Verificarea eligibilitatii cheltuielilor pe baza documentelor justificative

Beneficiarul intocmeste Cererea de Rambursare in 3 exemplare si transmite la Organismul Intermediar 2 exemplare, insotite de un set complet de copii dupa documentele justificative. Un exemplar al Cererii de Rambursare, insotit de documentele justificative in original, va ramane la sediul Proiectului.

Cererea de Rambursare a Beneficiarului trebuie sa fie insotita de urmatoarele documente justificative:

copiile facturilor;

copiile documentelor care atesta plata (ex. ordine de plata, extrase de cont);

copie dupa Garantia de buna executie pentru servicii;

copie dupa Garantia de buna executie pentru lucrari;

copii ale proceselor verbale pe faze determinante;

copii dupa devizele financiare pentru servicii;

copii ale certificatelor de origine;

declaratia privind veniturile nete din proiect;

documente ce atesta daca beneficiarul este platitor de TVA;

alte documente relevante.

Cererea de Rambursare in original, impreuna cu toate aceste documente in copie, alcatuiesc Dosarul Cererii de Rambursare al Beneficiarului, dosar ce va fi depus la Organismul Intermediar.

Verificarea achizitiilor

Verificarea cheltuielilor efectuate de catre beneficiar se face luand in considerare bugetul aprobat din contractul de finantare. Se va urmari incadrarea sumelor cheltuite in limitele bugetului aprobat.

In functie de continutul bugetului, se va avea in vedere in primul rand verificarea urmatoarelor aspecte:

verificarea modului in care au fost respectate procedurile de achizitie in cadrul proiectului;

daca bunul, serviciul sau lucrarile achizitionate sunt destinate exclusiv realizarii proiectului;

eligibilitatea TVA aferenta contractelor de achizitii;

documentele de plata ale beneficiarului catre prestator sau executant;

daca se incadreaza in limitele bugetului aprobat.

1.1. Introducere

Termeni

a) contract de achizitie publica - contractul care include si categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din OUG nr. 34/2006, cu titlu oneros, incheiat in scris intre una sau mai multe autoritati contractante, pe de o parte, si unul sau mai multi operatori economici, pe de alta parte, avand ca obiect executia de lucrari, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, in sensul prezentei ordonante de urgenta;

b) procedura de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractanta si de catre candidati/ofertanti pentru ca acordul partilor privind angajarea in contractul public sa fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitatia deschisa, licitatia restransa, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de solutii;

c) acord-cadru - intelegerea scrisa intervenita intre una sau mai multe autoritati contractante si unul sau mai multi operatori economici, al carei scop este stabilirea elementelor/conditiilor esentiale care vor guverna contractele de achizitie publica ce urmeaza a fi atribuite intr-o perioada data, in mod special in ceea ce priveste pretul si, dupa caz, cantitatile avute in vedere;

d) documentatie de atribuire - documentatia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul contractului de achizitie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva;

e) operator economic - oricare furnizor de produse, prestator de servicii sau executant de lucrari - persoana fizica/juridica, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executie de lucrari;

f) candidat - oricare operator economic care a depus candidatura in cazul unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog competitiv;

g) candidatura - documentele prin care un candidat isi demonstreaza situatia personala, capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, situatia economica si financiara, capacitatea tehnica si profesionala, in vederea obtinerii invitatiei de participare pentru depunerea ulterioara a ofertei, in cazul aplicarii unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog competitiv;

h) ofertant - oricare operator economic care a depus oferta;

i) concurent - oricare operator economic care a prezentat un proiect in cadrul unui concurs de solutii;

j) oferta - actul juridic prin care operatorul economic isi manifesta vointa de a se angaja din punct de vedere juridic intr-un contract de achizitie publica; oferta cuprinde propunerea financiara si propunerea tehnica;

k) propunere tehnica - parte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din caietul de sarcini sau, dupa caz, din documentatia descriptiva;

l) propunere financiara - parte a ofertei ce cuprinde informatiile cu privire la pret, tarif, alte conditii financiare si comerciale corespunzatoare satisfacerii cerintelor solicitate prin documentatia de atribuire;

m) acceptarea ofertei castigatoare - actul juridic prin care autoritatea contractanta isi manifesta acordul de a se angaja juridic in contractul de achizitie publica care va fi incheiat cu ofertantul a carui oferta a fost desemnata castigatoare;

n) contractant - ofertantul care a devenit, in conditiile legii, parte intr-un contract de achizitie publica;

o) intreprindere publica - persoana care desfasoara activitati economice si asupra careia se exercita direct sau indirect, ca urmare a unor drepturi de proprietate, a participatiilor financiare sau a regulilor specifice prevazute in actul de infiintare a intreprinderii respective, influenta dominanta a unei autoritati contractante, astfel cum este definita aceasta la art. 8 lit. a), b) sau c) din OUG nr.34/2006 ; prezumtia de exercitare a influentei dominante se aplica in orice situatie in care, in raport cu o astfel de persoana, una sau mai multe autoritati contractante definite conform art. 8 lit. a), b) sau c) se afla, direct ori indirect, in cel putin unul dintre urmatoarele cazuri:

- detin majoritatea capitalului subscris;

- detin controlul majoritatii voturilor in organul de conducere, cum ar fi adunarea generala;

- pot numi in componenta consiliului de administratie, a organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumatate din numarul membrilor acestuia;

p) drept special sau exclusiv - dreptul care rezulta din orice forma de autorizare acordata, conform prevederilor legale sau ca urmare a emiterii unor acte administrative, de o autoritate competenta si care are ca efect rezervarea desfasurarii de activitati in domeniul anumitor servicii publice numai de catre una sau de catre un numar limitat de persoane, afectand in mod substantial posibilitatea altor persoane de a desfasura o astfel de activitate;

r) sistemul electronic de achizitii publice - SEAP - desemneaza sistemul informatic de utilitate publica, accesibil prin Internet la o adresa dedicata, utilizat in scopul aplicarii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire;

s) operatorul sistemului electronic de achizitii publice - persoana juridica care asigura autoritatilor contractante suportul tehnic destinat aplicarii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire;

t) "scris" sau "in scris" - orice ansamblu de cuvinte si cifre care pot fi citite, reproduse si apoi comunicate. Acest ansamblu poate include si informatii transmise si stocate prin mijloace electronice;

u) vocabularul comun al achizitiilor publice - CPV - desemneaza nomenclatorul de referinta aplicabil contractelor de achizitie publica, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European si al Consiliului privind vocabularul comun al achizitiilor publice, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L340 din 16 decembrie 2002, asigurand corespondenta cu alte nomenclatoare existente;

v) zile - zilele calendaristice, in afara cazului in care se mentioneaza ca sunt zile lucratoare.

Contract de lucrari - are ca obiect:

- fie executia de lucrari;

- fie atat proiectarea, cat si executia de lucrari;

- fie realizarea prin orice mijloace a unei constructii care corespunde cerintelor precizate de autoritatea contractanta.

Contract de furnizare - are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumparare, inclusiv in rate, inchiriere sau leasing, cu sau fara optiune de cumparare.

Contract de servicii - are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii, asa cum sunt acestea cuprinse in anexele la ordonanta.

Scopul sectiunii

Acest paragraf se refera la procedurile de verificare a achizitiilor publice, ce se aplica pentru contractele de servicii, furnizare si lucrari, de catre beneficiarii proiectelor finantate prin Programul Operational Regional. Dispozitiile OUG nr. 34/2006 si a actelor normative date in aplicare sunt obligatorii pentru:

atribuirea contractului de achizitie publica;

incheierea acordului-cadru;

organizarea concursului de solutii.

Contractul finantat sau subventionat in mod direct de catre o autoritate contractanta se considera a fi contract de achizitie publica si se atribuie potrivit prevederilor legale.

Referinte

OUG nr. 34/19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica din OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii;

Legea nr. 337 din 17 iulie 2006 pentru aprobarea OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii.

Procesul de achizitie publica

Procesul de achizitie publica reprezinta o succesiune de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie publica.

1. Planificarea

Autoritatea contractanta are obligatia de a stabili programul anual al achizitiilor publice pana la sfarsitul ultimului trimestru al anului in curs si cuprinde totalitatea contractelor/ acordurilor - cadru pe care autoritatea contractanta intentioneaza sa le atribuie/ incheie in decursul anului urmator.

Programul anual de achizitie poate fi modificat si are la baza fondurile ce urmeaza a fi alocate prin bugetul anual, necesitatea de produse, servicii si lucrari, precum si gradul de prioritate a necesitatilor.

Definitivarea programului anual al achizitiilor publice se face dupa aprobarea bugetului propriu, in functie de fondurile aprobate si de posibilitatile de atragere a altor fonduri.

Programul anual trebuie sa cuprinda informatii despre:

obiectul contractului/ acordului-cadru ;

cod CPV;

valoarea estimata fara TVA (Lei si Euro);

procedura care urmeaza sa fie aplicata;

data estimata pentru inceperea procedurii;

data estimata pentru finalizarea procedurii;

responsabilul achizitiei publice ce urmeaza a fi facuta;

si se aproba de catre autoritatea contractanta cu avizul prealabil al compartimentului financiar-contabil.

1.4. Calendarul procedurii de atribuire

Este necesar pentru:

planificarea procesului de achizitie publica;

evitarea suprapunerilor si intarzierilor;

monitorizarea interna a procesului de achizitie.

La elaborarea calendarului se va tine seama de:

termenele prevazute in ordonanta pentru publicarea anunturilor;

termenele prevazute in ordonanta pentru depunerea candidaturilor/ofertelor;

durata previzionata pentru examinarea si evaluarea candidaturilor/ ofertelor;

perioada de asteptare;

orice alte termene ce pot influenta procedura.

Calendarul de aplicare a procedurii de achizitie publica se ataseaza la documentatia de atribuire.

Anuntul de intentie

Anuntul de intentie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cand se urmareste beneficierea de reducere a termenelor si daca:

valoarea totala estimata a contractelor sau a acordurilor-cadru, care urmeaza sa fie atribuite, respectiv incheiate in urmatoarele 12 luni, pentru achizitionarea de produse din aceeasi grupa CPV, este egala sau mai mare decat echivalentul in lei a 750.000 euro;

valoarea totala estimata a contractelor sau a acordurilor-cadru, care urmeaza sa fie atribuite, respectiv incheiate in urmatoarele 12 luni, pentru achizitionarea de servicii care sunt din aceeasi categorie prevazute in anexa nr. 2A la OUG nr.34/2006, este egala sau mai mare decat echivalentul in lei a 750.000 euro;

valoarea estimata a contractelor sau a acordurilor-cadru de lucrari, care urmeaza sa fie atribuite, respectiv incheiate in urmatoarele 12 luni, este egala sau mai mare decat echivalentul in lei a 5.000.000 euro.

Anuntul de participare

Anuntul de participare se publica in:

SEAP - se realizeaza numai prin mijloace electronice, folosind aplicatia dedicata, disponibila la adresa de Internet www.e-licitatie.ro;

Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a VI-a, Achizitii publice - publicarea in M. Of. se face in cel mult o zi de la publicarea in SEAP;

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

valoarea estimata a contractului de furnizare sau servicii este mai mare decat echivalentul in RON a 125.000 euro - pentru sistemul clasic;

valoarea estimata a contractului de furnizare sau servicii este mai mare decat echivalentul in RON a 420.000 euro - pentru sistemul de utilitati;

valoarea estimata a contractului de lucrari este mai mare decat echivalentul in RON a 5.000.000 euro.

Notificarea MFP privind verificarea procedurala

Sunt supuse verificarii procedurale contractele:

De lucrari a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 250.000 euro;

De servicii a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro;

De furnizare a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro;

Acordurile cadru incheiate in vederea atribuirii contractelor, cu valori mai mari decat pragurile de mai sus.

Documentatia de atribuire

Documentatia de atribuire reprezinta acele documente care contin cerinte formale, tehnice si financiare, care permit descrierea obiectiva a obiectului contractului de achizitie publica si pe baza caruia operatorul economic isi va elabora oferta. Ea trebuie sa fie finalizata inainte de transmiterea spre publicare a anuntului de participare sau catre operatorii economici a invitatiei de participare.

Documentatia de atribuire se poate obtine prin urmatoarele modalitati:

asigurarea accesului direct, nerestrictionat si deplin, prin mijloace electronice;

punerea la dispozitia oricarui operator economic care a inaintat o solicitare in acest sens sau, dupa caz, caruia i s-a transmis o invitatie de participare, a unui exemplar, pe suport de hartie si/sau pe suport magnetic.

Daca documentatia de atribuire este pusa la dispozitie pe suport de hartie si/sau pe suport magnetic, atunci autoritatea contractanta are dreptul de a stabili un pret, cu conditia ca acesta sa nu depaseasca costul multiplicarii documentatiei, la care se poate adauga, daca este cazul, costul transmiterii prin posta.

Documentatia de atribuire trebuie sa cuprinda, cel putin:

Fisa de date a achizitiei;

Caietul de sarcini sau, dupa caz, documentatia descriptiva;

Clauzele contractuale obligatorii;

Formulare si modele;

Alte informatii cu privire la impozitare, protectia mediului, protectia muncii.

A. Fisa de date a achizitiei

Fisa de date a achizitiei cuprinde informatii si instructiuni privind:

autoritatea contractanta, in special cu privire la adresa - inclusiv telefon, fax,  e-mail - persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;

activitatea autoritatii contractante;

obtinerea de clarificari si alte informatii;

Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail;

obiectul contractului de achizitie publica si durata acestuia;

modul in care se va finaliza procedura;

acordul - cadru, durata acestuia, numar de operatori;

existenta loturilor si modul de abordare;

acceptarea de oferte alternative;

procedura aplicata si daca aceasta are ca etapa finala licitatia electronica;

cerintele minime de calificare, precum si documentele care urmeaza sa fie prezentate pentru dovedirea indeplinirii criteriilor de calificare si selectie, daca sunt solicitate;

data limita de depunere si ce alte formalitati trebuie indeplinite in legatura cu participarea la procedura de atribuire;

modul de elaborare si prezentare a propunerii tehnice si financiare;

modul de elaborare si prezentare a ofertei;

informatii detaliate si complete privind criteriul de atribuire.

B. Caietul de sarcini/ Documentatia descriptiva

Caietul de sarcini

Caietul de sarcini reprezinta descrierea obiectiva a produselor, serviciilor sau lucrarilor necesare autoritatii contractante. Caietul de sarcini va contine, in mod obligatoriu, specificatii tehnice.

Specificatiile tehnice trebuie sa permita accesul egal la procedura de atribuire si nu trebuie sa contina elemente care sa aiba ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natura sa restranga concurenta.

Documentatia descriptiva

Documentatia descriptiva tine loc de caiet de sarcini in cazul aplicarii procedurilor de negociere si dialog competitiv.

Documentatia descriptiva contine:

descriere a necesitatilor, obiectivelor si constrangerilor autoritatii contractante,

orice alte informatii pe baza carora se va derula dialogul pentru identificarea ofertelor sau solutiilor viabile,

in cazul dialogului competitiv, daca s-a hotarat astfel, primele care vor fi acordate participantilor la dialog,

posibilitatea de a realiza dialogul in runde succesive, cu scopul de a reduce numarul de oferte sau solutii discutate.

C. Clauzele contractuale obligatorii

Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achizitie publica trebuie sa le contina.

Clauzele contractuale obligatorii sunt acele clauze referitoare la:

temeiul legal in baza caruia se semneaza contractul de achizitie publica;

partile contractante;

obiectul principal al contractului;

pretul contractului;

termen de executare si termene de plata;

sanctiuni ale neexecutarii culpabile a obligatiilor.

Pe langa clauzele obligatorii, contractul de achizitie publica contine in functie de specific si de continutul ofertei declarata castigatoare si alte clauze specifice acestuia.

D. Clauzele contractuale specifice

Clauzele contractuale specifice pot face referire la:

Sub-contractori;

garantia de buna executie;

modalitatea de ajustare a pretului;

receptie, inspectii, teste;

ambalare, marcare, transport;

conditii speciale de executare a contractului etc.

E. Formularele si modelele

Formularele si modelele sunt destinate operatorilor economici pentru a le facilita elaborarea ofertei.

Sunt formulare obligatorii

Fisa de date a achizitiei;

Formularul de oferta

Formularul de contract

1.9. Criterii utilizate in procesul de atribuire a contractelor de achizitii publice

Criteriile utilizate in procesul de atribuire a contractelor de achizitii publice pot fi:

criterii de calificare si selectie,

criterii de atribuire.

A. Criteriile de calificare si selectie se refera numai la:

situatia personala a candidatului sau ofertantului;

capacitatea de exercitare a activitatii profesionale;

situatia economica si financiara;

capacitatea tehnica si/sau profesionala;

standarde de asigurare a calitatii;

standarde de protectie a mediului, daca este cazul.

Criteriile de calificare si selectie trebuie stabilite in functie de exigentele specifice ale contractului si intotdeauna cu respectarea principiului proportionalitatii.

Pentru a demonstra indeplinirea cerintelor minime de calificare si selectie, operatorii economici vor prezenta certificate emise de catre:

autoritate publica competenta,

un organism de drept public/privat care respecta standardele europene de certificare,

orice alte documente echivalente cu certificarea solicitata sau care sa probeze indeplinirea cerintelor.

Este interzis a se solicita indeplinirea unor cerinte minime referitoare la situatia economica si financiara si capacitatea tehnica si profesionala care ar conduce la restrictionarea participarii la procedura de atribuire.

Atunci cand impune cerinte minime de calificare referitoare la situatia economica si financiara, ori la capacitatea tehnica si/sau profesionala, autoritatea contractanta trebuie sa fie in masura sa motiveze aceste cerinte elaborand in acest sens o nota justificativa care se va atasa la dosarul de licitatie.

a) Situatia personala a operatorului economic

Pentru a evita excluderea dintr-o procedura de atribuire a contractului de achizitie publica, operatorul economic trebuie sa prezinte documente edificatoare prin care sa faca dovada ca nu:

se incadreaza in situatia de a fi fost condamnat in ultimii 5 ani printr-o hotarare judecatoreasca definitiva pentru:

participare la activitati ale unei organizatii criminale,

coruptie,

frauda,

spalare de bani.

se afla intr-una sau mai multe din situatiile de mai jos si numai daca s-a solicitat expres aceasta, respectiv, ca nu:

este in stare de faliment ori lichidare, afacerile ii sunt administrate de un judecator-sindic;

activitatile sale comerciale sunt suspendate sau fac obiectul unui aranjament cu creditorii;

face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa in una dintre situatiile de mai sus;

nu si-a indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale catre bugetul general consolidat;

a fost condamnat, in ultimii 3 ani, prin hotarare definitiva pentru o fapta care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greseli in materie profesionala;

prezinta informatii false sau nu prezinta informatiile solicitate de catre autoritatea contractanta.

Sunt considerate documente edificatoare:

certificate,

caziere judiciare,

alte documente echivalente emise de autoritati competente din tara respectiva.

In cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit operatorul economic, nu se emit astfel de documente sau acestea nu vizeaza toate situatiile, atunci trebuie sa fie acceptata:

fie o declaratie pe propria raspundere,

fie o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare, sau a unei asociatii profesionale care are a in acest sens.

b) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale

Pentru a-si demonstra capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, operatorul economic va prezenta documente edificatoare prin care sa dovedeasca:

forma de inregistrare ca persoana fizica sau juridica,

si, daca este cazul, atestarea ori apartenenta din punct de vedere profesional, in conformitate cu prevederile din tara in care ofertantul/candidatul este stabilit.

c) Capacitatea economica si financiara

Se indica in documentatia de atribuire cerintele minime privind capacitatea economica si financiara pe care operatorul economic trebuie sa le indeplineasca pentru a fi considerat calificat

Pentru a-si demonstra capacitatea economica si financiara, operatorul economic va prezenta documente edificatoare cum ar fi:

declaratii bancare corespunzatoare sau, dupa caz, dovezi privind asigurarea riscului profesional;

bilantul contabil sau extrase de bilant, in cazul in care publicarea acestor bilanturi este prevazuta de legislatia tarii in care este stabilit ofertantul/candidatul;

declaratii privind cifra de afaceri globala sau, daca este cazul, privind cifra de afaceri in domeniul de activitate aferent obiectului contractului intr-o perioada anterioara, care vizeaza activitatea din cel mult ultimii 3 ani, in masura in care informatiile respective sunt disponibile.

Daca un grup de operatori economici depune oferta sau candidatura comuna, atunci situatia economica si financiara se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului.

d) Capacitatea tehnica si/sau profesionala

Se indica in documentatia de atribuire cerintele minime privind capacitatea tehnica si/sau profesionala pe care operatorul economic trebuie sa le indeplineasca pentru a fi considerat calificat.

Se indica in documentatia de atribuire informatiile pe care operatorii economici urmeaza sa le prezinte pentru a-si demonstra capacitatea tehnica si/sau profesionala .

Capacitatea tehnica si/sau profesionala se apreciaza in functie de:

experienta,

aptitudinile,

eficienta si eficacitatea acestuia.

Daca un grup de operatori economici depune oferta sau candidatura comuna, atunci situatia economica si financiara se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului.

e) Standarde de asigurare a calitatii

Daca se solicita prezentarea unor certificate, prin care se atesta respectarea anumitor standarde de asigurare a calitatii, atunci aceasta solicitare trebuie sa se raporteze la sistemele de asigurare a calitatii bazate pe seriile de standarde europene relevante, certificate de organisme conforme cu seriile de standarde europene privind certificarea.

f) Standarde de protectie a mediului

Daca se solicita prezentarea unor certificate, prin care se atesta respectarea anumitor standarde de protectie a mediului, atunci autoritatea trebuie sa se raporteze:

fie la Sistemul Comunitar de Management Ecologic si Audit (EMAS);

fie la standarde de gestiune ecologica bazate pe seriile de standarde europene sau internationale in domeniu, certificate de organisme conforme cu legislatia comunitara ori cu standardele europene sau internationale privind certificarea.

B. Criterii de atribuire a contractului de achizitie publica

Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica se precizeaza in mod obligatoriu in anuntul de participare si in cadrul documentatiei de atribuire. Odata stabilit, acesta nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica, poate fi:

oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic;

pretul cel mai scazut.

Daca atribuirea contractului de achizitie publica se realizeaza prin aplicarea procedurii de dialog competitiv, atunci criteriul de atribuire utilizat trebuie sa fie numai oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.

Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic trebuie sa intruneasca punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui sistem de factori de evaluare, pentru care se stabilesc ponderi relative sau un algoritm de calcul specific. Factorii de evaluare a ofertei, precum si ponderea relativa a acestora sau algoritmul de calcul, trebuie sa fie definiti clar in documentatia de atribuire si nu pot fi schimbati pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Factorii de evaluare a ofertei, pot fi, alaturi de pret:

caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau functional,

caracteristici de mediu,

costuri de functionare,

raportul cost/eficienta,

servicii post-vanzare si asistenta tehnica,

termen de livrare sau de executie,

alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor.

1.10. Garantii

Garantiile reprezinta mijloace prin care autoritatea contractanta se protejeaza impotriva unui comportament necorespunzator al ofertantului.

Tipuri de garantii:

garantia de participare (Anexa 6.1);

garantia de buna executie (Anexa 6.2);

garantia de recuperare a avansului (Anexa 6.3).

a. Garantia de participare

Garantia de participare protejeaza autoritatea contractanta fata de riscul unui eventual comportament necorespunzator al ofertantului pe intreaga perioada derulata pana la incheierea contractului de achizitie publica. Garantia de participare se constituie numai daca autoritatea contractanta solicita expres acest lucru prin documentatia de atribuire.

Garantia de participare se stabileste:

in suma fixa,

intr-un cuantum de max 2 % din valoarea estimata a contractului de achizitie publica.

Perioada de valabilitate a garantiei pentru participare va fi cel putin egala cu perioada de valabilitate a ofertei. O perioada de valabilitate mai mica cu pana la 5 zile calendaristice a scrisorii de garantie fata de perioada de valabilitate a ofertei nu constituie motiv de respingere a ofertei.

Restituirea garantiei de participare se face:

ofertantului castigator: in cel mult 3 zile lucratoare de la data constituirii garantiei de buna executie,

ofertantilor necastigatori: dupa semnarea contractului de achizitie publica cu ofertantul a carui oferta a fost desemnata castigatoare, dar nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei.

b. Garantia de buna executie a contractului

Garantia de buna executie a contractului asigura autoritatea contractanta de indeplinirea cantitativa, calitativa si in perioada convenita a contractului.

Autoritatea contractanta are dreptul de a nu solicita ofertantilor constituirea garantiei de buna executie :

in cazul atribuirii unui contract de furnizare sau de servicii, cu exceptia serviciilor de proiectare, a carui valoare estimata este mai mica decat valoarea de 40.000 euro;

precum si pentru contractul atribuit in urma aplicarii procedurii de negociere, fara publicarea prealabila a unui anunt de participare.

Garantia de buna executie se constituie in perioada premergatoare semnarii contractului sau ulterior semnarii acestuia, intr-un termen limita convenit de catre parti si inscris in contract.

Constituirea garantiei de buna executie este o OBLIGATIE a contractantului.

Cuantumul garantiei de buna executie nu va depasi 10% din pretul contractului, exclusiv TVA.

Perioada de valabilitate a garantiei de buna executie a contractului este cel putin egala cu durata contractului.

Scrisoarea de garantie de buna executie trebuie prezentata in ORIGINAL, sa contina in clar denumirea autoritatii contractante in favoarea careia s-a constituit, sa aiba inscrisa valabilitatea pentru care a fost constituita care trebuie sa corespunda cu cea inscrisa in documentatie si sa contina parafa lizibila a bancii emitente si semnatura autorizata.

Restituirea garantiei de buna executie se efectueaza potrivit clauzelor contractuale si daca nu s-au ridicat pretentii asupra ei.

c. Garantia de recuperare a avansului

Garantia de recuperare a avansului este necesara a fi solicitata numai in situatia in care autoritatea contractanta acorda un avans catre contractant, in conformitate cu prevederile legale. Avansul se acorda numai dupa constituirea garantiei de returnare a avansului si numai daca sunt asigurate conditiile pentru inceperea indeplinirii obligatiilor rezultate din contract.

Garantia de recuperare a avansului se constituie pentru recuperarea avansului acordat, cat si pentru repararea prejudiciilor ce pot aparea ca urmare a imobilizarii fondurilor publice.

Este interzisa acordarea avansurilor beneficiarilor contractuali care au beneficiat anterior de avansuri pe care nu le-au justificat sau de la care nu au fost recuperate in termenele stabilite.

1.11. Proceduri de atribuire

Procedurile de licitatie deschisa si licitatie restransa reprezinta regula de atribuire a contractelor de achizitie publica.

Dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte si concursul de solutii reprezinta exceptii. Alegerea procedurilor de atribuire care reprezinta exceptii de la regula intra in responsabilitatea exclusiva a autoritatii contractante. Compartimentul intern specializat are obligatia de a elabora o nota justificativa, in toate situatiile in care procedura de atribuire propusa pentru a fi aplicata reprezinta exceptie de la regula.

Nota justificativa se aproba de catre conducatorul autoritatii contractante conform atributiilor legale ce ii revin, cu avizul compartimentului juridic, si constituie un inscris esential al dosarului achizitiei publice.

Pentru aplicarea procedurii de cerere de oferte, nota justificativa trebuie sa contina numai explicatii cu privire la rezultatul estimarii valorii contractului de achizitie publica care urmeaza sa fie atribuit.

Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferta numai in cazul in care valoarea estimata (fara TVA) a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

pentru produse 40.000 Euro;

pentru servicii  40.000 Euro;

pentru lucrari 250.000 Euro.

Autoritatea contractanta are dreptul de a cumpara direct in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA) cumulata pe parcursului unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 5.000 EUR.

Este interzisa divizarea unui contract in mai multe contracte de valoare mica in scopul evitarii aplicarii anumitor proceduri de achizitie publica. Faptul ca mai multe produse sau servicii se regasesc in cadrul aceluiasi cod CPSA sau CPV inseamna ca tuturor achizitiilor respective li se va aplica aceeasi procedura, selectata in functie de valoarea estimata insumata a contractelor previzionate.

a. Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de oferte. Se desfasoara de regula intr-o singura etapa.

b. Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta. Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi. Procedura de licitatie restransa se utilizeaza atunci cand oferta este excedentara. Procedura se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

c. Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/ solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala. Se aplica doar atunci cand sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:

contractul in cauza este considerat «a fi de complexitate deosebita»;

aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza, respectiv nu se poate elabora cu precizie.

Procedura de dialog competitiv se desfasoara in trei etape:

etapa de preselectare a candidatilor;

etapa de dialog cu candidatii admisi in urma preselectiei, pentru identificarea solutiei/ solutiilor apte sa raspunda necesitatilor autoritatii contractante si in baza careia/carora candidatii vor elabora si depune oferta finala;

etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

d. Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia. Negocierea poate fi:

negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare.

Procedura se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

e. Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici. Se aplica daca valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

pentru contractul de furnizare:  40.000 euro;

pentru contractul de servicii:  40.000 euro;

pentru contractul de lucrari:  250.000 euro.

Cererea de oferte se initiaza prin publicarea, in SEAP, a unei invitatii de participare la procedura de atribuire, incepand cu 1 ianuarie 2007.

f. Cumpararea directa se aplica in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA) cumulata pe parcursului unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 5.000 EUR. Cumpararea directa se realizeaza pe baza de document justificativ care se considera a fi baza legala pentru plata.

A. Licitatia deschisa

Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. Se desfasoara, de regula, intr-o singura etapa. Se poate decide organizarea unei etape suplimentare, de licitatie electronica, dar numai daca se specifica acest lucru in anuntul de participare si in documentatia de atribuire. Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de oferte.

Termene

Anuntul de participare trebuie trimis spre publicare cu cel putin 52 de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Reducere termene

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii spre publicare a anuntului de participare si data limita de depunere a ofertelor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

1. Daca:

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

nu a fost publicat un anunt de intentie;

Atunci

-zile-

2. Daca:

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

a fost publicat un anunt de intentie;

Atunci:

-zile-

Daca:

valoarea estimata a contractului este mai mica sau egala cu pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

exista doar obligatia publicarii anuntului de participare in SEAP

Atunci:

-zile-

Pasi de urmat:

Transmiterea anuntului de participare;

Primirea solicitarilor pentru obtinerea documentatiei de atribuire;

Remiterea documentatiei operatorilor economici interesati;

Numirea comisiei de evaluare;

Transmiterea raspunsurilor la clarificari;

Primirea ofertelor si a documentelor care le insotesc;

Deschiderea ofertelor;

Intocmirea procesului verbal de deschidere;

Examinarea si verificarea indeplinirii de catre ofertanti a conditiilor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitate tehnica si/sau profesionala, capacitate economico-financiara;

Stabilirea clarificarilor necesare cu privire la documentele prezentate de operatorii economici;

Calificarea operatorilor economici, care indeplinesc conditiile, si excluderea celor ce nu le indeplinesc;

Examinarea ofertelor prezentate de catre operatorii economici calificati si stabilirea clarificarilor necesare ofertelor respective;

Respingerea ofertelor neconforme, necorespunzatoare sau inacceptabile;

Evaluarea ofertelor declarate admisibile;

Intocmirea si inaintarea catre conducerea autoritatii contractante a hotararii comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

Transmiterea comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

Incheierea contractului;

Transmiterea anuntului de atribuire.

Anularea procedurii de licitatie deschisa

Procedura se poate anula:

de regula, inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii de atribuire

inainte de data incheierii contractului,

Daca:

au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzatoare;

au fost depuse oferte care nu pot fi comparate datorita modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/sau financiare;

abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau este imposibila incheierea contractului.

Autoritatea contractanta are obligatia de a comunica, in scris, tuturor participantilor la procedura de atribuire, in cel mult 3 zile lucratoare de la data anularii, atat incetarea obligatiilor pe care acestia si le-au creat prin depunerea de oferte, cat si motivul concret care a determinat decizia de anulare.

B. Licitatia restransa

Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta.

Procedura se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor,

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

Se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

A: Etapa de selectie a candidatilor

Termene

Anuntul de participare trebuie trimis spre publicare cu cel putin 37 de zile inainte de data limita de depunere a candidaturilor.

Reducere termene:

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii spre publicare a anuntului de participare la etapa I a procedurii si data limita de depunere a candidaturilor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

1. Daca

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

Atunci:

-zile-

2. Daca

valoarea estimata a contractului este egala sau mai mica decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,

Atunci:

-zile-

B: Etapa de evaluare a ofertelor

Termene

Etapa de evaluare a ofertelor se initiaza prin transmiterea concomitenta a invitatiei de participare la etapa a doua tuturor candidatilor selectati, insotita de un exemplar al documentatiei de atribuire. Invitatia de participare trebuie transmisa cu cel putin 40 de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Reducere termene

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii invitatiei de participare la etapa a II-a a procedurii si data limita de depunere a ofertelor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

1. Daca

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

nu a fost publicat un anunt de intentie

Atunci:

-zile-

2. Daca:

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

a fost publicat un anunt de intentie

Atunci:

-zile-

Daca:

valoarea estimata a contractului este egala sau mai mica decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;

Atunci:

-zile -

Pasi de urmat

A: Etapa de selectare a candidatilor

transmiterea, spre publicare, a anuntului de participare care contine criteriile de selectie;

Autoritatea contractanta are obligatia de a indica in anuntul de participare:

criteriile de selectie,

regulile aplicabile,

numarul minim al candidatilor ce vor fi selectati,

numarul maxim al acestora.

numirea comisiei de evaluare ;

primirea, din partea operatorilor economici, a solicitarilor de obtinere a documentatiei care cuprinde informatii privind cerintele minime de calificare solicitate, modul de selectare a candidatilor precum si modul de prezentare a documentelor de calificare si de selectie;

remiterea documentatiei respective tuturor celor care au inaintat o solicitare in acest sens;

primirea solicitarilor de clarificari din partea operatorilor economici interesati sa-si depuna candidatura;

transmiterea raspunsurilor la clarificarile, solicitate de candidati, privind elemente specifice ale cerintelor minime de calificare, ale modului de selectare sau ale documentelor care dovedesc situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

primirea scrisorilor de interes si a documentelor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

examinarea si verificarea indeplinirii, de catre candidati a conditiilor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

stabilirea clarificarilor necesare cu privire la documentele prezentate de candidati;

calificarea candidatilor care indeplinesc conditiile;

selectarea candidatilor calificati;

Numarul minim al candidatilor ce vor fi selectati nu poate fi mai mic de 5.

Daca nr. candidatilor selectati este mai mic decat nr. minim indicat in anuntul de participare, atunci autoritatea contractanta are dreptul de:

a anula procedura;

a continua procedura numai cu acei candidati selectati, in cazul in care numarul acestora este suficient pentru a asigura o concurenta reala.

intocmirea si inaintarea catre conducerea autoritatii contractante a hotararii comisiei de evaluare cu privire la selectia candidatilor;

transmiterea comunicarii privind rezultatul etapei de selectare, tuturor candidatilor.

B. Etapa de evaluare a ofertelor:

transmiterea invitatiilor de participare cu oferta si a documentatiei de atribuire tuturor candidatilor selectati;

intocmirea si transmiterea raspunsurilor la clarificarile privind documentatia de atribuire solicitate de catre candidatii selectati;

primirea ofertelor si a documentelor care le insotesc;

derularea sedintei de deschidere a ofertelor;

examinarea ofertelor prezentate de catre ofertanti si stabilirea clarificarilor necesare cu privire la ofertele respective;

respingerea ofertelor inacceptabile si/sau neconforme;

evaluarea ofertelor declarate admisibile si stabilirea ofertei castigatoare;

intocmirea si inaintarea, catre conducerea autoritatii contractante, a raportului comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

transmiterea comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica tuturor ofertantilor;

incheierea contractului de achizitie publica;

transmiterea anuntului de atribuire.

Anularea procedurii

Daca nr. candidatilor selectati este mai mic decat nr. minim indicat in anuntul de participare, atunci autoritatea contractanta are dreptul de a anula procedura.

Procedura de licitatie restransa se poate anula

de regula, inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii de atribuire;

inainte de data incheierii contractului,

Daca:

au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzatoare;

au fost depuse oferte care, desi pot fi luate in considerare, nu pot fi comparate datorita modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/sau financiare;

abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau este imposibila incheierea contractului.

Procedura se considera a fi afectata in cazul in care se indeplinesc, in mod cumulativ, urmatoarele conditii:

in cadrul documentatiei de atribuire si/sau in modul de aplicare a procedurii de atribuire, se constata erori sau omisiuni care au ca efect incalcarea principiilor;

autoritatea contractanta se afla in imposibilitate de a adopta masuri corective, fara ca acestea sa conduca, la randul lor, la incalcarea principiilor.

In cel mult 3 zile lucratoare de la data anularii, se comunica in scris tuturor participantilor la procedura de atribuire, atat incetarea obligatiilor pe care acestia si le-au creat prin depunerea de oferte, cat si motivul concret care a determinat decizia de anulare.

C. Dialogul competitiv

Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala.

Se aplica doar atunci cand sunt indeplinite cumulativ conditiile:

contractul in cauza este considerat « a fi de complexitate deosebita »;

aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza.

Procedura de dialog competitiv se desfasoara in trei etape:

etapa de preselectare a candidatilor;

etapa de dialog cu candidatii admisi in urma preselectiei, pentru identificarea solutiei/solutiilor apte sa raspunda necesitatilor autoritatii contractante si in baza careia/carora candidatii vor elabora si depune oferta finala;

etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

A: Etapa de preselectare a candidatilor

Termene

Anuntul de participare trebuie trimis spre publicare cu cel putin 37 de zile inainte de data limita de depunere a candidaturilor.

Reducere termene:

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii spre publicare a anuntului de participare la etapa I a procedurii si data limita de depunere a candidaturilor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

1. Daca

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene:

Atunci:

-zile -

2. Daca:

valoarea estimata a contractului este egala sau mai mica decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene:

Atunci:

-zile -

B: Etapa de dialog cu candidatii

Etapa a doua a dialogului competitiv se initiaza prin transmiterea unei invitatii de participare, concomitent, tuturor candidatilor admisi.

C: Etapa de evaluare a ofertelor

Etapa a treia a dialogului competitiv se initiaza prin transmiterea unei invitatii de depunere a ofertei finale cu un numar suficient de zile inainte de data limita de depunere a ofertelor, astfel incat fiecare participant selectat sa beneficieze de o perioada rezonabila pentru elaborarea ofertei finale.

Perioada acordata pentru elaborarea ofertei finale nu trebuie sa fie mai mica decat o perioada minima stabilita de comun acord cu participantii selectati pe parcursul derularii celei de-a doua etape a procedurii de dialog competitiv.

Pasi de urmat:

Se verifica intrunirea conditiilor de aplicare a dialogului competitiv si intocmirea notei justificative.

A: Etapa de preselectare a candidatilor

transmiterea spre publicare a anuntului de participare prin care se solicita operatorilor economici interesati depunerea de candidaturi;

In anuntul de participare se indica:

criteriile de preselectie,

regulile aplicabile,

numarul minim al candidatilor ce vor fi preselectati,

numarul maxim al acestora.

numirea comisiei de evaluare;

primirea, din partea operatorilor economici, a solicitarilor de obtinere a documentatiei care cuprinde informatii privind cerintele minime de calificare solicitate, modul de preselectare a candidatilor, precum si modul de prezentare a documentelor de calificare si de selectie;

remiterea documentatiei respective tuturor celor care au inaintat o solicitare in acest sens;

primirea solicitarilor de clarificari din partea operatorilor economici interesati sa-si depuna candidatura;

transmiterea raspunsurilor la clarificarile solicitate de candidati, privind elemente specifice ale cerintelor minime de calificare, ale modului de preselectare sau ale documentelor care dovedesc situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

primirea scrisorilor de interes si a documentelor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

examinarea si verificarea indeplinirii, de catre candidati a conditiilor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

stabilirea clarificarilor necesare cu privire la documentele prezentate de candidati;

calificarea candidatilor care indeplinesc conditiile;

preselectarea candidatilor calificati;

Numarul minim al candidatilor ce vor fi selectati nu poate fi mai mic de

elaborarea si inaintarea catre reprezentantul legal al autoritatii contractante a unui raport intermediar al primei etape a procedurii de atribuire;

compartimentul intern de achizitii publice informeaza toti candidatii in legatura cu rezultatul aplicarii primei etape a procedurii de atribuire imediat dupa obtinerea aprobarii.

B: Etapa de dialog cu candidatii:

transmiterea invitatiei de participare la etapa a doua a procedurii de dialog competitiv tuturor candidatilor admisi insotita de documentatia de atribuire;

Invitatia de participare trebuie sa cuprinda cel putin:

referinte privind anuntul de participare publicat;

adresa la care va avea loc dialogul si data lansarii acestuia;

limba/limbile in care se vor derula dialogul;

daca este cazul, precizari referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie sa le prezinte in scopul verificarii declaratiilor sau completarii documentelor, prezentate in prima etapa pentru demonstrarea capacitatii tehnice si economico-financiare.

se deruleaza dialogul cu fiecare candidat admis, in parte;

se deruleaza dialogul pana cand se identifica solutia sau solutiile corespunzatoare necesitatilor sale obiective;

la sfarsitul fiecarei intalniri, comisia de evaluare consemneaza problemele discutate si aspectele convenite intr-un proces-verbal de sedinta;

se declara inchisa etapa de dialog;

se anunta participantii.

C: Etapa de evaluare a ofertelor finale

se transmite invitatia de participare operatorilor economici selectati sa depuna oferta finala;

Invitatia de depunere a ofertei finale cuprinde cel putin:

referinte privind anuntul de participare publicat;

data limita stabilita pentru depunerea ofertelor;

adresa la care se transmit ofertele;

limba sau limbile in care trebuie elaborata oferta;

data deschiderii ofertelor;

daca este cazul, precizari referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie sa le prezinte in scopul verificarii declaratiilor sau completarii documentelor, prezentate in prima etapa pentru demonstrarea capacitatii tehnice si economico-financiare.

primirea ofertelor si a documentelor care le insotesc;

derularea sedintei de deschidere a ofertelor;

examinarea ofertelor prezentate de catre ofertanti si stabilirea clarificarilor, detalierilor si nuantarilor necesare cu privire la ofertele respective;

respingerea ofertelor inacceptabile si/sau neconforme;

evaluarea ofertelor declarate admisibile si stabilirea celei mai avantajoase oferte din punct de vedere economic

stabilirea ofertei castigatoare;

intocmirea si inaintarea, catre conducerea autoritatii contractante, a raportului comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

transmiterea comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica tuturor ofertantilor;

incheierea contractului de achizitie publica;

transmiterea anuntului de atribuire.

Anularea procedurii

Daca nr. candidatilor selectati este mai mic decat nr. minim indicat in anuntul de participare, atunci autoritatea contractanta are dreptul de a anula procedura.

Daca etapa de dialog nu se poate finaliza prin identificarea unei solutii viabile, procedura se poate anula.

Procedura de dialog competitiv se poate anula:

de regula, inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii de atribuire,

inainte de data incheierii contractului,

Daca:

au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzatoare;

au fost depuse oferte care, desi pot fi luate in considerare, nu pot fi comparate datorita modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/sau financiare;

abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau este imposibila incheierea contractului.

In cel mult 3 zile lucratoare de la data anularii, se comunica in scris tuturor participantilor la procedura de atribuire, atat incetarea obligatiilor pe care acestia si le-au creat prin depunerea de oferte, cat si motivul concret care a determinat decizia de anulare.

D. Negocierea

Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia.

Negocierea poate fi:

negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare.

a. Negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare

Se aplica atunci cand:

1. in urma aplicarii licitatiei deschise, licitatiei restranse sau a dialogului competitiv, au fost depuse numai oferte inacceptabile sau neconforme;

Aplicarea procedurii de negociere in cazul de mai sus este posibila numai dupa anularea procedurii initiale de licitatie deschisa, licitatie restransa sau dialog competitiv si numai daca cerintele initiale prevazute in documentatia de atribuire nu sunt modificate substantial.

In acest caz, autoritatea contractanta are dreptul de a nu transmite spre publicare anuntul de participare daca invita la negocieri numai si pe toti acei ofertanti care au indeplinit criteriile de calificare si selectie in cadrul procedurii anterioare si care au depus oferte conform regulilor formale prevazute in documentatia de atribuire.

2. in situatii exceptionale, temeinic motivate, atunci cand natura lucrarilor/ produselor/ serviciilor sau riscurile implicate de executarea/ livrarea/ prestarea acestora, nu permit o estimare initiala globala a pretului viitorului contract de achizitie publica;

atunci cand serviciile care urmeaza sa fie achizitionate, indeosebi serviciile financiare, astfel cum sunt acestea prevazute in categoria 6 din anexa nr. 2A din OUG nr. 34/2006, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implica proiectarea lucrarilor, sunt de asa natura incat caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achizitie publica prin aplicarea licitatiei deschise sau licitatiei restranse;

4. atunci cand lucrarile ce urmeaza a fi executate sunt necesare exclusiv in scopul cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice, si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente.

Inainte de initierea procedurii de negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, autoritatea contractanta are obligatia de a verifica intrunirea uneia dintre conditiile de mai sus.

Rezultatul verificarii se concretizeaza prin elaborarea unei note justificative.

Procedura se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

A: Etapa de selectie a candidatilor

Termene

Anuntul de participare trebuie trimis spre publicare cu cel putin 37 de zile inainte de data limita de depunere a candidaturilor.

Reducere termene

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii spre publicare a anuntului de participare la etapa I a procedurii si data limita de depunere a candidaturilor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

1. Daca:

valoarea estimata a contractului este mai mare decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci:

Atunci

-zile-

2. Daca:

valoarea estimata a contractului este egala sau mai mica decat pragurile pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,

Atunci: 

-zile -

B: Etapa de negociere

Autoritatea contractanta are obligatia de a transmite, concomitent, o invitatie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, tuturor candidatilor preselectati.

Pasii de urmat

Se verifica intrunirea conditiilor de aplicare a procedurii de negociere cu publicare a anuntului de participare si se elaboreaza nota justificativa;

A. Etapa de preselectare a candidatilor:

transmiterea spre publicare a anuntului de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidatura;

transmiterea spre publicare a anuntului de participare care contine criteriile de selectie;

Autoritatea contractanta are obligatia de a indica in anuntul de participare:

criteriile de selectie,

regulile aplicabile,

numarul minim al candidatilor ce vor fi selectati,

numarul maxim al acestora.

numirea comisiei de evaluare ;

primirea, din partea operatorilor economici a solicitarilor de obtinere a documentatiei care cuprinde informatii privind cerintele minime de calificare solicitate, modul de selectare a candidatilor, precum si modul de prezentare a documentelor de calificare si de selectie;

remiterea documentatiei respective tuturor celor care au inaintat o solicitare in acest sens;

primirea solicitarilor de clarificari din partea operatorilor economici interesati sa-si depuna candidatura;

transmiterea raspunsurilor la clarificarile, solicitate de candidati, privind elemente specifice ale cerintelor minime de calificare, ale modului de selectare sau ale documentelor care dovedesc situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

primirea scrisorilor de interes si a documentelor referitor la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

examinarea si verificarea indeplinirii, de catre candidati a conditiilor referitoare la situatia personala si capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, capacitatea tehnica si/sau profesionala, capacitatea economico-financiara;

stabilirea clarificarilor necesare cu privire la documentele prezentate de candidati;

calificarea candidatilor care indeplinesc conditiile;

preselectarea candidatilor calificati;

Numarul minim al candidatilor ce vor fi selectati nu poate fi mai mic de

intocmirea si inaintarea catre conducerea autoritatii contractante a hotararii comisiei de evaluare cu privire la selectia candidatilor;

transmiterea tuturor candidatilor a comunicarii privind rezultatul etapei de preselectare.

B. Etapa de consultare si negociere:

transmiterea documentatiei preliminare pentru elaborarea si prezentarea ofertelor si a invitatiilor de participare la consultare si negociere, tuturor candidatilor preselectati;

se deruleaza negocieri cu fiecare candidat preselectat in parte;

la sfarsitul fiecarei intalniri, se consemneaza problemele discutate si aspectelor convenite intr-un proces-verbal de sedinta.

C. Etapa de evaluare a ofertelor:

Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finala, sa aduca modificari elementelor stabilite in procesul de negociere.

b. Negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare

Se aplica atunci cand:

1. in urma aplicarii licitatiei deschise sau restranse, nu a fost prezentata nici o oferta sau au fost prezentate numai oferte necorespunzatoare datorita faptului ca acestea sunt complet irelevante in raport cu obiectul contractului.

Aplicarea procedurii de negociere in acest caz este posibila numai dupa anularea procedurii initiale de licitatie deschisa sau licitatie restransa si numai daca cerintele initiale prevazute in documentatia de atribuire nu sunt modificate substantial.

In acest caz, autoritatea contractanta are obligatia de a transmite o informare catre Comisia Europeana, daca aceasta informare este solicitata.

2. din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie publica poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

ca o masura strict necesara, atunci cand perioadele de aplicare a licitatiei deschise, a licitatiei restranse sau a negocierii cu publicarea prealabila a unui anunt de participare nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta determinate de evenimente imprevizibile si care nu se datoreaza sub nici o forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante, etc.

E. Cererea de oferte

Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici.

Se aplica daca valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

pentru contractul de furnizare: 40.000 euro;

pentru contractul de servicii: 40.000 euro;

pentru contractul de lucrari: 250.000 euro.

Cererea de oferte se initiaza prin transmiterea unei invitatii de participare catre cel putin 3 operatori economici.

Cererea de oferte se initiaza prin publicarea, in SEAP, a unei invitatii de participare la procedura de atribuire, incepand cu 1 ianuarie 2007.

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007 autoritatea contractanta are dreptul, in cazuri temeinic justificate, sa solicite Autoritatii Nationale pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice exceptarea de la obligatia publicarii invitatiei de participare in SEAP. Solicitarea nu poate fi facuta pentru o perioada mai mare de 12 luni de la intrarea in vigoare a O.U.G. nr. 34/2006. Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice are dreptul de a respinge solicitarea de derogare in cazul in care justificarea prezentata nu este pertinenta.

Termene

Invitatia de participare trebuie trimisa spre SEAP cu cel putin 10 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Reducere termene:

Perioada de timp cuprinsa intre data transmiterii invitatiei de participare si data limita de depunere a ofertelor poate fi redusa dupa cum urmeaza:

- zile -

Pasii de urmat

Anularea procedurii

Procedura de cerere de oferte se poate anula:

de regula, inainte de data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii de atribuire,

inainte de data incheierii contractului,

Daca:

au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzatoare;

au fost depuse oferte care, desi pot fi luate in considerare, nu pot fi comparate datorita modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/sau financiare;

abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau este imposibila incheierea contractului.

In cel mult 3 zile lucratoare de la data anularii, se comunica in scris tuturor participantilor la procedura de atribuire, atat incetarea obligatiilor pe care acestia si le-au creat prin depunerea de oferte, cat si motivul concret care a determinat decizia de anulare.

1.12. Acordul cadru

Acordul-cadru reprezinta acel act juridic incheiat intre, pe de o parte, una sau mai multe autoritati contractante si, pe de alta parte, unul sau mai multi operatori economici, prin care partile semnatare se inteleg cu privire la elementele sau conditiile esentiale ale unui contract sau ale unor contracte viitoare, care se vor incheia in baza celor stabilite in acordul-cadru respectiv. Autoritatea contractanta are obligatia de a incheia acordul-cadru, de regula, prin aplicarea procedurilor de licitatie deschisa sau licitatie restransa.

Autoritatea contractanta nu are dreptul sa incheie acorduri-cadru cu o durata mai mare de 4 ani decat in cazuri exceptionale si pe care le poate justifica doar prin obiectul specific al contractelor subsecvente ce urmeaza sa fie atribuite in baza acordului-cadru respectiv.

Anuntul de atribuire se publica in cel mult 48 de zile dupa ce:

s-a finalizat procedura de

licitatie deschisa,

licitatie restransa,

dialog competitiv

negociere,

prin atribuirea contractului de achizitie publica sau incheierea acordului-cadru;

s-a finalizat un concurs de solutii prin stabilirea concurentului castigator;

s-a atribuit un contract de achizitie publica printr-un sistem dinamic de achizitii.

Anuntul de atribuire se publica in:

SEAP

Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a VI-a, Achizitii publice,

"Jurnalul Oficial al Uniunii Europene", daca este cazul.

Publicarea in "Jurnalul Oficial al Uniunii Europene" a anuntului de participare si a anuntului de atribuire este obligatorie in toate situatiile in care:

valoarea estimata a contractului de furnizare sau servicii este mai mare decat echivalentul in RON a 125.000 euro - pentru sistemul clasic;

valoarea estimata a contractului de furnizare sau servicii este mai mare decat echivalentul in RON a 420.000 euro - pentru sistemul de utilitati;

valoarea estimata a contractului de lucrari este mai mare decat echivalentul in RON a 5.000.000 euro.

2. Verificarea eligibilitatii salariilor

Pentru a fi eligibile, cheltuielile aferente salariilor trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

Salariile sunt aferente exclusiv persoanelor implicate in derularea proiectului;

Salariile sunt platite pentru perioada, in cuantumul si pentru activitatile stabilite in cadrul proiectului aprobat spre finantare;

Cheltuielile efectuate cu salariile sunt sustinute de documente legale;

Salariile angajatilor Beneficiarului care fac parte din echipa de implementare a proiectului sunt eligibile si pot fi decontate in cadrul proiectului daca sunt indeplinite simultan urmatoarele conditii:

existenta unui contract de munca incheiat intre beneficiar si angajat;

decizia prin care angajatul este desemnat sa faca parte din echipa de implementare si atributiile ce ii revin in cadrul proiectului;

decizia interna prin care se desemneaza un alt angajat al Beneficiarului sa efectueze munca anterior efectuata de angajatul in proiect;

time-sheet-uri cu timpul efectiv lucrat in cadrul proiectului (inclusiv pentru contractele de munca part-time) avizate de managerul de proiect;

plati efectuate din contul proiectului;

state de salarii;

ordine de plata;

extrase de cont;

registru de casa.

Salariile noilor angajati in cadrul echipei de implementare a proiectului (de completat) time-sheet-uri cu timpul efectiv lucrat in cadrul proiectului (inclusiv pentru contractele de munca part-time) avizate de managerul de proiect.

Contractele de voluntariat - NU SUNT ELIGIBILE.

Salariile angajatilor partenerului decontate din contributie proprie a beneficiarului/partenerului sau din fonduri publice pe baza contractelor de munca, statelor de salarii, ordinelor de plata, extraselor de cont. Platile se fac numai din contul special al proiectului deschis de partener, din sumele virate de beneficiar din contributie proprie sau din fonduri publice.

Sunt eligibile cheltuielile cu salariile angajatilor partenerului, astfel:

daca partenerul are contributie proprie angajata in proiect la capitolul « Salarii » - acesta va alimenta contul special deschis pentru proiect si va efectua cheltuielile, aducand ca documente justificative contractele de munca, statele de salarii, time-sheet-uri/ declaratii cu timpul lucrat efectiv pentru proiect avizate de managerul de proiect, ordinele de plata, extrasele de cont;

daca partenerii nu au contributie proprie, cheltuielile cu salariile angajatilor partenerilor desemnati in proiect, pot fi efectuate din contributia proprie a beneficiarilor si din fonduri publice in baza contractului de parteneriat avand ca documente justificative contractele de munca, statele de salarii, time-sheet-uri/ declaratii cu timpul lucrat efectiv pentru proiect avizate de managerul de proiect, ordinele de plata, extrasele de cont. Beneficiarul va alimenta contul special deschis de partener pentru derularea proiectului cu sumele aferente salariului partenerului din fonduri publice dupa ce acesta a prestat cursurile sau angajamentele fata de proiect.

Cheltuielile generale/ administrative (overheads)

Costurile generale/ administrative pot fi considerate ca o cheltuiala platita de beneficiari in implementarea proiectelor avand in vedere urmatoarele conditii:

legislatia romaneasca in vigoare permite eligibilitatea unor astfel de cheltuieli;

valoarea ei poate fi justificata cu documente contabile (prin facturi);

Cheltuielile generale/ administrative constituie o cheltuiala eligibila cu conditia ca ele sa fie bazate pe costurile reale legate de punerea in aplicare a operatiunii co-finantate din fondurile structurale si cu conditia ca ele sa fie alocate pro rata operatiunii dupa o metoda echitabila si justificata in mod corespunzator. Pro rata bazata pe costurile medii nu poate depasi 25% din costurile directe ale unui proiect care pot afecta nivelul cheltuielilor generale. Calcularea pro ratei va fi bine documentata si revizuita periodic. De asemenea la nivelul fiecarui proiect va fi atasata o nota justificativa privind metoda de calcul folosita.

Costurile reale sunt costuri care pot fi evidentiate in sistemul de contabilitate al beneficiarului (de exemplu prin facturi) si care sunt necesare in implementarea proiectului finantat din POR. Pro rata aplicabila cheltuielilor generale va fi calculata printr-o metoda echitabila si justificabila.

Cheltuielile generale/ administrative sunt cheltuieli indirecte care pot fi atribuite proiectului. Acestea pot fi cheltuieli precum energia electrica, gaze, incalzirea, telefon, fax, Internet, chirii sau alte cheltuieli administrative relevante in implementarea proiectului si care pot fi repartizate proiectului. Cand aceste cheltuieli sunt comune cu cele ale activitatii curente, atunci repartizarea acestora pe proiect este permisa daca sunt intrunite urmatoarele conditii:

cheltuielile sunt eligibile conform FEDR si pot fi auditate;

valoarea lor este clar identificata (sunt cheltuieli aditionale activitatii curente sau pot fi atribuite proiectului);

metoda de repartizare folosita si costul efectiv al fiecarui proiect sunt determinate luand in considerare costurile efectuate in cadrul proiectului.

Calculul cheltuielilor generale/administrative (inclusiv repartizarea lor)

Cheltuielile generale/ administrative trebuie sa fie clar identificate si legate de obiectivele proiectului si sa fie bazate pe costurile reale legate de punerea in aplicare a proiectului.

Pentru a calcula valoarea cheltuielilor generale/administrative, beneficiarul va trebui sa identifice si sa faca o lista cu costurile generale care pot fi clar identificate si legate de obiectivele proiectului. (nu toate cheltuielile generale ale activitatii curente a beneficiarului). Aceste costuri vor fi detaliate pentru a permite monitorizarea lor pe perioada de implementare a proiectului. Costurile eligibile vor fi costuri ce vor fi atribuite direct proiectului. Costurile neeligibile vor fi scoase din aceasta lista. Aceasta lista va fi revizuita pentru a asigura ca toate tipurile de costuri sunt eligibile, necesare si rezonabile.

Metoda de repartizare folosita trebuie sa fie explicata in anexa la contract si agreata de catre OI inainte de aprobarea proiectului.

Exemplu privind repartizarea costurilor proportional cu suprafata folosita in proiect

Aceasta metoda se bazeaza pe costurile aferente spatiului folosit intr-o perioada de timp.

Cheltuielile generale/administrative de tipul chiriilor, electricitate, gaze pot fi repartizate folosind aceasta metoda.

Daca spatiul este folosit partial de proiect tot timpul anului atunci formula folosita va fi:

Spatiu folosit pentru proiect/ total spatiu * 100 = % de utilizare a spatiului in cadrul proiectului

Din total spatiu se va exclude suprafata aferenta holurilor, cantinelor, spatiilor administrative, etc. Costul aferent acestor spatii va fi repartizat automat pe proiect aplicand procentul rezultat prin folosirea acestei metode. Acest procent va fi aplicat si pentru repartizarea cheltuielilor generale/ administrative.

Exemplu. Daca un proiect foloseste 100 mp din 400 mp ai unei cladiri atunci:

Proiectele care folosesc un spatiu doar cateva ore pe saptamana iar in restul timpului spatiul respectiv este folosit pentru alte activitati:

Timpul de folosire a spatiului / total timp * 100 = % din timpul de folosire a spatiului

Exemplu. Un proiect foloseste o camera timp de 25 de ore pe saptamana din 40 posibile, restul timpului este folosita pentru alte activitati. Proiectul se deruleaza pe o perioada de 40 de saptamani din 50 de saptamani cat timp este deschisa cladirea in timpul unui an.

nr. de ore cat este disponibila camera: 40 * 50 = 2000 ore

nr. de ore cat este folosita camera pentru proiect: 25 * 40 = 1000 ore

procent din timpul de folosire a spatiului 1000/2000 * 100 = 50 %

Formula de repartizare a cheltuielilor generale/ administrative pe proiect:

Procent din spatiul folosit * procent din timpul folosit = procent de repartizare a cheltuielilor

Exemplu. Proiectul mentionat foloseste 25% din spatiu si 50% din timp, deci procentul de repartizare este:  25% * 50% = 12,5 %

Deci acest proiect va plati 12,5% chirie, caldura etc.

Cand aceste costuri sunt impartite intre mai multe proiecte (beneficiarul deruleaza mai multe proiecte) trebuie adoptata o metoda rezonabila pentru divizarea acestor costuri intre proiecte si trebuie tinuta o evidenta clara privind repartizarea acestor categorii de cheltuieli.

4. Amortizarea

HOTARAREA nr. 2139 din 30 noiembrie 2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe;

Codul fiscal (Legea nr. 571/2003).

Amortizarea pot fi considerata o cheltuiala eligibila in implementarea proiectelor avand in vedere urmatoarele conditii:

legislatia romaneasca in vigoare permite eligibilitatea unor astfel de cheltuieli;

valoarea ei poate fi justificata cu documente contabile;

Amortizarea aferenta mijloacelor fixe folosite direct in implementarea proiectului si calculata in aceasta perioada va fi cheltuiala eligibila daca se face dovada ca achizitionarea mijloacelor fixe in cauza nu a fost declarata ca si cheltuiala eligibila.

Amortizarea este eligibila doar pentru mijloacele fixe folosite pe toata perioada proiectului si se va folosi pro rata.

Beneficiarul va trebui sa faca dovada metodei de amortizare aplicabila si sa prezinte documente contabile aferente.

Regimul de amortizare pentru un mijloc fix amortizabil se determina conform urmatoarelor reguli:

a) in cazul constructiilor, se aplica metoda de amortizare liniara;

b) in cazul echipamentelor tehnologice, respectiv al masinilor, uneltelor si instalatiilor, precum si pentru computere si echipamente periferice ale acestora, contribuabilul poate opta pentru metoda de amortizare liniara, degresiva sau accelerata;

c) in cazul oricarui alt mijloc fix amortizabil, contribuabilul poate opta pentru metoda de amortizare liniara sau degresiva.

In cazul metodei de amortizare liniara, amortizarea se stabileste prin aplicarea cotei de amortizare liniara la valoarea de intrare a mijlocului fix amortizabil.

Cota de amortizare liniara se calculeaza raportand numarul 100 la durata normala de utilizare a mijlocului fix.

In cazul metodei de amortizare degresiva, amortizarea se calculeaza prin multiplicarea cotelor de amortizare liniara cu unul dintre coeficientii urmatori:

a) 1,5, daca durata normala de utilizare a mijlocului fix amortizabil este intre 2 si 5 ani;

b) 2,0, daca durata normala de utilizare a mijlocului fix amortizabil este intre 5 si 10 ani;

c) 2,5, daca durata normala de utilizare a mijlocului fix amortizabil este mai mare de 10 ani.

In cazul metodei de amortizare accelerata, amortizarea se calculeaza dupa cum urmeaza:

a) pentru primul an de utilizare, amortizarea nu poate depasi 50% din valoarea de intrare a mijlocului fix;

b) pentru urmatorii ani de utilizare, amortizarea se calculeaza prin raportarea valorii ramase de amortizare a mijlocului fix la durata normala de utilizare ramasa a acestuia.

Proiecte generatoare de venituri

Un proiect care genereaza venituri inseamna orice proiect de infrastructura si a carui dare in folosinta poate face subiectul unor taxe directe platite de utilizatori sau orice proiect care implica vanzarea sau inchirierea terenurilor sau cladirilor sau orice alte servicii platite.

Cheltuielile eligibile ale proiectelor generatoare de venituri nu trebuie sa depaseasca valoarea curenta a costului investitiei minus valoarea curenta a veniturilor nete din aceasta investitie intr-o anumita perioada de timp pentru:

investitii in infrastructura; sau

alte proiecte in care se pot estima valoarea veniturilor in avans.

In situatiile in care nu tot costul investitiei este eligibil pentru co-finantare, venitul net va fi alocat pro rata la partea eligibila si ne-eligibila a costului investitiei.

In verificarea veniturilor generate de proiecte se va tine seama de tipul de proiect si de axa prioritara din care face parte.