Comunicarea de afaceri (profesionala)

1 Trasaturile caracteristice ale comunicarii profesionale

Comunicarea profesionala (de afaceri) reprezinta procesul de transmitere a unuii mesaj despre ceva receptorului, in legatura directa sau indirecta cu indeplinirea unor sarcini profesionale, indeplinite de oameni in cadrul unor organizatii formale.

Trasaturile caracteristice principale ale comunicarii de afaceri sunt:

‑ caracterul predominant pragmatic

‑ preocuparea pentru eficienta

‑ adaptarea mesajului, in functie de auditoriu

‑ preocuparea pentru promovarea imaginii.

a) Caracterul predominant pragmatic. In activitatea profesionala, dominanta este functia practica a limbajului. Individul uman, urmareste sa produca o schimbare a comportamentului sau a atitudinii celui cu care munceste. Cateva din motivele comunicarii sunt: transmiterea si obtinerea de informatii, transmiterea ordinelor, controlul asupra indeplinirii ordinelor, evaluarea performantelor angajatilor; angajarea celui mai bun candidat pentru o slujba, motivarea si instruirea subalternilor sau a partenerilor (colegilor);

b) Preocuparea pentru eficienta. Comunicarea profesionala urmareste sa conduca la rezolvarea problemelor imediate, aparute in desfasurarea activitatii, cu un consum cat mai redus de resurse. Eficienta presupune ca procesul de comunicare sa se desfasoare cu un consum cat mai mic de resurse, si pentru aceasta, comunicarea trebuie sa fie concisa, precisa, cu adresare directa la subiectul in discutie;

c) Adaptarea mesajului in functie de auditoriu. In comunicarea de afaceri se considera ca sarcina de a face mesajul usor de inteles revine in primul rand celui care comunica. Scopul comunicarii este sa realizeze mesaje adaptate interlocutorului pentru a fi usor intelese si convingatoare;

d) Crearea unei imagini favorabile. Omul de afaceri recunoaste cat de important este sa creeze interlocutorului o impresie buna despre sine, despre produsele sale si despre organizatia sa. In aceeasi masura, impresia favorabila pe care o face angajatul asupra colegilor si superiorilor poate spori sansele unei mai bune salarizari sau ale unei promovari. Succesul in afaceri depinde, asadar, de imaginea pozitiva in fata clientilor, in fata furnizorilor, in fata bancii si chiar in fata concurentilor.

In concluzie, retinem ca pragmatismul dominant in comunicarea de afaceri impune necesitatea existentei unor criterii de evaluare a efectelor acesteia, adica impune aprecierea succesului comunicarii. Principalul criteriu este masura in care comunicatorul isi indeplineste scopul propus. Daca si‑a atins scopul, inseamna ca procesul comunicarii a avut succes, daca nu, atunci comunicarea a fost un esec. Astfel, eficacitatea comunicarii se bazeaza pe capacitatea persoanei care comunica de a sti cum trebuie actionat; ce trebuie facut pentru a realiza ceea ce isi propune.

2 Canalele interne de comunicare din organizatie

Intr‑o organizatie, comunicarea se realizeaza prin doua canale de comunicare distincte, astfel:

‑ canalele formale (oficiale)

‑ canalele informale (neoficiale)

A. Canalele formale

‑ verticale: . de sus in jos (sarcini, ordine)

. de jos in sus (rapoarte

‑ orizontale: sedinte, note interne, rapoarte.

B. Canalele informale ‑ se structureaza in mod spontan, neorganizat, intre angajatii intreprinderii, ca raspuns la nevoile lor imense de comunicare. 85% din informatiile care circula intr‑o organizatie sunt transmise prin alte canale de comunicare decat cele oficiale. Canalele informale completeaza canalele de comunicare formale si raspund nevoii de informatii a oamenilor care nu pot fi acoperite pe cale oficiala. Totodata ele ofera siguranta persoanelor care le utilizeaza deoarece se simt informate depsre ceea ce se intampla in jur

3 Stiluri de comunicare orala

a) Stilul rece, comunicarea este unidirectionata astfel ca emitatorul nu cunoaste auditoriul si nu poate primi un feed‑back de la acesta. In acest caz, mesajul trebuie pregatit ccu foarte mare atentie (radio si TV);

b) stilul formal, este prezent atunci cand comunicarea se bazeaza pe reguli si proceduri, mesajul este bine pregatit in prealabil, limbajul este ingrijit, se evita argoul, repetitiile, lasarea in suspensie a frazei;

c) stilul consultativ (informal) presupune desfasurarea libera a discutiilor, fara a se tine seama de reguli si proceduri stricte. Limbajul este relaxat, se accepta ezitari, reluari si dezacorduri. Partenerii iau parte activa la discutii, expunandu‑si punctele de vedere proprii. In organizatiile moderne, stilul consultativ este din ce in ce mai agreat in majoritatea discutiilor cu caracter profesional;

d) stilul cotidian este reprezentat de conversatia libera intre parteneri sau colegi de serviciu. Limbajul este relaxat, se recurge uneori la argou sau la coduri cunoscute doar de participanti. Exista aici o deplina libertate in a alege subiectele sau modul de comunicare si, de asemenea, nu se stabileste in prealabil un subiect al discutiilor;

e) stilul intim este utilizat in conversatia dintre persoane foarte apropiate. Mesajele contin nu numai fapte si opinii ci exprima si sentimentele si trairile sufletesti ale partenerilor de discutii. Limbajul este emotional si plin de coduri personale, cu semnificatie doar pentru participanti.