Particularitatile turismului de afaceri din perspectiva agentiilor de turism

Particularitatile turismului de afaceri din perspectiva agentiilor de turism

Turismul de afaceri priveste calatoriile oamenilor de afaceri pentru scopuri legate de munca lor, mai exact, deplasarile in interes oficial, comercial sau de alta natura, participarile la diverse manifestari organizate de intreprinderi economice sau organisme administrative pentru reprezentarea lor.

In lume, industria organizarii de reuniuni, conferinte si expozitii, turism de afaceri si motivational este un fenomen prin excelenta dinamic cu numeroase operative sau asociative eficiente intre profesionistii domeniului; organizatiile de tip Convention Bureau de pretutindenireprezinta structura cea mai frecvent intalnita.

Prin definitia sintetizata de IACVB – International Association of Convention & Visitors Bureaus, notiunea de convention visitor bureau defineste acele organizatii non-profit care au drept scop reprezentarea unei destinatii specifice si incurajarea dezvoltarii pe termen lung a comunitatii locale prin strategii si politici de dezvoltare a turismului.

Turismul de afaceri este alcatuit din : turismul general de afaceri, turismul de reuniuni, targuri si expozitii, turismul de special event si altele.

Turismul general de afaceri

Se refera la activitatea persoanelor care lucreaza pentru o scurta perioada de timp, in afara locului de munca obisnuit.

In aceasta categorie includem urmatoarele servicii turistice : biletele de avion, cazarile in tara si strainatate, transferurile, rent a car ( componentele de baza ale pachetelor turistice ).

Biletele de avion pot fi de la orice companie aeriana care opereaza in tara de plecare, de hartie sau electronice, cele electronice fiind introduse pe piata ca si avantaj pentru oamenii de afaceri ( unele companii aeriene au introdus obligativitatea pentru emiterea biletelor electronice – British Airlines, de exemplu ), deoarece nu mai sunt nevoiti sa mearga la biroul de ticketing al unei agentii de turism, biletul electronic putand fi ridicat direct din aeroport.

Turismul de reuniuni este determinat de participarea la un eveniment de tipul intalnirilor.

Formele turismului de reuniuni sunt : conferinte, simpozioane, seminarii, congrese si training-uri.

Organizarea de reuniuni reprezinta o industri in sine, avand activitati comune cu turismul de afaceri ( cazare, catering, tranferuri si transport local, tururi pre si post congres ), dar si activitati specifice : inregistrarea participantilor la congres, inchirierea locatiilor si spatiilor de conferinta, asigurarea echipamentelor audio-video si a asistentei tehnice necesare, traducatori-interpreti de conferinta, hostess, organizarea programelor sociale adiacente, productia de obiecte si mijloace promotionale personalizate pentru eveniment si tiparirea brosurilor, cataloagelor, mapelor si volumului de lucrari ale conferintei etc[1].

Conferinta este o reuniune in cursul careia o persoana face o expunere, auditoriului neparticipand activ. Continutul conferintei determina nevoia de intruniri fie in plen, fie pe sectiuni, care isi desfasoara activitatea simultan. Ea se compune din ceremonia de deschidere oficiala ( intr-un cadru protocolar ), sesiunilor in plen si pe sectiuni si ceremonia de inchidere. Pe durata conferintei se prefera servirea unor pranzuri de afaceri de duarata medie, in aceeasi locati. Programul prevede si pauze de cafea pentru participanti ( cafea, ceai, racoritoare, produse de patiserie, gustari etc. ). Cateringul in salile de conferinta se refera la necesarul de bauturi racoritoare pentru vorbitori si public. Receptiile de bun-venit, o cin ain ambianta traditionala locala, dineurile oficiale fac parte din programul obisnuit al conferintelor, facilitand stabilirea raporturilor sociale intre participanti. In functie de natura activitatii de catering, se practica servirea de mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc in acord cu beneficiarul, respectand caracteristicile fiecarei functiuni in parte si trebuie sa tina cont de diferite cerinte speciale ( vegetarieni / diabetici / diferite apartenente culturale )[2].

Simpozionul este o reuniune la care participa un grup de experti care discuta intre ei cu privire la un subiect anume, in fata unui auditoriu care nu participa activ.

Seminarul este o reuniune de lucru sau de formare, pentru un grup de 10-30 de persoane, pe o durata de 3-5 zile; serviciul de alimentatie cuprinde mesele principale si pauzele.

Congresul reprezinta o manifestare cu caracter informativ, care reuneste intre 100-1000 de persoane pentru a schimba idei si a-si aduce la cunostinta rezultatele studiilor lor. Reuniune are loc pe durata a 2-3 zile, iar serviciul de alimentatie este organizat sub forma unui banchet.

Trainingul este un proces planificat pentru a modifica atitudini, cunostinte sau comportamente printr-o experienta dobandita prin studiu in vederea obtinerii unei performante optime in cadrul unei activitati sau game de activitati.

Printr-un program de training eficient se urmareste : imbunatatirea performantelor individuale, echipei in ceea ce priveste calitatea, viteza de lucru si productivitatea in ansamblu, imbunatatirea flexibilitatii operationale ( prin extinderea gamei de calificari detinute de angajat ), reducerea costurilor de recrutare prin recalificare, atragerea angajatilor de calitate, oferindu-le posibilitatea de dezvoltare, ridincandu-le nivelul de competenta si aria de calificare, dezvoltarea unei culturi pozitive in cadrul organizatiei, crearea unei atitudini mai receptive la schimbare dand oamenilor cunostintele de care au nevoie pentru a face fata noilor situatii si asigurarea calitatii maxime pentru serviciile oferite clientilor. In functie de obiectivele care se doresc a fii atinse de catre organizatie se va stabilii si durata perioadei de training.

Targurile si expozitiile sunt oportunitati de informare si de cunoastere de noi parteneri sau dupa cum spunea G. Gautier ” prezentari de produse si servicii, destinate unui public invitat, cu scopul de a determina o vanzare sau a informa vizitatorul [3]”. Traditia targurilor si expozitiilor pleaca de la Egiptul Antic si Imperiul Roman cand comerciantii se intalneau pentru a cumpara marfurile de la producatorii locali in locuri numite bazaruri. Latinul ” felia ” care a dat in limba engleza ” fair ” (targ) era cel care denumea de fapt festivalurile religioase ce aveau loc, de obicei, langa un lacas religios.

Primul targ in adevaratul sens al cuvantului a fost ” Foire de Saint Denis ”

( Targul Sf. Denis ) desfasurat langa Paris si ridicat de regele Dagobert in 629 si care in anul 710 atragea deja peste 700 de comercianti. In timpul secolelor

al XVIII- lea si XIX-lea odata cu evolutia tehnologiei in manufacturi ( Revolutia industriala )  targurile au inceput sa treaca de vanzarile directe catre cumparatori la modalitati de a expune o varietate larga de produse numai pentru a fi re marcate. Acestea erau cunoscute drept ” Targuri de mostre ” (de la germanu ”mustermesse”)

initiate pentru prima data de Tragul de la Laipzig. Inciuda dezvoltarii metodelor

hi-tec de vanzare, targurile reprezinta si astazi o modalitate dintre cele mai uzuale si dinamice ale instrumentelor de marketing.

Targul reprezinta ultimul boom al marketingului direct. Ultimele cercetari arata ca firmele care obisnuiesc sa participe la targuri si expozitii sunt cele care dau o mai mare importanta acestei modalitati de a vinde pentru a interactiona cu clientii. In ultimii ani, targurile au sarit pe locul 3 direct de pe locul 5 in ceea ce priveste cheltuielile de marketing. De asemenea, targurile sunt cele mai eficiente din punct de vedere al costurilor pentru a aduce un produs pe piata.

Printre avantajele participarii la un targ se numara :

- contactul cu clientii : targurile aduc venituri foarte ridicate prin initierea contactelor cu noii clienti, dezvolta noi canale de vanzari si permit mentinerea contactelor cu partenerii comerciali.

- platforma de lansare pentru noile produse si servicii : prezentarile in direct si demonstratiile produselor si serviciilor vorbesc de la sine, accelerand procesul vanzarii.

- comunicarea : targurile atrag atentia mass-mediei asupra produselor serviciilor companiei.

Targurile de turism sunt cunoscute drept modalitatea de recuperare a cheltuielilor in timp foarte scurt. Un studiu realizat de o asociatie non profit din Australia arata ca la o medie de 9% a cheltuielilor din bugetul unei companii pentru targuri, rezulta venituri de 23%.

Turismul de ” special event ” reprezinta totalitatea petrecerilor pe care o firma le organizeaza din anumite motive ( pentru sarbatorirea unui anumit numar de ani de la infiintarea ei, promovarea unor produse, semanarea unui contract important, petrecerea sarbatorilor alaturi de colegi etc. ) si cu anumite scopuri  ( aniversare, promovare de produse ).Forme ale turismului de special event sint : cocktail party, aniversari jubiliare, lansari de produse, banchete, festivitati, receptii.

Cocktail party – scopul acestui eveniment este reuniunea participantilor; la acest tip de intrunire sunt servite, in general in picioare, bauturi si aperitive.

Aniversari jubiliare – evenimente de mare amploare, cu un numar mare de participanti, scopul acestui tip de eveniment este de a sarbatorii un anumit numar de ani de la infiintarea unei societati; serviciul de alimentatie poate fi acordat de catre un restaurant sau de catre o societate de catering, in functie de locatia aleasa pentru desfasurarea evenimentului.

Banchetele – sunt mese care reunesc un numar variabil de persoane pe scaune, putand depasi 1000 de persoane, la care este servit un meniu mic : dejunurile oficiale si dineurile de gala sunt mese ai caror participanti sunt invitati din ratiuni de ordin protocolar.

Receptii – manifestari cu caracter festiv, de un nivel inalt, in cursul careia, in sistem bufet, sunt servite preparate rafinate si bauturi.

Team-building-ul se refera la programele facute special pentru o firma in care se urmareste inchegarea relatiilor de prietenie intre persoanele din colectivul firmei respective, presupunandu-se ca oamenii muncesc mult mai bine si cu rezultate foarte bune in momentul in care ei sunt prieteni, nu doar colegi de serviciu.

Calatoriile stimulent sunt programele turistice oferite de firme unui angajat ca recompensa pentru munca realizata in cadrul societatii. Incentive trips, asa cum mai sunt numite calatoriile stimulent, sunt vacantele scurte, dar de un nivel de confort foarte ridicat, oferite anumitor categotii de angajati, un accent pe distractie, relaxare, ca recompense pentru performantele deosebite in activitatea profesionala. Acest tip de calatorie reprezinta o tehnica a managementului modern, folosit pentru a motiva angajatii.

Potrivit unor studii efectuate de catre specialisti straini, componenta cea mai profitabila din turism si cu mare posibilitate de dezvoltare este cea de ” business travel ”. Pentru tari ca SUA, UK, Germania, Spania, Franta, Austria aceasta componenta a turismului este deja la un nivel avansat fata de Romania. Cu toate ca aceste tari au un nivel ridicat de cunostinte in acest domeniu totusi au infiintate diferite asociatii, au ziare, revoste, site-uri de specialitate, organizeaza intruniri unde se discuta atat punctele tari, cat si cele slabe ale componentei de business travel, ce este bine, ce mai trebuie sa fie imbunatatit si care ar fi cele mai bune metode de perfectionare a calitatii serviciilor.

Pana la atentatele teroriste de la 11 septembrie 2001, SUA era prima destinatie preferata de catre cei care calatoreau in interes de serviciu , de catre oamenii de afaceri, insa acele evenimente au produs o schimbare: turistii ce calatoreau spre SUA in scop de afaceri sau reorientat catre destinatii considerate sigure, in deosebi catre tarile europene.

Motivele schimbarii destinatiilor alese pentru afaceri de catre turisti au fost in mica parte teama ca SUA nu mai este o tara sigura fiind tinta directa a teroristilor si intr-o mai mare parte a maririlor preturilor serviciilor turistice, in special al maririi costurilor de transport cu avionul ( taxele de aeroport sau mjorat cu 10-30 euro in functie de destinatie din cauza cresterii securitatii in aeroporturi precum si taxei de combustibil, acessta devenind din ce in ce mai scump ). Industri aeriana mondiala a pierdut 13 miliarde de dolari in 2002, companiile de transpoert aerian au incheiat anul 2002 cu pierderi de 13 miliarde de dolari, ca urmare a cresterii cheltuielilor pentru intarirea securitatii si a costurilor de asigurare, a anuntat Asociatia Internationala de Transport Aerian ( IATA ), citata de Reuters[4]. Traficul de pasageri s-a redus cu 2,5 %, astfel ca turistii au preferat sa aleaga calatoriile mai scurte cu avionul, pe Europa taxele nu au crescut asa de mult ca si pentru calatoriile din SUA, iar preturile biletelor de avion erau mai accesibile.

Romania a incasat din turismul international 612 milioane de dolari, ceea ce reprezinta o crestere cu 21,5% fata de anul 2002. Din aceasta suma, 247 milionae de dolari provin din turismul contractual, iar 152 milionae de dolari din turismul individual. Cifrele au fost furnizate de Institutul National de Cercetare si Dezvoltare in Turism, care a efectuat un sondaj pe un esantion de 314.000 de turisti straini, la baza studiului au stat datele colectate de la turoperatorii nationali si din industria hoteliera, insa lipsesc sumele cheltuite prin cardurile de credit, precum si informatiile de la casele de schimb valutar. Unitatile de cazare din Romania au inregistrat, in primele noua luni din anul 2002, peste 800.000 de turisti proveniti din statele Uniunii Europene, cifra mai mare cu 5% decat perioada similara din 2001. Cea mai importanta crestere a fluxului de vizitatori a fost de 19% din Spania, urmata de Irlanda cu 18%, Portugalia 16,5% si Suedia cu 11,7%[5].

Incet, Romania devine si ea o destinatie din ce in ce mai atractiva pentru truismul de afaceri, datorita preturilor mai mici si sigurantei. Dupa cum relata pentru mass-media Radu Cimpoieru, presedintele Romanian Convention Bureau

( Asociatia Nationala a Organizatorilor Profesionisti de Conferinte si Expozitii ), valoarea medie  a taxei de participare la o conferinta a fost anul trecut, de 418 euro la nivel international, in timp ce in Romania, aceasta s-a situat la circa 150 euro.

Romania a castigat un plus de imagine pe piata reuniunilor o data cu organizarea Congresului Uniunii Postale Universale, eveniment desfasurat in perioada 15 septembrie – 6 octombrie, la care au participat 2.500 de persoane din 204 tari. Tara noastra a castigat licitatia de organizare a evenimentului in fata orasului contracandidat Bruxelles. Pregatirea congresului a durat un an si sase luni, iar reuniunea a adus Romaniei circa 18-20 milioane de euro, adica 34% din numarul total estimat pentru 2002. ” Acest eveniment a adus un castig enorm de imagine si a demonstrat ca Bucurestiul poate gazdui fara probleme evenimente de asemenea amploare pe o perioada indelungata ”, a declarat Sorin Nicolescu, vicepresedinte al Romanian Convention Bureau.

Cu toate acestea, mai sunt necesare numeroase investitii pentru marirea capacitatii de cazare si sporirea numarului de centre de conferinta cu capaciate de 500-1000 de persoane, centre de expozitie modulare multi-functionale, hoteluri cu facilitati de reuniuni in alte regiuni decat Bucuresti.

Anul trecut piata reuniunilor din Romania s-a cifrat la 30 de milioane de euro iar analistii din domeniu spun ca in acest an se asteapta la o crestere de 15%.

Anual, in Romania sunt organizate in jur de 1500-1800 de reuniuni dintre care 40% au caracter international desi doar 10-15% indeplinesc si standardele impuse de ICCA ( International Congress & Convention Association )[6].Piata locala se afla la inceput, dovada o reprezinta locul 80 ocupat de tara noastra in clasamentul mondial si locul 50 ocupat de capitala in ceea ce priveste organizarea la parametrii internationali ai unui congres. In 2007, Romania a gazduit 1800 de evenimente, cu o medie de 150 participanti.

Bucurestiul ramane locatia favorita a organizatorilor de evenimente ( 80% din totalul evenimentelor ), urmata fiind de Cluj, Constanta, Iasi si Brasov. De ce capitala, deoarece dispune de 22 centre de conferinta, dintre care jumatate in cadrul unor hoteluri si de 33.400 de locuri in Sali.

Atragerea de evenimente internationale spre a fo gazduite si organizate in Romania este o directie ce ar trebui urmarita prioritar in preocuparile privind promovarea turismului romanesc.

Organizarea profesionala de reuniuni este extrem de benefica atat pentru imaginea publica a tarii, cat si pentru agentii economici locali implicati in laboriosul proces de organizare a evenimentelor. Rezultatele inseamna venituri, profit, grad sporit de ocupare si utilizare a infrastructurii de reuniuni si cazare, taxe si impozite incasate la bugetul de stat, locuri d emunca, dar si un excelent capital de imagine.