ORGANIZAREA ACTIVITATII DE BIROU

Initial cuvantul birou sugera, de regula, locul de munca al unei singure persoane a carei activitate se concretiza in tratarea informatiilor. Astzi cuvantul are intelesul de camera sau chiar de cladire in care se iau decizii pentru conducerea firmei sau a institutiei.

Modul in care se organizeaza biroul are o influenta negativa sau pozitiva asupra celui ce lucreaza in el sau asupra uni client. Un birou alcatuit dintr-o multime dezordonata de oameni si echipamente va fi nu numai incomod dar si ineficient.

Punctele de vedere in ceea ce priveste organizarea activitatilor de birou nu trebuie impuse cu forta angajatilor ci trebuie luate in considerare si opiniile lor, de multe ori dovedindu-se ca aplicarea acestei idei a condus la cresterea eficientei muncii. In acest sens, unele birouri au ceea ce se numeste cutia de sugestii in care angajatii pot sa introduca mesaje legate de ceea ce li se pare obositor si iritant si mai ales prin care sa faca propuneri cu privire la activitatile desfasurate in biroul respectiv.

Organizarea uni birou trebuie sa aiba in vedere urmatoarele: amplasarea biroului; amenajarea biroului; aranjarea mobilierului si a echipamentelor.

1 Amplasarea biroului.

Daca este necesara construirea uni nou birou, este de dorit sa se aleaga locul cel mai bun posibil in functie de obiectul de activitate al firmei. Se va avea in vedere si amplasarea unitatilor sau subunitatilor pe care acesta le deserveste (sucursale, filiale etc.), biroul trebuind plasat cat mai aproape de respectivele subunitati.

In plus, trebuie luata in considerare existenta in apropiere a oficiilor postale si a bancilor. In cazul birourilor care se primesc des parteneri de afaceri, ampasarea trebuie facuta in apropierea garilor, statiilor de transport in comun, hotelurilor etc., astfel incat deplasarea potentialilor clienti sa fie cat mai rapida si cat mai putin obositoare. Daca la birou lucreaza mai multi tineri, se poate lua in calcul amplasarea biroului in cadrul unor institutii de invatamant.

Se pot defini trei tipuri de amplasare a unui birou:

intr-o cladire mai veche care necesita modificari substantiale pentru functionarea unui birou;

intr-o cladire mai veche care a fost proiectata in acest scop si necesita foarte putine modificari;

intr-o cladire noua.

Adeseori alegerea trebuie facuta intre un birou modern, care poate oferi conditii de lucru foarte bune, dar care este complet depersonalizat si un birou aflat intr-o cladire mai veche, care ofera conditii de lucru la standarde nu atat de inalte, insa cu o atmosfera mai deosebita.

Se considera ca factorii cei mai importanti care trebiue avuti in vedere la amplasarea unui birou sunt urmatorii:

restrictiile legate de dimensiunea camerelor si de posibilitatea ca birourile sa poata fi modificate pentru a face fata unor necesitati in contiunua schimbare;

rezistenta podelelor;

transmiterea sunetelor si in special a zgomotelor facute de pasi;

siguranta in caz de incendiu si alte evenimente neprevazute si caile de evacuare in asemenea situatii;

usurinta instalarii, manevrarii si modificarii serviciilor curente ca: electricitatea, apa, telefonul etc.;

caracteristicile sistemului de incalzire;

caile de acces: scarile, lifturile, holurile.

2 Amenajarea biroului

Pentru a cerceta aceasta problema vom porni de la evidentierea celor cinci functii principale ale unui birou:

Primirea unor informatii de o mare varietate de surse, in forme diferite si prin intermediul unor canale de comunicatii diferite. Aceste canale de comunicatii pot fi posta, telefonul, radioul, comunicarea verbala directa, telexul, faxul, posta electronica etc.

Inregistrarea de informatii prin intermediul unor sisteme corespunzatoare de stocare si regasire a informatiilor, incluzand sistemul de completare a documentelor si bazele de date. Confidentialitatea este in cele mai multe cazuri un factor important.

Pregatirea informatiilor, astfel incat acestea sa fie disponibile in forma cea mai convenabila pentru utilizarile ulterioare. Informatiile pot fi corelate, prelucrate, rezumate, clasificate, interpretate, editate sau multiplicate.

Comunicarea informatiilor catre locurile in care ele sunt necesare, fie in interiorul firmei sau in afara ei, de un tratament special trebuind sa beneficieze clientii firmei. Canalele de comunicatii disponibile sunt aceleasi ca si in cazul primirii informatiilor.

Pastrarea, protejarea si conservarea bunurilor din firma (institutie).

Amenajarea unui birou se refera, in principal, la urmatoarele:

Incalzire si ventilatie. Se considera ca temperatura optima pentru desfasurarea unei activitati de birou eficiente este de 20-22 grade Celsius.

Iluminarea. Trebuie aleasa in functie de tipul activitatii biroului. Corpurile de iluminat trebuie sa fie cat mai ergonomice si sa nu deranjeze printr-o lumina prea puternica.

Decorarea. Peretii si tavanul trebuie vopsiti cu gust in culori odihnitoare, iar mobila trebuie pe cat posibil sa fie compatibila cu decoratiunile.

Zgomotul dintr-un birou trebuie evident redus la minim. In prezent amplasarea unui birou nu mai trebuie sa tina seama de existenta in exterior a unor factori perturbatori din punct de vedere fonic datorita existentei materialelor fonoizolante.

Siguranta personalului. Salariatii trebuie sa fie instruiti cu normele de prim ajutor. In birou este necesara existenta unei truse de prim ajutor si a echipamentelor de semnalizare si de stingere a incendiilor.

In amenajarea unui birou trebuie avute in vedere obiectivele acestuia cat si fondurile necesare. Se poate opta pentru birourile inchise (camere) sau pentru birourile de tip open-plan (deschise).

Birourile inchise sunt propice pentru discutiile particulare sau confidentiale si vor fi repartizate acelor persoane care au nevoie de ele.

Pentru activitatile care nu implica o confidentialitate deosebita multe firme folosesc birourile de tip open‑plan in care pot sa lucreze foarte multi angajati (chiar si 300-400 de angajati). Aceste birouri ofera urmatoarele avantaje:

sunt mai ieftine;

sunt mai usor de supravegheat;

comunicarea intre angajati se face mai usor;

sunt mai usor de amenajat;

conducatorii trebuie sa se impuna mai ales prin autoritate personala si nu prin dispunerea pe usi a unor inscriptii impunatoare;

aranjamentul posturilor poate fi facut in asa fel incat purtatorii de informatii (documentele sau suportii tehnici) sa circule rational; in acest fel conducatorii obtin informatii de un volum mai mare si de o calitate mai buna.

Birourile deschise au si anumite dezavantaje precum:

lipsa de intimitate;

utilizeaza spatiul mai mult extensiv decat intensiv;

pot deveni stresante.

Intr-un birou, incalzirea are o contributie majora la crearea unui loc de munca cat mai confortabil. Calitatea incalzirii, indiferent de metoda folosita, depinde de cativa factori:

dimensiunea spatiului de incalzit;

cat de repede se pierde sau se castiga incalzirea prin peretii exteriori si prin ferestre;

cat de des va fi aerisita incaperea, fie prin mijloace naturale fie prin mijloace artificiale;

Sistemele de incalzire si eficienta lor sunt in stransa interdependenta cu tipul de constructie al cladirii si cu metodele de incalzire. O cladire construita solid actioneaza ca un rezervor termic. Ea se va incalzi greu, dar se va raci intr-o perioada mai indelungata de timp. In contrast cu aceasta, o cladire usoara, construita eventual din placi prefabricate, va fi mult mai usor supusa schimbarilor de temperatura in ambele sensuri.

Cele mai importante metode de incalzire sunt: radiatoarele, caloriferele si sistemele cu aer cald. Fiecare metoda prezinta avantaje si dezavantaje, acestea fiind analizate in functie cu gradul de aplicabilitate la o situatie data si de bugetul disponibil. Criteriile care trebuie urmarite la alegerea unui sistem de incalzire sunt:

flexibilitatea la schimbarea modului de aranjare a biroului;

usurinta de extindere a sistemului sau a anumitor parti ale sale;

viteza de raspuns la schimbarile de temperatura;

uniformitatea in distribuirea verticala si orizontala a temperaturii;

posibilitatea cat mai redusa de praf;

silentiozitatea sistemului, respectiv generarea unui zgomot cat mai redus in birou;

costurile de instalare, exploatare si intretinere;

spatiul ocupat de echipamentele utilizate etc.

In ceea ce priveste iluminarea biroului, aceasta trebuie sa fie adecvata si suficienta. Se vor lua in considerare atat intensitatea cat si calitatea luminii. Calitatea luminii depinde de o serie de factori cum ar fi: sursa de lumina; proiectarea accesorilor de iluminat; contrastul cu mediul; natura suprafetelor luminate si capacitatea acestora de a reflecta lumina.

Lumina naturala este preferabila, dar, in cele mai multe cazuri, este necesara si o sursa suplimentara de lumina artificiala. Cele doua optiuni pentru iluminarea artificiala a biroului sunt becul electric si tubul fluorescent. Tuburile fluorescente sunt larg raspandite in birouri pentru ca, desi investitia initiala este mai mare, sunt mai ieftine in exploatare si genereaza o lumina egala fara umbre.

Criteriile care trebuie luate in considerare atunci cand se are in vedere sistemul de iluminare sunt:

flexibilitatea la schimbarea modului de aranjare a biroului;

usurinta de extindere a sistemului sau a anumitor parti ale sale;

iluminarea continua si egala;

posibilitatea reglarii intensitatii luminii, dupa cum se doreste o concentrare sporita sau relaxarea celor care isi desfasoara activitatea in birou;

usurinta in intretinere;

o stralucire minima.

Decoratiunile interioare dintr-un birou includ finisarile suprafetelor reprezentate de pereti, podea si tavan. Ele sunt in general alese pentru a crea o imagine specifica biroului, care depinde de preferintele personale si de natura afacerii.

Criteriile care pot fi avute in vedere la alegerea decoratiunilor interioare pot fi:

respectarea proportilor biroului;

forma si felul in care vor fi aranjate;

asortarea culorilor suprafetelor reprezentate de pereti, podea si tavan; se recomanda evitarea culorilor tari, dar, pe de alta parte, nu trebuie folosite in exces culorile neutre cum ar fi griul si bejul;

rezistenta la foc si evitarea materialelor care produc o mare cantitate de fum in caz de incendiu;

accesul la cabluri sau tevi fara a provoca stricaciuni finisarilor;

usurinta cu care pot fi curatate sau mutate;

costul corelat cu calitatea asigurata.

Zgomotul reprezinta o permanenta problema in birouri. Principalele mijloace de contracarare sunt reprezentate de panourile acustice din pereti si tavan, geamuri duble sau de termopan, podele cauciucate etc., iar echipamentele care prin natura lor produc zgomot vor fi amplasate, pe cat posibil, in incaperi separate.

Un birou zgomotos este acela cu un nivel de peste 55 de decibeli. De exemplu, intr-o camera in care se lucreaza cu o masina de scris clasica se inregistreaza un zgomot de 55 de decibeli, iar o imprimanta mecanica poate genera, pe o raza mica, un nivel de zgomot de 61-78 de decibeli.

Avand in vedere elementele anterior prezentate, intr-un birou se pot stabili urmatoarele standarde:

- temperatura: 20-22 grade Celsius;

- umiditate: 36-60%;

- iluminare: 450-800 lucsi;

- ventilatie: 25-35 m3/persoana/ora;

- zgomot: 35-55 decibeli.

Mobilierul reprezinta o componenta importanta a unui birou, cu efecte directe asupra starii fizice si psihice a personalului si asupra productivitatea muncii.

Intr-o incapere ce functioneaza ca un birou se pot gasi urmatoarele piese de mobilier si echipamente: mese (birouri); scaune pentru angajati si scaune suplimentare pentru vizitatori; masini de scris; dulapuri pentru dosare sau echipamente pentru microfilme; dulapuri pentru rechizite; cosuri pentru hartii; bibioteca pentru cartile de referinta necesare; telefoane pentru convorbirile interne si externe; panouri de perete pentru harti si planuri; seifuri pentru bani; extinctoare pentru incendii; calculatoare si echipamentele periferice necesare; fotocopiatoare; faxuri etc.

Mobilierul si echipamentele trebuie aranjate astfel incat accesul la ele sa se faca cat mai usor. In prezent se pot utiliza birouri cu mese ergonomice, scaune comode, dulapuri multifunctionale care pot fi accesate rapid si eficient. Folosirea calculatoarelor pentru editare de texte si stocare de date conduce la economie de timp si spatiu.

Personalul trebuie familiarizat cu echipamentele, mai ales cu cele electronice. Intr-o prima instanta trebuie cunoscute instructiunile de utilizare, se pot face cursuri de calificare, iar apoi se pot stabili proceduri (instructiuni) standard pentru cele mai frecvente activitati generate de folosirea echipamentelor.

O categorie speciala de conditii trebiue asigurate in amplasarea in birouri a calculatoarelor. Pentru a lua decizia cu privire la amplasarea unui calculator trebuie, in primul rand, cunoscute caracteristicile sale dimensionale. Trebuie asigurat faptul ca toate cablurile de alimentare nu vor obstructiona accesul in birou si ca exista spatiu suficient pentru amplasarea calculatorului. Cele mai multe PC-uri, in cazul in care sunt echipate cu o imprimanta necesita 2-4 m De asemenea, nu trebuie neglijate caile de acces la calculator.

Conditiile de mediu sunt importante pentru succesul instalarii si folosirii calculatorului. Trebuie asigurate: o iluminare corespunzatoare; o suprafata destul de mare pentru lucru la calculator; o buna ventilatie; o temperatura acceptabila; scaune confortabile si in acelasi timp inaltimi corespunzatoare ale suporturilor pentru tastatura. Ecranele vor fi pozitionate astfel incat lumina sa nu cada pe ele generand astfel o stralucire excesiva care impiedica folosirea optima a calculatorului.

3 Sisteme birotice fizice

Odata cu incorporarea in cadrul echipamentelor de birouri a microprocesoarelor a fost oarecum stearsa bariera dintre calculatoare si celelalte echipamente utilizate intr-un birou. In acelasi timp, calculatoarele si produsele software specializate au preluat sarcini ca: transmiterea prin fax, posta etc., sarcini care altadata se executau de catre echipamente distincte. In fapt calculatorul a preluat functiile masinii de scris, ale masinii de calcul, a tehnicilor manuale de contabilitate si incepe sa acapareze proiectarea tehnica, planificarea productiei etc.

Ecipamentele de birou pot fi grupate in urmatoarele clase:

Echipamente pentru pregatirea documentelor;

Echipamente pentru multiplicarea documentelor;

Echipamente folosite in telecomunicatii;

Alte echipamente de birou.

3.1 Echipamente pentru pregatirea documentelor.

Documentele de birou sunt de obicei inregistrari produse manual, mecanic, sau electronic. De exemplu: scrisori, state de plata, facturi etc. Ele sunt produse cu o varietate de echipamente:

masina de scris,

masina de scris electronica,

calculatorul si echipamentele sale periferice etc.

Masina de scris a fost utilizata incepand cu anul 1870 si mai este prezenta si astazi in birourile actuale, finnd insa inlocuita in cea mai mare parte de masinile de scris electronice sau de calculatoare.

Masinile de scris electronice sunt echipate cu memorie interna si au posibilitatea de a inregistra pana la 40.000 de caractere. Ele contin un microprocesor fiind astfel un hibrid intre masinile electrice si calculatoare. Majoritatea masinilor de scris electronice permit si o formatare rudimentara a textului inainte de imprimare. Astfel se pot centra automat titlurile, se pot alinia punctele zecimale in cadrul tabelelor, se pot corecta cuvintele care se gasesc in memorie sau se poate vizualiza textul inainte de imprimare prin intermediul unei ferestre de afisare.

La inceputul anilor '80, procesoarele de text dedicate (calculatoare concepute doar pentru procesarea de text) au devenit o realitate obisnuita. Ca si in cazul editoarelor de texte specializate pentru PC-uri, procesoarele de text dedicate au mai multe caracteristici care permit realizarea unor functii de editare si manipulare a textului precum: inserarea unui text nou in orice punct din document; stergerea unor zone de text; combinatile copy sau cut si paste; asezarea textului in pagina etc. Textul astfel procesat poate fi salvat pe un suport tehnic de date pentru a fi utilizat mai tarziu pentru imprimare. modificare sau copiere.

La sfarsitul anilor '80 multe firme au inceput sa utilizeze pe scara larga PC-urile (in mod individual sau interconectate in retea) si procesoarele de texte specializate pentru pregatirea documentelor.

Documentele pot fi introduse in calculator si in mod direct, cu ajutorul unui scanner sau a unei camere de luat vederi, care utilizeaza un soft specializat pentru recunoasterea optica a caracterelor.

Tot in cadrul echipamentelor pentru pregatirea documentelor se pot include si echipamentele pentru dictare, care utilizeaza dispozitive pentru a stoca vocea umana pe un suport tehnic in vederea tramsmiterii ei in forma scrisa catre utilizatorul uman.

3.2 Echipamente pentru multiplicarea documentelor

Cel mai folosit echipament pentru multiplicarea documentelor este fotocopiatorul.

Istoria descoperirii procedeului xerografic incepe in anii '30 in New York, cand Chester Carlson, un tanar fizician, confruntat de nenumarate ori cu probleme ridicate de procesul de documentare, a incercat sa puna la punct un aparat care sa realizeze copii ale documentelor la o simpla apasare de buton. Dupa o perioada relativ scurta de cercetare, el a fundamentat, din punct de vedere teoretic, procedeul de fotocopiere si l-a demonstrat in conditii de laborator. Astfel s-a nascut prima copie xerografica, executata in intregime manual. Au trebuit sa treaca apoi 25 de ani pana cand s-a realizat primul aparat destinat comercializarii, Xerox 914, care a avut un succes de piata deosebit.

Termenul de xerografie (scriere uscata) vine de la cuvintele grecesti xeros (uscat) si graphos (scriere). El se caracterizeaza prin aceea ca foloseste drept purtatori de informatie sarcini electrice, transpunerea lor avand loc in conditii uscate, deci fara lichide. Procedeul este analog principiului fotografiei clasice care poate fi descris in sase etape: incarcare, expunere, developare, transfer, fixare si curatare.

In prezent exista o gama foarte larga de copiatoare, de la modele mici, de birou, pana la modele complexe ca performante si facilitati. Un copiator mic de birou, cu o viteza de lucru de 12 pagini A4 pe minut, cu posibilitati de micsorare la 50% sau de marire la dublu, cu un volum mare de incarcare de pana la 5000 de pagini, cu o preselectie a copiilor in domeniul 1-99, cu patru variante de culori (rosu albastru, verde si sepia), este deja un echipament accesibil din toate punctele de vedere.

Principalele caractersitici ale unui fotocopiator sunt:

viteza de lucru,

marimea hartiei,

preluarea automata a paginilor de copiat,

copierea pe ambele fete,

culorile utilizate,

facilitatea de micsorare-marire a imaginii documentelor,

facilitatea de interclasare a documentelor,

complexitatea panoului de control,

garantia oferita de furnizor.

Viteza de lucru. Copiatoarele de viteza mica pot realiza pana la 30 de copii/minut, iar cele de viteza mare pana la 100 de copii/minut. Un factor determinant in aprecierea vitezei unui fotocopiator este cantitatea de material procesata timp de o luna. In general, copiatoarele de volum mare sunt mai eficiente si sunt capabile sa lucreze mai mult de o zi de lucru standard de 8 ore, pe cand cele de viteza mica nu sunt proiectate pentru o utilizare continua.

Marimea hartiei. Unele fotocopiatoare nu multiplica decat pagini A4 sau mai mici, in timp ce marea majoritate au ca standard marimea A3. Pentru marimi mai mari optiunile sunt limitate.

Preluarea automata a paginilor de copiat este una din caracteristicile cele mai cautate pentru fotocopiatoarele profesionale. Ea prezinta avantajul ca pot fi introduse mai multe pagini in vedrea multiplicarii, masina urmand sa opereze apoi singura. Aceasta genereaza insa costuri suplimentare la achizitionarea fotocopiatorului. Daca majoritatea operatiilor de copiere constau in 1‑2 sau pana la 10 pagini atunci economia de timp nu justifica costul suplimentar. Daca insa, in mod curent, trebuie copiate documente cu un mare numar de pagini, atunci preluarea automata a paginilor trebuie sa fie caracteristica esentiala solicitata la cumpararea fotocopiatorului.

Copierea pe ambele fete (duplex-ul). Aceasta caracteristica se refera la faptul ca fotocopiatorul poate reproduce ambele fete ale hartiei la o singura expunere a originalului. Avantajele copierii duplex sunt: economia de hartie, reducerea spatiilor goale, costuri mai mici ale documentelor.

Culorile utilizate. Culoarea este o caracteristica scumpa pentru un fotocopiator si de aceea marea majoritate a birourilor folosesc fotocopiatoare alb-negru. Exista o plaja de optiuni de la trei-patru culori la intregul spectru al culorilor.

Facilitatea de micsorare-marire a imaginii documentelor. Multe fotocopiatoare au facilitatea de mari sau micsora documentul copiat. Exista cateva posibilitati standard, cum ar fi micsorarea de la o pagina A3 la una A4 sau marirea in directie inversa. Multe aparate au facilitati de a mari sau micsora documentul in conformitate cu optiunea utilizatorului (80%, 75% etc).

Facilitatea de interclasare (colaj) a documentelor. Pentru reproducerea unor documente mai mari, includerea tehnicilor de colaj poate duce la economii de timp. Aparatul face copii de pe mai multe documente pe care le stocheaza in fisiere separate, iar apoi realizeaza combinatii ale acestora in vederea multiplicarii. Unele fotocopiatoare (evident foarte scumpe) permit si realizarea automata, la fotocopiere, a unor indexuri.

Complexitatea panoului de control. Majoritatea fotocopiatoarelor au panouri de control (mai simple sau mai complexe) care ajuta utilizatorul pentru:

selectarea diferitelor optiuni de prelucrae (formatul hartiei, modul de dispunere al documentului la copiere, proportia in care se realizeaza copia fata de original, intensitatea imprimarii etc.)

pentru asistarea in cazurile in care apar incidente in functionare.

Panorile de control ale unor fotocopiatoare sunt de o mare complexitate. De exemplu, fotocopiatorul Agfa Gevaert X55-5 include un panou in care pot fi afisate informatii in 10 limbi.

Garantia oferita de furnizor. Fotocopiatoarele sunt, in general, masini care se defecteaza repede. De aceea un serviciu de garantie adecvat este strict necesar. La achizitionarea unui fotocopiator este util sa se verifice elementele legate de garantia si asistenta tehnica asigurata pe parcursul exploatarii, ca de exemplu daca garantia include sau nu inlocuirea pieselor avariate.

Intr-un birou, o parte insemnata din activitatea de multiplicare a documentelor este realizata cu ajutorul imprimantelor. De asemenea, documentele mai pot fi multiplicate si arhivate pe microfilme sau pe suporti tejnici de date.

3.3 Echipamente folosite in telecomunicatii.

Principalele echipamente folosite in telecomunicatii sunt: telefonul, sistemul pager, telefoanele celulare, telex-ul, modem-ul, fax-ul.

Telefonul este cel mai important mod de comunicare in afaceri deoarece este direct, personal si rapid.

Dintre facilitatile pe care le poate oferi un telefon se pot aminti:

memorarea numerelor mai des utilizate;

reformarea automata a ultimului numar;

butonul secret care intrerupe sonorul in timpul unei convorbiri;

afisarea numarului format pentru sesizarea de catre utilizator a eventualelor erori;

posibilitatea formarii numarului fara a ridica receptorul;

difuzorul care permite efectuarea convorbirii chiar daca mainile sunt ocupate,

robotul telefonic etc.

In prezent exista o gama larga de telefoane care ofera o varietate de servicii care pot fi de ajutor intr-un birou (dar si in alte locuri de utilizare a telefonului), ca de exemplu:

servicii de urgenta: salvare, pompieri, politia, salvamontul etc;

servicii de alarma pentru abonatii care isi planifica intalniri si pot solicita sa fie sunati la o anumita ora;

servicii de informatii;

serviciul telefonic cu taxa inversa;

serviciul telefonic de conferinte si videoconferinte;

servicii de securitate care pun la dispozitia abonatilor senzori pentru a depista eventualii intrusi, incendiile, taierea liniilor telefonice sau alte disfunctionalitati.

Sistemul pager este un dispozitiv portabil de avertizare si are forma unui mic portmoneu, care se poarta de abonat. Cand este cautat, abonatul este avertizat printr-un semnal, iar apoi inspectand mesajul primit afla pe cine trebuie sa contacteze. Unele pagere folosesc un semnal sonor pentru a avertiza utilizatorul ca a primit un mesaj, in timp ce altele afisaza mesajul pe display-ul incorporat. Exista pagerele cu ton multiplu care emit diferite sunete astfel incat utilizatorul stie de unde este chemat in functie de sunetul respectiv. In marea lor majoritate, sistemele pager actuale au proprietatea ca sunt sisteme intr-un singur sens, de la sediul central catre un numar mare de receptori. Din moment ce exista un singur emitator in tot sistemul nu exista nici o problema in legatura cu cine urmeaza sa se vorbeasca si nici o disputa intre utilizatorii aflati in competitie pentru un numar mic de canale.

Sistemul de telefonie celulara se bazeaza, in principal, pe impartirea unei regiuni geografice in zone (celule), de obicei de 10 pana la 20 km latime. Fiecare celula foloseste o anumita gama de frecvente. In centrul fiecarei celule se afla o statie de baza, formata dintr-un calculator si un emitator-receptor cuplat la o antena, prin intermediul careia se transmit toate apelurile telefonice din celula. Toate statiile de baza sunt conectate la un dispozitiv de comutare. In sistemele mari, pot fi necesare mai multe dispozitive de comutare, toate conectandu-se la un al doilea nivel de comutare etc. In orice moment, un telefon se afla intr-o celula specifica si sub controlul statiei de baza a celulei respective, inregistrarea facandu-se periodic pe parcursul functionarii (o data la 15 minute de exemplu). Cand un telefon mobil paraseste o celula, statia de de baza sesizeaza o scadere a semnalului dinspre telefon si cerceteaza toate statiile inconjuratoare cat de puternic este semnalul pe care ele il receptioneaza de la telefonul respectiv. Statia de baza transfera apoi controlul asupra telefonului celulei care receptioneaza cel mai puternic semnalul, aceasta fiind evident si celula in care se afla telefonul.

Telexul a fost primul aparat folosit pe scara larga pentru transmiterea textelor (mesajelor). pe distante mari. El foloseste pentru inregistrarea informatiilor o banda peforata pe care fiecare caracter corespunde unei combinatii de perforatii. In prezent, este un echipament de telecomunicatie rudimentar si se foloseste din ce in ce mai rar, chiar daca au aparut modele de telex mai moderne care permit comunicarea cu PC-urile sau cu alte echopamente.

Modemul este un echipament care permite unui calculator sa comunice cu alt calculator prin intermediul liniilor telefonice. Un MODEM (MODulator/DEModulator) transforma semnalele digitale dintr-un calculator sursa in semnale analogice transmisibile prin reteaua telefonica. La destinatie (calculatorul care receptioneaza mesajul), un alt modem asigura conversia inversa.

Un modem poate fi utilizat pentru:

conectarea la Internet;

transmiterea si receptionarea faxurilor;

transmiterea fisierelor catre un alt calculator;

receptionarea fisierelor transmise de alt calculator;

participarea la videoconferinte etc.

Din punct de vedere al sistemului de calcul, modemurile pot fi de doua feluri:

externe, care se prezinta ca un dispozitiv separat de calculator;

interne, care sunt placi ce se introduc in interiorul calculatorului.

Principalele caracteristici ale modemurulor sunt: viteza de comunicatie; setul de comenzi AT; registrii utilizati; posibilitatea identificarii apelurilor primite; lucru in regim multimedia.

Viteza de comunicatie este exprimata in biti pe secunda (bps), valorile cele mai uzuale fiind: 2400, 9600, 14400, 28800 bps. Viteza maxima a unui modem este dictata de cativa factori care include: calitatea liniei telefonice, nivelul perturbatiilor (zgomotelor) pe circuit, complexitatea schemei de modulare/demodulare, capacitatea modemului de a se adapta la calitatea transmisiei etc.

Setul fundamental de comenzi al unui modem a fost conceput pentru prima data de catre firma Hayes si a fost lansat in 1981, odata cu primul modem pentru PC-uri. De atunci, acest set de comenzi a fost unanim acceptat, iar modem-urile care folosesc acest set de comenzi sunt descrise ca fiind compatibile Hayes. Toate comenzile contin prefixul AT (de la attention), de aceea comenzile modemului au devenit cunoscute sub numele de setul de comenzi AT. Setul de comenzi AT este un standard important care permite tuturor modem-urilor sa fie programate la fel. El provoaca si unele probleme deoarece, fiind initial conceput pentru modem-uri mai lente, nu ofera comenzi suficiente modemurilor mai rapide. De aceea, fiecare companie producatoare de modem-uri a extins setul comenzilor AT in mod propriu si astfel se poate spune ca, in prezent, nu exista un standard pentru modem-urile rapide. Majoritatea produselor software de comunicatie prin modem fac tot ce este necesar pentru a stabili si a programa parametrii modem-ului. Sunt insa si situatii in care trebuie introduse propriile comenzi.

Registrii sunt locatii de stocare integrate in modem, care pastreaza valori numerice, fiecare registru avand un numar de identificare. Desi unele tipuri de modem-uri au mai multe zeci de registrii, doar primele 13 (numerotate de la 0 la 12) sunt considerate ca fiind standard.

Faxul, cunoscut si sub denumirea de telefax, facsimil sau sistem de telegrafie facsimila, este un dispozitiv folosit pentru transmiterea textelor si imaginilor. In anul 1842, Alexandru Bain a obtinut patentul pentru un dispozitiv electromecanic care putea converti semnalele transmise prin firele telefonice in semne pe hartie. Apoi acest sistem a fost inlocuit cu unul fotoelectric, iar servicii care foloseau acest sistem au devenit disponibile dupa 1910. Folosirea pe scara larga a faxului in afaceri este un fenomen de data mai recenta si se poate aprecia ca dezvoltarea sa este paralela cu cea a calculatorului personal.

Faxurile opereaza prin scanarea unei foi de hartie, detectand unde hartia este alba si unde este marcata, mutand hartia mai jos si rescanand. La destinatie, informatia este tiparita pe o coala de hartie, dand nastere unei copii a continutului originalului.

Prin fax se pot obtine copii ale semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: cifre, numere, desene etc. Din acest punct de vedere, faxul este un fotocopiator care leaga pe distante foarte mari locul in care se introduce originalul cu locul unde se afla copia.

Caracteristicile faxurilor:

legatura vocala directa, reprezinta abilitatea de a folosi acelasi canal si pentru liniile telefonice;

viteza, care depinde atat de calitatea aparatelor aflate la transmisie si receptie dar mai ales de calitatea liniei telefonice;

alimentarea automata cu hartie;

rezolutia si numarul de nuante de gri permise la imprimare (unele modele depasesc 63 de nuante);

facilitatea de micsorare a imaginii documentului original (de exemplu facilitatea de receptionare in format A4 a unui document transmis in format A3);

facilitatea de retransmitere, de reluare a transmisiei in caz de incident;

facilitatea de utilizare ca fotocopiator local;

tipul hartiei utilizate (unele modele de fax solicita hartie speciala, in timp ce altele se pot utiliza cu hartie obisnuita).

Intr-un calculator personal, prin introducerea unei placi de fax-modem, se creaza posibilitatea de a transmite si receptiona faxuri. Astfel in locul transmiterii unui fax traditional cu hartie, exista posibiltatea de a transmite, primi si gestiona informatiile gen fax cu ajutorul calculatorului. Acest sistem prezinta mai multe avantaje, dintre care:

calitatea transmiterii unui fax prin calculator este mai buna decat in cazul folosirii unui aparat (fax) de sine statator;

poate fi automatizata transmiterea faxurilor;

un fax primit poate fi vizualizat, iar apoi, in functie de importanta lui poate sau nu sa fie imprimat, ceea ce conduce la reducerea cheltuielilor;

3.4 Alte echipamente de birou

In grupa alte echipamente de birou pot fi incluse: masini de dechis corespondenta, cut-erele, sistemele de indosariere, masinile de inregistrare a timpului, echipamente de sortare a monezilor, masinile de numarat bani, dispozitivele de distrugere (tocare) a hartiei etc.