Comunicare formala

Comunicare formala.

In acest tip de comunicare, informatia circula in interiorul lantului de comanda sau al responsabilitatilor pe linie de sarcina , definite de structura organizatorica a organizatiei (organigrama). Aproape in totalitate, mesaje, canale de comunicare, retele de comunicare etc. sunt prestabilite si reglementate prin norme bine stabilite. Pe timpul desfasurarii comunicarii sunt activate statutele si rolurile formale ale angajatilor exprimate in atitudini si comportamente dezirabile si asteptate. Comunicarea formala este influentata de o serie de factori dintre care cei mai importanti par a fi normele organizationale, structura organizatorica, fluxul tehnologiei, asezarea spatiala a locurilor de munca si a birourilor.

Dupa sensul sau directia comunicarii se desprinde existenta comunicarii ascendente, descendente si a comunicarii orizontale.

Comunicarea deascendenta (de sus in jos).Ea are loc intre sefi si subordonati, sensul ei functional fiind de la sef/manager spre/catre subordonat. Principalul scop al comunicarii ascendente este cel de influentare, de schimbare a comportamentelor subordonatiilor astfel incat randamentul si performantele activitatii lor sa creasca.

Comunicarea descendenta in cadrul organizatiilor,asigura (cf. Mielu Zlate,2004, pag.502):

- implementarea scopurilor, strategiilor, obiectivelor (atat de necesare organizatiei in vederea bunei desfasurari a activitatii sau a obtinerii succesului organizational);

- transmiterea normelor/instructiunilor/comenzilor si a ratiunilor acestora (informatii cu privire la modul de realizare a unor sarcini concrete si la legaturile existente intre unele sarcini si altele asemanatoare sau diferite desfasurate in cadrul organizatiei);

- furnizarea informatiilor cu privire la practice si proceduri, astfel spus, la politica organizatiei, la regulile si regulamentele existente in ea, la beneficiile si aranjamentele structurale;

- feedback-uri privind performantele realizate (cuprind mesaje referitoare la evaluarea rezultatelor obtinute in munca);

- indoctrinarea (mesajele menite a-i motiva pe subordonati si, mai ales, a pune in acord misiunea organizatiei cu valorile ei culturale, astfel incat angajatii sa participe nu doar la activitatile productive, ci si la ceremoniile organizate cu diferite prilejuri).

Comunicarea ascendenta (de jos in sus). Ea se desfasoara de la niveluri ierarhice inferioare catre cele superioare, deci de la subordonati la sefii lor ierarhici. Sunt vehiculate informatii de care managerii au nevoie in procesul planificarii, organizarii si conducerii activitatilor, in cel decizional. De asemenea, comunicarea ascendenta satisface nevoia subordonatiilor de a fi luati in considerare, de a li se lua in seama revendicarile, plangerile.

Scopul comunicarii orizontale il constituie coordonarea eforturilor in vederea realizarii propriilor obiectiva ale departamentelor sau a unor obiective comune ale acestora. Dat fiind faptul ca se desfasoara intre persoanele situate la acelasi nivel ierarhic, nemaiexistand diferente de statute ierarhice, aceasta comunicare capata un caracter mai relaxat.

Acest tip de comunicare in cadrul organizatiilor asigura (cf. Mielu Zlate,2004, pag.503):

- transmiterea problemelor si exceptiilor (mesajele contin informatii referitoare la dificultatile aparute in activitatile curente, ca si la abaterile de la regula, de la normal, ceea ce afecteaza productivitatea organizatiei); 

- furnizarea sugestiilor pentru imbunatatirea activitatii (se refera la orice idee, orice propunere menita a contribui la perfectionarea activitatii, inclusiv la cresterea calitatii sau eficentei activitatii);

- intocmirea si transmiterea rapoartelor de stare sau de performanta (prin care managerii superiori sunt informati cu privire la nivelul cantitativ si calitativ al performantelor obtinute, la ritmul realizarilor, o performanta putand fi realizata inainte de termen, dar si cu o oarecare intarziere);

- revendicari si dispute (acestea sunt mesajele care contin nemultumirile, plangerile, disputele si conflictele angajatilor; ele sunt transmise in ideea considerarii/cunoasteri si, mai ales, a solutionarii lor);

- informatii contabile si financiare (se refera la costurile de productie, volumul vanzarilor pe o anumita perioada, profitul anticipat, investitiile acoperite etc.- informatii de care managerii superiori au nevoie in deciziile lor).

Comunicarea orizontala. Ea are loc intre egali, cu intentia informarii si coordonarii actiunilor in vederea solutionarii unor probleme comune. Se desfasoara fie in interiorul unuia si aceluiasi departament, intre membrii acestuia, fie intre departamente diferite, insa amplasate la acelasi nivel ierarhic. Este menita sa asigure (Mielu Zlate, 2004, pag.503-504):

- rezolvarea problemelor intradepartamentale (mesajele corespunzatoare se emit intre membrii aceluiasi departament cu scopul de a facilita realizarea unor sarcini curente);

- coordonarea interdepartamentala (mesajele tintesc spre articularea proiectelor, rezolvarea sarcinilor comune);

- instructiunile staff-ului pe linie departamentala (mesajele circula la specialistii in operatiunile de cercetare, finantare sau computer-service, pe linia managerilor, cu scopul descoperii posibilitatilor de intrajutorare).