baza unor reguli de redactare bine definite a structurii formale de organizare a intreprinderii sau a unui sector al acesteia.

Organigrama seveste ca instrument de informare si de studiu pentru tot personalul intreprinderii  dar in primul rand pentru cadrele acesteia de conducere.

Motivele pentru care organigrama e importanta sunt urmaroarele:

asigura in mare masura un cadru organizat de desfasurare a activitatilor din intreprindere;

datorita organigramei cadrele de conducere si intregul personal al intreprinderii au posibilitatea sa cunoasca intreprinderea in ansamblu si sa-si vada rolul individual integrat in ansamblul structurat al acesteia;

pe baza organigramei dubla subordonare si diminuarea responsabilitatilor care reprezinta deficientele cele mai grave ale unei structuri pot fi rapid constatate si inlaturate;

prin analiza organigramei se pot evidentia relativ usor functiile duble, eventualele conflicte de competenta si autoritate care se nasc intre titularii unor posturi.

Pentru ca informatiile prezentate in organigrama sa fie clare si usor accesibile trebuie ca aceasta sa fie:

simpla, adica sa prezinte elementele esentiale ale structurii excluzand informatiile care o incarca inutil si care sunt  greu de inteles

sa urmeze reguli de constructie bine definite astfel incat reprezentarea elementelor structurale sa aiba aceeasi semnificatie pentru intregul prsonal.

Intr-o acceptiune mai recenta notiunea de organigrama este mai complexa fiind definita ca model al relatiilor, responsabilitatii si autoritatii precum si a cailor de comunicatie.

Clasificarea organigramelor

In functie de natura structurilor reprezentate deosebim:

a)     organigrama efectiva (reala sau actuala) - este reprezentarea schematica a structurii de organizare a intreprinderii asa cum functoneaza efectiv la un moment dat

b)     organigrama rationala care rezulta din inlaturarea deficientelor de organizare acumulate treptat in structura intreprinderii si evidentiate de organigrama efectiva

c)     organigrama optima concretizeaza imbonarea principiilor rationale de organizare cu posibilitatile reale umane si materiale ale intreprinderii

Dupa continut:

a)     organigrama de structura - reprezinta legaturile ce definesc pozitia in intreprindere a diferitelor persoane sau compartimente , unele in raport cu altele

b)     organigrama functionala - reprezinta legaturile care definesc participarea diferitelor persoane sau compartimente la realizarea fiecaruia dintre functiunile intreprinderii

c)     organigrama pe functie este cea care prezinta functiile ocupate de cadrele intreprinderii

d)     organigrama nominativa reprezinta structurile detaliate de organizare a compartimentelor si functiile componente ale acesteia.

Dupa forma de prezentare:

a)     organigrama piramidala ordonata de sus in jos

b)     organigrama cu citire de la stanga la dreapta care prezinta avantajele ca se desfasoara in sensul de citire

c)     organigrama normalizata prezinta avantajul ca furnizeaza intr-un format normalizator si relativ redus un volum apreciabil de informatii privind ansamblul compartimentelor si persoanelor din unitate

d)     organigrama circulara

e)     organigrama sub forma de steag