Daca ai acces la un calculator si o imprimanta cu laser, este foarte usor sa scoti caractere de inalta calitate care pot fi tiparite direct sau fotocopiate pe folii transparente.

4. Asezarea in pagina

Asezarea in pagina trebuie sa fie consecventa, iar informatia de pe pagina trebuie sa fie minima. Foliile transparente, odata proiectate pe ecran, nu trebuie miscate. In consecinta, nu se folosesc marginile, in special cea de sus si cea de jos. Cultiva simplitatea.

5. Construirea treptata a imaginii

Creeaza un sentiment de anticipatie a ceea ce vrei sa spui si incurajeaza intelegerea problemei de catre asistenta prin construirea gradata a graficelor, diagramelor etc.

Acest lucru se poate face in felul urmator:

prin utilizarea unei succesiuni de folii transparente care formeaza treptat o imagine completa. Aceasta necesita indemanarea de a le construi pe fiecare cum trebuie;

prin suprapunerea de noi straturi peste folia transparenta originala. Asezate peste cele originale, acestea se vor alinia exact si vor da noi dimensiuni originalului prin:

i.    suprapunerea de noi puncte, de exemplu continuarea schitarii directiei pe un grafic liniar;

ii.  adaugarea unui noi rand de cifre la un tabel sau o matrice, ca de exemplu estimarile pentru anul viitor;

iii. adaugarea de explicatii sau legende pe imagine, pentru a sustine comentariul oral – un rezumat al cauzelor principale ale schimbarilor semnificative sau o afirmatie privind natura schimbarilor – dar sa fie scurte si semnificative;

In analiza facuta unei prezentari cu retroproiectorul, probabil, ati remarcat in mod neplacut urmatoarele:

Prea multe informatii pe ecran deodata;

Imaginea nu s-a potrivit cu ecranul;

Scris de mana indescifrabil, imagini duble, transparente vechi sau cu defecte;

Imaginea proiectata a fost prea mica;

Textul compact ar fi fost mai usor de inteles, daca era citit de pe o foaie sau expus de catre vorbitor;

Retroproiectorul era lasat aprins cand nu era nevoie, fapt care a distras atentia;

Foliile transparente nu erau puse in succesiunea adecvata;

Prea multe detalii pe care trebuia sa le notezi, aveai prea putin timp, nu puteai sa urmaresti si vorbitorul in acelasi timp, nu puteai sa distingi bine ceea ce scriai deoarece camera in care se tinea prezentarea era prea intunecata.

Iata cele mai frecvente greseli:

(i) Bombardarea asistentei cu prea multe informatii

Poti sa pui o multime de informatii pe o folie transparenta. Dar nu face ceea ce este posibil, ci numai ceea ce serveste scopului tau.

(ii) Folosirea in exces a cuvintelor

Nu folosi retroproiectorul pentru a umple pana la refuz spatiul cu cuvinte, sperand ca vor fi citite sau chiar copiate de catre asistenta. Aceasta este o neintelegere a scopului pentru care este folosit un retroproiector.

Daca ai un anumit volum de informatii importante, citeste-l, ilustreaza-l, evidentiaza vizual punctele importante si distribuie conspecte in sala.

Niciodata sa nu vorbesti in timp ce asistenta ia notite. Comunicarea orala si vizuala simultane distrag atentia si sunt lipsite de substanta pentru asistenta. Oamenii nu se pot concentra pe mai multe lucruri deodata si nu vor putea copia corect daca trebuie sa asculte si sa incerce sa scrie in acelasi timp.

Retroproiectorul se foloseste pentru a sublinia principalele idei si pentru a le ilustra grafic. Nu se foloseste ca pe o modalitate de a dicta informatii.

iii) Imagini difuze

Este pacat sa irosesti un mijloc atat de profesionist pentru a proiecta imagini de amator. Ceea ce este acceptabil pe o tabla sau un flipchart, nu va fi suficient de bun pentru un retroproiector.

(iv)Efectul de distorsiune a imaginii

Acesta este un efect optic si se manifesta atunci cand raza de lumina care vine de la retroproiector nu cade in unghi drept pe ecran. Efectul creat este distorsiunea imaginii de pe ecran. Nu va trebui decat sa reglam partea superioara a ecranului si raza de lumina sa aiba un unghi drept.

5. Proiectorul de diapozitive

Folosirea diapozitivelor este o modalitate excelenta de transmitere a informatiei, dar realizarea acestora este destul de costisitoare..

Folosirea diapozitivelor este o modalitate excelenta de a prezenta asistentei un nou echipament, de exemplu, pentru ca poti arata pe ecran detalii care ar fi mai greu de aratat prin mijloace vizuale.

In general, diapozitivele sunt recomandate atunci cand:

q    ai bani si timp la dispozitie;

q    vrei sa faci o prezentare de prestigiu;

q    doresti sa creezi o stare de asteptare si tensiune prin stingerea luminii;

q    contactul direct cu asistenta nu este necesar.

Folosirea proiectoarelor sofisticate a devenit facila in ultimii ani. Multe modele au autofocus incorporat. Camerele cu lentile incorporate sunt si ele acum disponibile si iti permit sa faci fotografii la distanta, cu un unghi foarte mare sau prim-plan cu aceeasi lentila.

6. Prezentarile video

Exista opinia ca, cu cat este mai sofisticata tehnologia pe care o folosesti cu atat mai mare este impactul prezentarii. Acesta este, in parte, adevarat. Tehnologia moderna ne uluieste intotdeauna si astfel are un impact puternic deoarece este asociata cu efectele speciale care se pot crea. Totusi, un prezentator inteligent va pastra intotdeauna echilibrul intre mesajul pe care il are de transmis, contextul prezentarii mesajului si costul implicat. Aceste consideratii sunt valabile si in ceea ce priveste prezentarile video. Unele nu se potrivesc cu structura prezentari, altele sunt imposibil de folosit din lipsa de mijloace, iar altele sunt costisitoare. Insa ele sunt foarte eficiente pentru ca sporesc gradul de interes al asistentei si dau un impact major prezentarii tale.

Tentatia de a folosi aparatul video este evidenta:

q      este un mijloc foarte cunoscut;

q      oamenii sunt  obisnuiti sa se uite la ecranele televizoarelor;

q      sunt obisnuiti cu dimensiunile acestuia.

Din nefericire, ei sunt obisnuiti cu calitatea programelor TV pe care le vad in fiecare seara instalati confortabil in fata televizoarelor si se asteapta, subconstient sau constient, sa vada programe la aceleasi standarde. Asemenea standarde cer insa o munca de durata si cheltuieli mari.

Folosirea aparatelor video are si dezavantajele sale. Este o modalitate liniara de transmitere a informatiilor. Aceasta inseamna ca este compusa din inceput, cuprins si sfarsit. Cele mai multe programe sunt facute sa fie vizionate in intregime si sunt complete daca sunt vizionate in intregime.

Aceasta face ca intrebarile si comentariile ulterioare sa fie greu de realizat. Si mai greu este sa opresti programul la mijloc si sa subliniezi concluziile.

Cel mai mare avantaj este ca oamenii il urmaresc cu atentie.

Programele video sunt foarte scumpe de produs. Este foarte putin probabil ca se vor face programe speciale  pentru prezentarea ta, cu exceptia cazului in care acesta este un eveniment foarte important si motivatia participantilor de a lua parte, de exemplu la un nou program de instruire este o chestiune vitala.

Si mai putin probabil este ca programul se va potrivi exact cu structura prezentarii tale

7. Prezentarile computerizate

Sunt cele mai des prezentari folosite in ultimul timp datorita multiplelor avantaje pe care le prezinta:

se pot realiza repede;

pot fi produse efecte speciale chiar si de neprofesionisti;

pot fi usor structurate astfel incat sa se potriveasca prezentarii;

aspectul materialelor distribuite este acelasi ca al materialelor de pe ecran, ceea ce confera intregii activitati un caracter profesionist;

Imaginile afisate pot fi tiparite pe foi de hartie care apoi pot fi distribuite participantilor. Prezentarea poate fi salvata pe un dispozitiv de stocare a datelor si poate fi refolosita si imbunatatita.

sunt mai ieftine.

Singurul dezavantaj ramane problema transportului calculatorului la locul prezentarii.

Prezentarile computerizate se realizeaza pentru:

expunerea principalelor probleme;

afisarea graficelor si tabelelor;

afisarea fotografiilor;

prezentarea ilustratiilor si a diagramelor.

Aplicatiile software specializate permit scrierea unei prezentari intr-un procesor de text, apoi alegerea unui tipar potrivit de diapozitiv, cu fundal si stiluri de litere dupa preferinte, iar in final se realizeaza fuziunea dintre text si tiparul ales.

Graficele si tabelele realizate vor da mai multa pregnanta imaginilor. Imaginile afisate pot fi tiparite pe foi de hartie si apoi pot fi si distribuite participantilor. Aceste materiale pot fi salvate pe un suport de stocare si se pot transfera pe folii transparente sau se poate folosi calculatorul ca mijloc de prezentare.

Majoritatea programelor de prezentare permit obtinerea unor efecte vizuale speciale, ca de exemplu dizolvarea imaginilor de pe un diapozitiv, ceea ce da un aspect profesional unei prezentari.

Pentru ca prezentarea sa fie vizibila de catre auditoriu, trebuie folosite alte

echipamente conectate la calculator, cum ar fi videoproiectorul sau placa cu cristale lichide amplasata pe un retroproiector, sau o tableta interactiva.

Folosirea aplicatiilor specializate de prezentare prezinta avantaje cum ar fi:

- permit prezentarea unui procedeu de prezentare neliniar;

- prezentarea poate fi usor structurata folosind formate predefinite;

- se ofera un aspect profesional;

- costurile realizarii sunt destul de mici.

Principalele instrumente puse la dispozitie de catre aplicatiile software de prezentare

sunt:

asistentul de prezentare care ofera sprijin in organizarea continutului unei prezentari. Exista aplicatii care include exemple de text pentru diferite tipuri de prezentare. Utilizatorul are posibilitatea sa completeze cu informatii proprii textul predefinit;

formate predefinite de prezentare care contin combinatii de text cu elemente grafice (culoare de fundal, texturi, culoare text, etc.);

animatie care include efecte speciale de sunet si video. Aceste instrumente de animatie ofera posibilitatea inserarii in prezentare a unor clipuri audio-video. De asemenea, exista posibilitatea inregistrarii unui text vorbit care sa insoteasca prezentarea.

OBS. Pentru a capta atentia auditoriului, este indicat sa se urmareasca aceeasi tema

grafica de la inceput pana la sfarsit, utilizand culori armonioase, obiecte grafice, fundaluri, stiluri de text si fonturi.

Trei dintre cele mai importante aplicatii software de prezentare sunt: Microsoft Power Point, Corel Presentation si Lotus Freelance Graphics. In cele ce urmeaza noi ne vom referi la prezentari create cu Power Point.

Power Point este o aplicatie din pachetul Microsoft office destinata realizarii prezentarilor. Cu ajutorul acestei aplicatii puteti introduce in prezentarea pe care o faceti text, imagini clip-art, diagrame Excel, si tabele Word sau Excel. De asemenea puteti crea propriile voastre imagini artistice utilizand o gama larga de instrumente de desenare din Power Point.

Daca sistemul de calcul contine o placa de sunet si boxe, se pot adauga liniilor de text, formelor sau paginilor diferite efecte sonore. Power Point este prevazut cu multe facilitati, dar daca le utilizati pe toate, prezentarea va fi supraincarcata si nu-si va atinge scopul.

In Power Point termenul pagina se refera la o pagina electronica, la o folie de retroproiector, sau la un diapozitiv.

Din punct de vedere al modului de realizare al prezentarii, aplicatia Power Point ofera

trei optiuni:

- prezenatrea compusa din pagini electronice, realizata cu ajutorul unui calculator sau al unui panou cu cristale lichide;

- utilizarea unor folii de retroproiector;

- utilizarea unor diapozitive.

Cea mai atractiva este prezenatrea electronica ce permite utilizarea unor efecte speciale cum ar fi tranzitii de la o pagina la alta, texte care apar din alte directi si chiar animatie.

Prezentarile pot fi tiparite pe folii transparente care sa fie utilizate cu un retroproiector sau pot fi convertite in diapozitive utilizabile cu un retroproiector clasic.

Daca aveti nevoie de asistenta in ceea ce priveste proiectarea si realizarea continutului prezentarii, aplicatia Power Point pune la dispozitie un instrument de asistenta numit AutoContent Wizard. Daca stiti deja ce anume aveti de spus, puteti efectua selectii dintr-o lista de sabloane, care ofera fundaluri si culori prestabilite pentru realizarea unor prezentari consistente. Aplicatia Power Point pune la dspozitie o varietate de scheme predefinite pentru pagini, cu ajutorul carora, puteti decide cum sa combinati imaginile, diagramele sau obiectele.

Pentru crearea unei prezentari in Power Point se vor parcurge o serie de etape:

1. Crearea prezentarii prin introducerea si editarea textului si prin rearanjarea ordinii diapozitivelor.

2. Aplicarea unui design al prezentarii si modificarea acestuia daca este cazul.

3. Formatarea diapozitivelor individuale, daca se doreste.

4. Adaugarea obiectelor in prezentare.

5. Aplicarea efectelor de animatie si legaturi pentru prezentarile electronice.

6. Crearea materialelor pentru public si note pentru uzul vorbitorului.

7. Introducerea intervalelor de timp necesare pentru fiecare prezentare.

8. Sustinerea prezentarii.

Pentru realizarea unei prezentari atractive, trebuie avute in vedere urmatoarele criterii de format:

Claritate – cu cat caracterele sunt mai mari, cu atat sunt mai vizibile de la distanta.

Structura – pe fiecare pagina se va organiza informatia astfel incat sa fie prezentat un subiect descris in maxim sase linii cu aproximativ sase cuvinte pe linie.

Impact emotional – se realizeaza prin folosirea adecvata a culorilor, contrastelor, graficelor, pozelor si desenelor.

Ce nu trebuie sa facem atunci cand avem de prezentat un material?

Orice mijloc de prezentare poate fi bine sau prost utilizat. Urmatoarele sugestii va vor ajuta sa evitati cele mai comune greseli intalnite in prezentari:

1. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru a inlocui retroproiectorul. Simpla transferare a continutului foliilor pentru retroproiector pe o prezentare realizata pe calculator nu duce la maxima exploatare a acestui mijloc de prezentare. Incercati sa faceti si altceva cu calculatorul, de exemplu imagini in miscare, grafice etc.

2. Nu uitati de luminozitate! Majoritatea prezentarilor realizate pe calculator se bazeaza pe echipament de proiectare care nu este nici pe departe la fel de luminos ca un retroproiector. S-ar putea sa fie nevoie sa fiti precaut cu lumina din incapere, cea oferita de ferestre si (cea mai grava) lumina directa a soarelui. Daca utilizati o tabela de prezentare cu cristal lichid nu este o idee buna sa utilizati un simplu videoproiector, fiind necesara o tensiune inalta (1000W sau mai mult) pentru a obtine o vizibilitate

acceptabila.

3. Nu uitati sa verificati claritatea imaginii inainte de a incepe. Unele sisteme de

proiectare fac fata proiectarilor video, dar sunt prea neclare pentru prezentari realizate pe calculator. Sistemele moderne dispun de modalitati de reglare a claritatii pe cand sistemele mai vechi s-ar putea sa nu fie capabile sa prezinte imagini clare. Urmarirea pentru un timp indelungat a unor imagini neclare poate da dureri de cap unor membrii ai

audientei, pentru ca ochii lor incearca in mod inutil sa inlature neclaritatea.

4. Nu uitati conditiile favorabile aparitiei somnului! Asigurarea intunericului prin stingerea luminilor, asezarea confortabila in acelasi loc pentru mai mult de cateva minute si ascultarea vocii aceleiasi persoane pot duce la adormirea audientei, mai ales daca imaginile sunt neclare.

5. Nu uitati miscarea luminii soarelui. Daca pregatiti o camera de prezentare la prima ora a diminetii s-ar putea sa fie nevoie sa planificati inainte directia in care va bate lumina mai tarziu in ziua respectiva.

6. Nu tipariti prea mult pe nici o folie. Exista putine prezentari realizate pe calculator in care toate foliile sunt lizibile din spatele incaperii. Este mai bine sa ai de doua ori mai multe folii decat sa ingramadesti multe informatii pe o singura folie. De obicei este nevoie de mai mult de doua folii pentru a proiecta aceeasi cantitate de informatie care ar fi fost inglobata pe o folie de retroproiector.

7. Nu asezati informatii importante pe jumatatea de jos a foliei. Doar daca toti membrii audientei dumneavoastra au o vizibilitate buna a foliei o puteti ocupa in intregime cu informatii. Dar daca nu, cei care stau in spate vor fi nevoiti sa se aplece inspre vecinii lor pentru a putea citi tot textul. Spre deosebire de retroproiector nu se poate muta proiectia pe ecran pentru ca sa vada si cei din spate.

8. Nu utilizati folii batute la masina. Pentru a fi scrisul clar si lizibil, majoritatea caracterelor trebuie sa aiba marimea 18, 24 sau mai mare – considerabil mai mari si mai inalte decat cele scrise cu masina de scris.

9. Nu utilizati imaginea „portret”. De obicei, veti avea de ales intre „portret” si „peisaj” asa ca este mai bine sa alegeti orientarea pe orizontala pentru a vedea si jumatatea de jos a foliei. Poate ca ati aflat deja ca acelasi lucru se aplica si in cazul retroproiectorului.

10. Nu importati tabele sau folii cu text. Faptul ca aceste folii pot fi importate constituie o tentatie. Aceste folii, de cele mai multe ori, nu pot fi citite din spatele salii

(uneori nici din fata).

11. Nu utilizati culorile nepotrivite. Culorile care arata bine pe calculator pot sa nu fie la fel de potrivite pentru proiectare. Daca majoritatea prezentarii va avea loc in camere cu lumina solara este mai bine sa utilizam culori inchise pentru text si fonduri deschise (chiar albe). Daca stiti ca aveti un control deplin al luminilor puteti sa va aventurati cu litere deschise pe un fond deschis.

12. Nu utilizati un format asemanator pentru toate foliile. Prezentarile realizate pe calculator va permit sa modificati stilul fiecarei folii. Variati formatul, culorile si fondul pentru ca fiecare folie sa aiba propriul impact asupra audientei.

13. Nu lasati proiectia pe o folie atunci cand ati inceput sa discutati despre altceva. Este mai bine sa opriti proiectia asupra unor informatii deja procesate. Daca puteti accesa tastatura calculatorului, apasarea tastei „B” face proiectarea sa inceteze si o a doua apasare o porneste din nou. Este mult mai usor decat mentinerea proiectiei in „stand by” si riscul de a astepta sa se incalzeasca proiectorul atunci cand vrei sa prezinti folia urmatoare. O alternativa ar fi inserarea unei folii negre atunci cand nu doriti ca audienta sa urmareasca ecranul. Sa nu uitati ca ati inserat folia si sa intrati in panica pentru ca nu puteti proiecta peste ea.

14. Nu vorbiti catre ecran! Prin utilizarea retroproiectorului este usor sa dobanditi obiceiuri bune, cum ar fi sa urmariti folia transparenta si nu ecranul, evitand sa va intoarceti cu spatele la audienta. Daca proiectati imaginile, s-ar putea sa nu aveti alta alternativa decat sa va uitati la ecran, dar trebuie sa va asigurati ca vorbiti celor ce urmaresc. Puteti aranja lucrurile in asa fel incat sa urmariti calculatorul si nu proiectia de pe ecran si astfel problema aceasta va fi partial rezolvata.

15. Nu mergeti prea mult in urma daca trebuie sa va intoarceti la o folie pe care ati prezentat-o cu mult inainte, e mai bine sa opriti proiectarea, sa cautati apoi folia, fara ca audienta sa va urmareasca. Acelasi sfat se aplica si in cazul intoarcerii la punctul de pornire al prezentarii.

16. Nu uitati sa repetati prezentarea. In cazul utilizarii retroproiectoarelor intotdeauna stiti ce urmeaza, dar in cazul prezentarilor realizate pe calculator este posibil sa uitati. Daca pareti surprinsi atunci cand prezentati urmatoarea folie s-ar putea sa va pierdeti credibilitatea in fata audientei.

17. Nu supraestimati posibilitatea ca telecomanda sa va faca surprize. Multe sisteme ne permit sa schimbam foliile cu ajutorul unei telecomande conectata la calculator sau la echipamentul de proiectare. Apasarea gresita a unui buton poate produce schimbari (de exemplu, conectarea video-ului) si se poate sa nu fim capabili sa ne intoarcem la prezentare fara sa ne impacientam. Este mai bine sa stim dinainte pe ce butoane sa nu apasam.

18. Nu uitati sa va verificati exprimarea. PowerPoint, de exemplu poate face acest lucru dar trebuie sa folositi echipamentul in mod adecvat. Trebuie sa fiti atent sa nu inlocuiti cuvinte in mod automat pentru ca s-ar putea sa obtineti cateva folii ciudate in cazul utilizarii unor cuvinte nefamiliare.

19. Nu uitati sa obtineti si parerea altora inainte de prezentarea propriu-zisa. Este intr-adevar folositor sa rugati pe cineva sa urmareasca foliile si sa intrebati daca este ceva neclar sau daca exista ceva ce poate irita audienta. Este de asemenea folositor sa vedeti daca prezentarea se incadreaza in timpul propus.

20. Nu uitati sa va vedeti prezentarea pe hartie. Sa tipariti foliile, de exemplu, pe sase pagini. Aceasta va ajuta sa aveti o privire de ansamblu asupra prezentarii si va sugereaza eventual sa inserati cateva folii in plus. Este de asemenea folositor sa aveti asemenea pagini in fata in timp ce prezentati, astfel incat sa va aminteasca ce este pe urmatoarea folie.

21. Nu neglijati sa va ajustati si imbunatatiti foliile. Este atat de usor sa alterati un set de folii si de aceea prezentarile trebuie editate frecvent pentru a fi adecvate audientei si contextului. Cele mai binevenite schimbari sunt de cele mai multe ori noile folii inserate pentru a adresa intrebarile cele mai frecvente in avans.

22. Nu incetati sa urmariti tehnica utilizata de altii. Este una dintre cele mai rapide modalitati de imbunatatire a propriei prezentari. Urmariti lucrurile care functioneaza bine la ceilalti si aflati cum s-au obtinut efectele pentru a le putea copia. Mai important, urmariti lucrurile care nu functioneaza si asigurati-va ca le evitati.

23. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru ca toata lumea face acest lucru. (Acesta poate fi un motiv de realizare a unor prezentari pe calculator, dar merita sa va ganditi daca este calculatorul mijlocul optim pentru transmiterea fiecarui element al prezentarii.)

24. Nu utilizati prezentari realizate pe calculator doar pentru ca aveti la dispozitie materialul necesar. Unele institutii ofera sisteme de realizare a prezentarilor pe calculator insa este posibil sa utilizezi retroproiectoare, tablite pe care scrii cu markerul, chiar si planse! Uneori acestea sunt eliminate in favoarea utilizarii calculatorului si a retroproiectorului, chiar daca le avem la indemana.

25. Nu cauzati „supraincarcarea prin evidentieri”! chiar daca prezentarile realizate pe calculator pot contine diverse tipuri de evidentieri (liniute, puncte, sageti), acestea pot deveni obositoare pentru audienta. Fiecare folie trebuie realizata pas cu pas si avand o motivatie puternica pentru realizarea ei.

26. Nu subestimati problemele ce pot aparea. Se poate sa nu reusiti sa faceti intuneric in sala si studentii sa nu poata urmari prezentarea. Pot exista incompatibilitati intre calculatorul pe care ati creat prezentarea si cele pe care doriti sa o aratati. Marimea imaginii de pe laptop poate sa nu coincida cu cea ceruta de proiectorul datelor. Proiectarea poate sa nu fie suficient de clara pentru a oferi detalii ale imaginilor pe care le-ati inserat cu atentie in prezentare.

27. Nu exagerati cu efectele speciale. Realizarea unei intregi prezentari in forma unica poate deveni plictisitoare dar prezentarea in ordine intamplatoare a foliilor poate fi iritanta pentru cel ce prezinta pentru ca nu stie ce folie urmeaza dupa cea prezentata. De asemenea, foliile nu trebuie sa fie diferite in organizare una fata de cealalta.

28. Nu uitati retroproiectorul! Este folositor sa aveti la indemana si mijloace traditionale. Computerele se pot strica. Mai mult, puteti apasa pe butonul gresit de la telecomanda si puteti cupla si video-ul sau sa le stingeti pe amandoua in acelasi timp. In astfel de momente un retroproiector iti salveaza viata, cel putin pentru moment.

8.Banda audio

Nu neglija banda audio.Poate fi un instrument de prezentare foarte eficient.In situatiile in care dialogul sau diferite scenarii care prezinta tipuri de relatii cu clientii sunt subiectul prezentarii tale, efectul concentrat al sunetului neinsotit de imagini inutile devine un instrument foarte puternic.Banda audio poate fi folosita pentru:

-exemplificarea tehnicilor de relatii cu publicul;

explicarea realizarii conversatiilor telefonice sau utilizarii unui sistem de adrese publice;

exemplificarea diferitelor niveluri de zgomot;

exemplificarea parerilor diferitilor clienti.

Ori de cate ori doresti comentarii si ganduri din partea asistentei, banda audio se dovedeste a fi un ajutor de nadejde

9.Modele, machete si obiecte reale

Daca prezinti un nou produs sau o anumita componenta a unui echipament, ia in considerare si alternativa prezentarii acestuia ca atare, pentru ca cei prezenti sa-l poata trece din mana in mana. Atingerea obiectului respectiv este foarte eficienta daca prezinti, de exemplu, un material pentru captusirea scaunelor.

Expunerea modelelor, machetelor sau obiectelor reale, de exemplu o noua componenta de calculator, asigura perceperea directa, in detaliu, a obiectului respectiv, experienta ce nu ar putea fi obtinuta prin nici un alt mijloc.

Exista anumite dezavantaje si probleme cand se prezinta asistentei obiecte reale:

• asistenta se imparte in grupuri mici  care discuta despre obiectul respectiv;
• obiectul nu poate fi examinat de toti in acelasi timp;
• va trebui sa depui eforturi suplimentare sa atragi atentia si sa fii ascultat;
• intrerupe continuitatea prezentarii.

Scopul prezentarii obiectelor reale este explicarea punctelor-cheie, in special cand faci demonstratii ale modului de functionare a unui echipament persoanelor care vor fi nevoite sa il foloseasca. Aceste prezentari nu trebuie considerate ca o modalitate usoara de a evita instruirea sau pregatirea personala. Acestea trebuie sa urmeze prezentarii tale sau sa rezulte din ea.

Daca obiectul in cauza nu este destul de mare ca sa poata fi vazut de toti membrii asistentei in acelasi timp, sau daca nu este o componenta a unui echipament pe care cei prezenti vor fi nevoiti sa-l foloseasca in munca lor, atunci vei constata ca imaginile fotografice sau video vor furniza toate avantajele pe care le are prezentarea obiectului real sau a unui model, fara dezavantajele pe care le-am mentionat.

Daca vrei intr-adevar sa folosesti un model, atunci tine-l ascuns pana la momentul oportun, pentru a genera un sentiment de anticipare si a evita distragerea atentiei de la partea introductiva.

10.Pliantele

Pliantele pot fi instrumente foarte folositoare in completare celorlalte mijloace audio - vizuale. Poti fi judecat dupa calitatea pliantelor deoarece ele pot fi transmise si altora. In consecinta ai grija sa nu dezamageasca. Utilizarea lor nu poate fi pusa la indoiala, dar cu conditia sa fie pregatite si distribuite corect.

Pliantele vor putea:

sa furnizeze detaliile cerute de catre asistenta;

sa faca un rezumat al prezentarii;

sa insiste pe detaliile de interes special din prezentare;

sa explice informatiile relevante din manuale;

sa sugereze bibliografie sau documente suplimentare;

sa prezinte diagrame individuale sau sumare statistice.

Cel mai important lucru ce trebuie avut in vedere este sa pregatesti si sa distribui pliantele dupa ce ai stabilit ferm care este scopul final pe care-l vor servi.

Daca ele contin informatii care trebuie citite si intelese inainte sa inceapa prezentarea, asigura-te ca membrii asistenteile vor primi in timp util, aceasta insemnand inainte de a sosi, astfel incat sa nu fie nevoiti sa le citeasca si sa te asculte in acelasi timp.

Pregateste-ti pliantele cu profesionalism si atentie. Aceasta inseamna sa fie bine tiparite pe o hartie de calitate si sa folosesti aceeasi terminologie si acelasi limbaj general ca si in prezentare. O greseala care se face frecvent este folosirea unei terminologii, a unor cantitati sau referinte diferite in pliante fata de prezentarea orala. Este de evitat asemenea situatii.

Pliantele pot ramine in posesia celor prezenti luni intregi dupa ce ai prezentat discursul si cuvintele au fost uitate.